09 - Bijlage 1 - Haalbaarheidsonderzoek

Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk Gemeente Tytsjerksteradiel Definitief 3.0 22/8/2024

Ferwerda Beleid & Advies Boumaboulevard 808, 9723 ZT Groningen +31 6 23 08 01 39 mennoferwerda@outlook.com

Colofon Soort document

Datum

Rapport

22/8/2024

Projectnaam

Opdrachtgever

Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk

Gemeente Tytsjerksteradiel

Auteur Versie Definitief 3.0

Menno Ferwerda

Disclaimer In het onderzoek is gebruik gemaakt van informatie die ten tijde van het opstellen van dit rapport ter beschikking stond of ter beschikking is gesteld door de opdrachtgever. Aanpassingen in de uitgangspunten of gebruikte gegevens kunnen leiden tot andere uitkomsten. Deze rapportage is opgesteld met de intentie dat deze alleen gebruikt wordt door de opdrachtgever en slechts voor het doel waarvoor de rapportage is opgesteld. Er mag geen beroep worden gedaan op de informatie uit deze rapportage voor andere doeleinden zonder schriftelijke toestemming van Ferwerda Beleid & Advies. De verantwoordelijkheid voor het gebruik van (de analyse, resultaten en bevindingen) de rapportage blijft bij de opdrachtgever.

Inhoudsopgave 1 Inleiding ................................................................................................ 5 1.1 Onderzoeksgebied .......................................................................................... 6 1.2 Leeswijzer ...................................................................................................... 8

2 Juridische en financiële analyse en inventarisatie randvoorwaarden ....... 9 2.1 Aanpak analyse ............................................................................................... 9 2.2 Belangrijke aspecten en potentiële belemmeringen ......................................... 11

3 Potentie overgang ................................................................................ 20 3.1 Algemeen ..................................................................................................... 20 3.2 Personeel ..................................................................................................... 20 3.3 Huisvesting ................................................................................................... 22 3.4 Financiën ..................................................................................................... 23 3.5 Tijd ............................................................................................................... 25

4 Conclusie en aanbevelingen ................................................................ 26

1 Inleiding De aanleiding voor dit haalbaarheidsonderzoek is de opdracht van de gemeenteraad van Tytsjerksteradiel om te onderzoeken of het bibliotheekwerk, momenteel uitgevoerd door stichting Bibliotheken Midden-Fryslân (hierna: dbieb), in de toekomst ondergebracht kan worden bij stichting Bibliotheken Noord-Fryslân (hierna: BNF). De mogelijkheden en onmogelijkheden voor deze overgang op basis van juridische en financiële aspecten, als ook de randvoorwaarden van de betrokken partijen zijn echter nog niet onderzocht. In beginsel is de gemeente verantwoordelijk voor het lokale bibliotheekwerk volgens de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen (Wsob). Deze verantwoordelijkheid omvat de beschikbaarheid, omvang en kwaliteit van de voorziening. De gemeente heeft de vrijheid om te beslissen wie het bibliotheekwerk uitvoert; het subsidiëren van een bibliotheek is een beleidskeuze. Naast subsidieverlener is de gemeente opdrachtgever van het bibliotheekwerk. Het is daarom voor Tytsjerksteradiel belangrijk om inzicht te hebben in de obstakels en kansen voor een overgang van het bibliotheekwerk binnen de gemeente.

In opdracht van de gemeente Tytsjerksteradiel is een kwalitatieve analyse uitgevoerd om de haalbaarheid van de overgang van het gemeentelijke bibliotheekwerk op financiële en juridische aspecten, als ook de randvoorwaarden van de betrokken partijen, te toetsen, en op basis daarvan de vervolgstappen inzichtelijk te maken. In dit rapport vindt u de resultaten van deze analyse.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 5

1.1 Onderzoeksgebied Dit haalbaarheidsonderzoek beperkt zich tot de organisaties actief in het Friese Bibliotheken Netwerk in het midden en noorden van Fryslân, namelijk: -

dbieb: uitvoerder van het bibliotheekwerk van de gemeenten Leeuwarden en Tytsjerksteradiel, actief in het midden van Fryslân met vijf vestigingen, drie in de gemeente Leeuwarden en twee in de gemeente Tytsjerksteradiel.

-

BNF: uitvoerder van het bibliotheekwerk van de gemeenten Achtkarspelen, Ameland, Dantumadiel, Harlingen, Noardeast-Fryslân, Schiermonnikoog, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke, actief in het noorden van Fryslân met vijftien vestigingen verdeeld over negen gemeenten.

Voorafgaand aan dit haalbaarheidsonderzoek is een vooronderzoek uitgevoerd naar het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel, waarin de huidige personele bezetting, huisvesting en financiën in kaart zijn gebracht. Hieronder vindt u beknopt de bevindingen van dit vooronderzoek, die het startpunt vormen van de analyse in dit rapport. 1.1.1 Analyse bibliotheekwerk gemeente Tytsjerksteradiel In de gemeente Tytsjerksteradiel bevinden zich bibliotheken in Burgum en Gytsjerk. dbieb verzorgt het openbaar bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel (en de gemeente Leeuwarden), het lokale karakter van de bibliotheken wordt aangevuld met een overeenkomstige bedrijfsvoering. Personeel Op basis van de formatie van 2024 zijn diverse medewerkers direct aan de bibliotheekactiviteiten in de gemeente Tytsjerksteradiel toe te rekenen. Zo zijn er vijf Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 6

bibliotheekmedewerkers, zes medewerkers educatie en vier medewerkers ondersteunende diensten in dienst. Daarnaast worden vanuit de backoffice van dbieb verschillende ondersteunende werkzaamheden verricht. Bij dbieb is een wisselend aantal vrijwilligers werkzaam, zowel in de frontoffice als bij de Digi-Taalhuizen (taallessen aan mensen van buitenlandse afkomst en mensen met taalproblemen) en bij het organiseren van activiteiten. Huisvesting De werkzaamheden in Tytsjerksteradiel worden uitgevoerd in drie panden: -

Bibliotheek in Burgum, gevestigd aan Schoolstraat 27, op basis van een huurcontract met een einddatum van 31 maart 2029;

-

Huisvesting van leesconsulenten en de verwerking van boeken/media, gevestigd in Hurdegaryp, op basis van een huurcontract met een einddatum van 1 september 2026;

-

Bibliotheek in Gytsjerk, gevestigd aan Simke Kloostermanstrjitte 6, eigendom van dbieb.

Overig Met betrekking tot de administratieve systemen, de algehele ICT-voorziening en de schoonmaak van de panden zijn dienstverleningscontracten afgesloten. Deze contracten kunnen jaarlijks worden opgezegd of verlengd. De huidige ICT-systemen van de bibliotheekactiviteiten in de gemeente Leeuwarden en de gemeente Tytsjerksteradiel zijn aan elkaar gekoppeld in één systeem. Financiën Verschillende subsidiestromen lopen vanuit de gemeente richting dbieb. De organisatie rekent een bedrag van €27,79 per inwoner. Begin 2023 is tevens een eenmalige subsidie

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 7

verstrekt voor de gestegen kosten en de gevormde negatieve reserve ten hoogte van een bedrag van €292.500. De subsidiestromen zijn afzonderlijk in kaart gebracht en zijn niet meegenomen in deze analyse.

1.2 Leeswijzer Na dit inleidende hoofdstuk wordt in Hoofdstuk 2 een toelichting gegeven op de uitgangspunten die zijn gehanteerd voor het bepalen van de potentiële juridische en financiële belemmeringen voor de overgang. Per aspect wordt een korte toelichting gegeven. Hoofdstuk 3 onderzoekt de potentieel kansrijke ruimte voor de overgang. In Hoofdstuk 4 worden de belangrijkste conclusies uit dit haalbaarheidsonderzoek samengevat. Tenslotte worden in Hoofdstuk 5 enkele aanbevelingen gedaan voor het vervolgproces.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 8

2 Juridische en financiële analyse en inventarisatie randvoorwaarden In dit hoofdstuk leest u de aanpak van de juridische en financiële analyse, alsook de inventarisatie van de randvoorwaarden zoals ingebracht door de betrokken partijen, gevolgd door de beschouwde aspecten en potentiële belemmeringen.

2.1 Aanpak analyse De casus is geanalyseerd aan de hand van een vergelijkende analyse tussen de gemeente Tytsjerksteradiel en andere gemeenten, alsook tussen dbieb en BNF. Hierbij zijn diverse juridische aspecten, financiële consequenties en gevoelige functies overwogen, met inachtneming van vuistregels die voortkomen uit wet- en regelgeving en overleg met betrokken partijen. De hieruit voortkomende potentiële belemmeringen en belangrijke aspecten worden behandeld in paragraaf 2.2. 2.1.1 Overgang van onderneming In deze analyse wordt ervan uitgegaan dat een overgang van onderneming bepalend is, gezien de door de gemeente Tytsjerksteradiel uitgesproken wens voor het behoud van het huidige bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel onder een nieuwe uitvoerder. Een overgang van onderneming, zoals bedoeld in artikel 7:662 e.v. BW, doet zich voor wanneer een onderneming haar identiteit behoudt bij een overdracht op basis van een overeenkomst, fusie of splitsing. Het behoud van identiteit wordt beoordeeld aan de hand van verschillende factoren, zoals de aard van de betrokken onderneming, de

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 9

overgedragen activa en de mate van overname van personeel. Uit jurisprudentie blijkt dat het begrip overgang van onderneming breed geïnterpreteerd wordt. De gevolgen van een overgang van onderneming voor werknemers zijn wettelijk geregeld en omvatten het behoud van rechten en verplichtingen, ontslagbescherming en het recht op informatie en consultatie. Praktische aspecten, zoals de omgang met personeelsdossiers en het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden, zijn van essentieel belang. De effecten van het niet behouden van de identiteit van het huidige bibliotheekwerk zouden dusdanig grote gevolgen hebben dat deze in deze analyse buiten beschouwing gelaten zijn. Voor de gemeente Tytsjerksteradiel is dit geen wenselijk scenario, omdat dit een volledige herstart van het bibliotheekwerk zou betekenen onder een nieuwe uitvoerder. 2.1.2 Omleggen van subsidies Tevens is sprake van het omleggen van subsidies, van dbieb naar BNF. Waar hier sprake is van een langdurige subsidierelatie moeten bepaalde voorwaarden in acht genomen worden. Een langer lopende subsidie, van drie jaar of langer, kan niet zomaar stopgezet worden. De subsidiegever moet hierbij een redelijke termijn in acht nemen op grond van artikel 5.41 Awb. De subsidieontvanger moet namelijk in staat zijn zich voor te bereiden op de gevolgen.

Wat een redelijke termijn is volgt niet uit wet- en regelgeving, hierover maken de betrokken partijen afspraken. 2.1.3 Indeplaatsstelling

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 10

In dit onderzoek is ook het behoud van de huidige huisvesting van het bibliotheekwerk van de gemeente Tytsjerksteradiel beschouwd als onderdeel van de haalbaarheid. Hiervoor is het concept indeplaatsstelling gehanteerd. Indeplaatsstelling is een juridisch concept waarbij de nieuwe uitvoerder de plaats van de oude mag innemen in huurovereenkomst, met behoud van alle voorwaarden en afspraken. Indeplaatsstelling biedt zekerheid aan alle betrokken partijen, waarbij medewerking van de verhuurder essentieel is. Zaken zoals de huurprijs en de huurtermijn blijven gelden. De verhuurder wordt hierbij betrokken en wordt medewerking verzocht. Waar de verhuurder niet mee wil werken, kan de indeplaatsstelling bij de rechter aangevraagd worden. 2.1.4 Randvoorwaarden De betrokken partijen, dbieb, BNF en de gemeente Tytsjerksteradiel, zijn gevraagd naar de randvoorwaarden die voor hen de overgang mogelijk maken. Ook deze worden als onderdeel van de haalbaarheid beschouwd in deze analyse.

2.2 Belangrijke aspecten en potentiële belemmeringen Hieronder volgt een toelichting op de beschouwde aspecten en potentiële belemmeringen, met een onderscheid tussen 'harde' en 'zachtere' aspecten/belemmeringen. In tabel 1 vindt u hiervan een samenvatting. 'Harde' aspecten zijn afgeleid uit wet- en regelgeving, terwijl 'zachtere' aspecten randvoorwaarden en aandachtspunten zijn die onder andere zijn aangewezen door de betrokken partijen. In deze fase is een inschatting gemaakt van de risico’s en aandachtspunten op basis van gevoerde gesprekken en analyse. Verdere afspraken moeten gemaakt worden om deze zachtere aspecten/belemmeringen aan te pakken.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 11

Tabel 1 Overzicht relevante aspecten/belemmeringen overgang bibliotheekwerk in het onderzoeksgebied Aspect/belemmering Hard Bron Criterium of zacht Algemeen: Behoud dienstverlening Zacht Gesprekken met De dienstverlening blijft zoveel de gemeente mogelijk ongewijzigd Tytsjerksteradiel Maatschappelijke impact Zacht De maatschappelijke impact moet in acht genomen worden. Medewerking betrokken partijen Hard Artikel 7:662 e.v. De overnemende en vertrekkende Burgerlijk Wetboek partij moeten beide medewerking verlenen om een overgang mogelijk te maken. Privacy Hard AVG en College Privacy van klanten en werknemers Bescherming moeten gewaarborgd blijven. Persoonsgegevens Enkele waarborgen moeten in acht genomen worden. Personeel: Arbeidsvoorwaarden/rechten en Hard Artikel 7:662 e.v. Automatische overname van alle plichten Burgerlijk Wetboek rechten en verplichtingen van de werknemer, ook de arbeidsvoorwaarden. Boventalligheid/nieuwe functies Hard Artikel 7:662 e.v. Personeel is beschermd en mag Burgerlijk Wetboek niet worden ontslagen vanwege de overgang van onderneming. Reorganisatie is mogelijk. Overgang van een deel van de Hard Uitspraak van het De band tussen werkgever en onderneming Europees Hof van overgaand onderdeel is beslissend. Justitie uit 1985 Vrijwilligers Zacht Gesprekken met De impact op vrijwilligers moet betrokken partijen beperkt worden.

Weigerende werknemer(s) Hard Artikel. 7:670 lid 8 Automatische beëindiging Burgerlijk Wetboek arbeidsovereenkomst en geen transitievergoeding. Huisvesting: Huurcontracten Zacht Gesprekken met Huurcontracten in Tytsjerksteradiel betrokken partijen worden overgenomen.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 12

Kooppand

Zacht

Gesprekken met betrokken partijen

Het pand in Gytsjerk blijft buiten de overgang.

Financiën: Frictiekosten

Zacht

Kosten inventaris

Zacht

Overstapkosten

Zacht

Gesprekken met betrokken partijen Gesprekken met betrokken partijen Gesprekken met betrokken partijen

Structurele kosten

Zacht

Gesprekken met betrokken partijen

Reserves en tekorten

Zacht

Gesprekken met betrokken partijen

Redelijke compensatie voor de te maken kosten is wenselijk. De inventaris wordt zonder compensatie overgedragen. Noodzakelijke kosten voor adaptatie binnen nieuwe organisatie. Kosten van structurele subsidies kunnen verschillen, maar mogen in totaal niet hoger uitvallen. Reserves moeten overgaan en een garantie moet afgegeven worden voor onvoorziene tekorten.

Tijd: Doorlopende dienstverlening

Zacht

Redelijke termijn

Hard

Gesprek gemeente Tytsjerksteradiel Artikel 7:662 e.v. Burgerlijk Wetboek

Het bibliotheekwerk mag niet stil komen te liggen. Redelijke termijn dient in acht genomen te worden, termijn staat niet vast.

2.2.1 Algemeen Om een overgang van onderneming mogelijk te maken zijn er basis voorwaarden aangewezen waar in ieder geval aan voldaan moet worden. Behoud dienstverlening Met de overgang moet de dienstverlening in de gemeente Tytsjerksteradiel zoveel mogelijk ongewijzigd blijven. De “klanten” moeten geen nadelige gevolgen ondervinden van de overgang. Maatschappelijke impact

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 13

De maatschappelijke waarde en functie van het bibliotheekwerk verspreidt zich over meerdere terreinen, naast een publiekfunctie is de bibliotheek ook werkgever. Vanwege de aard van de werkzaamheden ontstaat er een bijzondere situatie waarin rekening moet worden gehouden met de impact op de samenleving. Medewerking betrokken partijen Bij een overgang van onderneming is een basis voorwaarde dat beide partijen, zowel de vertrekkende als de overnemende partij, medewerking verlenen. Indien er geen medewerking aan de overgang verleend wordt ontstaat een nieuwe situatie, dit kan van invloed zijn op (delen van) dit haalbaarheidsonderzoek. Privacy De nieuwe uitvoerder mag gegevens alleen gebruiken om de overeenkomst met de klant uit te voeren. Het bijhouden en overdragen van personeelsdossiers bij overnames vereist naleving van privacywaarborgen. Werkgevers dienen werknemers tijdig en duidelijk te informeren over de overdracht. Daarnaast mogen alleen noodzakelijke gegevens worden verstrekt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, waarbij oude en niet-relevante informatie moet worden verwijderd. Werknemers hebben het recht om voorafgaand aan de overdracht hun dossier in te zien en eventuele ongewenste gegevens te laten verwijderen, en zij moeten worden geïnformeerd over hun recht om bezwaar aan te tekenen.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals die met betrekking tot verzuim en arbeidsongeschiktheid, mogen alleen worden overgedragen als dit strikt noodzakelijk is voor de verdere re-integratie of begeleiding van de werknemer. 2.2.2 Personeel

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 14

Werknemers genieten bescherming bij een overgang van onderneming. Zij spelen daarom een cruciale rol in de haalbaarheid; voor een eerste verkenning van de mogelijkheden kan gebruik worden gemaakt van vuistregels. Verdere invulling in een later stadium is cruciaal. Arbeidsvoorwaarden/rechten en plichten Bij een overgang van onderneming gaan automatisch alle rechten en verplichtingen van de werknemer over, inclusief arbeidsvoorwaarden en pensioentoezeggingen. Uitzonderingen kunnen gelden voor cao-gerelateerde rechten en verplichtingen, zoals wanneer de verkrijger onder een andere cao valt dan de vervreemder. Dit vereist soms aanpassingen. Boventalligheid/nieuwe functies Werknemers genieten bescherming tegen ontslag als gevolg van een overgang, om te voorkomen dat de nieuwe werkgever selectief kan zijn in wie hij overneemt. Niettemin kan na een overgang een nieuwe functie indeling nodig zijn, bijvoorbeeld vanwege dubbele functies of andere aansturingsstructuur. Medewerkers die overgaan behouden hun anciënniteit, wat kan leiden tot veranderingen in het zittende personeelsbestand tijdens een reorganisatie. Waar wijzigingen doorgevoerd worden moet op basis van de geldende CAO een sociaal plan opgesteld worden. Reorganisatie bij de vertrekkende partij is vanwege bedrijfseconomische redenen wel mogelijk.

Dit laatste is van belang waar het een overgang van slechts een deel van de onderneming betreft. Overgang van een deel van de onderneming Bij een overgang van onderneming hoeft niet sprake te zijn van een volledige overgang, ook kan slechts een onderdeel worden overgenomen. Hiermee wordt het belangrijk om te bepalen welke werknemers in het overgaande onderdeel werkzaam zijn en welke niet.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 15

Beslissend is hoe sterk de “band” is tussen de betreffende werknemer en het onderdeel dat overgedragen wordt. Waar het medewerkers betreft die slechts bepaalde werkzaamheden ten behoeve van het overgaande onderdeel verrichten, maar niet daadwerkelijk werkzaam zijn bij het onderdeel (bijvoorbeeld in de backoffice), gaan deze niet mee over naar de nieuwe werkgever. Vrijwilligers Vrijwilligers genieten niet dezelfde rechtsbescherming als werknemers. Bij het beëindigen van een vrijwilligersovereenkomst moet rekening gehouden worden met redelijkheid en billijkheid. Ontslag kan gevolgen hebben voor de vrijwilliger, de impact dient daarom meegewogen te worden. Weigerende werknemer Bij een overgang van onderneming behoudt de werknemer in principe zijn of haar arbeidsvoorwaarden, waardoor het sluiten van een nieuwe arbeidsovereenkomst met de overnemende partij doorgaans niet nodig is. Als een medewerker echter weigert om mee over te gaan, eindigt de arbeidsovereenkomst in principe automatisch op het moment van de overgang, zonder dat er een transitievergoeding verschuldigd is. Een dergelijke weigering moet echter duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Problemen kunnen ontstaan wanneer de aangeboden arbeidsvoorwaarden niet gelijk zijn aan die van de vertrekkende partij, bijvoorbeeld als ze niet passen binnen de voorwaarden van de overnemende partij.

In zo'n geval kan de wet de arbeidsovereenkomst beschouwen als beëindigd op initiatief van de werkgever, wat kan leiden tot het betalen van een transitievergoeding en/of billijke vergoeding. 2.2.3 Huisvesting

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 16

Voor het behoud van de identiteit van het bibliotheekwerk en voor een ononderbroken dienstverlening is de huisvesting een belangrijk onderdeel. Uit blijkt uit de praktijk dat samenwerking met pandeigenaren en beheerders mogelijk is en door vervolg overleg bewerkstelligd moet worden. Huurcontracten Bij een overgang van onderneming kan een huurcontract overgaan. In sommige gevallen kan het huurcontract automatisch overgaan naar de nieuwe eigenaar of exploitant van de onderneming, terwijl in andere situaties de verhuurder en de nieuwe eigenaar of exploitant een nieuwe overeenkomst moeten sluiten. In de eerste plaats moet de verhuurder hierbij om medewerking gevraagd worden. Mocht dit echter niet lukken dan kan de indeplaatsstelling bij de rechter aangevraagd worden. Kooppand Bij een overgang van onderneming kan een bedrijfspand overgaan, maar dit gebeurt niet automatisch. Of het bedrijfspand wordt overgedragen, hangt af van verschillende factoren, waaronder de aard van de overeenkomst tussen de betrokken partijen en de specifieke omstandigheden van de overgang. In sommige gevallen kan het bedrijfspand deel uitmaken van de activa die worden overgedragen, terwijl in andere situaties het eigendom van het bedrijfspand bij de oorspronkelijke eigenaar kan blijven.

2.2.4 Financiën Bij een overgang van onderneming en bij het omleggen van subsidies zijn kosten gemoeid, zowel bij de overnemende als de vertrekkende partij. In deze verkenning is bepaald welke financiële aspecten verdere beoordeling vragen. Frictiekosten

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 17

Frictiekosten zijn eenmalige kosten die een organisatie moet maken om een verandering door te voeren. In de rechtspraak is uitgemaakt dat de subsidiegever niet verantwoordelijk is voor de bedrijfseconomische vraagstukken van de vertrekkende organisatie. Die zijn daar zelf verantwoordelijk voor. De subsidieverstrekker is dan ook niet verplicht frictiekosten te vergoeden, tenzij de omstandigheden uitzonderlijk zijn en de subsidieverstrekker invloed heeft gehad op het aangaan van verplichtingen die deze kosten met zich meebrengen. Waar er geen verplichting ontstaat kan een vergoeding redelijk geacht worden. Kosten inventaris Bij de overgang is het van belang dat de noodzakelijke inventaris overgedragen wordt. Zo kan de dienstverlening onveranderd doorgang vinden. Kosten hiervoor kunnen een belemmering vormen. Overstapkosten Onder overstapkosten worden kosten verstaan die gemaakt moeten worden bij de overnemende organisatie om het organisatie onderdeel te integreren in de eigen organisatie. Structurele kosten Subsidies vormen de basis voor de relatie tussen de gemeente Tytsjerksteradiel en de uitvoerder van het bibliotheekwerk, zij maken het bibliotheekwerk financieel mogelijk. De relatie kan bestaan uit meerdere subsidies, zowel landelijk als lokaal. Tussen uitvoerders kunnen verschillen bestaan in de vorm en hoeveelheid van de subsidies. Reserves en tekorten

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 18

Bij een overgang komen reserves vrij voor het overgaande deel van de organisatie, daarbij kunnen ook na een overgang tekorten zichtbaar worden. 2.2.5 Tijd Doorlopende dienstverlening Bij een overgang van onderneming is het belangrijk om voldoende tijd te nemen voor een soepele overgang en om eventuele onderbrekingen in de werkzaamheden te minimaliseren. Het in acht nemen van voldoende tijd voor de overgang is essentieel om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen en mogelijke verstoringen te voorkomen. Redelijke termijn Het vaststellen van een redelijke termijn is een voorwaarde van het beëindigen van een langer lopende subsidierelatie. In het bepalen van de redelijke termijn zullen afspraken gemaakt moeten worden tussen de betrokken partijen.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 19

3 Potentie overgang Deze paragraaf biedt inzicht in de onderzochte overgang van dbieb naar BNF, gebaseerd op de uitgevoerde analyse en de principes beschreven in paragraaf 1.3, alsook de genoemde aspecten en belemmeringen.

3.1 Algemeen dbieb en BNF zijn bereid gevonden om medewerking te verlenen aan de voorgestelde overgang van het bibliotheekwerk, geïnitieerd door de gemeente Tytsjerksteradiel.1 Dit omvat het voldoen aan wettelijke vereisten, inclusief privacybescherming van klanten en werknemers. De gemeente erkent haar rol als opdrachtgever en is bereid informele aspecten en obstakels aan te pakken. Deze afspraken leggen de basis voor een succesvolle overgang. De betrokken partijen onderkennen dat de maatschappelijke impact beperkt moet zijn, de overgang zal dan ook zoveel mogelijk “achter de schermen” impact hebben.

3.2 Personeel Werknemers van het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel zullen worden overgenomen, met een individuele beoordeling op basis van de aard van hun werkzaamheden en hun betrokkenheid bij het werk in de gemeente Tytsjerksteradiel indien zij deels voor beide organisaties actief zijn. Geschillen kunnen de overgang

De details zullen nader ingevuld moeten worden door de betrokken partijen. Zoals aangegeven vormt medewerking van de betrokken partijen een “harde” belemmering in de haalbaarheid. Zodra deze medewerking niet langer verleend wordt, op welke grond dan ook, is het niet langer mogelijk om te spreken van een overgang. 1

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 20

vertragen en werknemers moeten tijdig worden geïnformeerd en ondersteund, met speciale aandacht voor 'weigerende werknemers'. Beide partijen hanteren de "CAO Openbare Bibliotheken", waardoor arbeidsvoorwaarden overeenkomen, hoewel individuele afspraken aanvullend kunnen zijn. Veranderingen in aansturing zullen plaatsvinden op basis van de bedrijfsvoering van BNF. Het opstellen van een sociaal plan wordt als noodzakelijk beschouwd vanwege de mogelijke impact op werknemers, hoewel niet wettelijk vereist als ook niet in de CAO bepaald. Medewerkers moeten begeleid worden wanneer zij door de overgang een andere functie zullen gaan bekleden bij BNF of waar binnen dbieb het takenpakket wijzigt. Formeel blijft dbieb de komende jaren verantwoordelijk voor het naleven van de huidige contractafspraken op basis van de wet voor het overgaande personeel. In de huidige bedrijfsvoering zijn verschillende vrijwilligers actief. BNF heeft aangegeven deze vrijwilligers aan te houden, waar mogelijk binnen hun eigen bedrijfsvoering. Nieuwe invulling kan worden gezocht voor vrijwilligers die niet binnen de gebruikelijke posities van BNF werkzaam zijn of kunnen werkzaam blijven tot zij vrijwillig vertrekken, in dit laatste geval zal BNF geen nieuwe vrijwilligers werven. De werkzaamheden van vrijwilligers worden beheerst door de geldende bepalingen in de CAO.

De betrokken partijen zijn toegewijd aan het minimaliseren van zowel individuele als maatschappelijke impact. De verschillen in bedrijfsvoering tussen dbieb en BNF kunnen obstakels in de overgang vormen. Binnen de clusters van BNF wordt zelf organiserend gewerkt. BNF heeft dit traject in 2021 ingezet en in de afgelopen jaren is afscheid gekomen van diverse

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 21

collega’s waar deze geen aansluiting konden vinden op de nieuwe werkwijze. Bij een overgang moet de impact van deze bedrijfsvoering op de werknemers inzichtelijk gemaakt worden.

3.3 Huisvesting Het bibliotheekwerk wordt momenteel uitgevoerd in drie panden: •

Bibliotheek in Burgum (huur)

•

Huisvesting van een deel van de leesconsulenten en boeken/mediaverwerking in Hurdegaryp (huur)

•

Bibliotheek in Gytsjerk (eigendom van dbieb)

3.3.1 Burgum Het pand in Burgum wordt exclusief gebruikt voor het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel, waardoor indeplaatsstelling voor de hand ligt. Dit vereist medewerking van de verhuurder. Ook is het van belang om de specifieke bepalingen van het huurcontract in acht te nemen. Beide stappen zijn niet onderdeel geweest van dit onderzoek. 3.3.2 Hurdegaryp Het gebouw in Hurdegaryp, momenteel gebruikt voor leesconsulenten en de verwerking van boeken en media, kan op een vergelijkbare manier worden overgenomen als het pand in Burgum. Aangezien BNF de verwerking van boeken heeft uitbesteed aan een derde partij, zal deze functie in Hurdegaryp komen te vervallen. Dit heeft echter geen invloed op het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel. De werkzaamheden die dbieb op deze locatie ook uitvoert voor de gemeente Leeuwarden worden verplaatst. Na de overgang zal een deel van het pand leeg komen te staan.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 22

3.3.3 Gytsjerk BNF heeft aangegeven geen eigen gebouwen te willen bezitten. Daarom blijft het pand in Gytsjerk in het bezit van dbieb, hoewel dit pand een essentieel onderdeel vormt van het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel en dienstdoet als bibliotheekvestiging. Het wegvallen van dit pand vormt een risico voor de dienstverlening. Mogelijke oplossingen zijn onder meer het huren van het pand van dbieb of het verkopen aan een derde partij en vervolgens terug huren. Een passende oplossing is van cruciaal belang voor de dienstverlening, en verdere onderzoek is nodig om inzicht te krijgen in de beste aanpak. In het geval van verkoop moeten ook afspraken gemaakt worden over de opbrengsten.

3.4 Financiën Voor de betrokken partijen, dbieb en BNF, brengt de overgang van onderneming en het omleggen van de subsidies kosten met zich mee. Waar er geen wettelijke verplichting ontstaat voor het vergoeden van deze kosten door de gemeente Tytsjerksteradiel, verzoekt dbieb enige compensatie. Daarbij wordt door het voor BNF als voorwaardelijk gezien dat er voor de inventaris op de drie locaties geen kosten in rekening worden gebracht door dbieb. 3.4.1 Frictiekosten dbieb Gezien de aard en duur van de subsidierelatie en de bijzondere omstandigheden rond de overgang wordt het vergoeden van enige frictiekosten aanbevolen. Hierbij kan gedacht worden aan kosten voor afvloeiing personeel, kosten ontvlechting/herinrichting ICT, verhuiskosten en kosten voor advies en begeleiding bij de overgang. Deze kosten zijn in dit stadium nog niet inzichtelijk gemaakt en vragen verder invulling door dbieb.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 23

3.4.2 Overstapkosten BNF Ten gevolge van het adapteren van het bibliotheekwerk in Tytsjerksteradiel zal BNF kosten maken. Deze kosten komen ten rekening van de gemeente Tytsjerksteradiel. BNF verzoekt de gemeente om hier een garantie voor af te geven, voordat het overgangsproces gestart wordt. 3.4.3 Verschillende subsidies Bij de overgang ontstaat een nieuwe situatie waarbij de subsidierelatie met dbieb wordt beëindigd en er een nieuwe relatie met BNF wordt aangegaan. De verwachting is dat de overgang kostenbesparend zal zijn wat betreft subsidies. Het aantal subsidies zal afnemen, waarbij de exploitatiesubsidie als basis dient. Waar dbieb een bedrag van €27,79 per inwoner rekent is dit bij BNF €22,94 per inwoner. Verdere analyse kan meer inzicht geven in de aard en hoogte van de subsidies, hoewel dit buiten de scope van het huidige onderzoek valt omdat het de haalbaarheid niet direct beïnvloedt. Een kostenbatenanalyse kan meer inzicht geven in mogelijke besparingen. 3.4.4. Reserves en tekorten Uitgangspunt van de subsidieovereenkomst van BNF is dat alle kosten gezamenlijk betaald worden, dit betreft huisvesting, personeel en inventaris. Daarvoor wenst BNF bij de overgang reserves tot de beschikking te hebben vanuit de gemeente Tytsjerksteradiel.

De opgebouwde reserves bij dbieb voor het bibliotheekwerk van de gemeente Tytsjerksteradiel, voor zo ver beschikbaar, vormen daarmee een onderdeel van de overgang. Waar deze niet beschikbaar of toereikend zijn zullen tussen de gemeente Tytsjerksteradiel en BNF verdere afspraken gemaakt moeten worden. Daarbij vraagt BNF dat de gemeente Tytsjerksteradiel garant staat voor onvoorziene tekorten binnen het overgaande bibliotheekwerk.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 24

3.5 Tijd De genoemde aspecten kunnen invloed hebben op het tijdspad voor de overgang van de dienstverlening. Het is belangrijk om een redelijke termijn vast te stellen voor de uitvoering van deze stappen, dit dient in overleg met alle betrokken partijen te gebeuren. Een duidelijk en realistisch tijdspad zal helpen bij het plannen en uitvoeren van de overgang op een efficiënte en effectieve manier. Onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld met betrekking tot het overnemen en plaatsen van alle medewerkers, kunnen van invloed zijn op de termijn waarbinnen de overgang gerealiseerd kan worden.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 25

4 Conclusie en aanbevelingen In dit hoofdstuk leest u de belangrijkste conclusies uit het haalbaarheidsonderzoek voor de overgang van het bibliotheekwerk in de gemeente Tytsjerksteradiel van de huidige uitvoerder dbieb naar BNF. Op basis van de analyse van de onderzochte overgang van dbieb naar BNF en de beschreven aspecten en belemmeringen, kan geconcludeerd worden dat de overgang haalbaar is. De betrokken partijen hebben zijn bereid gevonden medewerking te verlenen aan de voorgestelde overgang, waarbij voldaan kan worden aan de wettelijke vereisten en er aandacht is voor privacy, personeelskwesties en maatschappelijke impact. Enkele openstaande zaken vragen om verdere invulling, maar vormen momenteel geen direct obstakel voor de haalbaarheid. Deze kunnen echter wel een uitdaging vormen als er geen passende oplossingen gevonden worden. Hieronder wordt hier verder op in gegaan. Verdere gesprekken tussen de betrokken partijen zullen nodig zijn om samen invulling te geven aan de overgang van onderneming. Hierbij zullen ook de te verwachten kosten (en baten) voor de overgang in kaart moeten worden gebracht. Personeel Er zal zorgvuldig gekeken moeten worden naar de overgang van werknemers, waarbij gekeken wordt naar hun werkzaamheden en betrokkenheid bij het bibliotheekwerk van Tytsjerksteradiel.

Waar geschillen de overgang kunnen vertragen vormt de overgang van personeel, als onderdeel van de overgang van onderneming, geen directe obstakel voor de haalbaarheid. Hoewel er enige wijzigingen in de aansturing en taakverdeling zullen plaatsvinden, biedt de toepasselijke CAO Openbare Bibliotheken een goed kader voor

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 26

de overgang. Het opstellen van een sociaal plan wordt als noodzakelijk beschouwd, specifiek voor werknemers die ingrijpende gevolgen ondervinden. Huisvesting Wat betreft huisvesting zijn er enkele uitdagingen met betrekking tot de haalbaarheid. Allereerst zal de indeplaatsstelling van de huurcontracten voor de panden in Burgum en Hurdegaryp georganiseerd moeten worden. Daarbij vorm het pand in Gytsjerk een aanzienlijk obstakel. Het behouden van dit pand is cruciaal voor de dienstverlening, maar BNF wil geen eigen gebouwen bezitten. Mogelijke oplossingen zijn het huren van het pand van dbieb of verkoop aan een derde partij. Verder onderzoek (en overleg met de verhuurder) zijn nodig om een passende oplossing te vinden. Financien Financiële overwegingen, waaronder het vergoeden van frictiekosten en overstapkosten, vormen een belangrijke factor in de medewerking van dbieb en BNF in de overgang. Het toekennen van frictie- en overstapkosten is daarmee een cruciale factor in de haalbaarheid. Overige kosten, zoals die voor de inventaris, kunnen in goed overleg opgepakt worden en brengen geen extra financiële druk op de haalbaarheid met zich mee. Een kosten-baten analyse kan meer inzicht geven in de financiële gevolgen van de overgang. Tevens zullen dbieb en BNF de kosten voor de overgang in kaart moeten brengen.

Waar de te maken/vergoeden kosten geen directe invloed hebben op de haalbaarheid, kunnen zij wel bepalend zijn in de overweging om de overgang te realiseren. Daarbij is een redelijke vergoeding om het bibliotheekwerk van dbieb niet in gevaar te brengen echter wel een belangrijke factor in de haalbaarheid. Tijd

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 27

Het vaststellen van een redelijk tijdspad voor de uitvoering van de overgang is essentieel, waarbij een duidelijk en realistisch tijdschema zal helpen bij een efficiënte en effectieve overgang. Een redelijke termijn moet in acht genomen worden, waarbij betrokken partijen deze termijn gezamenlijk vast moeten stellen.

Rapport haalbaarheidsonderzoek Haalbaarheidsonderzoek overgang bibliotheekwerk | Definitief 3.0 | 22/8/24

Pagina | 28