09 - Raadsvoorstel - Gunning opdracht accountantscontrole 2024 e.v.

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : : :

25 januari 2023 9 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning N.v.t. N.v.t. Mevr. A. Kroes / Dhr. A.J. van der Ploeg 1. Gunningsadvies (alleen zichtbaar voor raadsleden) Z2023-02610 / S2023-25082

Underwerp Gunning opdracht accountantscontrole 2024 e.v. Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De opdracht voor de accountantscontrole vanaf het boekjaar 2024, de jaarrekening 2024, te gunnen aan Flynth Audit BV. 2. De begroting 2024 en verder aan te passen met € 9.245 op basis van het door Flynth Audit BV in de offerte genoemde bedrag voor de accountantscontrole en dit bedrag ten laste van het begrotingssaldo te brengen. Koarte gearfetting Het contract met onze huidige accountant Flynth Audit BV loopt na de controle van het boekjaar 2023 af. Dat betekent dat de laatste dienstverlening in de periode tot en met juli 2024 zal plaatsvinden. Dit betreft de controle van de jaarrekening 2023. Er moet een nieuw contract worden gesloten. In de raadsvergaderíng van 21 september 2023 heeft de raad het aanbestedingsdocument accountantscontrole voor de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel en de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD voor 2024 en volgend vastgesteld en opdracht gegeven de aanbestedingsprocedure conform te starten. Foech ried/kolleezje De Raad is bevoegd om de accountant aan te stellen. De Raad wijst een of meer accountants aan belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (art.213, l¡d 2, Gemeentewet).

Ried Punt Side

: : :

25 januari 2024 9 2

Ynlieding Het contract met onze huidige accountant Flynth loopt na de controle van het boekjaar 2023 af. Dat betekent dat de laatste dienstverlening in de periode t/m juli 2024 zal plaatsvinden. Dit betreft de controle van de jaarrekening 2023. Er moet een nieuw contract worden gesloten, waarbij de raad een aantal keuzes moet maken. De gunning omvat de accountantscontrole ten behoeve van de gemeente Achtkarspelen, de gemeente Tytsjerksteradiel en de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD. De duur van het nieuwe contract betreft in ieder geval de controle van de jaren 2024, 2025 en 2026, met de mogelijkheid om het contract met tweemaal twee jaar te verlengen. In de te sluiten overeenkomst wordt rekening gehouden met het besluit tot ontvlechting van de werkmaatschappij. Aangezien de datum van ontvlechting nog niet bekend is wordt er een zogenaamde ontvlechtingsclausule opgenomen. Doel hierbij is dat de gecontracteerde accountant de controles blijft uitvoeren voor de individuele gemeente en dat de controle die nodig is voor de gemeenschappelijk regeling Werkmaatschappij 8KTD wordt beëindigd op een nader te bepalen moment. Zowel de raad als het college hebben een rol in de aanbesteding van de accountantscontrole.

Het proces van aanbesteding wordt conform de afspraken voorbereid door een delegatie uit beide geledingen, het beoordelingsteam, die vervolgens aan de raad een advies voor gunning voorlegt. Op basis van het in de raden van 21 september 2023 vastgestelde aanbestedingsdocument heeft het beoordelingsteam op 27 november 2023 de inschrijvingen beoordeeld en een advies voor gunning opgesteld. Het beoordelingsteam wat voor deze aanbesteding is samengesteld bestaat uit: • Twee vertegenwoordigers van de accountantscommissie gemeente Tytsjerksteradiel • Twee vertegenwoordigers van de controlecommissie gemeente Achtkarspelen • Één vertegenwoordiger van de griffie Tytsjerksteradiel • Één vertegenwoordiger van de griffie Achtkarspelen • Wethouder vanuit gemeente Achtkarspelen en gemeentesecretaris uit de gemeente Tytsjerksteradiel (vertegenwoordigen tevens AB/DB van de WM8KTD) • Twee financieel adviseurs De raad neemt op grond van het advies van de vertegenwoordiging de raad en het college in deze raadsvergadering het besluit tot gunning.

van

Histoarje In de raadsvergaderíng van 21 september 2023 heeft de raad het aanbestedingsdocument accountantscontrole voor de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel en de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD voor 2024 en volgend vastgesteld en opdracht gegeven de aanbestedingsprocedure conform te starten.

Ried Punt Side

: : :

25 januari 2024 9 3

Te berikken effekt Voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2024 en verder een accountant aan te stellen. Arguminten Het contract met de huidige accountant eindigt met de controle van de jaarrekening 2023. Alternativen Kanttekenings/risiko’s Finânsjes De financiële consequenties, die voortvloeien uit de gunning aan Flynth Audit BV bedragen in totaal € 187.990 voor de beide gemeenten en de werkmaatschappij. Per gemeente komt dit neer op een bedrag van € 93.995. Op dit moment bedragen de kosten van de accountantscontrole voor onze gemeente € 84.750, inclusief de helft van de kosten voor controle van de werkmaatschappij 8KTD. Het verschil van € 9.245 wordt op grond van dit voorstel in de begroting 2024 verwerkt en ten laste van het begrotingssaldo gebracht. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Kommunikaasje Yntegraliteit Previnsje Gearwurking Dit betreft een gezamenlijke gunning van de accountantscontrole voor de beide gemeenten en de werkmaatschappij, waarbij dit voorstel aan beide raden en AB wordt voorgelegd. In het document van aanbesteding, waarop de gunning is gebaseerd, is voldoende rekening gehouden met de consequenties van het raadsbesluit van 22 juni 2023 omtrent het toekomstperspectief samenwerking werkmaatschappij 8KTD. Dit betekent dat de huidige werkmaatschappij dient te worden ontvlochten. Hoelang het proces van ontvlechting zal duren is nog niet bekend.

Naar verwachting zal voor de controlejaren 2024 en 2025 de entiteit van de werkmaatschappij nog bestaan en dus onderdeel uitmaakt van de opdracht. De werkmaatschappij zal geleidelijk afnemen en uiteindelijk worden opgeheven. Hiermee is door Flynth Audit BV voldoende rekening gehouden. Ferfolchtrajekt -

Ried Punt Side

: : :

25 januari 2024 9 4

Evaluaasje Burgum, 27 november 2023 De accountantscommissie van de raad van Tytsjerksteradiel, secretaris,

voorzitter,

mevr. H.E. de Koe

dhr. D.T. Hooijenga

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van de accountantscommissie d.d. 27 november 2023, punt nummer: 9; Beslút: 1. De opdracht voor de accountantscontrole vanaf het boekjaar 2024, de jaarrekening 2024, te gunnen aan Flynth Audit BV. 2. De begroting 2024 en verder aan te passen met € 9.245 op basis van het door Flynth Audit BV in de offerte genoemde bedrag voor de accountantscontrole en dit bedrag ten laste van het begrotingssaldo te brengen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 25 januari 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben