07 - Bijlage 1 - Richtlijnen Informatieplicht

ons kenmerk : dossier : behandeld door : telefoonnummer : onderwerp :

S2021-13759 Z2021-01382 R. van der Wal 14 0511 Richtlijnen Informatieplicht

Richtlijnen Informatieplicht

Inleiding In de raadsvergadering van 19 november 2020 heeft de raad een motie aangenomen waarin de raad het college van burgemeester en wethouders vraagt een richtlijn aan de gemeenteraad voor te leggen over (de toepassing van) actieve en passieve informatieplicht, en deze uiterlijk in de raadsvergadering van 22 april 2021 opiniërend te agenderen (bijlage 3). Het college heeft de inbreng van de raad verwerkt in dit definitieve voorstel Richtlijnen Informatieplicht. Met dit voorstel komt het college aan de uitvoering van de motie tegemoet. De conceptnotitie is opiniërend voorgelegd aan de raad op 22 april 2021. De notitie is door de raad goed ontvangen. Samenvattend zijn de volgende aandachtspunten naar voren gebracht: 1. 2. 3. 4.

Concretiseer open normen met voorbeelden en begripsbepalingen. Maak duidelijk wanneer welke informatie wordt verstrekt (stroomschema). Besteed aandacht aan de vorm van informatieverstrekking. Tijdig en correct informeren van de raad is kwestie van aanvoelen door het college en goede samenwerking tussen college en raad.

De raad heeft in het dualistische stelsel verschillende taken: controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende. Om de kaderstellende en controlerende taken goed te kunnen uitvoeren is in de Gemeentewet de informatieplicht opgenomen. Kortgezegd houdt deze informatieplicht in dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, de raad alle informatie dienen te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Dit kan zowel actief (op initiatief van het college of de burgemeester) als passief (op verzoek van de raad). Het college en de raad vinden het van het grootste belang dat de raad zijn werk goed kan doen door de raad te voorzien van de juiste informatie op het juiste moment. Hoewel de informatieplicht zorgvuldig in de Gemeentewet is opgenomen, is de plicht open geformuleerd. De wijze van invulling van de actieve informatieplicht wordt aan het college en de burgemeester overgelaten. En het is aan de raad erop toe te zien dat hij voldoende informatie krijgt en daarbij desgewenst gebruik te maken van de instrumenten van de passieve informatieplicht. Het is hierbij de kunst om elkaars rollen te respecteren en de behoeftes op elkaar af te stemmen. Dit is – ook na vaststelling van deze notitie – een blijvend punt van aandacht.

1.Wettelijk kader Passieve inlichtingenplicht De grondslag voor de passieve informatieplicht is te vinden in de artikelen 60, 81, 155 lid 1, 169 lid 3 en 180 lid 3 van de Gemeentewet (zie bijlage). De passieve informatieplicht betreft de beantwoording van mondelinge of schriftelijke vragen van raadsleden. Inlichtingen verstrekt het college of de burgemeester als raadsleden daarom vragen, tenzij het verstrekken van die inlichtingen in strijd is met het openbaar belang. In het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel 2020 zijn de artikelen over de passieve informatieplicht uitgewerkt in hoofdstuk 3. Actieve informatieplicht De grondslag voor actieve informatieplicht van het college ligt in artikel 169 lid 2 en 4 en voor de burgemeester in artikel 180 lid 2 van de Gemeentewet (zie bijlage). Actieve informatieplicht betreft de informatie die het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester ongevraagd verstrekt/moet verstrekken aan de raad en raadsleden, zodat de raad zijn werk kan doen. Bij de actieve informatieplicht zijn aanvullend ook de Financiële verordening en de nota Grondbeleid relevant. Hierin is vastgelegd op welke momenten en waarover het college de raad actief informeert of betrekt.

