09 - Bijlage 2 - Businesscase dbieb

business case Tytsjerksteradiel

30 juli 2024

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Inleiding (inclusief achtergrond en vraagstelling)

De gemeenteraad van de gemeente Tytsjerksteradiel heeft het college gevraagd om te onderzoeken of de uitvoering van het bibliotheekwerk, dat op dit moment uitgevoerd wordt door de stichting Bibliotheken Midden-Fryslân (dbieb), in de toekomst bij de stichting Bibliotheken Noord-Fryslân (BNF) ondergebracht kan worden. In de afgelopen jaren heeft de gemeenteraad twee keer eerder een overgang overwogen. Dit heeft destijds niet geleid tot een onderzoek of een besluit. De aanleiding voor het onderzoek dat thans voorligt, is de beeldvorming dat dbieb mogelijk minder goed in staat is om de plattelandsinfrastructuur te kunnen bedienen dan BNF. Door de aanvraag van dbieb, voor extra subsidie voor de jaren 2023 en 2024, is bovendien de vraag gerezen of er structureel meer subsidie nodig is om de dienstverlening te kunnen realiseren. De gemeenteraad heeft aangegeven dat het nu een goed moment is om te bezien of uitvoering door een andere organisatie wenselijk is. Er hebben inmiddels gesprekken plaatsgevonden tussen de gemeente en de directies van beide bibliotheekorganisaties. In die gesprekken is kenbaar gemaakt dat bij een eventuele overgang van de uitvoering van de bibliotheekdienstverlening van dbieb naar BNF, het belangrijk is dat dit de samenwerkingsrelatie tussen bibliotheekorganisaties niet zal schaden.

Immers is het zeer ongebruikelijk dat bibliotheken elkaars dienstverlening overnemen, uitgezonderd in het geval van gemeentelijke fusies. Tevens is door alle gesprekspartners uitgesproken dat de overgang slechts uitvoerbaar is wanneer aan de voorwaarden van BNF en dbieb wordt voldaan. Voor beide organisaties geldt immers dat er financiële- en arbeidstechnische consequenties zijn. Het kan en mag niet zo zijn dat de continuïteit van de een of andere organisatie in gevaar komt. De gemeenteraad van gemeente Tytsjerksteradiel heeft aangegeven tot een zorgvuldig gewogen besluit te willen komen. Hiervoor heeft de Raad het college gevraagd een duidelijk beeld te vormen van de consequenties van een eventuele overgang. Aan de organisatie van dbieb is gevraagd om informatie aan te leveren zodat de consequenties vanuit het perspectief van dbieb zichtbaar worden. Binnen het onderzoekskader is het van belang duidelijk in kaart te brengen wat de materiële en de immateriële impact is van de overstap. Het gaat hierbij met name over enerzijds de financiële gevolgen, anderzijds betreft het de gevolgen voor personeelsleden en de impact op de organisatie. Wij spreken ons vertrouwen uit dat de gemeente verantwoord omgaat met het gezamenlijk bereiken van een volwaardige bibliotheekdienstverlening voor de bewoners.

Hierbij is niet alleen de dienstverlening, maar tevens de bekostiging daarvan van groot belang. In de onderliggende businesscase gaan wij nader in op de impact van een eventuele overgang. De volgende pagina’s gaan in op: • Uitgangspunten pagina 3 • Veronderstellingen pagina 4 • Materiële impact pagina 5 • Financiële uitwerking pagina 8 • Immateriële impact pagina 9 • Overweging pagina 10

2

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Uitgangspunten -

-

De eventuele overgang van bibliotheekdienstverlening zou op zijn vroegst plaatsvinden 1 januari 2026. • Huurcontracten voor vestigingen worden in dat geval overgenomen door BNF. Het pand in Gytsjerk (in eigendom van dbieb) wordt mogelijk verkocht aan een externe partij en vervolgens terug gehuurd door BNF, dan wel rechtstreeks door dbieb verhuurd aan BNF. • In het geval van verkoop van het pand Gytsjerk komen de baten ten gunste van de algemene reserves van dbieb. Overname van materiële vaste activa van dbieb door BNF zijn tegen boekwaarde. Ten aanzien van personeel, in dienst ten gunste van de dienstverlening in de gemeente Tytsjerksteradiel gaan we uit van: • Overname personeel dat de dienstverlening uitvoert door BNF (indien personeel en ondernemingsraad daarmee instemmen) • Afvloeien boventallig personeel (met inachtname van de wettelijke regelgeving) • Inkrimpen omvang overheadfuncties (waaronder met zekerheid) • ICT • Facilitair • Servicebureau • Marketing & communicate • Compensatie frictiekosten door de gemeente Tytsjerksteradiel. Voor berekeningen gaan we uit van • Financiële cijfers jaarrekening dbieb 2022 • Financiële cijfers begroting dbieb 2024. • Aannames op basis van huidige stand van zaken en prijsniveaus.

NB: t.a.v. de personeel gerelateerde kosten dient rekening te worden gehouden met de alsdan geldende CAO afspraken en de daaruit voortvloeiende aangepaste en geïndexeerde bedragen.

3

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Veronderstellingen

Bij een overgang van de dienstverlening ontstaat er t.z.t. een situatie waarbij dbieb haar personeelbestand dient af te schalen, omdat de werkzaamheden voor de gemeente Tytsjerksteradiel worden overgedragen. Op dat moment is er sprake van: • uitfaseren van personeel in de uitvoerende dienstverlening • uitfaseren van personeel in de backoffice We gaan er in de veronderstelling vanuit dat personeel in de uitvoerende dienstverlening kan worden overgenomen. We realiseren ons echter ook dat de FTE werkzaam in de backoffice niet overgenomen kunnen worden. Er wordt dan ook van uitgegaan dat hier veel extra frictiekosten mee gemoeid zijn. De organisatie van dbieb werkt met 73 personeelsleden (51,7 FTE). De overstap heeft gevolgen voor de werkgelegenheid van 10 FTE (360 uur). Aangezien een groot deel van de medewerkers van dbieb in deeltijd werkt, zal deze maatregel gevolgen hebben voor meerdere medewerkers. Naast de personeelsleden in dienst, werken er veel vrijwilligers om de dienstverlening te ondersteunen. Wij gaan er in onze veronderstelling vanuit dat deze vrijwilligers de werkzaamheden mogen voortzetten in de nieuwe situatie. Immers is de inzet van lokale vrijwilligers een maatschappelijke taak van ons allen. Wij gaan er derhalve vanuit dat de contractuele afspraken t.a.v. vrijwilligersvergoedingen en -voorwaarden worden gerespecteerd.

In onze veronderstelling gaan wij er vanuit dat de verhuurders van de panden waarin dbieb is gevestigd medewerking verlenen aan het ‘naadloos’ over laten gaan van de overeenkomsten, naar BNF. Dit valt echter buiten onze competentie. Mocht er geen medewerking worden verleend, dan gaan wij er vanuit dat gemeente en dbieb samen tot een ‘fair practice’ oplossing komen. Wij gaan er in onze veronderstelling vanuit dat reserves die bestemd zijn voor de gemeente Tytsjerksteradiel vrijvallen en deze kunnen worden verrekend met de frictiekosten. Wij gaan er in onze veronderstelling vanuit dat de dienstverleningscontracten die met derden zijn afgesloten voor de ondersteuning op het gebied van ICT, de administratie en de schoonmaak, zoals overeengekomen, op tijd kunnen worden opgezegd. Daartoe geldt dat dit uiterlijk een half jaar vooruit moet worden gedaan.

4

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Materiële impact

De materiële impact valt uiteen in verschillende onderdelen. De betreffende onderdelen zijn hieronder uitgewerkt. •

Afvloeiing personeel c.q. deeltijdontslag

Op basis van de formatie per 2024 omvatten de bibliotheekactiviteiten in de gemeente Tytsjerksteradiel 360 uren (10 FTE). Deze uren worden ingevuld door 24 medewerkers. Een deel van deze medewerkers werkt uitsluitend voor de activiteiten in de gemeente Tytsjerksteradiel. Een ander deel van de medewerkers werkt deels voor de bibliotheekactiviteiten in Tytsjerksteradiel. Bij eventuele overname van de dienstverlening, zullen de dienstverbanden overgenomen moeten worden. In dat voorkomend geval, zijn de financiële gevolgen voor de dbieb beperkt. Dit zou mogelijk zijn voor de volgende functies: -

Bibliotheekmedewerkers (5) Medewerkers educatie (6) Ondersteunende diensten (4) Totaal

69,50 uur 109,00 uur 89,00 uur 267,50 uur (7,4 FTE)

Voor de resterende 92,50 uren (2,6 FTE) zal er inkrimping plaatsvinden. De consequentie is: -

Voor 3 medewerkers ontslag aanvragen Voor 6 medewerkers deeltijdontslag aanvragen. •

Extra ICT kosten

De huidige ICT systemen voor de bibliotheekactiviteiten in ons gehele werkgebied zijn gekoppeld in één systeem. Dit betekent dat de IT-infrastructuur moet worden ontvlochten en vervolgens opnieuw ingericht moet worden. Daarnaast worden er diverse licenties voor software gedeeld. Ook deze moeten worden herverdeeld. De ontvlechting en herinrichting levert een aanzienlijke eenmalige kostenpost op. •

Verlies synergievoordelen

Door de overgang van de bibliotheekactiviteiten gaan de synergievoordelen verloren. Inkrimping van de organisatie is vanwege o.a. meerjarige contracten (huur, dienstverlening) niet binnen een jaar te realiseren. De verwachting is dat er een periode van 3 jaar nodig is om te compenseren wat aan synergievoordelen verloren gaat. Het gaat in die periode om een graduele afname die uiteindelijk aan het eind van de 3 jaren geneutraliseerd zal zijn. Het verlies aan synergievoordelen is hieronder inzichtelijk gemaakt met een vergelijking tussen de gezamenlijke exploitatie in de huidige situatie (gemeenten Leeuwarden en Tytsjerksteradiel), en de situatie na eventuele afsplitsing (Leeuwarden afzonderlijk) De afsplitsing zal als gevolg hebben dat dbieb circa 21,6% omlaag gaat in baten en dit slechts door 20,4% minder lasten gecompenseerd wordt. Het verschil bedraagt 1,2%, wat gelijk staat aan € 65.000.

5

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

OMSCHRIJVING

HUIDIGE SITUATIE

SITUATIE NA AFSPLITSING

VERSCHIL *

baten: Subsidies Bibliotheekopbrengsten Specifieke dienstverlening Overige baten Projectbaten Vrijval bestemmingsreserves Totaal baten

€ € € € € € €

3.991.970 578.505 318.943 10.069 393.975 52.500 5.345.962

€ € € € € € €

3.189.002 461.679 274.278 10.069 216.686 38.500 4.190.214

€ € € € € € €

802.968 116.826 44.665 177.289 14.000 1.155.748

20,1% 20,2% 14,0% 0,0% 45,0% 26,7% 21,6%

lasten: Personeel Bestuur en organisatie Huisvesting Afschrijvingen Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Projectkosten Totaal lasten

€ € € € € € € € € € € €

2.857.333 148.751 889.444 92.499 157.125 14.436 232.989 483.697 69.213 11.500 393.975 5.350.962

€ € € € € € € € € € € €

2.307.648 126.331 737.977 77.875 137.930 13.124 213.917 363.026 53.184 11.500 216.686 4.259.199

€ € € € € € € € € € € €

549.685 22.420 151.467 14.624 19.195 1.312 19.072 120.671 16.029 177.289 1.091.763

19,2% 15,1% 17,0% 15,8% 12,2% 9,1% 8,2% 24,9% 23,2% 0,0% 45,0% 20,4%

Bedrijfsresultaat

€

-5.000

€

-68.985

€

63.985

Rentebaten Rentelasten

€ €

5.000 -

€ €

3.985 -

€ €

1.015 -

Resultaat uit gewone bedrijfsvoering

€

-

€

-65.000

€

65.000

6

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

•

Kosten voor advies en begeleiding

In het geval besloten wordt voor de overgang naar BNF, zal er een transitietraject plaatsvinden. Omdat dbieb geen kennis in huis heeft om een traject met een dergelijke omvang te begeleiden zal expertise van buitenaf ingehuurd moeten worden. Het betreft met name HRM en juridisch advies. •

Compensatie leenrecht

Bibliotheken betalen ieder jaar leenrecht als vergoeding voor de auteursrechten van de uitgeleende boeken en andere media. Dit wordt altijd met terugwerkende kracht in het daarvoor geldende jaar gefactureerd. Dit betekent dat het leenrecht dat betrekking heeft op 2025 pas in 2026 in rekening wordt gebracht. Er zal voor het leenrecht dat betrekking heeft op de bibliotheekactiviteiten in 2025 een stelpost moeten worden opgenomen. •

Verhuiskosten afdeling logistiek

Momenteel vindt de verwerking van boeken plaats in Hurdegaryp. Hier worden de boeken voor alle vestigingen van dbieb en scholen verwerkt. Bij ontvlechting van de activiteiten dient er een nieuwe locatie te worden gezocht voor de verwerking van de boeken voor de vestigingen en scholen in de gemeente Leeuwarden. Het gevolg is dat de huidige logistieke afdeling van dbieb verhuisd moet worden naar een nieuwe locatie. •

Onvoorziene kosten

Niet alle kosten die betrekking hebben op de overgang van activiteiten zijn op dit moment exact in te schatten. Er is daarom een stelpost voor onvoorziene kosten opgenomen. •

Vrijval reserves bibliotheken Tytsjerksteradiel

Er zijn in het verleden diverse reserves gevormd t.b.v. het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel. De algemene reserve is nihil. Dit komt doordat de algemene reserve is gebruikt om de negatieve exploitatieresultaten van de afgelopen jaren op te vangen. Momenteel zijn er wel bestemmingsreserves aanwezig. Deze bestemmingsreserves komen vrij te vallen bij de overgang van de bibliotheekactiviteiten. Het is aannemelijk dat deze worden verrekend met de frictiekosten.

7

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Financiële uitwerking

Hieronder volgt de uitwerking van de materiële impact (financiële gevolgen) van de overgang van de bibliotheekactiviteiten. Uitwerking is deels gebaseerd op huidige cijfers en veronderstellingen. Omdat er nog geen definitief besluit is genomen kunnen de definitieve bedragen nog niet worden aangegeven. Het gaat dus om een indicatie.

OMSCHRIJVING

TOELICHTING

BEDRAG

IMPACT

€ 120.000 € 12.000 € 8.000 € 140.000

€ 140.000

€

€

lasten: afvloeiing personeel/deeltijdontslag

transitievergoedingen jurdische bijstand begeleiding van werk naar werk

kosten ontvlechting/herinrichting ICT

12.000

12.000

€ 65.000 € 39.000 € 19.500 € 123.500

€ 123.500

inleen consultancy

€

15.000

€

15.000

compensatie leenrecht

€

18.000

€

18.000

verhuiskosten afdeling logistiek

€

5.000

€

5.000

onvoorziene kosten

€

10.000

€

10.000

compensatie verlies synergievoordelen

2026 (100%) 2027 (60%) 2028 (30%)

totaal lasten

€ 323.500

baten: vrijval reserves bibliotheken T'diel

vrijval algemene reserve (niet aanwezig) € € vrijval bestemmingsreserves €

19.655 19.655

€

-19.655

totaal baten

€

-19.655

Indicatie van de uiteindelijke frictiekosten

€ 303.845

De uiteindelijke frictiekosten zijn als gevolg van de jarenlange samenwerking en daardoor de natuurlijke afhankelijkheid van de gemeente, logischerwijs ten laste van de gemeente Tytsjerksteradiel. Als zodanig zouden de gevolgen voor dbieb ten aanzien van continuïteit en solvabiliteit nihil moeten zijn.

8

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Immateriële impact

De inhoud en het niveau van de dienstverlening van beide organisaties is identiek en vrijwel vergelijkbaar. Er is echter wel verschil in bedrijfscultuur. Het is onzeker of medewerkers die bij de overstap betrokken zijn hun werk/carrière willen vervolgen bij BNF. Er dient rekening te worden gehouden met de mogelijkheid dat zij in een krappe arbeidsmarkt banen voor het uitkiezen hebben. Indien meerdere medewerkers ervoor kiezen geen medewerking te verlenen aan een overgang dan heeft dit consequenties, waaronder de continuïteit van de dienstverlening. De overstap betekent een reorganisatie voor dbieb met als gevolg ontslagen op diverse plekken. Dit heeft tevens gevolgen voor de situatie waarin mensen zich bevinden en kan ingrijpende gevolgen voor hun dagelijks leven hebben.

Bij dbieb is een groot aantal vrijwilligers werkzaam. Zowel in de frontoffice als bij de Digi-Taalhuizen (taallessen aan mensen van buitenlandse afkomst en mensen met taalproblemen) en bij het organiseren van activiteiten. Bij een overgang moet er een duidelijke garantie zijn dat er zorgzaam en met respect met de vrijwilligers wordt omgegaan. Mede door de visie op vrijwilligerswerk bij BNF is te verwachten dat er geen vrijwilligers worden ingezet voor de werkzaamheden zoals nu gebruikelijk in de vestigingen in de gemeente Tytsjerksteradiel. Dit zou betekenen dat een deel van de vrijwilligers hun vrijwilligerswerk kwijtraken. Ook voor deze mensen betekent dit een behoorlijke impact op hun dagelijks leven. Zij werken niet voor het geld, maar juist voor het sociale aspect en om een bijdrage te kunnen leveren aan de maatschappij. Het gevoel van waardevol kunnen zijn voor de maatschappij is essentieel. Voor de organisatie betekent de eventuele overgang een lange periode om het reorganisatieproces dat voorligt te volbrengen. Het betekent tevens onrust en zal ook impact hebben op de ontwikkelingen van het bibliotheekwerk. Deze zullen ongetwijfeld een vertraging oplopen en daarmee worden projecten duurder. We bevinden ons in een periode waarin de nieuwe bibliotheekwet zorgplicht van kracht wordt.

Het is van belang om met elkaar zorgvuldig te overleggen en een wel overwogen besluit te nemen. De samenwerking met gemeenten en provincie, maar ook de verregaande samenwerking met culturele partners, mag geenszins vertroebelen. Tevens is het van belang om bij een beslissing tot overgang in nauwe samenwerking met de gemeenten Tytsjerksteradiel en Leeuwarden de toekomstige ontwikkeling af te stemmen. Het is immers onwenselijk dat gemeenten en/of organisaties hierbij betrokken, schade ondervinden op korte dan wel lange termijn

9

Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân business case Tytsjerksteradiel

Overweging

Bij de gemeenteraad bestaan geruime tijd vragen en bedenkingen over de dienstverlening van dbieb. Bij nadere beschouwing blijkt echter dat er sprake is van aannames en/of informatie die niet uit de oorspronkelijk bron (dbieb) afkomstig zijn.

Zo zijn er twijfels of de dienstverlening niet voornamelijk uitgaat van de wensen van de grote stad. De vraag is ook of er wel voldoende aandacht is voor de behoefte van de inwoners vanuit de plattelandsgemeente en haar dorpskernen. Er zijn ook misverstanden omdat dbieb haar essentiële dienstverlening uitvoert, zonder daar veel woorden aan te geven. Dat betekent soms dat niet alle details op de website worden vermeld. De fraach dy 't geregeld weromkomt is de Fryske taal. Wy fine it net mear as logysk dat wy de Fryske taal yn alle fêstigingen behearskje. Dat jouwe wy yn de fêstigingen dúdlik oan en dêr binne wy grutsk. Mar wy fermelde it net nochris apart op ús website om 't wy it brûken fan de Fryske taal logysk fine. It is ek de reden wêrom wy graach mei lokale frijwilligers wurkje, dy 't ek nochris de omjouwing folle better kenne as wa dan ek fan bûtenôf. Sa heart it neffens ús (De vraag die regelmatig terugkeert is de Friese taal. Wij vinden het niet meer dan logisch dat wij de Friese taal in alle vestigingen beheersen. Dat geven wij in de vestigingen duidelijk aan en daar zijn we trots en fier op. Maar we zetten het niet op onze website, omdat wij dat logisch vinden. Het is ook de reden waarom wij zo graag met de lokale vrijwilligers werken, die ook nog eens de omgeving veel beter kennen dan wie dan ook van buitenaf.

Zo hoort het volgens ons.) Ook zijn er misverstanden over de berekening van de subsidie die wij aanvragen. Wij baseren ons op het bedrag van € 23 per inwoner (exclusief indexatie). Daar mag geen twijfel over bestaan. In de periode die achter ons ligt is tijdelijk extra ondersteuning gevraagd. Echter is er ook aan gewerkt om dit zoveel als mogelijk terug te betalen. Er is in dbieb een periode aangebroken waarin wij met veel energie en volledige inzet van onze medewerkers naar de toekomst van het bibliotheekwerk kijken. De aandacht gaat daarbij uit naar een brede dienstverlening, grote betrokkenheid bij het onderwijs, het sterker en (digi-)taalvaardiger maken van de inwoners, maar ook de lokale gemeenschap een ontmoetingsplaats bieden die bij hen past. Ook zijn wij ervan overtuigd dat de uitdagingen voor een aantal PO scholen binnen de gemeente Tytsjerksteradiel op het gebied van huisvesting, in gezamenlijkheid met dbieb een mogelijkheid bieden voor de toekomst. Daarover en over de brede dienstverlening, willen wij nog steeds graag in gesprek met de gemeente. Het is voor ons belangrijk uit te spreken dat, het opvangen van de transitiekosten en een investering in de aanloopkosten voor BNF voor de komende jaren, een bedrag van ruim € 700.000 te boven gaan. Dat betekent een grote uitgave om uiteindelijk vanaf 2026 nagenoeg eenzelfde dienstverlening te bieden.

Het is oprecht dat dbieb zich afvraagt of dit wel nodig is. Het uiteindelijke doel van dbieb is om een constructieve samenwerkingspartner van de gemeente Tytsjerksteradiel te zijn en dat voor de toekomst te waarborgen. Onze plannen voor samenwerking met de gemeente op het onderwijsterrein gaan verder. De eerste voorstellen daaromtrent zijn informeel besproken door de interim directeur met de wethouder, mevrouw Carolien de Pee. Binnen dat doel willen we een toekomstbestendige, betaalbare en hoogwaardige bibliotheekdienstverlening aan de bewoners bieden. Onze medewerkers en vrijwilligers zetten zich daar nu voor in en dat zullen ze elke dag blijven doen. Ik vraag u, gemeenteraad en college van de gemeente Tytsjerksteradiel om te overwegen mij uit te nodigen voor een open gesprek, opdat ik met u kan komen tot een voor de bewoners prachtige bibliotheektoekomst. Ik wol my hjir folslein foar ynsette! Norbèrt van Halderen Directeur-Bestuurder a.i. dbieb

10