01 - Brief inwoner Garyp - Historisch archief (geanonimiseerd)

voorzitter Historyske Rûnte Garyp

Aan de gemeenteraad van Tytsjerksteradiel Joure, 5 september 2023 Geachte Raad, Zoals bij u mogelijk bekend is in het gemeentehuis een historisch archief ondergebracht. Doelstelling van dit archief is het professioneel beheer, het onderhoud en de openbaarstelling van verschillende voor de gemeente relevante archieven. Veel organisaties hebben daarom hun archief dan ook overgedragen aan de gemeente. De voorwaarden waaronder dit beheer dient te gebeuren zijn vastgelegd in de archiefwet. Een jaar geleden bereikte de toenmalige archivaris de pensioengerechtigde leeftijd. In zijn vacature is toen niet op hetzelfde niveau voorzien, maar er werd op basis van een jaarcontract een medewerker aangetrokken zonder relevante opleiding en zonder ervaring. Deze medewerker gaf in juni aan niet in deze functie door te willen en verliet de organisatie per 1 augustus. Enige regelmatige gebruikers, waaronder wij, hebben toen al onze zorgen uitgesproken aangaande de continuïteit van de toegankelijkheid, temeer daar er voor haar geen enkele back-up geregeld was. Per 1 augustus bleek het archief, zonder enige mededeling, gesloten en kwamen gebruikers voor een dichte deur. Deze sluiting is in strijd met de archiefwet, die eisen aan de openbaarheid stelt. En uitermate vervelend natuurlijk. Pas weken later verscheen er een mededeling op de website.

(Zie bijlage) Ik heb toen telefonisch overleg gepleegd met het hoofd van de afdeling en voorgesteld voor de regelmatige gebruikers een tijdelijke oplossing te treffen, in afwachting van een definitieve regeling. Hoewel dit naar ons inzicht eenvoudig te realiseren valt bleek het in de ogen van de leidinggevende niet mogelijk. Zij gaf de voorkeur aan een algehele sluiting en kon eveneens niet bij benadering aangeven hoelang dit gaat duren. Verder werden we gewezen op de klachtenprocedure. Maar dat is, gezien de tijd die ook dat in beslag gaat nemen, niet wat we willen. We willen doorwerken. Eerst hadden we, net als iedereen, de pech van de corona en dan zijn we weer een beetje opgestart en dan nu dit weer. Enige weken geleden hebben wij de gemeentesecretaris gevraagd te bewerkstelligen dat er op korte termijn in ieder geval iets tijdelijks geregeld wordt. Het op geen enkele manier enige informatie geven over hoe lang dit gaat duren is toch niet meer van deze tijd? Maar tot op heden heeft onze vraag niet tot een reactie geleid. Het genoemde argument voor de sluiting, onvoldoende personele bezetting is, geheel aan de organisatie zelf toe te rekenen. Men heeft verzuimd voor een back-up te zorgen, toch een eerste vereiste bij cruciale functies, en is veel te laat actief geworden om voor continuïteit te zorgen.

En dat er geen andere mogelijkheid bestaat dan sluiting, bestrijden wij ook. Vaste gebruikers, wij ook, kennen de weg in het archief en weten te vinden wat ze nodig hebben. Er dient alleen enig toezicht op ontvreemding te worden gehouden, zoals in alle archieven. Dat is heel eenvoudig en zonder groot beroep op de organisatie te regelen. Dat de gevolgen van dit gebrek aan managementaandacht nu volledig bij de gebruikers wordt gelegd vinden wij dan ook moeilijk te accepteren. Wij werken met een groep vrijwilligers aan de geschiedschrijving van Garyp. Dat beslaat een groot deel van onze tijdsbesteding en daarmee kunnen we nu al weken niet door omdat de input ontbreekt. Hetzelfde geldt voor onderzoekers uit andere dorpen. En dat terwijl een eenvoudig te realiseren tussenoplossing voorhanden is. Vandaar dat wij u als raad vragen hierin te bemiddelen. Het sluiten van een openbaar archief is toch het allerlaatste wat je moet willen? En wij zitten nu al weken stil, zonder uitzicht op hoelang dit nog duurt. Als er sprake is van een positieve attitude en constructief overleg met ons zijn we er zomaar uit. Met dank voor uw begrip en uw inzet en met vriendelijke groeten

Bijlagen: schermafbeelding website, app verkeer met ambtenaar, mail aan de gemeentesecretaris.

website gemeente

Appverkeer met verantwoordelijk ambtenaar.

Mail aan de gemeentesecretaris d.d. 20 augustus