Bijlage Werkwijze bij maatschappelijke initiatieven.pdf

Uitwerking Werkwijze Maatschappelijke Initiatieven Hoe stimuleren wij ideeën en plannen vanuit de samenleving en hoe brengen we deze verder? Voorfase 1. Inwoners hebben een gezamenlijk idee om hun omgeving speelbaarder, veiliger, groener, gezelliger, aantrekkelijker of socialer te maken. Ze hebben een doel, hebben draagvlak (of gaan daar nog naar op zoek) en zijn georganiseerd / er is een collectief. 2. Inwoners zoeken contact met de gemeente a. Inwoners worden gestimuleerd om zo vroeg mogelijk contact met de gemeente op te nemen. Dit omdat de gemeente dan mee kan denken, kan enthousiasmeren, de energie kan benutten en verwachtingen, verantwoordelijkheden en rollen kan verhelderen. Inwoners nemen hiervoor contact op met de buur(t)man/-vrouw van de kern. b.

Plannen en ideeën kunnen via verschillende wegen binnenkomen: i. Website ii. Buur(t)mannen en -vrouwen iii. Kernwethouders iv. Raadsleden v. Verschillende afdelingen & vakspecialisten vi. Collega’s (ambassadeurs om plannen verder te brengen)

Schetsfase1 3. Plannen en ideeën worden doorgegeven aan de buur(t)man/-vrouw. Daar vindt de eerste beoordeling van “klein”, “middelgroot” of “groot” 2 plaats. a.

Als een plan als “klein” wordt beschouwd, dan komt deze bij een vakspecialist. De vakspecialist bepaalt of hij er zelf mee verder kan (toetsing op beschikbare financiën (binnen en mogelijk ook buiten de gemeente) en sociaal maatschappelijke impact) of dat het niet onder “klein” valt. Hier wordt meegewogen of er meekoppelkansen zijn of dat er maatschappelijke meerwaarde gecreëerd kan worden. Dat kan hij/zij zelf of wordt samen bepaald in het team / met teammanager. Indien het initiatief nog niet bekend is bij de buur(t)man of buur(t)vrouw, dan brengt de vakspecialist deze ook op de hoogte.

b.

Ook als een plan als “middelgroot” of “groot” wordt beschouwd, dan wordt er doorverwezen naar de buur(t)man /-vrouw. Deze betrekt de procesleider MijnDorp2030 erbij. In gezamenlijkheid bepalen zij of het initiatief “middelgroot” of “groot” is. Indien het plan nog niet helder of scherp genoeg is, dan zorgen ze er eerst voor dat het plan klaar voor bespreking gemaakt wordt (minimum eisen plan / format2.) Vervolgens wordt er door de procesleider een “projectleider initiatieffase” gezocht in de projectleiderspool2, afhankelijk van het thema. Voordat een “middelgroot” plan naar de ontwerpfase en intaketafel gaat, wordt door de projectleider initiatieffase een go/no-go gegeven. Bij voorkeur blijft deze “projectleider initiatieffase” ook tot het einde betrokken bij de initiatiefnemers als projectleider.

c.

Wanneer een plan als “groot” wordt beschouwd, dan vindt er in deze schetsfase eerst een mondelinge toelichting (pitch) op hoofdlijnen aan de raadswerkgroep plaats. Een vertegenwoordiging van de raad komt hiervoor naar de initiatiefnemers in de desbetreffende kern. Deze bijeenkomst wordt voorbereid door de projectleider initiatieffase. Hieruit komen eventuele aanwijzingen, tips en bijsturing. En een go/no-go om verder te gaan met het plan met een intentieverklaring. Dit betekent nog geen financiële toezegging.

1 Zie bijlage 1: Grafische weergaven 2 Zie bijlage 2: Definities

1

De voornaamste reden om initiatiefnemers vroegtijdig het idee te laten delen is om teleurstellingen te voorkomen en overzicht te hebben van alle initiatieven binnen de gemeente. Ontwerpfase 4. De “middelgrote” en “grote” plannen gaan in de ontwerpfase naar de intaketafel: De “projectleider initiatieffase”, de procesleider MijnDorp2030 en de buur(t)man/-vrouw beschouwen het initiatief. Ze scherpen het plan in samenwerking met de initiatiefgroep - waar nodig - aan en plannen in wanneer het plan ingebracht kan worden bij de intakegroep. Op basis van het initiatief en afhankelijk van de inhoud van het initiatief wordt een intakegroep samengesteld. a.

b.

Middelgroot: i. Intakegroep Middel De samenstelling van de groep die in gesprek gaat: - Initiatiefnemers - “Projectleider initiatieffase” - Evt. vakinhoudelijk ambtenaar / ambtenaren - Buur(t)man/buur(t)vrouw Groot: i. Intakegroep Groot : De samenstelling van de groep die in gesprek gaat: - Initiatiefnemers - Raadsleden (van elke fractie minimaal één) - “Projectleider initiatieffase” / projectleider - Programmaregisseur (situationeel) - Evt. vakinhoudelijk ambtenaar / ambtenaren - Buur(t)man/buur(t)vrouw

Tijdens het gesprek wordt ook globaal aangegeven wat het vervolgproces gaat zijn. Er wordt aangegeven wat de initiatiefnemers van de gemeente kunnen verwachten en waar we onze verantwoordelijkheid nemen: in mogelijke ondersteuning, tijdspad en financiën. Ook wordt afgestemd wat de initiatiefnemers zelf willen, kunnen of moeten doen. De verwachtingen worden uitgesproken naar elkaar en mogelijke kaders worden meegegeven en vastgelegd. Als het plan nog een slag moet maken van schetsfase naar uitvoeringsplan, dan kan hiervoor procesgeld3 aangevraagd worden om van schets- naar ontwerpfase te komen. Definitieve fase 5. Voor “kleine” initiatieven: Afhandeling gebeurt via reguliere werkzaamheden. De gemeenteraad wordt periodiek geïnformeerd over de initiatieven in de kern via de P&C cyclus. 6. Voor “middelgrote” en “grote” initiatieven: Na afloop van de intakegesprekken wordt gekeken welke projectleider gekoppeld wordt aan het initiatief om tot een goed uitvoeringsplan te komen. Bij voorkeur blijft de “projectleider initiatieffase” betrokken. Deze brengt het initiatief verder, begeleidt het proces, maakt afspraken, houdt verwachtingen en kaders scherp, zorgt ervoor dat de juiste mensen aangehaakt zijn, wijst op mogelijke cofinanciering en brengt het plan verder tot: a. Een collegevoorstel bij middelgrote initiatieven b. Een college- en raadsvoorstel bij grote initiatieven 7.

Tijdens de uitvoering (in de lijn) blijft de projectleider het eerste aanspreekpunt voor het initiatief. Deze zorgt voor een projectgroep en houdt de kernwethouder en buur(t)man/-vrouw op de hoogte. Ook de gemeenteraad wordt periodiek geïnformeerd over de initiatieven in de kern.

3 Zie: Subsidieregeling Procesgeld Maatschappelijke Initiatieven gemeente Tubbergen 2025

Bijlage 1: Grafische weergaven

Bijlage 2: Definities Kleine initiatieven Het initiatief past binnen de visie “Gemeente Tubbergen op weg naar 2040” en binnen de huidige gemeentelijke subsidieregelingen en/of budgetten. Te denken valt hierbij aan bijvoorbeeld de aanschaf van een duofiets of de opstart van een dorpsapp. Deze initiatieven worden binnen bestaande budgetten ambtelijk afgehandeld. Het college wordt periodiek geïnformeerd en informeert de raad via de Planning & Control cyclus. Middelgrote initiatieven Deze initiatieven worden door het college afgehandeld. Het initiatief past binnen de huidige gemeentelijke subsidieregelingen en/of budgetten. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld het realiseren van een speel- en ontmoetingsplek in de openbare ruimte. De raad wordt via de Planning & Control cyclus geïnformeerd over de middelgrote initiatieven. Grote initiatieven Deze initiatieven worden toegelicht aan een afvaardiging van de gemeenteraad. Hierbij kun je denken aan een Multifunctionele Accommodatie (MFA).

Rolbeschrijving Projectleider Initiatieffase: Projectleider die breed en integraal denkt, gevoel heeft bij opgaven in kernen en ambities binnen organisatie op sociaal en fysiek vlak. De projectleider initiatieffase kijkt op welke beleidsterreinen het initiatief betrekking heeft, of kan hebben. Hij heeft zicht op mogelijke meekoppelkansen en weet wat er naast het initiatief aan andere opgaven liggen die het plan mogelijk sterker maken, ofwel in strijd kunnen zijn met de plannen. Beoordeelt ook of plannen binnen of buiten de begroting vallen, heeft zicht op mogelijke cofinanciering buiten de gemeente en kan inschatten hoe groot de maatschappelijke impact is. Zorgt er tevens voor dat het plan van de initiatiefnemers zelf blijft maar zorgt er wel voor dat de verwachtingen en verantwoordelijkheden helder zijn. Bij voorkeur is deze projectleider initiatieffase tot het einde van het project betrokken bij het plan en de initiatiefnemers.

Projectleiderspool Mogelijk in te zetten projectleiders voor maatschappelijke initiatieven. Deze worden idealiter door één manager aangestuurd.

Format conceptplan middelgroot en groot (schetsfase): -

Doel/resultaat Draagvlak/draagkracht Tijdspad Financiën Maatschappelijk effect/impact