05 - Raadsvoorstel - Beleidskader Risicomanagement

Riedsútstel Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling

: : : : :

Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : :

Saak- en stiknûmer

:

22 juni 2022 5 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium 13 april 2023 Opinierend raadsdvergadering 20 april 2023 Mevr. T. Willemsma Dhr. A. Postma 1. Beleidskader Risicomanagement 2. Gemeente Brede Risico Analyse (GBRA) 3. Toelichting beleidskader in relatie tot RKC rapport ‘Managen van risico’s’ 4. Nota Fraude, Misbruik en Oneigenlijk gebruik Z2023-00104 / S2023-00369

Underwerp Beleidskader Risicomanagement Wy stelle jo foar te besluten om: 1. Het beleidskader Risicomanagement vast te stellen. 2. De benodigde formatie beschikbaar te stellen om het beleidskader uit te voeren en hiervoor akkoord te gaan met:  een structurele begrotingswijziging van €13.000 per jaar en aanvullend.  voor implementatie en opzetten voor 2023, 2024 en 2025 incidenteel €13.000 per jaar. 3. Kennis te nemen van het door het college vastgesteld beleid op Fraude, Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Koarte gearfetting Dit beleidskader helpt ons als organisatie om beter te sturen en grip te krijgen op risico’s. De gemeente richt het risicomanagement in vanuit een Gemeente Brede Risico Analyse (GBRA). Risico’s die optreden komen op een breed scala van thema’s voor. Niet alleen financieel maar ook juridisch, rechtmatigheid en personeel. Vooral ook informatiebeveiliging vraagt in toenemende mate aandacht als het gaat om risico management. Daarnaast worden afspraken gemaakt over de wijze waarop de organisatie haar risico’s in beeld brengt, kwalificeert en de raad hierover informeert. Foech ried/kolleezje De raad stelt, mede vanwege de gevraagde financiële middelen, het ambitieniveau vast.

Daarnaast zijn er een aantal kaderstellende elementen in het beleidskader opgenomen die de raad met het vaststellen van het beleidskader vastlegt zoals: • Gewenste ratio weerstandsvermogen • Aanpak via GBRA: het totale pakket aan risico’s • Methode van kwantificering van risico’s (risicoklassen) • Rapportage over risico’s (wat komt terug in paragraaf weerstandsvermogen en bedrijfsvoering)

Ried Punt Side

: : :

22 juni 2023 5 2

Ynlieding In 2022 is het rekenkameronderzoek ‘’Managen van risico’s’’ opgeleverd. Met de raad is afgesproken dat er een beleidskader Risicomanagement wordt opgesteld. Histoarje Het opstellen van een beleidskader volgt op het rekenkameronderzoek Management van Risico’s. Het RKC rapport is in de raad van 2 juni 2022 vastgesteld. Hierin zijn aanbevelingen gedaan en naar aanleiding daarvan is afgesproken dat er een beleidskader risicomanagement wordt opgesteld waar de aanbevelingen waar mogelijk een plek krijgen. In september is met de raden naar aanleiding van dit onderzoek en de gemaakte afspraken een bijeenkomst geweest. In de bijeenkomst met de raad is gesproken over de bevoegdheden en mogelijkheden van de raad als het gaat om risico’s en is de basis van de GBRA (Gemeente Brede Risico Analyse) toegelicht. De raad heeft 20 april over het beleidskader risicomanagement gesproken. Hierin is onder andere het risico op informatiebeveiliging nogmaals benadrukt. Dit past bij de bredere aanpak voor risicomanagement die gekozen wordt in de GBRA. Te berikken effekt Met het vaststellen van het beleidskader Risicomanagement zijn de gemeentelijke risico’s beter in beeld en is betere sturing mogelijk. Daarnaast wordt een kwaliteitsslag gemaakt in de informatievoorziening van risico’s. Om het gewenste niveau van het beleidskader te bereiken is een ingroeipad van drie jaar nodig.

Het beleidskader stelt de raad in staat om op het gebied van risicomanagement kaderstellend en controlerend haar werkzaamheden te doen. Belangrijk is hierbij dat gekozen wordt voor een GBRA aanpak waardoor risico’s breder een plek krijgen dan alleen financieel. Arguminten 1. Het opstellen van een beleidskader volgt op het rekenkameronderzoek Management van Risico’s Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek zijn vijf aanbevelingen gedaan. Het beleidskader Risicomanagement geeft hier voor een groot deel invulling aan. In de bijlage is aangeven hoe dit beleidskader aansluit bij het rekenkameronderzoek. 2.Onvoldoende capaciteit Het beleidskader beschrijft de gewenste situatie. Het kost enige tijd om de rapportages en vooral de risicosessies in te richten. De risicosessies moeten onderdeel worden van ieders reguliere werkzaamheden en een standaard periodiek overleg worden. Daarnaast moet de kwaliteit en structuur van de paragraaf risico en weersstandsvermogen verhoogd worden zodat het voldoet aan de opzet en de kwaliteit die in het beleidskader staan. Om het beleidskader intern in te regelen, en de risicosessies op te zetten is tijdelijk (gelet op de huidige werkdruk en bezetting gaan we uit van een periode van 3 jaar) en structureel extra formatie nodig. Met het beleidskader Risicomanagement leggen we vast op welke wijze we intern vorm geven aan het managen van Risico’s.

Om te kunnen sturen op risico’s gaan we risicosessie organiseren. Deze risicosessie vormen belangrijke input voor de prioritering in het nemen van beheersmaatregelen, het informeren van de raden (onder andere via de paragraaf risico en weersstandsvermogen) en het goed kunnen sturen op de benodigde weerstandscapaciteit. Het is daarbij ook van belang dat we aanbevelingen of te nemen beheersmaatregelen bewaken zodat we zeker weten dat ze worden opgevolgd.

Ried Punt Side

: : :

22 juni 2023 5 3

Alternativen 1. Het is een optie om een lager ambitieniveau te hanteren. Dit kan door bijvoorbeeld geen risicomatrix op te stellen en geen risicosessies te houden. Risico’s worden dan afhankelijk van wat in beeld is verwerkt maar kennen geen gedegen onderbouwing onder andere uit overleggen met diverse teams om risico’s (op basis van de GBRA criteria) op te halen. Ook kan er voor gekozen worden rapportages niet in samenhang met de paragraaf bedrijfsvoering te brengen of geen plek te geven in de verbetermonitor maar separaat te houden. Er is dan ook minder van de gevraagde formatie nodig. 2. Het is een optie om een hoger ambitieniveau te hanteren Er kan voor gekozen worden om de beoordeling van de risico’s nog intensiever te doen. Bijvoorbeeld een meer onderbouwde analyse van de waarde bepaling van het weerstandsvermogen in te richten dan waar nu voor wordt gekozen. Het college stelt voor hier niet voor te kiezen. De verwachting is dat met het huidige beleidskader en de huidige stappen er al een flinke slag gedaan wordt. Het vraagt met het huidige ambitieniveau al het nodige van de organisatie om de processen beter in te richten, risicosessie te houden en het risicobewust zijn van projecten en adviezen te vergroten. Daarom is daar in het beleidskader bewust niet voor gekozen. Wellicht dat bij de evaluatie over vier jaar gekozen kan worden voor de volgende stap. 3.

Er kan gekozen worden voor een andere ratio weerstandsvermogen De ratio weerstandvermogen komt tot stand door de totaal beschikbare vrije Algemene Reserve te delen door de optelsom van alle risico’s op basis van kans van voordoen. Indien een hogere ratio weerstandsvermogen wenselijk wordt gevonden, betekent dit dat extra inspanningen nodig zijn om risico’s te beperken, een hoger aan te houden Algemene Reserve danwel een combinatie hiervan. Een lagere ratio weerstandsvermogen geeft meer ruimte om hogere risico’s te accepteren danwel een lagere Algemene Reserve aan te houden. Kanttekenings/risiko’s Het niet van de grond krijgen van de aanpak van het beleidskader De werkdruk en het verloop in de organisatie is hoog. Om het beleidskader van de grond te krijgen, en om middels de GBRA de risico’s in beeld te brengen is de hele organisatie nodig. Dit vraagt bewustwording en vraagt op sommige gebieden ook anders werken. Beheersmaatregel: Er wordt daarom in het advies uitgegaan van een implementatie periode die de organisatie nodig heeft om het beleidskader in te richten. Er wordt hierbij uitgegaan van een periode van 3 jaar gekozen. Voor deze implementatiefase wordt extra formatie gevraagd. Finânsjes Om invulling te geven aan het beleidskader is extra formatie nodig. Op dit moment worden er geen risicosessies gehouden en is er geen centraal overzicht en waardering van risico’s.

Het coördineren en inrichten van de risicosessie komt te liggen bij het team Financiën. Als de raad instemt met het ambitieniveau in het voorliggende beleidskader dan is hiervoor structureel acht uur extra formatie nodig. Dit betekent een structurele begrotingswijziging van € 26.000, zijnde € 13.000 per gemeente. Om de risicosessies, de rapportagestructuur en de paragraaf risico en weerstandsvermogen in te richten wordt gedurende drie jaar een implementatietraject ingericht. De inschatting is dat dat naast de structurele capaciteit ook acht uur per week vraagt. Naast deze structurele begrotingswijziging wordt daarom ook incidenteel voor 2023, 2024 en 2025 € 13.000 per gemeente gevraagd.

Ried Punt Side

: : :

22 juni 2023 5 4

De uitvoering vindt plaats vanuit de Werkmaatschappij. Dit betekent dat de bijdrage aan de Werkmaatschappij structureel wordt verhoogd met € 13.000 per gemeente en voor een periode van drie jaar met incidenteel € 13.000 per jaar. De structurele lasten worden ten laste van het begrotingsresultaat van de gemeente gebracht. De incidentele lasten worden ten laste van de Algemene reserve gebracht. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje N.v.t. Kommunikaasje Vooral interne communicatie over het beleidskader is van belang. Wanneer de raden het beleidskader Risicomanagement hebben vastgesteld wordt hierover een bericht op SharePoint geplaatst en worden intern presentatie en inloop momenten gehouden. Ook worden de beleidsnotities gepubliceerd over overheid.nl. Yntegraliteit Het beleidskader raakt alle afdelingen van de drie organisaties. Previnsje Het inrichten van Risicomanagement is het kader om risico’s beter te managen. Gearwurking In beide gemeenten wordt hetzelfde beleidskader voorgelegd. Bij de besluitvorming is het van belang dat beide gemeenten eenzelfde besluit nemen. Hier is bij de implementatie en onderbouwing van de kosten en het implementatietraject vanuit gegaan Ferfolchtrajekt De implementatie van het beleidskader wordt na besluitvorming opgepakt.

De raad zal dit terugzien in de verbeterslag van bijvoorbeeld de paragraaf Risico’s en weerstansvermogen en bij de toelichting in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Evaluaasje Het beleidskader wordt vastgesteld voor vier jaar (2023 t/m 2026). Na vier jaar zal een geactualiseerd beleidskader moeten worden vastgesteld. Hierin kunnen de ervaringen van de voorgaande vier jaren en ook eventuele aanpassingen van het ambitieniveau worden meegenomen.

Burgum, 30 mei 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2023 punt nummer: 5; Beslút: 1. Het beleidskader Risicomanagement vast te stellen. 2. De benodigde formatie beschikbaar te stellen om het beleidskader uit te voeren en hiervoor akkoord te gaan met:  een structurele begrotingswijziging van €13.000 per jaar en aanvullend.  voor implementatie en opzetten voor 2023, 2024 en 2025 incidenteel €13.000 per jaar. 3. Kennis te nemen van het door het college vastgesteld beleid op Fraude, Misbruik en Oneigenlijk gebruik.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 22 juni 2023.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben