06 - Raadsvoorstel - VIC 2025 (beleidsplan, jaarplan 2025 en normenkader)

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

20 maart 2025 6 Besluitvormend Program 0 – Bestuur en ondersteuning Presintaasje Accountantscommissie 13 februari 2025 Mevr. T. Willemsma Dhr. G.M. de Vries 1. Normenkader rechtmatigheid 2025 Tytsjerksteradiel 2. VIC beleidsplan 2025-2028 3. Jaarplan VIC 2025 202501234447/25ZG001281

Underwerp VIC 2025 (beleidsplan, jaarplan 2025 en normenkader) Wy stelle jo foar te besluten om: 1. Het normenkader rechtmatigheid 2025 vast te stellen 2. De onderstaande goedkeuringstoleranties te hanteren: Oordeel Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

3. 4. 5.

Goedkeurend Beperking

Onthouding

Afkeurend

≤ 1%

> 1% - <3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3% - <10%

≥ 10%

-

Een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale begrote lasten inclusief dotaties aan de reserve. Een rapportagegrens te hanteren van 5% van de verantwoordingsgrens. Kennis te namen van het geactualiseerde beleidsplan VIC 2025 t/m 2028 en het Jaarplan VIC 2025.

Koarte gearfetting Jaarlijks moet de raad het normenkader rechtmatigheid (hierna: normenkader) vast stellen. Het college heeft een nieuw Verbijzonderde Interne Controle beleidsplan (hierna VIC beleidsplan) vastgesteld en informeert de raad hierover. Dit beleidsplan is aangepast aan de nieuwe organisatiestructuur van de gemeente Tytsjerksteradiel. Daarnaast heeft het college besloten geen nieuw controle protocol voor te leggen aan de raad, maar de raad jaarlijks de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens vast te laten stellen. Hierdoor is er meer maatwerk mogelijk gelet op alle ontwikkelingen die spelen rond de rechtmatigheidsverantwoording en wordt de raad jaarlijks in positie gebracht. Foech ried/kolleezje De raad stelt jaarlijks het normenkader vast. De raad stelt tevens de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens vast.

Ried Punt Side

: : :

20 maart 2025 6 2

Deze grenzen vormen de kaders van de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole over 2025. In de financiële verordening artikel 23 en 24 staat dat het college verantwoordelijk is voor uitvoeren van de interne controles. Het college stelt daarvoor het VIC beleidsplan op en stelt jaarlijks het jaarplan VIC vast. De raad wordt hierover door het college geïnformeerd. Ynlieding Het huidige beleidsplan loopt tot en met 2024 en moet geactualiseerd worden. Deze actualisatie komt door de ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording en de ontvlechting van de GR WM 8ktd waardoor de organisatiestructuur en werkprocessen anders worden ingericht. Voorheen was sprake van een meerjarig controle protocol waarin de verschillende verantwoordingsgrenzen en goedkeuringstoleranties werden vastgelegd voor 4 jaar. Het college stelt de raad voor om geen meerjarig intern controle plan te maken maar de verantwoordingsgrenzen en goedkeuringstoleranties jaarlijks vast te stellen op het zelfde moment dat de raad ook het normenkader vast stelt. De reden hiervoor is dat de komende tijd nog wijzigingen worden verwacht in het landelijke beleid waar dan snel op kan worden geanticipeerd. Bovendien brengt het de raad jaarlijks in positie om haar rol als toezichthouder met meer maatwerk in te richten.

Omdat het normenkader jaarlijks moet worden vastgesteld kan het hier als besluitpunt meegenomen worden zonder dat het extra besluitvormingsprocessen vraagt. Histoarje Jaarlijks stelt de raad het normenkader vast. Het lopende VIC beleidsplan en interne controle plan liepen tot en met 2024. Te berikken effekt Normenkader 2025 Het normenkader moet jaarlijks worden vastgesteld. Het normenkader is een inventarisatie van alle voor rechtmatigheid van toepassing zijnde externe wetgeving en interne verordeningen die de gemeenteraad heeft vastgesteld. Een ontwikkelpunt voor de komende 4 jaar is het verder op orde brengen van het normenkader door per onderdeel specifieker aan te sluiten op de controleprocessen. Dit vraagt een nadere analyse per onderdeel en een vertaling naar controlestappen in de processen. Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. Het college adviseert de gemeenteraad de onderstaande goedkeuringstolerantie voor 2025 vast te stellen, conform voorgaande jaren:

Ried Punt Side

: : :

20 maart 2025 6 3

Oordeel Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend Beperking

Onthouding

Afkeurend

≤ 1%

> 1% - <3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3% - <10%

≥ 10%

-

Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig voorgaande jaren en advies accountant. Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Het college adviseert de raad om te kiezen voor een verantwoordingsgrens van 1%. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 1% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring (goedkeuringstolerantie) en is in lijn met voorgaande jaren. Rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoeringsparagraaf indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles.

Het college stelt de gemeenteraad voor om de rapportagegrens vast te stellen op 5% van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert dan alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting. Dit is in lijn met voorgaande jaren. Arguminten 1. Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. 2. Overeenkomstig het advies van Flynth Accountants de goedkeuringstoleranties in te stellen op het wettelijk minimum van 1% zoals opgenomen in de wet BADO. Hiermee wordt de lijn van voorgaande jaren gecontinueerd. 3. De verantwoordingsgrens aan te laten sluiten bij de goedkeuringstoleranties van de accountant. Dit zorgt ervoor dat de controleonderdelen van de afzonderlijke rechtmatigheidsonderdelen consistent gecontroleerd kunnen worden door de accountant.

Ried Punt Side

: : :

20 maart 2025 6 4

4. Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid is het normenkader een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving. Door het vaststellen van het normenkader rechtmatigheid door de raad wordt voldaan aan de naleving van Financiële verordening gemeente Tytsjerksteradiel 2023. 5. Formeel kan de accountant zijn jaarrekeningcontrole niet beginnen voordat hij het vastgelegde normenkader heeft ontvangen. Door de besluitvorming steeds aan het begin van een lopend boekjaar te nemen voldoet de organisatie ruimschoots aan deze termijn. Alternativen Goedkeuringstoleranties: Het lager, d.w.z. strenger definiëren van de goedkeuringstoleranties leidt tot een nauwkeuriger beeld van de mate van beheersing van de risico’s. Maar dit vraagt ook een (forse) uitbreiding van controlewerkzaamheden door zowel de eigen organisaties als door de accountant, wat zal leiden tot (fors) hogere controlekosten. Hiernaast wordt de kans op een niet-goedkeurende controleverklaring groter, terwijl deze op basis van de wettelijk minimaal gestelde normen wel goedkeurend zou kunnen zijn. In de praktijk komt een lagere (lees: strengere) vaststelling dan de wettelijke normen derhalve ook niet vaak voor. Verantwoordingsgrens: Dit is met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een nieuw aspect. De gemeenteraad kan kiezen voor een grens tussen de 0% -3%.

Als een gemeente kiest voor 0%, vraagt dit extra controlecapaciteit en moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat de raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Rapportagegrens: Een alternatief kan zijn om dit lager vast te stellen. De raad ontvangt dan meer gedetailleerde informatie maar dit vraagt ook een grotere inspanning van de organisatie; Als het hoger wordt vastgesteld dan ontvangt de raad minder informatie. Er kan ook vooraf een absoluut bedrag worden gesteld. Dit is makkelijker in de praktische uitvoering en willen we op termijn graag overwegen. Het nadeel is dat het tot onevenredige bedragen kan leiden wanneer de lasten van de organisatie fluctueren. Normenkader: Er kan ervoor worden gekozen om bijvoorbeeld collegebesluiten ook in het normenkader op te nemen, maar dat wordt niet aanbevolen. Collegebesluiten vallen namelijk niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. En ook hiervoor geldt dat dit dan extra controle capaciteit vraagt. Kanttekenings/risiko’s Actualisatie landelijke richtlijnen

Ried Punt Side

: : :

20 maart 2025 6 5

Momenteel loopt er een landelijke evaluatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit kan leiden tot geactualiseerde minimale of maximale grenzen of aangepaste adviezen vanuit de BADO. Wanneer dit impact heeft zal het college de raad hierover informeren en afstemmen of en hoe nieuwe besluitvorming nodig is. Door de grenzen jaarlijks vast te stellen op hetzelfde moment als het normenkader en niet meer 4 jaarlijks via een intern controle protocol is de raad meer flexibel in de te hanteren percentages. Finânsjes Een vertaling van de percentages geeft globaal op basis van de jaarstukken 2023 het volgende beeld;

Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Niet van toepassing. Kommunikaasje De besluitvorming en beleidsplannen worden gedeeld met de organisatie en de accountant. Yntegraliteit De controles en bevindingen hebben effect op alle afdelingen van de gemeente. Previnsje Door goede interne controles te houden en bevindingen te rapporteren en te sturen op de beheersmaatregelen worden risico’s op fouten voorkomen. Gearwurking De stukken zijn opgesteld door de medewerkers in de GR WM 8ktd en passend gemaakt op de organisatiestructuur van de gemeente Tytsjerksteradiel na 1-1-2025. Het bestuur van de GR stelt het normenkader de goedkeuringstoleranties en verantwoordingsgrenzen en rapportagegrenzen vast voor de GR. Als onderdeel van de PIOFACH-taken1, die beide gemeenten hebben verdeeld, doet de gemeente Achtkarspelen de interne controles van de GR. De gemeente Tytsjerksteradiel de jaarrekening en begroting. Ferfolchtrajekt Jaarlijks worden het normenkader en de genoemde grenzen vastgesteld door de raad.

1 Onder PIOFACH-taken wordt hier verstaan: taken op het gebied van Personeel, Informatie, Organisatie,

Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting

Ried Punt Side

: : :

20 maart 2025 6 6

Evaluaasje De rechtmatigheidsverantwoording is nieuw en zal de komende jaren verder vorm krijgen. De actualisatie van de 212 verordening (financiële verordeningen) is hierbij ook van belang. Hier wordt de komende tijd met de raad nader overleg over gevoerd.

Burgum, 4 februari 2025 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 4 februari 2025, punt nummer: 6; Beslút: 1. Het normenkader 2025 vast te stellen 2. De onderstaande goedkeuringstoleranties te hanteren: Oordeel Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend Beperking

Onthouding

Afkeurend

≤ 1%

> 1% - <3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3% - <10%

≥ 10%

-

3. Een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale begrote lasten inclusief dotaties aan de reserve. 4. Een rapportagegrens te hanteren van 5% van de verantwoordingsgrens. 5. Kennis te namen van het geactualiseerde beleidsplan VIC 2025 t/m 2028 en het Jaarplan VIC 2025. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 20 maart 2025.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. P.J.A. van de Hoef