10 - Raadsvoorstel - Aanwijzing plaatsvervangende griffiers

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : : :

24 november 2022 10 Besluitvormend Programma 0 – Bestuur en ondersteuning N.v.t. N.v.t. Mevr. A. Dam N.v.t. Z2022-03190 / S2022-16489

Underwerp Aanwijzing plaatsvervangende griffiers Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De heer G. Andringa uit Ryptsjerk, griffier in Achtkarspelen per 1 december 2022 aan te wijzen als tweede plaatsvervangend griffier en 2. Mevrouw R. de Vries-Mulder uit Buitenpost, adjunct-griffier in Achtkarspelen per 1 december 2022 aan te wijzen als derde plaatsvervangend griffier. Koarte gearfetting Dit voorstel gaat over het aanwijzen van vervangers voor de functie van griffier. Op deze manier wordt de kwetsbaarheid van de griffie verminderd waardoor de continuïteit voor de raad wordt vergroot. Foech ried/kolleezje De raad wijst de griffier aan en regelt de vervanging in geval van afwezigheid of ziekte. Ynlieding De griffie van Tytsjerksteradiel is een kleine organisatie bestaande uit drie functies: een griffier, een adjunct-griffier en een griffiemedewerker. Een slagvaardige maar ook kwetsbare organisatie dat gevaren voor de continuïteit voor de raad met zich mee kan brengen. De Gemeentewet schrijft voor dat er bij elke raadsvergadering een griffier aanwezig is. Recent is het door de coronamaatregelen nodig geweest een plaatsvervanger van de griffier ter vergadering aan te wijzen. Hierdoor is de behoefte ontstaan om deze kwetsbaarheid te verminderen en hier voor de raadsvergadering en het Iepen Poadium een structurele oplossing voor te organiseren.

Histoarje Tot 2018 bestond de griffie uit een griffier en twee griffiemedewerkers. De plaatsvervanger van de griffier was een seniorjurist uit de ambtelijke organisatie. In 2018 is de griffie doorontwikkeld door de functie van adjunct-griffier in het leven te roepen. Hierdoor zou de raad beter in positie worden gebracht (dualisme). Daarnaast zou de adjunct-griffier zowel de griffier als de griffiemedewerker kunnen vervangen waardoor de kwetsbaarheid minder groot zou worden.

Ried Punt Side

: : :

24 november 2022 10 2

Te berikken effekt Tijdens de coronapandemie is duidelijk geworden dat een organisatie van drie medewerkers nog steeds kwetsbaar is. Met dit voorstel willen we die kwetsbaarheid verder verminderen en de continuïteit van de raadsvergaderingen en het Iepen Poadium waarborgen. Arguminten 1.1 Een goede plaatsvervanging vermindert de kwetsbaarheid van de griffie en vergroot de continuïteit van gemeenteraad De kwetsbaarheid van de griffie is iets waar veel raden maatregelen voor treffen door op een goede manier te voorzien in de plaatsvervanging. Zo hebben de gemeente Meppel, Steenwijkerland, Westerveld en Tynaarlo samen een griffierspool. Voor als de nood aan de man is, is het verstandig een tweede en derde vervanger van de griffier aan te wijzen. Het kan voorkomen dat zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier niet beschikbaar zijn. Alhoewel het de verwachting is dat dit incidenteel is en slechts in noodgevallen zich zal voordoen is het toch aan te bevelen structureel een tweede (en derde) vervanger van de griffier aan te wijzen. Het is verstandiger dit nu proactief op te pakken dan het pas te moeten organiseren als het probleem zich voordoet zodat de continuïteit voor de raad blijft gewaarborgd. 1.2

De medewerkers van de griffie zijn over en weer goed op de hoogte van elkaars werkzaamheden De gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen werken samen in de werkmaatschappij 8KTD. De griffies van de beide raden zijn zelfstandig maar door de samenwerking in de werkmaatschappij 8KTD hebben ze veelvuldig overleg en zijn veel processen en procedures intussen op elkaar afgestemd. Ze zijn op de hoogte van elkaars vergaderstructuren en vergaderordes. Het ligt voor de hand om de griffiers van beide gemeenteraden aan te wijzen als tweede plaatsvervangend griffier. Nu zowel de raadsvergaderingen als het Iepen Poadium/Informatiecarrousel op dezelfde avond plaatsvinden zal het niet vaak voorkomen dat de griffiers elkaar kunnen vervangen. Om die reden stellen wij voor om de adjunct-griffiers van beide griffies aan te wijzen als derde plaatsvervangend griffier.

Alternativen Een tweede plaatsvervangend griffier kan ook worden gezocht in de werkmaatschappij 8KTD. Dit ligt als structurele oplossing minder voor de hand vanuit het oogpunt van dualisme. Kanttekenings/risiko’s Buitenstaanders kunnen de afspraken over de onderlinge vervanging interpreteren als een volgende stap in de samenwerking en toenadering tussen de beide gemeenten. Dat is echter beslist niet de bedoeling. Het is alleen een praktische oplossing voor noodgevallen. Finânsjes Nu de verwachting is dat de onderlinge vervanging slechts incidenteel voorkomt, zijn er geen financiële consequenties. We verrekenen de plaatsvervanging niet. Als blijkt dat de plaatsvervanging zich vaker voordoet, maken we aanvullende afspraken.

Ried Punt Side

: : :

24 november 2022 10 3

Gearwurking De werkgeverscommissie van Achtkarspelen stelt de gemeenteraad van Achtkarspelen voor om de griffier en adjunct-griffier van Tytsjerksteradiel als tweede respectievelijk derde plaatsvervangers aan te wijzen. Ferfolchtrajekt De besluitvorming over aanwijzing van de tweede en derde plaatsvervanger vindt plaats op basis van dit voorstel. De installatie vindt (als eerste agendapunt) plaatsvinden in de vergadering waar de plaatsvervanger ook daadwerkelijk wordt ingezet. Burgum, 17 oktober 2022 De werkgeverscommissie van gemeenteraad Tytsjerksteradiel, secretaris,

voorzitter,

mevr. A. Dam

dhr. G.E. van der Meijden

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van de werkgeverscommissie d.d. 17 oktober 2022, punt nummer: 10; Beslút: 1. De heer G. Andringa uit Ryptsjerk, griffier in Achtkarspelen per 1 december 2022 aan te wijzen als tweede plaatsvervangend griffier en 2. Mevrouw R. de Vries-Mulder uit Buitenpost, adjunct-griffier in Achtkarspelen per 1 december 2022 aan te wijzen als derde plaatsvervangend griffier. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 24 november 2022.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben