10 - Raadsvoorstel - VIC 2025 - 2026 (beleidsplan jaarplan 2025 - 2026 en normenkader)

Riedsútstel

It Beslút Agindapunt Status Program Portefúljehâlder Amtner Bylage

: : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

18 december 2025 10 Besluitvormend 0 – Bestuur en ondersteuning J.P. van der Velde S. van Assen-Bosma 1. Normenkader rechtmatigheid 2025 2026 Tytsjerksteradiel 2. VIC beleidsplan 2025-2028 3. Jaarplan VIC 2025-2026 2025111815632 en 25ZG312139

Underwerp VIC 2025 & 2026 (beleidsplan, jaarplan 2025 & 2026 en normenkader) Wy stelle jo foar te besluten om: 1. Het normenkader rechtmatigheid 2025 & 2026 vast te stellen. 2. De onderstaande goedkeuringstoleranties te hanteren op basis van de totale lasten exclusief dotaties aan reserves: - Goedkeurend: ≤2% - Beperking: >2% - ≤4% - Oordeelonthouding/afkeurend: > 4% 3. Een verantwoordingsgrens te hanteren van 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserve. 4. Een rapportagegrens te hanteren van 5% van de verantwoordingsgrens. Koarte gearfetting Jaarlijks moet de raad het normenkader rechtmatigheid (hierna: normenkader) vaststellen. Het college heeft een nieuw Verbijzonderde Interne Controle beleidsplan (hierna VIC beleidsplan) vastgesteld en informeert de raad hierover. Begin 2025 heeft de raad besloten over de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens. In dit raadsvoorstel is aangegeven dat de raad jaarlijks deze grenzen vaststelt. Door middel van dit raadsvoorstel worden deze toleranties voor 2025 (bijgewerkt) en 2026 voorgelegd aan de raad. Foech ried/kolleezje De raad stelt jaarlijks het normenkader vast. De raad stelt tevens de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens vast. Deze grenzen vormen de kaders van de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole over 2025 & 2026.

In de financiële verordening artikel 23 en 24 staat dat het college verantwoordelijk is voor uitvoeren van de interne controles. Het college stelt daarvoor het VIC beleidsplan op

Side

:

1

en stelt jaarlijks het jaarplan VIC vast. De raad wordt hierover door het college geïnformeerd. Ynlieding Begin 2025 heeft de raad ingestemd met de nieuwe werkwijze voor de jaarlijkse vaststelling van het normenkader en de verantwoordingsgrenzen en goedkeuringstoleranties. Hierbij is uitgegaan van een verantwoordingsgrens van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De rapportagegrens bedraagt hierbij 5% van de verantwoordingsgrens. Dit raadsvoorstel legt het aangepaste normenkader en de geactualiseerde verantwoordingsgrenzen en goedkeuringstoleranties voor 2025 & 2026 ter vaststelling voor aan de raad. Voor 2025 heeft er medio 2025 een wijziging plaatsgevonden als gevolg van de aanpassing in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Het BADO bepaalt dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie twee procent van de totale lasten vóór toevoegingen aan de reserves bedraagt. Deze goedkeuringstolerantie geldt voor de gehele jaarrekening, inclusief bijlagen. Dit is de grenswaarde voor het verkrijgen van een goedkeurende controleverklaring van de accountant. Histoarje Jaarlijks stelt de raad het normenkader, de verantwoordingsgrens en rapportagegrens vast. Begin 2025 heeft de raad het normenkader, de verantwoordingsgrens en de rapportage grens over 2025 vastgesteld.

Daarbij heeft de raad kennisgenomen van VICbeleidsplan 2025-2028 en het jaarplan VIC 2025. Te berikken effekt VIC Beleidsplan De raad heeft begin 2025 kennis genomen van het VIC beleidsplan 2025-2028. Het beleidsplan is geactualiseerd door de gewijzigde BADO medio 2025, de wijzigingen worden onderstaand verder uiteengezet. Normenkader 2025 & 2026 Het normenkader moet jaarlijks worden vastgesteld. Het normenkader is een inventarisatie van alle voor rechtmatigheid van toepassing zijnde externe wetgeving en interne verordeningen die de gemeenteraad heeft vastgesteld. Een ontwikkelpunt voor de komende 4 jaar blijft het verder op orde brengen van het normenkader door per onderdeel specifieker aan te sluiten op de controleprocessen. Dit vraagt een nadere analyse per onderdeel en een vertaling naar controlestappen in de processen. Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) is de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Het college adviseert de gemeenteraad de onderstaande goedkeuringstolerantie voor 2025 & 2026 vast te stellen. Deze wijken af ten opzichte van de voorgaande jaren omdat toen een goedkeuringstolerantie van 1% (van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves) is gehanteerd. Vanaf 2025 schrijft het BADO voor om 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves te hanteren. Het college stelt voor om de voorgeschreven toleranties te hanteren: Side

:

2

Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig het advies van de accountant. Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onzekerheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Het percentage geldt voor de fouten en onzekerheden samen. Oftewel, fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgesteld. Blijven deze onder de verantwoordingsgrens dan worden er geen afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het college adviseert de raad om te kiezen voor een verantwoordingsgrens van 2%. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 2% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring (goedkeuringstolerantie). Als gevolg van de gewijzigde BADO wijkt deze tolerantie af ten opzichte van voorgaand jaar (1% van de totale lasten inclusief toevoeging aan reserves).

Rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoeringsparagraaf indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Het college stelt de gemeenteraad voor om de rapportagegrens vast te stellen op 5% van de (nieuwe) verantwoordingsgrens. Het college rapporteert dan alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting. Dit uitgangspunt is in lijn met voorgaande jaren, maar als gevolg van de gewijzigde BADO, en daarmee de verantwoordingsgrens, wijkt deze tolerantie af ten opzichte van voorgaand jaar. Arguminten 1. Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. 2. Overeenkomstig het advies van Flynth Accountants de goedkeuringstoleranties in te stellen op het wettelijk minimum van 2% zoals opgenomen in de wet BADO. 3. De verantwoordingsgrens aan te laten sluiten bij de goedkeuringstoleranties van de accountant. Dit zorgt ervoor dat de controleonderdelen van de afzonderlijke rechtmatigheidsonderdelen consistent gecontroleerd kunnen worden door de accountant. 4.

Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid is het normenkader een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving. Door het vaststellen van het normenkader rechtmatigheid door de raad wordt voldaan aan de naleving van Financiële verordening.

Side

:

3

5. Formeel kan de accountant zijn jaarrekeningcontrole niet beginnen voordat hij het vastgelegde normenkader heeft ontvangen. Door de besluitvorming steeds aan het begin van een lopend boekjaar te nemen voldoet de organisatie ruimschoots aan deze termijn. Alternativen Goedkeuringstoleranties: Het lager, d.w.z. strenger definiëren van de goedkeuringstoleranties leidt tot een nauwkeuriger beeld van de mate van beheersing van de risico’s. Maar dit vraagt ook een (forse) uitbreiding van controlewerkzaamheden door zowel de eigen organisaties als door de accountant, wat zal leiden tot (fors) hogere controlekosten. Hiernaast wordt de kans op een niet-goedkeurende controleverklaring groter, terwijl deze op basis van de wettelijk minimaal gestelde normen wel goedkeurend zou kunnen zijn. In de praktijk komt een lagere (lees: strengere) vaststelling dan de wettelijke normen derhalve ook niet vaak voor. Verantwoordingsgrens: Dit is met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een nieuw aspect. De gemeenteraad kan kiezen voor een grens tussen de 0% 2%. Als een gemeente kiest voor 0%, vraagt dit extra controlecapaciteit en moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven.

Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 2% kan het zijn dat de raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Bij het hanteren van de verantwoordingsgrens van 2% sluiten wij aan op de uitgangspunten van de accountant (goedkeuringstolerantie). Daarbij zorgt dit ervoor dat ambtelijke inspanningen aan andere zaken geleverd kunnen worden. Rapportagegrens: Een alternatief kan zijn om dit lager vast te stellen. De raad ontvangt dan meer gedetailleerde informatie maar dit vraagt ook een grotere inspanning van de organisatie. Als het hoger wordt vastgesteld dan ontvangt de raad minder informatie. Er kan ook vooraf een absoluut bedrag worden gesteld. Dit is makkelijker in de praktische uitvoering en willen we op termijn graag overwegen. Het nadeel is dat het tot onevenredige bedragen kan leiden wanneer de lasten van de organisatie fluctueren. Normenkader: Er kan ervoor worden gekozen om bijvoorbeeld collegebesluiten ook in het normenkader op te nemen, maar dat wordt niet aanbevolen. Collegebesluiten vallen namelijk niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. En ook hiervoor geldt dat dit dan extra controle capaciteit vraagt.

Kanttekenings/risiko’s Actualisatie landelijke richtlijnen Het afgelopen jaar heeft de landelijke evaluatie van de rechtmatigheidsverantwoording geleid tot geactualiseerde grenzen (toleranties). Dit voorstel legt de gevolgen van deze aanpassingen voor aan de raad waarover zij moet besluiten (goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens, rapportagegrens en normenkader). Het risico bestaat dat de grenzen en het normenkader opnieuw aangepast worden. Conform de beschreven werkwijze zullen dan de gewijzigde grenzen ter vaststelling en de andere wijzigingen ter informatie voorgelegd worden aan de raad.

Side

:

4

Finânsjes Een vertaling van de percentages geeft globaal op basis van de jaarstukken 2024 het volgende beeld;

Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Niet van toepassing. Kommunikaasje De besluitvorming en beleidsplannen worden gedeeld met de organisatie en de accountant. Yntegraliteit De controles en bevindingen hebben effect op alle afdelingen van de gemeente. Previnsje Door goede interne controles te houden en bevindingen te rapporteren en te sturen op de beheersmaatregelen worden risico’s op fouten voorkomen. Gearwurking Het bestuur van de GR stelt het normenkader de goedkeuringstoleranties en verantwoordingsgrenzen en rapportagegrenzen vast voor de GR. Als onderdeel van de PIOFACH-taken1, die beide gemeenten hebben verdeeld, doet de gemeente Achtkarspelen de interne controles van de GR. De gemeente Tytsjerksteradiel de jaarrekening en begroting. Ferfolchtrajekt Jaarlijks worden het normenkader en de genoemde grenzen vastgesteld door de raad. Evaluaasje De rechtmatigheidsverantwoording is nieuw en zal de komende jaren verder vorm krijgen. De actualisatie van de 212 verordening (financiële verordeningen) is hierbij ook van belang. Hier wordt de komende tijd met de raad nader overleg over gevoerd. Burgum, 25 november 2025 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

mevr. C. Schokker-Strampel

1 Onder PIOFACH-taken wordt hier verstaan: taken op het gebied van Personeel, Informatie, Organisatie,

Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting Side

:

5

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 november 2025, punt nummer: 10; Beslút: 1. 2.

Het normenkader rechtmatigheid 2025 & 2026 vast te stellen. De onderstaande goedkeuringstoleranties te hanteren op basis van de totale lasten exclusief dotaties aan reserves:

3.

Een verantwoordingsgrens te hanteren van 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserve. Een rapportagegrens te hanteren van 5% van de verantwoordingsgrens. Kennis te nemen van het geactualiseerde beleidsplan VIC 2025 t/m 2028 en het Jaarplan VIC 2025 & 2026.

4. 5.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 18 december 2025.

De griffier,

De voorzitter,

mevr. mr. A. Dam

mevr. C. Schokker-Strampel

Side

:

6