04 - Raadsvoorstel - Beleidskader Risicomanagement

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

20 april 2023 4 Opiniërend Programma 0 - Bestuur en Ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium 13 april 2023 Mevr. T. Willemsma Dhr. A.W. Postma 1. Beleidskader Risicomanagement 2. Toelichting beleidskader in relatie tot RKC rapport ‘managen van risico’s’ 3. Schematische samenvatting beleidskader Risicomanagement Z2023-00104 / S2023-01628

Underwerp Beleidskader Risicomanagement Koarte ynhâld Dit beleidskader helpt om beter te sturen en grip te krijgen op risico’s. De gemeente richt het risicomanagement in vanuit een Gemeente Brede Risico Analyse (GBRA). Risico’s die optreden komen op een breed scala van thema’s voor. Niet alleen financieel maar ook bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging, juridisch, rechtmatigheid, personeel etc. Daarnaast worden afspraken gemaakt over de wijze waarop de organisatie haar risico’s in beeld brengt, kwalificeert en de raad hierover informeert. Foech fan de ried / kolleezje De raad stelt, mede vanwege de gevraagde financiële middelen, het ambitieniveau vast. Daarnaast zijn er een aantal kaderstellende elementen in het beleidskader opgenomen die de raad met het vaststellen van het beleidskader vastlegt zoals: • Gewenste ratio weerstandsvermogen • Aanpak via GBRA: het totale pakket aan risico’s • Methode van kwantificering van risico’s (risicoklassen) • Rapportage over risico’s (wat komt terug in paragraaf weerstandsvermogen en bedrijfsvoering) Taljochting Het opstellen van een beleidskader volgt op het rekenkameronderzoek Management van Risico’s. De aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek zijn in de raad van 2 juni 2022 vastgesteld.

Naar aanleiding daarvan is afgesproken dat er een beleidskader risicomanagement wordt opgesteld waar de aanbevelingen waar mogelijk een plek krijgen. In september is met de raden naar aanleiding van dit onderzoek en de gemaakte afspraken een bijeenkomst geweest. In de bijeenkomst met de raad is gesproken over de

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 4 2

bevoegdheden en mogelijkheden van de raad als het gaat om risico’s en is de basis van de GBRA (Gemeente Brede Risico Analyse) toegelicht. De raad kan er voor kiezen: - om het ambitieniveau van risicomanagement te verhogen of te verlagen. Hierbij kan de raad - afwegen of de genoemde aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek voldoende zijn meegenomen. De keus voor het ambitieniveau heeft impact op de benodigde (extra) formatie. 1. Het is een optie om een lager ambitieniveau te hanteren Dit kan door bijvoorbeeld geen risicomatrix op te stellen en dus geen of andere risicoklassen te hanteren. Ook kan besloten worden geen risicosessies te houden. Risico’s worden dan afhankelijk van wat in beeld is verwerkt, maar kennen geen gedegen onderbouwing onder andere uit overleggen met diverse teams om risico’s (op basis van de GBRA criteria) op te halen. Ook kan er voor gekozen worden rapportages niet in samenhang met de paragraaf bedrijfsvoering en de verbetermonitor te brengen maar als separate notities te behandelen en minder prominent op te sturen. Als er geen risicosessies worden gehouden of minder gestroomlijnd wordt en niet in de breedte van de GBRA naar risico’s wordt gekeken dan is ook minder van de gevraagde formatie nodig. 2. Het is een optie om een hoger ambitieniveau te hanteren Er kan voor gekozen worden om de beoordeling van de risico’s nog intensiever te doen.

Bijvoorbeeld een meer onderbouwde analyse van de waarde bepaling van het weerstandsvermogen in te richten dan waar nu voor wordt gekozen. Het college stelt voor hier niet voor te kiezen. De verwachting is dat met het huidige beleidskader en de huidige stappen er al een flinke slag gedaan wordt. Het vraagt met het huidige ambitieniveau al het nodige van de organisatie om de processen beter in te richten, risicosessie te houden en het risicobewust zijn van projecten en adviezen te vergroten. Daarom is daar in het beleidskader bewust niet voor gekozen. Wellicht dat bij de evaluatie over vier jaar gekozen kan worden voor de volgende stap. 3. Er kan gekozen worden voor een andere ratio weerstandsvermogen De ratio weerstandvermogen komt tot stand door de totaal beschikbare vrije Algemene Reserve te delen door de optelsom van alle risico’s op basis van kans van voordoen. Indien een hogere ratio weerstandsvermogen wenselijk wordt gevonden, betekent dit dat extra inspanningen nodig zijn om risico’s te beperken, een hoger aan te houden Algemene Reserve danwel een combinatie hiervan. Een lagere ratio weerstandsvermogen geeft meer ruimte om hogere risico’s te accepteren danwel een lagere Algemene Reserve aan te houden. Financiën Om uitvoering te geven aan het beleidskader is extra formatie nodig.

Op dit moment worden er geen risicosessies gehouden en is er geen centraal overzicht en waardering van risico’s. Het coördineren en inrichten van de risicosessie komt te liggen bij het team Financiën. Als de raad instemt met het ambitieniveau in het voorliggende beleidskader dan is hiervoor structureel acht uur extra formatie nodig. Dit betekent een structurele begrotingswijziging van € 26.000 van de WM8KTD, zijnde

Ried Punt Side

: : :

20 april 2023 4 3

€ 13.000 per gemeente. Om de risicosessies, de rapportagestructuur en de paragraaf risico en weerstandsvermogen in te richten wordt gedurende drie jaar een implementatietraject ingericht. De inschatting is dat dat naast de structurele capaciteit ook acht uur per week vraagt. Naast deze structurele begrotingswijziging wordt daarom ook incidenteel voor 2023, 2024 en 2025 € 13.000 per gemeente gevraagd. De uitvoering vindt plaats vanuit de Werkmaatschappij. Dit betekent dat de bijdrage aan de Werkmaatschappij structureel wordt verhoogd met € 13.000 per gemeente en voor een periode van drie jaar met incidenteel € 13.000 per jaar. De structurele lasten worden ten laste van het begrotingsresultaat van de gemeente gebracht. De incidentele lasten worden ten laste van de Algemene reserve gebracht.

Burgum, 14 februari 2023

Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben