04 - Raadsvoorstel - Adviesrapport Duurzaam Openbaar Archief

Riedsútstel

It Beslút Agindapunt Status Program Portefúljehâlder Amtner Bylage Saak- en stiknûmer

: : : : : : : :

9 oktober 2025 4 Besluitvormend 0 – Bestuur en ondersteuning T. Willemsma D. de Jong 1. Adviesrapport Duurzaam Openbaar Archief 202502034742 en 25ZG302745

Underwerp Adviesrapport Duurzaam Openbaar Archief

Wy stelle jo foar te besluten om: 1. Kennis te nemen van het besluit van het college om de samenwerking met Tresoar voort te zetten op basis van een dienstverleningsovereenkomst voor de middellange termijn (scenario 2); 2. Een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren om te komen tot het realiseren van een eigen historisch centrum in Burgum. 3. Te investeren in bouwkundige aanpassingen van de archiefbewaarplaats (no-regret maatregelen), hiervoor een investeringskrediet van € 250.000 beschikbaar te stellen. De jaarlijkse kapitaallasten ten bedrage van € 9.000 ten laste te laten komen van de reserveringspost voor bedrijfsvoering. 4. In 2025 een budget van € 20.000 en in 2026 een budget van € 60.000 beschikbaar te stellen voor het haalbaarheidsonderzoek en deze eenmalige kosten te dekken ten laste van de algemene reserve. Koarte gearfetting Medio 2024 is het rapport “Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel, hoe komen we tot een duurzaam en toegankelijk archief voor gebruikers binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel?” opgesteld (Z2024-17748). Het rapport beschrijft aandachtspunten in de huidige dienstverlening van het openbare archiefdeel van de gemeente. Het advies beschrijft een verdiepend onderzoek in te stellen naar drie mogelijke scenario’s: 1.

Lokaal openbaar archief De gemeente organiseert het archief zelfstandig in het gemeentehuis, inclusief benodigde personele en fysieke aanpassingen. 2. Aansluiting bij een archiefdienst De gemeente werkt langdurig samen met een externe archiefdienst (zoals Tresoar) voor opslag, beheer en dienstverlening. 3. Opzetten van een eigen archiefdienst De gemeente richt een nieuw historisch centrum in, bijvoorbeeld in samenwerking met de bibliotheek in Burgum.

Het onderzoek is in 2025 uitgevoerd door Doxis. Doel van het onderzoek is te komen tot een toegankelijk en toekomstbestendig openbaar archief. Alle scenario’s zijn beoordeeld op personele impact, financiële haalbaarheid, juridische compliance en toegankelijkheid voor inwoners. Het onderzoek laat zien dat de meest duurzame uitvoering ligt bij een blijvende uitbesteding van de archieftaken aan Tresoar in Leeuwarden. Deze dienstverlening wordt sinds 2024 al door Tresoar uitgevoerd, in tijdelijke vorm t/m 31 december 2025. Voor realisatie van een eigen historisch centrum in de gemeente op de lange termijn is eerst een haalbaarheidsonderzoek noodzakelijk. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat de archiefbewaarplaatsen in het gemeentehuis niet conform wet- en regelgeving zijn. Ongeacht het te besluiten scenario zijn no-regretmaatregelen nodig. Dit zijn bouwkundige kosten die gemaakt moeten worden de archiefbewaarplaatsen conform de archiefwet aan te passen. Deze no-regretmaatregelen zijn in het adviesrapport opgenomen. Foech ried/kolleezje Het college is krachtens de Archiefwet, art 30 lid 1 belast met de zorg voor het archief. Het college besluit op welke wijze het openbare archief toegankelijk is en blijft voor burgers en onderzoekers.

Ynlieding Na verschillende reorganisaties en afvloeien van pensioengerechtigd personeel is de benodigde kennis en capaciteit onvoldoende om de taak uit te voeren. Details worden genoemd in het adviesrapport Duurzaam Openbaar Archief, hoofdstuk 5, huidige situatie. Histoarje 2020 Vanuit het team Informatisering en Automatisering wordt een nieuwe informatiestrategie opgesteld. Hierin wordt voor de gemeente de weg naar een moderne, transparante, innovatieve en professionele organisatie beschreven. Onder invloed van externe ontwikkelingen moet de rol (en invulling) van Informatiebeheer (DIV) veranderen. De gemeente heeft nieuwe functies vastgesteld waaronder medewerker semi-statisch archief en archivaris. Op basis hiervan kunnen medewerkers zich beter richten op specifieke taken. De kwalitatieve bezetting komt op orde en processen worden beter gepositioneerd binnen en buiten het team Informatiebeheer (DIV). 2021 De OR kan zich vinden in de gewenste reorganisatie en geeft daarover – met een aantal voorwaarden - een positief advies. 2022 Start van de reorganisatie van Informatiebeheer (DIV). Hiermee wil de gemeente ook het vertrek van Informatiebeheer (DIV)-medewerkers (voorzien in 2023/2024) opvangen. 2023 Werving van nieuwe Informatiebeheer (DIV)-medewerkers leidt niet tot gewenst resultaat, terwijl medewerkers met pensioen gaan.

Er ontstaan achterstanden in uitvoering van wettelijke taken, waaronder het beheer van het openbaar archief. Het openbaar deel van het analoog archief kan niet meer in het gemeentehuis in Burgum worden geraadpleegd. De voornaamste reden daarvoor is dat de functie van archivaris, degene die informatieverzoeken moet en kan beoordelen, ontbreekt. Om de toegankelijkheid van het openbaar archief te waarborgen is een tijdelijke samenwerking gestart met de archiefdienst Tresoar. Openbare archiefbescheiden worden overgebracht naar de archiefdienst in Leeuwarden. Belangstellenden kunnen de openbare archiefbescheiden bij Tresoar raadplegen. 2024 Detachering van twee medewerkers van Tresoar. Een medewerker helpt de gemeente met het beantwoorden van onderzoeksvragen. De andere medewerker zorgt voor betere vindbaarheid van archiefstukken (opmaken plaatsingslijst).

Thorbecke doet onderzoek naar optimaliseren informatiebeheer-processen, rekening houdend met de schaarste op de arbeidsmarkt en de komende ontvlechting per 1 januari 2025. Dit onderzoek is uitgevoerd in nauwe samenwerking met de medewerkers Informatiebeheer (DIV) en heeft geresulteerd in een analyse op operationeel, tactisch en strategisch niveau. In de analyse is o.a. geadviseerd een senior beleidsadviseur Informatiebeheer te werven voor het op orde brengen van werkprocessen en beleid. De geworven (inhuur) senior beleidsadviseur Informatiebeheer (DIV) schrijft een adviesrapport waarin de volgende vraag wordt beantwoord: ‘Hoe kan de gemeente Tytsjerksteradiel een duurzaam en toegankelijk openbaar archief kan realiseren voor gebruikers binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel’. Doxis krijgt opdracht dit onderzoek uit te voeren. 2025 Per 1 januari 2025 is de samenwerking met de gemeente Achtkarspelen beëindigd (ontvlechting). Beide gemeenten staan weer op eigen benen. Niet alle functies binnen Informatiebeheer (DIV) zijn kwalitatief en kwantitatief evenredig verdeeld waardoor het extra moeilijk wordt de formatie op peil te krijgen en te houden. Met ingang van 1 januari 2025 is het Handboek Vervanging van kracht en wordt uitsluitend digitaal gewerkt. In Q1 is een recordbeheerder gepromoveerd naar de functie van kwaliteit- en projectmedewerker.

De werving van een nieuwe recordbeheerder is, door krapte op de arbeidsmarkt, tot op heden niet succesvol. De opgelopen achterstanden lopen daarmee alleen maar meer op. Op 22 januari vindt een inspectie van de archiefbewaarplaats plaats door de heren D.M. Bunskoeke (Commissie Bouwzaken van de gezamenlijke archiefinspecties) en E.J. Brink (provinciearchivaris en IBT-toezichthouder archief en informatie in Fryslân). Zij rapporteren de tekortkomingen van de archiefbewaarplaats en adviseren over de benodigde bouwkundige aanpassingen. De ingehuurde senior beleidsadviseur is per 1 juni vertrokken. De vacature staat sinds mei open maar tot op heden niet succesvol gevuld. Achterstand m.b.t. werkprocessen en beleid lopen daardoor nog meer vertraging op. Voor de dagelijkse operationele aansturing van het nog onervaren team is per 1 juni een kwartiermaker Informatiebeheer (DIV) ingehuurd. Te berikken effekt Een duurzame invulling te geven aan de publieke taak het openbare archief toegankelijk te houden voor burgers en onderzoekers. Dit doen wij door begeleiding en ondersteuning bij de uitvoering van onderzoeken en inzage verzoeken. Arguminten 1. Een archiefdienst heeft als primaire taak het openbare archief beschikbaar te stellen terwijl de gemeente dit als secundaire taak heeft. 2.

Een archiefdienst heeft gekwalificeerd personeel beschikbaar en kan deze handhaven in tegenstelling tot de voorwaarden waaronder een gemeentemedewerker invulling geeft aan de taak. 3. Een archiefdienst heeft de vereiste voorwaarden en kennis om openbare collecties duurzaam te beheren en beschikbaar te stellen terwijl de gemeente die wederkerig moet actualiseren.

Alternativen Een alternatief voor een duurzame invulling van het openbare archief is scenario 3, een eigen historisch centrum in de gemeente. Voor dit scenario is een haalbaarheidsonderzoek nodig. Kanttekenings/risiko’s Met de in scenario 2 genoemde dienstverleningsovereenkomst wordt de gemeente gedwongen zich te committeren aan de vereiste voorwaarden van de archiefdienst waarop de openbaarheid wordt gegarandeerd in vergelijking met andere gemeentelijke doelstellingen. Finânsjes In bijlage 2 van het adviesrapport is een kostenindicatie afgegeven voor de no-regret maatregelen om de archieven en archiefbewaarplaatsen in onze gemeente te laten voldoen aan de vereisten van de archiefwet. De benodigde investering bedraagt € 250.000. Hierbij is rekening gehouden met niet verrekenbare BTW wat kostprijsverhogend werkt. De structurele, jaarlijkse kapitaallasten bedragen € 9.000. Deze worden, vanaf 2027, ten laste gebracht van de reserveringspost voor bedrijfsvoering. De detacheringskosten van € 60.000 met betrekking tot de inzet van de medewerkers vanuit Tresoar worden gedekt vanuit de beschikbare formatieruimte van de functie van recordbeheerder. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje N.v.t. Kommunikaasje De gemeentelijke website geeft actuele informatie over hoe de werkwijze van raadpleging/onderzoek zal plaatsvinden voor belanghebbenden.

De provinciearchivaris (toezichthouder (IBT) wordt over dit besluit geïnformeerd. Intern worden medewerkers en management op de hoogte gebracht via een intranetbericht. Yntegraliteit Alle belanghebbenden die tijdens het onderzoek zijn geraadpleegd hebben bijgedragen aan hoofdstuk 5, Huidige situatie. Previnsje N.v.t. Gearwurking Afhankelijk van de scenariokeuze. Scenario 2 samenwerking met Tresoar Leeuwarden. Ferfolchtrajekt Door te kiezen voor scenario 2, het formaliseren van de samenwerking met een archiefdienst, krijgt de gemeente direct toegang tot specialistische kennis, hoogwaardige infrastructuur en houdt ze regie op de doorlooptijd. Tegelijkertijd versterkt de gemeente structureel de archiefzorg en vergroot ze de strategische wendbaarheid richting toekomstige (lange termijn) ontwikkelingen, zoals het E-depot of een eigen historisch centrum (scenario 3). Ongeacht de keuze voor een scenario zijn bouwkundige aanpassingen in de archieven en archiefbewaarplaats noodzakelijk. De huidige huisvesting voldoet niet en gaat ten koste van de kwaliteit van de archiefdossiers. Evaluaasje In de dienstverleningsovereenkomst met de archiefdienst wordt opgenomen dat periodiek evaluatiemomenten gehouden zullen worden over de voortgang van de samenwerking.

Burgum, 19 augustus 2025 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

mevr. C. Schokker-Strampel

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 augustus 2025, punt nummer: 4 ; Beslút: 1. Kennis te nemen van het besluit van het college om de samenwerking met Tresoar voort te zetten op basis van een dienstverleningsovereenkomst voor de middellange termijn (scenario 2); 2. Een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren om te komen tot het realiseren van een eigen historisch centrum in Burgum. 3. Te investeren in bouwkundige aanpassingen van de archiefbewaarplaats (no-regret maatregelen), hiervoor een investeringskrediet van € 250.000 beschikbaar te stellen. De jaarlijkse kapitaallasten ten bedrage van € 9.000 ten laste te laten komen van de reserveringspost voor bedrijfsvoering. 4. In 2025 een budget van € 20.000 en in 2026 een budget van € 60.000 beschikbaar te stellen voor het haalbaarheidsonderzoek en deze eenmalige kosten te dekken ten laste van de algemene reserve.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 9 oktober 2025.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Mevr. C. Schokker-Strampel