Bijlage Eshuis opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2021 Tubbergen.pdf

10.8 Indien Opdrachtgever niet binnen de hiervoor onder artikel 9.7 genoemde termijn, dan wel niet binnen de nader overeengekomen termijn heeft betaald, verkeert Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en heeft Opdrachtnemer, zonder dat een nadere sommatie of verdere ingebrekestelling is vereist, het recht om vanaf de vervaldag aan Opdrachtgever over het gefactureerde bedrag de wettelijke (handels)rente (ex artikel 6:119a BW) in rekening te brengen, tot aan de dag van algehele voldoening, een en ander onverminderd de verdere rechten van Opdrachtnemer. 10.9 Alle kosten, ontstaan ten gevolge van buitengerechtelijke en/of gerechtelijke incassering van de vordering, zijn voor rekening van Opdrachtgever, ook voor zover deze kosten de rechterlijke proceskostenveroordeling overtreffen. De buitengerechtelijke kosten zijn vastgesteld op ten minste 15% van het te vorderen bedrag, met een minimum van € 500,-. 10.10 Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van Opdrachtgever naar het oordeel van Opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft, is Opdrachtnemer gerechtigd van Opdrachtgever te verlangen dat deze (aanvullende) zekerheid stelt in een door Opdrachtnemer te bepalen vorm.

Indien Opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is Opdrachtnemer gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de Overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uit welken hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar. 10.11 In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn Opdrachtgevers, voor zover de Werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het gehele factuurbedrag. 10.12 Klachten of bezwaren tegen de hoogte van de ingediende facturen schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

5

Artikel 11 Klachten (bezwaren) 11.1 Klachten met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen op straffe van verval van alle aanspraken zijdens Opdrachtgever schriftelijk binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover Opdrachtgever klaagt, dan wel binnen 30 dagen na de ontdekking van het gebrek, de fout of de tekortkoming, indien Opdrachtgever aantoont dat het gebrek, de fout of tekortkoming redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan Opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt. 11.2 Klachten als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op, behoudens voor zover Opdrachtnemer te kennen heeft gegeven dat de klacht gegrond wordt geacht. 11.3 In geval van een terecht uitgebrachte klacht heeft Opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde Werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door Opdrachtgever reeds betaalde honorarium. Artikel 12 Aansprakelijkheid en vrijwaring 12.1 Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een (samenhangende serie van) tekortkoming(en) in de uitvoering van de Opdracht.

Deze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat volgens de aansprakelijkheidsverzekeraar van Opdrachtnemer voor het betreffende geval wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel door Opdrachtnemer uit hoofde van de verzekering te dragen eigen risico. - Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot het bedrag van het voor de uitvoering van de Opdracht in rekening gebrachte honorarium. - Indien de Opdracht een duurovereenkomst betreft met een looptijd van meer dan een jaar, dan wordt het hiervoor bedoelde bedrag gesteld op driemaal het bedrag van het honorarium dat in de twaalf maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade in rekening is gebracht aan de Opdrachtgever. In geen geval zal de totale vergoeding op grond van dit artikel meer bedragen dan € 300.000, per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis, tenzij partijen –gezien de omvang van de opdracht of de risico’s die met de opdracht gepaard gaan- reden zien om bij het aangaan van de Overeenkomst af te wijken van dit maximum en dit schriftelijk hebben vastgelegd.

12.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor: - bij Opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van de verstrekking van onjuiste of onvolledige gegevens of informatie door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer, of anderszins het gevolg is van een handelen of nalaten van Opdrachtgever; - bij Opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van een handelen of nalaten van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden (hulppersonen, werknemers van Opdrachtnemer daaronder niet begrepen), ook indien deze werkzaam zijn bij een met Opdrachtnemer verbonden organisatie; - bij Opdrachtgever of derden ontstane bedrijfs-, indirecte, gevolg of strafschade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van Opdrachtgever en winstderving; - bij Opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van het mogelijk overschrijden van inleveringstermijnen van jaarrekeningen, belastingaangiften of formulieren indien de oorzaak daarvan niet aan Opdrachtnemer kan worden toegewezen. 12.3 In geval van schade zijdens Opdrachtgever, is Opdrachtgever gehouden om onmiddellijk schade beperkende maatregelen te treffen en Opdrachtnemer per omgaande schriftelijk te informeren omtrent de schade op straffe van verval van een (schade)vordering op Opdrachtnemer.

