09 - Bijlage 3 - Financiële consequenties BNF

Notitie

0

de Bibliotheek NooTd Frysiàn

Aan Van CC Datum

: 26 april 2024

Kenmerk

: 20240426/PS/SM

Onderwerp

: Gemeente Tytsjerksteradiel financiële consequenties

Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslán, hierna te noemen BNF, werkt voor negen gemeenten en binnen deze negen gemeenten zijn zes integrale clusters werkzaam. Dat zijn leesconsulenten en bibliotheekmedewerkers die gezamenlijk in een integraal team de doelstellingen uit het jaarplan realiseren. Het jaarplan is het kader waarbinnen het cluster zelforganiserend aan het werk is. Deze clusters worden ondersteund door een supportorganisatie die bovenlokaal georganiseerd is en voor alle zes clusters werken. Bij BNF verzorgen de medewerkers, met centrale ondersteuning, de programmering, op inhoud en uitvoer. In de businesscase van dBieb staan 89 uur ondersteunende diensten genoemd voor Tytsjerksteradiel die bij overgang van onderneming meegaan naar BNF. Door de manier waarop BNF is georganiseerd, is er geen werk voor deze medewerkers die werkzaam zijn op programmering (34 uur), unit digitaal, marcom, facilitair en servicebureau. Deze werkzaamheden zijn bij BNF bovenlokaal georganiseerd en BNF ziet niet dat deze bovenlokale ondersteunende diensten voor één extra cluster uitgebreid moeten worden. Wij bedden Tytsjerksteradiel in binnen onze bestaande organisatie. Wij willen voor Tytsjerksteradiel geen uitzondering maken en wij willen de efficiency en synergie

behouden. Concreet betekent bovenstaande dat BNF medewerkers voor 89 uur overneemt in het geval van overgang van onderneming waar geen werk voor is. Bij vacatures die binnen onze bovenlokale diensten ontstaan, zullen wij deze medewerkers moeten herplaatsen en daarvoor hebben we drie jaar. Voor de eerst drie jaar gelden de volgende personeelskosten: 89 uur per week staat gelijk aan een loonsom van € 148.000,- per jaar. Dit komt voor drie jaar neer op een bedrag van € 444.000,-. Hierbij rekenen we met het bedrag dat dBieb aan ons heeft doorgegeven. Het is niet uitgesloten dat tijdens de inbedding vacatures zijn bij BNF die door deze medewerkers kunnen worden ingevuld, maar deze garantie is er niet.

Voor de inbedding van de Tytsjerksteradiel verwachten wij daarnaast de volgende kosten te maken:

inzet uren 100

Projectgroep D/B - projectvoorzitter gesprekken medewerkers

200

HR adviseur HR medewerker

50 50

omzetten contracten per 1/1/2025 Inzet projectmedewerker

54 150

Overleg dBieb/BNF

20 €

Facilitair/ICT Overname huurcontracten

22.000 25

Overname overige contracten Kosten inrichtingen migratie kantoorautomatisering Fers

50 extern €

23.000

Collectie Overname aanschaf

40 €

1.000

Inhoud Inzet domeinspecialisten Jeugd en Onderwijs Nieuwe domeinspecialist Jeugd en Onderwijs

50 100

Basisvaardigheden

20

Leven Lang Ontwikkelen

10

Inzet organisatieadviesbureau tbv transitie naar zelforganisatie

extern €

21.000

€

10.000

Onvoorzien (15%) Onvoorziene kosten

Toelichting op de te verwachten kosten Projectgroep • Projectgroep Tytsjerksteradiel MT + HR + projectondersteuner 1.1

Overname medewerkers Gesprekken met de medewerkers Frontoffice Leesconsulenten Inzet van manager bibliotheken, domeinspecialist jeugd en onderwijs en HR Administratieve verwerking Omzetten van contracten medewerkers Onvoorzien indien medewerkers niet mee willen naar BNF, mogelijke werving en selectie. Speciale aandacht gaat uit naar de vrijwilligers, BNF werkt niet met vrijwilligers in de frontoffice, in overleg met dBieb moet een traject ingezet worden hoe afscheid te nemen van de vrijwilligers. Administratieve ondersteuning • Omzetten contracten per medewerker • Vrijwilligers Onvoorzien indien medewerkers niet mee willen naar BNF werving en selectie leesconsulenten en frontofficemedewerkers.

1.2

Facilitair • Overname huurcontracten • Overname servicecontracten, schoonmaak, kopieerapparaten, telefonie • Inbedding binnen BNF, logistiek, etc. • Inschatting van extra uren • Kantoorautomatisering overname en inbedding in BNF (opgave Fers € 20.000,-)

1.3

Collectie • Inbedding van de collectie van Burgum en Gytsjerk binnen BNF, inschatting van extra uren

1.4

Overleg gemeente In de overdracht van de D/B. Streven is het plan van aanpak voor najaar 2024 voor 1 september 2024 af te ronden, zodat het dossier overgedragen kan worden aan de nieuwe D/B.

3

Aanvullende opmerkingen Transitievergoedingen Mocht de overgang plaatsvinden en medewerkers daadwerkelijk overgaan dan zullen deze medewerkers, net als in alle andere clusters (zes) van BNF zelforganiserend moeten gaan werken. BNF heeft dit traject in 2021 ingezet en in de afgelopen jaren hebben we afscheid genomen van collega's die deze manier van werken niet zagen zitten en wij hebben met een transitievergoeding afscheid genomen. Wij kunnen nu niet inschatten hoe dat traject in Tytsjerksteradiel gaat verlopen en kunnen dus geen inschatting maken van deze kosten. Bij een overgang verwachten wij dat Tytsjerksteradiel garant staat voor deze kosten en deze kosten gaat betalen anders zou dit betaald moeten worden uit de personele reserve die de negen gemeenten nu hebben opgebouwd. De gemeente Tytsjerksteradiel moet hiervoor een garantie afgeven voor de komende jaren, want dit is een jarenlang traject. Bestuurlijk overleg BNF werkt voor negen gemeenten die samen staan voor BNF en gezamenlijk de subsidieovereenkomst hebben getekend. Alle kosten, inclusief huisvestingskosten, worden gedeeld. Het bestuurlijk overleg zal voorwaarden hebben op basis waarvan Tytsjerksteradiel onderdeel van BNF kan worden en onderdeel van deze voorwaarden zal een reserve zijn. Op 15 mei 2024 is er een bestuurlijk overleg waar de mogelijke overgang van Tytsjerksteradiel naar BNF op de agenda staat.

Reserve Daarmee kom ik op het volgende punt; de gemeenten die nu onderdeel uitmaken van het werkgebied van BNF zullen garanties van de gemeente Tytsjerksteradiel willen hebben om de eventuele tekorten te dekken. Het kan niet zo zijn dat in 2026 blijkt dat er tekorten zijn in 2025 die vervolgens uit de reserves van de andere gemeenten betaald moeten worden. Op 15 mei is er bestuurlijk overleg met de gemeenten waarvoor BNF werkt en dan zal dit punt ook geagendeerd worden. Uitgangspunt van onze subsidieovereenkomst is dat alle kosten gezamenlijk betaald worden, huisvesting, personeel en collectie. Er zal dus een bedrag voor reserve opgenomen moeten worden, mocht Tytsjerksteradiel opgenomen worden in werkverband BNF.

C!