08 - Bijlage 7 - Brief accountant bij jaarrekening 2024

Behandeld door:

(geanonimiseerd)

Recreatieschap

Telefoonnummer:

Ons

nummer:

Er

'De Marrekrite!

en

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

14 0515

U25.000949

KEE

Sneek, 13 februari 2025

Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording boekjaar Geacht

bestuur,

Geacht

dagelijks bestuur,

2024

Wij

hebben op 4 november 2024 van u formeel de opdracht gekregen om de rechtmatigheid van de baten en lasten in de jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap voor het Friesche Waterland “De Marrekrite” (hierna: De Marrekrite) te controleren. Het betreft

de De Marrekrite.

onafhankelijke verbijzonderde interne controle op de financiële huishouding van Deze werkzaamheden zijn zoals gebruikelijk afgestemd met de extern accountant (Eshuis Accountants en Adviseurs). Dit eindrapport is, samen met de rechtmatigheidsverantwoording, het sluitstuk van onze werkzaamheden. In deze brief gaan wij in op het controleproces, de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording, geconstateerde afwijkingen, de bestuurlijke afhandeling ervan en rapporteren wij, voor zover dit noodzakelijk of vereist is, over onze bevindingen en adviezen. Onze bevindingen en opmerkingen daarbij zijn bedoeld om het management, het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur te ondersteunen in de besturende en controlerende taak. Een

concept

van dit verslag is diverse malen afgestemd via de mail, ambtelijk besproken en op 24 januari 2025 aan de extern accountant verstrekt. De laatste bevindingen zijn op 13 februari 2025 met Eshuis Accountants en met uw organisatie gedeeld. Daarna is dit rapport definitief gemaakt en in die vorm onderdeel geworden van de bestuurlijke behandeling van de jaarstukken.

vervolgens donderdag

De

indeling van

dit rapport is als

volgt:

1. De achtergrond van onze interne controle 2. Het controleproces 3. Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie 4. Controlebevindingen en aanbevelingen rechtmatigheid 5. Overige zaken Gemeente

Súdwest-Fryslân

(geanonimiseerd) 00 (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) KvK

nr.

Gemeenteloketten

T

140515

F_

0515-4899

E

Info@sudwestfryslan.nl

W

99

__www.sudwestfryslan.nl

Jongemastraat

(geanonimiseerd) nn

2, MM (geanonimiseerd)

Sneek

6. Onafhankelijkheid 7. Afsluiting. Wij hebben in het kader van onze opdracht de nodige vragen gesteld en documentatie opgevraagd om een beeld te vormen van de interne beheersing en de administratievoering. Wij bedanken de medewerkers van De Marrekrite voor de tijd en aandacht die is besteed aan het beantwoorden van onze vragen en voor de samenwerking. 1.

De achtergrond van onze interne controle Vanaf verslagjaar 2023 stelt het dagelijks bestuur de verantwoording over de rechtmatigheid op. Voor de controle op deze rechtmatigheid maakt het dagelijks bestuur gebruik van de onafhankelijke interne controle expertise van de gemeente Súdwest-Fryslân. De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving , zoals die opgenomen is in het normenkader. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële handelingen betreffen of kunnen betreffen. De elementen van de rechtmatigheid en de goedkeurings- , en rapportagetoleranties zijn vastgelegd in het Normenkader 2024 , controleverordening en de financiële verordening , allen vastgesteld op 27 juni 2024 door het algemeen bestuur. De commissie BBV heeft voor de rechtmatigheid een standaardtekst opgesteld. Deze rechtmatigheidsverantwoording is een verplicht onderdeel van de jaarrekening van De Marrekrite. In deze opgestelde standaardtekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder afwijkingen worden verstaan posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten , waarbij voor het dagelijks bestuur een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid (onduidelijkheden).

Het is belangrijk om aan te geven dat deze onduidelijkheden niet gelijk zijn aan de formele onzekerheden in de controle van de externe accountant. Vanuit de interne controle kan er

informatie worden verkregen over de onduidelijkheden , die twijfels oproepen over de rechtmatigheid. Bijvoorbeeld dat juristen van mening verschillen over een aanbesteding. Onduidelijkheid over interpretatie , uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de daarmee verband houdende lasten , kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden.

In de financiële verordening van De Marrekrite is over de rechtmatigheidsverantwoording het

volgende opgenomen:

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken , naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf , wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. 2. Verantwoordingsgrens: in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen groter dan 2% van de totale lasten van de begroting , inclusief de dotaties aan de reserves , naar beneden afgerond op een veelvoud van € 10. 000. 3. Rapportagegrens: in de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen nader toegelicht (fouten of onduidelijkheden) voor zover groter dan 1% van de totale lasten , inclusief dotaties aan de reserves , naar beneden afgerond op een veelvoud van € 10. 000.

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: a. begrotingscriterium;

b. voorwaardencriterium; c. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken , zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: de constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

2

Begrotingscriterium begrotingscriterium houdt in dat financiële handelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting (inclusief investeringen) na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is het vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of deze passen binnen het organisatiebeleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door het algemeen bestuur, dan zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig (niet passend binnen het beleid en niet toegelicht) is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. a.

Het

b.

Voorwaardencriterium

Besteding

inning van gelden door De Marrekrite zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, dagelijks bestuur wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en van regels hogere overheden en de (eigen) verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële handelingen binnen De Marrekrite voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het Normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het dagelijks bestuur in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Besluiten van het dagelijks bestuur vallen buiten het Normenkader, tenzij dat wettelijk niet is toegestaan. Hierdoor vallen bijvoorbeeld de interne regels niet onder het hier en

waarop door het

bedoelde kader. Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht.

oneigenlijk gebruik criterium toets of het dagelijks bestuur voldoende waarborgen heeft genomen om te voorkomen dat als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten onrechte subsidies zijn verleend. Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. C.

Misbruik

en

Hierbij gaat het om de

In deze

definities gaat het met name over misbruik en oneigenlijk gebruik door inwoners en bedrijven (extern). In het vervolg nemen we ook expliciet het mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik door ambtenaren (intern) mee. In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 is dit aangemerkt als fraude in het kader van de controle van de jaarrekening en wordt hier het volgende over

geschreven:

“De accountant heeft een verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de organisatie, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.” Dit onderdeel is vanaf 2024 dus deel van de rechtmatigheidscontrole van de organisatie zelf. In de financiële verordening van De Marrekrite is hierover opgenomen: Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium

van rechtmatigheid, dat betrekking heeft voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de voor de GR geldende regelingen en de eigendommen van de GR.

op het

Het controleproces 2. De werkzaamheden zijn voornamelijk uitgevoerd in de periode november 2024 februari 2025, zowel op kantoor van De Marrekrite in Uitwellingerga, als op afstand. Deze werkzaamheden zijn uitgevoerd zoals in hoofdlijnen beschreven in de formele opdracht. -

EN

,

aan de controle is een aantal gesprekken gevoerd met (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) financiee! adviseur van De Marrekrite. Zo is er op 7 november 2024 een pre-audit gesprek gevoerd en zijn op 12 december 2024 controles uitgevoerd ten kantore van De Marrekrite onder andere aan de hand van de systemen en dossiers. Aan de hand van de ervaringen over boekjaar 2023, de

Voorafgaand

gesprekken , de verstrekte stukken en de toegang tot de fysieke en digitale dossiers van De Marrekrite is een beeld gevormd van de risico’s en de te onderzoeken processen. Dat betreft met name de volgende processen: Inkopen en aanbestedingen; Salarisadministratie; Planning en controlcyclus/begrotingswijzigingen; Inkomsten uit verkopen. Er is tevens gebruik gemaakt van informatie van externe partijen. Uiteraard is gebruik gemaakt van rapportages van de externe accountant , Eshuis Accountants , die t/m boekjaar 2022

gerapporteerd heeft over de getrouwheid en de rechtmatigheid en vanaf 2023 over de getrouwheid. Er is ook een interimcontrole uitgevoerd door Eshuis Accountants , tijdens onze interne controleperiode waren er (nog) geen uitkomsten daarvan beschikbaar.

Daarnaast is gebruik gemaakt van informatie van Bentacera , meer specifiek de auditfile van de financiële boekhouding uit het pakket Twinfield. Op basis van deze uitdraai van het grootboek (auditfile) is een scan gedaan van alle baten en lasten. Daarbij zijn ook steekproefsgewijs facturen getrokken van diverse processen. Waar nodig is dieper ingegaan op details van deze facturen en/of processen , zoals bijvoorbeeld de rittenadministratie van de bedrijfswagens. Wij hebben geconstateerd dat het proces rond de salarisadministratie niet is gewijzigd ten opzichte van boekjaar 2023. De begin 2024 van de provincie Fryslân verkregen stukken over de inrichting van het proces rond de salarisadministratie zijn dus nog actueel. De interne controle is uitgevoerd door de bedrijfsprocessen binnen De Marrekrite te bekijken en de financiële informatievoorziening te beoordelen. Aan de hand van de wet- en regelgeving en de door het algemeen bestuur vastgestelde beleidsregels is de naleving daarvan beoordeeld. Van de controle van de hiervoor genoemde processen zijn interne rapportages en memo’s gemaakt. In paragraaf 4 worden de bevindingen vanuit de interne controle samengevat. 3. Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie De goedkeuringstoleranties zijn vastgelegd in het Normenkader 2024 , vastgesteld door het algemeen bestuur op 27 juni 2024.

De in dit normenkader voor boekjaar 2024 vastgestelde toleranties zijn: Rechtmatigheidsverantwoording dagelijks bestuur Verantwoordingsgrens Rapportagegrens

% van de lasten

Lasten 2024

Bedrag 2024

2 %

€ 2. 543. 000

€ 50. 000

1 %

€ 2. 543. 000

€ 25. 000

Deze goedkeuringsgrenzen worden aangehouden voor het bepalen van de rechtmatigheidsverantwoording. Dat betekent dat vanaf boekjaar 2024 als het aantal fouten en onduidelijkheden gezamenlijk boven de 2% komt , dat het dagelijks bestuur deze dan in de verplichte rechtmatigheidsverantwoording opneemt en toelicht. De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door het algemeen bestuur gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. De totale lasten van de jaarrekening 2024 van De Marrekrite zijn ruim € 25, miljoen. Voor het boekjaar 2024 is de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid dus een bedrag van ruim € 50.000-, (voor boekjaar 2023 was dat nog 3% , zijnde € 75.000-). , Hiermee sorteert De Marrekrite in feite voor op de verwachte wijzigingen in het BBV (zie IBI nieuwsbrief 130 , dd. 16 december 2024).

4

In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In

desbetreffende paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke acties ondernomen worden om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Rapporteringstoleranties Naast de goedkeuringstolerantie is er tevens een zogenaamde rapporteringstolerantie. Hierbij wordt gedoeld op het bedrag waarboven voor wat betreft geconstateerde fouten of onzekerheden in de jaarrekening gerapporteerd wordt. De voor de jaarrekening 2024 te hanteren rapporteringstolerantie is vastgesteld op € 25.000-. , Deze grens en dat bedrag is ook vastgelegd in de financiële verordening van De Marrekrite. Voor de interne controle wordt deze rapportagetolerantie dus gehanteerd. 4.

Controlebevindingen en aanbevelingen rechtmatigheid Op basis van de interne controle zijn de volgende bevindingen geconstateerd: Criterium

a. Begrotingscriterium

Omschrijving

foutbedrag

onduidelijkheid

37.93500 ,

b. Voorwaardencriterium c. Misbruik en Oneigenlijk Gebruik

€ € €

Totaal

€

3 7.93500 ,

-

€ € € €

-

-

Deze tabel is opgesteld met inachtneming van de rapportage- en tolerantiegrenzen. In de bijlage is de totaaltabel met alle geconstateerde fouten en onduidelijkheden opgenomen. Ad a. Begrotingscriterium Wij hebben de afwijkingen per programma én de bijbehorende toelichting op de verschillen groter dan € 25.000-, van de verschillende programma’s in onderdeel 3. 5 van de jaarrekening 2024 beoordeeld. Daarbij hebben wij geconstateerd dat de verschillen adequaat zijn toegelicht. Voor een groot deel zijn de onder- en overschrijdingen op enkele programma’s opgetreden ten gevolge van een hogere toerekening van personele inzet aan programma’s ten opzichte van de begroting. Het gaat hier niet om extra lasten , maar om een verschuiving van de lasten tussen programma’s als gevolg van een wijziging in FTE , personele wisselingen en een correctie op

toegerekende kosten. Derhalve is er voor deze onder- en overschrijdingen geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Het is aan te bevelen om in artikel 12 lid 4a van de financiële verordening expliciet te vermelden dat ook doorbelastingen die over programma’s heen budgetneutraal uitwerken niet leiden tot een onrechtmatigheid en het algemeen bestuur voor te stellen om deze wijziging vast te stellen. Er zijn wel enkele onderdelen van de overschrijding van lasten in een aantal programma’s onrechtmatig. Dat betreft ten eerste € 28.000-, in de programma’s Bedrijfsvoering en Landrecreatie. Het betreft hier voornamelijk een correctie van onterecht toegerekende kosten aan een balanspost

in vorige dienstjaren. Deze situatie is in 2024 gecorrigeerd en daarmee is de balanspost schulden in overeenstemming gebracht met de werkelijkheid. Deze correctie leidt tot een nadelig verschil in de lasten van het programma bedrijfsvoeren. Dit verschil is niet (tijdig) gemeld in de tussentijdse rapportage (TURAP) en derhalve onrechtmatig. Daarnaast zijn er kleinere afwijkingen op Baggeren van € 6.000-, en de kosten van de wimpels van € 3. 935. Deze afwijkingen vallen onder de rapportagegrens , maar zijn wel meegenomen in het totaal , omdat de totale afwijking € 37.935-, betreft. Wij hebben specifieke aandacht besteed aan de investeringskredieten in relatie tot de post onderhanden werk (OHW). Wij hebben geconstateerd dat de investeringen in totaal € 12.192-, lager zijn uitgekomen dan het beschikbaar gestelde totale investeringskrediet van € 1.500.000-. , Derhalve rechtmatig.

5

In boekjaar 2024 is er een één begrotingswijziging geweest. Deze begrotingswijziging is bij de behandeling van de tussenrapportage door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij hebben geconstateerd dat deze begrotingswijziging het volledige besluitvormingstraject correct heeft

doorlopen.

Wij hebben de analyse van de verschillen tussen de begrote baten en lasten en de gerealiseerde baten en lasten , welke opgenomen is in de jaarrekening , gecontroleerd. Daarnaast is zoals hiervoor aangegeven de realisatie op de beschikbaar gestelde investeringskredieten gecontroleerd. Conclusie is dat er in een aantal gevallen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid van in totaal € 37. 935. Ad b. Voorwaardencriterium Bij het voorwaardencriterium hebben wij de inkopen en aanbestedingen welke in 2024 hebben geleid tot jaarlasten getoetst. Over 2024 is een uitdraai gemaakt van alle betaalde facturen. Deze uitdraai is volledig gecontroleerd en er is verder ingezoomd op betalingen die boven de Europese aanbestedingsgrens uit kunnen komen (over vier jaren kan dat dus al bij circa € 53. 000 exclusief btw per jaar). De betaalde bedragen zijn getoetst aan de aanbestedingswetgeving. Dit leverde geen fouten of onduidelijkheden op. Ad c. Misbruik en Oneigenlijk Gebruik In de financiële verordening van De Marrekrite is over misbruik en oneigenlijk gebruik het volgende opgenomen: Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 1.

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid , dat betrekking heeft op het voorkomen , detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de voor de GR geldende regelingen en de eigendommen van de GR.

Het dagelijks bestuur heeft dergelijke regels zoals genoemd in lid 2 nog niet vastgelegd. Bij de interne controle hebben wij ons daarom net als over boekjaar 2023 gebaseerd op de

gebruikelijke uitgangspunten in het kader van controle op Misbruik en Oneigenlijk Gebruik.

Bij de ontvangsten uit hoofde van de verkoop van wimpels hebben wij geconstateerd dat er een bedrag van circa € 1. 100 te veel ontvangen is , ten opzichte van het aantal wimpels. Dit bedrag valt ruim onder de rapporteringsgrens. De omzet wordt contant ingeleverd bij De Marrekrite door sommige vrijwilligers. Dat is een risico zowel voor De Marrekrite , als ook een veiligheidsrisico voor de vrijwilligers gezien de hoogte van soms wel duizenden euro’s per transactie. Bij overdracht van het contante geld wordt niet getekend voor ontvangst. Een werkinstructie om de risico’s in te dammen is ons inziens vereist voor dit proces. In 2024 is geïntroduceerd dat via de website van De Marrekrite wimpels kunnen worden besteld ,

daarmee is voor al een (relatief klein) deel van de verkopen al gewaarborgd dat de betalingen digitaal plaatsvinden.

Een aandachtspunt is verder het beheer van de bankpassen. Wij hebben geconstateerd dat er een bankpas aanwezig is waarmee contant geld kan worden gepind (€ 1. 250 per week) en waarmee aankopen in winkels direct kunnen worden betaald. Het is aan te bevelen om de mogelijkheid tot pinnen volledig te blokkeren (alle inkoop op factuur) zodat het 4-ogen principe t. a. t. kan worden gegarandeerd , dan wel aanzienlijk te limiteren (bijvoorbeeld max € 100-, per week). In dit laatste geval moet er wel een heldere werkinstructie zijn , waarin beschreven wordt hoe de interne controle op deze pinbetalingen wordt uitgevoerd en moet er ook een

fysieke vastlegging van de uitkomsten van deze controle plaatsvinden.

6

Voorts hebben wij de autorisaties binnen de Rabobank doorgenomen en daaruit blijkt dat er nog

medewerkers zijn , die niet meer bij De Marrekrite werkzaam zijn , die diverse rechten en een Rabobankpas op naam hebben. Wij bevelen aan om de autorisaties binnen de Rabobank op te schonen en goed in te regelen. Tijdens de interne controle hebben wij ook geconstateerd dat er voorgeschoten kosten zijn gedeclareerd via zogenaamde betaalverzoeken. Deze praktische oplossing past binnen de nononsense cultuur van De Marrekrite , maar is vanuit het rechtmatigheidsperspectief zeer onwenselijk. Op een betaling van een tikkie/betaalverzoek zit geen enkele vorm van een 4ogenprincipe. Het is aan te bevelen om: 1) dergelijke voorgeschoten kosten tot het minimum te beperken en 2) als deze mutaties zich voordoen deze aan de medewerkers uit te betalen via de salarisadministratie. Aanbevelingen Aan de hand van voorgaande bevindingen komen wij tot de volgende aanbevelingen (de aanbevelingen met een * , zijn aanbevelingen die ook over boekjaar 2023 zijn gedaan):

Stel beleidsregels misbruik en oneigenlijk gebruik op Volgens de financiële verordening zorgt het dagelijks bestuur voor regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de voor de GR geldende regelingen en de eigendommen van de Gemeenschappelijke Regeling. Tot op heden zijn deze regels er nog niet. 1.

2*. Werkinstructie afdracht inkomsten wimpels De omzet van de verloop van wimpels wordt contant ingeleverd bij De Marrekrite door sommige vrijwilligers. Dat is een risico zowel voor De Marrekrite , als ook een veiligheidsrisico voor de vrijwilligers gezien de hoogte van soms wel duizenden euro’s per transactie. Bij overdracht van het contante geld wordt niet getekend voor ontvangst. Een werkinstructie om de risico’s in te dammen is ons inziens nodig voor dit proces. 3. Betalingen op basis van betaalverzoeken Wij adviseren om geen uitbetalingen te verrichten op basis van betaalverzoeken. Wij bevelen aan om 1) dergelijke voorgeschoten kosten tot het minimum te beperken (zoveel mogelijk inkoop op factuur) en 2) als deze mutaties zich voordoen deze kosten aan de medewerkers uit te betalen via de salarisadministratie. 4. Begrotingsrechtmatigheid

Wij hebben geconstateerd dat een deel van de overschrijding van lasten ad € 37. 935 kan worden gekwalificeerd als onrechtmatig. Deze valt boven de rapportagegrens en wij bevelen aan om deze tevens toe te lichten in de jaarrekening. 5*. Beheer bankpas

Wij bevelen aan om mogelijkheid tot pinnen met de bankpas van De Marrekrite af te schaffen en alle inkopen op factuur te laten plaatsvinden. Mocht dit niet haalbaar zijn dan adviseren wij om deze mogelijkheid aanzienlijk te limiteren (bijvoorbeeld max € 100-, per week). In dit laatste geval adviseren wij om minimaal een werkinstructie met betrekking tot pinbetalingen op te stellen , alsmede zichtbare controle. 6. Wij hebben geconstateerd dat de autorisaties binnen bij de Rabobank niet actueel zijn. Wij bevelen aan om deze autorisaties te actualiseren. 5. Overige zaken In de notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de BADO wordt ook een aantal overige zaken benoemd , zoals bevindingen naar aanleiding van gesprekken met het management , bewuste keuzes om af te wijken van wet- en regelgeving , fraudesignalen en data-analyses.

Tijdens onze controle hebben wij geen management overrides of fraudesignalen gedetecteerd. Wel constateren wij dat er geen (beknopte) frauderisico-analyse is.

7

De bedrijfswagens zijn uitgevoerd met een zogenaamde blackbox waarmee de rittenadministratie gecontroleerd kan worden. Bij de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden in 2023 is vastgesteld dat door personele wisselingen de controle op de rittenadministratie niet meer wordt uitgevoerd en vastgelegd. Per 2024 is deze controle op de rittenadministratie opnieuw bij één van de collega’s belegd , hier is een (korte) werkinstructie voor opgesteld en de uitkomsten van deze controle over 2024 zijn vastgelegd. Wij hebben geconstateerd dat op 7 januari 2025 de laatste van de deelnemende gemeenten de gewijzigde Gemeenschappelijk Regeling van De Marrekrite heeft vastgesteld. Daarmee zal vanaf de datum van publicatie door de provincie Fryslân de gewijzigde regeling dd. 4 oktober 2022 van kracht worden. Dit heeft onder andere gevolgen voor de financieringsfunctie van De Marrekrite , waarmee de daadkracht op de financiële markt wordt vergroot. Overige aanbevelingen 7*. Wij bevelen u aan om een (beknopte) frauderisico-analyse bij de jaarrekening 2025 op te stellen en deze periodiek te evalueren.

8* Wij adviseren u om met de extern accountant afspraken te maken over schriftelijke vastlegging van bevindingen uit de tussentijdse interimcontrole , zodat deze beschikbaar zijn vóór de start van de eindcontrole. 9. Het is aan te bevelen om in artikel 12 lid 4a van de financiële verordening expliciet te vermelden dat ook doorbelastingen die over programma’s heen budgetneutraal uitwerken niet leiden tot een onrechtmatigheid en het algemeen bestuur voor te stellen om deze wijziging vast te stellen. 6. Onafhankelijkheid De interne controle is uitgevoerd door een team van functionarissen van de gemeente SúdwestFryslân. Deze functionarissen zijn allen werkzaam bij team Concerncontrol van deze gemeente en hebben een onafhankelijke positie in de organisatie. De controle is uitgevoerd onder supervisie van de concerncontroller van de gemeente Súdwest-Fryslân. De onafhankelijkheid van de concerncontroller is vastgelegd in het organisatiebesluit Súdwest-Fryslân (april 2023). De gemeente Súdwest-Fryslân is deelnemer van de Gemeenschappelijke Regeling De Marrekrite , maar heeft geen afhankelijkheidsrelatie met De Marrekrite.

De functionarissen welke de interne controle hebben uitgevoerd , hebben in hun dagelijkse praktijk geen connecties met De Marrekrite , los van het feit dat zij tevens zorgdragen voor de reguliere interne controle van de lasten en baten van de gemeente , waarvan die van de gemeente aan De Marrekrite onderdeel van uitmaken. Afsluiting De rechtmatigheidscontrole 2024 van De Marrekrite levert een beeld op dat er op het vlak van rechtmatigheid ten opzichte van 2023 aantoonbaar verbeterslagen hebben plaatsgevonden. 7.

De financiële verordening en het normenkader 2024 is door het algemeen bestuur vastgesteld in juni 2024 , daarmee is er sprake van actuele financiële kaders. Daarnaast is het proces rond begrotingswijzigingen adequaat doorlopen. Door de in dienstneming van een inkoper wordt de dossiervorming rond inkopen en aanbestedingen steeds verder aangescherpt. Tot slot is de controle op de rittenadministratie opnieuw bij één van de collega’s belegd , hier is een (korte) werkinstructie voor opgesteld en de uitkomsten van deze controle over 2024 zijn vastgelegd. Niettemin herhalen wij de aanbevelingen over het beheer van de bankpas , de werkinstructie voor de afdracht inkomsten wimpels en over het opstellen van een beknopte frauderisico analyse. Verder komen wij met aanbevelingen over het opstellen van een beleid rond misbruik en oneigenlijk gebruik , zoals opgenomen in de financiële verordening , het actualiseren van de autorisaties bij de bankpassen en de procedure bij het uitbetalen van betaalverzoeken.

8

Wij

vertrouwen

Met

vriendelijke groet,

worden

erop

Concerncontroller,

(geanonimise rd) (geanonimiseerd)

Bijlage:

dat met de

geoptimaliseerd.

1

gedane aanbevelingen

de

bedrijfsvoering

ook in 2025 verder kan

Bijlage totale onrechtmatigheden en onduidelijkheden Hieronder een overzicht van alle geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden die hiervoor zijn benoemd. Deze zijn beschreven en nader toegelicht in paragraaf 4. Controlebevindingen en aanbevelingen rechtmatigheid. Omschrijving lasten programma's

Criterium

a. Begrotingscriterium

b. Voorwaardencriterium

foutbedrag

onduidelijkheid

€ €

€ €

3 7.93500 , -

-

meerontvangsten c. Misbruik en Oneigenlijk

Totaal

Gebruik

wimpels €

3 7.93500 ,

€

1.10000 ,

€

1.10000 ,

10