12.4 Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van Opdrachtgever ongedaan te maken of te beperken door herstel of verbetering van het gebrekkige product. 12.5 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of tenietgaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens vervoer of verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens Opdrachtgever, Opdrachtnemer of derden. Tijdens de uitvoering van de Opdracht kunnen partijen, op verzoek van Opdrachtgever, door middel elektronische middelen met elkaar communiceren. Partijen zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder -maar niet beperkt tot- schade ten gevolge van nietaflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover schade het gevolg is van opzet of grove schuld.

Partijen zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s. De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de ontvanger. 12.6 Opdrachtgever en/of aan Opdrachtgever gelieerde (rechts)personen zullen eventuele vorderings-en verhaalsrechten uitsluitend uitoefenen tegen Opdrachtnemer en niet tegen de (bestuurders van) aandeelhouders, bestuurders of werknemers van Opdrachtnemer. 12.7 Wordt de Opdracht uitgevoerd ten behoeve van (rechts)personen, dan geldt de onderhavige beperking van de aansprakelijkheid ten aanzien van de Opdracht voor alle betrokken (rechts)personen gezamenlijk.

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

6

Artikel 13 Overige vrijwaringen 13.1 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer (en al degenen die namens Opdrachtnemer werkzaam inzake Opdrachtnemer) tegen alle aanspraken van derden die bij de organisatie van Opdrachtgever betrokken zijn, welke direct en/of indirect met de uitvoering van de Opdracht samenhangen. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer in het bijzonder tegen vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij Opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van Opdrachtnemer. De vrijwaring heeft mede betrekking op alle schade en (proces)kosten die Opdrachtnemer in verband met een aanspraak lijdt of maakt. 13.2 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval Opdrachtnemer op grond van wettelijke bepalingen en/of zijn beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn, gevraagd dan wel ongevraagd, informatie te ontvangen, welke Opdrachtnemer in de uitoefening van de opdracht van Opdrachtgever of derden heeft ontvangen.

Artikel 14 Vervaltermijn Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van Opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens Opdrachtnemer in verband met het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer, in ieder geval na één jaar na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden. Deze termijn betreft niet de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de daartoe bevoegde instantie(s) voor de klachtbehandeling en/of Raad voor Geschillen. Artikel 15 Beëindiging overeenkomst 15.1 Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen de Overeenkomst te allen tijde, met inachtneming van een redelijke opzeggingstermijn, door opzegging beëindigen. Indien de Overeenkomst eindigt voordat de opdracht is voltooid, is het bepaalde onder artikel 12, tweede en derde lid van deze algemene voorwaarden van toepassing.

15.2 Indien in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, komt partijen de bevoegdheid tot ontbinding van de Overeenkomst toe indien: - de andere partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een wezenlijke verplichting uit hoofde van de overeenkomst en de andere partij ter zake daarvan in verzuim is (ex artikel 6:81 BW); - de andere partij niet in staat is haar schulden te voldoen; - een curator, bewindvoerder of vereffenaar is benoemd; en, - indien de ander partij een schuldsanering treft. 15.3 Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden medegedeeld. 15.4 Indien en voor zover Opdrachtnemer de Overeenkomst door opzegging beëindigt, is hij gehouden Opdrachtgever gemotiveerd mede te delen welke redenen ten grondslag liggen aan de opzegging en al datgene te doen wat de omstandigheden in het belang van Opdrachtgever eisen. 15.5 Opdrachtnemer behoudt bij beëindiging van de overeenkomst op basis van artikel 15.1 of 15.2 van deze algemene voorwaarden aanspraak op betaling van facturen voor reeds verrichtte werkzaamheden en eventueel in overleg nog te verrichten werkzaamheden. De betalingsverplichting van Opdrachtgever wordt op het moment van de beëindiging van de overeenkomst direct en volledig opeisbaar.

15.6 In het geval Opdrachtgever de Overeenkomst beëindigt op basis van artikel 15.1 of 15.2 van deze algemene voorwaarden, is Opdrachtgever verplicht alle schade en kosten aan de zijde van Opdrachtnemer te vergoeden. Onder deze schade en kosten vallen in ieder geval, doch niet uitsluitend, alle door Opdrachtnemer in verband met de (toekomstige) Werkzaamheden gemaakte kosten en gedane investeringen alsmede het bezettingsverlies en winstderving. 15.7 In het geval Opdrachtnemer de Overeenkomst beëindigt op basis van artikel 15.2 van deze algemene voorwaarden, is Opdrachtgever verplicht alle schade en kosten aan de zijde van Opdrachtnemer te vergoeden. Onder deze schade en kosten vallen in ieder geval, doch niet uitsluitend, alle door Opdrachtnemer in verband met de (toekomstige) Werkzaamheden gemaakte kosten en gedane investeringen alsmede het bezettingsverlies en winstderving.

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

7

Artikel 16 Bewaring en eigendom van het dossier Opdrachtnemer houdt ter zake van de Opdracht van Opdrachtgever een dossier aan. Het dossier wordt bewaard gedurende een periode in overeenstemming met de wettelijke bepalingen en beroepsregels inzake bewaartermijnen. De dossiers zijn eigendom van Opdrachtnemer. Het bepaalde in artikel 6, 7 en 8 in deze algemene voorwaarden is, voor zover aan de orde, van toepassing op de bewaring van het dossier. Artikel 17 Opschortingsrecht Opdrachtnemer heeft het recht om de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van bescheiden of andere zaken aan Opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen op Opdrachtgever volledig zijn voldaan. Opdrachtnemer mag de verplichting tot afgifte van Bescheiden pas weigeren nadat een zorgvuldige belangenafweging heeft plaatsgevonden. Artikel 18 Non-sollicitatie Partijen zullen tijdens de uitvoering van de Werkzaamheden en binnen één jaar na beëindiging van de Overeenkomst geen bij de Werkzaamheden betrokken personen van de wederpartij in dienst nemen of anderszins werkzaamheden laten verrichten dan wel daarover met deze personen over onderhandelen, behoudens voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de wederpartij.

Artikel 19 Nawerking Alle rechten en plichten die voortvloeien uit de Overeenkomst tussen partijen die naar hun strekking bedoeld zijn om na beëindiging van de Overeenkomst te blijven gelden, blijven na de beëindiging onverkort van kracht tussen partijen. Artikel 20 Overdracht rechten en plichten Geen van de partijen bij de Overeenkomst is gerechtigd om de rechten en plichten voortvloeiend uit of verband houdende met de Overeenkomst, zonder schriftelijke toestemming van de andere partij, over te dragen aan een derde behoudens het bepaalde in deze algemene voorwaarden. Artikel 21 Toepasselijk recht en forumkeuze 21.1 Op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. 21.2 Alle geschillen die verband houden met Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer haar statutaire zetel heeft, tenzij partijen anders zijn overeengekomen.

Maart 2019

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

8

Registeraccountants

Bijlage 2: Verwerkersovereenkomst VERWERKERSOVEREENKOMST van toepassing op de opdrachten aan: ESHUIS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS B.V., ESHUIS REGISTERACCOUNTANTS B.V. en ESHUIS PERSONEELSDIENSTEN B.V. en de aan haar gelieerde vennootschappen gevestigd te Almelo hierna te noemen opdrachtnemer/verwerker gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en fabrieken te Enschede onder nrs. 06082123, 08151214 en 08151515 Artikel 1 Definities In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder: 1. Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaakt. 2. Verwerker: ESHUIS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS B.V., ESHUIS REGISTERACCOUNTANTS B.V., ESHUIS PERSONEELSDIENSTEN B.V. en/of een aan hen gelieerde vennootschap die de Overeenkomst sluit en deze verwerkersovereenkomst hanteert. Alle Overeenkomsten komen, met uitsluiting van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, tot stand met Opdrachtnemer en worden uitsluitend door Opdrachtnemer uitgevoerd. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke dan wel stilzwijgende bedoeling is van Opdrachtgever dat de Werkzaamheden door een bepaald persoon of bepaalde personen zullen worden uitgevoerd, eveneens Opdrachtnemer. 3.

Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1. 4. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke. 5. Opdrachtnemer: ESHUIS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS B.V., ESHUIS REGISTERACCOUNTANTS B.V., ESHUIS PERSONEELSDIENSTEN B.V. en/of een aan hen gelieerde vennootschap die de Overeenkomst sluit en deze verwerkersovereenkomst hanteert. Alle Overeenkomsten komen, met uitsluiting van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, tot stand met Opdrachtnemer en worden uitsluitend door Opdrachtnemer uitgevoerd. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke dan wel stilzwijgende bedoeling is van Opdrachtgever dat de Werkzaamheden door een bepaald persoon of bepaalde personen zullen worden uitgevoerd, eveneens Verwerker. 6. Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden. 7. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging. 8.

Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging. 9. Subverwerker: een derde partij waaraan Verwerker (een deel van) zijn werkzaamheden inclusief daaraan verbonden verplichtingen uitbesteedt. Artikel 2 Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst 1. Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle Gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Opdrachtnemer voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen Gegevens. 2. Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens zoals omschreven in Annex 1. 3. Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke. 4. Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker. 5.

Op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, waaronder aanbiedingen alle offertes, opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd, waarbij Opdrachtnemer zich verbindt/zal verbinden om Werkzaamheden te verrichten voor Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden, zijn de Algemene voorwaarden van toepassing, naar welke vanuit deze verwerkersovereenkomst wordt verwezen en integraal onderdeel uitmaken van de Opdrachtbevestiging. Tevens kunnen deze Algemene Voorwaarden op de website van Opdrachtnemer worden ingezien (www.eshuis.com/over-eshuis/contact/algemene-voorwaarden).

1

Registeraccountants

Artikel 3 Reikwijdte verwerkersovereenkomst 1. Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 en in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst. 2. Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken. 3. De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten. 4. De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. 5. Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte. Artikel 4 Verplichting Verantwoordelijke Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt. Artikel 5 Geheimhouding 1.

Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 2. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Artikel 6 Geen verdere verstrekking Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan onder de genoemde regelgeving. Artikel 7 Beveiligingsmaatregelen 1.

Rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van uitvoering, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de waarschijnlijkheid en ernst van uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zijn in Annex 2 bepaald. 2. Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Artikel 8 Toezicht op naleving 1. Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn en voor eigen rekening, een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij de Verantwoordelijke. 2. Verwerker zal in het kader van lid 1. aan Verantwoordelijke, danwel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde, in ieder geval: - alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken; - toegang verlenen tot alle gebouwen, informatiesystemen en Gegevens. 3.

Verwerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke eenmaal per jaar een rapportage aan Verantwoordelijke waarin Verwerker informeert over de stand van de beveiligingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 7. 4. Verantwoordelijke en Verwerker zullen naar aanleiding van hiervoor benoemde rapportage met elkaar in overleg treden om eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke nadere beveiligingsmaatregelen treffen om geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen. Artikel 9 Datalek 1. Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke

2

Registeraccountants

2.

en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen. Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

Artikel 10 Subverwerkers 1. Indien Verwerker op grond van de Overeenkomst zijn verplichtingen mag uitbesteden aan derden, legt Verwerker aan de betreffende derde deze verwerkersovereenkomst op, danwel sluit Verwerker met deze Subverwerker een (sub)verwerkersovereenkomst betreffende de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de Subverwerker. 2. Indien Verwerker geen voorafgaande toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan vraagt Verwerker voorafgaande toestemming voor het inschakelen van de Subverwerker. Artikel 11 Aansprakelijkheid 1. Verwerker is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in artikel 82. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is bepaald en met verwijzing naar artikel 12. Algemene Voorwaarden, voor schade of nadeel die aan hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze verwerkersovereenkomst en/of niet-nakoming van verplichtingen door Verwerker onder deze verwerkersovereenkomst. 2. Verantwoordelijke staat er voor in dat de verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n). 3. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door Verantwoordelijke niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving.

Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die Verwerker in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Verwerker wordt opgelegd ten gevolge van het handelen van Verantwoordelijke. 4. De in de onderliggende opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Verwerker is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Overeenkomst, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Overeenkomst en /of de Onderliggende opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden. 5. Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verantwoordelijke Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekort schieten in de nakoming van haar verplichtingen. Artikel 12 Medewerkingsplicht 1.

Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens. 2. Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert, voor zover deze niet strijdig zijn met wet- en regelgeving, zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke. Artikel 13 Duur en beëindiging 1. Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing. 2.

Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde Gegevens moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze Gegevens binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht. 3. Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de Gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan. 4. Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

3

Registeraccountants

Artikel 14 Nietigheid Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd. Artikel 15 Toepasselijk recht en forumkeuze 1. Op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing. 2. Alle geschillen die verband houden met Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft. 3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.

Mei 2018

4

Registeraccountants

ANNEX 1 - GEGEVENS EN DOELEINDEN De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder (maar niet uitsluitend) kunnen vallen salarisadministratie, financiële/fiscale verslaglegging alsmede projecten in het kader van audit & assurance en advies: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

Naam (initialen, voor- en achternaam, titelatuur) Telefoonnummers E-mailadres Geboortedatum en -plaats Adres, Woonplaats Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé BSN van (personeelsleden van) Verantwoordelijke

In kader van personeelsadministratie (Personeelsdossiers) 9) Arbeidsovereenkomsten en andere aanstellingsdocumenten 10) Deelname aan (werkgevers-)regelingen, zoals pensioen, verzekeringen etc. 11) Salarisinformatie en salarishistorie 12) Functienaam en functieprofielen 13) Re-integratiedossier / Correspondentie UWV 14) Verslaglegging omtrent functioneren / beoordeling 15) Diploma’s, deelnamecertificaten, studieregeling 16) Uren- en verlofregistratie 17) Persoonlijkheidstesten of assessments

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval: a) de werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker; b) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel Subverwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem; c) het gegevens- en technische beheer, ook door een Subverwerker; d) de hosting, ook door een Subverwerker.

5

Registeraccountants

ANNEX 2 - BEVEILIGINGSMAATREGELEN De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:            

Backup- en herstelprocedures Beveiliging van netwerkverbindingen Bevoegdheden zijn toegewezen aan de personen die belast zijn met de uitvoering van de verwerking Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht naar externe partijen Geïmplementeerd beveiligingsbeleid Geïmplementeerde gedragscode Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten en arbeidsvoorwaardenreglement Indringeralarm Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes Controle van toegang tot de persoonsgegevens Subverwerkersovereenkomsten met derden Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden

6

Registeraccountants

Bijlage 3: Programma van eisen In dit programma van eisen zijn de afspraken vastgelegd die zijn gemaakt tussen Gemeente Tubbergen en Eshuis Registeraccountants over de specifieke aspecten van de accountantscontrole 2021. Dit programma van eisen is integraal onderdeel van de opdrachtbevestiging. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a.

De toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening. De gemeenteraad kan lagere percentages vaststellen. Wij adviseren de percentages te hanteren die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Bij uw gemeente is de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de percentages genoemd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de totale brutolasten) en voor onzekerheden 3% (3% van de totale brutolasten). De tolerantie wordt achteraf op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald.

b.

De uit te voeren aanvullende controles alsmede de rapportage daarover. Aanvullend uit te voeren specifieke controles worden in een pre-auditgesprek voorafgaand aan de controle schriftelijk aan Eshuis Registeraccountants voorgesteld. Indien mogelijk passen wij deze onderwerpen in onze controle in. Indien de ingebrachte onderwerpen tot extra werkzaamheden en kosten leiden, dienen wij dit onder vermelding van de raming van de kosten tijdens het pre-auditgesprek of voorafgaand aan de controle kenbaar te maken. Deze onderwerpen kunnen zowel betrekking hebben op werkzaamheden bij de tussentijdse als bij de jaarrekeningcontrole.

c.

Rechtmatigheidscontrole. Bijzonder aspect in de controle is de toetsing van de rechtmatigheid. De controleverklaring geeft namelijk niet alleen een oordeel over de (financiële) getrouwheid van de jaarrekening, maar ook over de (financiële) rechtmatigheid daarvan. Dat houdt in dat een afgewogen oordeel moet worden gegeven over de mate waarin baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving en verordeningen van de gemeenteraad en spelregels. De toetsing van de rechtmatigheid zal om redenen van efficiency zoveel mogelijk teruggrijpen op de rechtmatigheidsbeoordeling zoals die in opdracht van het college van burgemeester en wethouders wordt uitgevoerd. Daarnaast zullen wij de beoordeling van de rechtmatigheid zoveel mogelijk incorporeren in de werkzaamheden die wij voor de beoordeling van de getrouwheid uitvoeren. Voor de controle op de rechtmatigheid is een actueel normenkader en toetsingskader noodzakelijk. Het normenkader bevat zowel externe als interne wet- en regelgeving en is aangepast aan de actuele, voor 2021 van toepassing zijnde regelgeving voor uw gemeente. De verordeningen en besluiten van de gemeenteraad zijn daarnaast bezien op de daarin gestelde voorwaarden en uitgewerkt in een toetsingskader.

Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden.

d.

Het pre-auditgesprek. Het pre-auditgesprek vindt plaats met de algemeen directeur/bestuurssecretaris, de concerncontroller en de strategisch financieel adviseur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen.

e.

De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie bedraagt € 100.000. Posten van de jaarrekening met afwijkende rapporteringstoleranties worden voorafgaand aan de controle aan de accountant kenbaar gemaakt, tenzij wettelijk anders is bepaald. Voor 2021 zijn geen bijzondere jaarrekeningposten door de gemeenteraad benoemd. In het accountantsverslag wordt aandacht besteed aan onder meer de volgende onderwerpen: 1. verslaggeving: rapporteringswaardige afwijkingen van het BBV; 2. bevindingen die de (afgesproken) goedkeuringstoleranties overschrijden; 3. de vraag of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maakt. Hierbij besteden wij op hoofdlijnen aandacht aan de in de management-letter genoemde aspecten; 4. bevindingen die qua financiële omvang groter zijn dan de rapporteringstolerantie en opmerkingen die een duidelijke toegevoegde waarde voor de informatie in de jaarrekening hebben, maar niet de afgesproken toleranties overschrijden; 5. de strekking van de controleverklaring. Als de strekking van onze controleverklaring anders is dan goedkeurend, geven wij een toelichting op de redenen, waaronder bevindingen die de afgesproken goedkeuringstoleranties overschrijden;

f.

Het aanspreekpunt voor de accountant. Namens de gemeenteraad treedt de concerncontroller op als eerste aanspreekpunt voor de accountant.

7

Bijlage 4: Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium voor Gemeente Tubbergen Boekjaar eindigend op 31 december 2021 Het verwachte honorarium voor Gemeente Tubbergen is gebaseerd op bepaalde veronderstellingen. Tijdens de opdracht zouden zich bepaalde omstandigheden kunnen voordoen die een belangrijke invloed zouden kunnen hebben op de nagestreefde data van voltooiing en op het verwachte honorarium. Als gevolg hiervan zouden additionele honoraria noodzakelijk kunnen zijn. Zulke omstandigheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende: Het verwachte honorarium voor Gemeente Tubbergen is gebaseerd op bepaalde veronderstellingen. Tijdens de opdracht zouden zich bepaalde omstandigheden kunnen voordoen die een belangrijke invloed zouden kunnen hebben op de nagestreefde data van voltooiing en op het verwachte honorarium. Als gevolg hiervan zouden additionele honoraria noodzakelijk kunnen zijn. Zulke omstandigheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende: 1.

Op verzoek van Gemeente Tubbergen aangebrachte veranderingen in de planning van de opdracht. Veranderingen in de planning van de opdracht vereisen gewoonlijk het opnieuw toewijzen van Eshuis-personeel. Echter, omdat het vaak moeilijk is om personen opnieuw toe te wijzen aan andere opdrachten, kan dit voor Eshuis resulteren in onverwachte kosten.

2.

Niet alle voor de controle benodigde onderbouwingen en door Gemeente Tubbergen op te leveren stukken zijn (a) op de verzochte datum door Gemeente Tubbergen verstrekt, (b) gecompleteerd in een voor Eshuis acceptabel formaat, (c) mathematisch correct, en/of (d) in overeenstemming met de administratie (bijvoorbeeld grootboekrekeningen). Eshuis zal een aparte lijst van benodigde schema’s en termijnen aan Gemeente Tubbergen verstrekken.

3.

Elektronische bestanden in het juiste formaat met daarin de opgevraagde informatie worden door Gemeente Tubbergen niet tijdig verstrekt voor onze bestandsanalyseprogramma’s. Eshuis zal een aparte lijst van benodigde elektronische bestanden en termijnen waarop deze bestanden nodig zullen zijn aan Gemeente Tubbergen verstrekken.

4.

Belangrijke nieuwe vraagstukken of veranderingen zoals: a. significante nieuwe verslaggevingsvraagstukken die een ongebruikelijke hoeveelheid tijd behoeven om opgelost te worden; b. significante wijzigingen in het verslaggevingsbeleid in vergelijking met eerdere jaren; c. significante wijzigingen of transacties die zich voordoen voorafgaand aan de afgifte van onze rapportages; d. significante wijzigingen in het personeel van de financiële administratie, zijn verantwoordelijkheden of zijn beschikbaarheid. e. wijziging in het risicoprofiel van de gemeente welke omstandigheden bevat maar niet beperkt zijn tot significant tegenvallende presentaties, schending van afspraken en doorbreken van bancaire-convenanten, wijzigingen in financiering en/of aanvraag van ‘waivers’.

5.

Significante vertragingen in de door Gemeente Tubbergen geleverde assistentie bij de uitvoering van de opdracht of vertragingen in de oplevering van documentatie door Gemeente Tubbergen als verzocht door Eshuis. Alle facturen, contracten en andere documenten die wij nader zullen opvragen, worden niet (tijdig) gelokaliseerd of niet voor ons makkelijk toegankelijk gemaakt door het personeel van Gemeente Tubbergen.

6.

In het huidige jaar ontstane vermindering van de kwaliteit van de administratie van Gemeente Tubbergen in vergelijking met de opdracht van het voorafgaande boekjaar.

7.

Gemeente Tubbergen voorziet ons niet van een grootboek in hetzelfde formaat als de jaarrekening, met verwijzingen naar de onderliggende bescheiden (per grootboekrekeningnummer). Niet alle journaalposten zijn verwerkt in het door ons ontvangen grootboek. Gemeente Tubbergen heeft geen met het grootboek en de onderliggende documenten (voor toelichtingen en kasstroomoverzichten) aansluitende conceptjaarrekening opgesteld.

8.

Gedurende de controle wordt een grote hoeveelheid aan controlecorrecties geïdentificeerd.

9.

Wijzigingen in de reikwijdte van onze controle die zijn veroorzaakt door gebeurtenissen buiten onze macht.

10. Te late betaling van onze facturen.

Bijlage 4: Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium voor Gemeente Tubbergen

1