05 - Raadsvoorstel - Vaststellen visie Burgum-West “De Warren” en beschikbaar stellen budget voor de uitvoeringsagenda

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program

: : : :

Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : :

Saak- en stiknûmer

:

21 maart 2024 5 Besluitvormend Programma 8 – Volkshuisvesting, Ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing Presintaasje Iepen Poadium 14 maart 2024 Mevr. B. van Zandbergen Dhr. A.J. Andringa 1. Gebiedsvisie Burgum-West “De Warren” 20 januari 2024 (Nederlands en Fries) 2. Filmpje Anke Siegers over opbrengst plandag 20 januari 2024, https://youtu.be/5m6Of8JnWas 3. Aanbiedingsbrief BurgumWest De Warren van DatisHelder 4. Aanbod Burgum-West uitvoeringsplan 26022024 5. Vastgestelde kaders Gebiedsvisie Burgum-West De Warren d.d. 21 september 2023 Z2023-00841 / S2024-03220

Underwerp Vaststellen visie Burgum-West “De Warren” en beschikbaar stellen budget voor de uitvoeringsagenda Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De Visie voor Burgum-West “De Warren”, zoals opgenomen in bijlage 1, vast te stellen. 2. Een budget van € 34.800,- beschikbaar te stellen voor een uitvoeringsagenda van deze visie en dit ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Koarte gearfetting Dit voorstel heeft als doel om de raad de opgestelde visie van 20 januari 2024 voor de Gebiedsvisie Burgum-West “De Warren” vast te laten stellen en de raad te vragen om een budget van €34.800 beschikbaar te stellen voor de uitvoeringsagenda van deze visie. Foech ried/kolleezje De gemeenteraad is bevoegd de visie vast te stellen en het gevraagde budget beschikbaar te stellen. Ynlieding Op 20 januari is door 75 deelnemers aan de plandag de breedgedragen gebiedsvisie voor Burgum-West “De Warren” opgesteld. Een gebiedsvisie van en door alle aanwezige betrokkenen. De deelnemers aan de plandag waren zeer tevreden met de opbrengst. Bij het in ontvangstnemen van de visie was het voor iedereen duidelijk dat er een enorme stap voorwaarts is gezet en dat deze visie het hoogst haalbare was voor de plandag. Hiermee kunnen we stellen dat de brede participatie is geslaagd. Er is overeenstemming bereikt over de richting welke kant het op moet met Burgum-West “De Warren”.

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 2

In woorden is het lastig te beschrijven hoe goed het resultaat dat bereikt is met het gehele participatietraject en met de opbrengst van de plandag. Hiervoor heeft “De Nieuwe Route” een filmpje opgenomen, waarvan de link in de bijlage staat. Neemt u alstublieft de tijd om dit filmpje te bekijken. Een paar quotes uit het filmpje van “De Nieuwe Route”, die gaan over de opbrengst van de plandag, om u een impressie te geven: - “We zijn van gedoe naar gedragen gekomen” - “Participatieprocessen gaan over eigenaarschap” - “Herstel van vertrouwen in de overheid en in elkaar”. - “Motivatie om door te gaan mogen voelen tijdens de dag”. - “Veel ideeën en initiatieven die vragen om verdere concretisering”. Met een hoge opkomst, de betrokkenheid van de deelnemers en de gedragen visie is de brede participatie geslaagd. Op inhoud is de voorliggende gebiedsvisie echter nog niet concreet genoeg. Door te kiezen voor de methode van “De Nieuwe Route” heeft de gemeente gekozen om De Mienskip het plan te laten maken binnen de gestelde kaders. Deze keus heeft geleid tot eigenaarschap bij de deelnemers en vertrouwen in de gemeente. De motivatie voor verdere concretisering van de visie was aan het einde van de plandag bij iedereen aanwezig.

Door nu door te pakken met de uitvoeringsagenda blijft de betrokkenheid van de Mienskip groot en is de verwachting dat de deelnemers tijdens een volgende plandag tot een concreet ingetekend plan kunnen komen. Op 1 februari 2024 heeft een eerste evaluatiegesprek plaatsgevonden over de pilot voor de gebiedsvisie voor Burgum-West “De Warren”. Het was een evaluatiegesprek met het kernteam van de gemeente en de externe procesbegeleiders. De input voor het evaluatiegesprek is gekomen van alle ambtenaren van de gemeente die betrokken zijn geweest bij dit proces. Uit het evaluatiegesprek kwam onder andere naar voren dat: - De verwachtingen van de uitkomst hadden vooraf beter afgestemd moeten worden; - De gemeente meer meegenomen moet worden door de procesbegeleiders; - De ondersteuning vooraf goed geregeld moet worden. De leerpunten worden meegenomen in het proces om tot een uitvoeringsagenda te komen. Histoarje Op 20 april 2023 heeft de gemeenteraad ingestemd met het vervolgproces van de pilot brede participatie om te komen tot een breed gedragen gebiedsvisie Burgum-West. Dit te doen volgens “De Nieuwe Route”. Op 21 september 2023 heeft de gemeenteraad de kaders vastgesteld voor de gebiedsvisie Burgum-West “De Warren”. Bij het vaststellen van de kaders is ook besloten dat de gemeenteraad de gebiedsvisie vaststelt wanneer het voldoet aan de vooraf vastgestelde kaders.

Na het vaststellen van de gebiedsvisie Burgum-West is er voor iedereen duidelijkheid over hoe het gebied de komende jaren ontwikkeld gaat worden. Van 21 september 2023 tot 20 januari 2024 is met 141 mensen gesproken. Via deze 141 mensen is een veelvoud van mensen bereikt en geïnformeerd. Van de 80 mensen, die zich hebben opgegeven, hebben er 75 deelgenomen aan de plandag waarop zij mochten beslissen over de toekomst van Burgum-West “De Warren”. Het proces van “De Nieuwe

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 3

Route” heeft om een flinke investering in tijd en geld gevraagd aan de voorkant van de definitieve planvorming. Te berikken effekt Vaststellen visie De visie van 20 januari 2024 (zie bijlage 1) past binnen de kaders, zoals deze door de raad zijn vastgesteld op 21 september 2023. De projectgroep adviseert om de opgestelde visie vast te stellen. Visie als basis voor verdere concretisering Met het vaststellen van de gebiedsvisie van 20 januari is de opdracht van “DatisHelder” afgerond. De deelnemers aan de plandag voelen zich eigenaar van deze visie en zijn gemotiveerd om de visie verder te concretiseren. Het concretiseren van de visie is de vervolgstap met de Mienskip om te komen tot de uitvoeringsagenda. Iedereen mag weer meedoen om te komen tot de uitvoeringsagenda. Door de zorgvuldigheid en volledigheid van het visietraject verwachten we niet veel nieuwe deelnemers en gaan we ook uit van een kortere doorlooptijd. Dit is ook een wens vanuit de Mienskip. De opgestelde visie van 20 januari 2023 is de basis voor de verdere concretisering van de plannen voor BurgumWest “De Warren”. De door de raad vastgestelde visie wordt aan de kaders van 21 september 2023 (zie bijlage 5) toegevoegd. De projectgroep en de procesbegeleiders zijn van mening dat voor de uitvoeringsagenda geen nieuwe kaders nodig zijn.

Doorbouwen op vertrouwen uit de Mienskip Om te komen tot de voorliggende visie heeft de gemeente een zorgvuldig proces doorlopen met de Mienskip. Op inhoud moet echter nog een stap gezet worden. De plandag heeft naast de visie wel veel nadere initiatieven en concrete ideeën opgeleverd. Hier was op de plandag nog geen overeenstemming over, maar er was wel de sterke motivatie om gezamenlijk te komen naar een concrete uitwerking. Om recht te doen aan de opbrengst van de plandag en de brede participatie wil de gemeente samen met de Mienskip en volgens dezelfde methodiek van “De Nieuwe Route” daarom komen tot de uitvoeringsagenda van het gebied. De invulling dient plaatst te vinden op basis van alle ideeën, initiatieven en reeds eerder opgestelde plannen tijdens het Co-Creatie proces en passen binnen de kaders van de uitvoeringsagenda. Ervarend leren participatie De participatiemethode van “De Nieuwe Route” is vernieuwend en staat op de hoogste trede van participeren. De Mienskip komt met het plan en toont hiermee eigenaarschap van het plan. Wanneer het plan binnen de kaders past wordt het ook vastgesteld. Deze methode kan voor veel verschillende kwesties in de toekomst voor de gemeente gebruikt worden. Door dit nu toe te passen op een concrete casus doet de gemeente Tytsjerksteradiel ontzettend veel ervaring op.

De praktijk heeft wel bewezen dat ervarend leren beter werkt dan een theoretische cursus. Door de medewerkers van participatie te betrekken bij het proces en onderdeel te maken van de evaluatie borgen we dit leereffect ook voor de gemeente. Arguminten 1. De visie past binnen de kaders, zoals deze door de raad op 21 september 2023 zijn vastgesteld en hiermee kan de visie van 20 januari 2024 (zie bijlage 1) vastgesteld worden door de raad.

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 4

2. Door de concretisering van de visie volgens “De Nieuwe Route” uit te voeren naar een uitvoeringsagenda geeft de raad de “Mienskip” het vertrouwen en het eigenaarschap over de concretere invulling van het plan binnen de vastgestelde kaders. Doorbouwen op het succes van het bereiken van een gezamenlijke visie. Een transparant en democratisch proces als pilot voor de omgevingswet. De kern van de nieuwe methode is ook voor de uitvoeringsagenda: a. De kwestie De kwestie is niet veranderd. De projectgroep van de gemeente komt tot een nieuwe centrale vraag waar tijdens de plandag een antwoord op moet komen. b. De kaderstelling De kaders voor de methode “De Nieuwe Route” zijn vastgesteld door de gemeenteraad. De kaders voor de uitvoeringsagenda zijn: - Vastgestelde kaders door de gemeenteraad d.d. 21 september 2023; - Vastgestelde visie van 20 januari 2024 d.d. 21 maart 2024. c. De voorbereidende fase Tijdens de voorbereidende gesprekken wordt iedereen voorbereid op de plandag. Iedereen die mee wil doen aan de concretisering mag meedoen. De deelnemers van de plandag van 20 januari 2024 worden in één sessie voorbereid. Op basis van de leerpunten uit het eerste evaluatiegesprek krijgen ook de projectgroep en de gemeenteraad een voorbereidend gesprek. Iedereen wordt zo in de voorbereidende gesprekken goed voorbereid op de planvormingsbijeenkomst.

In de voorbereidende gesprekken geven alle betrokkenen aan wie er nog meer betrokken is, wie er nog meer moeten deelnemen om de uitvoeringsagenda voldoende draagvlak te geven. Ook geven zij aan welke informatie er met elkaar gedeeld moet worden en wat er nodig is zodat iedereen veilig en open deel kan nemen. Deelname aan een voorbereidend gesprek is voorwaarde voor deelname aan de planvormingsdag. d. Planvormingsbijeenkomst Tijdens de planvormingsbijeenkomst in juni 2024 worden de kwestie en de kaders gepresenteerd. Ook wordt de gevraagde informatie geleverd door daarvoor gevraagde en voorbereide partijen. De deelnemers maken tijdens de planvormingsbijeenkomst de uitvoeringsagenda voor Burgum-West rond de kwestie, binnen de gestelde kaders. Op deze dag worden de verschillende ideeën samengesmeed tot 1 concreet plan voor Burgum-West “De Warren” en concreet ingetekend. Aan het einde van de dag is er overeenstemming en zijn de keuzes voor de uitvoeringsagenda gemaakt. Voor iedereen duidelijk hoe de uitvoeringsagenda voor Burgum-West “De Warren” er uitziet. e. Uitwerkperiode De initiatiefnemers en waar nodig andere specialisten werken het plan verder uit in werkgroepen. De uitwerking wordt gefaciliteerd door de gemeente. Ambtelijk wordt ook de toets uitgevoerd of de opgestelde uitvoeringsagenda voldoet aan de daarvoor vastgestelde kaders en op de (financiële) haalbaarheid. f.

Vaststellen van de uitvoeringsagenda door de gemeenteraad. Na de planvormingsbijeenkomst en de uitwerkperiode wordt het definitieve plan voorgelegd aan de gemeenteraad ter besluitvorming. Dit betekent, dat de raad de uitvoeringsagenda vaststelt door het definitieve plan te toetsen aan de vastgestelde kaders en de haalbaarheid daarvan. De concrete opbrengst van de uitvoeringsagenda bestaat uit: 1- De plankaart van het gebied;

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 5

2- Beschrijving van het plan; 3- Een exploitatiebegroting; 4- Een uitvoeringsplanning. 3. Door het toepassen van de methode “De Nieuwe Route” heeft de Mienskip vertrouwen gekregen in de gemeente en de procesbegeleiders. Het krijgen van het vertrouwen heeft veel aandacht gekregen. De Mienskip heeft gemerkt dat de methode werkt en dat de Mienskip mag besluiten over de inrichting van de Burgum-West “De Warren” binnen de gestelde kaders. Door ook voor de uitvoeringsagenda te kiezen voor de methode van “De Nieuwe Route” bouwt de gemeente door op dit vertrouwen. 4. Door een vervolg te geven aan “De Nieuwe Route” voor de uitvoeringsagenda krijgt de Mienskip de kans om alle initiatieven in te brengen. De deelnemers van de eerste plandag hebben de nadere initiatieven en ideeën al gedeeld. Mogelijk komen er door het succes nog nieuwe betrokkenen en initiatieven bij. 5. Het voorliggende voorstel heeft als doel een concreet plan op te leveren welke de komende jaren gerealiseerd kan worden. Tegelijkertijd is het proces ook een onderdeel van het leren participeren. Het is immers een pilot voor de reeds in werking getreden omgevingswet. Door het toepassen van de “De Nieuwe Route” doet Tytsjerksteradiel met een concreet project ontzettend veel ervaring op met participatie. Learning on the job met ervaren procesbegeleiders. Losse trainingen zijn vaak veel duurder en minder concreet.

Door meer eigen medewerkers van ruimte, communicatie en dienstverlening van de gemeente te betrekken bij het proces willen we de kennis en ervaring borgen. Alternatieven 1. Het proces van “De Nieuwe Route” doorlopen om te komen tot een uitvoeringsagenda maar dan met eigen begeleiders. Hiermee besparen we de kosten van de begeleiding door externe begeleiders. De gemeente loopt dan wel het risico dat het opgebouwde vertrouwen weer verdwijnt door deze wijziging. Bovendien heeft de gemeente de expertise voor een dergelijk participatietraject niet in huis. De beide begeleiders hebben veel tijd geïnvesteerd tijdens de voorbereidende gesprekken. Daarnaast hebben ze de deelnemers op een goede wijze door de plandag geleid naar het huidige resultaat. De deelnemers hebben een vertrouwensband opgebouwd met beide begeleiders. Een besluit voor een andere koers geeft een slecht signaal richting de Mienskip. 2.

Op basis van alle informatie de uitvoeringsagenda door de projectgroep van de gemeente op te laten stellen en dus eigenlijk te kiezen voor “De oude route”. Hiermee stoppen we met de pilot en de innovatieve manier van participeren waarbij de Mienskip beslist. We verliezen het vertrouwen en de toekomstige inrichting van Burgum-West “De Warren” zal nog een tijd onzeker blijven.

Kanttekenings/risiko’s 1.

We komen op de planvormingsbijeenkomst niet tot overeenstemming van het plan en de keuzes voor de uitvoeringsagenda zijn niet gemaakt. Het einddoel van uitvoeringsagenda, zoals dit beschreven is bij de punten 2d en 2f van de argumenten, worden tijdens de voorbereidende gesprekken duidelijker en specifieker gecommuniceerd met alle betrokkenen. Hiermee weten alle deelnemers naast de kaders wat er gevraagd wordt. De betrokkenen zijn na de plandag van 20 januari doorgegaan met het uitwerken van de initiatieven en zoeken elkaar ook al op. Het niet bereiken van het einddoel is een risico. De deelnemers van de plandag

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 6

moeten gezamenlijk tot overeenstemming komen. Volgens Anke Siegers is het nog nooit gebeurd dat de betrokkenen er op de plandag niet uitkomen en ziet iedereen dit altijd als grootste risico. Het alternatief, wanneer we niet komen tot een breedgedragen uitvoeringsagenda, is het besluit en de inrichting van Burgum-West “De Warren” terugleggen bij de gemeenteraad. Daarmee geven de betrokken deelnemers hun initiatief uit handen. Gevoelsmatig is dit risico groot. Echter bij de betrokken deelnemers is de motivatie voor de concretisering groot en is er vertrouwen in het proces, waardoor we toch inschatten dat het risico klein is. 2.

Bevoegdheid gemeenteraad De gemeenteraad besluit vooraf wat de gestelde kaders zijn waarbinnen alle deelnemers in een democratisch en transparant proces komen tot een breedgedragen concrete inrichting van het gebied Burgum-West. Na het vaststellen van de kaders worden de voorbereidende gesprekken gevoerd. Er zijn geen andere routes meer om invloed uit te oefenen. Mede hierom is het van groot belang om ook U goed mee te nemen in de voortgang. Tijdens het proces worden er geen inhoudelijke besluiten genomen die de kwestie en de kaders veranderen. Na de planvormingsbijeenkomst en de uitwerkperiode wordt het definitieve plan voorgelegd aan de raad voor besluitvorming. De raad stelt de uitvoeringsagenda vast door het definitieve plan te toetsen aan de vooraf vastgestelde kaders.

3.

Geen capaciteit voor ondersteuning Bij de eerste opdracht hebben we gemerkt hoe belangrijk goede en adequate ondersteuning is. Om het leereffect bij de gemeente te vergroten en de externe kosten zo laag mogelijk te houden wordt de ondersteuning door de gemeente zelf gedaan. De werkdruk is hoog en we lopen het risico dat er onvoldoende capaciteit is om de benodigde ondersteuning te leveren.

4.

Financieel risico De inzet van de procesbegeleiding is op regie. Hiermee lopen we het risico dat de kosten hoger worden dan het beschikbare budget. De procesbegeleiders sturen wekelijks de werkelijk besteedde uren van de week ervoor naar de gemeente, waarmee de voortgang en de besteding goed bewaakt kan worden. De grootste onzekerheid zit in de voorbereidende gesprekken en de plandag. We verwachten bij de concretisering weinig nieuwe deelnemers. Vanuit de leerpunten van het evaluatiegesprek hebben we rekening gehouden met een extra sessie.

Finânsjes De gemeenteraad wordt gevraagd om €34.800 beschikbaar te stellen voor het proces en de procesbegeleiding volgens de methode “De Nieuwe Route” om te komen tot de uitvoeringsagenda. De incidentele bijdrage wordt ten laste gebracht van de Algemene Reserve. Verrekening vindt plaats op basis van werkelijke inzet. De inzet is een reële inschatting van de werkzaamheden op basis van ervaringen met andere opdrachten en voor het projectteam is dit dan echt het maximum. Planning Start van de concretisering Plandag concretisering Vaststellen concrete plan door de gemeenteraad Ynwenners- en oerheidspartisipaasje

22 maart 2024 juni 2024 november 2024

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 7

Met het vervolgproces middels de methode van “De Nieuwe Route” geven we de “Mienskip” binnen de gestelde kaders alle ruimte om mee te doen aan de besluitvorming. Deze pilot voor een brede particpatie sluit aan bij de omgevingswet. Gedurende de loop van het proces sluit iedereen die inbreng wil hebben op wat er gaat gebeuren met Burgum-West aan in het proces. Kommunikaasje De afdeling communicatie is onderdeel van de kerngroep. De kerngroep verzorgt een website voor alle beschikbare informatie. Op deze site kunnen betrokkenen zich inlezen en aanmelden. Dit is ook een manier om transparant te zijn naar derden zoals bijvoorbeeld de media, belangstellenden, organisaties en collega’s. De methode “De Nieuwe Route” is vernieuwend in de besluitvorming voor de ruimtelijke ordening. De kerngroep wil in de pers de nodige aandacht vragen voor de uitvoering van deze vernieuwende methode door de gemeente om te komen tot een concreet plan voor Burgum-West. Yntegraliteit De afdelingen financieel beleid en de controller zijn betrokken en adviseren positief. Bij de uitvoering van het procesvoorstel zullen de teams OAR, publieksdiensten, beheer en communicatie betrokken zijn.

Previnsje nvt Gearwurking nvt Ferfolchtrajekt Het vervolgtraject na definitieve besluitvorming door de raad over de uitvoeringsagenda Burgum-West is het uitwerken en realiseren van het initiatief of mogelijk meerdere initiatieven. De initiatiefnemers zijn de trekkers en de gemeente faciliteert. Evaluaasje Het gehele proces van co-creatie tot en met de brede participatie om te komen tot de uitvoeringsagenda is gedaan binnen een pilot voor de omgevingswet. Na de presentatie van het eindplan van de uitvoeringsagenda wordt de gehele pilot van brede participatie voor Burgum-West “De Warren” geëvalueerd. Met de uitkomsten van de evaluatie borgt de gemeente nog beter het leereffect van deze unieke vormen van participatie in de organisatie. Burgum, 27 februari 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris a.i.,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

dhr. drs. L.J. Gebben

Ried Punt Side

: : :

21 maart 2024 5 8

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 februari 2024, punt nummer: 5; Beslút: 1. De Visie voor Burgum-West “De Warren”, zoals opgenomen in bijlage 1, vast te stellen. 2. Een budget van € 34.800,- beschikbaar te stellen voor een uitvoeringsagenda van deze visie en dit ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 21 maart 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben