10 - Bijlage 3 - Jaarplan VIC 2025 2026

Jaarplan 2025 & 2026 (Verbijzonderde) Interne Controle

Doorontwikkeling beheersing financiële rechtmatigheid en focus op integrale verantwoording risicobeheersing Context:

Voor het verantwoordingsjaar 2025 en 2026 moet het college van de gemeente Tytsjerksteradiel een verklaring afgeven over het financieel rechtmatig handelen. Dit jaarplan geeft invulling aan het meerjaren (V)IC-plan 2025-2028 specifiek voor de jaren 2025 en 2026 Nadere (technische) details van de uitvoering van de (V)IC staan beschreven in dit plan.

Doel:

Het uiteindelijke doel van de (verbijzonderde) interne controle is het vaststellen van het financieel rechtmatig handelen binnen de gemeente. De (V)IC moet leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college van de gemeente als onderdeel van de jaarrekening 2025 en 2026. De accountant geeft hierover een positief getrouwheidsoordeel. De gemeenteraad van Tytsjerksteradiel hanteert onderstaande goedkeuringstoleranties:

Oordeel

Goedkeurend

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle

Beperking

≤2%

>2% - ≤4%

Oordeelonthouding/ afkeurend > 4%

1. Een verantwoordingsgrens te hanteren van 2% van de totale begrote lasten exclusief dotaties aan de reserve. 1 2. Een rapportagegrens te hanteren van 5% van de verantwoordingsgrens.2

1 Dit betekent dat een ‘positieve’ rechtmatigheidsverklaring wordt afgegeven wanneer de totale geconstateerde financiële

onrechtmatigheid lager is dan 2% van de begrote lasten. 2 Dit betekent dat geconstateerde financiële onrechtmatigheden worden toegelicht (in de jaarrekening) wanneer deze

gelijk of hoger zijn de rapportagegrens van 5% van de verantwoordingsgrens.

We werken volgens het “3-lines of defence” model. Met het verder in kaart brengen van de AO/IC en het verder uitrollen van risicomanagement worden de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen steeds beter in inzichtelijk gemaakt. Tegen deze achtergrond kunnen de controles dan ook steeds vaker primair procesgericht worden uitgevoerd. Focus:

We controleren onze processen op financiële rechtmatigheid. Basis vormt het normenkader 2025 en 2026 Tytsjerksteradiel

Wat:

We richten ons op de meest risicovolle processen: Voor de financiële rechtmatigheid:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

Dossiervorming:

Proces: Cluster: Frequentie: Inkoop en aanbesteding Bedrijfsvoering 2x per jaar Lokale heffingen Bedrijfsvoering 1x per jaar Personeelsmutaties Bedrijfsvoering 4x per jaar Factuurafhandeling en Bedrijfsvoering 4x per jaar / prestatielevering 2x per jaar Grondexploitatie Ruimtelijk Domein 4x per jaar Huren & Pachten Ruimtelijk Domein 1x per jaar Leges Ruimtelijk Domein 4x per jaar Omgevingsvergunningen Subsidieverstrekkingen Sociaal Domein 1x per jaar Participatie Sociaal Domein 4x per jaar WMO Sociaal Domein 4x per jaar Jeugdhulp Sociaal Domein 4x per jaar Leerlingenvervoer Sociaal Domein 2x per jaar Memorialen Bedrijfsvoering 1x per jaar Treasury / leningen Bedrijfsvoering 1x per jaar Balansmutaties Bedrijfsvoering 1x per jaar Reservemutaties Bedrijfsvoering 1x per jaar Investeringskredieten Bedrijfsvoering 2x per jaar Begrotingsrechtmatigheid Bedrijfsvoering 1x per jaar M&O Beleid Bedrijfsvoering 1x per jaar SISA-verantwoording Bedrijfsvoering 1x per jaar Onderwerpen die vanaf 2025, naast VIC, worden toegevoegd aan conform GBRA in het beleidkader risicomanagement Bedrijfsvoering IT General Controls (ITGC’s) Bedrijfsvoering ENSIA (BRO / BAG / WOZ) Bedrijfsvoering AVG / Privacy Functionaris Gegevensbescherming Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Wet Politiegegevens (WPG) Bedrijfsvoering Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Bedrijfsvoering Fiscale risicobeheersing

Dossiervorming vindt plaats binnen Teams.

Wanneer:

Periode:

Onderstaand overzicht toont de planning voor 2025 en 2026.

Aanlevering Afronding controles Afronding review data/steekpro en rapportage door en rapportage 2e ef door 1e lijn: lijn auditor e auditor aan 1 lijn: Mits anders vermeld, geldt voor elke periode afronding en oplevering op eerste werkdag van: Q1 april mei juni Q2 juli augustus september Q3 oktober november december Q4 = januari 13 februari 15 maart totaalrap portage

Afronding door 3e lijn Concern-control

15 sept april

Notes