09 - Bijlage 1 - Voorstel provincie Friese Projectenmachine

provinsje fryslàn provincie fryslàn 1,

V)

postbus 201 20 8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 5 2 (058) 292 59 25

Colleges van B&W van de Friese gemeenten

www.fryslan.fr1 provincie@fryslan.frl www.twitter.com/provfryslan

Leeuwarden, 6 april 2021 Verzonden,

- 9 APR. 2021

Ons kenmerk Afd./Opgave Behandeld door Uw kenmerk Bijlage(n)

01865219 Ondernemend en Energiek Fryslän J.A. Slijkhuis / +31 58 292 54 27 of j.slijkhuis@fryslan.fr1 Twee (Informatienotitie + Definitief Ontwerp FPM)

Onderwerp

: Vorming Friese Projectenmachine

Geacht College, Hierbij vragen wij uw aandacht voor de vorming van de Friese Projectenmachine. In het provinciale bestuursakkoord 2019-2023 is de ambitie verwoord om - in samenwerking met gemeenten, kennisinstellingen en bedrijfsleven/clusterorganisaties als partners - vanuit Fryslàn extra in te zetten op Europa. In het bijzonder gaat het daarbij om het verwerven van meer Europese middelen die kunnen bijdragen aan versterking van de brede welvaart in Fryslän. Het middel daartoe is het ontwikkelen van meer en betere internationale projecten vanuit Fryslän. Vanuit deze ambitie is sinds eind 2019 een keten van stappen gezet, waaraan Friese gemeenten volop hebben bijgedragen: het Friese Europadiner, de Beleidsbrief Fryslän en Europa 2020-2023 en de Uitvoeringsagenda Fryslän en Europa 23020-2023. In de Uitvoeringsagenda is gekozen voor de vorming van een Friese Projectenmachine (FPM) als gezamenlijk gedragen instrument om de ontwikkeling van Europese projecten vanuit Fryslàn een forse stimulans te geven. In de tweede helft van 2020 is onder leiding van een Stuurgroep bestaande uit bestuurlijke vertegenwoordigers van Friese partnerorganisaties een uitvoerig onderzoek uitgevoerd naar de vorming van de FMP.

- 1 /3-

Ons kenmerk:

01865219

e

--tl

provinsje fryslän provincie fryslän •

In januari 2021 is het Definitief Ontwerp voor de FMP besproken in het PO Europa & Internationalisering van de VFG en in een afzonderlijke informatiebijeenkomst waarbij veel gemeenten aanwezig waren. In die twee bijeenkomsten was sprake van veel enthousiasme over het concept van de FPM. Daarbij is afgesproken dat er vanuit de provincie een informatienotitie wordt opgesteld over nut en noodzaak van de FPM en de stappen die moeten worden gezet om tot vorming van dat instrument te komen. Deze notitie + het Definitief Ontwerp FPM treft u hierbij aan. U kunt dit materiaal gebruiken bij uw interne besluitvorming. Als college van GS hebben wij op 6 april 2021 ingestemd met de vorming van de FPM en met het provinciale aandeel in de exploitatiekosten. Er moeten echter nog diverse stappen worden gezet om de FPM daadwerkelijk van start te laten gaan. De beoogde start ligt rond de zomer van 2021. Wat de gemeenten betreft gaat het om besluitvorming over de volgende punten: 1. instemming met de vorming van de FPM op basis van het Definitief Ontwerp; 2. instemming met deelname aan de FPM, dat wil zeggen: met de voorgestelde gemeentelijke bijdragen in de exploitatiekosten van de FPM en met de personele inzet vanuit de eigen organisatie die volgens het DO wordt gevraagd. In de bijeenkomst van 27 januari jl.

is vanuit gemeenten het idee geopperd om ten behoeve van de gemeentelijke besluitvorming regionale informatiebijeenkomsten voor raadsleden te organiseren. Als Provincie zijn wij graag bereid daaraan bestuurlijk en ambtelijk onze actieve bijdrage te leveren, wanneer gemeenten daartoe het initiatief nemen. In de informatienotitie wordt aangegeven dat de FPM bestaat uit twee elementen: a. een samenwerkingsverband van Provincie, gemeenten, kennisinstellingen en clusterorganisaties om de betrokkenheid bij de Friese inzet op Europa vorm te geven; b. een Uitvoeringsteam - voor de feitelijke werkzaamheden rondom de bevordering van projectontwikkeling - dat via een subsidierelatie ondergebracht gaat worden bij de Stichting lnnovatiepact Fryslàn. Wat betreft de subsidierelatie wil ons College graag met de gemeenten onderzoeken of het mogelijk is om de Provincie hierbij als 'coördinerend subsidiënt' te laten optreden. Dat houdt in dat de subsidierelatie met de Stichting IPF via de Provincie loopt en dat gemeenten de Provincie machtigen om dit af te handelen. De jaarlijkse gemeentelijke bijdragen in de kosten van het Uitvoeringsteam FPM zouden in die constructie overgemaakt worden aan de Provincie. De Provincie handelt de subsidie af en legt hiervan jaarlijks verantwoording af aan de gemeenten.

Naast de subsidierelatie voor het Uitvoeringsteam is er sprake van subsidies die initiatiefnemers kunnen aanvragen voor het inschakelen van professionele begeleiding bij het ontwikkelen van projecten (zgn. 'vouchers' voor o.a. het schrijven van projectaanvragen) of in specifieke gevallen voor uitvoering van projecten.

-2/3-

Ons kenmerk:

01865219

provinsje fryslàn provincie fryslàn t,

Deze ondersteuningssubsidies worden ook betaald uit de bijdragen van de Provincie en de gemeenten. Ook hiervoor willen wij graag onderzoeken of het mogelijk is om het gemeentelijke deel van de gelden te laten beheren en besteden door de Provincie, die hiervan vervolgens weer verantwoording aan de gemeenten aflegt. Voor de goede orde: deze ondersteuningssubsidies moeten uit een oogpunt van transparantie en zorgvuldigheid worden afgehandeld door een overheidsinstantie en niet door de Stichting IPF. Beide constructies zijn bedoeld om nodeloze bureaucratie voor de gemeenten en voor de Stichting IPF te voorkomen en om het functioneren van de FPM zo soepel mogelijk te laten verlopen. De samenwerkingsrelatie tussen de Friese partners en hun financiële en personele betrokkenheid bij de FPM willen wij graag vastleggen in een convenant dat door alle partijen wordt ondertekend. Wij komen hier binnenkort bij u op terug. Mocht u naar aanleiding van deze informatie nog vragen hebben, dan staan wij daarvoor graag ter beschikking. U kunt dan contact opnemen met de behandeld ambtenaar (Jan Slijkhuis), genoemd in de kop van deze brief.

rde Staten van Fryslàn,

RE. Bouius - Riemersma, MBA MCM, secretaris

voor de7P. _ rle '"r.()-provlncieser.re.taris

-3I3-

Ons kenmerk:

0·18652 "19

De Friese Projectenmachine Informatienotitie voor de Friese gemeenten

Inleiding De Europese Unie kent binnen haar begroting vele programma's waarmee ze haar doelen en ambities - op het terrein van bijvoorbeeld economie, landbouw, klimaat, energie, natuur, mobiliteit, scholing, gezondheid of cultuur - probeert te bereiken. Die programma's werken steevast met het indienen van projecten waaraan - bij goedkeuring - Europese middelen worden toegekend. In veel gevallen is internationale samenwerking tussen regio's een vereiste en bijna altijd is het leveren van een eigen bijdrage ( cofinanciering genoemd) noodzakelijk. Sommige programma's worden uitgevoerd via de lidstaten of regio's binnen die lidstaten (bijv. EFRO, het Europees Fonds voor de Regionale Ontwikkeling). Andere werken Europabreed op bepaalde thema's (bijv. Horizon Europe). In beide gevallen staat de kwaliteit van projecten centraal en vooral bij de Europa-brede programma's is de concurrentie erg groot: alleen de beste projecten maken kans van slagen. Fryslän slaagt er in vergelijking met andere Nederlandse regio's minder goed in om aan te haken bij Europese ambities. Dat blijkt uit het lage bedrag aan Europese middelen dat in Fryslän neerdaalt. En dat zegt weer iets over het aantal en de kwaliteit van de Europese projecten die vanuit Fryslän worden ingediend: we blijven hierin achter bij de rest van Nederland.

Met meer samenwerking tussen overheden, kennisinstellingen, bedrijfsleven, clusterorganisaties en IPF kan Fryslän meer Europese middelen binnenhalen om te investeren in de brede welvaart. In deze notitie leest u hoe we dat willen doen en wat we van u vragen. Waarom mist Fryslän veel kansen in Europa? In Fryslän zijn we al jaren actief als het gaat om Europa. Daar zijn duidelijke succes geboekt: denk bijv. aan het Friese Merenproject uit het verleden (forse Europese bijdragen voor de vele aquaducten) of aan de ontwikkeling van de watertechnologie rondom Wetsus. En ook de verkiezing van Leeuwarden-Fryslän tot Europese Culturele Hoofdstad in 2018 past in dat rijtje. Die spraakmakende successen hebben één ding gemeen: ze zijn tot stand gekomen door intensieve samenwerking en extra inzet van mensen en middelen binnen Fryslän. Het ontwikkelen van goede Europese projecten is geen eenvoudige zaak. Het begint met goede ideeën, maar het wordt al snel een kwestie van inspelen op Europese ambities. Want Europese middelen zijn niet bedoeld om financiële gaten in nationale of regionale plannen te vullen, maar om ondersteuning te geven aan uitstekende projecten die bijdragen aan het realiseren van de Europese ambities. Kennis van die ambities en van de verschillende Europese regelingen is dus belangrijk.

Ook is het vaak noodzakelijk om partners in andere Europese regio's te vinden en dus te opereren in internationale netwerken. Verder moet de cofinanciering geregeld zijn en er moet capaciteit zijn om een project ook te kunnen uitvoeren. En daarmee komen we bij het fundamentele probleem waarmee Fryslän te kampen heeft in haar inzet op Europa: de structuur is kleinschalig en dun en er wordt te versnipperd gewerkt. 1

Fryslän mist bijvoorbeeld instellingen als de Rijksuniversiteit en het UMCG die in Groningen fungeren als de grote 'projectenfabrieken'. Er zijn in Fryslän enkele duidelijke voorlopers (onder overheden, kennisinstellingen en bedrijven) die al stevig actief zijn in Europa. Maar daarnaast kenmerkt Fryslän zich door veel MKB-bedrijven met weinig internationale oriëntatie, relatief kleinere gemeenten die de weg naar Europa nog niet of nauwelijks hebben gevonden en enkele kennisinstellingen waarvoor dat ook geldt. En er wordt in Fryslän naar verhouding weinig samengewerkt en uitgewisseld als het om Europa gaat.

Onze ambitie In Fryslän leeft een breed gedragen besef van onze povere resultaten in Europa en de wens om dit aan te pakken. Het provinciale Bestuursakkoord 2019-2023 formuleert op dit punt een heel duidelijke ambitie: de brede welvaart in Fryslän moet worden versterkt. Daarvoor is extra inzet op Europa noodzakelijk om de komende jaren een bedrag van tenminste€ 130 mln. aan Europese middelen in Fryslän te laten neerdalen. En die extra inzet moet worden bereikt door samenwerking in een brede coalitie van Friese partijen. In december 2019 is de urgentie van extra inzet op Europa en van een brede samenwerking van Friese partijen onderschreven tijdens het Friese Europadiner, waaraan een groot aantal vertegenwoordigers van provincie, gemeenten, kennisinstellingen, bedrijfsleven, clusterorganisaties en het lnnovatiepact Fryslän (IPF) heeft deelgenomen. Vervolgens heeft de provincie in mei 2020 - met bijdragen vanuit gemeenten, kennisinstellingen, bedrijfsleven, clusterorganisaties en het IPF - de Beleidsbrief Fryslän en Europa 2020-2023 en de bijbehorende Uitvoeringsagenda vastgesteld. In deze beide stukken is aangegeven op welke inhoudelijke thema's 1 Fryslän Europa iets te bieden heeft (niet 'halen' maar 'brengen' staat centraal) en hoe dit het beste kan worden aangepakt.

De Friese Projectenmachine: een concrete Friese samenwerking gericht op Europa In de Uitvoeringsagenda Fryslän en Europa 2020-2023 wordt gekozen voor de oprichting van een instrument dat - via gerichte samenwerking van Friese partijen - moet zorgen voor het ontwikkelen van meer en betere Friese projecten die met succes een beroep kunnen doen op Europese middelen. Dat instrument heeft als werknaam de Friese Projectenmachine (FPM) en daarmee moet in de nieuwe Europese programmaperiode 2021-2027 een bedrag van tenminste€ 130 mln. aan Europese middelen worden binnengehaald, als bijdrage aan het versterken van de brede welvaart in Fryslän. De afgelopen maanden hebben een Stuurgroep en een ambtelijke Regiegroep het ontwerp voor de FPM opgesteld. De Stuurgroep en de Regiegroep bestaan uit vertegenwoordigers van de partijen die samenwerken om de Friese inzet op Europa te versterken: provincie, gemeenten, kennisinstellingen, bedrijfsleven, clusterorganisaties en IPF.

1

Dit zijn binnen het brede concept van de Duurzame Dynamische Delta: Watertechnologie, Circulaire Economie, Natuurinclusieve Landbouw, Maritieme Sector, LF2028, Mobiliteit, Digitalisering, Van zorg naar positieve gezondheid, Landbouw breed, Andere onderwerpen die voor Europa interessant zijn en bijdragen aan het bevorderen van de brede welvaart in Frvslän 2

Brede bas is

Excellente top/pote:ntials

De FPM biedt een brede basis aan laagdrempelige ondersteuning zodat alle

De FPM biedt hoogwaardige ondersteuning rond die speerpunten waar Friese partners

Friese partners kunnen aanhaken en de mogelijkheid krijgen om Europe Ready te

Europees autoriteit kunnen worden en/of blijven, en waar we vanuit een sterke

worden en te participeren in Europese

Europese positie kunnen werken aan cross-

projecten. Een belangrijk deel komt hierbij voort uit het programma Europe Ready

sectorale innovatie en samenwerking in het Friese ecosysteem.

Fryslan, waarbij van partners wordt verwacht dat ze actief meedoen, en zich bekwamen in het verwerven en managen van Europese subsidieprojecten.

Kerntaken hierbij zijn: •

het aanbieden van overzicht over calls en tenders;

•

het geven van inzicht in andere Friese initiatieven;

•

het organiseren en faciliteren van workshops en trainingen;

•

en het aanbieden van kennis en advies.

Kerntak.en hierbij zijn: •

(mede)initiëren, regisseren, ontwikkelen, ondersteunen en coördineren van missiegedreven lighthouse projecten;

•

ondersteunen netwerkontwikkeling en opbouwen coalities vanuit Fries ecosysteem; het ondersteunen en organiseren van projecten binnen het Friese ecosysteem; het organiseren van cofinanciering en het ontwikkelen van het Europese consortium.

• •

Het ontwerp van de FPM (bijlage) geeft gedetailleerd aan wat er nodig is om in Fryslän tot meer en betere Europese projecten te komen. Hierin staat ook hoe de FPM bestuurlijk en organisatorisch opgezet is. In grote lijnen komt het erop neer dat de FPM een samenwerkingsverband kent van deelnemende partijen (provincie, gemeenten, kennisinstellingen en clusterorganisaties) en daarnaast een uitvoeringsorganisatie voor het concrete begeleidingswerk om ideeën te helpen uitwerken tot echte projecten. De Uitvoeringsorganisatie wordt ondergebracht bij de Stichting IPF en krijgt een subsidierelatie met de overheden.

Waarom is de FPM belangrijk voor Friese gemeenten? De FPM is bedoeld als instrument om - via een gezamenlijke aanpak - meer en betere projecten te realiseren die bijdragen aan versterking van de brede welvaart in Fryslän. Daar profiteert uiteindelijk heel Fryslän van. Het rapport geeft aan dat de FPM als die volledig operationeel is, tenminste€ 15 mln. per jaar aan Europese middelen voor Fryslän moet kunnen binnenhalen, tegenover ca. € 1,2 mln. aan jaarlijkse exploitatiekosten. In gemeenten leven vaak wel ideeën die interessant zijn om tot Europese projecten uit te werken, maar het ontbreekt meestal aan menskracht om dat aan te pakken. Een bundeling van deskundigheid en middelen in de FPM maakt het ontwikkelen van projecten veel gemakkelijker, effectiever en goedkoper dan het pionieren of inhuren op eigen houtje. Daar komt bij dat de FPM door haar kennis van het veld in Fryslän en van internationale netwerken ook sneller projectideeën kan verbreden naar meerdere partners. Daardoor ontstaan eerder voorstellen die voor Europa interessant zijn, wat de kans op honorering vergroot.

3

Bij honorering van projectvoorstellen komt er meer Europese financiering naar Fryslän die ook in gemeenten neerdaalt. Dal geldl ook voor provinciale cofinanciering die vaak een groot deel van de totale cofinanciering uit de regio omvat. Met deze gezamenlijke aanpak zorgen we ervoor dat ook gemeenten meer en slimmer Europese middelen kunnen binnenhalen. Dat kan bijdragen aan meer investeringsruimte voor gemeenten en dat is extra belangrijk nu hun financiële positie onder druk staat. Verder zorgt deelname aan de FPM voor opleidingsmogelijkheden en begeleiding voor het gemeentelijke ambtelijk apparaat. En ten slotte krijgen gemeenten via de FPM toegang tot veel gebundelde kennis over Europa en tot internationale netwerken waar zo aan kunnen deelnemen. Daarmee kunnen ze nieuwe contacten leggen en nieuwe ideeën opdoen om zelf of via bedrijven en instellingen in hun gebied - actief op te treden in Europa.

Wat is er nodig om een succes te maken van de Friese Projectenmachine? Deelname aan de FPM staat open voor alle partijen uit de genoemde geledingen. De deelname is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Van alle partners wordt verwacht dat zij een actieve bijdrage leveren om de FPM tot een succes te maken. Dat betekent inzet van medewerkers om de samenwerking met de FPM mogelijk te maken en vlot te laten verlopen, projectideeën ophalen en doorgeven, eigen netwerken openstellen voor andere partners en mensen uit de eigen organisatie stimuleren en de ruimte bieden om deel te nemen aan het programma Europe Ready Fryslän2. Daarnaast zullen de exploitatielasten van de FPM worden betaald door de provincie, de deelnemende gemeenten en enkele kennisinstellingen. De ontwikkeling en de verdeling van de exploitatielasten verlopen volgens een opbouw- en ingroeimodel, waarbij de FPM in 2025 haar volledige omvang zal bereiken. In 2024 zal de kostenverdeling tussen provincie en gemeenten/kennisinstellingen 40% - 60% zijn. In de jaren 2021-2023 geldt het ingroeimodel, waarbij de provincie - aflopend - meer betaalt dan 40% en de gemeenten/kennisinstellingen - oplopend - minder dan 60%.

2 Om in Fryslän direct uit de startblokken te komen bij de nieuwe Europese programmaperiode 2021-2027 is in

2019 het initiatief Europe Ready Fryslän www.europereadyfryslan.nl ontstaan. Dit initiatief van de gemeenten Sudwest-Fryslàn en Leeuwarden en de provincie Fryslän, is nadrukkelijk gericht op de Friese overheden, ondernemingen en kennisinstellingen. Doel is om door middel van een uitgebreid workshopprogramma kennis te delen en op te bouwen. Kennis op het terrein van Europees beleid, netwerken, lobby en het benutten van financieringskansen. In 2020 vond een aantal initiatieven plaats.

BEZOEKERS ~

;i~ ONIJI RNf"MfRS

~ OV[RIIEID

Daarbij is samen gewerkt met o.a. Europa Decentraal, de VNG team Europa, Samenwerkingsverband NoordNederland (SNN), VNO-NCW Noord, Dutch Culture, Toerisme Alliantie Friesland, Learning HUB Friesland, het European Tourism Futures lnstitute (EFTI) en Healthy Ageing Network Noord Nederland (HANN). Het Programma Europe Ready Fryslän wordt opgenomen in de FPM.

4

Hoe ziet die kostenopbouw eruit en wat betekent dat voor de gemeenten?

Jaar

totale kosten bijdrage provincie

bijdragen gemeenten + kennisinstellingen

2021

€ 435.000

€ 260.000

€ 175.000

2022

€ 863.000

€ 475.000

€ 388.000

2023

€ 1.073.000

€ 536.500

€ 536.500

2024

€ 1.083.000

€ 433.000

€ 650.000

-------------- 2024: evaluatie en besluit: doorgaan of stoppen ------------------------------------2025: € 1.203.000

€ 483.000

€ 720.000

2026

€ 1.188.000

€475.000

€ 713.000

2027

€ 1.203.000

€ 483.000

€ 720.000

Opmerkingen de FPM start naar verwachting rond de zomer van 2021. Daarom zijn de kosten in het eerste jaar aanzienlijk lager de kennisinstellingen leveren bijdragen 'in natura' (o.a. accommodatie voor activiteiten Europe Ready Fryslän, netwerkbijeenkomsten, publiciteit en een medewerker voor de Uitvoeringsorganisatie). Deze bijdragen vertegenwoordigen een waarde van€ 125.000 per jaar (in 2021: € 60.000) de gemeentelijke bijdragen zijn gebaseerd op bedragen per inwoner, onder de volgende uitgangspunten: o Het aantal inwoners per 1 januari van het lopende jaar (in 2021 voor heel Fryslän: 650.000) o Alle gemeenten doen mee. In dat geval wordt de inbreng van de kennisinstellingen afgetrokken van de gemeentelijke bijdragen o Als onverhoopt een gemeente niet aansluit, wordt die bijdrage afgetrokken van de inbreng van de kennisinstellingen en vullen de andere gemeenten het gat weer aan als iedere gemeente meedoet, zien de gemeentelijke bijdragen er als volgt uit: o 2021: € 0, 18 per inwoner o 2022: € 0,41 per inwoner o 2023: € 0,64 per inwoner o 2024: € 0,81 per inwoner

We maken afspraken met elkaar en leggen die vast in een convenant De deelnemers maken afspraken die zullen worden vastgelegd in een convenant, de Friese Europa Deal, dat door alle partijen zal worden ondertekend. In het convenant staat vermeld: • wat het doel is van de gezamenlijke Friese inzet op Europa • hoe de FPM hieraan bijdraagt • welke partijen deelnemen • welke bijdragen zij leveren (in geld, in menskracht en in activiteiten) • hoe de governance van de FPM eruitziet • wat de looptijd van de afspraken is 5

• •

dat er in 2024 een tussentijdse evaluatie van de FPM plaatsvindt wat de procedure is bij tussentijdse toetreding van nieuwe deelnemers

De FPM zal alleen werkzaamheden verrichten voor partijen uit de partnergeledingen (provincie, gemeenten, kennisinstellingen, clusterorganisaties) die het convenant hebben ondertekend. Hiermee moet 'free rider gedrag' worden voorkomen. De FPM is bedoeld voor de hele looptijd van de nieuwe Europese programmaperiode 20212027. Echter, de FPM zal zich moeten bewijzen en daarom zal in 2024 een tussentijdse evaluatie plaatsvinden. Daarin zal worden beoordeeld of de FPM aan de verwachtingen voldoet en op welke punten veranderingen noodzakelijk zijn. Dit betekent dat de deelnemende partijen ieder voor zich in 2024 op basis van de evaluatie een formeel besluit zullen nemen of zij de samenwerking willen voortzetten tot en met 2027 of dat zij uit het convenant stappen.

6

Ontwerp Friese Projecten Machine

Definitief Ontwerp -versie 16-12-2020

Definitief Ontwerp Friese Projecten Machine - 16 December 2020 Auteur: Bart Vol kers -

e

ProActBlue

- ProActBlue Management & Advies

Betrokkenen in kernteam voor ontwerp: Jan Slijkhuis (Provincie Frvslàn), Sander Bos (Provincie Frvslän), Hans Paul van der Snee (Innovatie Pact Frvslán), Bart Vol kers (ProActBlue Management & Advies) Betrokken in regiegroep voor ontwerp: Jan Slijkhuis (provincie Frvslán, voorzitter), Sander Bos (provincie Frvslän}, Anke Hoekstra (F4 gemeenten), Ruud de Smit (F4 gemeenten), Joke van der Veen (overige gemeenten), Piet Brouwer (overige gemeenten), Jan van der West (HBO), Paula Bijvoets (MBO), Erna van der Werff (deskundige projectontwikkeling), Sjoerd Bootsma (maatschappelijke organisaties), Hans-Paul van der Snee (bewaker gezamenlijkheid, verbindingsofficier), Martine Brandsma (deskundige projectontwikkeling),Jan-Willem van Kruyssen (deskundige projectontwikkeling), Bart Volkers (deskundige projectontwikkeling, schrijver van het ontwerp).

2

Inhoud Management samenvatting

4

Inleiding: opdracht, visie en ontwerp

7

1

10

EUROPESE CALLS & TENDERS 1.1

Screenen & filteren van EU calls & tenders

10

1.2

Workshops Europe Ready Fryslän

10

1.3

Ondersteuning op inschrijven op cal Is & tenders (voucher)

11

2

3

4

5

6

7

PROJECTONTWIKKELING EN -UITVOERING

13

2.1

Overzicht Friese projectideeën en projecten

13

2.2

Adviseren, verbinden en coachen projectontwikkeling

14

2.3

Initiatie en aanjagen missiegedreven Flagship projecten

15

2.4

Kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling en -uitvoering

16

NETWERKEN & COALITIES

17

3.1

In beeld brengen strategische partners

17

3.2

Bemiddeling en verbinding met partners

17

3.3

Netwerkvorming & coalitie ontwikkeling (voucher)

18

3.4

Beïnvloeding programma's en beleid

19

COMMUNICATIE & PROMOTIE

21

4.1

Ontwikkelen en bijhouden website en online media

21

4.2

Communicatie & zichtbaarheid Europese events

21

ORGANISATIE EN VERANTWOORDING

22

5.1

Coördinatie en organisatie

22

5.2

Monitoring & evaluatie

24

BEGROTING EN FINANCIERING

25

6.1

Begroting

25

6.2

Financieringsstrategie

25

Inbreng vanuit partners

28

3

Management samenvatting Opdracht

Onder de voorlopige werknaam 'Friese Project Machine (FPM)' willen kennisinstellingen, clusters, gemeenten en provincie samenwerken aan het benutten van kansen die Europa ons biedt. Dit door het ontwikkelen en verwerven van kwalitatief hoogwaardige Europese projecten, door het opbouwen en onderhouden van belangrijke netwerken, en door het investeren in de eigen opbouw van kennis, capaciteit en expertise. De FPM is een vliegwiel voor bedrijven, kennisinstellingen, clusters en overheden om hen te inspireren, te informeren en te begeleiden naar Europese samenwerking en financiering. Aanleiding en achtergrond

Europa wordt voor regio's steeds belangrijker en dat geldt ook voor Frvslän. We constateren dat Frvslän in vergelijking met andere provincies (ook in Noord-Nederland) minder weet te profiteren van de kansen die Europa biedt. Met name op het verwerven van Europese fondsen. Wat hierbij meespeelt is de kleinschalige en vaak versnipperde structuur die Frvslán kenmerkt, en het feit dat Frvslàn onvoldoende capaciteit en kennis heeft als het gaat om projectverwerving en - management. Onze kracht moet liggen in samenwerking, in een gedeelde verantwoordelijkheid van kennisinstellingen, bedrijven (clusters), gemeenten en provincie om kwalitatief hoogwaardige projecten te ontwikkelen. De gezamenlijke wens daarbij is om tot een 'Friese projectenmachine' te komen, en daarmee als regio en individuele partijen te leren voor en te presteren in Europese projecten en netwerken. Ambitie

De FPM draagt bij aan het bereiken van de missies en doelstellingen van Europa via Friese organisaties. Natuurlijk in zoverre deze ook aansluiten op de eigen doelen en belangen rond het versterken van de brede welvaart. Het kader en de focus daarvan worden bepaald door de Regionale Innovatie Strategie (RIS3), de Beleidsbrief en Uitvoeringsagenda Frvslän en Europa, en het missiegedreven innovatiebeleid. De ambitie is dus om een bijdrage te leveren aan Europese missies en doelen, die aansluiten bij onze missie op brede welvaart. Hiermee stimuleren we innovatie, doen we nieuwe kennis op, versterken we onze nieuwe netwerken, creëren we publiciteit en beïnvloeden we beleid. Een belangrijke prestatie indicator hierbij is om in de periode 2021 - 2027 €130 miljoen aan Europese middelen te verwerven voor projecten in onze provincie. Hiervan zal naar verwachting 60% verworven worden via de FPM en 40% via Pijler 2 van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid. Aanpak

In deze rapportage is het definitief ontwerp van de FPM uitgewerkt aan de hand van drie onderdelen: 1. EU cal Is & tenders - de Europese instrumenten waarmee Europese middelen ontsloten kunnen worden; 2. Friese ideeën & projecten - de initiatieven in en vanuit Frvslän die bijdragen aan de Europese missies; 3. EU Netwerken - de netwerken & coalities die noodzakelijk zijn voor Europese samenwerking. Waar gewenst en nodig zijn er instrumenten om te helpen bij opbouw van kennis voor projectmanagementen uitvoering. Binnen het gehele ontwerp is er aandacht voor leren, ontwikkelen en presteren. Dat geldt voor ons als samenwerkende regio, als individuele partners en als FPM zelf.

4

EU CALLS & TENDERS Ontvangen & bijhouden

Regisseren & inschrijven

Meedenken& beïnvloeden

Opzoeken&

Initiëren & ontwikkelen

FRIESE IDEEËN & PROJECTEN VOOR EU

Ontvangen& bijhouden

regisseren

EU NETWERKEN Bijhouden S onderhouden

Regisseren

~ De goede combinatie van de drie hoofdonderdelen - zoals beschreven in deze rapportage - zorgt ervoor dat er in Frvslän meer succesvolle EU projectaanvragen plaatsvinden, en er meer Europese euro's naar Frvslán komen. Binnen enkele jaren verwachten we daarbij jaarlijks ruim EUR 15.000.000,= aan EU subsidie te kunnen binnenhalen. Het programma is met de huidige kennis en inzichten ontworpen. Met elkaar onderkennen we dat er binnen het programma ruimte moet zijn om te ontwikkelen en in te spelen op de kansen die zich voordoen. Het kunnen bijsturen en ruimte houden in de uitvoering is essentieel om op een effectieve manier de gezamenlijke ambitie te kunnen realiseren. Doelgroep

De FPM ondersteunt alle organisaties in Frvslän die binnen Europa willen samenwerken, zich willen ontwikkelen, en zich beter willen positioneren. De FPM biedt daarbij een laagdrempelig standaardpakket voor ondersteuning in de breedte, én maatwerk rondom kernthema's en speerpunten met internationale concurrentiepositie. Er wordt aangesloten bij aanpalende initiatieven in Noord-Nederland, Nederland en Europa. Onderdeel van de ondersteuning is het helpen bij het opbouwen van de samenwerking binnen Noord-Nederland en met andere regio's in Nederland en Europa. Er is daarbij aandacht om zowel kleine als grote initiatieven - van bedrijven, overheden, kennisinstellingen en andere organisaties - te helpen. Activiteiten en organisatie

In onderstaand overzicht zijn de activiteiten van de FPM weergegeven. Deze activiteiten zijn nader uitgewerkt in dit Definitief Ontwerp.

Europese Calls & Tenders

Screenen & filteren van EU calls & tenders

Projectontwikkeling & uitvoering

Netwerken & coalities

Overzicht Friese projectideeën en projecten

In beeld brengen strategische partners

Adviseren, verbinden en coachen projectontwikkeling

Bemiddeling en verbinding met partners

Initiatie en aanjagen missiegedreven Flagship projecten

Netwerkvorming & coalitie ontwikkeling (voucher)

Kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling en -uitvoering

Beïnvloedlng programma's en beleid

Workshops Europe Ready Fryslän 1

Ondersteuning op inschrijven op calls & tenders (voucher)

Communicatie & Promotie Coördinatie & verantwoording 5

De FPM is bedoeld om de ontwikkeling en verwerving van Europese projecten in Frvslán een forse impuls te geven. Dat lukt niet met de bestaande menskracht en middelen die tot nu toe in Frvslän gemobiliseerd konden worden. Er zijn dus meer mensen met de juiste kwalificaties en meer middelen nodig plus een organisatie die dat allemaal bij elkaar brengt en vervolgens effectief opereert. Om die reden gaat het ontwerp voor de FPM uit van een uitvoeringsteam van 4,2 fte die de operationele werkzaamheden uitvoert, voortgang bewaakt en verantwoording aflegt richting de regiegroep. Het uitvoeringsteam wordt ondergebracht bij IPF. In 2021 en 2022 zal de organisatie ontwikkelen, evalueren en groeien tot het volwaardige team en pakket aan activiteiten zoals beschreven in dit ontwerp. De regiegroep bestaat uit vertegenwoordigers van clusters/soortgelijke organisaties, kennisinstellingen en overheden, aangevuld met enkele ervaren EU projectontwikkelaars. Vanuit de regiegroep wordt een kernteam aangesteld die zorgt voor afstemming tussen regiegroep en uitvoeringsteam. Een stuurgroep, bestaande uit bestuurders en directieleden vanuit clusters, kennisinstellingen en overheden houdt toezicht op de voortgang en bereikte resultaten van de FPM in relatie tot het afgesloten convenant. Begroting en financleringsstrategie

De FPM moet in 2021 een forse start kunnen maken en zal vervolgens gefaseerd worden uitgebouwd. Dit is ook terug te vinden in de opbouw van de kosten:€ 835.000 per jaar in 2021, € 863.000 in 2022, € 1.073.000 in 2023, € 1.083.000 in 2024 en€ 1.203.000 in 2025, 2026 en 2027. Voor de dekking van de kosten in deze begroting is een financiële bijdrage vanuit de partners nodig. Provincie Frvslän is gezien de potentiële opbrengst en bijdrage aan beleidsdoelstellingen bereid om financieel te investeren. Deze bereidheid is er ook vanuit gemeenten. De hoogte van de investering dient in de stuurgroep te worden besproken. Voor de overheidsorganisaties kan dit beteken dat Provinciale Staten of de gemeenteraad hier een beslissing over moeten noemen. Eigen inbreng vanuit partners

De inbreng vanuit de partners bestaat uit verschillende onderdelen: Inbreng in de FPM zelf, borging in de interne organisatie en bijdrage aan communicatie/promotie en betrekken stakeholders. De bijdrage is anders per type organisatie. Maar duidelijk is dat relatief de grootste inspanning is gevraagd richting de eigen organisatie. Als de interne organisatie voor EU samenwerkingsprojecten goed staat, mag verwacht worden dat de effecten van en naar de interne organisatie toe ook groter zijn en de FPM ook daar effectief kan worden ingezet. Bij diverse organisaties is dit al in meer of mindere mate geborgd, en is de extra inspanning ten opzichte van de huidige situatie beperkt. Voor partijen die dit nu nog niet intern op orde hebben, is de extra inspanning dus ook groter.

6

Inleiding: opdracht, visie en ontwerp Opdracht Onder de voorlopige werknaam 'De Friese Project Machine (FPM)' is een samenwerkingsplatform ontstaan van kennisinstellingen, clusters, gemeenten en provincie om kwalitatief hoogwaardige Europese projecten te ontwikkelen en te verwerven. De FPM is een vliegwiel voor bedrijven, kennisinstellingen, clusters en overheden om te inspireren, informeren en begeleiden naar Europese samenwerking en financiering. Via nieuwe samenwerkingsprojecten en netwerken gaan we bijdragen aan de Europese missies en doelstellingen. Dit natuurlijk in aansluiting op de eigen doelen en belangen rond het versterken van de brede welvaart van de Duurzaam Dynamische Delta Frvslän. Het kader en de focus van de FPM worden bepaald door de Regionale Innovatie Strategie (RIS3) met bijbehorende transitieopgaven en de Beleidsbrief en Uitvoeringsagenda Frvslän en Europa. Hierbij gaat het om missiegedreven innovatie waar cross-sectorale en publiek-private samenwerking, en Quadruple Helix structuren vaak een sterke rol spelen. De ambitie van de stuurgroep hierbij is om in de periode 2021 - 2027 €130 miljoen aan Europese middelen te verwerven voor projecten in onze provincie. Naar verwachting zal ca. 60% van dit bedrag via de FPM worden verworven en 40% via Pijler 2 van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid.

Maar de ambitie moet niet alleen uitgedrukt worden in dit kwantitatieve bedrag aan EU-subsidie. We willen juist ook een bijdrage leveren aan Europese missies en doelen, die aansluiten bij onze missie op brede welvaart, nieuwe kennis opdoen, publiciteit creëren en beleid beïnvloeden, en investeren in netwerken. Dit sluit ook aan op de werkwijze van de bestaande EU lobbyisten van de partners en SNN, die nu al voor Friesland en Noord-Nederland actief zijn: aandacht (investeren in netwerken), aansluiten met kennis, en aansluitend vinden geld bij goede projecten. Natuurlijk willen we dit daarom in samenwerking met deze lobbyisten vanuit de Friese organisaties en SNN doen. Ontwerp In deze rapportage is het definitief ontwerp van de FPM uitgewerkt. Hierbij is het volgende raamwerk als basis gebruikt voor de opbouw en uitwerking in dit rapport. Feitelijk is dit een programma met concrete activiteiten aan de hand van drie onderdelen: 1.

2. 3.

EU cal Is & tenders - de Europese instrumenten waarmee Europese middelen ontsloten kunnen worden; Friese ideeën & projecten - de initiatieven in en vanuit Frvslán die bijdragen aan de Europese missies EU Netwerken - de netwerken & coalities die noodzakelijk zijn voor Europese samenwerking.

Waar gewenst en nodig zijn er instrumenten om te helpen bij opbouw van kennis voor projectmanagementen uitvoering. Het programma is met de huidige kennis en inzichten ontworpen. Met elkaar onderkennen we dat er binnen het programma ruimte moet zijn om te ontwikkelen en in te spelen op de kansen die zich voordoen. Het kunnen bijsturen en ruimte houden in de uitvoering is essentieel om op een effectieve manier de gezamenlijke ambitie te kunnen realiseren.

7

EU CALLS & TENDERS

Meedenken & beïnvloeden

Ontvangen & bijhouden

FRIESE IDEEËN & PROJECTEN VOOR EU

Ontvangen& bijhouden

Filteren & adviseren

Initiëren & ontwikkelen

EU NETWERKEN Bijhouden & onderhouden

Regisseren

De goede combinatie van de drie hoofdonderdelen - zoals beschreven in deze rapportage - zorgt ervoor dat er in Frvslán meer succesvolle EU projectaanvragen plaatsvinden, en er meer Europese euro's naar Frvslän komen. Met de volledige uitvoering van dit ontwerp verwachten we binnen enkele jaren voor ruim EUR 15.000.000,= aan EU subsidie per jaar te kunnen binnenhalen. Visie De FPM is er voor alle Friese organisaties die aan de slag willen met EU-projecten aansluitend op bovenstaand kader. Er is een hoge diversiteit binnen het Friese ecosysteem in de mate waarin organisaties Europe Ready zijn, en zich daarbij hebben bekwaamd in het ontwikkelen, verwerven en managen van Europese subsidieprojecten. Onze visie is dat overheden, kennis- en onderwijsinstellingen, bedrijven en andere organisaties in Frvslán steeds meer afhankelijk zijn van ontwikkelingen binnen Europa, en daarbij een bijdrage kunnen leveren aan Europa. De FPM ondersteunt alle organisaties in Frvslän die binnen Europa willen samenwerken, zich willen ontwikkelen, en zich beter willen positioneren. De FPM biedt een laagdrempelig standaardpakket voor ondersteuning in de breedte, én maatwerk rondom kernthema's en speerpunten met internationale concurrentiepositie (excellente top/potentials).

Onderdeel van de ondersteuning is het helpen bij het opbouwen van de samenwerking binnen Noord-Nederland en met andere regio's in Nederland en Europa. Om een goede verbinding met bedrijven en lokale initiatieven en organisaties te hebben, is de FPM opgebouwd als platform met onder andere clusters, provinciale en gemeentelijke overheden, en kennisinstellingen die weten wat er in hun regio speelt en relevante zaken kunnen inbrengen binnen de FPM. Daarnaast is de FPM ook zichtbaar en direct benaderbaar voor hulpvragen en ondersteuning via o.a. een uitvoeringsteam én online platform. De FPM organiseert daarnaast workshops waar alle organisaties in Frvslän aan kunnen deelnemen. Er zit geen harde lijn tussen de diensten die de FPM biedt. Duidelijk is wel dat de investering vanuit FPM toeneemt naarmate de impact van een project, netwerk of partnerschap groter is. Dit is nader uitgewerkt in dit ontwerp. Bij elke activiteit in dit ontwerp is aangegeven of deze geschikt is voor de brede basis, excellente top en/of potentials.

8

Brede basis

Excellente top/potentials

De FPM biedt een brede basis aan laagdrempelige ondersteuning zodat alle Friese partners kunnen aanhaken en de mogelijkheid krijgen om Europe Ready te worden en te participeren in Europese projecten. Een belangrijk deel komt hierbij voort uit het programma Europe Ready Frvslän, waarbij van partners wordt verwacht dat ze actief meedoen, en zich bekwamen in het verwerven en managen van Europese subsidieprojecten.

De FPM biedt hoogwaardige ondersteuning rond die speerpunten waar Friese partners Europees autoriteit kunnen worden en/of blijven, en waar we vanuit een sterke Europese positie kunnen werken aan crosssectorale innovatie en samenwerking in het Friese ecosysteem.

Kerntaken hierbij zijn: • • • •

het aanbieden van overzicht over calls en tenders; het geven van inzicht in andere Friese initiatieven; het organiseren en faciliteren van workshops en trainingen; en het aanbieden van kennis en advies.

Kerntaken hierbij zijn: •

•

• •

(mede}initiëren, regisseren, ontwikkelen, ondersteunen en coördineren van missiegedreven lighthouse projecten; ondersteunen netwerkontwikkeling en opbouwen coalities vanuit Fries ecosysteem; het ondersteunen en organiseren van projecten binnen het Friese ecosysteem; het organiseren van cofinanciering en het ontwikkelen van het Europese consortium.

In onze visie geeft dit ontwerp een impuls aan de EU projecten binnen Frvslän. Omdat de investeringen in Europese netwerken en projecten over het algemeen na enkele jaren beginnen te renderen, richten we ons in eerste instantie op een programma van 2021 t/rn 2027, met een tussentijdse evaluatie in 2024. In 2021 en 2022 zal de organisatie ontwikkelen, evalueren en groeien tot het volwaardige team en pakket aan activiteiten zoals beschreven in dit ontwerp. Met deze impuls verwachten we - in combinatie met de fondsen vanuit het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid - de kwantitatieve doelstelling van EUR 130 miljoen EU subsidie te kunnen halen en bij te dragen aan de missies. Maar daarbij blijft het niet, want er zal een toename zijn van het aantal projecten en de toegevoegde waarde daarin vanuit Friese partijen. Bovendien zal een toename zijn van de zichtbaarheid en bekendheid, en bijdrage in netwerken en samenwerkingsverbanden. En tenslotte zullen organisaties in Friesland een betere basis hebben om projecten te verwerven, uit te voeren en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en kansen. Dit leidt tot nieuwe kennis, netwerken, inkomsten (direct via EU subsidies & indirect via nieuwe kennis en innovatie, een sterkere propositie en uitbreiding van netwerken) en eigen investeringen. Hierdoor verwachten we dat het succes van deze impuls ook na de programmaperiode doorgaat.

9

1

EUROPESE CALLS & TENDERS

1.1

Screenen & filteren van EU calls & tenders

Europese subsidiemogelijkheden worden in de markt gezet via EU calls & tenders. Er zijn legio online plekken waar dergelijke informatie voor handen is, en organisaties zich kunnen aanmelden om informatie hierover te ontvangen. Dit alleen al omdat verschillende EU cal Is zowel op regionaal, nationaal en Europees niveau geregisseerd worden. Zonder kennis van de Europese programma's en beleid en zonder specifieke zoekcriteria, is het lastig om door de bomen en bos te zien. De FPM screent en filtert daarom centraal de openstaande en aankomende EU cal Is & tenders. De FPM ontsluit de calls & tenders via website, nieuwsbrieven en waar relevant online media, en stuurt de meest relevante ook direct door naar partijen die een bijpassend projectidee (zie hoofdstuk 2) kenbaar hebben gemaakt. De FPM houdt ook vinger aan de pols om te bepalen of er gebruik wordt gemaakt van de calls & tenders. De FPM werkt hierin zoveel mogelijk samen met SNN/provincies voor de regionale georganiseerde subsidies, en met RVO voor subsidies georganiseerd op nationaal en Europees niveau. SNN en RVO hebben ook hun eigen overzichtelijke websites voor de subsidies, en het behoeft minimale inspanning om deze informatie te ontsluiten naar Frvslán. Voor thematische EU fondsen via bijvoorbeeld Horizon Europe is dit een ander verhaal, omdat er een veelheid aan onderwerpen en cal Is zijn.

Hier is het belangrijk om vroegtijdig inzicht te hebben in de passende cal Is, zodat Friese organisaties tijdig kunnen starten met projectvoorbereiding. Regelmatig doen er zich ook subsidiemogelijkheden voor vanuit Europese samenwerkingsprojecten zelf, bijvoorbeeld via voucher regelingen. De mogelijkheden en informatie hierbij zijn het beste bekend bij de betreffende projectpartners. Door inzicht te krijgen en hebben in dergelijke projecten (zie 2.1), en de partners hierin te kennen (zie 3.1) kan de FPM de mogelijkheden voor bijvoorbeeld vouchers snel en effectief ontsluiten. Aanvullend brengt de FPM de publieke cofinancieringsmiddelen in beeld die aanvullend gebruikt kunnen worden naast de EU subsidies. Dit zorgt ervoor dat deze middelen ook doeltreffend en effectief door initiatiefnemers kunnen worden aangevraagd voor EU subsidie projecten. Abonnement subsidie database & services 0,2 fte projectmedewerker EUR 5.000,= per jaar 51 2021 1 S2 2021 1S12~22 1 S2 2022

Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

1g]

Niveau

1.2

1g]

Basis

1g]

1g]

1g]

Potentials

2023 1

2024

1g]

1

1g]

Top

1g]

Workshops Europe Ready Frvslán

Europe Ready Frvslán zoals we dat nu kennen is straks één geheel met de FPM. We bieden daarmee kennisontwikkelingssessies aan gericht op het ontwikkelen van Europese financieringsaanvragen door overheden, kennisinstellingen en scholen, ondernemers en overige organisaties in Frvslän. Dit naar voorbeeld van hoe het programma Europe Ready Frvslän in 2020 heeft gefunctioneerd. FPM coördineert de sessies, geeft invulling en betrekt experts bij het opstellen en organiseren. Deze sessies werken jaarlijks, op thema en in cycli, toe naar het starten van Europese samenwerkingsprojecten en het

10

indienen van projectaanvragen. FPM verwijst in de sessies door naar de subsidie, cofinancieringsmogelijkheden en ondersteuningsmogelijkheden vanuit de FPM.

8 p.j.

2 p.j.

Elke maand

Inhoudelijke verdiepingssessies op thema

Inspiratie & informatie bijeenkomst

Co Creatie workshops (schrijfateliers)

De FPM inventariseert en beoordeelt ook de commerciële cursussen voor het schrijven van Europese projectaanvragen en managen van Europese subsidies. De meest geschikte cursussen worden ontsloten naar de organisaties in Fryslän die hierin interesse hebben. Bij voldoende animo nodigt de FPM de cursusaanbieders aan om hun cursus in Fryslän aan te bieden. Deelname aan de cursus voor Friese partijen is op eigen kosten. Door de drempel voor dergelijke cursussen te verlagen (bijvoorbeeld door deze naar Fryslän te halen, gezamenlijk inschrijving te organiseren, en geschikte cursussen aan te dragen), verwacht de FPM de drempel voor deelname aanzienlijk te verlagen. Een belangrijke bijvangst van gezamenlijke deelname is dat Friese deelnemers elkaar beter leren kennen en elkaar sneller weten te vinden. Niveau

Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

1.3

~

Basis

~

Potentials

~

Workshops Europe Ready Fryslän 0,4 fte productieleider workshops en bijeenkomsten EUR 35.000,= per jaar S1 2021 1 S2 2021 1 S1 2022 1 S2 2022 2023 ~ ~ ~ ~ ~ 1

Top

1

2024 ~

Ondersteuning op inschrijven op calls & tenders (voucher)

Om met een goed projectidee succesvol in te schrijven op een call of tender is een voorinvestering van de initiatiefnemer nodig voor het ontwikkelen/schrijven van een projectaanvraag, en voor het opbouwen van een sterk consortium. Het opstellen van een kwalitatief hoogwaardige aanvraag is een vak apart en vraag specifieke expertise en ervaring. Met een kwalitatief hoogwaardige aanvraag vergroot een aanvrager de kans op subsidie significant. Deze capaciteit en expertise hebben aanvragers vaak niet in huis en zij moeten hiervoor dan ook vaak een subsidie adviseur en/of projectontwikkelaar inhuren. Voor het ontwikkelen/schrijven van een subsidie aanvraag biedt de FPM ondersteuning in de vorm van een voucher voor projectontwikkeling. Het proces om een voucher toe te kennen is beschreven in paragraaf 2.2. Voor toekenning van financiële middelen voor projectontwikkeling is het daarbij voorwaardelijk dat er een kansrijke call is, waarbinnen de aanvraag past. De kansrijkheid is ter beoordeling van de FPM, en heeft onder andere te maken met mate van competitie, potentie van het plan, sterkte van het consortium, leveringsbetrouwbaarheid van de aanvrager en de hoogte van subsidie.

11

Vouchers zijn populaire instrumenten voor publieke en private partijen om (een deel) van de voorinvesteringen voor projecten of participatie in netwerken te dekken. Dat is een groot voordeel van het instrument, en tegelijkertijd een nadeel omdat de middelen zo effectief mogelijk ingezet moeten worden. Daarbij kan niet elk initiatief ondersteuning krijgen, maar moet er vooral gekeken worden naar impact en effectiviteit. De FPM doet dit aan de hand van enkele criteria. Onderstaand zijn de criteria die de FPM hanteert. Deze zijn van toepassing op alle vouchers binnen dit ontwerp, en de aanvullende diensten voor excellente top/potentials.

De criteria zijn: Betekenis voor/bijdrage aan Friese collectieve ambitie voor versterken Brede Welvaart (waarbij er wordt gekeken naar algehele betekenis voor de missie en niet alleen naar een TRL/5RL niveau) Mate van aansluiting bij benutting en versterking van speerpunten voor ontwikkeling of behoud internationale co ncurrentie positie Mate waarin project/samenwerking bijdraagt aan collectiviteit en cross-sectoraliteit Mate van aansluiting idee bij EU call/partner bij EU netwerk De kansrijkheid, hoogte en prestige van de EU subsidies/de potentie van netwerk voor EU projecten De mate van prestige en uitdaging van een specifieke EU call Potentie en inzet partner voor continuïteit project en/of kapitalisering van projectresultaten De FPM stelt jaarlijks gemiddeld 10 projectontwikkelingsvoucher ter beschikking met een waarde van EUR 15.000,= . Naar verwachting zullen in de eerste twee jaar tussen de 5 en 10 vouchers worden ingezet, en daarna tussen de 10 en 15. De FPM bewaakt de inzet van de middelen en het effect wat hiermee wordt bereikt.

Voucher projectontwikkeling 0,1 fte Programma medewerker Gemiddeld EUR 150.000,= per jaar 51 2021 1 52 2021 1 51 2022 152 2~22

Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

1g]

Niveau

□

Basis

1g]

1g]

1g]

Potentials

2023

Î

1g]

1

1g]

Top

2024 1g]

Voor het ontwikkelen van een consortium is in hoofdstuk 3 de ondersteunende diensten vanuit FPM beschreven.

12

2

PROJECTONTWIKKELING EN -UITVOERING

2.1

Overzicht Friese projectideeën en projecten

Om EU subsidiemogelijkheden te kunnen benutten, is het nodig om een goed overzicht te hebben van de Friese projectideeën en projecten. De FPM houdt daarvoor ten eerste de ideeën en projecten bij in een eenvoudige database, verbindt ten tweede nieuwe EU subsidiemogelijkheden aan de ideeën en projecten, en bespreekt ten derde periodiek de voortgang van de projecten en ideeën. Om de database en werkzaamheden hierin beheersbaar en effectief te houden, gaat hierbij alleen om de projecten en initiatieven die bijdragen aan het versterken van de brede welvaart, de bijbehorende transities ondersteunen, en waarmee Fryslän zich (potentieel) Europees kan onderscheiden. De FPM ontwikkelt een eenvoudige database met projecten/ideeën. De volgende informatie is in ieder geval in de database opgenomen: initiatiefnemer, partners, naam van het project, korte beschrijving, status van het project, (potentiële) subsidieprogramma's. Partners in de FPM zijn zelf verantwoordelijke voor het aanleveren en actueel houden van de projectinformatie. Daarmee beslissen de partners ook zelf welke projecten of initiatieven wel of niet in het overzicht worden opgenomen en ondersteuning kunnen krijgen. Partners in FPM worden regelmatig benaderd door Europese partners voor deelname in een EU project, terwijl dat soms niet past.

In dat geval is de FPM ook het platform waar project uitnodigingen kunnen worden doorgespeeld. Dit loopt niet altijd via dit overzicht, want snelheid is vaak geboden. Wel is het goed dat dergelijke verbindingen inzichtelijk worden gemaakt door FPM. De FPM heeft hierin tevens een scoutende functie via de betrokken Friese partners die participeren in de regie- en stuurgroep (zie hoofdstuk 5). Uitgangspunt is dat de Friese partners in hun gesprekken met organisaties het aanbod vanuit de FPM kenbaar maken en mogelijke leads en interessante contacten signaleren en doorgeven. Instrumenten Capaciteit

Eenvoudige database 0,4 fte projectmedewerker Alle partners voor aanleveren projectinformatie FPM periodiek doornemen ontwikkelingen

Kosten Planning

-

Niveau

51 2021 ~

D

Basis

1 52 2~21

1512~22

152 2~22 1

~

Potentials

2023 ~

1

~

Top

2024 ~

13

2.2 Adviseren, verbinden en co achen projectontwikkeling Initiatiefnemers die behoefte hebben aan ondersteuning in de projectontwikkeling van EU subsidieprojecten kunnen een beroep doen op de FPM. De ondersteuning die de FPM biedt is sec gericht op succesvolle projectontwikkeling. Daarbij ondersteunt de FPM inhoudelijk en strategisch vanuit specifieke EU calls, de opbouw van consortia, aansluiting bij netwerken en de procesmatige aanpak. In Noord-Nederland bestaan er andere structuren die aanvullende ondersteuning bieden. Dit is ten eerste de Friese Matrix voor een grote diversiteit aan ideeën, projecten en initiatieven om tot innovatie en ontwikkeling te komen. Ten tweede de Noord-Nederlandse matrix (https://www.snn.nl/oversnn/snn-als-dienstverlener-subsidies/sparren-met-de-matrix) om ideeën en projectinitiatieven verder te helpen in de vorm van advies en coalitievorming. En ten derde het Enterprise Europe Network NoordNederland (https://een-north.nl). De Friese matrix is momenteel in opbouw. De Noord-Nederlandse matrix functioneert inmiddels ruim een jaar, en zal waarschijnlijk de komende jaren door blijven gaan. Beide structuren bieden een uitstekend platform om ideeën en initiatieven in de breedte te ondersteunen. Het Enterprise Europe Network adviseert ondernemers en kennisinstellingen bij het vinden van internationale partners voor onder andere EU subsidieprojecten.

Het Enterprise Europe Network heeft al ruim vijf jaar een Noord-Nederlands loket. De FPM wil daarom gebruik maken van deze bestaande structuren. Dat betekent dat hulpvragen vanuit initiatieven die niet bijdragen aan het versterken van de brede welvaart, de bijbehorende transities niet ondersteunen, en waarmee Frvslän zich niet (potentieel) Europees kan onderscheiden, worden doorverwezen naar deze structuren. Omgekeerd kunnen de initiatieven die wel aansluiten en hulp nodig hebben in de EU projectontwikkeling vanuit deze structuren worden doorverwezen naar de FPM. De ondersteuning die FPM biedt, kan bestaan uit adviseren, verbinden en coachen. Voorwaarde voor een initiatiefnemer om hiervoor in aanmerking te komen is het indienen van een beknopt projectidee, die via een eerste intake- & adviesgesprek wordt besproken. Het intake- & adviesgesprek wordt vanuit FPM gevoerd door één van de partners in de regiegroep. Deelnemers uit de regiegroep kunnen een projectidee voordragen voor verdere ondersteuning vanuit de FPM, doorverwijzen naar de Friese of Noord-Nederlandse Matrix, aanhouden met verzoek tot verbetering, of afwijzen. Of en welke ondersteuning wordt gegeven, koppelen de deelnemers terug in de regiegroep. Als een projectidee wordt voorgedragen, nodigt de FPM de initiatiefnemers uit om hun projectidee te presenteren.

Op basis van deze presentatie en dialoog hierover, krijgt de initiatiefnemer direct de eerste adviezen om het project te versterken, en kan de initiatiefnemer de volgende ondersteuning worden aangeboden: •

Verbindingen en/of coaching om een sterk projectconsortium te vormen en het projectidee geschikt te maken voor een Europese subsidie aanvraag met daarbij voucher om kosten externe adviseur/projectontwikkelaar te dekken (zie uitleg onder deze opsomming);

•

Aanjagen/regisseren van het projectidee om dit als missiegedreven flagship project te ontwikkelen (zie 2.3)

•

Voucher voor het inhuren van externe expertise om het project te ontwikkelen en/of schrijven van het projectvoorstel (zie 1.3)

Wat betreft de coaching gaat het naar verwachting in de eerste twee jaar om ca. 20 à 30 coaching trajecten, uiteindelijk oplopend tot 40 à 50 coaching trajecten.

14

De FPM monitort de voortgang van de projectideeën die ondersteuning krijgen aangeboden en bijgehouden in de database (zie 2.1).

Instrumenten

Intakeformulier Projectcoach Projectontwikkeling vouchers (1.3) Gemeente/kennisinstellingen: intake, ontwikkelen intakeformulier FPM: dialoog en advies projectinitiatieven Projectmedewerker (2.1) voor monitoring 40 x EUR 2.500,= = EUR 100.000,= (project coaching op 40 projecten) 51 2021 1 52 2021 1512~22 1 52 2022 2023 2024 IZl IZl IZl IZl IZl 1 1

Capaciteit

Kosten Planning

Niveau

2.3

IZl

Basis

IZl

Potentials

□ Top

Initiatie en aanjagen missiegedreven Flagship projecten

De FPM heeft een belangrijke proactieve rol in het initiëren en aanjagen van missiegedreven Flagship projecten. Flagship projecten zijn Europees onderscheidende projecten die brede welvaart in Frvslán versterken. Kernwoorden hierbij zijn: missiegedreven innovatie, cross-sectoraal, publiek-privaat, en Quadruple Helix. De Flagship projecten zijn daarmee sector overschrijdend en bouwen voort op de speerpunten met een sterke internationale concurrentiepositie. De FPM kan zelf met initiatieven komen om dergelijke Flagship projecten te ontwikkelen, of op basis van ingediende projectideeën - in goed overleg met initiatiefnemer - de regie te nemen om de projectontwikkeling aan te jagen. Voorwaarde hierbij is natuurlijk dat eigenaarschap is of eenvoudig kan worden belegd bij de initiatiefnemer of organisaties in Frvslán. Het initiëren en/of aanjagen is maatwerk, maar vraagt overduidelijke toewijding en capaciteit vanuit de FPM. De FPM stelt hiervoor een externe projectleider aan, die het initiatief doorontwikkelt tot EU-project. De projectleider neemt hierbij tijdelijk de regie op de projectontwikkeling en krijgt waar nodig ondersteuning vanuit de FPM. De projectleider heeft de taak om een internationaal consortium samen te stellen en een projectplan te ontwikkelen. Voor invulling van deze taak kan de projectleider beschikken over een werkbudget van ca.

EUR 25.000,= om het projectplan te laten schrijven, en netwerken te benaderen en consortium op te bouwen. De ambitie van de FPM is om jaarlijks gemiddeld ca. 3 Flagship projecten te ontwikkelen. Indicatief gaat het hierbij om een EU-subsidie van meer dan 1 miljoen euro per project. In het eerste twee jaar zijn dit er naar verwachting 2, en de daaropvolgende jaren 3 à 4. Instrumenten Capaciteit Kosten

Werkbudget Projectleiding EUR 75.000,= per jaar werkbudget EUR 125.000,= voor externe projectleiding (6 à 12 maanden -1 à 2 dagen per week) 51 2021 1 52 2~21 1 512022 1 52 2022 2023 2024 IZl IZl IZl IZl IZl 1 1

Planning

/ Niveau

D

Basis

IZl

Potentials

IZl

Top

15

Vanuit EU projecten ontstaan vaak nieuwe EU-projecten als de betrokken partners hoge kwaliteit en toegevoegde waarde leveren, in de juiste netwerken participeren, op de hoogte blijven van nieuwe EU subsidiemogelijkheden, en in goed overleg blijven met de subsidieverleners. Als er in lopende of nieuwe projecten voldoende ruimte hiervoor is ingebouwd, is een aanvullend werkbudget vaak overbodig. Wel is het nodig om aanvullende capaciteit van een projectleider te organiseren, omdat de medewerkers in het EUproject hun capaciteit dienen te besteden aan de taken in het lopende project. Met andere woorden: voor een vervolg op lopende EU-projecten is het vaak overbodig om aanvullend werkbudget vrij te maken.

2.4

Kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling en -uitvoering

Organisaties die betrokken zijn geweest bij Europese projectontwikkeling en -uitvoering zijn waarschijnlijk op de hoogte dat dit specifieke expertise en ervaring vraagt. Het gaat hierbij om kennis van EU subsidieprogramma's, het schrijven van projecten, het ontwikkelen van een consortium, het leiden en uitvoeren van projecten, het verantwoorden van projecten, administratie en control, het organiseren van vervolgprojecten, etc. Vla het programma Europe Ready Frys!2n en aanvullende trainingen kunnen de

partners zich hierin bekwamen. Maar om de praktijkervaring van individuele partners te ontsluiten en te delen, en partners in staat te stellen elkaar te helpen, faciliteert de FPM kennisuitwisseling voor goede projectontwikkeling- en uitvoering. De FPM organiseert en faciliteert hiervoor tweemaandelijkse intervisiebijeenkomsten voor overheden, clusters/netwerkorganisaties en kennisinstellingen. Deze partijen brengen zelf hun vraagstukken in voor intervisie. De FPM biedt hierbij bovendien de toegang tot kennis aan die nodig is bij het vraagstuk. Via deze vorm van kennisuitwisseling bouwen partners onderling aan samenwerking en kunnen ze naar behoefte elkaar benaderen voor ad-hoc (hulp)vragen. De geselecteerde cursussen (paragraaf 1.2) leveren een belangrijke bijdrage aan de kennisontwikkeling van organisaties. Door gezamenlijke deelname aan de cursussen wordt ook kennisuitwisseling gestimuleerd. De kennisuitwisseling is vooral bedoeld voor de organisaties in de basis en de potentials, omdat daar vaak nog onvoldoende kennis en competenties zijn om EU projecten te managen. Uiteraard is de input van de organisaties in de top gewenst, en zijn de organisaties welkom om hun kennis hier op peil te houden. Intervisie organisatie/facilitering intervisie EUR 5.000,= facilitaire kosten S1 2021 1 S2 2~21 1 S1 2~22

Instrumenten Capaciteit Kosten Planning

□

Niveau

~

Basis

~

1

S2 2022 ~

Potentials

1

2023 ~

1

2024 ~

□ Top

16

3

NETWERKEN & COALITIES

3.1

In beeld brengen strategische partners

Randvoorwaardelijk voor internationale samenwerking in EU-projecten is een sterk netwerk met betrouwbare en sterke partners, waarin de Friese partners van toegevoegde waarde kunnen zijn voor projectontwikkeling en/of beïnvloeding van EU beleid en programma's. Veel partijen hebben hun eigen netwerk met 'lauwe' en 'warme' relaties. Om deze netwerken ook te benutten voor andere Friese partners, is het nodig de netwerken inzichtelijk te maken en waar mogelijk te benutten voor andere Friese initiatieven en partners (stimuleren kruisbestuiving en cross sectoraal werken). Momenteel inventariseert Learning Hub Frvslän in opdracht van provincie Frvslän de internationale netwerken binnen Frvslán, en ontwikkelt daarbij een IT-tool om eenvoudig zicht te krijgen en te houden op de netwerken en strategische partners. De FPM wil de inventarisatie verder uitbreiden rondom de speerpunten waar Frvslän een internationale concurrentiepositie heeft of wil uitbouwen. Deze analyse gaat twee kanten op: van binnen naar buiten (in welke netwerken participeren we al, wie zijn de huidige strategische partners en bij welke netwerken willen we aansluiten), en van buiten naar binnen (wat zijn gezaghebbende netwerken en wie zijn de potentiële partners). De FPM voert deze inventarisatie uit door o.a.