Relatie met de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) De Wob bepaalt welke informatie openbaar is en wanneer deze verstrekt moet worden aan een verzoeker om informatie. Een bestuursorgaan heeft daarbij de mogelijkheid om op grond van artikel 10 bepaalde informatie uit te zonderen van openbaarmaking. Vanaf 2022 vervangt de Wet open overheid de Wob. De organisatie bereidt zich hierop voor. Deze wijziging heeft echter geen invloed op de actieve- en passieve informatieplicht van het college jegens de raad, want de grondslag daarvan is te vinden in de Gemeentewet en niet in de Wob. Raadsleden bekleden in het gemeentelijke stelsel een bijzondere positie. Zij hebben op grond van de Gemeentewet meer mogelijkheden om informatie eventueel onder geheimhouding te ontvangen dan op grond van de Wob mogelijk is. Raadsleden hebben de Wob dan ook niet nodig om informatie van het college of de burgemeester te ontvangen. Alleen als het verstrekken van informatie in strijd is met het openbaar belang kan de raad informatie onthouden worden. Afspraken over de geheimhoudingsprocedure zijn vastgelegd in de regeling ‘Kennisgeven besluiten college van burgemeester en wethouders’ door de raad zijn vastgesteld tijdens de raadsvergadering van 17 september 2020. Deze vindt u in de bijlage.

Als een raadslid een Wob-verzoek indient besluit het college of de burgemeester op grond van de Wob of de informatie verstrekt kan worden. Als de gevraagde informatie verstrekt wordt betekent dit dat de informatie voor eenieder openbaar is. Overzicht wettelijk kader Informatieverplichting

Algemene actieve informatieplicht van het college respectievelijk de burgemeester Bijzondere (passieve en) actieve informatieplicht

Artikelen in de Gemeentewet 169 lid 2 180 lid 2

169 lid 4

Omschrijving verplichting

Alle inlichtingen, die de raad voor de uitoefening van zijn taak (kaderstellen, controleren, volksvertegenwoordiging en het uitoefenen eigen bevoegdheden) nodig heeft Indien de uitoefening van collegebevoegdheden ingrijpende gevolgen

van het college

Passieve informatieplicht van het college resp. de burgemeester Criteria raad voor kennisgeving door college resp. door de burgemeester

155 169 leden 3 en 4 180 lid 3 60 lid 1 81 lid 1

voor de gemeente kan hebben; hoorverplichting (voorhangprocedure, ter beoordeling van het college en ter toetsing van de raad) m.b.t. 4 bevoegdheden Informatie op verzoek (tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang) De raad kan regelen van welke besluiten van het college resp. de burgemeester aan de raadsleden kennisgeving dient te worden gedaan.

2.Algemene uitgangspunten informatieplicht Het college dient alle informatie te verstrekken, die de raad nodig heeft om zijn taken (kaderstellen, controleren, volksvertegenwoordigen en uitoefenen eigen bevoegdheden) naar behoren te kunnen vervullen. Hierdoor kan inhoud worden gegeven aan de verordenende en budgettaire bevoegdheden, het vaststellen van plannen, een raadsprogramma, de begroting, meerjarenraming en het nemen van besluiten. Ook informatie over actuele ontwikkelingen wordt verstrekt en informatie over aangelegenheden waaromtrent de raad geen bevoegdheden bezit, maar het college. De actieve informatieplicht strekt zich uit over alle raads- en collegebevoegdheden. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen raads- en collegebevoegdheden. Om het college effectief te kunnen controleren over de uitoefening van de collegebevoegdheden dient de raad ook daarover geïnformeerd te worden.) Het gaat om informatieverstrekking gedurende het gehele beleidsproces, waarbij relevante informatie in een zo vroeg mogelijk stadium wordt verschaft. Tussentijds niet aan de raad de relevante informatie verstrekken is alleen acceptabel in geval van specifieke zwaarwegende omstandigheden. Een voorbeeld hiervan is het verstrekken van informatie over een kwestie die onder de rechter is.

Informatie wordt op hoofdlijnen verstrekt, behalve als een detail politiek relevant is of als er specifiek om wordt gevraagd. Dit zal zich m.n. voordoen in relatie tot de controlerende taak van de raad. De raadsleden moeten op basis van de verstrekte informatie tenminste de volgende vragen kunnen beantwoorden (afhankelijk van het moment van informatieverstrekking in het besluitvormingsproces en de alsdan aan de orde zijnde rol van de raad): 

wat is het doel van het beleid? / is het doel gehaald? met welke middelen?



wat zijn de beoogde effecten? / Wat zijn de neveneffecten? / Zijn de effecten behaald



past het beleid binnen de gestelde kaders?



heeft de raad een rol/ is dit een verantwoordelijkheid van de raad?

Passieve informatieplicht Bij de passieve informatieplicht gaat het om het verstrekken van informatie op verzoek van een of meerdere raadsleden. De rechten van raadsleden zijn geborgd in de Gemeentewet en het Reglement van Orde. In het Reglement van Orde zijn artikelen inzake de informatieplicht opgenomen. Zie bijvoorbeeld artikel 55 interpellatie, artikel 56 schriftelijke vragen, artikel 57 inlichtingen, artikel 58 vragenhalfuur en artikel 59 recht van onderzoek. Artikel 60 en 81 Gemeentewet In de Gemeentewet is in artikel 60 en artikel 81 bepaald dat de raad kan – in een regeling als de onderhavige - regelen van welke beslissingen van het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Dit artikel biedt de mogelijkheid dat raadsleden al in een vroegtijdig stadium op de hoogte worden gebracht van ontwikkelingen met betrekking tot aangelegenheden die op een gegeven moment in de raad aan de orde komen. Artikel 155 en 169 lid 3 en 4 De raad heeft het recht om mondeling of schriftelijk vragen te stellen aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.

Ook kan de raad verzoeken om vooraf geïnformeerd te worden over het uitoefenen van bevoegdheden door het college van burgemeester en wethouders, bedoeld in artikel 160 eerste lid onder e, f, g en h Gemeentewet (te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures namens de gemeente of het gemeentebestuur te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, de voorbereiding van de civiele verdediging en de instelling, afschaffing of verandering van jaarmarkten of gewone marktdagen). De raad kan dus bij het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aangeven over welke beslissingen hij actief geïnformeerd wil worden. Als dat gebeurt op basis van artikel 60 of artikel 81 Gemeentewet, dan gaat het om informatie nadat het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester een besluit heeft genomen. Als de raad dit vraagt op basis van artikel 169 lid 4 dan gaat het om informatie voorafgaand aan specifieke collegebesluiten. De raad kan dit alleen vragen als het gaat om het uitoefenen van collegebevoegdheden op grond van art. 160 eerste lid onder e, f, g en h. De bevoegdheid tot het nemen van een besluit blijft bij het college van burgemeester en wethouders.

Aanvullende informatie: In artikel 160 Gemeentewet is de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders opgenomen. In lid 1 a t/m d gaan de bevoegdheden over het voeren van het dagelijks bestuur, voor zover de raad of de burgemeester daarmee niet belast is, het voorbereiden en uitvoeren van beslissingen van de raad en regels vast te stellen over de organisatie en het aanstellen, schorsen en ontslaan van ambtenaren (met uitzondering van de griffie). Dit zijn allemaal zaken die meer betrekking hebben op reguliere zaken, passend bij de rol van het dagelijks handelen. Art 160; lid 1 e t/m h hebben betrekking op zaken waarover je afspraken kunt maken die meer specifiek van aard zijn.

Actieve informatieplicht Globaal zijn er drie mogelijkheden voor het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester om aan de actieve informatieverplichting te voldoen1 :

1

Uit: Notitie recht voor de Raad, het primaat van de raad. Uitgave VNG.

1. Het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester geeft de raad zeer veel informatie over de wijze waarop het zijn bestuursbevoegdheden uitoefent. Het zal duidelijk zijn dat op die manier de raad zijn controlerende functie niet goed kan vervullen en het risico bestaat dat de neiging ontstaat om op de stoel van het college te gaan zitten. 2. Het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester weegt van geval tot geval af of het nodig is de raad te informeren. Hoewel deze aanpak op zich goed past in een duaal bestel, is het voorstelbaar dat vanwege de specifieke aard van het gemeentebestuur of politieke relevantie de raad meer inzicht wil in de beleidsvoering door het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester. 3. Tenslotte is er een middenweg denkbaar, die in veel opzichten aan te bevelen is. Op deze manier wordt de raad niet overspoeld door informatie, terwijl anderzijds redelijk gewaarborgd is dat hij de voor een effectieve controle noodzakelijke informatie ontvangt. Deze aanpak behelst het volgende. In die gevallen dat het buiten kijf staat dat de raad moet worden geïnformeerd, draagt het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester daarvoor zorg door middel van toezending van de desbetreffende informatie.

Criteria daarvoor kunnen zijn politieke relevantie, vermelding in beleidsagenda/raadsprogramma of eerdere besprekingen. Daarnaast geeft het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester globaal inzicht in zijn activiteiten, onder meer door de raad de agenda's en de besluitenlijsten van collegevergaderingen toe te zenden. Voorts kan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester belangrijke stukken op het intra- of internet zetten, opdat geïnteresseerde raadsleden (en burgers) deze kunnen raadplegen. Vervolgens kunnen raadsleden om agendering in een raadscommissie of de raad vragen, waarbij het college verantwoording kan afleggen. De aanpak geformuleerd bij optie 3 sluit het meest aan bij de huidige werkwijze van onze raad. De term politieke relevantie vraagt om een nadere uitwerking.

In de notitie van de Vereniging van griffiers ‘Verbetering informatievoorziening aan de raad’ (september 2020) is beschreven dat de actieve informatieplicht betrekking kan hebben op onderwerpen, die: • strategisch zijn – ook strategische projecten; omvangrijk zijn: feitelijk of financieel; • afwijkingen van een bepaalde omvang laten zien van vastgesteld beleid of • van eerdere besluitvorming of informatie; complex zijn (maatschappelijk, inhoudelijk of technisch complex); • • veel maatschappelijke aandacht krijgen: in de traditionele of sociale media, of anderszins doordat burgers er actie op ondernemen; bestuurlijk of juridisch grote implicaties kennen; • risico's kennen: op bestuurlijk, juridisch, financieel, maatschappelijk of • technisch vlak; betrekking hebben op onderzoek (artikel 213a, beleidsevaluaties, • rekenkameronderzoeken). De weging van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester of de raad actief geïnformeerd wordt, wordt gedaan op grond van bovenstaande. De criteria worden overgenomen in de richtlijnen in hoofdstuk 5.

Als bestuurlijke en politiek relevante onderwerpen worden in ieder geval aangemerkt de uitvoering van het coalitieakkoord, de onderwerpen die zijn opgenomen in de programmabegroting en de onderwerpen waarover in de raad een motie is aangenomen. De criteria laten zich niet eenvoudig operationaliseren in begrippen. Voorbeelden uit de recente praktijk, waarbij de bevoegdheid bij het college of burgemeester ligt, maar waarover de raad actief is geïnformeerd: Regenwatersystemen: afwijkingen vastgesteld beleid, complex, maatschappelijke aandacht, grote bestuurlijke of juridische implicaties, risico’s Gaswinning: complex, maatschappelijke aandacht, risico’s Net op Zee: complex, maatschappelijke aandacht, risico’s Visie maatschappelijk vastgoed: strategisch, omvangrijk, complex, maatschappelijke aandacht, grote bestuurlijke of juridische implicaties, risico’s

3.Specifieke uitgangspunten bij actieve verstrekking van informatie De wetgever heeft de actieve informatieplicht open geformuleerd. Hierdoor is er veel ruimte voor de interpretatie daarvan. Het actieve in de wettekst gebiedt het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester om uit zichzelf met de voor de raad benodigde inlichtingen te komen. Aan de inhoud van die verplichting is door de rijksoverheid geen invulling gegeven; de concrete invulling ligt bij het lokaal bestuur zelf. Speciale aandacht vraagt art. 160 lid 1 en 2 in combinatie met artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet. Daarin is namelijk bepaald dat het college bepaalde bevoegdheden pas kan uitoefenen na het informeren of consulteren van de gemeenteraad. Daarover gaat dit deel. Artikel 160 lid 1 onder e,f,g en h Gemeentewet Het college betrekt de raad actief bij de uitoefening van bevoegdheden in artikel 160, eerste lid onder e,f,g en h Gemeentewet die ingrijpende gevolgen hebben. Wanneer het college van oordeel is dat er sprake is van ingrijpende gevolgen, dan wordt de raad een ontwerp-besluit voorgelegd, waarbij de raad zijn wensen en bedenkingen kenbaar kan maken (op grond van artikel 169 lid 4). Het gaat om de volgende bevoegdheden van het college: e. Te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen f.

Te besluiten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures namens de gemeente of het gemeentebestuur te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten g. De voorbereiding van de civiele verdediging h. De instelling, afschaffing of verandering van jaarmarkten of gewone marktdagen Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel lijden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit (art. 169 lid 5 Gemeentewet). Artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet In artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet is nadrukkelijk bepaald dat ‘het college pas over kan gaan tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen (…) dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en

bedenkingen van het college te brengen’.2 Hiervoor geldt niet het criterium dat het besluit ingrijpende gevolgen moet hebben. Het begrip ‘ingrijpende gevolgen’ Van de wettelijke actieve informatieplicht van het college bij artikel 169 lid 4 Gemeentewet is alleen sprake bij ingrijpende gevolgen, of indien de raad erom verzocht heeft. Alleen bij ingrijpende gevolgen heeft de raad de mogelijkheid om wensen en bedenkingen in te dienen. De wetgever heeft nauwelijks tot geen aanknopingspunten gegeven aan de hand waarvan de vraag wanneer sprake is van ingrijpende gevolgen kan worden beantwoord. De gemeente wordt geacht hier zelf invulling aan te geven. Bij ingrijpende gevolgen kan worden gedacht aan besluiten met grote financiële gevolgen. Naast het financiële aspect, kunnen ook andere aspecten in het geding zijn zoals sociale, maatschappelijke en of economische aspecten.

Indachtig de toedeling van bevoegdheden aan de raad en het college ingevolge de Gemeentewet, stelt het college als onze gedragslijn voor om de raad wensen en bedenkingen te vragen over besluiten die naar inzicht van het college aan één van de volgende criteria voldoen: • het onderwerp of het besluit is complex want er is sprake van een ingrijpende wijziging van beleid, van een groot aantal actoren en veel belanghebbenden en er zijn raakvlakken met andere beleidsvelden; • het onderwerp heeft omvangrijke maatschappelijke consequenties; • het onderwerp heeft voor de gemeente relevante veranderingen tot gevolg op sociaal, maatschappelijk of economisch terrein; • het onderwerp brengt significante risico’s met zich mee op bestuurlijk, juridisch, financieel, maatschappelijk of technisch vlak. Hoeveel informatie moet worden verstrekt? De actieve informatieplicht mag niet leiden tot het ongebreideld toezenden van informatie.

Door steeds na te gaan met welk doel en met het oog op welke bevoegdheid informatie aan de raad wordt verstrekt en door informatie op hoofdlijnen te verstrekken, ontstaat er een evenwicht tussen kwaliteit en kwantiteit, waarbij de raad te allen tijde gebruik kan maken van de binnen de passieve informatieverstrekking vallende mogelijkheden om meer gedetailleerde informatie te vragen en/of verdiepende vragen te stellen Gevolgen bij schending van de informatieplicht De raad kan het college ter verantwoording roepen als hij het idee heeft dat de informatieplicht geschonden wordt. Bijvoorbeeld wanneer het college een overeenkomst sluit met ingrijpende gevolgen zonder dat deze aan de raad is voorgelegd. Een schending kan politieke gevolgen hebben, maar heeft geen gevolgen voor de geldigheid van de overeenkomst. Als de raad oordeelt dat de overeenkomst niet in het belang is van de gemeente, kan de raad beslissen de overeenkomst niet na te komen. Een dergelijk besluit kan echter tot gevolg hebben dat de gemeente aan de contractspartij een schadevergoeding moet betalen. De raad zal bij zijn besluit dat de gemeente de overeenkomst niet nakomt hiermee rekening moeten houden.

4.Hoe wordt de raad actief geïnformeerd In dit hoofdstuk wordt beschreven op welke wijze en met welke instrumenten het college kan voldoen aan de actieve informatieplicht. Het is aan het college om een goede balans te vinden in de te verstrekken informatie, het daarbij te hanteren instrument en het moment waarop die informatie wordt verstrekt. Stukken worden daarbij zoveel mogelijk 2

Praktijkvoorbeeld: voorstel tot oprichting van en deelneming in Vereniging van Eigenaren Nije Westermar

via één informatiekanaal beschikbaar gesteld: de lijst van ingekomen stukken. Raadsleden ontvangen een e-mailnotificatie met onderwerpaanduiding als een stuk is toegevoegd aan de lijst van ingekomen stukken. De verstrekking van actieve informatie aan de raad kan plaatsvinden door middel van: a. B&W-besluitenlijsten en de persbesluitenlijst/persbericht b. Schriftelijke stukken (raadsbrieven, (informerende) raadsvoorstellen; c. Producten van de planning & controlcyclus d. Informatiebijeenkomsten e. Mededelingen

B&W-besluitenlijsten en persbesluitenlijst Het college verstrekt de definitieve besluitenlijst van de collegevergadering en de persbesluitenlijst via de griffie aan de raad. De griffie plaatst de (pers)besluitenlijst op de lijst van ingekomen stukken. De besluiten die het college neemt geven de raad een goed inzicht in de zaken die het college passeren. Het toezenden van de besluitenlijst (en de persbesluitenlijst) biedt de raad of individuele leden ervan de mogelijkheid om aanvullende informatie over de genomen besluiten op te vragen bij het college. Overigens zijn de openbare besluitenlijsten en de persbesluitenlijst ook op de gemeentelijke internetsite beschikbaar. Over het verstrekken van de besluitenlijst heeft het college met de raad afspraken gemaakt welke door de raad zijn vastgesteld tijdens de raadsvergadering van 17 september 2020 (zie bijlage).

Schriftelijke stukken Raadsbrieven (of informerend raadsvoorstel) Als het college de raad kennis wil laten nemen van bepaalde informatie wordt daarvoor een brief (waaronder ook een informerend raadsvoorstel kan worden verstaan) van het college aan de raad gezonden. Het betreft een brief van het college aan de raad waarbij bijvoorbeeld informatie wordt gegeven over de uitvoering van een door de raad aangenomen motie of vastgestelde nota. Daarnaast kan het college ook door middel van een raadsbrief verantwoording afleggen over een gekozen handelswijze en/of gemaakte keuze. Stukken die in het college worden behandeld waarvan het college vindt dat de raad daarover geïnformeerd moet worden komen via een raadsbrief naar de raad via plaatsing op de lijst van ingekomen stukken. De informatieve brief van het college kan voor de raad aanleiding zijn tot agendering in een raadsvergadering.

Raadsvoorstellen Door middel van een raadsvoorstel kan de raad gevraagd worden kennis te nemen van bepaalde stukken dan wel een besluit te nemen. De informatie die relevant is voor de raad wordt op hoofdlijnen in een raadsvoorstel verwoord, overige (achtergrond) informatie kan worden opgenomen in bijlagen. De raadsstukken bestaan uit:  een raadsvoorstel  een concept raadsbesluit  bijlagen met relevantie achtergrondinformatie ter ondersteuning van het raadsvoorstel Ook het consulteren van de raad vindt plaats via een raadsvoorstel. Het college biedt de raad bijvoorbeeld de mogelijkheid zienswijzen kenbaar te maken ten aanzien van de ontwerpbegroting van een gemeenschappelijke regeling.

Producten van de planning en controlcyclus Indien bij afwijkingen van vastgesteld beleid of vastgestelde kaders geen sprake is van een urgent karakter, informeert het college de raad daar in ieder geval over in de

tussentijdse rapportage (een raadsvoorstel met bijlage) en de jaarrekening. In die rapportage krijgt de raad, aansluitend op de programma’s in de begroting, een beeld van de realisatie van de begroting tot aan de peildatum. Tussentijdse rapportages zijn tenminste de twee bestuursrapportages (juni/juli en oktober) en er zijn twee extra informatiemomenten in april en december.

Informatiebijeenkomsten/technische voorlichtingen Het college kan verzoeken om de raad te informeren over een bepaald thema tijdens een informatiebijeenkomst. Dit verzoek wordt neergelegd bij de griffie. De griffie zorgt dat er helderheid ontstaat over het doel van de bijeenkomst en overlegt met de desbetreffende wethouder of ambtenaar welk kanaal het meest geschikt is om de informatie naar de raad over te brengen. Wanneer dit via een informatiebijeenkomst moet gebeuren, wordt dit kortgesloten met de agendacommissie.

Mededelingen Bij urgente ontwikkelingen is het niet altijd mogelijk de informatie schriftelijk te verstrekken. De burgemeester en wethouders informeren bij het agendapunt “Mededelingen” de raad actief over actuele ontwikkelingen. Het voordeel hiervan ten opzichte van schriftelijke communicatie is, dat gelijk interactie over de verstrekte informatie kan plaatsvinden. Voorwaarde voor mondelinge mededeling is dat het kort en bondig dient te gebeuren. Wanneer dit niet mogelijk is, kiest het college voor een mondeling aankondiging in combinatie met schriftelijk informeren door middel van een raadsbrief of raadsvoorstel.

5.De richtlijnen samengevat Om de raad van alle informatie te voorzien die raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken, stellen het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester de raad voor de volgende richtlijnen af te spreken: 1. De raad wordt door het college en de burgemeester in ieder geval actief geïnformeerd bij bestuurlijke en politiek relevante onderwerpen die daarvoor, naar het oordeel van het college, ten minste aan een van de volgende criteria voldoen: a. strategisch zijn – ook strategische projecten; b. omvangrijk zijn: feitelijk of financieel; c. afwijkingen van een bepaalde omvang laten zien van vastgesteld beleid of van eerdere besluitvorming of informatie; d. complex zijn (maatschappelijk, inhoudelijk of technisch complex); e. veel maatschappelijke aandacht krijgen: in de traditionele of sociale media, of anderszins doordat burgers er actie op ondernemen; f. bestuurlijk of juridisch grote implicaties kennen; g. significante risico's kennen: op bestuurlijk, juridisch, financieel, maatschappelijk of technisch vlak; h. betrekking hebben op onderzoek (artikel 213a, beleidsevaluaties, rekenkameronderzoeken).

Als bestuurlijke en politiek relevante onderwerpen worden in ieder geval aangemerkt de uitvoering van het coalitieakkoord, de onderwerpen die zijn opgenomen in de programmabegroting en de onderwerpen waarover in de raad een motie is aangenomen. 2. De raad wordt door het college actief geïnformeerd en gevraagd naar zijn wensen en bedenkingen indien een te nemen besluit op grond van art. 160 lid 1 onder e, f, g en h, ingrijpende gevolgen heeft. Onder ingrijpende gevolgen wordt verstaan:

3.

4.

5.

6.

a. Het onderwerp of het besluit is complex en er is sprake van een ingrijpende wijziging van beleid, van een groot aantal actoren en veel belanghebbenden en er zijn raakvlakken met andere beleidsvelden of; b. Het onderwerp heeft omvangrijke maatschappelijke consequenties of; c. Het onderwerp heeft voor de gemeente relevante veranderingen tot gevolg op sociaal, maatschappelijk of economisch terrein of; d. Het onderwerp brengt significante risico’s met zich mee op bestuurlijk, juridisch, financieel, maatschappelijk of technisch vlak. Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester informeren de raad op korte, bondige wijze en op hoofdlijnen. Op verzoek van de raad vult het college de actief verstrekte informatie aan (interpellatie, schriftelijke vragen, inlichtingen, vragenhalfuur en recht van onderzoek). De verstrekking van actieve informatie aan de raad vindt plaats door middel van: a. B&W-besluitenlijsten en de persbesluitenlijst/persbericht b. Schriftelijke stukken (raadsbrieven, (informerende) raadsvoorstellen; c. Producten van de planning & controlcyclus d. Informatiebijeenkomsten/technische voorlichting e. Mededelingen Indien op grond van strijd met het openbaar belang informatie niet verstrekt kan worden zal het college en de burgemeester de raad zover mogelijk op hoofdlijnen informeren.

Het college en de burgemeester informeren de raad in een zo vroeg mogelijk stadium na besluitvorming of het kennisnemen van informatie.

De richtlijnen zijn in bijlage 2 schematisch uitgewerkt.