09 - Bijlage 4 - Rapportage kostenverkenning Lysias
Tekst van het document
Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel Samen of apart Verkenning van de financiële gevolgen van bestuurlijke fusie of ambtelijke ontvlechting
Opdrachtgever:
Inhoud De colleges van Burgemeester en Wethouders van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel
Samenvatting
1
Ons kenmerk:
A23GTD-033
1.1.
Inleiding
1
Samenstellers:
George Postma
1.2.
Afbakening
1
Frank Burkels
1.3.
Door de oogharen
2
V21 april 2023
1.4.
Overzicht van de resultaten
3
1.5.
Iets meer in detail
4
1.6.
Korte toelichting
5
Opdracht en aanpak
6
2.1.
Aanleiding
6
2.2.
Opdracht
6
2.3.
Beschikbare documenten
7
2.4.
Op te leveren product
7
2.5.
Opdrachtgever en contactpersonen
7
Datum:
2.
3.
Lysias Advies
T: 033 464 70 70
IBAN: NL18 ABNA 0574 2170 53
Soesterweg 310d
E: info@lysiasadvies.nl
KvK: 30166304
3812 BH Amersfoort
www.lysiasadvies.nl
BTW: NL809282471B01
Opzet van de verkenning
8
3.1.
Uitgangspunten
8
3.2.
Afbakening van de varianten
8
3.3.
Categorieën financiële effecten
9
Bestuurlijke fusie
11
4.
Structurele financiële effecten bestuurlijke fusie
12
4.1.
Personeel
12
4.2.
Fiscaal
13
4.3.
Huisvesting
13
4.4.
Structurele effecten ICT
14
5.
4.5.
Schaaleffecten
14
4.6.
Effecten structurele uitkeringen (Gemeentefonds)
15
4.7.
Totaal structurele financiële effecten bestuurlijke fusie 16
Incidentele financiële effecten Bestuurlijke fusie
17
5.1.
Projectkosten
17
5.2.
Incidentele Desintegratie- en aanloopkosten
19
5.3.
Incidentele (typische) herindelingskosten
20
5.4.
Incidenteel Gemeentefonds
21
5.5.
Totaal incidentele financiële effecten bestuurlijke fusie 22
Ambtelijke ontvlechting
23
6.
Structurele financiële effecten ambtelijke ontvlechting
24
6.1.
Personeel.
24
6.2.
Fiscaal
25
6.3.
Huisvesting
25
6.4.
Structurele effecten ICT
25
6.5.
Schaaleffecten
25
6.6.
Effecten structurele uitkeringen (Gemeentefonds)
6.7.
Totaal
structurele
financiële
effecten
ontvlechting 7.
26
ambtelijke 27
Incidentele financiële effecten ambtelijke ontvlechting
28
7.1.
Projectkosten
28
7.2.
Incidentele Desintegratie- en aanloopkosten
30
7.3.
Totaal
incidentele
ontvlechting
financiële
effecten
ambtelijke 32
1.2. Afbakening
Samenvatting
Voor een goed begrip van de cijfers is het volgende van belang:
1.1. Inleiding De gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel werken samen in
1.
documenten van 8KTD zijn gebruikt. De gebruikte cijfers zijn
de gemeenschappelijke regeling 8KTD. Hierin zijn vrijwel alle ambtelijke
werkzaamheden
ondergebracht.
De
griffies
en
de
beheerafdelingen zijn de belangrijkste uitzonderingen. Berenschot heeft in 2021 onderzoek gedaan naar meerdere scenario’s voor de
gecontroleerd door enkele specialisten vanuit 8KTD . 2.
Er is gerekend ten opzichte van de huidige situatie.
3.
Er is alleen gewerkt met de twee uiterste varianten; bestuurlijke fusie en volledige ambtelijke ontvlechting van 8KTD (opheffing
ontwikkelrichting van 8KTD. De beide gemeente n(raden) willen nu een – specifiek op 8KTD toegespitste - nadere verkenning en onderbouwing van de structurele en incidentele kosten van de twee
Het gaat om een verkenning. De beschikbare cijfers en
Gemeenschappelijke regeling). 4.
De beheerteams zijn buiten de berekeningen gehouden (ook de bijbehorende tractie etc.). Verwacht mag worden dat het
uiterste varianten, namelijk bestuurlijke fusie of volledige ambtelijke
aanpassen van de beheerteams in beide varianten inciden tele
ontvlechting.
kosten met zich mee zal brengen. Om daar een indicatie van te
Lysias heeft een onafhankelijke verkenning uitgevoerd naar deze
geven, zal de verkenning moeten worden uitgebreid . In beide
kosten op basis van de cijfers van 8KTD en onze ervaringen met
varianten bepalen de bestuurlijke keuzes ten aanzien van de
businesscases voor fusie (herindelingen) en (ambtelijke) ont -
beheerteams uiteindelijk de structurele en incidentele kosten
vlechting. Wij hebben enkele gesprekken met medewerkers gevoerd
voor de beheerteams.
ter toetsing van de gebruikte cijfers.
5.
In deze verkenning is het uitgangspunt dat een 50:50 verdeling van de kosten (zowel structureel als incidenteel) wordt aangehouden.
6.
Eerder is in de gemeenteraden een indicatie is gegeven (Kadernota/Begroting 2021) van het financiële effect van centrale huisvesting in één van de beide gemeentehuizen. We hebben daarvan grofweg het gemiddelde structurele voordeel genomen en opgevoerd (€300.000) als een bestuurlijke optie die
|1
eventueel (niet noodzakelijkerwijs) aan de orde kan zijn bij 7.
11. In alle gevallen zal rekening moeten worden gehouden met een
bestuurlijke fusie.
bandbreedte op de afgegeven cijfers en de genoemde pm-
Het opheffen van 8KTD is bij een bestuurlijke fusie relatief
posten.
eenvoudig. Aangezien het om een gemeenschappelijke regeling
12. De cijfers gaan uit van een min of meer normale situatie zonder
gaat die uitsluitend door de beide gemeenten wor den gedragen,
rechtspraak, schadeclaims en boetes etc.
houdt 8KTD bij fusie van rechtswege op te bestaan en gaan alle rechten en plichten automatisch over op de nieuwe gemeente. Dat is vooral van belang voor de contracten en het personeel. Bij een ontvlechting is dat anders en gelden bij het opheffen van 8KTD de regels van de gemeenschappelijke regeling . Medewerkers moeten actief uit dienst gaan en weer in dienst worden
8.
9.
1.3. Door de oogharen We hebben deze verkenning vanaf de basisinformatie opgebouwd. In deze korte paragraaf kijken we hoe die cijfers passen in het grotere plaatje.
genomen. Hierbij ontstaan een plaatsingsproces waarbij de
Bij een eventuele herindeling ontvangt de nieuwe gemeente een
medewerkers bij de twee gemeenten worden geplaatst; een
eenmalige frictiekostenvergoeding van 6 miljoen. Bij de meeste
complexe en -vaak- onrustige operatie. Contracten worden
herindelingen tot nu toe wordt echter aangegeven dat “men
ontbonden (mogelijke boeteclausules) en moeten opnieuw
tekortkwam aan de frictiekostenvergoeding”. Dat betekent dat een
worden aanbesteed. Tenslotte zal met name de ontvlechting van
volledige
de ICT complex worden. Een ontvlechting heeft flinke risico’s;
incidenteel zeker 6 miljoen zou kosten. De beide gemeenten hebben
zeker als partijen het onderling niet eens zijn.
echter al een flink deel (namelijk een groot deel van de ambtelijke
Bij een bestuurlijke fusie horen unieke kosten zoals: extra
fusie) gerealiseerd en betaald (betreft incidentele kosten). Wij
verkiezingen, harmonisatie, herindelingsontwerp en organiseren
presenteren hier nu voor een bestuurlijke fusie een incidenteel
van draagvlak.
voordeel van 3,5 miljoen.
herindeling
van
Tytsjerksteradiel
en
Achtkarspelen
Bij een bestuurlijke fusie wordt de nieuwe gemeente eenmalig gecompenseerd door een frictiekostenvergoeding (Arhi-gelden)
Incidenteel
uit het Gemeentefonds.
1.
Wij becijferen een incidenteel voordeel van ruim 3,5 miljoen bij
10. Bij een herindeling daalt de algemene uitkering uit het
een bestuurlijke fusie. Dat is in lijn met de verwachtingen omdat
Gemeentefonds ten opzichte van de som van de uitkeringen van
het grootste deel van de herindelingskosten (namelijk de
de beide gemeenten (daling ca. 1,3 miljoen).
vorming van een nieuwe organisatie) hier al is genomen bij de ontwikkeling van 8KTD.
|2
2.
Een ontvlechting en de ontwikkeling van twee nieuwe organisa-
investeringen in de organisatie als gevolg van gemeentelijke
ties is aanzienlijk ingewikkelder dan een herindeling. Vanuit dat
taakontwikkeling, extra kwaliteitseisen en eventueel achterstallig
perspectief is het dan ook niet vreemd dat wij ca. 8,6 miljoen (=
onderhoud.
4,3 miljoen per gemeente) ramen voor die incidentele kosten.
2.
Bij ontvlechting worden de 8% besparing die in 8KTD zijn gerealiseerd 1 weer tenietgedaan. Het door ons geraamde
Structureel
negatief structureel effect is dan logisch in relatie tot het huidige
1.
takenpakket van 8KTD.
In principe zou een gemeente na een herindeling structureelfinancieel niet slechter uit moeten zijn dan daarvoor. Dat betekent dat het nadelige effect van de uitkering uit het
1.4. Overzicht van de resultaten
gemeentefonds zou moeten kunnen worden opgevangen door de besparingen op de verschillende posten. Bij een herindeling nemen de algemene middelen uit het gemeentefonds af met 1,3 miljoen (eerder was de korting ca. 6 ton; door de aanpassingen in het Gemeentefonds is deze korting hoger geworden ). De
Bestuurlijke fusie Incidenteel voordeel
Nieuwe gemeente €
3.571.988
Structureel nadeel Kans: structureel voordeel huisvesting Totaal potentieel structureel nadeel
€ € €
-616.746 300.000 -316.746
Ambtelijk ontvlochten Incidenteel nadeel
Achtkarspelen Tytsjerksteradiel -€ 4.335.994 -€ 4.335.994
korting van 1, 3 miljoen wordt in onze berekening voor ca. 6,8 ton gecompenseerd door de besparingen. Daarnaast zou een bestuurlijke keuze om de huisvesting te centraliseren ook nog eens ca. 3 ton aan voordeel opleveren. Op zich passen ook deze
Structureel nadeel
-€ 1.547.000
-€ 1.547.000
cijfers. U heeft al 8% besparingen ingeboekt en gerealiseerd (zie BMC, Evaluatie samenwerking dragende organisaties & werk-
Wij adviseren om rekening te houden met de PM-posten en de
maatschappij Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, 2017) op de
onzekerheid die voor bepaalde posten is aangegeven. Met name ICT
bedrijfsvoering door de realisatie van 8KTD. Hiermee is dus ook
en het berekende efficiencyverlies kunnen in de praktijk afwijken. Dat
al een stuk van het voordeel “genomen” en blijft nu een
betekent dat u bij eventuele keuzes rekening moet houden met 15%+
structureel nadeel over van ruim 6 ton (of ruim 3 ton bij centrale
of 15%- afwijking van de genoemde totaalbedragen hierboven.
huisvesting). In alle varianten (dus ook handhaving huidige constructie)
1
zal
rekening
moeten
worden
gehouden
met
8% op de personeelsbegroting van 8KTD is thans €2.960.000
|3
1.5. Iets meer in detail Bestuurlijke fusie
Ambtelijke ontvlechting
Structurele effecten
Structurele effecten
€+426.000
• Wegvallen GR
€+355.254
• Aanpassing bestuurlijk
€+80.000
• BTW-voordeel
€+100.000
• ICT-voordeel
€-500.000
• Loon-schaal effect
€+222.000
• Harmonisatie (laatste 20%)
€-1.300.000
• Algemene uitkering
€-616.746
• Structureel nadeel
€+426.000
• Wegvallen GR
€+80.000
• BTW-voordeel
€-1.500.000
• ICT-nadeel
€-250.000
• Schaal effect contracten
€-2.100.000
• Schaal-nadeel
€-3.094.000
• Structureel nadeel
Incidentele effecten
Incidentele effecten
€-1.421.012
• Projectkosten
€-300.000
• Aanloopkosten
€-707.000
• Herindelingskosten
€+6.000.000
• Frictiekostenvergoeding
€+3.571.988
• Incidenteel voordeel
€-2.514.488
• Projectkosten
€-6.157.500
• Aanloopkosten
€-8.671.988
• Incidenteel nadeel
|4
1.6. Korte toelichting Afhankelijk van de bestuurlijke keuzes van de nieuwe gemeente ten aanzien van huisvesting, ramen wij bij een bestuurlijke fusie een beperkt dan wel een zeer beperkt structureel nadeel. Het incidentele voordeel is aanzienlijk; dat is logisch omdat met de vorming van 8KTD het grootste deel van de herindelingskosten al genomen is en nu nog slechts het laatste deel aan de orde is, terwijl wel de volledige frictiekostenvergoeding uit het Gemeentefonds wordt uitgekeerd. Het structurele nadeel van ambtelijke ontvlechting
is zeer
aanzienlijk. De ontvlechting van ICT en het efficiencyverlies voor de medewerkers zijn de grote posten. Dit zijn ook de posten waar nog de meeste onzekerheid op zit. Ook de incidentele kosten van ontvlechting zijn aanzienlijk. De kostencategorieën die in deze rapportage zijn benoemd zijn redelijk volledig en dekkend. De bedragen die worden gegenereerd om de kosten van de varianten te bepalen zijn de best mogelijke inschattingen op basis van de beschikbare cijfers en de praktijk ervaring. Het is echter wel zo dat andere aannames vlot tot ander e getallen leiden. Bijvoorbeeld; indien niet 5%, maar 3% van de personeelsbegroting wordt gehanteerd om te ramen wat de structurele effecten zijn van splitsing (en dus kleinere organisaties) dan scheelt dat direct tonnen. Voorzichtigheid is essentieel. De opbouw van de cijfers wordt in het vervolg uitgewerkt (hoofdstuk4+5).
|5
2. Opdracht en aanpak 2.1. Aanleiding
Deel de financiële verkenning in op basis van de volgende ‘’paragrafen’’: •
Incidentele kosten: dus de kosten om tot de eindsituatie te komen (implementatie van het besluit)
De aanleiding voor deze verkenning is de toezegging van de portefeuillehouders aan gemeenteraden om een uitwerking te
•
Incidentele baten: zoals vergoedingen bij herindeling
leveren van de financiën van de scenario's “ambtelijke ontvlechting”
•
Structurele kosten: het meerjarige financiële structurele effect
en “bestuurlijke fusie”.
van de gemaakte keuze •
2.2. Opdracht Maak een globale financiële verkenning van de twee scenario’s •
Bestuurlijke fusie;
•
Ambtelijke ontvlechting.
Structurele baten: zoals bijvoorbeeld structurele efficiency voordelen,
Bij de structurele effecten worden ook de effecten voor het Gemeentefonds in beeld gebracht op basis van de eerdere analyses die BZK heeft afgegeven voor beide gemeenten.
De verkenning kan gedaan worden op basis van de totale impact voor
Het is belangrijk om bij de opzet van de incidentele kosten en
de gemeenten samen en hoeft dus niet verdeeld te worden over de
structurele kosten vooral de kostensoorten waar we mee te maken
beide gemeenten. Uitgangpunt voor de verkenning is dat de
krijgen te benoemen. Hierbij wordt rekening gehouden met de opzet
kostenverdeling 50:50 is
zoals die eerder door Berenschot is gehanteerd. Berenschot geeft aan dat ontvlechten incidenteel goedkoper is dan fusie. Dat roept
De opzet van deze verkenning is op basis van te verwachten kosten-
vragen op omdat dit in de perceptie van de gemeenten juist andersom
posten die daarna zo goed mogelijk gekwantificeerd worden. Voor de
is. Berenschot heeft overigens de structurele effecten niet verder
kwantificering kunnen bandbreedtes gebruikt worden. In ieder geval
uitgewerkt.
is het belangrijk om de onderlinge verschillen aan te geven (kosten
De raad heeft hier vragen over gesteld. De financiële onderbouwing
meer of minder ten opzichte van de huidige situatie). Hierbij moeten
moet hier meer duidelijkheid in geven.
gebruikte aannames goed worden vastgelegd.
|6
2.3. Beschikbare documenten
•
BMC, Evaluatie samenwerking dragende organisaties & werkmaatschappij Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, 2017
Deze verkenning zal hoofdzakelijk gebaseerd worden op de volgende documenten: •
gevoerd met De concerncontroller 8KTD, Adviseur bestuurszaken, Rapport Berenschot waarin op hoofdlijnen de kostenposten en effecten van deze twee scenario’s staan.
•
•
Er zijn enkele gesprekken ter verificatie van het geleverde materiaal Leidinggevende ICT, Beleidsmedewerker financiën, Gemeentesecretarissen
De paragraaf kosten in de gestelde vragen voor de informerende gezamenlijke raadsvergadering.
