Rvs Organisatie griffie 2022.docx.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer: Datum vergadering: Datum voorstel: Nummer: Onderwerp:

15 februari 2022 10 februari 2022 15Aa Griffie 2022

Voorgesteld raadsbesluit 1. In te stemmen met de voorgestelde formatie en organisatie van de griffie; 2. De structurele financiële middelen ad € 30.000 per 1 februari 2022 beschikbaar te stellen; 3. De incidentele financiële middelen ad € 15.000 t.b.v. tijdelijke inhuur en werving beschikbaar te stellen; 4. De griffier, samen met de werkgeverscommissie, te belasten met de verdere uitvoering van dit besluit. Samenvatting van het voorstel De raad wordt voorgesteld om aan de griffier, samen met de werkgeverscommissie, opdracht te geven de griffie opnieuw in te richten. Dit heeft betrekking op zowel de formatie als organisatie van de griffie. Aanleiding voor dit voorstel De afgelopen jaren is gebleken dat de griffie, met haar bestaande formatieplaatsen, kwetsbaar is. Met de wisseling van de griffier is een natuurlijk moment ontstaan om de griffie op een nieuwe manier te organiseren. Een organisatie die past bij de wensen en eisen van de huidige tijd. De griffie moet in staat worden gesteld om binnen de gestelde formatie, de gemeenteraad goede en passende wijze te adviseren en te ondersteunen. Ondersteuning die erop gericht is dat de raad haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken goed kan uitvoeren.

In de afgelopen jaren is gebleken dat de formatie op de griffie niet voldoende was om op een reële manier (binnen de gestelde uren en formatie) alle taken uit te voeren. De werkgeverscommissie stelt daarom voor de formatie en organisatie op orde te brengen. Beoogd resultaat van te nemen voorstel Door de formatie en organisatie van de griffie op orde te brengen, kan de gemeenteraad op een goede en passende wijze ondersteund worden. De griffie wordt daarmee steviger, minder kwetsbaar, zelfstandig en kan haar taken professioneel en binnen de gestelde formatie uitvoeren. Argumentatie De gemeenteraad is het hoogste bestuurlijke orgaan van de gemeente. De griffier is de eerste adviseur van de raad. De griffie is de “afdeling” binnen de gemeente die de raad rechtstreeks ondersteunt. De ondersteuning en advisering door de griffier en de griffie is nodig, zodat de raad haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken goed kan uitvoeren. Daarvoor is nodig dat er voldoende kwaliteit en capaciteit binnen de griffie is om de raad te ondersteunen bij het innemen van de goede positie als algemeen bestuur, vanuit de juiste rol van de raad. De raad moet in staat zijn vanuit haar positie als hoogste bestuursorgaan, goede besluiten te nemen voor het algemeen belang van de samenleving. Dat de huishouding van de raad op orde is, is daarbij een absolute voorwaarde.

Voorgestelde formatie en organisatie. Voorheen bestond de griffie uit 1 fulltime griffier (36 uur) en 1 parttime griffiemedewerker / tweede plaatsvervangend griffier (24 uur). Uit de ambtelijke organisatie werd ondersteuning gegeven in de functies van eerste plaatsvervangend griffier/commissiegriffier en communicatie adviseur. De formatie op de griffie bleek onvoldoende te zijn om de raad op alle gewenste vlakken te kunnen ondersteunen, binnen de beschikbare formatie. Tijden en bestuursstijlen veranderen. Daarmee veranderen ook de eisen die aan een gemeenteraad en haar ondersteuning worden gesteld. De bestuursstijl om veel samen met inwoners te werken aan een leefbare omgeving, vraagt ook een andere werkwijze van de griffie. Er zijn veel avond vergaderingen en bijeenkomsten, waarin de griffie een rol in vervult. Digitale ontwikkelingen vragen dat de griffie ook op het gebied van automatsering, papierloos vergaderen en social media met haar tijd meegaat. Op basis van ervaringen van griffiers in Tubbergen en kijkend naar ontwikkelingen bij andere griffies, ligt een voorstel voor hoe de griffie beter ingericht kan worden. “Beter” betekent: minder kwetsbaar, meer denkkracht zelfstandig en professioneel. Het betekent ook een griffie die haar taken uit kan voeren binnen de beschikbaar gestelde formatieve uren.

Uitgangspunten: 1. Minder kwetsbaar De gemeenteraad van Tubbergen heeft 19 zetels. De raad is ambitieus en wil op een eigentijdse manier samenwerken met een inwoners. Voor een gemeenteraad van deze omvang en met deze bestuursstijl vinden wij het wenselijk om (tenminste) met drie medewerkers te werken. Het maakt de griffie minder kwetsbaar, het vergroot de denkkracht, en drie medewerkers kunnen elkaar voldoende vervangen en ondersteunen. Met drie parttime medewerkers wordt ingezet op een formatie van ruim 2.1 fte. Dit is 0.5 fte meer dan in 2021. 2. Stevig en zelfstandig team Basiswaarden voor de griffie zijn: Vertrouwen, Respect, Gelijkwaardig. Om vanuit deze waarden aan een stevig team te bouwen is er een driehoek nodig. Een driehoek die stevig staat, met gelijke “poten”. De medewerkers werken op basis van de basiswaarden samen. Zij delen een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de huishouding van de raad en voor een goed verloop van de vergaderingen. Dit doen zij vanuit wederzijds vertrouwen in elkaar, vanuit respect voor elkaars positie. En vanuit gelijkwaardigheid als elkaars vervangers. De griffier geeft leiding aan de griffie, zet de koers uit en is eindverantwoordelijk.

)* De figuur is onderdeel van een presentatie. (Zie bijlage)

Met 3 medewerkers kan de griffie zelfstandig functioneren. De griffiemedewerker wordt nu voor het grootste deel in beslag genomen door administratieve/secretariële taken. Door deze taken te kunnen delen met een gelijkwaardige collega, ontstaat ruimte om andere taken op te pakken. De advisering kan verstevigd worden; 3 weten meer dan 1, dagen elkaar uit en komen samen tot creatievere oplossingen. Omdat naar verhouding meer tijd ontstaat voor advisering, kan beter invulling worden gegeven aan de adviesrol. Om de griffier voldoende te ondersteunen is het gewenst dat de 2 medewerkers niet alleen administratief gericht zijn, maar ook meedenken over de rol van de raad. Hoe daar het best in geadviseerd kan worden en hoe daar op een goede manier uitvoering aan kan worden gegeven. Met de vacature die ontstaat door dit raadsbesluit, zal gezocht worden naar een commissiegriffier die met zijn competenties, kennis en vaardigheden een aanvulling is op de huidige bezetting van de griffie. 3. Professioneel Om de advisering en ondersteuning te bieden aan het hoogste bestuurlijke orgaan van de gemeente, is het belangrijk om medewerkers te hebben die in dit kleine teamverband samen zelfstandig zijn in het uitvoeren van alle griffie werkzaamheden. Daarom wordt voorgesteld om de griffie in te richten met 1 raadsgriffier met 2 gelijkwaardige commissiegriffiers, tevens plaatsvervangend griffiers.

De raadsgriffier met een formatie van 28 uur. Beide commissiegriffiers met een formatie van elk 24 uur per week en met elk hun eigen aandachtsgebieden. Als voorbeeld hiervan: Een commissiegriffier op processen gericht, bijv. het inrichten van vergaderstructuren, het inrichten van het raadsinformatiesysteem etc. En dan ook op voortdurend verbeteren en nieuwe kansen benutten. De andere commissiegriffier richt zich meer op juridische en bestuurskundige aspecten van de gemeenteraad. Vanuit die rol brengt hij binnen het griffieteam die aspecten in, in de adviesrol van de griffie. De griffier is eindverantwoordelijk voor de griffie en is de eerste adviseur van de raad. De griffier zet de koers uit binnen de griffie, geeft leiding aan de griffie en is de eerste aanspreekpersoon voor de raad. De griffier is vanuit zijn functie onderdeel van een bestuurlijke driehoek, samen met de burgemeester en de gemeentesecretaris (tevens algemeen directeur). Het is belangrijk dat hij, vanuit gelijkwaardigheid, kan deelnemen in deze bestuurlijke driehoek. Daarbij behartigt hij de belangen van de raad en bewaakt de positie en de rol van de raad. Financiële consequenties Structureel : De geraamde extra kosten voor een formatie van drie medewerkers conform dit voorstel bedragen ca. € 30.000 per jaar.

Onderbouwing: de loonkosten voor de raadsgriffier (functieschaal 12) bedragen in de nieuwe situatie ca. € 20.000 minder t.o.v. De loonkosten voor de commissiegriffiers

(functieschaal 9) bedragen samen ca. € 50.000 meer. Incidenteel: Incidenteel wordt een budget gevraagd ad ca. € 15.000. Dit bestaat uit: 1) Eenmalige (bij)scholingskosten voor de commissiegriffier(s) geraamd op ca. € 9.000 en 2) Kosten voor werving en selectie (permanent én tijdelijke invulling) van de commissiegriffier ad ca. € 6.000. De financiële consequenties worden meegenomen bij de komende P&C documenten. Vervolg Als de raad een positief besluit neemt, zal dit besluit zo spoedig mogelijk in uitvoering worden gebracht. 1. Er wordt een vacature uitgezet voor een commissiegriffier (tevens plaatsvervangend griffier). In deze vacature vragen wij een commissiegriffier voor 24 uur. Maar als zich een goede kandidaat beschikbaar stelt, die meer uren wil werken, dan zullen wij zoeken naar een mogelijkheid om een combinatiefunctie te maken met bijvoorbeeld de ambtelijke organisatie Noaberkracht. 2. Omdat naar verwachting de permanente invulling van de 3e formatieplaats langer kan duren, wordt tijdelijk een ervaren commissiegriffier ingehuurd. 3. Zodra een commissiegriffier beschikbaar is (tijdelijke of permanent), wordt de griffie georganiseerd naar het nieuwe model. De griffiemedewerker gaat dan de functie van commissiegriffier vervullen. De griffier gaat dan 28 uur werken i.p.v. de huidige 32 uur. De griffier, H.J.M.J. van Limbeek-ter Haar

De werkgeverscommissie, N.A. Haarman, A.H.B. Plegt C.G.M. Luttikhuis-Nijhuis, J.E.F. Harmelink

Raadsbesluit Datum: Nummer: Onderwerp:

15 februari 2022 15Ab Griffie

De raad van de gemeente Tubbergen, gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie, nr. 15Aa; gelet op artikel 107 van de Gemeentewet Besluit 1. In te stemmen met de voorgestelde formatie en organisatie van de griffie; 2. De structurele financiële middelen ad € 30.000 per 1 februari 2022 beschikbaar te stellen; 3. De incidentele financiële middelen ad € 15.000 t.b.v. tijdelijke inhuur en werving beschikbaar te stellen; 4. De griffier, samen met de werkgeverscommissie, te belasten met de verdere uitvoering van dit besluit. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering 15 februari 2022

De griffier,

De voorzitter,

H.J.M.J. van Limbeek-ter Haar

drs. ing. W.A.M. Haverkamp-Wenker