08 - Bijlage 1 - Presentatie informatieavond 09-02-2023

‘Van gedoe, naar gedragen plan’

Samen besluiten over de Warren

Anke Siegers

Organisatiepsycholoog en groepsconflictbemiddelaar en ontwikkelaar van ‘de Nieuwe Route’ en Communityprocessing

Berend Henk Huizing

Procesbegeleider en communicatieprofessional, zet mensen en hun verhaal centraal in elke kwestie

Gerbrich Dijkstra

Procesbegeleider samenspel & samenwerkingen, richting en resultaat in het publieke domein

Samen besluiten over de Warren

https://youtu.be/aaF1osCIUvc Samen besluiten over de Warren

Samen besluiten over de Warren

Samen besluiten over de Warren

Samen besluiten over de Warren

7

Besluitvormingsproces de Warren Voorbereidende gesprekken

Uitwerkperiode

Ale betrokkenen

6 weken voor de werkgroepen om de plannen uit te werken.

Informatie verzamelen Voorbereiding besluitvorming

4-7

8-11

12

Q1 2024

Q1 2024

Intern opstarten

Besluitvormingsdag

Eindpresentatie

Kerngroep formeren

Alle betrokkenen besluiten samen op hoofdlijnen, binnen de kaders en formeren eventueel werkgroepen voor thema’s die uitwerking nodig hebben. Gedragen besluitvorming

De nog verder uitgewerkte en doorgerekende plannen worden nogmaals getoetst .en akkoord bevonden.

Commitment op process Kwestiebeschrijving Kaders voorbereiden Kaders akkoord

Samen besluiten over de Warren

Toelichting tijdlijn - - - 4-7

Samen met projectgroep: kwestie en kaders helder formuleren Intern gemeente: commitment op het proces en op de kaders. Besluit gemeenteraad. Communicatie en praktische organisatie in kerngroep Webpagina: alle beschikbare informatie presenteren, betrokkenen kunnen zich inlezen en aanmelden, transparant naar derden Startbijeenkomst: uitleg over proces aan betrokken organisaties, personen, media en anderen

Samen besluiten over de Warren

8

Toelichting tijdlijn - - - 8-11

Gesprekken met ALLE betrokkenen: voorbereiding op het proces én besluitvormingsdag Betrokkenen geven aan: • Wie is nog meer betrokken? • Wie moet er ook deelnemen? • Welke informatie moet er gedeeld worden? • Wanneer kan iedereen veilig deelnemen? Deelname aan voorbereiding = voorwaarde voor deelname aan besluitvormingsdag

Samen besluiten over de Warren

9

Toelichting tijdlijn - - - Besluitvormingsdag december 2023 12

(datum af te stemmen in de kerngroep)

Kwestie en Kaders gepresenteerd Gevraagde informatie geleverd door daarvoor gevraagde en voorbereidde partijen Deelnemers maken plan rond de kwestie, binnen de gestelde kaders

Samen besluiten over de Warren

10

Toelichting tijdlijn - - - Q1 2024

Q1 2024

Uitwerkpriode Afspraken uitwerken die gemaakt zijn tijdens besluitvormingsdag

Definitieve planpresentatie

Samen besluiten over de Warren

11

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Samen met álle betrokkenen komen tot een gedragen plan

Samen besluiten over de Warren

12

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Huidige kaders blijven staan

Samen besluiten over de Warren

13

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Als het gedragen plan voldoet aan de kaders wordt het uitgevoerd zoals is besloten met alle betrokkenen

Samen besluiten over de Warren

14

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Iedereen die invloed wil uitoefenen op de inrichting van de Warren, gaat mee in dit proces.

Samen besluiten over de Warren

15

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Iedereen die deelneemt ontvangt dezelfde informatie en voorbereiding

Samen besluiten over de Warren

16

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Er komt niks in het plan waar niet iedereen mee kan leven

Samen besluiten over de Warren

17

Procesvoorwaarden - - - - - - -

Gedurende het proces worden er geen inhoudelijke besluiten genomen die de kwestie en de uitgangspositie veranderen

Samen besluiten over de Warren

18

Inzet team DatisHelder Aantal dagdelen 6 8

50

4 8 8 10 4 6

Omschrijving inzet Voorgesprekken, formeren kerngroep. Commitment, uitwerken tijdspad en uitnodiging Startbijeenkomst incl. voorbereiding. Begeleiding in het formuleren van de kaders en de kwesties. Doel: gezamenlijke kaders, commitment op de gezamenlijke kaders, afstemming voor de besluitvormingsbijeenkomst. Komen tot startlijst deelnemers. Plannen en afstemmen van informatieve gesprekken. Voeren van voorbereidende gesprekken door procesbegeleider met de betrokken partijen/mensen (schatting is 60 gesprekken) Communicatie. Afstemming, flyer betrokkenen, contact met pers. Wat er nodig is blijkt in het proces. Het bouwen en vullen van een website pagina Afstemming voorbereidende gesprekken, informatie verzamelen voor de planbijeenkomst. Informanten regelen en voorbereiden. Beide begeleiders en kerngroep. Voorbereiding grote planbijeenkomst. Locatie verkennen en afstemmen met de locatie en de kerngroep over het programma. Maken draaiboek. Planbijeenkomst met alle betrokken partijen. Dit is inclusief de extra in te zetten onafhankelijke gespreksbegeleiders gedurende de dag. Uitwerken en versturen plan op hoofdlijnen. Eventueel, wanneer dit wordt gevraagd in de planbijeenkomst kan er begeleiding worden gegeven in de werkgroepen. Het gaat hier gebruikelijk om het zorgen voor aansluiting tussen de verschillende onderwerpen die verder worden uitgewerkt in de werkgroepen.

Inzet is per dagdeel door 2 medewerkers vanuit DatisHelder en waar nodig aangevuld met een derde persoon. Verrekening vindt plaats op basis van werkelijke inzet per dagdeel. Bovenstaande is een ruime inschatting van de werkzaamheden op basis van ervaringen met andere opdrachten.

Samen besluiten over de Warren

19

‘Van gedoe, naar gedragen plan voor de Warren!’

Samen besluiten over de Warren