De concept-verkenning is uitgezet in de organisatie en besproken.
De begrotingen van de drie organisaties waardoor zicht op de
Uiteindelijk is deze verkenning afgerond.
omvang van personele kosten en opdrachten ontstaat. •
Het verdiepingsdeel wat opgesteld is door team financiën bij de
2.4. Op te leveren product
begroting wat meer zicht in bepaalde kosten geeft. •
Benchmark Berenschot wat zicht geeft op formatie, bezetting en afwijkingen t.o.v. andere vergelijkbare gemeenten.
•
Huidige organogram.
•
Memo kosten gemeentefonds.
•
Gemeenschappelijke Regeling WM8KTD (statuten).
•
Informerende brief over samenwerking 8KTD februari 2023.
•
Opiniërend raadsvoorstel over samenwerking 8KTD.
•
Overzicht huisvestingskosten Kadernota/Begroting 2021
•
Interne analyses BTW en koepelvrijstelling.
•
Overzicht personeelskosten.
•
Formatie-overzicht.
•
Begroting 21-24 en 23-26.
•
Impactonderzoek ontvlechting Noardeast Fryslân- Dantumadiel.
•
Gesprekken en toetsingsbijeenkomsten
Op basis van de toezeggingen van de portefeuillehouders is Lysias gevraagd een globaal beeld te geven van de kosten van de ‘uitersten’ van de scenario’s “bestuurlijke fusie” en “ambtelijke ontvlechting” van de werkmaatschappij. Lysias maakt hierbij gebruik van het model dat is gebruikt voor de analyse van de opties voor de samenwerking Pekela/ Veendam. Het eindproduct bestaat uit overzichten van berekeningen met beknopte toelichtingen.
2.5. Opdrachtgever en contactpersonen Colleges Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zijn opdrachtgever. Het gedelegeerd opdrachtgeverschap ligt bij de gemeentesecretarissen. De adviseur bestuurszaken en de concerncontroller treden op als contactpersoon en stemmen met de adviseur van Lysias af over planning en de documenten.
|7
3. Opzet van de verkenning
redelijk
betrouwbaarheidsinterval,
op
basis
waarvan
een
bandbreedte onder aan de streep is aangegeven.
3.1. Uitgangspunten
We hebben de analyses gebaseerd op de effecten voor de
Deze verkenning beschrijft de financiële effecten van een bestuurlijke
werkmaatschappij van 8KTD. Dat wil zeggen dat de Beheerteams in
fusie of een ambtelijke ontvlechting. De beschikbare cijfers van
de analyses buiten beschouwing zijn gelaten. Dat is reëel omdat bij
Tytsjerksteradiel, Achtkarspelen en 8KTD vormen de basis. De
herindeling de huidige werkwijze van de beheerteams nog even kan
opbouw van de verkenning is die van een businesscase waarin alle
worden doorgezet en bij ontvlechting van 8KTD verandert er weinig
denkbare financiële effecten zijn opgenomen. Niet ieder mogelijk
voor de Beheerteams. In beide scenario's zal een afzonderlijk traject
financieel effect treedt ook op in de varianten die voor 8KTD zijn
moeten worden uitgewerkt om beheer uiteindelijk weer aan te laten
geanalyseerd; als wij denken dat er geen financieel effect is, vindt u
sluiten op de rest van de organisatie (dan wel organisaties).
een pm-post of een nul. De kostentoerekeningssystematiek is eerder door Lysias ontwikkeld en getoetst door TwijnstraGudde. De verkenning en de analyses zijn gebaseerd op het beschikbare materiaal (zie opdrachtformulering) en onze ervaringen bij vergelijkbare processen (herindelingen en ontvlechtings processen). De uit-
In deze rapportage wordt geen raming gemaakt van eventuele verdeeleffecten; we gaan uit van een 50:50 verdeling.
3.2. Afbakening van de varianten
eindelijke, in deze rapportage opgenomen, de gebruikte basisge-
Bestuurlijke fusie
gevens zijn ambtelijk getoetst. Op de cijfers is geen acc ountants-
Een bestuurlijke fusie tussen Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen
controle toegepast.
betekent dat de gemeenschappelijke regeling 8KTD van rechtswege ophoudt te bestaan. Alle rechten en verplichtingen gaan automatisch
Bij prognoses over schaaleffecten maken we gebruik van berede -
over op de nieuwe gemeente. Dat wil echter niet zeggen dat er niet s
neerde percentages van bijvoorbeeld het totale personeels budget.
is te doen bij een bestuurlijke fusie.
Het mag duidelijk zijn een kleine aanpassing in dergelijke percentage tot grote verschillen in de geprognosticeerde bedragen kan leiden.
Bij deze bestuurlijke fusie gaan we uit van een aantal noodzakelijke herindelings-activiteiten. Hierbij valt te denken aan:
Wij hebben in de rapportage niet met bandbreedtes per post gewerkt, maar met onderbouwde ramingen; bandbreedtes zijn er uiteraard
•
Sturen projectorganisatie gemeentelijke herindeling;
wel. Door de stapeling van de bandbreedtes ontstaat echter een
•
Voorbereiding verkiezingen;
|8
•
Inrichten van de griffie;
Ambtelijk ontvlechten
•
De ontwikkeling van een visie op de nieuwe gemeente ;
Bij een ambtelijk ontvlechting van 8KTD gebeurt iets anders. De
•
Uitwerken bestuurlijke governance;
gemeenschappelijke
•
Inrichten politiek-bestuurlijke ICT-systemen;
conform hetgeen daarover is opgenomen in de gemeenschappelijke
•
Inrichting topstructuur;
regeling (indien er overeenstemming is tussen de partners mag ook
•
Uniformering beleid en regelgeving (in dit geval laatste 20%;
iets anders worden afgesproken). De organisatie moet technisch
raming);
worden
•
Afronding oude organisaties en sluiten van de boeken ;
accountantscontroles, ontbinden van contracten, verdelen van de
•
Inrichten van de P&C-cyclus en de onderliggende administraties ;
boedel etc.). Daarnaast moeten twee nieuwe organisaties worden
•
Eventuele verhuizingen;
ontwikkeld en gebouwd. Belangrijke complicerende factor is dat de
•
Arhi-procedure doorlopen (draagvlak ontwikkelen, adviezen,
medewerkers worden geplaatst bij de beide gemeenten op basis van
ontwerpen etc.);
een sociaal statuut. Dat betekent dat er twee nieuwe organisaties
•
Medezeggenschap;
moeten worden ontworpen, inclusief visies, governance, structuren,
•
Communicatie;
functieboeken,
•
Etc.
inkoopcontracten etc. Een tweede aanzienlijke opgave is de
ontbonden
regeling
en
8KTD
moet
leeggemaakt
medezeggenschap,
worden
(juridische
huisvesting,
opgeheven ,
oplossingen,
verhuizingen,
ontvlechting en opbouw van ICT. De gevolgen van een ontvlechting We gaan er hiervan uit dat de 8KTD min of meer ongewijzigd wordt
voor de medewerkers is buiten deze verkenning gelaten. Uiteraard
ingepast in de nieuwe gemeente. Als daar niet voor wordt gekozen
zijn die gevolgen groot in termen van “welke functie krijg ik; wie wordt
en er nieuwe organisatie wordt ontwikkeld, ontstaat een ander
mijn baas en wat is mijn werkplek.
financieel plaatje. Ook het feit dat veel van het beleid en de regelgeving al is geharmoniseerd, is hier uitgangspunt. Indien de
Zoals aangegeven blijven ook in deze variant de effecten voor/door
nieuwe gemeente toch naar nieuw beleid en nieuwe regelgeving wil;
de Beheerteams buiten de analyse.
dan ontstaat meer werk, dat
z’n effect heeft op meerdere
kostenposten. Zoals aangegeven blijven de Beheerteams buiten analyse.
3.3. Categorieën financiële effecten Wij bepalen de financiële effecten ten opzichte van de situatie waarin de huidige situatie wordt gecontinueerd. In feite is dat scenario 3
|9
(niets aanpassen aan de bestaande constructie). De financiële effecten vallen uiteen in: 1.
Structurele financiële effecten 1.1. Personeel, 1.2. Fiscaal, 1.3. Huisvesting, 1.4. ICT, 1.5. Overige activa, 1.6. Structurele effect op de Algemene uitkering (uitsluitend bij herindeling).
2.
Incidentele financiële effecten 2.1. Projectkosten, 2.2. Incidentele desintegratie- en aanloopkosten, 2.3. Incidentele (typische) herindelingskosten, 2.4. Incidentele tegemoetkoming Gemeentefonds (uitsluitend bij herindeling).
3.
Eventuele onderlinge verrekenings-effecten (die treden hier niet op. Hier geldt het uitgangspunt dat kosten 50:50 worden verdeeld).
Hiermee zijn de posten iets anders gelabeld dan in uw uitvraag, maar alle gevraagde posten komen volledig aan de orde.
| 10
Bestuurlijke fusie
| 11
4. Structurele financiële effecten bestuurlijke
De kosten van de extra bestuurlijke coördinatie en de extra ambtelijke producten en diensten zijn aanzienlijk en vervallen in beide varianten.
fusie
Bij het opheffen van een gezamenlijk ambtelijke organisatie ramen Voor een deel van de structurele financiële effecten geldt dat deze
wij een aantal besparingen (die overigens voor een deel ook weer
op basis van aannames worden geraamd. Die aannames zijn
terugkomen als andere kosten; afhankelijk van de gekozen variant):
gebaseerd op herindelings- en ontvlechtingservaring van Lysias in 1.
eerdere opdrachten.
De mogelijke besparing op management van de op te heffen organisatie ramen wij op 2 fte (à €107.000 en €92.000 =
4.1. Personeel
€199.000).
De medewerkers zijn de belangrijkste “assets” van een organisatie;
€199.000 (voordeel)
voor een gemeente is het tevens de grootste kostenpost (voor de werkmaatschappij van 8KTD gaat het om ca. 37 miljoen/jaar). Daarnaast
zijn
ICT
en
inhuur
van
medewerkers
2.
De besparing op aanvullende producten zoals de cyclische jaarproducten en DVO’s ramen wij op 3 fte (1x €81.000 en 2x
belangrijke
kostenposten.
€73.000 = €227.000).
In een samenwerkingsorganisatie is sprake van een aanvullend
€227.000 (voordeel)
ambtelijk
coördinatiemechanisme
regisseurs/accountmanagers,
(opdrachtgever-opdrachtnemer,
directievoering,
dienstverlenings-
3.
Bij een bestuurlijke fusie neemt de omvang van het aantal
overeenkomsten (DVO’s), afzonderlijke begrotingen en rekeningen,
raadsleden en bestuurders voor het geheel af. Indien we dit
accountantscontroles, extra management etc.).
doorreken scheelt dat ca. 2,2 fte aan wethouders (en een aanpassing van de maand vergoeding van 7474,86 naar
Ook bestuurlijk ontstaat extra werk door samenwerking in een
8.890,68) en 11 raadsleden (en een aanpassing van de
gemeenschappelijke
maandvergoeding
regeling
(bestuurlijke
drukte).
Die
extra
van
€
1.080
naar
1.645
omdat
de
bestuurlijke overleggen moeten ambtelijk worden voorbereid en
heringedeelde gemeente een klassengrootte opschuift ten
uitgewerkt.
opzichte van de bestaande gemeenten. Dus gelden andere vergoedingen voor Raadsleden). 4.
| 12
Dat komt neer op:
4.2. Fiscaal
-(7 * 13 * 7474,86) + (4,8 * 13 * 8890,68) - (44 * 12* 1.080) + (33
8.
* 12 * 1.645) = €44.254 (=voordeel)
De BTW(-koepelvrijstelling) voor gemeenschappelijke regelingen is per 1-1-20 ingetrokken. Dit betekent dat over diensten BTW geheven moet worden. Dit wordt niet volledig gecompen-
5.
Burgemeester(s). Bij een bestuurlijke fusie worden de burge-
seerd door het btw-compensatiefonds. Bij ambtelijke ont-
meesters van de beide gemeenten van rechtswege ontslagen.
vlechting of bij bestuurlijke fusie vervallen deze extra BTW
Voor de nieuwe gemeente wordt een nieuwe burgemeester
kosten. Op basis van een doorrekening van 8KTD gaat het om
benoemd (één inwonerklasse hoger). Dat wil zeggen:
ca. €80.000 euro (huidig nadeel) voor de gemeenten samen. Bij
-€160.000 + -€160.000 + €174.000 = -€146.000 (=voordeel) 6.
Griffie(s). Bij een bestuurlijke fusie stoppen de huidige griffies en
zowel ambtelijke ontvlechting als bestuurlijke fusie ontstaat een voordeel van: €80.000 (=voordeel)
zal voor de nieuwe gemeente een nieuwe griffie worden ingericht. Wij gaan uit van een besparing van ruim twee
4.3. Huisvesting
formatieplaatsen. Mogelijk dat de nieuwe griffie met iets hogere inschaling wordt ingericht. Wij ramen de besparing op:
Weliswaar zal er het een en ander moeten worden aangepast aan de bestaande huisvesting om te kunnen zorgen dat de varianten kunnen
92.000+ 73.000 = €165.000 (voordeel)
worden gerealiseerd, maar in principe kunnen beide varianten zonder veel noodzakelijke meerkosten worden gehuisvest.
7.
Gemeentesecretarissen. Bij een bestuurlijke fusie worden ook de beide gemeentesecretarissen van rechtswege ontslagen.
Een kanttekening daarbij is dat volgens een intern onderzoek
Overigens kunnen die bij de provincie verzoeken om onder de
mogelijk is 8KTD in één van de panden te huisvesten en het andere
werking van het sociaal statuut te worden gebracht. Dit betekent
pand te verkopen (of zelf te ontwikkelen). Daarvoor is een all -in
de facto dat ze worden geplaatst in de nieuwe organisatie. De
berekening gemaakt waarin ook weer posten zijn opgenomen die ook
totale besparing op het topmanagement (beide gemeenten en
al in de uitwerking van deze notitie zijn verwerkt (het risico is dat er
8KTD) is al berekend onder de besparing op management.
dus dubbeltellingen ontstaan). De mogelijke structurele besparing wordt door de werkgroep gesteld op €200.000 tot €450.000. In onze
zie management GR 8KTD
| 13
berekening nemen we deze optie niet mee omdat die niet noodza -
periodiek, maar uiteindelijk zal een financieel effect ontstaan.
kelijkerwijs verbonden is met het scenario “bestuurlijke fusie”.
We ramen dit op basis van een herverdeling van de formatie over de nieuwe ruimte in het loongebouw op 2:
9.
Huisvesting bij bestuurlijke fusie €500.000 (nadeel) PM (na besluitvorming mogelijke structurele besparing) 12. Schaalvoordelen beleidsharmonisatie.
4.4. Structurele effecten ICT 10. ICT verandert bij een bestuurlijke fusie niet of nauwelijks. Een aantal kleinere aanpassingen zal noodzakelijk zijn, maar veel structurele effecten zijn niet te verwachten. De uiteindelijke structurele voordelen zitten in het opheffen van een aantal Chinese muren tussen de gescheiden systemen van de twee gemeenten. Los van het gekozen scenario staat ICT voor een
Bij bestuurlijke fusie
ontstaan voordelen doordat de laatste 20% van beleid en regelgeving is geharmoniseerd. De organisatie hoeft dan bijvoorbeeld niet op basis van twee beleidsnotities uitvoering te geven aan het werk. Wij ramen dit specifieke voordeel om 3% van 20% van de personeelsbegroting van 37 miljoen (van de gehele 8KTD): 0,03 * 0,20 *€37.000.000 = €222.000 (voordeel)
stevige opgave als het gaat om informatieveiligheid en plaatsen tijd onafhankelijk werken. Wij gaan uit van: €100.000 (voordeel)
4.5. Schaaleffecten 11. Loonschaal-effecten bij bestuurlijke fusie. Het loongebouw van 8KTD is nog niet ingericht naar de omvang van de organisatie (behorend bij een gemeente van ca. 60.000 inwoners). Bij een bestuurlijke fusie kan dus enige ruimte in het loongebouw ontstaan die uiteindelijk via functiewaardering z’n beslag krijgt.
13. Gewone schaalvoordelen. Bij bestuurlijke fusie treden niet of nauwelijks gewone schaalvoordelen op. PM 14. Schaalvoordelen inkoop. Bij een bestuurlijke fusie blijven de inkoopvolumes gelijk. Hier verwachten wij geen bijzonder voorof nadelen. Voor de inkoop voor de Beheerteams geldt dat het lastiger wordt ondershands aan te besteden (in verband met grotere volumes wordt makkelijker de Europese aanbestedings -
De medewerkers steken dan veelal recht over in dezelfde 2
Excel met daarin de berekening is bij de controller beschikbaar
| 14
grens overschreden). Aan de andere kant zal het aantal zaken dat dubbel moet worden aanbesteed verminderen. €0
4.6. Effecten structurele uitkeringen (Gemeentefonds) Het structurele effect op de algemene uitkering is lastig te bepalen omdat
bijvoorbeeld
op
onderdelen
de
getallen
voor
de
verdelingsmaatstaf worden beïnvloed. Het Ministerie van BZK heeft echter een betrouwbare berekening afgegeven voor een eventuele fusie tussen Tytsjerksteradiel en Achtk arspelen. 15. Algemene uitkering (bij bestuurlijke fusie). Op basis van de berekening van BZK zou bij een bestuurlijke fusie de algemene uitkering worden verlaagd met: €1.300.000 (nadeel)
| 15
4.7. Totaal structurele financiële effecten bestuurlijke fusie De structurele effecten ramen wij als volgt:
Structurele financiële effecten aanpassing 8KTD naar ...
Ten opzichte van huidige situatie Bestuurlijke fusie
Structurele effecten wegvallen samenwerkingsconstructie (gelijk voor beide varianten) Besparing management GR (beide varianten) Besparing personeel extra jaarstukken ca GR (extra jaarcyclus en DVO's) Subtotaal
€ 199.000 € 227.000 € 426.000
Directe aanpassing van (bestuurlijke en ambtelijke) functies als gevolg van herindeling of ontvlechting Afname raadsleden en wethouders bij bestuurlijke fusie € 44.254 Afname burgemeesters bij bestuurlijke fusie € 146.000 Afname gemeentesecretarissen bij bestuurlijke fusie (zie effect wegvallen GR) zie mngmt GR Afname formatie griffies bij bestuurlijke fusie € 165.000 Subtotaal € 355.254 Structurele fiscale effecten BTW-effecten voor beide varianten Subtotaal
€ 80.000 € 80.000
Structurele effecten Huisvesting Huisvesting (evt overstap naar één locatie vraagt aanvullende besluitvorming) Subtotaal
pm €0
Structurele effecten ICT ICT bij bestuurlijke fusie (minder Chinese muren) ICT bij ambtelijke ontvlechting Subtotaal Structurele schaal/efficiency-effecten Loon-schaal-effecten agv grotere gemeenteklasse bij bestuurlijke fusie Schaaleffecten bij het afsluiten van contracten na bestuurlijke fusie Schaaleffecten bij het afsluiten van contracten na ambtelijke ontvlechting (schatting) Voordelen beleidsharmonisatie (laatste 20%) bij bestuurlijke fusie Gewone schaaleffecten personeel bij bestuurlijke fusie Gewone schaaleffecten personeel bij ambtelijke ontvlechting (nadeel 2 kleinere organisaties) Subtotaal
€ 100.000 € 100.000 € -500.000 nvt €
222.000 nvt € -278.000
Structurele mutatie gemeentefonds Algemene uitkering bij bestuurlijke fusie Subtotaal
€ -1.300.000 € -1.300.000
Totaal structurele effecten
-€ 616.746
| 16
5. Incidentele financiële effecten Bestuurlijke
iedere werksoort een werkgroep ingericht (ook voor de harmonisatie). Dat is hier niet/minder aan de orde. De uitgangspunten
fusie
zijn: een traject van 34 weken, een stuurgroep, een projectgroep en
7
werkgroepen
(governance,
Financiën,
HR,
inkoop,
van
ieder
Het gaat hier om éénmalige kosten. Deze kosten kunnen echter wel
communicatie,
over een aantal jaren gespreid optreden. In de berekening worden ze
personen. Per persoon kosten deze werkzaamheden 1 dag per
als
week. Dit zijn interne medewerkers (gemiddeld bruto uurtarief
een
totaalbedrag
(over
de
gehele
betreffende
periode)
gepresenteerd.
5.1. Projectkosten
organisatie,
afronden
8KTD)
4
€86 3). De eventuele extra bestuurlijke uren worden hier dus niet meegewogen. Indien in deze situatie voor de opvang van het reguliere werk moet worden ingehuurd, zal rekening moeten
Het gaat hier om de kosten die de organisatie(s) eenmalig moeten
worden gehouden met een tarief van zeker €125/u. Het
maken om de gekozen variant te realiseren.
berekende bedrag zou dan op €1.224.000 komen. We zijn hier even uitgegaan van de voordeligste variant.
16. De projectleider voor de bestuurlijke fusie wordt in deze opstelling extern ingehuurd. Uitgangspunten zijn: looptijd een
34 * 9* 4 * €688 = €842.112
jaar waarin ca. 34 werkbare weken zitten. Per week besteed de extern projectleider 1,5 dag om de in paragraaf 2.2 aangegeven werkzaamheden te sturen. Het dagtarief voor een ervaren projectleider is ca. 1.600 euro/dag. Dat betekent:
18. Ontwerp en uitwerking nieuwe organisatie. Bij een bestuurlijk fusie is, indien we uitgaan van het in stand houden van de huidige 8KTD organisatie, het ontwerp-werk beperkt. Maar ook dat zal een nieuwe visie en governance moeten worden ingericht
34 * 1,5 * 1.600 = €81.600
en zal een nieuwe griffie moeten worden opgebouwd. Op basis van recente herindelingsbegrotingen ramen we hier:
17. Leden projectorganisatie. Voor een bestuurlijke fusie wordt veelal een projectorganisatie ingericht met een bestuurlijke
€50.000
stuurgroep, een projectgroep en enkele werkgroepen. Daarnaast wordt vaak voor specifieke onderwerpen een raads -klankbordgroep gevormd. Bij een normale herindeling wordt voor vrijwel 3
19. Medezeggenschap. Het gaat hier om een (extra) budget voor de (B)OR en (B)GO. Deze vergaderen vaker, huren soms adviseurs
Handleiding overheidstarieven 2023
| 17
in en volgen trainingen. Op basis van herindelingsbegrotingen ramen wij:
23. Functieboek: Bij een bestuurlijke fusie kost het aanpassen van een functieboek bijvoorbeeld voor de griffies en de ambtelijke top ongeveer:
€75.000 €20.000. 20. Advocaat/juridisch advies. Het meerwerk van advocaten en juridisch adviseurs is afhankelijk van de harmonie waarin een
24. Verhuiskosten. Bij een bestuurlijke fusie is het mogelijk om de
variant kan worden ontwikkeld en de complexiteit van eventuele
huisvesting van de medewerkers niet of nauwelijks aan te
onderhandeling. Raming zijn niet goed mogelijk. We hanteren
passen. In dit geval zullen vooral medewerkers en wat “dozen”
een stelpost van:
van plaats veranderen. In principe kunnen meubilair en infrastructuur redelijk intact blijven.
€75.000 21. Accountant en extra jaarwerk. Het gaat hier om het meerwerk van de accountant. Dat meerwerk is mede afhankelijk van de mate van harmonie en van de onderhandeling tussen de beide gemeenten. Het gaat hier om o.a. het opmaken van een liquidatierekening en het opzetten van een nieuwe begroting/-
Indien later zou worden
besloten om alsnog naar één locatie te gaan, ontstaat een nieuwe situatie waar enerzijds veel verhuiskosten mee gemoeid zijn, maar anderzijds ook veel structurele huisvestingskosten worden bespaard. Voor nu gaan we even uit van beperkte verhuisbewegingen en ramen een stelpost van: €40.000
rekening. Een raming is niet goed mogelijk. Wij hanteren voor beide varianten een stelpost van:
25. Communicatie. Bij bestuurlijke fusie gaat het om kosten die aan de orde zijn op het moment dat logo’s moeten worden vervangen
€100.000 22. Kosten plaatsingsproces. Bij een bestuurlijke fusie blijft de organisatie van 8KTD min of meer bestaan. Plaatsing is dan niet of nauwelijks aan de orde. Wij hanteren een kleine stelpost van: €10.000
en inwoners op de hoogte moeten worden gesteld van een andere invulling van de dienstverlening. We gaan uit van externe inhuur voor dit meerwerk en ramen dit op €80.000 (logo’s, drukwerk, website) +34 dagen á €1.200: 80.000 + (34 * 1.200) = €120.800
| 18
26. Aanpassingen ICT-toepassingen. Bij bestuurlijke fusie kan de huidige ICT-constellatie min of meer overeind blijven. Voor
organisatie is hier nog buiten beschouwing gelaten. Maar z al ook zeker de nodige interne uren kosten.
vereenvoudigingen in enkele dubbel gevoerde systemen nemen 5 * 1.300 = €6.500
we hier een stelpost op van:
5.2. Incidentele Desintegratie- en aanloopkosten
€250.000 27. Aanpassing
huisvesting.
