08a - Raadsvoorstel - Uitbreiding raadsgriffie

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : :

25 januari 2024 8a Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning N.v.t. Mevr. A. Dam Z2024-00035 / S2024-00208

Underwerp Uitbreiding raadsgriffie Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De functie van de adjunct-griffier vanaf 1 januari 2024 uit te breiden van 30 naar 32 uren per week. 2. De functie van de griffiemedewerker vanaf 1 januari 2024 uit te breiden van 32 naar 36 uren per week. 3. De hiervoor benodigde middelen voor 2024 (€ 14.000), 2025 (€ 14.500) en verder beschikbaar te stellen en dit ten laste van het begrotingssaldo van onze gemeente te brengen. Koarte gearfetting De gemeenteraad heeft zijn eigen ambtelijke ondersteuning: de raadsgriffie. De afgelopen tijd is gebleken dat de raadsgriffie te weinig tijd heeft om de basis goed op orde te houden. De werkgeverscommissie stelt daarom voor de uren voor de raadsgriffie beperkt uit te breiden. Foech ried/kolleezje De raad is bevoegd om beslissingen te nemen over zijn eigen ondersteuning. Ynlieding De raadsgriffie(r) is de belangrijkste hulptroep van de gemeenteraad en vormt daarmee een belangrijke pijler van de lokale democratie. Van belang is een goede vertrouwensrelatie tussen de raad en de griffie(r), voldoende capaciteit op de griffie en een gelijkwaardige positie van de griffier t.o.v. de burgemeester en de gemeentesecretaris. De raadsgriffie regelt de ondersteuning aan de raad en de commissies, in facilitair, praktisch, tactisch en strategisch opzicht.

Een sterke volksvertegenwoordiging en een sterke griffie zijn met elkaar verknoopt. De griffie(r) heeft een adviserende functie voor de gemeenteraad, draagt zorgt voor de informatievoorziening en voor de communicatie namens de gemeenteraad. Daarnaast vertegenwoordigt de griffier de raad bij interne overleggen met de organisatie en de driehoek, vertegenwoordigt de raad bij externe overleggen met regio, provincie, rijk en zorgt voor inzet en de relatie van de gemeenteraad met de rekenkamer en de accountant.

Ried Punt Side

: : :

25 januari 2024 8a 2

Op 21 december 2023 heeft de griffier met de werkgeverscommissie het griffieplan 2024 besproken. In dat plan is gekeken naar de ambities van de raad, de te verwachten ontwikkelingen in combinatie met het huidige takenpakket en de samenstelling van de griffie. Aan de hand daarvan zijn een aantal knelpunten gesignaleerd die tot dit voorstel hebben geleid. De basis is op orde. Dit komt met name door flexibele opstelling en loyaliteit van de adjunct-griffier en de griffiemedewerker. Verlofstuwmeren en lange werkdagen op de vaste vergaderdagen zijn al geruime tijd geen onbekend fenomeen. Slechts door de flexibele en loyale instelling lukt het om onvoorziene zaken op te vangen. Dat gaat dan wel ten koste van basistaken. Dit is geen toekomstbestendige situatie en vraagt om een structurele oplossing. Zeker nu de ervaring leert dat onvoorziene zaken ieder jaar weer opnieuw aan de orde komen. Om die reden wordt voorgesteld om met terugwerkende kracht per 1 januari 2024 de functie van adjunct-griffier van 30 naar 32 uren uit te breiden en de functie van griffiemedewerker van 32 naar 36 uren uit te breiden. Te berikken effekt Door deze beperkte urenuitbreiding van de raadsgriffie blijft behouden dat de basis van de ondersteuning van het lekenbestuur door de raadsgriffie op orde blijft. Arguminten 1.

Versterking van de lokale democratie De raad is zo sterk als hoe de eigen ondersteuning is georganiseerd. Door deze beperkte urenuitbreiding blijft het mogelijk om de basis van de ambtelijke ondersteuning op orde te houden. 2. Doorgaan zonder beperkte urenuitbreiding is niet toekomstbestendig Te lang een beroep blijven doen op loyaliteit en flexibiliteit van de medewerkers brengt afbreukrisico’s met zich mee. Dat is geen structurele oplossing. Alternativen In overleg tussen de werkgeverscommissie en het Presidium is afgesproken dat in het tweede kwartaal van 2024 een raadsbreed gesprek wordt georganiseerd over de kwaliteit van de lokale democratie en het lekenbestuur. Wat verstaat iedereen daar onder en welke ondersteuning is daarvoor nodig? Een alternatief kan zijn om het huidige voorstel hierbij te betrekken. Het beeld kan namelijk ontstaan dat met de voorgestelde beperkte urenuitbreiding vooruit wordt gelopen op die discussie. Dat is niet de bedoeling aangezien onderhavig voorstel juist ziet op ‘achterstallig onderhoud’. Verlofstuwmeren zijn al enkele jaren aan de orde. Daarnaast is de laatste capaciteitsuitbreiding van de griffie in 2017 geweest (+ 4 uren). Als dat wordt afgezet tegen de groei van de ambtelijke organisatie in de afgelopen jaren zit daar geen balans in en is het voor de griffie lastig daar evenwicht tegen te bieden.

Om die reden wordt dit alternatief niet voorgesteld. Kanttekenings/risiko’s 1. Uitbreiding brengt financiële gevolgen met zich mee De beperkte urenuitbreiding van de raadsgriffie brengt financiële gevolgen met zich mee (zie hieronder). Finânsjes De uitbreiding van de uren leidt voor 2024 tot een extra kostenpost van € 14.000. Hierbij is rekening gehouden met de CAO-ontwikkelingen van 2024. Voor 2025 en verder zullen de kosten met € 14.500 stijgen. Bij de berekening van dit bedrag is al rekening

Ried Punt Side

: : :

25 januari 2024 8a 3

gehouden met de te verwachten loonontwikkelingen voor 2025. De kosten vanaf 2025 worden nog geïndexeerd op basis van de daadwerkelijke loonontwikkelingen. De bedragen worden direct ten laste van het begrotingssaldo van onze gemeente gebracht. Als de raad instemt met de urenuitbreidingen zullen de effecten financieel verwerkt worden. Yntegraliteit Dit advies is tot stand gekomen in overleg met de financieel adviseur van de raadsgriffie. Gearwurking Aangezien de raadsgriffie geen onderdeel is van de WM8KTD heeft dit besluit geen impact op de samenwerking. Burgum, 21 december 2023 De werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Tytsjerksteradiel, secretaris,

voorzitter,

dhr. S. Hoekstra

dhr. G.E. van der Meijden

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 21 december 2023, agendapunt 8a; Beslút: 1. De functie van de adjunct-griffier vanaf 1 januari 2024 uit te breiden van 30 naar 32 uren per week. 2. De functie van de griffiemedewerker vanaf 1 januari 2024 uit te breiden van 32 naar 36 uren per week. 3. De hiervoor benodigde middelen voor 2024 (€ 14.000), 2025 (€ 14.500) en verder beschikbaar te stellen en dit ten laste van het begrotingssaldo van onze gemeente te brengen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 25 januari 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben