08 - Raadsvoorstel Koersbepaling - Vaststelling koersdocument organisatie gemeente Tytsjerksteradiel

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : : :

29 februari 2024 8 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium 15 februari 2024 Mevr. T. Willemsma Mevr. A. Hasz 1. Koersdocument ‘Dit binne wy’ Z2024-00217 / S2024-01046

Underwerp Koersbepaling: vaststelling koersdocument organisatie gemeente Tytsjerksteradiel Wy stelle jo foar te besluten om: Het koersdocument ‘Dit binne wy’, zoals opgenomen in bijlage 1, vast te stellen als nieuwe organisatiekoers voor de op te bouwen ambtelijke organisatie van Tytsjerksteradiel. Koarte gearfetting In 2023 hebben de gemeenteraden van zowel Achtkarspelen als Tytsjerksteradiel besloten te willen stoppen met de ambtelijke samenwerking in de vorm van WM8KTD. Ten gevolge van dit besluit hebben de Colleges in opdracht van de Raad een Plan van Aanpak (hierna: PvA) ontvlechting opgeleverd en vastgesteld. In het PvA wordt ook een opbouwspoor gedefinieerd, vorm te geven door te afzonderlijke gemeenten. Het opbouwspoor van Tytsjerksteradiel kent in 2024 de volgende stappen: 1. Koersbepaling 2. Koersvertaling 3. Realisatie van de koersvertaling Zodanig dat de nieuwe ambtelijke organisatie vanaf 1 januari 2025 ‘staat’, en zich van daaruit verder kan doorontwikkelen. Stap 1: De Raad stelt vanuit de kaderstellende rol het koersdocument voor de organisatie van Tytsjerksteradiel vast (stap 1). Het koersdocument ‘Dit binne wy’ is het resultaat van de dialoog met én tussen medewerkers, College en Raad. In de koers is het DNA van Tytsjerksteradiel verwoord als basis wat voor gemeente we zijn, en ook wat voor organisatie wij willen zijn.

In de koers zijn daarom ook de leidende principes voor onze nieuw te bouwen organisatie geformuleerd. De koers biedt aan medewerkers richting, houvast en een wenkend perspectief voor de toekomstige organisatie van Tytsjerksteradiel. Het College biedt het koersdocument hierbij ter vaststelling aan de Raad aan.

Ried Punt Side

: : :

29 februari 2024 8 2

Na vaststelling van het koersdocument zal een infographic van de koers worden gemaakt t.b.v. communicatieve uitingen. Stappen 2 en 3: Na vaststelling van het koersdocument werkt het College de koersvertaling uit (inrichtingsplan) en de stappen om deze per 1 januari 2025 te realiseren, uit. Het College besluit over de koersvertaling en het inrichtingsplan. Echter, de evt. financiële effecten van deze uitwerking zullen onderbouwd in mei ter besluitvorming aan de Raad worden voorgelegd. Foech ried/kolleezje De Raad stelt het koersdocument vast (koersbepaling). Het College stelt de nader op te stellen koersvertaling en inrichtingsplan vast en is verantwoordelijk voor realisatie hiervan. Ynlieding In 2023 hebben de gemeenteraden van zowel Achtkarspelen als Tytsjerksteradiel besloten te willen stoppen met de ambtelijke samenwerking in de vorm van WM8KTD. Er is een gezamenlijk PvA voor de ontvlechting opgesteld. Daarbinnen organiseren beide gemeenten een eigen spoor voor opbouw van de nieuwe ambtelijke organisatie per 1 januari 2025. Voor Tytsjerksteradiel is stap 1 van dit opbouwtraject, het tot stand brengen en vaststellen van een koersdocument voor de nieuwe ambtelijke organisatie. Dit koersdocument ligt ter vaststelling voor.

Histoarje • 7 februari 2023: het college informeert de raad over de gezamenlijke constatering van de colleges van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel dat de ambtelijke samenwerking via de Werkmaatschappelijk geen duurzaam toekomstperspectief heeft en vraagt de raad om politieke duidelijkheid over de toekomst van de bestuurlijke samenwerking • 22 juni 2023: de raad stemt in meerderheid voor het scenario “afscheiden, zelfstandig verder” en draagt het college op om met een plan van aanpak te komen • 2 november 2023.: het college deelt het Plan van aanpak Ontvlechting Werkmaatschappij 8KTD met de raad Te berikken effekt Met de organisatiekoers willen we meerjarig richting geven aan een toekomstbestendige organisatie voor Tytsjerksteradiel. We willen bereiken dat het DNA van onze gemeente, en onze inwoners, herkenbaar terugkomt in de koers. Vanuit dit DNA maken we bewuste keuzes over hoe we willen werken en hoe we onze organisatie willen gaan organiseren. Daarnaast willen we bereiken dat we onze huidige, maar ook toekomstige medewerkers, boeien met deze organisatiekoers, de daarin opgenomen visie en leidende principes. Dat de koers hen aanspreekt en uitnodigt om voor ons te (blijven) werken, de organisatie samen op te bouwen en mee te werken aan goede dienstverlening en realisatie van ambities voor Tytsjerksteradiel.

Ried Punt Side

: : :

29 februari 2024 8 3

Daarom schetsen we in de koers ook hoe we invulling geven aan ons werkgeverschap, en welk(e) leiderschap en cultuur we nastreven. Arguminten 1. ‘Dit binne wy’ en ‘prettig eigenwijs’ Met deze koers beogen we meerjarig richting te geven aan onze (nieuwe) ambtelijke organisatie. De gekozen titel is gewijzigd in ‘Dit binne wy, naar aanleiding van de laatste gezamenlijke ontwerpsessie. Het motto prettig eigenwijs hebben we naar aanleiding van deze ontwerpsessie nader geduid in het koersdocument. Zowel titel als motto hebben een meervoudige betekenis: we stralen er ambitie en daadkracht mee uit, het verwijst naar het krachtige DNA van onze inwoners, maar is ook kenmerkend voor de manier waarop we willen werken en wat we vragen van onze medewerkers. 2. Gezamenlijke koers De koers is tot stand gebracht met de inbreng van medewerkers, College en Raad in drie ontwerprondes. Daarbij is de 3e ontwerpronde gezamenlijk geweest. Met deze werkwijze hebben we een koers die integraal tot stand gekomen is en waarbij vanuit verschillende perspectieven, op zoek naar de gemene deler, input mogelijk gemaakt is. Deze werkwijze maakt inzichtelijk dat de Raad, het college en de medewerkers, de eerder ingeslagen weg voor constructief samenspel, willen voortzetten. 3.

Leidende principes De koers geeft ruimte voor nadere uitwerking, maar bevat wel belangrijke leidende principes voor de ambtelijke organisatie. Bijvoorbeeld dat we onze taken dichtbij onze inwoners, zelf willen uitvoeren. Bijvoorbeeld de manier waarop we op eigen wijze regie willen pakken op die beleidsambities die onze prioriteit hebben. En bijvoorbeeld dat we met visie willen inzetten op leiderschap, werkcultuur en een aantrekkelijk werkgever willen zijn. 4. Koers geeft houvast Een organisatiekoers is nodig. De koers geeft houvast om aan de keuzes in het opbouwen en het verder ontwikkelen van de organisatie in de komende jaren, blijvend richting te geven. Het is de kapstok die nodig is om bij verdere vormgeving, manier van werken, en het omgaan met anderen, steeds op terug te kunnen vallen. Alternativen Het alternatief is om de koersbepaling (nog) niet vast te stellen. Het niet vaststellen van het koersdocument leidt tot vertraging in het vervolg van het besluitvormings- en opbouwproces. Ook halen we dan niet de deadlines/mijlpalen die met Achtkarspelen zijn afgesproken in het kader van het ontvlechtingsproces en komt het plaatsingsproces van medewerkers in het gedrang. Het alternatief is daarnaast om andere leidende principes vast te stellen, echter dit zou het totstandkomingsproces tekort doen. Kanttekenings/risiko’s 1. De koers wordt niet volledig gedragen of herkend.

In het formuleren van het definitieve koersdocument is zo goed als mogelijk rekening gehouden met de geleverde input van een ieder die in de ontwerpsessies heeft bijgedragen, en zijn bewuste keuzes gemaakt in wat thuishoort in een koersdocument, dan wel meer past in het vervolgtraject van koersvertaling. Daarmee is geprobeerd alles zo goed mogelijk een plek te geven, maar bestaat altijd het risico dat niet iedereen zich er volledig in zal herkennen. Risico-inschatting: middel, zeker

Ried Punt Side

: : :

29 februari 2024 8 4

nu niet alle medewerkers hebben deelgenomen zijn bij de totstandkoming en we ons in een roerige periode bevinden. 2. De koers wordt niet als concreet genoeg ervaren. In de ontwerpsessies was merkbaar dat medewerkers behoefte hebben om de leidende principes uit de koers, direct concreet te maken. In de sessies was er ook ruimte om hierover van gedachten te wisselen, maar een deel van deze aspecten paste meer in het vervolgproces van koersvertaling. Risico-inschatting: klein, nu er goede communicatie volgt over de vervolgstap koersvertaling. 3. De koers wordt niet vastgesteld dan wel grondig geamendeerd Indien de koers niet tijdig wordt vastgesteld loopt het proces vertraging op. Nu de besluiten en mijlpalen in het ontvlechtings- en opbouwproces strak en samenhangend ingepland zijn, zou een vertraging in de vaststelling ongewenste vertraging op het totaalproces kunnen veroorzaken. Indien de koers grondig geamendeerd wordt, is dit onderdeel van het democratisch proces. Echter, grondige amendering kan leiden tot het in mindere mate herkennen van de koers door bijv. medewerkers. Risicoinschatting: klein, het proces voor de koersbepaling is uitgebreid besproken met de raad zodat er geen twijfel zou bestaan over het belang van de verschillende ontwerpsessies. De opkomst en inzet bij de sessies was hoog waardoor de koers écht integraal tot stand gekomen is.

Finânsjes Het vaststellen van het koersdocument kent op zichzelf geen financiële aspecten. Dit is vanzelfsprekend anders als het gaat om het totaalproject ontvlechting – opbouw. Incidentele kosten opbouw 2024: Voor wat betreft de opbouw moeten evt. benodigde aanvullende incidentele kosten nog in beeld worden gebracht, voor zover hier niet al in is voorzien via incidentele budgetten ontvlechting. Evt. aanvullende kosten zullen z.s.m. in beeld worden gebracht en waar nodig binnen de reguliere P&C cyclus (begrotingswijziging dan wel voorstel) ter besluitvorming worden aangeboden. Voor de inzet van medewerkers in / rondom het opbouwteam is de 50-50 regel afgesproken. Structurele kosten nieuwe organisatie: Als het gaat om de structurele kosten van de nieuw op te bouwen ambtelijke organisatie Tytsjerksteradiel: deze kunnen pas verder worden uitgewerkt parallel aan en n.a.v. de vast te stellen inrichtingsplannen. Vanwege de ontvlechting en opbouw zijn voor het begrotingsproces 2025 speciale uitgangspunten vastgesteld. De financiële effecten volgend uit het proces van koersvertaling en inrichtingsplan, zullen daarom in mei 2024 worden voorgelegd, conform de vastgestelde uitgangspunten en vervolgens financieel vertaald worden in de vast te stellen begroting 2025-2028. Dit geldt ook voor evt. te voorziene incidentele opbouw- of doorontwikkelkosten in 2025.

Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Er heeft geen burgerparticipatie plaatsgevonden bij de totstandkoming van de organisatiekoers. De Raad heeft, als vertegenwoordiging van de inwoners, wel mede de koers gevoed.

Ried Punt Side

: : :

29 februari 2024 8 5

Kommunikaasje Er is een intern communicatieplan- en kalender voor de ontvlechting en opbouw, die wordt uitgevoerd. Yntegraliteit De koersbepaling heeft relatie met alle afdelingen. Voor de vervolgfase van koersvertaling zullen ook gerichte disciplines worden betrokken om de juiste expertise te leveren om te komen tot benodigde producten voor het inrichtingsplan. Daarnaast is er continu samenwerking met het programmateam ontvlechting. Previnsje N.v.t. Gearwurking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel volgen ieder hun eigen opbouwtraject, maar met dezelfde planning en mijlpalen. Hierover vindt onderling afstemming plaats en er is sprake van een gezamenlijke communicatie-aanpak. Ferfolchtrajekt Koersbepaling: •

•

29 februari behandeling vaststelling Koersdocument in Raad Na vaststelling van het Koersdocument zal een infographic worden opgemaakt t.b.v. communicatieve uitingen

Koersvertaling: • •

14 / 21 mei vaststelling koersvertaling in College (definitief) Eind mei informeren Raad

Evaluaasje We vinden het belangrijk om de koers en de vertaling te evalueren. Over de vorm en inhoud van de evaluatie informeren wij uw raad op een later moment. Burgum, 30 januari 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 januari 2024, punt nummer: 8; Beslút: Het koersdocument ‘Dit binne wy’, zoals opgenomen in bijlage 1, vast te stellen als nieuwe organisatiekoers voor de op te bouwen ambtelijke organisatie van Tytsjerksteradiel. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 29 februari 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben