Rvs aanvullende bekostiging integratie Heilig Hart school in Kulturhus De Spil Fleringen.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer: Datum vergadering: Datum voorstel: Nummer: Onderwerp:

893704 22 oktober 2024 10 september 2024 12 A Aanvullende bekostiging integratie Heilig Hart school in Kulturhus De Spil Fleringen

Voorgesteld raadsbesluit 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet ter hoogte van € 411.000 voor de investering in de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil in Fleringen. 2. Het aanvullend krediet te dekken uit de Reserve Incidenteel Beschikbare Middelen (RIBAM). Samenvatting van het voorstel In het kader van het Integraal Huisvestings Plan (IHP) heeft de gemeenteraad in een eerder stadium besloten geld beschikbaar te stellen voor de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus de Spil in Fleringen. Door de forse stijging van de kosten voor menskracht, materialen, installatietechnische kosten en marktinvloed de afgelopen jaren is aanvullende bekostiging nodig om het project te kunnen realiseren. Aanleiding voor dit voorstel Door een hoger uitvallende aanbesteding voor de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil in Fleringen is aanvullende bekostiging nodig voor realisatie van het project. Beoogd resultaat van te nemen voorstel Op 15 februari 2022 heeft de gemeenteraad ingestemd met de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil in Fleringen en het beschikbaar stellen van een krediet van € 1.149.568 hiervoor. Bij de begrotingsvaststelling op 7 november 2023 heeft de gemeenteraad een aanvullend bedrag van € 300.000 beschikbaar gesteld.

Uit de door Kulturhus De Spil doorlopen aanbestedingsprocedure blijkt de laagst geldige inschrijving te resulteren in een overschrijding van het beschikbaar krediet. Een aanvullend krediet van € 411.000 is benodigd om de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil te kunnen realiseren. Argumentatie Het krediet voor integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil in Fleringen waar de gemeenteraad mee heeft ingestemd op 15 februari 2022 van € 1.149.568 is gebaseerd op een kostenraming uit 2021. Deze kostenraming is in de eerste maanden van 2021 tot stand gekomen en op moment van aanbesteden in juni 2024 dus drie jaar oud. In de afgelopen jaren is er sprake van forse kostenstijgingen in de bouw, met name veroorzaakt door duurdere grondstoffen en materialen en schaarste aan personeel in combinatie met een groeiende vraag. Medio 2023 werd duidelijk dat de oorspronkelijke kostenraming van 2021 niet meer toereikend zou zijn. Er is toen een schatting gemaakt van het tekort voor integratie van de Heilig Hart school in De Spil. De schatting van het tekort bedroeg € 475.000. Bij de begrotingbehandeling op 7 november 2023 heeft de raad op basis van de schatting van het tekort € 300.000 extra beschikbaar gesteld voor de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil.

Tegelijkertijd is aan De Spil/Fleringen gevraagd om zelf op zoek te gaan naar mogelijkheden om het restant van € 175.000 bij elkaar te brengen, bijvoorbeeld door subsidies en sponsoracties. Om de exacte extra kosten in beeld te krijgen is in april 2024 een aanbesteding gestart. In de aanbesteding is zichtbaar geworden dat de kosten zoals verwacht aanzienlijk zijn gestegen ten opzichte van de eerste raming in 2021. Er sprake is van een grotere tegenvaller dan in 2023 bij perspectiefnota en begroting werd verwacht. De laagst geldige inschrijving resulteert in extra lasten van € 811.000 op de eerdere raming. Deze overschrijding komt grotendeels door de algemene stijging van bouwkosten de afgelopen 3 jaar, namelijk 20 tot 30%.

Daarbij zijn er in het proces om te komen tot het bouwplan en de aanbesteding verschillende omstandigheden ontstaan die tot een prijsverhogend effect hebben geleid. Het proces voor de integratie van de school in Kulturhus De Spil is voortgekomen uit het MijnDorp2030 proces. Het proces is gestart met eigen mensen en lokale inzet ten aanzien van het architectonisch ontwerp. Naarmate het proces vorderde, is er professionele deskundigheid toegevoegd, vooral voor onderwijskundige expertise ten aanzien van huisvesting. Toen bleek dat het eerste ontwerp niet voldeed aan de eisen die gelden ten aanzien van het leef- en verblijfsklimaat van onderwijs en kinderopvang. Dit heeft geleid tot een aangepast ontwerp en daarmee tot hogere bouwkosten. Daarnaast blijken er meer noodzakelijke regeltechnische installaties benodigd dan in 2021 werd ingeschat, temeer om te voldoen aan de zogenoemde Frisse Scholen-kwaliteit. Tenslotte zijn de kosten hoger omdat bleek dat er deels gaat worden gebouwd op een reeds aanwezige fundatie afkomstig uit de tijd van voor de bouw van De Spil. Hierdoor waren aanpassingen aan de bestaande fundatie en constructie noodzakelijk. Dit werd pas in een later stadium duidelijk. Er is voor de start van de aanbesteding uitgebreid gekeken naar de mogelijkheden om kosten te besparen en de integratie zo sober en doelmatig mogelijk te realiseren.

Op basis van de meest sobere variant is de aanbesteding gestart met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De initiatiefgroep (Fleringen) is in november 2023 gevraagd zich in te spannen om zelf de destijds bekende alternatieve financiering van € 175.000 in te zamelen. Zij hebben de afgelopen maanden verschillende acties ondernomen om financiële middelen te verkrijgen. Op dit moment is er € 27.000 toegezegd aan subsidies. Daarnaast gaat Fleringen zich inspannen om in de uitvoering een besparing van € 10.000 aan zelfwerkzaamheid te realiseren. Ook doet De Spil een investering van € 50.000 uit de eigen middelen. In totaliteit komt dit neer op een gerealiseerde inspanning van € 87.000. Daarnaast staat de Spil bestaande ruimte af ten behoeve van multifunctioneel gebruik: de inpassing van de school in De Spil. Dit betekent voor de exploitatie van de Spil gederfde inkomsten omdat de grote zaal straks niet meer te verhuren is. Tevens is onlangs de subsidie Duurzaam Maatschappelijk Vastgoed (DUMAVA) aangevraagd, omdat nu de details van de techniek met bijbehorende kosten door de aanbesteding bekend zijn. De Spil schat in dat de bijdrage 20% zal zijn op een investering van ca. € 50.000 (LED-verlichting, luchtverversing met warmteterugwinning, HR++ glas, zonnepanelen). De subsidieaanvragen bij Cogas, Rabobank en Univé zijn nog in behandeling.

Tot slot gaat Fleringen zich inspannen om middelen voor het schoolplein in het dorp op te halen door acties. Al met al gaat het college er vanuit dat dit zal leiden tot een verdere realisatie van de inspanningsverplichting van € 13.000 waarmee een totaal aan gerealiseerde inspanning ontstaat van € 100.000. Voor het overige deel van de dan nog resterende inspanning van € 75.000 ziet de initiatiefgroep geen mogelijkheden (zie bijlage "Inspanningen Fleringen"). Alternatieven (renovatie/nieuwbouw) De gemeente heeft een investeringsopgave vanuit het IHP ten aanzien van de Heilig Hart school in Fleringen. Het alternatief alleen investeren in de school is ook in beeld gebracht. Op basis van normbedragen is gekeken naar renovatie van de huidige school. Dit is duurder. Er wordt gerekend met € 3.000/m2. Er wordt dan 1000m2 gerenoveerd , dus 400m2 boven normatief en een totaalbedrag van € 3.0 miljoen. Dit betekent dat je voor € 1.2 miljoen investeert in wat je niet gebruikt op basis van het leerlingaantal. Daarbij ontstaat er dan veel leegstand en is de vraag of dit te exploiteren is. Ook heeft TOF onderwijs de belofte gedaan om de komende 15 jaar basisonderwijs in Fleringen te behouden onder voorwaarde dat dit op het gebied van huisvesting betaalbaar blijft. Het onderwijs is verantwoordelijk voor onderhoud en vaste lasten.

Bij het renoveren van het huidige pand blijft het niet betaalbaar. Op basis van huidige kengetallen zijn de kosten voor nieuwbouw ca. € 4.000 per m2 bvo exclusief sloop en tijdelijke huisvesting. 600m2 bvo betekent € 2.400.000 exclusief sloop en tijdelijke huisvesting. Risico's De inschrijving voor de aanbesteding was op 28 juni 2024. Er is in afwijking van de normale gunningstermijn van 90 dagen een termijn van 120 dagen afgesproken. De uiterste datum waarop moet worden gegund is 26 oktober 2024. Om discussies met aannemers te voorkomen, mogelijke indexatie te voorkomen en de planning niet in gevaar te brengen, wordt geadviseerd om de raad de besluitvorming niet uit te laten stellen tot na oktober en te verzoeken om het voorstel uiterlijk op 22 oktober 2024 door de raad ter besluitvorming in behandeling te nemen. Als de raad niet instemt met het voorstel, komt er geen school, terwijl we als gemeente wel verantwoordelijk zijn voor onderwijshuisvesting.

De alternatieven, renovatie van het huidige pand en nieuwbouw op de huidige locatie, zijn duurder. TOF onderwijs gaat niet akkoord met renovatie omdat de kosten voor huisvesting voor hen dan niet betaalbaar blijven. Als de raad niet instemt, moeten we de nu gemaakte kosten afschrijven. Daarbij hebben we de huidige locatie van de school als gemeente op het oog voor woningbouw. Hiervoor zullen we dan een andere oplossing moeten zoeken. En tot slot komt het huidige plan, integratie van de school in Kulturhus De Spil, voort uit het dorp Fleringen zelf. Participatie samenleving Het project integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus de Spil komt voort uit het Mijn Dorp 2030 (MD2030) proces en is opgenomen in het Maatschappelijk Akkoord Tubbergen 2018-2022 (MAT). Ook is in het Integraal HuisvestingsPlan (IHP) opgenomen dat de huidige school niet voldoet. Als gemeente zijn we verantwoordelijk voor onderwijshuisvesting. Het project heeft een plek gekregen in het Dorpsplan van Fleringen, waarin de ambities van Fleringen zijn opgenomen. De plannen in het Dorpsplan worden gedragen door de inwoners van Fleringen. Externe communicatie Het bestuur van TOF onderwijs alsmede van Kulturhus De Spil zijn intensief bij het project betrokken. Er wordt heel nauw samengewerkt om tot uitvoering van het plan over te kunnen gaan.

De inbreng van de inwoners van Fleringen heeft geleid tot het plan om te komen tot integratie van de school in Kulturhus De Spil ten aanzien van de opgave vanuit het IHP. Financiele paragraaf Op 15 februari 2022 heeft de gemeenteraad ingestemd met de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus de Spil in Fleringen en het beschikbaar stellen van een krediet van € 1.149.568 hiervoor. Medio 2023 bleek de raming van de kosten € 475.000 hoger uit te pakken. Bij de begrotingsvaststelling op 7 november 2023 heeft de gemeenteraad een aanvullend bedrag van € 300.000 beschikbaar gesteld. Het uitgangspunt hierbij was dat de initiatiefgroep zich inspant om de benodigde alternatieve financiering van € 175.000 bij elkaar te krijgen. Uit de door Kulturhus De Spil doorlopen aanbestedingsprocedure blijkt de laagst geldige inschrijving te resulteren in een overschrijding van het beschikbare krediet van € 811.000 (waar we rekening hielden met € 475.000) . Dit betekent een aanvullend tekort van € 336.000 waar dekking voor gezocht moet worden. Daarnaast is gebleken dat de inspanning van de initiatiefgroep om € 175.000 aan alternatieve financiering bij elkaar te krijgen voor een bedrag van € 75.000 niet is te realiseren (zie bijlage "Inspanningen Fleringen"). Ook hiervoor dient aanvullende dekking te worden gezocht.

Totale investering: € 1.149.568 + € 811.000 = € 1.960.568 Al met al een aanvullend tekort van € 411.000 (€ 336.000 +/+ € 75.000) waarvan wordt voorgesteld dit tekort te dekken uit de Reserve Incidenteel Beschikbare Algemene Middelen (RIBAM). Financiële samenvatting (zie bijlage voor weergave in tabel) oorspronkelijk nieuw verschil/tekort Aanbesteding(stekort) € 475.000 € 811.000 € 336.000 Inspanningsbijdrage Fleringen -/- € 175.000 -/- € 100.000 -/- € 75.000 Totaal (aanvullende) bijdrage € 300.000 € 711.000 € 411.000 Uitvoering Het bestuur van TOF onderwijs alsmede het bestuur van Kulturhus De Spil worden middels een brief op de hoogte gebracht van het besluit. Bij positief besluit wordt de opdracht gegund en kan de winnaar van de gunning overgaan tot uitvoering. Naar verwachting vindt de uitvoering grotendeels in de eerste helft van 2025 plaats. De betrokken partijen nemen deel aan een projectgroep tijdens de uitvoering van de ver-/aanbouw.

De verantwoordelijk wethouder zal de gemeenteraad tijdens het proces regelmatig informeren via een mondelinge toelichting in de commissie. Het dorp Fleringen wordt op de hoogte gehouden door periodiek te communiceren over het project. De Dorpsraad Fleringen wordt hierbij betrokken. Bij een negatief besluit wordt er niet voldaan aan de investeringsopgave uit het IHP en is er geen toekomstbestendige school in Fleringen. Evaluatie Na oplevering vindt er een opening plaats waarvoor de gemeenteraad uiteraard ook wordt uitgenodigd. Harmonisatie Dinkelland-Tubbergen Dit punt is niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Tubbergen, de secretaris

de burgemeester

ing. J.L.M. Scholten

drs. A.H. Postma

Raadsbesluit Datum: Nummer: Onderwerp:

22 oktober 2024 12 B Aanvullende bekostiging integratie Heilig Hart school in Kulturhus De Spil Fleringen

De raad van de gemeente Tubbergen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 september 2024, nr. 12 A; gelet op het advies van de raadscommissie van 15 oktober 2024 gelet op de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Gemeente Tubbergen 2017 waarin scholen een aanvraag voor nieuwbouw kunnen doen, besluit: 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet ter hoogte van € 411.000 voor de investering in de integratie van de Heilig Hart school in Kulturhus De Spil in Fleringen. 2. Het aanvullend krediet te dekken uit de Reserve Incidenteel Beschikbare Middelen (RIBAM). Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 22 oktober 2024 de griffier,

de voorzitter,

drs. A.H. Postma E.C.B. Hoitink