06 - Bijlage 3 - Jaarplan VIC 2025

Jaarplan 2025 (Verbijzonderde) Interne Controle

Doorontwikkeling beheersing financiële rechtmatigheid en focus op integrale verantwoording risicobeheersing Context:

Voor het verantwoordingsjaar 2025 moet het college van de gemeente Tytsjerksteradiel een verklaring afgeven over het financieel rechtmatig handelen. Dit jaarplan geeft invulling aan het meer jaren (V)IC-plan 2025-2028 specifiek voor het jaar 2025. Nadere (technische) details van de uitvoering van de (V)IC staan beschreven in dit plan.

Doel:

Het uiteindelijke doel van de (verbijzonderde) interne controle is het vaststellen van het financieel rechtmatig handelen binnen de gemeente. De (V)IC moet leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college van de gemeente als onderdeel van de jaarrekening 2025. De accountant geeft hierover een positief getrouwheidsoordeel. De gemeenteraad van Tytsjerksteradiel hanteert onderstaande goedkeuringstoleranties:

1. Een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van de totale begrote lasten inclusief dotaties aan de reserve. 1 2. Een rapportagegrens te hanteren van 5% van de verantwoordingsgrens.2 Dit betekent dat geconstateerde financiële onrechtmatigheden worden toegelicht (in de jaarrekening) wanneer deze gelijk of hoger zijn de rapportagegrens van 5% van bovengenoemd bedrag.

We werken volgens het “3-lines of defence” model. Met het verder in kaart brengen van de AO/IC en het verder uitrollen van risicomanagement worden de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen steeds beter in inzichtelijk gemaakt. Tegen deze achtergrond kunnen de controles dan ook steeds vaker primair procesgericht worden uitgevoerd. Focus:

We controleren onze processen op financiële rechtmatigheid.

Basis vormt het normenkader 2025 Tytsjerksteradiel Wat:

We richten ons op de meest risicovolle processen: Voor de financiële rechtmatigheid:

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

Dossiervorming: Wanneer:

Periode:

Proces: Inkoop en aanbesteding Lokale heffingen Personeelsmutaties Factuurafhandeling en prestatielevering Grondexploitatie Huren & Pachten Leges Omgevingsvergunningen

Cluster: Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Ruimtelijk Domein Ruimtelijk Domein Ruimtelijk Domein

Frequentie: 2x per jaar 1x per jaar 4x per jaar 4x per jaar / 2x per jaar 4x per jaar 4x per jaar 4x per jaar

Subsidieverstrekkingen Sociaal Domein 1x per jaar Participatie Sociaal Domein 4x per jaar WMO Sociaal Domein 4x per jaar Jeugdhulp Sociaal Domein 4x per jaar Leerlingenvervoer Sociaal Domein 2x per jaar Memorialen Bedrijfsvoering 2x per jaar Treasury / leningen Bedrijfsvoering 2x per jaar Balansmutaties Bedrijfsvoering 2x per jaar Reservemutaties Bedrijfsvoering 2x per jaar Investeringskredieten Bedrijfsvoering 2x per jaar Begrotingsrechtmatigheid Bedrijfsvoering 1x per jaar M&O Beleid Bedrijfsvoering 1x per jaar SISA-verantwoording Bedrijfsvoering 1x per jaar Onderwerpen die vanaf 2025, naast VIC, worden toegevoegd aan conform GBRA in het beleidkader risicomanagement Bedrijfsvoering IT General Controls (ITGC’s) Bedrijfsvoering ENSIA (BRO / BAG / WOZ) Bedrijfsvoering AVG / Privacy Functionaris Gegevensbescherming Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Wet Politiegegevens (WPG) Bedrijfsvoering Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Bedrijfsvoering Fiscale risicobeheersing

Dossiervorming vindt plaats binnen One Drive. Er wordt als onderdeel van de opbouw Tytsjerksteradiel gekeken naar de definitieve vorm en plek van het online inrichten van het controleplatform. Onderstaand overzicht toont de planning voor 2025.

Aanlevering Afronding controles en Afronding review en Afronding doo data/steekproef door rapportage door 1e lijn: rapportage 2e lijn auditor control en rap auditor aan 1e lijn: college en acco Mits anders vermeld, geldt voor elke periode afronding en oplevering op eerste werkdag van:

Q1 Q2 Q3 Q4 = totaalrapportage

april juli oktober januari

mei augustus november 13 februari

juni september december 15 maart

1 Dit betekent dat een ‘positieve’ rechtmatigheidsverklaring wordt afgegeven wanneer de totale geconstateerde financiële

onrechtmatigheid lager is dan 1% van de begrote lasten. 2 Dit betekent dat geconstateerde financiële onrechtmatigheden worden toegelicht (in de jaarrekening) wanneer deze

gelijk of hoger zijn de rapportagegrens van 5% van de verantwoordingsgrens.

15 sept april