08 - Raadsvoorstel - Reactie college op aanbevelingen rapport rekenkamer Evenementenbeleid 2023-2027

Riedsútstel

It Beslút Agindapunt Status Program Portefúljehâlder Amtner Bylage

: : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

18 december 2025 8 Besluitvormend 1 - Veiligheid C. Schokker-Strampel M. de Jong en L. de Vries 1. Evenementenbeleid met bijbehorende bijlagen 2. Rekenkamerrapport evenementenbeleid 3. Overzicht aanpassingen en prioritering 4. Duurzaamheid en Circulariteit Evenementenbeleid Tytsjerksteradiel 2025091813031 en 25ZG311669

Underwerp Reactie college op aanbevelingen rapport Rekenkamer Evenementenbeleid 2023-2027 Wy stelle jo foar te besluten om: - Kennis te nemen van de reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. - Aanbeveling 1 uit het rekenkamerrapport over te nemen met inachtneming van de toelichting van het college. - Aanbeveling 2 uit het rekenkamerrapport over te nemen met inachtneming van de toelichting van het college. - Aanbeveling 3 uit het rekenkamerrapport gedeeltelijk over te nemen met inachtneming van de toelichting van het college. Koarte gearfetting De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar het evenementenbeleid 2023-2027. Het college heeft kennisgenomen van het rapport en geeft met dit raadsvoorstel reactie op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. Foech ried/kolleezje Het college heeft de opiniëring door de raad op dit onderwerp op 11 september 2025 gevolgd en kennisgenomen van dit rapport. Zoals afgesproken bij de behandeling in de raad, volgt hierbij het besluitvormend raadsvoorstel als reactie op de conclusies en de aanbevelingen. Ynlieding Het college spreekt haar waardering uit voor het uitgebreide onderzoek van de rekenkamer en bedankt de Rekenkamer voor haar inzet. In reactie op de conclusies uit het rapport: Conclusie 1: Het herziene evenementenbeleid van Tytsjerksteradiel schept duidelijkheid en sluit aan bij de bestaande praktijk.

Het rapport bevestigt het beeld van het college dat de ervaringen met het herziene evenementenbeleid zowel bestuurlijk, ambtelijk als bij de organisatoren positief zijn. Aandachtspunten zijn er ook. Dit erkent het college zelf ook. Tijdens de vaststelling van het beleid was er een strakke deadline, er was te weinig tijd om bijvoorbeeld de onderdelen duurzaamheid en locatieprofielen uitgebreid mee te nemen. Daarom is destijds bij de vaststelling van het beleid in 2023 ook aangegeven dat het college dit later nog wil aanvullen bij het evalueren van het beleid. Verder geeft het rekenkamerrapport aan dat het college meer moet ondersteunen bij financiering en promotie van evenementen. Het college geeft aan dat er dit jaar een dorpenbudget is vastgesteld, organisatoren kunnen bij dorpsbelangen vragen om subsidie voor hun evenement. Het promoten van een evenement vindt het college niet een taak van de gemeente. Conclusie 2: De gemeente moet steeds afwegen tussen het belang van een evenement en de naleving van regels, het systeem daarvoor is goed ingericht. Het college kan zich vinden in deze conclusie. Conclusie 3: Met name voor vrijwilligersorganisaties schept het evenementenbeleid regeldruk Het college herkent dat er regeldruk is. Er is een hoop landelijke wet- en regelgeving voor evenementen, waar het college niets aan kan veranderen.

Ook kan het college niet zomaar van alles versoepelen of versimpelen binnen het aanvraagproces. Het college moet van organisatoren voldoende informatie hebben om een aanvraag juist te kunnen behandelen en te vergunnen. Aan bepaalde zaken kan het college wel iets veranderen, zoals de vereenvoudiging van aanvraagformulieren, en dit gaat het college ook doen. Ten aanzien van de aanbevelingen: Aanbeveling 1: Geef het college mee het goede contact met organisatoren te onderhouden, maar ook helder te zijn over wat niet kan. We willen als gemeente blijven investeren in de relatie met organisatoren. De vergunningverleners doen dit onder andere door organisatoren te blijven helpen bij hun evenementenaanvraag, zowel telefonisch als op het gemeentehuis. En door evenementen te blijven evalueren, waarbij besproken wordt hoe het proces en de samenwerking bij zowel organisator als gemeente de volgende keer beter kan. De vergunningverleners denken zoveel mogelijk met de organisatoren mee en zoeken maatwerkoplossingen wanneer er problemen spelen. Uiteraard binnen de geldende wet- en regelgeving. Wanneer iets echt niet kan, wordt hierover duidelijk gecommuniceerd. Ook over waarom iets niet kan. Het college stelt de raad voor met inachtneming van hiervoor genoemde toelichting aanbeveling 1 over te nemen.

Aanbeveling 2: Vraag het college om werk te maken van bestaande voornemens om het beleid aan te scherpen en hierover na een jaar terug te koppelen aan de raad. 2a Duurzaamheid Met betrekking tot duurzaamheid is in samenwerking met organisatoren van grote evenementen een traject gestart om te komen tot een realistische invulling van de duurzaamheidsambities binnen het evenementenbeleid. In dit traject staat het gezamenlijk oppakken van verantwoordelijkheden centraal. Organisatoren, leveranciers en overheid dragen elk bij aan haalbare en meetbare stappen richting meer duurzame evenementen. Op basis van onder andere een benchmark is gekozen voor een faciliterende aanpak. Gericht op samenwerking en kennisdeling in plaats van verplichting. Het voorstel is om deze aanpak het komende jaar verder uit te werken in de vorm van een convenant. Hierin worden afspraken vastgelegd over verschillende thema’s. De eerste conceptversie van dit convenant wordt in het tweede kwartaal van 2026 verwacht.

Side

:

2

De voortgang van dit traject wordt meegenomen in de actualisatie van het evenementenbeleid. Verdere toelichting en achtergrondinformatie zijn opgenomen in bijlage 4: Duurzaamheid en Circulariteit Evenementenbeleid Tytsjerksteradiel. 2.b. Locatieprofielen Wat betreft de evenementenlocaties wil het college dat deze ook in het Omgevingsplan opgenomen zullen worden. Er zijn 10 evenementenlocaties binnen de gemeente. Eén daarvan is planologisch gezien al vastgelegd, dit is het ijsbaanterrein in Gytsjerk. Het is belangrijk dat de overige 9 locaties ook worden ingepast. Dit geeft duidelijkheid en zekerheid voor alle partijen (organisatoren, omwonenden en medewerkers van de gemeente). Als gemeente zul je moeten kunnen motiveren waarom op een locatie evenementen mogen plaatsvinden. Daarnaast ook hoeveel evenementen en wat voor soort evenementen. Om goed te kunnen motiveren moet je als gemeente voor alle locaties (in het geval van Tytsjerksteradiel 9 locaties) de benodigde onderzoeken (laten) doen. Zoals ecologische onderzoeken, (geluid)onderzoeken verkeer, AERIUSberekeningen. Dit wordt door het college in gang gezet en het college stelt de raad voor om deze aanbeveling over te nemen. Aanbeveling 3: Vraag het college om gevolg te geven aan de verbetermogelijkheden uit dit onderzoek en om hierover na een jaar terug te koppelen aan de raad.

De vergunningverleners gaan, conform aanknopingspunt onder deze aanbeveling, de aanvraagformulieren voor evenementen aanpassen. Deze zijn nu voor A-, B- en Cevenementen hetzelfde. De bedoeling is om per type evenement een gespecificeerd aanvraagformulier te maken (een formulier voor wandel- of hardloopevenementen, een formulier voor dorpsfeesten, een formulier voor tentfeesten etc.). In samenwerking met de collega’s van dienstverlening. Daarnaast gaan de vergunningverleners, in samenwerking met de collega’s van subsidies en van dienstverlening, de informatievoorziening op de website over subsidies voor evenementen verbeteren. Ook conform aanknopingspunt onder deze aanbeveling. Verder willen de vergunningverleners het evenementenbeleid op enkele punten verduidelijken en corrigeren. Gedurende de twee jaren dat de gemeentelijke medewerkers nu met het evenementenbeleid gewerkt hebben, zijn zij tegen een aantal tekstuele schoonheidsfoutjes aangelopen. Hier komt men achter tijdens het werken met het beleid in de praktijk. Mede om die reden was bij de vaststelling van het beleid al een evaluatiemoment bepaald in het najaar van 2025. Er is gewacht met deze aanpassingen tot de uitkomsten van het rekenkameronderzoek bekend waren. Nu kan alles in één keer meegenomen worden, en waar nodig gewijzigd worden.

Op deze manier blijft het beleid werkbaar, duidelijk en volledig voor alle partijen (vergunningverleners, toezichthouders, externe adviespartners, organisatoren en inwoners). Het college stelt de raad voor om bovenstaande aanknopingspunten voortkomend uit aanbeveling 3 over te nemen. Het college stelt de raad voor om onderstaande aanknopingspunten voortkomend uit aanbeveling 3 niet over te nemen: Het versoepelen en versimpelen van het voorbeeld draaiboek, het ondersteunen bij de promotie van evenementen en het publiceren van evenementen in het huis-aan-huisblad wordt niet overgenomen. Ons voorbeeld draaiboek is bij de vaststelling van het evenementenbeleid in 2023 al enorm versimpeld. Organisatoren die toch moeite hebben met hun aanvraag en/of het draaiboek, worden door de vergunningverleners uitgenodigd op het gemeentehuis om het gezamenlijk door te lopen. Bij het versoepelen van het draaiboek (zodat organisatoren minder informatie hoeven aan te leveren) loop je het risico belangrijke informatie van een organisator over het evenement mis te lopen. Versoepeling van het draaiboek kiest Side

:

3

het college bewust dus niet voor. De aanvraagformulieren worden straks vereenvoudigd en van daaruit zal minder invulwerk voor organisatoren ontstaan. Het ondersteunen van organisatoren bij de promotie van hun evenementen vindt het college geen taak van de gemeente. Het publiceren van evenementen in de Actief wordt sinds ruim twee jaar niet meer gedaan. Hiertoe is destijds door het college besloten ter bezuiniging. We publiceren, zoals wettelijk verplicht is, alles in het online gemeenteblad. Ook staat er sinds dit jaar een evenementenkalender op de website van de gemeente met daarop alle evenementen, ook kleine meldingen. De vergunningverleners en andere medewerkers van Toezicht, Handhaving en Veiligheid ontvangen nooit berichten van omwonenden die informatie over evenementen missen. Als laatste aanknopingspunt uit het rekenkamerrapport komt naar voren om regionaal afspraken te maken over gemeente-overstijgende evenementen en toe te werken naar eenduidige aanvraagprocessen. De vergunningverleners hebben regelmatig contact met de vergunningverleners van gemeente Noardeast-Fryslân en ondervinden veelal aansluiting in de werkwijze. Daarnaast wordt het overleg en de samenwerking met elkaar als gemeenten op het gebied van evenementen steeds vaker gevonden, bijvoorbeeld in de vorm van (netwerk)bijeenkomsten.

Een overzicht van de aanpassingen en prioritering zijn als bijlage 3 bij dit voorstel gevoegd. Histoarje Niet van toepassing. Te berikken effekt Met dit raadsvoorstel willen we de raad inzicht geven in de reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen van het rapport van de rekenkamer over het evenementenbeleid 2023-2027. Arguminten Zie inleiding. Alternativen Niet van toepassing. Kanttekenings/risiko’s Niet van toepassing. Finânsjes De uitwerking van aanbeveling 1 en 3 vallen onder bestaande budgetten. De uitwerking van aanbeveling 2.a het inpassen van duurzaamheid in het evenementenbeleid: het laten begeleiden van het convenant dat we gaan opstellen valt onder bestaande budgetten vanuit duurzaamheid. De uitwerking van aanbeveling 2.b planologisch vaststellen van evenementenlocaties: zal het college bij u op terugkomen om een budget te vragen voor het inpassen van de evenementenlocaties in het omgevingsplan. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje De organisatoren van evenementen zijn bij het rekenkameronderzoek betrokken door middel van een enquête. Zij hebben op die manier hun mening kunnen geven over diverse zaken, zoals het aanvraagproces en dingen waar zij tegenaan lopen of onduidelijk vinden. Daarnaast zijn er een aantal organisatoren in een interview gesproken.

Ook over het onderwerp duurzaamheid is er een enquête uitgezet onder de organisatoren en zijn er bijeenkomsten geweest op het gemeentehuis. Zie hiervoor verder bijlage 4.

Side

:

4

Vanuit team Duurzaamheid zijn organisatoren en een leverancier actief betrokken bij het traject rond duurzaamheid. Zij hebben in gesprekken hun ervaringen en ideeën gedeeld en feedback gegeven op het conceptrapport. Hierdoor is een breed gedragen advies ontstaan. De bereidheid om gezamenlijk vervolg te geven aan de duurzaamheidsambities is daarmee groot. Kommunikaasje Niet van toepassing. Yntegraliteit Vanuit team Ontwikkeling zijn er medewerkers betrokken voor wat betreft het onderdeel duurzaamheid. Ook is overleg gevoerd met de medewerkers op het gebied van locatieprofielen en het Omgevingsplan. Voor het veranderen van de aanvraagformulieren wordt de afdeling dienstverlening betrokken. Dienstverlening wordt ook betrokken bij het verbeteren van de informatievoorziening op de website van subsidies voor evenementen, uiteraard net als de collega’s van subsidies. Previnsje Niet van toepassing. Gearwurking Dit betreft een rapport van de gezamenlijke rekenkamer. Het onderzoek werd ten tijde van de ontvlechting uitgevoerd. Het college van Achtkarspelen zal ook op de uitkomsten reageren. Ferfolchtrajekt Na vaststelling in uw college wordt het raadsvoorstel aangeboden voor de raadsvergadering van 18 december 2025. De raad vraagt uw college, op grond van het rekenkamerrapport, om de raad binnen uiterlijk één jaar te informeren over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen.

Evaluaasje Niet van toepassing. Burgum, 25 november 2025 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

mevr. C. Schokker-Strampel

Side

:

5

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 november 2025, punt nummer: 8; Beslút: -

Kennis te nemen van de reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. Aanbeveling 1 uit het rekenkamerrapport over te nemen met inachtneming van de toelichting van het college. Aanbeveling 2 uit het rekenkamerrapport over te nemen met inachtneming van de toelichting van het college. Aanbeveling 3 uit het rekenkamerrapport gedeeltelijk over te nemen met inachtneming van de toelichting van het college.

-

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 18 december 2025.

De griffier,

De voorzitter,

mevr. mr. A. Dam

mevr. C. Schokker-Strampel

Side

:

6