bijlage - Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2025 gemeente Tubbergen.pdf

Aan de gemeenteraad Van de gemeente Tubbergen T.a.v. de waarnemend raadsgriffier, de heer E. Hoitink Postbus 30 7650AA Tubbergen

Twentepoort Oost 14a 7609 RG Almelo Postbus 206 7600 AE Almelo Tel. 088-500 95 00 E-mail info@eshuis.com

Datum:

17 september 2025

Betreft:

Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2025

Geachte leden van de gemeenteraad, geachte heer Hoitink, Eshuis Registeraccountants is verheugd om voor het boekjaar 2025 accountant te zijn van de gemeente Tubbergen. Deze opdrachtbevestiging is de weergave van de, in het kader van onze benoeming, gemaakte afspraken en bevat mede een aantal door de beroepsorganisatie NBA voorgeschreven onderdelen. Deze brief is als volgt ingedeeld: 1. Opdracht en verantwoordelijkheden Eshuis Registeraccountants 2. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de Raad 3. Rapportage 4. Honorarium 5. Geldigheidsduur en Algemene Voorwaarden en verwerkersovereenkomst 6. Arbeidsomstandigheden 7. Ondertekening

1. Opdracht en verantwoordelijkheden Eshuis Registeraccountants Opdracht Als accountant van de gemeente Tubbergen onderzoeken wij of de jaarrekening 2025 van de gemeente Tubbergen het door de wet vereiste inzicht geeft. De uitkomst van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening. Op grond van onze beroepsregels zijn wij verplicht in onze controleverklaring een aparte sectie ’controleaanpak continuïteit’ op te nemen, waarin we aangeven op welke wijze we hebben ingespeeld op de door het management gehanteerde continuïteitsveronderstelling bij het opstellen en presenteren van de jaarrekening. Ook zal een aparte sectie ‘controleaanpak frauderisico’s’ in de controleverklaring worden opgenomen waarin we aangeven op welke wijze we hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Deze aangelegenheden worden behandeld in de context van de controle van de financiële overzichten als geheel en bij het vormen van een oordeel hierover. Wij zullen de belangrijkste continuïteits- en frauderisico’s vooraf met u bespreken en de teksten in de (concept-)controleverklaring met u overleggen.

Eshuis Registeraccountants B.V. Algemene voorwaarden / Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214

Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen, de overige gegevens en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: •

Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

•

Alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) is vereist, waar tenminste de bijlage met taakvelden, de SiSa-bijlage en de WNT-tabel verplichte onderdelen van zijn.

Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het BBV en de Nederlandse Standaard 720. De werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Verantwoordelijkheid van Eshuis Registeraccountants voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente.

Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college van burgemeester en wethouders gemaakte schattingen alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat, zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, een afwijking van materieel belang onontdekt blijft. Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands recht, de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) is het vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze 'assurance-cliënten'. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Als uitgangspunt geldt dat wij in het kader van onze dienstverlening niet participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw organisatie en ook geen besluiten namens u zullen nemen.

2

Ook gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij ook bepaalde non-assurance-diensten zouden gaan verrichten. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele andere beperkingen met u bespreken. Indien wij zijn gestart met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij onze werkzaamheden ter uitvoering van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing ons inziens niet mogelijk is, dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde.

Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen verzoeken wij u ons te informeren over (eventuele wijzigingen in) de juridische structuur van uw gemeente en de daarmee verbonden partijen. Voorgenomen wijzigingen in de juridische structuur van de organisatie kunnen ertoe leiden dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan in dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: •

Langdurige betrokkenheid

•

Geschenken en gastvrijheid

•

Zakelijke relaties

•

Werkrelaties (waaronder het in dienst treden van medewerkers)

Wij rapporteren jaarlijks over onze onafhankelijkheid in het accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en zullen, indien van toepassing, dit onderwerp separaat (laten) agenderen voor de bespreking met (een vertegenwoordiging van) de Raad. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Nadere voorschriften NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door u en/of uw gemeente. In voorkomende gevallen moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl). 3

Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij ook in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta.

2.

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de Raad

Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders en de Raad verantwoordelijkheid dragen voor: •

Het opmaken van de jaarrekening waarin het vermogen en het resultaat getrouw is weergegeven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag. Beide in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

•

Een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten, en voor:

•

Het opstellen van de andere informatie, waaronder de programmaverantwoording, de SiSa-bijlage en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV.

Het college van burgemeester en wethouders is verder verantwoordelijk voor het aan ons: •

Toegang verschaffen tot alle informatie waarvan het college van burgemeester en wethouders zich bewust is dat deze relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden.

•

Verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle.

•

Onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de organisatie noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie.

U moet erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente Tubbergen op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door een accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij het college van burgemeester en wethouders om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder vragen wij het college van burgemeester en wethouders schriftelijk te bevestigen dat het college van burgemeester en wethouders van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij rekenen op volledige medewerking van uw medewerkers en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar zullen stellen.

Publicatie van persberichten Indien het gemeentebestuur bij het openbaar maken van persberichten waarin de jaarcijfers worden vermeld ook uitspraken doet over de verwachte strekking van de bij de jaarrekening af te geven controleverklaring dient u dit tijdig aan ons kenbaar te maken. Gelet op de raakvlakken tussen de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur en onze werkzaamheden als controlerend accountant moet u, voorafgaand aan de

4

openbaarmaking van deze persberichten, ons de gelegenheid geven hiervan kennis te nemen en waar nodig te voorzien van op- en/of aanmerkingen. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel de Raad als bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tubbergen. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en niet aansprakelijk voor de preventie van fraude. In dat kader is zowel de Raad als het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor (het toezicht op) een interne beheersingsomgeving die toereikend is opgezet en effectief werkt om het risico van materiële afwijkingen als gevolg van fraude te adresseren. Uw proces voor het identificeren van risico's met inbegrip van risico's van fraude en corruptie die relevant zijn voor de doelstellingen van de financiële verslaggeving, het inschatten van de significantie van deze risico's en het inschatten van de waarschijnlijkheid dat deze risico's zich voor zullen doen alsmede het nemen van beslissingen over te ondernemen acties om op deze risico's in te spelen ("uw (fraude-)risicoanalyse") dient uitgevoerd te zijn op een wijze die passend is in de gegeven omstandigheden.

Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat onze controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien tijdens de controle aanwijzingen van fraude blijken, zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten. Indien wij een aanwijzing voor - of een redelijk vermoeden van - fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met de directie, het college van burgemeester en wethouders en/of de raad. In het kader van de Nederlandse Standaard 240, "De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten" zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: a.

Het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. b. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het gemeentebestuur en het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. c. Het college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: •

het gemeentebestuur of het management;

•

werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of 5

• d.

anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan zij kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders, de registratie van incidenten, de klokkenluidersregeling of via anderen.

Zoals aangegeven rapporteren wij in de controleverklaring over fraude. Om invulling te geven aan onze verantwoordelijkheden, voeren wij specifieke werkzaamheden uit. Ons werkprogramma kan onder meer het volgende omvatten: •

Het beoordelen en bespreken van uw inschatting en die van het college van burgemeester en wethouders en het management met betrekking tot risico’s van materieel belang ten aanzien van fraude.

•

Het beoordelen en bespreken van uw beschrijving van de genomen interne beheersingsmaatregelen en de frequentie daarvan om fraude en frauderisicofactoren te onderkennen, alsmede de daaruit voortvloeiende communicatie tussen de Raad, het college van burgemeester en wethouders en het management over deze risico’s.

•

De effecten op de beoordeling van deze risicofactoren naar aanleiding van eventuele concrete gevallen van fraude.

•

Het uitvoeren van een, op de geïdentificeerde risico’s toegespitste, mix van (detail)waarnemingen, cijferanalyses, data-analyses en overige (verbands)controles mede gericht op het opsporen van fraude en frauderisicofactoren.

•

Het beoordelen van de effecten van schattingen, correcties en tendenties op de jaarrekening, alsmede de identificatie van ongebruikelijke of onzakelijke transacties.

U zult ons informeren omtrent alle aspecten en beweringen met betrekking tot financiële onregelmatigheden die u, het college van burgemeester en wethouders of het management ter ore zijn gekomen of zijn meegedeeld (ongeacht de bron of vorm waarin en inclusief, zonder enige beperking, beschuldigingen van klokkenluiders). In dat geval verstrekt u ons volledige en tijdige toegang tot (interne) documenten en/of onderzoeken naar deze informatie. Wij zullen in geval van door u of door ons geconstateerde fraude(signalen), indien mogelijk, de implicaties daarvan met u bespreken en bepalen welke impact de fraude(signalen) hebben op de aard en omvang van onze werkzaamheden, de doorlooptijd en de daarmee gepaarde gaande kosten. Onder fraude wordt ook verstaan aspecten en beweringen rondom manipulaties van financiële resultaten door het management en werknemers, verduistering van activa, omzeiling van interne controles, ongepaste invloed op transacties met verbonden partijen, opzettelijke misleiding van accountants of andere beschuldigingen, nietwettige handelingen of fraude die tot gevolg kunnen hebben dat de jaarrekening een verkeerd beeld geeft of anderszins de financiële verslaggeving van uw gemeente aantast. Onze inschatting van risico’s en de, gedurende de werkzaamheden, geconstateerde bevindingen kunnen leiden tot een aanpassing of uitbreiding van onze werkzaamheden.

Onze conclusies en aanbevelingen met betrekking tot fraude en frauderisicofactoren zullen wij aan u rapporteren via het accountantsverslag of, indien de omstandigheden dat vragen, op andere wijze. Continuïteit 6

De jaarrekening wordt opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Uw taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen bij wet vast. Dat betekent dat uw voortbestaan in formele zin waarborgen kent. Desondanks dient het college van burgemeester en wethouders bij het opmaken van de jaarrekening af te wegen of de gemeente in staat is om de werkzaamheden en activiteiten in continuïteit voort te zetten. U dient gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de entiteit de activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toe te lichten in de jaarrekening. De specifieke beoordeling van het college van burgemeester en wethouders van de mogelijkheden van de gemeente om de continuïteit te handhaven in de voorzienbare toekomst wordt op schrift gesteld en omvat tenminste een periode van twaalf maanden te rekenen vanaf de verwachte datum van opmaak van de jaarrekening. Deze specifieke beoordeling is passend bij onder meer de mate van onzekerheid, de omvang en de complexiteit van de gemeente alsmede de aard en de toestand van de activiteiten en de mate waarin zij door externe factoren wordt beïnvloed. Factoren die van invloed kunnen zijn op deze beoordeling zijn bezuinigingen, voornemens tot herindeling en het toezichtsregime van de provincie.

In de controleverklaring rapporteren wij over de wijze waarop wij hebben ingespeeld op de geschiktheid van het hanteren door het college van burgemeester en wethouders en het management van de continuïteitsveronderstelling bij het opstellen en presenteren van de financiële overzichten en op gebeurtenissen of omstandigheden die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de entiteit om haar continuïteit te handhaven. Voor de informatie ter ondersteuning van ons oordeel zullen wij verwijzen naar eventuele toelichtingen in de financiële overzichten. Het is mogelijk dat naast de uitgevoerde werkzaamheden ook belangrijke waarnemingen en de uitkomsten van de werkzaamheden zullen worden gerapporteerd. Onze controlewerkzaamheden worden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. De rapportering over fraude en continuïteit wordt opgenomen ter ondersteuning van ons oordeel over de jaarrekening en houdt geen afzonderlijk oordeel of conclusie in over deze aangelegenheden. Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders en de Raad zijn verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle weten regelgeving.

Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het bestuur of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij verzoeken u schriftelijk te bevestigen dat u alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle bij u bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden.

3. Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij tenminste in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een accountantsverslag.

7

Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de Raad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, bestaande uit: de jaarrekening, het jaarverslag, de overige gegevens en eventuele andere informatie. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de controleverklaring. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid. Het verslag aan de Raad heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten. Tussentijds brengen wij, indien nodig, de Raad mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Wij zullen tevens een managementletter uitbrengen met bevindingen en aanbevelingen.

Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen. Communicatie met de Raad en het college van burgemeester en wethouders over alle aspecten van onze relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader rapporteren wij jaarlijks aan u onder meer over de volgende aspecten: •

Bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw organisatie.

•

In rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in de categorieën controle en overige dienstverlening door onze organisatie.

•

Bijzonderheden over relaties tussen uw organisatie en onze organisatie die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

•

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.

•

Overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid.

Optreden accountant in openbare vergaderingen Wij kunnen gevraagd worden aanwezig te zijn bij vergaderingen of besprekingen waarin de jaarrekening wordt behandeld en vastgesteld. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring bij de jaarrekening kunnen beantwoorden. Deze vragen kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente Tubbergen en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord, dan wel worden doorverwezen naar een lid van het college van burgemeester en wethouders. Voor ons optreden in deze vergadering ontslaat u ons voor de duur van de vergadering van onze geheimhoudingsplicht.

8

Wij verzoeken u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd, zijn ons eigendom. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Op grond van geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij zo spoedig mogelijk contact met u opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst.

Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels de reden nagaan waarom u uw instemming niet geeft. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de privacyverklaring op onze website (eshuis.com/privacyverklaring).

4. Honorarium Controle jaarrekening Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief de te maken kosten. Wij merken op dat de omvang van onze controlewerkzaamheden hoofdzakelijk wordt bepaald door de aard, omvang en complexiteit van uw organisatie, de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle, de overzichtelijkheid van de te controleren gegevens en de kwaliteit van de door u opgemaakte jaarrekening en bijbehorende controledocumentatie. Ons honorarium voor verrichte werkzaamheden zal periodiek in rekening worden gebracht op basis van de voortgang daarvan. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen. Ons honorarium bedraag € 66.400 exclusief btw. Dit

9

bedrag is gebaseerd op ons honorarium zoals opgenomen in de aanbestedingsdocumentatie bij TenderNedkenmerk 388118 en Referentienummer T24615. Tijdige beschikbaarheid van hoogwaardige controle-informatie bij aanvang van onze controle is cruciaal voor de efficiënte uitvoering van de werkzaamheden en daarmee onze mogelijkheden om aan de huidige kostenraming te kunnen voldoen. Daarvoor zullen wij tijdig voor de aanvang van de werkzaamheden een Lijst Op Te Leveren Stukken (LOTLS) verzenden naar de verantwoordelijke medewerkers van uw organisatie, waarin verdere details voor aanvang van de interimcontrole en de eindejaarscontrole worden overeengekomen. In het geval dat de informatie die wij opnemen in de met u overeengekomen LOTLS niet beschikbaar is voor aanvang van onze controle, en of de kwaliteit van de aangeleverde controle-informatie niet aan de verwachtingen voldoet, zullen wij met u in overleg treden over de wijze van uitvoering van de daarmee gepaard gaande extra werkzaamheden en het eventueel herplannen van onze controlewerkzaamheden. Het honorarium is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: •

Bij onze inschatting van de tijdsbesteding zijn wij uitgegaan van het reguliere activiteitenniveau en de organisatiestructuur bij de aanvang van het boekjaar.

•

De oplevering van balansdossiers is juist en volledig en vóór de start van balanscontrole gereed.

•

Dossierspecificaties conform de door ons aangeleverde checklist met op te leveren stukken worden digitaal bij ons aangeleverd.

•

Vertraging in de aanlevering van de door u uitgevoerde interne controles wordt tijdig bij ons gemeld zodat wij de impact op onze controleaanpak kunnen bepalen en zo nodig, in overleg met u, alternatieve werkzaamheden kunnen uitvoeren.

•

Het aantal taken dat ’t Rijk bij de gemeenten heeft belegd is in de afgelopen jaren toegenomen. Over deze taken dient de gemeente via de SiSa-bijlage verantwoording af te leggen. Een aantal van deze SiSaregelingen leidt tot meerjarige bestedingen en verantwoordingsvereisten. Actualiteiten leiden tot zowel doorlopende als nieuwe SiSa-regelingen. Op voorhand kunnen wij nu geen schatting maken om hoeveel regelingen dit gaat, en wat de concrete verantwoordingsvereisten zijn. Gelet op de bestedingen van voorgaande boekjaren bij uw gemeente ramen wij de kosten per regeling (zowel doorlopend als nieuw) op een bedrag van € 2.550. Indien de kosten hoger uitvallen van geraamd zullen wij tijdig contact met u opnemen.

5. Geldigheidsduur en Algemene Voorwaarden en Verwerkersovereenkomst De inhoud van deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Voor aanvullende (advies)opdrachten zullen wij in de regel een separate opdrachtbevestiging opstellen. Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing. Deze Algemene Voorwaarden zijn voor u beschikbaar onze website (eshuis.com/algemene-voorwaarden) of worden op aanvraag kosteloos toegezonden. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u deze voorwaarden te hebben ontvangen en te accepteren. Daarnaast zijn de voorwaarden ten aanzien van onze verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot deze opdracht van toepassing zoals die zijn opgenomen in onze

10

Verwerkersovereenkomst. Deze Verwerkersovereenkomst is voor u beschikbaar op onze website (eshuis.com/privacyverklaring). Ons kantoor kent een klachtenregeling. Indien u niet tevreden bent over onze dienstverlening kunt u zich wenden tot de klachtencoördinator. Deze is bereikbaar via het e-mailadres klachten@eshuis.com. De klachtenregeling vindt u op onze website (eshuis.com/klachtenregeling).

6. Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.

7. Ondertekening Met genoegen aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u een exemplaar van deze brief te voorzien van uw handtekening en te retourneren, ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van hetgeen wij overeenkwamen, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren.

Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V. Caroline Louise Willems 2025.09.17 10:30:25 +02'00'

drs. C.L. (Caroline) Willems RA

Voor akkoord getekend namens de Raad van de gemeente Aan de gemeenteraad door: Naam en functie Datum Handtekening

11