Bij
bestuurlijke
fusie
is
geen
aanpassing van de huisvesting noodzakelijk. Wel zijn bezuinigingsvoorstellen gedaan waarin werd geopteerd voor meer centrale huisvesting. Indien de incidentele kosten worden meegenomen in de berekeningen, is een structurele bezuinigingen van €200.000-€450.000 mogelijk. In deze berekening abstraheren we van deze optie. In de samenvatting nemen we die mee als optie (vergt aanzienlijke aanvullende onderzoeken en besluitvorming). Opgemerkt kan worden dat er ook nog geen
Het gaat hier om incidentele kosten die vaak wel over meerdere jaren verspreid zijn en die te maken hebben met de moeilijkheden van de afbouw en/of opbouw van organisaties. 29. Desintegratiekosten personeel. Bij een bestuurlijke fusie zullen de meeste medewerkers in hun huidige functie overgaan naar de nieuwe gemeente. In feite zijn desintegratiekosten niet aan de orde. PM
rekening is gehouden met het samenvoegen van de statische 30. Desintegratiekosten materieel/contracten. Bij bestuurlijke fusie
archieven. Voor hier gaan we nu uit van:
is geen of nauwelijks sprake desintegratiekosten voor materieel. €0
Het gebruik zoals onder 8KTD zal hoofdzakelijk worden
28. Maken sociaal statuut. Bij bestuurlijke fusie zijn de personele vraagstukken overzichtelijk en kan worden volstaan met een eenvoudig sociaal statuut. Wij ramen het ontwikkelen van een
voortgezet (alle rechten en plichten gaan immers automatisch over). €0
sociaal statuut op 5 dagen à 1.300 euro. De gesprekken/onderhandelingen over het sociaal statuut behoren bij de kosten voor
31. Aanloopkosten van de “nieuwe” organisatie. Bij bestuurlijke fusie
de
zal dit nauwelijks aan de orde zijn als we er tenminste vanuit
medewerkers van de beheerteams in de bestuurlijk gefuseerde
gaan dat de huidige organisatiestructuur overeind blijft . Wij
de
projectleider.
Het
administratief
opnemen
van
stellen dit voorlopig op pm. | 19
€pm
om het draagvlak van herindeling te verkenne n (stelpost: €200.000).
32. Organisatieontwikkeling/management
development.
Na
een
bestuurlijke fusie zal in ieder geval enige aandacht besteed
200.000+ (40 * 1.300) = €252.000
moeten worden aan het samenspel tussen de ambtelijke top en 35. Aanpassen bestuurlijke informatiesystemen. Bij bestuurlijke
het bestuur. Wij verwachten een investering van 50.000 euro
fusie zal de bestuurlijke informatievoorziening opnieuw moeten €50.000
worden ingericht. Deze kosten zijn moeilijk te ramen. We werken hier met een stelpost van €75.000
5.3. Incidentele (typische) herindelingskosten €75.000 Het gaat hier om incidentele kosten die die horen bij de verkiezingen, het Arhi-traject en de kosten die verband houden met de bestuurlijke veranderingen.
36. Harmonisatie van beleid. Bij bestuurlijke fusie zal de rest van beleid
en
regelgeving
(zo’n
20%)
moeten
worden
geharmoniseerd. Reeds geharmoniseerde beleid en regelgeving 33. Verkiezingen. Bij bestuurlijke fusie zijn extra verkiezingen aan de orde. Het organiseren etc. ramen wij op 80.000 euro. Hiervoor zit ook weer een compensatie in frictiekostenvergoeding herin-
zullen opnieuw moeten worden vastgesteld met de juiste gemeentenaam, data etc. Wij ramen de realisatie van de harmonisatie op €300.000
delingen die elders in dit document aan de orde komt. €300.000
€80.000 34. Arhi-wetgevingsproces. Dit is uitsluitend aan de orde bij bestuurlijke fusie. Het gaat hierbij om het borgen van het draagvlak
onder
de
inwoners
en
het
maken
van
het
herindelingsadvies en het maken het herindelingsontwerp. Met name het eerste kan aardig oplopen qua kosten. We ramen dit voorlopig op 40 adviesdagen à 1.300 en daarnaast de kosten voor een huis-aan-huis publicatie, bijeenkomsten en enquêtes
| 20
5.4. Incidenteel Gemeentefonds 37. Bij
een
bestuurlijke
fusie
is
ook
sprake
van
een
frictiekostenvergoeding. Bij herindeling krijgen gemeenten een eenmalig (gespreide) uitkering uit het gemeentefonds voor de frictiekosten. De berekening daarvan is gebaseerd op inwonertal en aantal deelnemende gemeenten.
Op basis van deze
standaardformule komen we op €6.000.000
| 21
5.5. Totaal incidentele financiële effecten bestuurlijke fusie In de tabel vatten we de incidentele financiële effecten samen.
Incidentele financiële effecten aanpassing 8KTD naar…
Ten opzichte van huidige situatie Bestuurlijke fusie
Projectkosten Projectleiding bestuurlijke fusie Ambtelijke projectorganisatie bij bestuurlijke fusie Ontwerp en uitwerking organisatie bij bestuurlijke fusie (vooral bestuurlijk en topstructuur) Medezeggenschap (BGO/BOR) bestuurlijke fusie Advocaat/juridisch advies (aanpassen lopende contracten) bestuurlijke fusie Accountant en extra jaarwerk beide varianten Plaatsingscommissie (3 leden en secretaris) bestuurlijke fusie Aanpassing functieboek bij bestuurlijke fusie Verhuiskosten bij bestuurlijke fusie Communicatie bij bestuurlijke fusie Aanpassing huisvesting bij bestuurlijke fusie Sociaal statuut bij bestuurlijke fusie (ontwikkelen) Subtotaal
€ -81.600 € -842.112 € -50.000 € -75.000 € -75.000 € -100.000 € -10.000 € -20.000 € -40.000 € -120.800 nvt € -6.500 € -1.421.012
Incidentele desintegratie en/of aanloopkosten Desintegratiekosten personeel bij bestuurlijke fusie (gevolgen sociaal statuut) Desintegratiekosten personeel bij ambtelijke ontvlechting (gevolgen sociaal statuut) Desintegratiekosten materieel/contracten bij bestuurlijke fusie Destintegratiekosten materieel/contracten bij ambtelijke ontvlechting Aanpassingen ICT bij bestuurlijke fusie Aanloopkosten bij bestuurlijke fusie Organisatie-ontwikkeling/MD bij bestuurlijke fusie Subtotaal
pm pm pm pm € -250.000 nvt € -50.000 € -300.000
Incidentele (typische) herindelingskosten Verkiezingen (bestuurlijke fusie) Arhi-wetgevingsproces (draagvlak herindelingsadvies, herindelingsontwerp) Bestuurlijk informatiesysteem aanpassen bij bestuurlijke fusie Harmonisatie van beleid bij bestuurlijke fusie Subtotaal
€ -80.000 € -252.000 € -75.000 € -300.000 € -707.000
Frictievergoeding Gemeentefonds Subtotaal
€ 6.000.000 € 6.000.000 | 22
Totaal incidentele financiële effecten
€ 3.571.988
Frictiekostenvergoeding bij bestuurlijke fusie
Ambtelijke ontvlechting
| 23
6. Structurele financiële effecten ambtelijke
Bij het opheffen van een gezamenlijk ambtelijke organisatie ramen wij een aantal besparingen (die overigens voor een deel ook weer
ontvlechting
terugkomen als andere kosten; afhankelijk van de gekozen variant):
Voor een deel van de structurele financiële effecten geldt dat deze
1.
organisatie ramen wij op 2 fte (à 107.000 en €92.000 =
zijn gebaseerd op aannames.
€199.000).
6.1. Personeel.
€199.000 (voordeel)
De medewerkers zijn de belangrijkste “assets” van een organisatie; voor een gemeente is het tevens de grootste kostenpost (voor de
2.
werkmaatschappij van 8KTD gaat het om ca. 37 miljoen/jaar).
coördinatiemechanisme
regisseurs/accountmanagers,
€73.000 = €227.000).
(opdrachtgever-opdrachtnemer,
directievoering,
De besparing op aanvullende producten zoals de cyclische jaarproducten en DVO’s ramen wij op 3 fte (1x €81.000 en 2x
In een samenwerkingsorganisatie is sprake van een aanvullend ambtelijk
De mogelijke besparing op management van de op te heffen
€227.000 (voordeel)
dienstverlenings-
overeenkomsten (DVO’s), afzonderlijke begrotingen en rekeningen,
3.
Burgemeesters. Bij een ambtelijke ontvlechting zijn op deze
accountantscontroles, extra management etc.).
posten geen veranderingen te verwachten.
Ook bestuurlijk ontstaat extra werk door samenwerking in een
€0
gemeenschappelijke
regeling
(bestuurlijke
drukte).
Die
extra
bestuurlijke overleggen moeten ambtelijk worden voorbereid en
4.
Griffie. Bij een ambtelijke ontvlechting treden geen effecten op
uitgewerkt.
bij de griffies.
De kosten van de extra bestuurlijke coördinatie en de extra ambtelijke
€0
producten en diensten zijn aanzienlijk en vervallen in beide varianten.
5.
Gemeentesecretarissen.
Bij
een
ambtelijke
ontvlechting
verandert er niets aan de kosten van de gemeentesecretarissen. €0
| 24
6.2. Fiscaal
miljoen/jaar. De verwachting is dat twee afzonderlijke ICTomgevingen zeker 50% meer kosten (d.w.z. 1,5 miljoen/ja ar)
6.
De BTW(-koepelvrijstelling) voor gemeenschappelijke regelingen is per 1-1-20 ingetrokken. Dit betekent dat over diensten
€1.500.000
BTW geheven moet worden. Dit wordt niet volledig gecompen seerd door het btw-compensatiefonds. Bij ambtelijke ontvlechting of bij bestuurlijke fusie vervallen deze ex tra kosten. Op basis van een doorrekening van 8KTD gaat het om ca. €80.000
6.5. Schaaleffecten 8.
is dat die effecten hier niet of nauwelijks optreden omdat de
euro (huidig nadeel) voor de gemeenten samen. Voor zowel
medewerkers
ambtelijke ontvlechting als bestuurlijke fusie ontstaat een
bestaande huisvesting om te kunnen zorgen dat de varianten kunnen worden gerealiseerd, maar in principe kunnen beide varianten zonder noodzakelijke meerkosten worden gehuisvest. 1.
Huisvesting bij ambtelijke ontvlechting
betaald
worden
naar
de
bestaande
PM
€80.000 (=voordeel)
Weliswaar zal er het een en ander moeten worden aangepast aan de
nog
gemeentegrootten. We ramen deze als PM.
voordeel van:
6.3. Huisvesting
Loonschaal effecten bij ambtelijke ontvlechting . De verwachting
9.
Schaaleffecten beleidsharmonisatie bij ambtelijke ontvlechting treden niet op; €0
10. Gewone schaal-effecten bij ambtelijke ontvlechting zijn wel aan de orde. De schaalvoordelen van grotere organisaties -in financiële zin- zijn relatief beperkt. Winst zit veel vooral in kwaliteit en beperking van kwetsbaarheid. Echter om twee
€0
“kleinere organisatie” kwalitatief voldoende in te richten , ramen we de meerkosten (voor de gehele 8KTD exclusief ICT); te
6.4. Structurele effecten ICT 7.
ICT bij ambtelijke ontvlechting verandert aanzienlijk. We ramen het nadeel als volgt: De huidige exploitatie ICT bedraagt 3
verdelen
over
de
twee
gemeenten
op
5%
van
de
personeelskosten van 8ktd: 5% van €37 miljoen 0,05 * 37.000.000 = €1.850.000 (nadeel).
| 25
11. Inkoopeffecten. Bij ontvlechting
treden twee effecten op.
Enerzijds gaat het om het ontvlechten van een (nu al) zeer beperkte formatie voor inkoop. Dit effect is aanzienlijk, maar is reeds verdisconteerd in de “gewone” schaaleffecten (punt 10). Daarnaast
kunnen
volume-effecten
optreden,
maar
die
verschillen per inkoopcategorie. De inkoopeffecten voor ICT zijn afzonderlijk geraamd (punt 8). Bij de inkoop op “zorg” worden geen effecten verwacht omdat de gemeenten deze diensten nu individueel
inkopen
dan
wel
via
een
(verplicht)
samenwerkingsverband. Voor de clusters beheer van de individuele gemeenten wordt nu afzonderlijk per gemeente via 8KTD ingekocht. Ook voor de inhuur op personeel worden geen grote schaaleffecten verwacht. Wellicht dat op de overige inkoop nog enig volume-effect mogelijk is. Wij ramen dit voorlopig pm. pm
6.6. Effecten structurele uitkeringen (Gemeentefonds) Niet van toepassing bij ambtelijke ontv lechting.
| 26
6.7. Totaal
structurele
financiële
effecten
ambtelijke
ontvlechting
Structurele financiële effecten aanpassing 8KTD naar ...
Ten opzichte van huidige situatie Volledig ontvlechten
Structurele effecten wegvallen samenwerkingsconstructie (gelijk voor beide varianten) Besparing management GR (beide varianten) Besparing personeel extra jaarstukken ca GR (extra jaarcyclus en DVO's) Subtotaal
€ 199.000 € 227.000 € 426.000
Directe aanpassing van (bestuurlijke en ambtelijke) functies als gevolg van herindeling of ontvlechting Afname raadsleden en wethouders bij bestuurlijke fusie Afname burgemeesters bij bestuurlijke fusie Afname gemeentesecretarissen bij bestuurlijke fusie (zie effect wegvallen GR) Afname formatie griffies bij bestuurlijke fusie Subtotaal Structurele fiscale effecten BTW-effecten voor beide varianten Subtotaal Structurele effecten Huisvesting Huisvesting (evt overstap naar één locatie vraagt aanvullende besluitvorming) Subtotaal
nvt nvt nvt nvt €0 € 80.000 € 80.000 nvt €0
Structurele effecten ICT ICT bij bestuurlijke fusie (minder Chinese muren) ICT bij ambtelijke ontvlechting Subtotaal
€ -1.500.000 € -1.500.000
Structurele schaal/efficiency-effecten Loon-schaal-effecten agv grotere gemeenteklasse bij bestuurlijke fusie Schaaleffecten bij het afsluiten van contracten na ambtelijke ontvlechting (schatting) Gewone schaaleffecten personeel bij ambtelijke ontvlechting (nadeel 2 kleinere organisaties) Subtotaal
nvt € -250.000 € -1.850.000 € -2.100.000
Totaal structurele effecten
-€ 3.094.000 | 27
7. Incidentele financiële effecten ambtelijke
kosten deze werkzaamheden 1 dag per week. Dit zijn interne medewerkers (gemiddeld bruto uurtarief €86). Indien in deze
ontvlechting
situatie voor de opvang van het reguliere werk moet worden ingehuurd, zal rekening moeten worden gehouden met een tarief
7.1. Projectkosten
van zeker €125/u. Het berekende bedrag zou dan op € 2.176.000 komen. We zijn hier even uitgegaan van de voordeligste variant.
Het gaat hier om de kosten die de organisatie(s) eenmalig moeten maken om de gekozen variant te realiseren. 1.
34 * 2* 8* 4 * €688 = €1.497.088
De projectleider of -leiders van de ambtelijke ontvlechting heeft/hebben drie opgaven; sturing van de ontvlechting en de
3.
Ontwerp en uitwerking nieuwe organisatie. Bij een ambtelijke ontvlechting
opheffing van 8KTD, de ontwikkeling van de organisaties van
worden
twee
compleet
nieuwe
organisaties
ontworpen met alles erop en eraan. Op basis van recente
Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen. De projectleider wordt in
herindelingsbegrotingen ramen we hier:
deze opstelling extern ingehuurd. Uitgangspunten zijn: looptijd een jaar waarin ca. 34 werkbare weken zitten. Per week besteed
€200.000
de extern projectleider(s) 1,5 dag per organisatie om de sturing te doen van de in paragraaf 2.2 aangegeven werkzaamheden.
4.
Medezeggenschap. Het gaat hier om een (extra) budget voor de
Het dagtarief voor een ervaren projectleider is ca. 1.600 euro.
(B)OR en (B)GO. Deze vergaderen vaker, huren soms adviseurs
Dat betekent:
in en volgen trainingen. Op basis van herindelingsbegrotingen ramen wij voor beide varianten:
34 *3,0 * 1.600 = €163.200 €75.000 2.
Leden projectorganisatie. Voor een ambtelijke ontvlechting ontstaan
twee
projectorganisaties
en
een
gezamenlijke
werkgroep voor de liquidatie van de gemeenschappelijke regeling KTD. De uitgangspunten zijn: een traject van 34 weken, voor iedere (2) gemeente een stuurgroep, een projectgroep en 6 werkgroepen
(governance,
Financiën,
HR,
communicatie,
organisatie, afronden 8KTD) van ieder 4 personen. Per persoon
| 28
5.
Advocaat/juridisch advies. Het meerwerk van advocaten en juridisch adviseurs is afhankelijk van de harmonie waarin een
9.
Twee nieuwe functieboeken bij een ambtelijke ontvlechting ramen we op:
variant kan worden ontwikkeld en de complexiteit van eventuele onderhandeling. Raming zijn niet goed mogelijk. Voor beide varianten hanteren we een stelpost van:
2 * €80.0000 = €160.000 10. Verhuiskosten.
Bij
ambtelijke
ontvlechting
zal wel stevig
verhuisd en herschikt moeten worden. Een raming is niet goed
€75.000
mogelijk. Denk hierbij ook aan de mogelijke verplaatsing van 6.
Accountant en extra jaarwerk. Het gaat hier om het meerwerk
archieven. We hanteren een stelpost van:
van de accountant. Dat meerwerk is mede afhankelijk van de mate van harmonie en van de onderhandeling tussen de beide gemeenten. Het gaat hier om o.a. het opmaken van een liquidatierekening en het opzetten van een nieuwe begroting/rekening. Een raming is niet goed mogelijk. Wij hanteren voor beide varianten een stelpost van:
zullen alle medewerkers in de nieuwe organisaties geplaatst moeten worden. Een plaatsingscommissie bestaat uit 3 leden en secretaris.
Gemiddeld
dagtarief
€1.100.
Een
plaatsingsproces loopt bij deze omvang zeker 4 weken en kost de leden van de plaatsingscommissie 4 dagen per week: 4 * 4 * 4 * €1.100 = €70.400. 8.
Bij
ambtelijke
ontvlechting
kan
de
dienstverlening en huisstijl etc. onveranderd blijven. I n dat opzicht kan ook het extra communicatiewerk meevallen. We
9 * 1.200 = €10.800
Kosten plaatsingscommissie. Bij een ambtelijke ontvlechting
een
11. Communicatie.
ramen een bedrag van:
€100.000 7.
€150.000
12. Aanpassing huisvesting. Bij ambtelijke ontvlechting wordt de organisatie van 8KTD verdeeld over twee locaties Burgum en Buitenpost. Dat betekent een herschikking van mensen en middelen, maar niet per sé een aanpassing van de huisvesting. We ramen deze kosten dus voorlopig op: €0 13. Het maken van een sociaal statuut. Bij ambtelijke ontvlechting ontstaat de lastige situatie waarbij de medewerkers van 8KTD
| 29
geplaatst moeten worden bij twee gemeenten. Dat leidt tot
aan te trekken voor de kleinere gemeenten. In alle gevallen gaat
ingewikkelde plaatsingsvraagstukken, maar ook tot vragen over
het over grote bedragen.
de kostenverdeling (de kosten vallen in eerste instantie binnen het te liquideren 8KTD). Dat hangt ook weer af van de afspraken over “schoon door de poort”. Wij ramen het maken van dit sociaal statuut op 10 dagen à 1.300 euro. Ook hier geldt dat de onderhandelingen etc. in de kosten van de projectleider zijn toegerekend. 10 * 1.300 = €13.000
€1.110.000 15. Desintegratiekosten
materieel/contracten.
Bij
ambtelijke
ontvlechting wordt de gemeenschappelijke regeling 8KTD opgeheven en zullen er allerlei oplossingen moeten worden gevonden
voor
lopende
contracten,
maar
ook
voor
materieel/materieel dat in eigendom is bij 8KTD. Deze kosten zijn zonder nader onderzoek moeilijk te ramen (ICT-contracten
7.2. Incidentele Desintegratie- en aanloopkosten
separaat benoemd). Voor dit moment gaan we ervan uit dat bij de ambtelijke ontvlechting gemeenten allebei circa 10 extra
Het gaat hier om incidentele kosten die vaak wel over meerdere jaren verspreid zijn en die te maken hebben met de moeilijkheden van de afbouw en/of opbouw van organisaties. 14. Desintegratiekosten personeel. Bij ambtelijke ontvlechting kunnen de desintegratiekosten aardig oplopen. De totale perso neelskosten voor de Werkmaatschappij belopen ruim 37 miljoen op jaarbasis. Indien het slechts voor 1,5% van de medewerkers niet lukt om een passende plek te vinden dan zij n de desintegratiekosten het eerste jaar 370.000 euro. In het beste geval wordt dit bedrag in drie jaar afgebouwd. Bijvoorbeeld
aanbestedingen moeten doorlopen. Naar verwachting zal dit ook niet direct per wijzigingsdatum kunnen worden bewerkstelligd. Dit
kan
leiden
aanbestedingen
tot
vanwege
Aanbestedingsrechtelijk wijziging
van
tijdelijk is
contracten
aanbestedingsplicht.
De
onrechtmatigheden
de
gewijzigde
er sprake van en
ontstaat
kosten
van
voor
situatie.
een wezenlijke een
hernieuwde
een
openbaar
aanbestedingsproces liggen gemiddeld op € 15.000. Dat betekent (exclusief ICT-aanbestedingen; zie punt 16): 20 * 15.000 = €300.000
minus 30% voor het tweede jaar en minus 70% voor het derde jaar. Het grootste risico is mogelijk dat medewerkers vertrekken.
16. Aanpassingen ICT-toepassingen. Bij ambtelijke ontvlechting
De werving en tijdelijke invulling levert dan veel extra kosten op.
zullen de huidige ICT-systemen moeten worden beëindigd en
Bovendien is het de vraag of het mogelijk is alle specialismen
overgezet naar eigen systemen van de beide gemeenten. We gaan voorlopig uit van: | 30
16.1. Eventuele afkoop van contracten 8KTD Pm
18. Organisatieontwikkeling/management
development.
Na
een
16.2. Investeringen hardware ca. €300.000
ambtelijke ontvlechting ontstaan twee nieuwe organisaties die
16.3. Splitsing datacentrum €475.000
zichzelf zullen moeten ontwikkelen en zich moeten verhouden tot
16.4. Aanbestedingsprocessen. Het gaat om 100 contracten,
het bestuur. Het is moeilijk in te schatten wat daar de kosten van
waarvan er 40 de ondergrens van 30.000 passeren en
zijn, maar wij gaan uit van zeker 200.000 (voor de gemeenten
waarbij meervoudig onderhands moet worden aanbesteed,
samen).
d.w.z.: 40 * 2 gemeenten * 15.000 = 1.200.000 16.5. Implementatiekosten nieuwe ICT 10% van de nieuwe contractwaarde
van
€10
miljoen,
dat
wil
€200.000
zeggen
€1.000.000 €2.975.000 +Pm 17. Aanloopkosten van de nieuwe organisaties. Bij ambtelijke ontvlechting zullen de beide gemeenten een eigen nieuwe organisatie moeten opbouwen. Bij deze grote verandering zullen de nieuwe organisaties zich moeten “zetten”. Processen moeten worden ingeregeld, medewerkers moeten wennen op nieuwe plaatsen, niet alle medewerkers zitten direct op de juiste plek, bestuurders
moeten
hun
weg
vinden
etc.
Deze
kosten
manifesteren zich niet als financiële kosten, maar als verlies in productie of aan verlies aan kwaliteit of extra ziekteverzuim. Wij verwachten productieverlies in de eerste twee jaren. Daarbij gaan we uit van een verlies van 2,5% en 1,75% voor respectievelijk het eerste en het tweede jaar. Op een jaaromzet van 37 miljoen zijn dat flinke bedragen. (0,025 * 37.000.000) + (0,0175 * 37.000.000) = €1.572.500
| 31
7.3. Totaal
incidentele
financiële
effecten
ambtelijke
ontvlechting
Incidentele financiële effecten aanpassing 8KTD naar…
Ten opzichte van huidige situatie Volledig ontvlechten
Projectkosten Projectleiding bestuurlijke fusie Projectleiding ambtelijke ontvlechting Ambtelijke projectorganisatie bij ambtelijke ontvlechting Ontwerp en uitwerking organisatie bij ambtelijke ontvlechting (2x volledig) Medezeggenschap (BGO/BOR) ambtelijke ontvlechting Advocaat/juridisch advies (ontvlechten GR) ambtelijke ontvlechting Accountant en extra jaarwerk beide varianten Plaatsingscommissie (3 leden en secretaris) ambtelijke ontvlechting Ontwerp 2 functieboeken bij ambtelijke ontvlechting Verhuiskosten bij ambtelijke ontvlechting Communicatie bij ambtelijke ontvlechting Aanpassen huisvesting bij ambtelijke ontvlechting Sociaal statuut bij ambtelijke ontvlechting (ontwikkelen) Subtotaal
€ -163.200 € -1.497.088 € -200.000 € -75.000 € -75.000 € -100.000 € -70.400 € -160.000 € -150.000 € -10.800 nvt € -13.000 € -2.514.488
Incidentele desintegratie en/of aanloopkosten
Subtotaal
€ -1.110.000 € -300.000 € -2.975.000 € -1.572.500 € -200.000 € -6.157.500
Totaal incidentele financiële effecten
-€ 8.671.988
Desintegratiekosten personeel bij ambtelijke ontvlechting (gevolgen sociaal statuut) Destintegratiekosten materieel/contracten bij ambtelijke ontvlechting Aanpassingen ICT bij ambtelijke ontvlechting Aanloopkosten bij ambtelijke ontvlechting Organisatie-ontwikkeling/MD bij ambtelijke ontvlechting
| 32