04 - Raadsvoorstel - Nota verbonden partijen

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling

: : : : :

Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : :

Saak- en stiknûmer

:

22 juni 2023 4 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium 13 april 2023 Opinierend raadsdvergadering 20 april 2023 Mevr. T. Willemsma Mevr. T. Tamminga 1. Nota verbonden partijen 2. Overzicht verbonden partijen TD Z2023-00104 / S2023-10980

Underwerp Nota verbonden partijen Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De nota verbonden partijen 2023-2026 vast te stellen. Koarte gearfetting De nota verbonden partijen legt vast hoe de gemeente om wil gaan met verbonden partijen. Hoe raden geïnformeerd worden en welke kaders gehanteerd worden tijdens bijvoorbeeld het oprichten en het uitvoeren van verbonden partijen. Foech ried/kolleezje De raad is bevoegd om de kaders van de nota verbonden partijen vast te stellen. De kaders die de raad vastlegt met de nota zijn zichtbaar gemaakt met (*) markering in de nota. In de nota zitten ook uitvoeringsonderdelen die de bevoegdheid van het college betreffen. Voor een duidelijk gemeentelijk kader met betrekking tot verbonden partijen is er éen integrale nota gemaakt. Waar het uitvoeringszaken van het college betreft zijn deze met (**) aangegeven. Ynlieding De gemeente beschikt op dit moment niet over een nota verbonden partijen. Daarom is tot op heden het beleid rondom sturing en beheersing van verbonden partijen niet duidelijk. Dit komt ook naar voren in het rekenkameronderzoek ‘’managen van risico’s’ van 2022. Met de raad is daarom afgesproken dat er een nota verbonden partijen wordt opgesteld. Histoarje Naar aanleiding van het rekenkamer onderzoek ‘’managen van risico’s’’ is afgesproken dat er een nota verbonden partijen wordt opgesteld.

Te berikken effekt Met de nota verbonden partijen is er meer grip op verbonden partijen en worden de risico’s met betrekking tot verbonden partijen verlaagd. Arguminten Er moet beleid zijn op verbonden partijen.

Ried Punt Side

: : :

22 juni 2023 4 2

Om op een juiste wijze om te gaan met verbonden partijen en daarmee de risico’s op verbonden partijen te minimaliseren is het van belang dat de gemeente beleid vaststelt. Dit beleid vormt het kader waarbinnen de organisatie, het college en de raad omgaan met verbonden partijen. In de nota zijn meerder kaders vastgelegd. Een aantal van deze kaders zijn uitwerkingskaders (bevoegdheid) van het college. Deze zijn weergegeven als (**). Tijdens de opiniërende behandeling zijn een tweetal opmerkingen gemaakt die betrekking hebben op de evaluaties. Deze zijn in dit raadsvoorstel verwerkt onder het kopje evaluaties. Alternativen In de nota verbonden partijen is met een (*) aangegeven waar de raad kaders vaststelt. De raad kan alternatieven afwegen met betrekking o.a. tot deze punten. De raad kan het ambitieniveau verlagen Het raad kan er voor kiezen om bepaalde ambities te verlagen. Zo kan besloten worden om niet met een afwegingkader te werken, geen evaluaties te houden etc. Dit houdt wel in dat het risico op verbonden partijen toeneemt. De raad kan het ambitieniveau verhogen Er kunnen nog nadere beleidskaders worden vastgesteld voor verbonden partijen. De definitie kan worden verbreed naar ‘’samenwerkingspartijen’’ en er kunnen gerichtere risicoprofielen worden opgesteld. Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamer en de interne prioritering is gekozen voor de voorliggende basis.

Het voorstel is om over vier jaar te kijken naar vervolg stappen om het beleid verder te verdiepen. Voor de organisatie zal fase 2 (uitvoering) en de daarin geschetste organisatorische processen eerst goed ingericht moeten worden. Kanttekenings/risiko’s Houding en gedrag Zoals vermeld in de nota is het van belang dat in de uitvoeringsfase op een juiste manier aan sturing, beheersing, verantwoording en toezicht wordt gedaan. In de nota zijn hierover afspraken en processen vastgelegd. Het naleven van deze afspraken zowel bestuurlijk als ambtelijk is van belang om grip te krijgen op onze verbonden partijen. Formatie en prioriteit Het is van belang dat medewerkers invulling geven aan de nota. Gelet op het huidige hoge verloop in de organisatie en de hoge werkdruk is dit een risico. Dit geldt onder andere voor: • de evaluatiemomenten die opgenomen zijn van verbonden partijen. • het kwalitatief beter vorm geven van de paragraaf verbonden partijen • tijdig en integraal de stukken op de collegeagenda’s Samenwerking andere gemeenten Om het risicomanagement van verbonden partijen goed vorm te geven is het van belang dat wordt samengewerkt met andere gemeenten. In de notitie is dit als belangrijk uitgangspunt genoemd. Hiervoor is de gemeente wel afhankelijk van de andere Friese gemeenten.

Het betekent dat bestuurlijk en ambtelijk hier ook energie in moeten worden gestoken en dit moeten worden uitgedragen naar andere gemeenten. Voor grip op verbonden partijen is goede samenwerking en afstemming tussen alle eigenaren continue nodig. Nieuwe wetten: gemeenschappelijke regeling (Wgr)/Wet Bestuur en Toezicht rechtspersonen (Wbt) Recent is de nieuwe Wgr in werking getreden. Door deze wet kan de raad beter in positie worden gebracht. Met de WOO (wet open overheid) wordt ook de informatievoorziening vanuit verbonden partijen beter. De komende tijd zullen statuten van verbonden partijen

Ried Punt Side

: : :

22 juni 2023 4 3

aangepast worden op de nieuwe wet. De beleidsnota sluit zo goed mogelijk aan bij de nieuwe wet. Naast de Wgr is ook de Wbt geactualiseerd. Naar aanleiding hiervan zal ook opnieuw worden gekeken naar de statuten van privaatrechtelijke verbonden partijen. Finânsjes Het uitgangspunt is dat door het duidelijker neerzetten van de aanpak verbonden partijen de organisatie efficiënter gaat werken. Hierdoor moeten de opgenomen processen in de uitvoeringsfase en de evaluaties ook binnen de beschikbare formatie opgepakt kunnen worden. De evaluaties zijn daarom eerst ook vormvrij gehouden zodat maatwerk mogelijk is. Er wordt daarom geen extra formatie gevraagd voor het uitvoeren van de nota verbonden partijen. Mocht blijken dat het in de uitvoering toch problemen geeft dan wordt de raad hier over geïnformeerd. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje n.v.t. Kommunikaasje Na vaststelling is vooral de interne communicatie van belang. Na vaststelling door de raad wordt de interne communicatie, vooral met accounthouders opgepakt. Yntegraliteit De nota verbonden partijen is een integraal document wat de hele organisatie raakt. Daarnaast heeft het raakvlakken met een proces waar de griffie mee bezig is. De Friese griffiers zijn bezig met de implementatie van de Wgr waar het de rollen en taken van de raden betreft.

Vooral voor de GR-en waar (bijna) alle Friese gemeenten bij aangesloten zijn moet gekeken worden hoe dit Fryslân breed wordt ingevuld. De griffier heeft hier met de raad overleg over. Previnsje Het vaststellen van de nota verbonden partijen vormt een basis van risicomanagement op verbonden partijen. Gearwurking De nota verbonden partijen moet worden vastgesteld door de gemeenten Achtkarspelen, Tytsjerksteradiel en de GR WM8ktd. Ferfolchtrajekt Door het vaststellen van de nota verbonden partijen zal de informatievoorziening over verbonden partijen in bijvoorbeeld de paragraaf verbonden partijen in de P&C producten voor de raad verbeterd worden. Evaluaasje Evaluatie beleid De nota verbonden partijen wordt vastgesteld voor de periode 2023 t/m 2026. In 2026 moet de nota geactualiseerd worden voor 2027 e.v. Dan kan eventueel ook gekeken worden of het ambitieniveau verhoogd moet worden. Evaluatie verbonden partijen zelf Een belangrijk onderdeel van de nota is dat er gewerkt gaat worden met evaluaties. Deze evaluaties vinden minimaal 1 maal per 4 jaar plaats (zie bijlage voor eerstvolgende evaluatiemoment). Maar ook 2 jaar na oprichting van een nieuwe verbonden partij vindt een evaluatie plaats. De raad wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluaties. Dit kan

Ried Punt Side

: : :

22 juni 2023 4 4

via bv de P&C rapportages of via de LIST. Door te werken met een afwegingskader vindt bij het oprichten van of deelnemen aan een verbonden partij een brede afweging plaats. Bij oprichting, deelname of evaluaties wordt daarom niet alleen naar de Friese context gekeken, maar ook ervaringen of kansen buiten Fryslân spelen een rol.

Burgum, 30 mei 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2023, punt nummer: 4; Beslút: De nota verbonden partijen 2023-2026 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 22 juni 2023.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben