10 - Raadsvoorstel - Startnotitie burger- en overheidsparticipatie

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

19 september 2023 10 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning N.v.t. Dhr. L.J. Gebben Mevr. T.B. Rienks-de Bos 1. Startnotitie burger- en overheidsparticipatie 2. Voorbeeld 1: Participatievisie Culemborg 3. Voorbeeld 2: Beleidskader participatie (raadsinformatiebrief gemeente Amsterdam) Z2023-03365 / S2024-13737

Underwerp Startnotitie burger- en overheidsparticipatie Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De Startnotitie burger- en overheidsparticipatie vast te stellen. 2. In het eerste kwartaal van 2025 van start te gaan met scenario 2 (leerscenario). 3. Een bedrag van € 107.00,00 beschikbaar te stellen voor de implementatie en uitrol van scenario 2. 4. Dit voorstel te verwerken in de begroting 2025 en ten laste te brengen van het begrotingssaldo van de gemeente. Koarte gearfetting In het raadsprogramma 2022-2026 heeft de gemeenteraad aangegeven de verbinding tussen inwoners en gemeente te willen verstevigen. Berenschot heeft in 2023 in samenspraak met u een startnotitie burger- en overheidsparticipatie opgeleverd. In die startnotitie zijn twee scenario’s beschreven om te komen tot visie op burger- en overheidsparticipatie voor Tytsjerksteradiel en een goede inbedding hiervan in de gemeentelijke organisatie. In 2023 heeft u besloten om behandeling van deze startnotitie door te schuiven naar september 2024, vanwege de ontvlechting van de Werkmaatschappij. We zijn nu een jaar verder en ondertussen is het Wetsvoorstel Versterking Participatie op Decentraal Niveau vastgesteld en de inrichting van de gemeentelijke organisatie bekend. Om die reden en op basis van voortschrijdend inzicht legt college met dit voorstel een geactualiseerde startnotitie aan uw raad ter vaststelling voor.

Het college stelt u daarbij voor om te kiezen voor scenario 2 (leerscenario). Foech ried/kolleezje Het college vraagt de raad om in te stemmen met de voorgestelde beslispunten. Ynlieding In het raadsprogramma 2022-2026 heeft uw raad aangegeven de verbinding tussen inwoners en gemeente te willen verstevigen. “De raad vindt het van belang aandacht te besteden aan het verkleinen van de kloof tussen burgers en de gemeente. De menselijke maat moet meer centraal komen te

Ried Punt Side

: : :

19 september 2024 10 2

staan. Enerzijds wordt hierin het belang gezien van de kwaliteit van dienstverlening en anderzijds het belang van burgerparticipatie. (…) Daarnaast geeft de raad het college de opdracht aan het college om een participatieverordening voor te bereiden voor behandeling in de raad”. (raadsprogramma 2022-2026, “Samen in actie voor Tytsjerksteradiel”) Het ontwikkelen van een brede visie op burger- en overheidsparticipatie is ook om een aantal andere redenen van belang. Zo speelt in de Omgevingswet, die per 1-1-2024 in werking is getreden, overheidsparticipatie een centrale rol. De gemeente krijgt in deze wet een verplichting om participatie te organiseren (omgevingsplan) en ondersteunt initiatiefnemers bij het organiseren van participatie (omgevingsvergunningen). Daarnaast is onlangs het Wetsvoorstel Versterking Participatie op Decentraal Niveau door de Eerste Kamer behandeld. Dit wetsvoorstel wil bevorderen dat elke gemeente heldere kaders en spelregels voor burger- en overheidsparticipatie opstelt, passend bij de lokale omstandigheden. Om rekening te houden met die lokale context, zegt het wetsvoorstel dat de raad regels stelt (‘bij verordening’ zoals dat genoemd wordt), maar niet hoe die regels gesteld moeten worden. Histoarje In 2023 heeft Berenschot in samenspraak met de gemeenteraad (bijeenkomst maart en presidium van september 2023) een startnotitie Participatie ontwikkeld.

Deze is in november 2023 aan u aangeboden. U heeft besloten om behandeling van deze startnotitie door te schuiven naar september 2024, vanwege de ontvlechting van de Werkmaatschappij. Deze ligt nu geactualiseerd bij u voor met een aantal beslispunten over de vervolgstappen. Te berikken effekt De voorliggende startnotitie burger- en overheidsparticipatie heeft tot doel te komen tot een visie van de gemeente op participatie. De visie beantwoordt vragen als ‘Wanneer is burgerparticipatie goed gelukt? en ’Welke instrumenten passen bij de inwoners van Tytsjerksteradiel?’. De startnotitie beschrijft het voorgestelde proces dat moet leiden tot een visie en tot praktische handvatten om goede burger- en overheidsparticipatie te organiseren. De resultaten van de beschreven stappen in de startnotitie burger- en overheidsparticipatie leiden uiteindelijk tot: 1. Een visie van de gemeente op burger- en overheidsparticipatie. De visie beantwoordt de vragen als ‘Wanneer is burgerparticipatie goed gelukt? en ’Welke instrumenten passen bij de inwoners van Tytsjerksteradiel?’. Om uw raad alvast een beeld te geven van de inhoud van een participatievisie voegen wij enkele voorbeelden van gemeentelijke participatievisies toe. 2. Meer bewustzijn over rolverdeling bij burger- en overheidsparticipatie. Die rolverdeling geldt intern, bijvoorbeeld tussen raad en organisatie.

De rolverdeling geldt ook extern: tussen inwoners en gemeente. 3. Een praktische, toegankelijke werkwijze om participatieprocessen gemeente breed zo goed mogelijk te organiseren. Een werkwijze zorgt ervoor dat de processen goed afgebakend worden georganiseerd. 4. Meer intern bewustzijn over de werking van burger- en overheidsparticipatie en de grenzen aan participatie. 5. Een aantal gezette stappen van de handreiking ‘Aan de slag met participatie’ van de VNG, en daarmee een stevige voorbereiding om te kunnen voldoen aan wet Versterking Participatie op Decentraal Niveau.

Ried Punt Side

: : :

19 september 2024 10 3

6. Het voorgestelde proces leidt uiteindelijk tot het opstellen van een (vernieuwde) burger- en overheidsparticipatieverordening. Arguminten 1. Raadsprogramma 2022-2026 In het raadsprogramma 2022-2026 heeft uw raad aangegeven de verbinding tussen inwoners en gemeente te willen verstevigen. Daartoe wordt in de huidige raadsperiode ingezet op de menselijke maat, kwaliteit van dienstverlening en overheidsparticipatie. 2. Wetgeving Per 1-1-2024 is de Omgevingswet in werking getreden, waarin burgerparticipatie een centrale rol speelt. Daarnaast heeft de Eerste Kamer op 4 juni 2024 ingestemd met Wetsvoorstel Versterking Participatie op Decentraal Niveau. Deze wet treedt in werking per 1-1-2025. 3. Structurele inbedding van Participatie in de totstandkoming van beleid leidt tot een steviger verbinding tussen inwoners en gemeente. In de afgelopen jaren staat het vertrouwen van inwoners in de overheid onder druk. Door een gestructureerde, laagdrempelige en passende inzet van overheidsparticipatie in de totstandkoming van gemeentelijk beleid en -uitvoering wordt de verbinding tussen inwoners en gemeente verbeterd en verstevigd. Daarbij kunnen we vanuit scenario 2 ervaringen vanuit de mienskip in lopende participatietrajecten (bijvoorbeeld Burgum West) betrekken. 4.

Beleidsplan raadscommunicatie In het beleidsplan raadscommunicatie heeft u als doelstelling van de communicatie opgenomen om de inwoners meer te betrekken zodat u de inwoners goed kunt vertegenwoordigen. U heeft daar al in opgenomen dat u proactief aan de inwoners op thema’s wilt bevragen hoe de raad beter kan gaan samenwerken. Ook wilt u meer in contact komen met initiatiefnemers en (ervarings)deskundigen uit de samenleving. Dit voorstel past in die ingezette lijn.

5. Ontwikkeling van ambtelijke organisatie na de opbouw aan te grijpen om

werkwijze te kunnen borgen Scenario 2, het leerscenario, is gericht op gezamenlijk – stap voor stap – bepalen wat belangrijk, haalbaar en passend is. In dit scenario stellen we voor om een duale werkgroep (met het presidium, de portefeuillehouder personeel uit de ambtelijke organisatie) in te richten om deze stappen te zetten. We willen dit onderdeel uit laten maken van het ontwikkelplan van de gemeentelijke organisatie dat volgt op het vastgestelde inrichtingsplan. Met als doel een cultuurinterventie in de organisatie te borgen. Het trainen van medewerkers zorgt er bovendien voor dat we een groep ambassadeurs in de organisatie krijgen, die deze werkwijze kunnen uitdragen en aanmoedigen.

Alternativen Kiezen voor scenario 1: het experimenteerscenario Scenario 1, het experimenteerscenario of basisscenario. In dit scenario wordt er gebruik gemaakt van bestaande stukken zoals het raadsprogramma, maar ook van andere interne stukken. Op basis van die stukken worden een paar hulpmiddelen gemaakt waarmee op een aantal onderwerpen geëxperimenteerd kan worden. We benutten

Ried Punt Side

: : :

19 september 2024 10 4

daarmee niet de kansen die vanuit het ontwikkelplan ontstaan om burgerparticipatie werkwijze goed in de organisatie in te bedden. Kanttekenings/risiko’s Werkdruk organisatie Een risico is dat dit onderwerp toch niet de aandacht krijgt dat het verdient als gevolg van de extra druk op medewerkers ten gevolge van de opbouw van de nieuwe gemeentelijke organisatie van Tytsjerksteradiel. Finânsjes De implementatie van scenario 2 uit de startnotitie Participatie vergt een incidentele uitgave van € 107.000,00. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: • •

•

We kiezen in het eerste half jaar van de implementatie voor begeleiding van een extern bureau, (Berenschot voor 32 dagen), dat met hun kennis en expertise de organisatie op de juiste manier kan helpen opstarten. Tegelijkertijd met de inzet van het externe bureau wordt een participatiestrateeg in tijdelijke dienst voor 1 jaar geworven (0,5 FTE) die door het externe bureau wordt begeleid en na een half jaar zelfstandig de verder implementatie ter hand neemt. Tijdens de implementatie moet ook een voorstel voor de structurele borging worden opgesteld. Dit wordt in september 2025 opgepakt en waar mogelijk de structurele inzet via de begroting 2026 e.v. geeffectueerd. Er is op dit moment wel een medewerker belast/ met de coördinatie van participatietrajecten binnen de organisatie, maar dit betreft een uitvoerende en coördinerende functie. Voor het op een juiste manier implementeren van het voorgestelde proces in de startnotitie is een medewerker op strategisch niveau nodig. Voor de implementatie is een uitvoeringsbudget voor het eerste jaar geraamd van € 10.000,00 (o.a. ontwikkeling toolbox, communicatie etc.).

Deze opgave is reeds aangekondigd in de kaderbrief. En het voorstel is om na besluitvorming de benodigde middelen te verwerken in de begroting 2025 en ten laste te brengen van het begrotingssaldo. De kosten van scenario 2 bedragen van €107.000,00. • Ten opzicht van scenario 1 is de inzet van het externe bureau hoger, nl. 32 dagen. • Bovendien is de impact op de raad en organisatie waarschijnlijk groter, vanwege de voorgestelde trainingen en de inrichting van een duale werkgroep (met het presidium, de portefeuillehouder en personeel uit de ambtelijke organisatie). Scenario 2: leerscenario Inzet begeleiding extern Directe kosten Indirecte kosten (overhead) Communicatie materialen Totaal

32 dagen

0,25 fte op 6 maanden 0,5 fte

2025 € 38.000 € 48.000 € 11.000 € 10.000 € 107.000

Het alternatieve scenario 1 koste €93.000,00. Scenario 1: experimenteerscenario

2025

Ried Punt Side

: : :

19 september 2024 10 5

Inzet begeleiding extern Directe kosten Indirecte kosten (overhead) Communicatie materialen Totaal

20 dagen

0,2 fte op 6 maanden 0,5 fte

€ 24.000 € 48.000 € 11.000 € 10.000 € 93.000

Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Dit voorstel behelst burger- en overheidsparticipatie. Inwoners van de gemeente zullen nadrukkelijk betrokken worden via diverse pilots. Deze hebben elk hun eigen niveau van participatie. Kommunikaasje Dit voorstel behelst voor nu een proces voor de organisatie zelf. Communicatie naar betrokken inwoners gebeurt in de afzonderlijke participatietrajecten. Gearwurking Op dit onderwerp lopen beide gemeenten hun eigen traject. Ferfolchtrajekt Na besluitvorming in de raad wordt Berenschot gevraagd om het doorlopen van de processtappen zoals beschreven in de startnotitie op te pakken. Tegelijkertijd wordt inen extern geworven voor een participatiestrateeg die de borging in de organisatie vormgeeft. U wordt periodiek betrokken en geïnformeerd over de voortgang. De participatievisie wordt opiniërend en besluitvormend aan u voorgelegd in het vierde kwartaal van 2025. Vervolgens wordt de burger- en overheidsparticipatieverordening opgesteld en ter besluitvorming aan u voorgelegd. Burgum, 9 juli 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris a.i,

burgemeester,

Dhr. drs. J. Krul

Dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 9 juli 2024, punt nummer:10; Beslút: 1. De Startnotitie burger- en overheidsparticipatie vast te stellen. 2. In het eerste kwartaal van 2025 van start te gaan met scenario 2 (leerscenario). 3. Een bedrag van €107.000,-- beschikbaar te stellen voor de implementatie en uitrol van scenario 2. 4. Dit voorstel te verwerken in de begroting 2025 en ten laste te brengen van het begrotingssaldo van de gemeente. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 19 september 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben