Memo aanvullende informatie over taakstelling versnelling organisatieontwikkeling Tubbergen

Aanvullende informatie over de taakstelling “versnelling organisatieontwikkeling Noaberkracht ” Historie In 2013 is Noaberkracht opgericht door de gemeenten Tubbergen en Dinkelland. Eén van de doelstellingen was een goedkopere ambtelijke organisatie. De efficiencytaakstelling van destijds was, dat de kosten van nieuwe gezamenlijke ambtelijke organisatie € 2,5 miljoen minder waren dan de kosten van de ambtelijke organisaties van Dinkelland en Tubbergen voor de samenvoeging kostten. Sinds de vorming van Noaberkracht in 2013 is vervolgens constant en consequent ingezet op het (verder) verbeteren van de efficiency. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een structurele besparing van € 3,2 miljoen. Daarbij is wel afgesproken dat overdracht van nieuwe taken vervolgens ook weer leidt tot nieuwe ‘knaken’ . Oftewel bij overdracht van nieuwe taken van de beide gemeenten naar Noaberkracht wordt Noaberkracht door beide gemeenten gecompenseerd voor de uitvoeringskosten van deze nieuwe taken. Dat de personeelsomvang van Noaberkracht desondanks sinds 2013 is gegroeid, is een gevolg geweest van extra taken die de rijksoverheid heeft overdragen aan de gemeenten. Meest in het oog springend zijn de drie decentralisaties in 2015 geweest. Vanaf dat jaar werden gemeenten verantwoordelijk voor de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Participatiewet.

Daarnaast hebben ook nog vele andere aanpassingen in wet- en regelgeving plaatsgevonden die hebben geleid tot extra uitvoeringskosten binnen Noaberkracht. Hierbij valt te denken aan diverse taken op het gebied van duurzaamheid en energietransitie, Wet Inburgering, opvang van Oekraïners, huisvesting statushouders, Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur(bibob), Wet open overheid, wetgeving op het gebied van informatieveiligheid en privacy enz. In alle gevallen betreft het hier extra taken, waarvoor de beide gemeenten verantwoordelijk zijn, maar die ze laten uitvoeren door Noaberkracht. Uiteraard dient Noaberkracht hiervoor te worden gecompenseerd. De afspraak is namelijk dat extra taken vanuit beide gemeenten ook leiden tot extra ‘knaken’. Na besluitvorming door de beide gemeenten, wordt het uitvoeringsbedrag overgemaakt aan Noaberkracht en daar in de begroting opgenomen. Als voorbeeld: één van de structurele extra taken waarmee de beide gemeenten werden geconfronteerd, is de opvang van Oekraïners. Dit leidt vervolgens tot extra uitvoeringskosten binnen Noaberkracht die worden doorbelast naar de beide gemeenten die verantwoordelijk zijn voor deze opvang.

Bezuinigingen gemeenten Toen in 2024/2025 bleek dat alle gemeenten in Nederland zouden worden geconfronteerd met een fors lagere rijksvergoeding vanuit de overheid hebben de gemeenten Tubbergen en Dinkelland besloten tot een forse set aan besparingsmaatregelen. In Tubbergen loopt deze set aan taakstellende maatregelen op tot een bedrag van € 1,25 miljoen in 2026 tot aan een structureel bedrag van € 1,9 miljoen in 2028. Uiteraard is hierbij ook gekeken naar de bedrijfsvoering. Door het bestuur van Noaberkracht is op dat moment aangegeven wel mogelijkheden te zien als de reeds in gang gezette organisatieontwikkeling via de 5 lijnen zou worden versneld. Deze versnelling zou dan uiteraard wel gepaard gaan met extra investeringen en dus ook extra geld. De beide gemeenten hebben hiervoor een incidenteel bedrag van € 1 miljoen beschikbaar gesteld onder de voorwaarde dat dit op termijn een structurele besparing op zou leveren van € 1,1 miljoen (voor Tubbergen € 479.000). Deze € 479.000 maakt onderdeel uit van de totale set aan maatregelen die oploopt tot de eerder genoemde € 1,9 miljoen. De randvoorwaarde bij deze taakstelling was en is dat de invulling van deze taakstelling niet ten koste mag van (het niveau van) de dienstverlening richting de burgers en de beide gemeenten.

Tegelijkertijd is ook aangegeven dat als gemeenten extra taken uitgevoerd willen hebben door Noaberkracht (al dan niet ingegeven door wijzigingen in wet- en regelgeving) de gemeenten daarvoor moeten betalen. De afspraak dat extra taken leiden tot extra ‘knaken’. Tot slot is vastgesteld dat met deze extra taakstelling alle lucht wel zo’n beetje uit Noaberkracht is geperst. Willen de beide gemeenten toch verder bezuinigen op Noaberkracht dan zal dat moeten door taken aan te wijzen die Noaberkracht niet langer hoeft uit te voeren dan wel op een lager kwaliteitsniveau. Taakstelling “versnelling organisatieontwikkeling” Borging proces takstelling Een stuurgroep bestaande uit de bestuurssecretaris, de strateeg financieel adviseur, de concerncontroller, de manager Openbare Ruimte en de manager Samenleving stuurt op realisatie van de taakstelling. Alle managers dienen plannen in hoe de taakstelling te realiseren. Zij krijgen niet eerder incidentele dan wel structurele middelen toegekend om te investeren voordat hard is aangetoond dat de taakstelling wordt gerealiseerd en de in te zetten middelen voor de versnelling terugverdiend worden. Stand van zaken taakstelling Voor een wat zuiverder beeld maken we allereerst onderscheid tussen taakstelling en structurele ruimte voor organisatieontwikkeling.

2027 2028 2029 Oplopende taakstelling 900.000 1.100.000 1.100.000 Gerealiseerd t/m voorjaar 2026 524.000 584.000 639.000 Nog te realiseren 376.000 516.000 461.000 Noaberkracht heeft zich ten doel gesteld om de structurele ruimte voor organisatieontwikkeling ook taakstellend terug te verdienen. Dit maakt dat de bruto taakstelling hoger is dan de netto taakstelling. Voor 2027 resteert dus nog een taakstelling van € 376.000 + € 188.000 = € 564.000. De gemiddelde loonsom bedraagt € 80.000. Dit betekent dus nog een taakstelling van 7 fte voor 2027 oplopend tot 8,25 fte in 2029. De totale personele omvang in vaste dienst bedraagt 417 fte. Dit betekent dat er nog een taakstelling van 1,75% (2027) ingevuld moet worden. Er is inmiddels al op structurele basis 2% (2029 = 8 fte = € 639.000) gerealiseerd.

Welke concrete besparing zijn inmiddels gerealiseerd? • Verminderen formatie bij team Processen door procesoptimalisatie • Verminderen formatie bij het team Personeels- en salarisadministratie door verdere digitalisering en procesoptimalisatie • Verminderen formatie bij team Informatiebeheer door verdere digitalisering • Verminderen formatie bij team Telefonie door verdere digitalisering • Verminderen formatie bij team Belastingen door procesoptimalisatie • Verminderen formatie bij team Concerncontrol voor directieondersteuning • Verminderen formatie bij het team Financiën als gevolg van de vereenvoudigde P&C cyclus • Beëindigen contract met Pepperflow per 2027/2028 voor het opstellen van P&C- documenten • Verminderen formatie bij team HR door taken recruiter anders te organiseren • Vervallen functie coach samenlevingsgericht werken Welke kosten zijn/worden gemaakt om deze taakstelling te realiseren? • Aanschaf licenties Chat GPT (structurele kosten) • Extra personele inzet op sjabloonbeheer (structurele kosten) • Onderzoek naar procesoptimalisatie bij personeels- en salarisadministratie (incidentele kosten) • Onderzoek AO/IC financiën naar procesoptimalisatie en verbeteren voorspelbaarheid (incidentele kosten) • Onderzoek naar workload van consulenten Sociaal domein (incidentele kosten) • Tijdelijke extra inzet specialist procesoptimalisatie (incidentele kosten) 2027 2028

2029 Ruimte voor organisatieontwikkeling 605.000 725.000 782.000 Gerealiseerd t/m voorjaar 2026 188.000 188.000 189.000 Resterende structurele ruimte 417.000 537.000 593.000 Welke maatregelen moeten vanaf 2027 gaan bijdragen aan het volledig realiseren van de taakstelling? • Verminderen formatie bij het team zorgadministratie door verdere digitalisering en procesoptimalisatie • Verminderen formatie bij team Telefonie door verdere procesoptimalisatie en inzet van AI en/of chatbot • Verminderen formatie bij diverse teams Sociaal domein door verdere digitalisering en robotisering, inzet van AI (transcribeertools) en e-portaal • Verminderen formatie bij team APV & bijzondere wetten door verdere procesoptimalisatie • Verminderen formatie bij team Facilitair door verdere procesoptimalisatie en verbeteren contractenbeheer • Verminderen formatie bij team Subsidiebureau door verdere procesoptimalisatie en digitalisering. • Verminderen juridische capaciteit toezicht en handhaving door verdere digitalisering en procesoptimalisatie Er is geen sprake van gedwongen ontslagen als gevolg van de taakstelling. Wel kan het zo zijn dat het takenpakket van medewerkers wijzigt. Dit betekent dat het natuurlijk verloop (pensionering van medewerkers) wordt benut om functie niet of anders in te vullen.

Daarnaast ontstaan er gedurende het jaar volop kansen omdat er ook sprake van regulier verloop doordat medewerkers ervoor kiezen om bijvoorbeeld over te stappen naar een andere werkgever of minder te gaan werken. N.B.: Het onderzoek naar procesoptimalisatie en de mogelijkheden voor de digitalisering en de inzet van AI zijn reeds in gang gezet en de eerste maatregelen dragen inmiddels bij aan de taakstelling.