Bijlage Toetsingskader voor maatschappelijke initiatieven.pdf

Toetsingskader voor maatschappelijke initiatieven 1. Aanleiding Uit het vaststellen van de “Herijking Maatschappelijk Akkoord Tubbergen (MAT)” op 16 juli 2024 vloeit voort dat de gemeente Tubbergen nieuwe initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties toetst aan het overkoepelend inhoudelijk kader zoals benoemd in de Herijking met daarin opgenomen de visie op de gemeentelijke ambitielijnen: 1. Leefbare kernen 2. Leefomgeving van de toekomst en buitengebied in balans 3. Positieve gezondheid Dit is verwoord in de visie “Gemeente Tubbergen op weg naar 2040” (hoofdstuk 3 uit de Herijking MAT). Dit is inhoudelijk de basis voor het toetsen van initiatieven vanuit de samenleving. 2. Doel toetsingskader voor maatschappelijke initiatieven We willen de (toekomstige) leefbaarheid in de verschillende kernen van de gemeente Tubbergen verstevigen. Het doel van dit toetsingskader is om in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijkheid te geven of een maatschappelijk initiatief kansrijk is en mogelijk voor ondersteuning van de gemeente in aanmerking komt. Als initiatieven passen binnen deze kaders, dan werkt de gemeente Tubbergen mee aan de uitvoering hiervan. Als initiatieven niet passen, dan kan de gemeente meedenken hoe initiatieven wel kunnen passen of besluiten dat er vanuit de gemeente geen ondersteuning komt.

Dit betekent niet dat het initiatief niet door kan gaan, dat is aan de initiatiefnemers. Het blijft complex om een algemeen kader op maatschappelijke initiatieven te leggen met hun verschillende kenmerken. Daarom blijft maatwerk van toepassing. 3. Boodschap Een aantal jaren geleden zijn we gestart met het Maatschappelijk Akkoord Tubbergen. Dit heeft mooie initiatieven uit de kernen opgeleverd en de grote betrokkenheid van onze inwoners bij hun kern laten zien. Nu staan we op het punt: Hoe gaan we verder? De tijd is anders, de financiële middelen zijn beperkt. Als gemeente willen we graag samen met onze inwoners werken aan maatschappelijke initiatieven om de leefbaarheid in onze kernen (verder) te versterken, met name vanuit onze faciliterende rol. We helpen initiatieven mogelijk te maken zonder per se financier te zijn. Daarom is er een werkwijze opgesteld om helderheid te scheppen hoe we omgaan met initiatieven uit de samenleving en hoe we als gemeente ondersteuning kunnen bieden aan deze initiatieven. We willen als gemeente graag verbindingen leggen om een initiatief verder te brengen en mogelijke extra kansen te benutten. 4.

Ondersteuning door de gemeente Ondersteuning door de gemeente kan verschillende vormen hebben: • Inzet van gemeentelijke personele capaciteit en expertise, bijvoorbeeld voor het begeleiden van een proces, meedenken, verbinden, etc.; • Financieel, wanneer dit past binnen de bestaande middelen; • Overige ondersteuning, in welke vorm dan ook.

5. Beschouwing maatschappelijke initiatieven De gemeente beschouwt een initiatief als kansrijk (realistisch), als op hoofdlijnen: • Het initiatief bijdraagt aan de toekomstige leefbaarheid van de kernen, passend binnen de visie “Gemeente Tubbergen op weg naar 2040”; • Het initiatief bijdraagt aan één of meerdere doelen uit de visie; • Het initiatief kan aantonen dat er draagvlak is en wat er is gedaan om draagvlak te verkrijgen; • Er sprake is van cofinanciering waarbij de gemeente maximaal ca. 1/3 bijdraagt; • Het initiatief in beginsel niet enkel bestaat uit een investering in ‘stenen’. Het enkel investeren in ‘stenen’ gebeurt wanneer dit voor de lange termijn voldoende (financieel) voordeel oplevert ten opzichte van het doorgaan in de huidige situatie of bijdraagt aan versterking van de sociale cohesie; • Er sprake is van een heldere financiële onderbouwing. Wanneer er sprake is van een exploitatiebegroting toetsen we deze of deze reëel en toekomstbestendig is. Er worden geen gemeentelijke exploitatie- en/of vervangingsbijdragen verstrekt; • Er wordt aangetoond wat het maatschappelijk effect is van het initiatief en of sprake is van een win/win situatie: Wat levert het initiatief maatschappelijk op? • Het initiatief haalbaar is in tijd, financiën, (vrijwillige) inzet van mensen.

Uitgangspunt bij behandeling aanvragen De gemeente heeft geen extra financiële middelen beschikbaar. Dit betekent dat aanvragen ingepast moeten worden in de bestaande budgetten. Er wordt dus altijd eerst gekeken naar wat er mogelijk is binnen bestaande financiële middelen. Vervolgens moet worden bepaald of er gekozen wordt voor een alternatieve inzet van de bestaande financiële middelen. Als dat niet mogelijk blijkt, kan gekeken worden of er voor het initiatief een beroep op de algemene reserve kan worden gedaan. 6. Werkwijze behandeling aanvraag We maken bij de behandeling van aanvragen onderscheid in de wijze van behandelen op basis van de aard en omvang van het initiatief: 1. Kleine initiatieven 2. Middelgrote initiatieven 3. Grote initiatieven 1. Kleine initiatieven Het initiatief past binnen de visie “Gemeente Tubbergen op weg naar 2040” en binnen de huidige gemeentelijke subsidieregelingen en/of budgetten. Kleine initiatieven zijn bijvoorbeeld de aanschaf van een duofiets of de opstart van een Dorpsapp. Deze initiatieven worden binnen bestaande budgetten ambtelijk afgehandeld. Het college wordt periodiek geïnformeerd en informeert de raad via de Planning & Control cyclus. 2. Middelgrote initiatieven Deze initiatieven worden door het college afgehandeld. Het initiatief past binnen de huidige gemeentelijke subsidieregelingen en/of budgetten.

Middelgrote initiatieven zijn bijvoorbeeld het realiseren van een speel-en ontmoetingsplek in een dorp of een project tegen eenzaamheid. De raad wordt via de Planning & Control cyclus geïnformeerd over de middelgrote initiatieven. 3. Grote initiatieven Deze initiatieven worden toegelicht aan een afvaardiging van de gemeenteraad. De werkgroep geeft vervolgens aan of het initiatief groen licht krijgt. Een groot initiatief is bijvoorbeeld het realiseren van een multifunctionele accommodatie (MFA). De raad wordt via de Planning & Control cyclus geïnformeerd over de grote initiatieven. 2

Eerste beoordeling initiatieven1 Bij voorkeur komt elk nieuw initiatief binnen via de buur(t)man/-vrouw of wordt via een medewerker van de gemeente naar de buur(t)man/-vrouw geleid. De buur(t)man/-vrouw maakt een eerste inschatting van de grootte van het initiatief: klein, middelgroot of groot. De visie en de doelen in de visie “Gemeente Tubbergen op weg naar 2040” vormen de leidraad hierbij. De buur(t)man/-vrouw kan meedenken en helpen om het initiatief eventueel nog sterker te maken en de initiatiefnemer op weg te helpen. De buur(t)man/-vrouw legt de nodige verbinding in de organisatie om het initiatief af te wegen en het vervolgproces te bepalen. Wordt het initiatief als klein beoordeeld, dan wordt het afgehandeld door de vakspecialist waarbij gebruik wordt gemaakt van bestaande budgetten en/of subsidies. Wordt het initiatief als middelgroot beoordeeld, dan valt het binnen de bevoegdheid van het college en wordt het binnen de ambtelijke organisatie opgepakt. Het voorstel komt aan de orde op de zogenoemde intaketafel. Een multidisciplinair overleg waarbij meerdere disciplines uit de organisatie aansluiten. Het initiatief wordt vervolgens opgepakt door een vakspecialist of projectleider. Ook hier wordt gebruik gemaakt van bestaande budgetten en/of subsidies.

Grote initiatieven vragen vaak meer voorbereiding, bijvoorbeeld in de vorm van een onderzoek om te komen tot een gedegen plan. Om te voorkomen dat initiatiefnemers onnodig veel voorbereidingen treffen én kosten maken om tot een goed voorstel te komen zonder dat zij de zekerheid hebben dat ze op ondersteuning door de gemeente kunnen rekenen, willen we hen in een vroegtijdig stadium laten weten of een idee kansrijk is. Hiervoor kunnen initiatiefnemers hun initiatief toelichten aan een raadswerkgroep (pitch). Waar nodig, willen we hen als gemeente hierbij ondersteunen. We gaan bij middelgrote en grote initiatieven werken met procesfasen. Bij grote initiatieven en de middelgrote “grijs gebied” initiatieven wordt het initiatief in de schetsfase aan de raadswerkgroep toegelicht. 1. Globale schetsfase: initiatiefnemers hebben een idee en schetsen dit idee op grote lijnen aan de raadswerkgroep. Er heeft afstemming plaatsgevonden met de buur(t)man/-vrouw, de procesleider MijnDorp2030 en bij voorkeur met een projectleider initiatieffase. Een afvaardiging van de gemeenteraad komt naar aanleiding van een initiatief naar de kern toe. De initiatiefnemers kunnen dan hun initiatief pitchen. Dit moment vindt zo snel mogelijk plaats, uiterlijk binnen twee maanden nadat de initiatiefnemers hebben gevraagd te mogen pitchen.

De afvaardiging van de raad geeft vervolgens op korte termijn aan of een initiatief kansrijk is. Dit betekent nog geen toezegging op een (financiële) bijdrage. 2. Ontwerpfase: in deze fase bieden we als gemeente procesondersteuning vanuit de gemeente of we faciliteren, binnen redelijke grenzen, met inzet van externe expertise. De kosten worden gedekt uit een werkbudget2. Initiatieven worden in deze fase op de intaketafel besproken: multidisciplinair overleg (vakspecialisten). 3. Definitieve fase: in deze fase wordt toegewerkt naar een college- of raadsvoorstel, waarin de gemeentelijke ondersteuning in besluitvorming wordt opgenomen. De buur(t)man/-vrouw maakt samen met de procesleider MijnDorp2030 de inschatting of een initiatief aan een afvaardiging van de raad toegelicht moet worden.

1 Zie ook: Werkwijze bij maatschappelijke initiatieven 2 Zie ook: Subsidieregeling procesgeld Maatschappelijke initiatieven 2025

3

Werkwijze toelichting van middelgrote en grote maatschappelijke initiatieven aan een afvaardiging van de raad Voor de werkwijze voor het toelichten van grote maatschappelijke initiatieven verwijzen we naar de “Werkwijze bij maatschappelijke initiatieven“. Intaketafel Bij middelgrote en grote initiatieven gaan we werken met een zogenoemde intaketafel. Bij dit overleg zitten de verschillende vakambtenaren aan tafel die vanuit hun vakdiscipline een rol hebben bij het voorliggende initiatief. De initiatiefnemers lichten indien gewenst hun initiatief mondeling toe. Er kunnen vragen gesteld worden aan de initiatiefnemers door de vakambtenaren. Het idee is om samen na te denken hoe het initiatief het beste ingevuld en verder gebracht kan worden. De uitkomst van de intaketafel is een go of no-go om verder te gaan met het initiatief waarbij er samen met de gemeente wordt opgetrokken. Werkwijze evalueren De werkwijze rondom de pitch gaan we evalueren na drie pitches. De werkwijze hoe we omgaan met maatschappelijke initiatieven gaan we na een jaar evalueren, met een minimum van drie initiatieven. De initiatiefnemers worden hierbij betrokken.

4