08 - Raadsvoorstel - Vervolgproces brede participatie Gebiedsvisie Burgum-West

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program

: : : :

Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : :

20 april 2023 8 Besluitvormend Programma 8 – Volkshuisvesting, Ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing N.v.t. Mevr. B. van Zandbergen Dhr. A.J. Andringa 1. Presentatie informatieavond 09-02-2023 Z2023-00841 / S2023-04409

Underwerp Vervolgproces brede participatie Gebiedsvisie Burgum-West Wy stelle jo foar te besluten om: 1) Het vervolgproces van de pilot brede participatie uit te voeren om te komen tot een breed gedragen gebiedsvisie Burgum-West; 2) Dit te doen volgens De Nieuwe Route van “DatisHelder”, zoals beschreven in bijlage 1; 3) Hiervoor een budget van € 75.000 beschikbaar te stellen voor het vastgestelde proces en dit ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Koarte gearfetting Dit voorstel heeft als doel de raad te laten besluiten over het vervolgproces pilot brede participatie Burgum-West volgens de methode van “De Nieuwe Route”. Met de methode van “De Nieuwe Route” krijgt de gemeente middels een transparant proces een breed gedragen gebiedsvisie voor Burgum-West. In de methode “De Nieuwe Route” is een belangrijke rol weggelegd voor de gemeenteraad. In het voorliggende voorstel staat beschreven welke rol de gemeenteraad heeft in dit proces en vragen we de gemeenteraad budget beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het vervolgproces brede participatie. Foech ried/kolleezje De gemeenteraad is bevoegd het gevraagde budget beschikbaar te stellen. Ynlieding Op 9 februari 2023 heeft het projectteam van de gemeente u geïnformeerd over het vervolgproces om te komen tot een breedgedragen gebiedsvisie voor Burgum-West.

Op deze avond hebben we u ook geïnformeerd over de aanpak van de pilot brede participatie volgens de methode van “De Nieuwe Route”. De presentatie van 9 februari 2023 is bijgevoegd. Histoarje Op 1 april 2021 heeft de gemeenteraad ingestemd met een geamendeerd procesvoorstel ‘De Warren natuurlijk groen’ waarin het college de opdracht heeft gekregen om te komen tot een breed gedragen gebiedsvisie voor het gebied aan de westzijde van Burgum

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 8 2

(Burgum-West). Uitgevoerd middels een participatieproces volgens de uitgangspunten van co-creatie (burgerparticipatie) als pilot in de lijn van de omgevingswet. Vanuit de raad zijn voor dit proces de volgende kaders vastgesteld, dat: 1. Elke ontwikkeling getoetst moet worden aan de impact op de ecologie van het gebied en de omkeerbaarheid (mate van circulariteit) van de ontwikkeling; 2. Bij elke ontwikkeling de ecologie op één (toonaangevend en innovatief) wordt gezet en de economie op twee in een realistische en uitvoerbare basis; 3. Initiatieven worden toegelaten binnen de bestaande kaders en richtlijnen; 4. Naar aanleiding van het raadsbesluit van 2019 er geen woningbouw wordt gerealiseerd. Met het afronden van het eindrapport van het co-creatie proces, inclusief memorandum ligt er een basis om middels een pilot brede participatie te komen tot de visie voor het gebied Burgum-West. De brief van 5 oktober 2022 van een deel van het co-creatieteam aan de gemeenteraad onderschrijft het vervolg middels een brede participatie. Voor de pilot brede participatie heeft het projectteam van de gemeente 3 onafhankelijke partijen benaderd om een aanbieding in te dienen en een pitch te houden aan het projectteam. Bij de beoordeling is DatisHelder (Anke Siegers) unaniem verkozen als beste bureau. De aanpak is vernieuwend, de deelnemers aan het proces ervaren eigenaarschap.

Door bij de start duidelijke kaders vast te stellen weten de deelnemers waarbinnen het plan vormgegeven kan worden. De methode is gebaseerd op een transparant en democratisch proces. Het bureau heeft aangetoond de kwestie goed te doorgronden en heeft volgens het projectteam een goede klik met de diverse partijen in dit proces. Te berikken effekt Met het voorgestelde vervolgproces krijgt de gemeente middels een transparant en democratisch proces een breedgedragen gebiedsvisie Burgum-West die voldoet aan de vooraf vastgestelde kaders. Door iedereen die iets vindt van de invulling van de gebiedsvisie mee te laten doen aan het proces en dus ook aan de besluitvormingsdag. Na het vaststellen van de gebiedsvisie Burgum-West is er voor iedereen duidelijkheid hoe de gemeente invulling gaat geven aan de ontwikkeling van Burgum-West. Arguminten 1. De ontwikkeling van het gebied Burgum-West is geen nieuw onderwerp voor de raad. Vanuit het Co-Creatie proces ligt er een basis om met een nieuwe pilot het vervolgproces voor de brede participatie volgens de methode “De Nieuwe Route” uit te voeren. Het is van belang dat dit nieuw in te zetten proces zorgvuldig wordt uitgevoerd om te komen tot een plan dat daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. 2. Met de nieuwe methode geeft de raad de “Mienskip” eigenaarschap over de invulling van het plan binnen de vooraf vastgestelde kaders.

Een transparant en democratisch proces als pilot voor een brede participatie. De kern van de nieuwe methode is: a. De kwestie In de eerste fase van het proces zullen de begeleiders van DatisHelder met de projectgroep van de gemeente komen tot een heldere kwestie. Wat is de heldere en centrale vraag voor het opstellen van de gebiedsvisie van Burgum-West?

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 8 3

b. De kaderstelling Met het vervolgproces bouwen we voort op de al vastgestelde kaders voor het CoCreatie proces, zijnde: 1. Elke ontwikkeling getoetst moet worden aan de impact op de ecologie van het gebied en de omkeerbaarheid (mate van circulariteit) van de ontwikkeling; 2. Bij elke ontwikkeling de ecologie op één (toonaangevend en innovatief) wordt gezet en de economie op twee in een realistische en uitvoerbare basis; 3. Initiatieven worden toegelaten binnen de bestaande kaders en richtlijnen; 4. Naar aanleiding van het raadsbesluit van 2019 er geen woningbouw wordt gerealiseerd. In het eindrapport van het Co-Creatieproces inclusief memorandum worden adviezen gegeven over aanvullende kaders voor het vervolgproces. De opbrengst uit het CoCreatie proces verwerken we in de kaderstelling. De kaders voor de methode “De Nieuwe Route” worden vastgesteld door de gemeenteraad. Voor het commitment op de kaders wordt minimaal 1 werksessie met de gemeenteraad georganiseerd voorafgaand aan de besluitvorming door de raad. c. De voorbereidende fase Tijdens de voorbereidende fase zullen alle betrokkenen (al dan niet in groepen) worden benaderd, gebeld en gemaild. De betrokkenen worden voorbereid op het proces in voorbereidende gesprekken, offline waar mogelijk, online waar en wanneer nodig. Iedereen wordt zo in de voorbereidende gesprekken goed voorbereid op de planvormingsbijeenkomst.

In de voorbereidende gesprekken geven alle betrokkenen aan wie er nog meer betrokken is, wie er nog meer moeten deelnemen om dit plan voldoende draagvlak te geven. Ook geven zij aan welke informatie er met elkaar gedeeld moet worden en wat er nodig is zodat iedereen veilig en open deel kan nemen. Deelname aan een voorbereidend gesprek is voorwaarde voor deelname aan de planvormingsdag. Het aantal overleggen in deze fase is nu nog niet bekend. d. Planvormingsbijeenkomst Tijdens de planvormingsbijeenkomst in waarschijnlijk Q4 van 2023 (datum nog nader af te stemmen) worden de kwestie en de kaders gepresenteerd. Ook wordt de gevraagde informatie geleverd door daarvoor gevraagde en voorbereide partijen. De deelnemers maken tijdens de planvormingsbijeenkomst de gebiedsvisie voor BurgumWest rond de kwestie, binnen de gestelde kaders. e. Uitwerkperiode De projectgroep en waar nodig andere specialisten en betrokkenen werken het plan verder uit in werkgroepen. Ambtelijk wordt ook de toets uitgevoerd of de opgestelde gebiedsvisie voldoet aan de daarvoor vastgestelde kaders en op de (financiële) haalbaarheid. f. Vaststellen van de gebiedsvisie door de gemeenteraad. Na de planvormingsbijeenkomst en de uitwerkperiode wordt het definitieve plan voorgelegd aan de gemeenteraad ter besluitvorming.

Dit betekent, dat de raad de gebiedsvisie vaststelt door het definitieve plan te toetsen aan de vooraf vastgestelde kaders en de haalbaarheid daarvan. Alternatieven 1. De gebruikelijke route doorlopen van ophalen van informatie uit de omgeving en deze zelf verwerken tot een visie. Hiermee komt de nadruk te liggen op de besluitvorming

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 8 4

achteraf door de raad. Hierbij geldt het principe “Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg”. 2. De scenario’s en het voorkeurscenario uit het Co-Creatieproces ter inzage leggen en met de mogelijke opmerkingen komen tot één breder gedragen volledige gebiedsvisie. Kanttekenings/risiko’s 1.

Geen commitment op de kwestie en de kaders Het gevolg van dit risico is een veel langere doorlooptijd en het mogelijk verlies van vertrouwen in de methode. Door de aanwezigheid van Anke Siegers hebben we veel ervaring in het begeleidingsteam om ons te helpen en goed te begeleiden bij de uitvoering van de methode. Hierdoor wordt dit risico klein geacht.

2.

Vertrouwen van de gemeenteraad in de methode De methode “De Nieuwe Route” vraagt van de gemeenteraad een besluitvorming vroeg in het proces. Deze besluitvorming vindt plaats op de kaders en nog niet op een plan. De kaders herbergen een bandbreedte waarbinnen de “Mienskip” invulling geeft aan de gebiedsvisie Burgum-West. Hierbij moet de raad, maar ook de betrokken ambtenaren “loslaten”. Dit vergt erg veel vertrouwen in de methode en goed inzicht in de impact van de kaders op de gewenste bandbreedte. De maatregelen om dit risico te mitigeren zijn een intensieve voorbereiding van de kaders door de ambtenaren, veel voorwerk uit het Co-Creatieproces meenemen en de werksessies met de raad ter voorbereiding op de besluitvorming. Het risico wordt ingeschat als aanvaardbaar.

3.

We komen op de planvormingsdag niet tot een breedgedragen gebiedsvisie. Volgens Anke Siegers is dit nog nooit gebeurd en ziet iedereen dit altijd als grootste risico. Het alternatief, wanneer we niet komen tot een breedgedragen gebiedsvisie, is het besluit terugleggen bij de gemeenteraad. Daarmee geven de betrokken deelnemers hun initiatief uit handen. Gevoelsmatig is dit risico groot. Echter bij de betrokken deelnemers en de gemeenteraad is draagvlak voor de nieuwe methode en vertrouwen in het proces, waardoor we toch inschatten dat het risico nihil is.

4.

Bevoegdheid gemeenteraad De gemeenteraad besluit vooraf wat de gestelde kaders zijn waarbinnen alle deelnemers in een democratisch en transparant proces komen tot een breedgedragen gebiedsvisie Burgum-West. Na het vaststellen van de kaders worden de voorbereidende gesprekken gevoerd. Er zijn geen andere routes meer om invloed uit te oefenen. Mede hierom is het van groot belang om ook U en het college van B&W goed mee te nemen in de voortgang. Tijdens het proces worden er geen inhoudelijke besluiten genomen die de kwestie en de kaders veranderen. Na de planvormingsbijeenkomst en de uitwerkperiode wordt het definitieve plan voorgelegd aan de raad voor besluitvorming. De raad stelt de gebiedsvisie vast door het definitieve plan te toetsen aan de vooraf vastgestelde kaders.

5.

Financieel risico De inzet van DatisHelder wordt verrekend op basis van werkelijke inzet. De begroting is ruim opgezet en voor het projectteam is dit gevraagde budget ook het maximum. Mochten er meer gesprekken gevoerd moeten worden dan voorzien, dan zullen we de aanpak hierop afstemmen. De projectleider stuurt wekelijks op de financiën. Hiermee wordt dit risico als nihil beoordeeld. Door deze strakke sturing kunnen de kosten ook zeker lager worden.

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 8 5

Finânsjes De gemeenteraad wordt gevraagd om € 75.000 beschikbaar te stellen voor de methode “De Nieuwe Route”. De incidentele bijdrage wordt ten laste gebracht van de Algemene Reserve. Het bovengenoemde bedrag is opgebouwd vanuit de inzet zoals aangegeven in onderstaande tabel. De inzet is per dagdeel door 2 externe begeleiders. Verrekening vindt plaats op basis van werkelijke inzet per dagdeel. De onderstaande tabel geeft de inzet per onderwerp aan. De inzet is een ruime inschatting van de werkzaamheden op basis van ervaringen met andere opdrachten en voor het projectteam is dit dan echt het maximum. Aantal dagdelen

Omschrijving inzet

6

Voorgesprekken, formeren kerngroep. Commitment, uitwerken tijdspad en uitnodiging Startbijeenkomst incl. voorbereiding. Begeleiding in het formuleren van de kaders en de kwesties. Doel: gezamenlijke kaders, commitment op de gezamenlijke kaders, afstemming voor de besluitvormingsbijeenkomst. Komen tot startlijst deelnemers. Plannen en afstemmen van informatieve gesprekken. Voeren van voorbereidende gesprekken door procesbegeleider met de betrokken partijen/mensen (schatting is 60 gesprekken) Communicatie. Afstemming, flyer betrokkenen, contact met pers. Wat er nodig is blijkt in het proces. Het bouwen en vullen van een website pagina Afstemming voorbereidende gesprekken, informatie verzamelen voor de planbijeenkomst. Informanten regelen en voorbereiden. Beide begeleiders en kerngroep. Voorbereiding grote planbijeenkomst. Locatie verkennen en afstemmen met de locatie en de kerngroep over het programma. Maken draaiboek. Planbijeenkomst met alle betrokken partijen. Dit is inclusief de extra in te zetten onafhankelijke gespreksbegeleiders gedurende de dag. Eventueel, Uitwerken plan op hoofdlijnen. Eventueel, wanneer dit wordt gevraagd in de planbijeenkomst kan er begeleiding worden gegeven in de werkgroepen. Het gaat hier gebruikelijk om het zorgen voor aansluiting tussen de verschillende onderwerpen die verder worden uitgewerkt in de werkgroepen.

8

50

4

8

8 10 4 6

Planning

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 8 6

Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Met het vervolgproces middels de methode van “De Nieuwe Route” geven we de “Mienskip” binnen de gesteld kaders alle ruimte om mee te doen aan de besluitvorming. Deze pilot voor een brede particpatie sluit aan bij de omgevingswet. Gedurende de loop van het proces sluit iedereen die inbreng wil hebben op wat er gaat gebeuren met Burgum-West aan in het proces. Kommunikaasje De afdeling communicatie is onderdeel van de kerngroep. De kerngroep verzorgt een website voor alle beschikbare informatie. Op deze site kunnen betrokkenen zich inlezen en aanmelden. Dit is ook een manier om transparant te zijn naar derden zoals bijvoorbeeld de media, belangstellenden, organisaties en collega’s. De methode “De Nieuwe Route” is vernieuwend in de besluitvorming voor de ruimtelijke ordening. De kerngroep wil in de pers de nodige aandacht vragen voor de uitvoering van deze methode door de gemeente om te komen tot een gebiedsvisie voor Burgum-West. Yntegraliteit De afdelingen financieel beleid en de controller zijn betrokken en adviseren positief. Bij de uitvoering van het procesvoorstel zullen de teams OAR, publieksdiensten, beheer en communicatie betrokken zijn. Previnsje N.v.t. Gearwurking N.v.t.

Ferfolchtrajekt Het vervolgtraject na definitieve besluitvorming door de raad over de gebiedsvisie Burgum-West is het uitwerken van de gebiedsvisie naar uitvoeringsplannen. Evaluaasje Na de presentatie van het eindplan wordt het proces geëvalueerd. Burgum, 21 maart 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 maart 2023, punt nummer: 8; Beslút: 1) Het vervolgproces van de pilot brede participatie uit te voeren om te komen tot een breed gedragen gebiedsvisie Burgum-West; 2) Dit te doen volgens De Nieuwe Route van “DatisHelder”, zoals beschreven in bijlage 1; 3) Hiervoor een budget van € 75.000 beschikbaar te stellen voor het vastgestelde proces en dit ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 20 april 2023.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben