Bijlage Accountantsverslag 2023.pdf
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2023
24 JUNI 2024
Aan de gemeenteraad van de gemeente Tubbergen Postbus 30 7650 AA TUBBERGEN
Kenmerk: 1008673-2023-ACV
Datum 24 juni 2024
Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van gemeente Tubbergen aan. Onze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 29 september 2023. Dit verslag gaat in op onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2023.
Ons kenmerk ACV2023 Behandeld door G.C. Helminck RA MSc EMA
Almelo, 24 juni 2024 Geachte leden van de gemeenteraad,
Dit accountantsverslag en de daarin opgenomen bevindingen zijn op 24 april 2024 in concept besproken met de bestuurssecretaris, de concerncontroller en de strategisch adviseur financiën de gemeente Tubbergen. De bespreking met de auditcommissie heeft op 27 mei 2024 plaatsgevonden.
De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Tubbergen. Bij deze jaarrekening zullen wij op 24 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld afgegeven. Wij bedanken de medewerkers van gemeente Tubbergen voor de open en constructieve wijze van samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V. was getekend: drs. C.L. (Caroline) Willems RA Partner
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
2
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie
▪ Managementsamenvatting controle 2023
4
▪ Belangrijkste bevindingen uit onze controle
9
▪ De financiële positie
24
▪ Organisatie
26
▪ IT-audit
28
▪ Overige aangelegenheden
30
▪ Bijlagen
34
▪ Bijlage 1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen
Organisatie
▪ Bijlage 1b: Onzekerheden in de controle ▪ Bijlage 1c: In de controle opgenomen aanpassingen
IT-audit
▪ Bijlage 1d: Tekortkomingen in de toelichtingen ▪ Bijlage 2: Fraude
Overig
▪ Bijlage 3: Opdrachtvoorwaarden en wijzigingen verslaggevingsregels ▪ Bijlage 4: Materialiteit
Bijlagen
▪ Bijlage 5: Onafhankelijkheidsbevestiging ▪ Bijlage 6: Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 ▪ Bijlage 7: Toelichting financiële kengetallen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
3
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Oordeel en materialiteit
• •
Wij hebben een goedkeurend oordeel bij de jaarrekening 2023 afgegeven. In het controleprotocol is een goedkeuringstolerantie opgenomen van 1% van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) met betrekking tot fouten in de jaarrekening. Voor de jaarrekening 2023 bedraagt de materialiteit € 702.000. Met betrekking tot onzekerheden in de controle geldt een goedkeuringstolerantie van 3%, dat is € 2.106.000. Voor de rapporteringstolerantie geldt dat deze door de gemeenteraad is gesteld op een absoluut bedrag van € 100.000 voor fouten en onzekerheden.
Pagina 34
De financiële positie ultimo 2023 is verbeterd ten opzichte van 2022. Met name het gevolg van het positieve resultaat over 2023 ad. € 1,4 miljoen. Het weerstandsvermogen bedraagt € 5,2 miljoen. De weerstandscapaciteit is ruim hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s ad € 3,3 miljoen.
Pagina 17
Pagina 22
Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen
• Financiële positie
• •
Financiële positie Organisatie
Rechtmatigheidsverant woording
•
Wij hebben de rechtmatigheidsverantwoording gecontroleerd op haar getrouwheid in lijn met de handreiking 1152 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. In lijn met deze handreiking hebben wij afzonderlijke werkzaamheden gedaan op de werkzaamheden van de VICfunctie, op het voorwaarde-, M&O-, en begrotingscriterium. Voor verdere toelichting verwijzen wij naar de paragraaf “Rechtmatigheid.”
Overige Gemeente-specifieke onderwerpen
•
Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2023 geconstateerd. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 niet strijdig zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2023 van de gemeente Tubbergen voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Conform de afspraken met onze beroepsvereniging hebben wij het anti-cumulatiebeding voor de WNT niet gecontroleerd en dit ook gemeld in de controleverklaring.
IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
•
5
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Interne beheersing
•
Pagina 22
Inhoudsopgave Samenvatting
•
Bevindingen Financiële positie Controleproces
Bij de start van de controle waren de jaarstukken voor wat betreft getrouwheid nagenoeg gereed conform verwachting en was het controledossier compleet, met uitzondering van de onderbouwingen bij de grondexploitaties, de voorziening achterstallig onderhoud en de SiSa-bijlage. Wij hebben de eerste selecties aan het begin van onze controle uitgezet, gevolgd door het verder aanscherpen van onze vragen. Wij monitoren samen met u het verloop van de controle via ons portaal YouProvide. Deze acties hebben bijgedragen aan het voorspoedige verloop van het controleproces voor wat betreft het onderdeel getrouwheid.
Kwaliteit verslaggeving
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Pagina 10
Schatkistbankieren
Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor uw gemeente geldt voor 2023 per kwartaal een limiet van € 1,0 miljoen. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de over- dan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2023 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat de gemeente Tubbergen in geen van de kwartalen een overschrijding laat zien.
Pagina 9
Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
In het najaar 2023 hebben wij onze interimcontrole uitgevoerd. Tijdens deze interimcontrole richten wij ons vooral op de opzet en bestaan van de administratieve organisatie. Onze bevindingen hebben wij in een managementletter aan het college en de auditcommissie gerapporteerd. Onze algemene indruk van de gehele administratieve organisatie en interne beheersing binnen en buiten de gemeente Tubbergen is positief. Tijdens de werkzaamheden voor de 2023 jaarrekeningcontrole zijn voor gemeente Tubbergen de algemene IT beheersmaatregelen in opzet en bestaan beoordeeld van de meest kritische applicaties rond het sociaal domein, inkoopfactuurverwerking, belastingen en het grootboek, zoals belegd bij bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen. Hiervoor hebben wij diverse General IT Controls rond de relevante informatiesystemen getoetst. Deze beheersing laat een adequaat volwassenheidsniveau zien.
6
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Grondexploitatie
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten met betrekking tot de grondexploitatie bepaalt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel. De uitgangspunten voor de grondexploitatie achten wij acceptabel, met uitzondering van de ramingen voor de nog te maken kosten in een aantal materiële grondexploitaties. Door de gestegen rente en kosten zijn dit jaar een aantal lopende exploitaties herrekend.
Sociaal domein
•
Wij hebben net als voorgaande jaren in de zorguitkeringen in natura onzekerheden voor getrouwheid geconstateerd. Deze onzekerheden liggen in lijn met voorgaande jaren, en bedragen in uw gemeente circa € 1,4 miljoen.
Achterstallig onderhoud
•
Op basis van berichten in de media hebben wij signalen ontvangen dat er binnen de gemeente sprake kan zijn van achterstallig onderhoud op kunstwerken. In het BBV staat dat indien er sprake is van óf kapitaalvernietiging, óf schending van wettelijke normen óf onveilige situaties de lasten om dit te herstellen in het jaar van vaststelling ten laste van het resultaat moeten worden gebracht en opgenomen worden in een voorziening. Noch wij noch de gemeente hebben kunnen vaststellen dat dit in 2023 het geval is. Meerjarig zit de dekking al in de begroting, echter kunnen wij hiervan niet vaststellen of het deel wat potentieel toeziet op achterstallig onderhoud met als onveilige situaties en/of kapitaalvernietiging tot gevolg (voor een deel) in een voorziening ultimo 2023 opgenomen moet worden. Deze onzekerheid bedraagt € 133.000. Wij hebben dit bedrag opgenomen in de foutenevaluatie.
Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit
Referentie
Pagina 21
Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
7
Inleiding Inhoudsopgave
Wij hebben een controleverklaring met een goedkeurend getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening 2023 verstrekt. Wettelijk vereiste onderwerpen zoals verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude, wet het overtreden van wet- en regelgeving, uitvoering opdrachtvoorwaarden, onafhankelijkheid en verenigbaarheid jaarverslag met jaarrekening zijn door ons in de bijlagen bij dit accountantsverslag opgenomen.
Samenvatting
Controlewerkzaamheden grondexploitaties De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot
vier P’s: •
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn;
•
Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?
•
Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen?
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
De grondexploitatie is geactualiseerd
Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
De balanspost met de belangrijkste schattingselementen in de jaarrekening van de gemeente Tubbergen betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties). Deze balanspost is op grond van haar omvang ad - € 946.000 relevant voor de accountantscontrole, maar ook vanwege de schattingselementen die een rol spelen bij het ramen van de nog te realiseren opbrengsten ad € 6,4 miljoen en lasten ad € 6,2 miljoen. De nog te realiseren baten en lasten vormen tezamen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het resultaat van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien verwacht wordt dat het project verlieslatend is, en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. In 2023 is de voorziening op de verlieslatende complexen met circa € 0,8 miljoen toegenomen.
Bijlagen Ten behoeve van de waardering van de bouwgronden in exploitatie per balansdatum dient de gemeente per individuele grondexploitatie te bepalen of de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar de beste inschatting, terugverdiend zullen worden. Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
9
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
De 4 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’. De balanswaarde (boekwaarde minus de voorzieningen) van de grondexploitaties (BIE) is in 2023 gedaald van - € 0,6 miljoen tot -€ 0,9 miljoen. Dit is een daling van € 0,3 miljoen. Inkomsten en uitgaven liggen in lijn met elkaar. De winstname in 2023 zit met name op de complexen waarin ook de nodige verkopen hebben plaatsgevonden. Dit betreffen de Scholt 3, de Wirnte en Weemselerveld Fase 4. Hier tegenover staat dat de andere complexen die in de afgelopen jaren zijn geopend (Peddemors, Dannenkamp 5, Plan Kampboer en de School in Manderveen) meer geld gaan kosten om tot uitvoering te komen. Deze stijging zit met name in de hogere kosten voor materiaal ten behoeve van het bouw- en woonrijp maken. Het nieuwe complex in Reutum sluit tevens met een verlies, waarvoor in lijn met het BBV gelijk een voorziening getrokken moet worden (€ 484.000) Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties, zijnde vooral de uitgangspunten voor de planning (fasering), de programmering, het prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijgingen en de gehanteerde rekenrente, hebben wij het volgende in overweging genomen: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen; met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
De grondexploitaties zijn door u voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Planeconomen, civiele technici en wij hebben nadrukkelijk aandacht besteed aan de controle van de prognoses in de lopende materiële complexen, alsmede complexen met een minimaal resultaat. De herzieningen ultimo 2023 maken een deugdelijke indruk. Wat betreft de toegerekende rente en de disconteringsvoet wordt aangesloten bij de richtlijnen die het BBV hiervoor geeft. De gemeente heeft ervoor gekozen om vooruitlopend op de herziene notitie grondbeleid 2023 van de commissie BBV de omslagrente die ingerekend wordt in de exploitaties in lijn met die notitie te bepalen. Dit betekent dat de toe te rekenen rente hoger uitvalt. Voor sommige complexen betekent dit een voordeel, voor andere een nadeel.
10
Inleiding Inhoudsopgave
Dit is afhankelijk van de boekwaarde die aan het eind van het betreffende jaar op de balans staat. Voor wat betreft de plan- en beheerskosten en resterende looptijden van de woningbouwcomplexen wordt een voorzichtige houding ingenomen.
In heel Nederland stijgen de bouwkosten. Het is aan de gemeente om te kiezen of die kostenstijgingen voor rekening van de gemeente komen of doorberekend worden aan de koper van de grond. Risicoanalyse
Samenvatting
Naast het verloop van de balanswaarden is het verloop van de zogenaamde eindwaarde tenminste zo belangrijk. De eindwaarde is het resultaat dat uiteindelijk op de grondexploitaties wordt verwacht.
Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Per 31 december 2023 bedraagt de eindwaarde volgens de laatste prognoses afgerond € 0,3 miljoen nadelig. Hoewel op complexniveau een aantal verschillen te zien zijn, ligt de geprognosticeerde eindwaarde in totaal lager vergeleken met voorgaand boekjaar (2022: € 0,5 miljoen voordelig). De op de voorgaande pagina genoemde complexen met een voorziening drukken het resultaat. Met name de complexen de Hutten 2, de Scholt 3 en Weemselerveld fase 4 dragen bij aan de winstgevendheid van de complexen op einddatum. Bij de nieuwe complexen Plan Kampboer en de Bessentuin hebben wij geconstateerd dat de raming van de nog te maken kosten van vóór 2021 stamt. Hierdoor waren de kosten te laag geraamd. Het effect daarvan was € 47.000 respectievelijk € 31.000. Voor deze complexen heeft de gemeente de ramingen voor bouw- en woonrijp maken opgehoogd naar het niveau van een aannemelijke benchmark. Daarmee zijn de afwijkingen uit boekjaar 2022 voor boekjaar 2023 opgelost. Twee projecten zijn nagenoeg geheel afgerond. Deze kunnen naar verwachting in 2024 gesloten worden.
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier al contracten/overeenkomsten aan ten grondslag of niet). Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever wordt naarmate de doorlooptijd toeneemt. Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente:
•
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties.
•
Deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten.
•
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan11 en civiele kosten.
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons beoordeeld en als aannemelijk aangemerkt. Uit onze controle komt naar voren dat nagenoeg alle complexen conform of boven verwachting presteren. De kosten zijn voor de meeste complexen zijn ten opzichte van de ramingen lager uitgekomen doordat bepaalde activiteiten nog niet zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld omdat een kavel nog niet verkocht is of vanwege vertragingen als gevolg van bestemmingsprocedures. Alle door ons voor onderzoek geselecteerde afwijkingen van de begroting konden door de gemeente toereikend worden toegelicht. Alle door ons voor onderzoek geselecteerde afwijkingen van de begroting konden door de gemeente toereikend worden toegelicht.
De herzieningen worden jaarlijks geactualiseerd maar niet in alle gevallen aan de Raad ter goedkeuring voorgelegd. Wij adviseren de gemeente om in haar planning & control cyclus deze stap op te nemen, en bijvoorbeeld jaarlijks in maart van het jaar opvolgend op het lopend boekjaar de herzieningen ter goedkeuring aan de Raad voor te leggen.
De parameters en renteberekeningen zijn conform de voorschriften van het BBV. De belangrijkste parameters betreffen de grondprijzen, en deze worden jaarlijks via een aparte notitie vastgesteld door de raad. In principe worden alleen materiële aanpassingen in de herzieningen voorafgaand aan het afgeven van onze verklaring vastgesteld door de raad. Daar is voor boekjaar 2023 geen sprake van. Wij concluderen dat alle vereisten van het BBV zijn gevolgd en dat er geen aanwijzingen zijn dat de voorzieningen op de complexen verhoogd moeten worden.
Wij merken wel op dat de parameter voor de opbrengstenstijging laag is in relatie met de overspannen woningmarkt. Echter achten wij deze keuze wel passend binnen het meerjarenperspectief voor het grondbedrijf van de gemeente.
12
Inleiding Inhoudsopgave
Wij hebben geen ongecorrigeerde fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2023 geconstateerd
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT)
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS aan te leveren.
Voor gemeente Tubbergen geldt dat de griffier als topfunctionaris wordt aangemerkt. De gemeentesecretaris wordt voor de WNT verantwoord bij uw bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen. De bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2023 niet meer bedragen dan € 223.000 per jaar.
Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie
Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd.
Daarnaast dienen de salarissen openbaar gemaakt te worden van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2023 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.
IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Tijdens de controle hebben wij geen ongecorrigeerde financiële fouten of onzekerheden geconstateerd. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden wat betreft de specifieke uitkeringen is opgenomen in bijlage 6 van dit accountantsverslag.
Schatkistbankieren Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor gemeente Tubbergen geldt voor 2023 per kwartaal een limiet van € 1,0 miljoen. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de over- dan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2023 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat gemeente Tubbergen over 2023 geen overschrijdingen laat zien.
13
Sociaal Domein
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
De PGB-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met een oordeel met beperking bij de verantwoordingen 2023 verstrekt, vanwege rechtmatigheidsafwijkingen. Daardoor bestaat in beginsel onzekerheid over de door de gemeente Tubbergen verantwoorde PGB-bestedingen over 2023 van maximaal ca. € 193.000 (2022: € 232.000). Als gevolg van de fouten in de verantwoorde PGB-bestedingen in de jaarrekening 2023 van de SVB leidt dit tevens tot een afwijking in onze controle voor de getrouwheid. Deze afwijking is niet opgenomen in het (verplichte) overzicht van controleverschillen omdat deze kleiner is dan de rapportagedrempel € 100.000. Naast de PGB’s heeft de gemeente de bestedingen bij zorgaanbieders over 2023 in het kader van Jeugdwet en Wmo in veel gevallen een controleverklaring met gewaarmerkte productieverantwoording van de zorgaanbieders ontvangen en afstemming verricht met de in de eigen administratie geboekte uitbetalingen aan zorgaanbieders. De resterende onzekerheden in het Sociaal Domein in uw gemeente bedragen over 2023 circa € 1,4 miljoen (2022: € 1,1 miljoen).
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
14
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen
Sociaal Domein (vervolg)
Taakvelden (x €1.000)
In aanvulling op het verkrijgen van zekerheid ten aanzien van de zorgbestedingen binnen uw gemeente kijken wij ook naar de ontwikkeling van de zorgpopulatie en –bestedingen. De toelichting op de taakvelden biedt daarvoor in uw jaarrekening het nodige inzicht. Wij hebben hiernaast een nadere duiding opgenomen op de ontwikkeling van deze cijfers:
Maatwerkvoorzieningen (WMO)
Wat opvalt is dat de taakvelden in 2023 ten opzichte van 2022 een nadere specificering zijn ondergaan. Er is nog beter zichtbaar aan welke zorgproducten de gemeenten gelden hebben uitgegeven. Overall zijn de lasten gestegen met zo’n € 1,3 miljoen.
Dagbesteding (WMO)
Maatwerkdienstverlening 18+ Hulp bij het huishouden (WMO) Begeleiding (WMO)
Maatwerkdienstverlening 18Jeugdhulp begeleiding Jeugdhulp behandeling
Financiële positie Organisatie IT-audit
Voor een groot deel (circa € 0,2 miljoen) wordt deze stijging verklaard door nadere vergoedingen die de Twentse gemeente hebben gedaan aan de zorgaanbieders ter dekking van de gestegen kosten binnen de zorg CAO alsmede de inflationaire effecten. De algemene stijging van de regionale zorgtarieven bedraagt zo’n 4%, oftewel circa € 0,4 miljoen.
Jeugdhulp dagbesteding Jeugdhulp zonder verblijf overig Pleegzorg Gezinsgericht Jeugdhulp met verblijf overig
Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Afgelopen jaren is het percentage van jongeren met jeugdhulp in uw gemeente stabiel rond de 9%. Dit is in lijn met de landelijke ontwikkeling, namelijk dat één op de negen jongeren een zorgindicatie heeft. Waar de kosten voor de Jeugdhulp vorig jaar nog zo’n € 4,7 miljoen bedroegen komen deze voor 2023 uit op € 5,4 miljoen. Zoals u zelf al heeft toegelicht in de paragraaf Sociaal Domein is het aantal cliënten met de zwaarste zorgvorm toegenomen ten opzichte van voorgaand boekjaar. Hetzelfde effect is zichtbaar bij de WMO. Dit jaar bedragen de kosten zo’n € 6,4 miljoen tegenover € 5,8 miljoen vorig jaar. Deze stijging wordt voor een groot deel door de aantallen cliënten met een maatwerkarrangement verklaard; van 640 in 2022 naar 650 in 2023.
Jeugdhulp behandeling GGZ zonder verblijf Jeugdhulp crisis/LTA/GGZ-verblijf Geëscaleerde zorg 18+ Maatschappelijke- en vrouwenopvang (WMO) Geëscaleerde zorg 18Jeugdbescherming Jeugdreclassering Totaal:
2023
2022
1.198
860
0
4.899
2.165 2.305 686 0
4.100
1.637 746 606 188 194
1 816 748 126 0
167
34 0
450
310 8
11.768
10.476
15
Voorzieningen
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
(Achterstallig) onderhoud
De gemeente heeft onderzoek laten uitvoeren naar de staat van kunstwerken in de gemeente. In deze context zijn ‘kunstwerken’ bruggen en duikers. De gemeente heeft veel kleine bruggen waardoor het logisch is dat de gemeente hier onderzoek naar uit laat voeren; dat past ook bij een verantwoordelijke overheid zijn. Uit recente inspectieonderzoeken is naar voren gekomen dat de kunstwerken in uw gemeente op korte termijn de nodige aandacht verdienen. De uitkomsten van dit onderzoek zijn met de raad gedeeld, die budgetten beschikbaar heeft gesteld om het noodzakelijke onderhoud uit te voeren. In een aantal gevallen moet het kunstwerk geheel vervangen worden. In het rapport is te zien dat voor meerdere kunstwerken sprake is van beschadiging, soms enkelvoudig en soms cumulatief (dus meerdere soorten beschadigingen). De beschadigingen kunnen ontstaan zijn door verkeerd gebruik, bijvoorbeeld door te zware machines op de brug te laten rijden. De beschadigingen kunnen ook ontstaan omdat de gemeente het kunstwerk niet tijdig of afdoende heeft onderhouden. De verslaggevingsstandaard (het BBV) schrijft voor dat in het geval van achterstallig onderhoud een verplichting van de gemeente naar de burger ontstaat om de onderhoudsproblemen op te lossen. De burger heeft immers het recht op een veilige buitenomgeving.
Het BBV definieert achterstallig onderhoud als kapitaalvernietiging (normale levensduur wordt niet meer gerealiseerd), het niet behalen van het door de raad gewenste onderhoudsniveau en/of het ontstaan van een onveilige situatie.
In het kader van onze controle zijn wij gehouden om vast te stellen of er een voorziening moet worden opgenomen voor achterstallige onderhoud of niet. Wij hebben in overleg met de inhoudelijke experts de benodigde werkzaamheden in drie delen gesplitst: •
Een deel van de noodzakelijke werkzaamheden toeziet op klein herstel. Klein onderhoud hoort via het resultaat te lopen en komt niet in aanmerking voor het opnemen in een voorziening.
•
Een deel van de noodzakelijke werkzaamheden ziet toe op herstelwerkzaamheden die de gemeente op korte termijn gaat uitvoeren, maar dat onderdeel is van het gebruikelijke groot onderhoud. Bijvoorbeeld het repareren van verouderend beton om betonrot te voorkomen of het vervangen van leuningen aan het eind van de levensduur.
•
Het laatste deel gaat om kunstwerken waar sprake is van cumulatieve schade. Bijvoorbeeld én verouderd beton én verrotte damwanden of meerdere scheuren en verzakking in de constructie. Het herstel van deze schades bedraagt € 133.000. Vanuit de definitie van het BBV is er een (weerlegbaar) vermoeden dat dit achterstallig onderhoud is. Mogelijk kan de schade ook ontstaan zijn door overbelasting omdat zware machines over een brug rijden die daar niet voor ontworpen is. De gemeente wil dit zelf nog uitzoeken om aard en oorzaak te achterhalen.
.
16
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie
Voor de gemeente komt de discussie over wel of geen achterstallig onderhoud eigenlijk te vroeg. De onderzoeken lopen nog. Vanuit de verslaggeving moeten voorzieningen echter genomen worden zodra de omvang redelijkerwijs geschat kan worden. Voor de kunstwerken die vervangen moeten worden hoeft geen voorziening opgenomen te worden. Bestuurlijk heeft de gemeente juist gehandeld door de onderzoeken met de raad te delen en de benodigde onderhoudsbudgetten aan te vragen zodat het werk uitgevoerd kan worden. Voor de jaarverslaggeving is het onduidelijk of de onderzoeken tot een voorziening moeten leiden. Om deze laatste reden hebben wij het bedrag voor mogelijk achterstallig onderhoud als onzekerheid aangemerkt. De gemeente heeft besloten om hiervoor nog geen voorziening te vormen, waardoor het bedrag meeweegt in de foutenevaluatie. De onzekerheid is van zodanige omvang dat deze binnen de toleranties voor goedkeuring blijft. Wij hebben met de gemeente afgesproken om in het najaar van 2024 dit vraagstuk nogmaals te bespreken als er meer informatie is over de staat van de kunstwerken.
IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Zoals aangegeven heeft de gemeente de planning van de taken met betrekking tot het onderhoud van de openbare ruimte in 2024 opgepakt. De formatie op de afdeling openbare ruimte is opgeschaald en er zijn concrete plannen gemaakt om voorgaande tekortkomingen op te lossen. Wij zijn daarom van mening dat wij aan het eind van 2024 tot een inhoudelijke conclusie kunnen komen met de gemeente om dit vraagstuk op te lossen.
Voorziening wachtgeld en pensioenen De gemeente heeft in eerdere jaren onder de voorzieningen een aparte voorziening opgenomen voor wachtgeld en pensioenen voor onder andere wethouders. De gemeente heeft in deze voorziening tevens de toekomstige wachtgelden voor de voormalig burgemeester opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat de aanvraag tot niet-herbenoeming namens de voormalig burgemeester door de gemeente is ingediend bij het Rijk en akkoord is bevonden. Tevens hebben wij vastgesteld dat bij de raming van de toekomstige lasten in de voorziening door de salarisverwerker rekening is gehouden met de nieuwe dienstbetrekking van de voormalig burgemeester. Hiermee is niet alleen vastgesteld dat de voorziening op dit onderdeel toereikend is gevormd, maar dat de vorming hiervan ook conform wettelijke vereisten heeft plaatsgevonden. Afwaardering bijdrage in vaste activa in eigendom van derden
In voorgaande jaren heeft de gemeente Tubbergen besloten om in Manderveen een nieuwe gemeenschapsruimte te realiseren in samenwerking met de betreffende stichting en het schoolbestuur aldaar. In de jaren 2021 tot en met 2023 heeft de gemeente een bijdrage verstrekt aan het schoolbestuur voor deze multifunctionele accommodatie en heeft deze verantwoord onder immateriële vaste activa als bijdragen aan activa in eigendom van derden. Vorig jaar hebben wij de gemeente verzocht om de afschrijvingstermijnen van de gemeente op dit immaterieel vast actief in lijn te brengen met de afschrijvingstermijnen bij het schoolbestuur. Op basis van de vereisten in het BBV mag de gemeente een kortere afschrijvingstermijn hanteren, maar geen langere dan de afschrijvingstermijn gehanteerd door het schoolbestuur.
17
Afwaardering bijdrage in vaste activa in eigendom van derden (vervolg)
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen
Wij hebben vastgesteld dat het schoolbestuur geen afschrijvingen op de multifunctionele accommodatie pleegt. De bijdrage van de gemeente is één op één in mindering gebracht op de investeringen. De gemeente heeft besloten om de resterende boekwaarde van het vaste actief in 2023 af te waarderen. Dit bedraag € 1,3 miljoen. Ter dekking van deze afwaardering heeft de gemeente de reserveerde bedragen voor toekomstige kapitaallasten zoals opgenomen onder de reserve incidenteel beschikbare algemene middelen vrij laten vallen in het resultaat.
Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
18
Rechtmatigheidsverantwoording
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen
Zoals benoemd in onze managementletter en de op 8 april 2024 definitief geworden Kadernota Rechtmatigheid 2023 vindt er een belangrijke verandering met ingang van het verslagjaar 2023: de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid verschuift van de accountant naar het college van burgemeester en wethouders. Deze verandering komt voort uit het rapport 'Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' van de commissie Depla. Hoewel het college van B&W nu een verantwoording aflegt over de rechtmatigheid, blijft de controle op het financiële beheer en de organisatie in handen van de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 213 van de Gemeentewet.
Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
De kadernota is voornamelijk gericht op vakspecialisten (m.n. voor uw VICfunctie) en niet langer op de accountantscontrole, vanwege het verdwijnen van het afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel van de accountant. De verantwoordelijkheid voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording is overgenomen door het college, wat past bij de huidige trend van decentralisatie van verantwoordelijkheden. De accountant blijft echter de verantwoording van het college controleren, wat een waarborg vormt voor de gemeenteraad.
In 2005 zijn negen criteria vastgesteld om het begrip financiële rechtmatigheid concreet te maken. Het college legt in de jaarrekening verantwoording af over al deze criteria. De eerste zes criteria, die gerelateerd zijn aan de getrouwheid van de financiële informatie, worden weerspiegeld in de balans en de staat van baten en lasten. De overige drie criteria, die specifiek gaan over rechtmatigheid, worden behandeld in de rechtmatigheidsverantwoording. De volgende criteria vallen onder ons getrouwheidsoordeel: •
Calculatiecriterium
•
Valuteringscriterium
•
Adresseringscriterium
•
Volledigheidscriterium
•
Aanvaardbaarheidscriterium
•
Leveringscriterium
De volgende criteria vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording: •
Voorwaardencriterium
•
Begrotingscriterium
•
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Rechtmatigheid houdt in dat alle handelingen van de gemeente in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving. Dit omvat onder andere aanbestedingen, omgevingswet, arbeidsomstandigheden en subsidievoorwaarden. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording wordt de focus gelegd op de financiële rechtmatigheid, waarbij het college moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn uitgevoerd.
19
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting
De accountant dient, in overeenstemming met de NBA-handreiking 1152, op basis van de evaluatie van de opzet en het bestaan van de werkzaamheden van de VIC-functie per proces te beoordelen of deze kwalificeert als een effectieve beheersingsmaatregel waarop de accountant kan steunen. Bij het bepalen van de aard, timing en omvang van controlewerkzaamheden verricht de accountant werkzaamheden om voldoende en geschikte controleinformatie te verkrijgen over de effectieve werking van de VIC-functie als interne beheersingsmaatregel over het gehele boekjaar. Dit betreft een mix van de volgende werkzaamheden: •
Vaststellen dat uitgevoerde werkzaamheden conform de geplande werkzaamheden zijn.
•
Inspecteren van de werkdocumenten, onderliggende documentatie en rapportages op onderlinge consistentie en het bespreken van de VIC uitkomsten met de controller en functionarissen van de VIC-functie.
Bevindingen Financiële positie Organisatie
•
IT-audit •
Reperformance van de VIC, waarbij eveneens wordt vastgesteld dat de bevindingen in de rapportages van de VIC-functie consistent zijn met de uitkomsten van de uitgevoerde werkzaamheden. Naast de reperformance voert de accountant ook eigen gegevensgerichte werkzaamheden en deelwaarnemingen uit op transacties die door de cliënt niet in de werkzaamheden (uitgevoerde steekproef, spend analyse, deelwaarneming) zijn betrokken.
•
Aan de hand van de notulen / actielijst vaststellen dat de rapportages van de VIC-functie inhoudelijk zijn behandeld in het MT / de directie.
•
Vaststellen dat er follow-up wordt gegeven aan de geconstateerde bevindingen.
Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Vaststellen dat er voldoende en geschikte informatie is verkregen om de VIC-functie in staat te stellen redelijke conclusies te trekken, waaronder het inspecteren van de onderliggende brondocumentatie die door de VICfunctie is gebruikt bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Zoals benoemd gaat het in de rechtmatigheidsverantwoording om drie criteria, te weten het voorwaarden-, M&O-, en begrotingscriterium. Door de volledige omvang van onrechtmatigheden te rapporteren, ongeacht de financiële drempel, toont het college een hoog niveau van verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij het beheer van publieke middelen. In onderstaande tabel is een samenvatting opgenomen van de informatie zoals benoemd onder Rechtmatigheidsverklaring in de paragraaf bedrijfsvoering:
Rechtmatigheidsverantwoording rechtmatigheidsfouten, zoals geconstateerd door de VIC-functie Begrotingscriterium
€ 15.143.000
Voorwaardencriterium
€ 1.662.000
M&O-criterium
€ 42.000
Totale rechtmatigheidsfouten
€ 16.847.000
Verantwoordingsgrens (3%)
€ 2.097.000
Ruimte boven de grens niet goedkeurend oordeel rechtmatigheid
€ 14.750.000
20
Voorwaardencriterium
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Het voorwaardencriterium betreft de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Deze eisen of voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en omvatten aspecten zoals doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium richt zich met name op aandachtspunten zoals naleving van eigen voorwaarden bij subsidieverstrekking, vermijding van niettoegestane staatssteun, aanbestedingen, naleving van de Participatiewet, modelverordeningen 212 en 213a, bevoegdheden, personeelslasten en verordeningen. Het uitgangspunt betreft het door de raad vastgestelde normenkader. Op basis van de vastgestelde materialiteit van 3% en de daadwerkelijke gerealiseerde baten en lasten worden de volgende significante processen onderkend, in lijn met de aanpak van uw VIC-functie: •
EU-aanbestedingsproces
•
Subsidieverstrekking proces
•
Belasting- en heffingsproces
•
Omgevingsvergunningsproces
•
Grondverkoopproces
•
Proces rondom de participatiewet, jeugdwet en WMO
•
Personeelsproces
•
Treasuryproces
•
Proces rondom dotaties en onttrekkingen reserves
Overige processen die als significant kunnen worden gezien, zoals het digitale factuurverwerkingsproces en het proces rondom de verwerking van inkomensoverdrachten (baten), betreffen processen die nagenoeg geheel alleen relevant zijn vanuit getrouwheidsaspecten. Deze vallen daarmee buiten de controle van uw VIC-functie en valt daarmee onder onze verantwoordelijkheid. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. Hierbij hebben wij ons laten leiden door de werkzaamheden van uw VIC-functie met betrekking tot deze processen. Om de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording te toetsen, hebben wij voor een deel van de werkzaamheden van de VIC-functie een herbeoordeling uitgevoerd. Tijdens deze herbeoordeling hebben wij specifieke deelwaarnemingen geselecteerd en deze opnieuw beoordeeld om te bepalen of wij tot eenzelfde conclusie komen als uw VIC-functie. Indien onze conclusie overeenstemt met die van uw functie, levert dit ons zekerheid op met betrekking tot de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Na zorgvuldige analyse en uitvoering van onze controlewerkzaamheden in het kader van het voorwaardencriterium, concluderen wij dat wij voldoende controlewerkzaamheden hebben verricht om te steunen op de effectieve werking van de VIC-functie als interne beheersingsmaatregel gedurende het gehele boekjaar. Deze inspanningen hebben ons voorzien van voldoende en geschikte controle-informatie om onze conclusies te onderbouwen en een betrouwbare basis te bieden voor de rechtmatigheidsverantwoording.
21
Voorwaardencriterium (vervolg)
•
Wij hebben geen risico op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening geïdentificeerd op het niveau van beweringen in de rechtmatigheidsverantwoording met betrekking tot het M&O-criterium.
•
Wij hebben de opzet en bestaan getoetst van benoemde maatregelen in het werkplan fraudepreventie m.b.t. het M&O-criterium. Tevens hierbij vastgesteld of mogelijk bevindingen hierin zijn gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering.
•
Wij hebben de werking getoetst van de belangrijkste maatregelen die het college heeft getroffen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.
•
Wij hebben geen tekortkomingen gesignaleerd die daarmee een onzekerheid in de controle of rechtmatigheidsverantwoording veroorzaken over de vraag of het M&O-criterium juist en volledig is weergegeven.
Inleiding Europese aanbestedingen
Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie
Onderdeel van het voorwaardencriterium is de toets op het naleven van de Europese aanbestedingsregels. In 2023 is sprake van een relatief hoge foutenlast: € 1,6 miljoen afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels. Deze fouten betreffen geheel de aanbesteding van het afvalbrengpunt. Deze opdracht is zonder Europese aanbesteding gegund, terwijl de totale contractwaarde de Europese aanbestedingsgrens overtreft. De gemeente heeft deze afwijking zelf geconstateerd. Omdat het gaat om een vast contract met een goed te bepalen jaarlijkse besteding heeft de gemeente het contract voor de gehele looptijd (t/m 2025) prospectief fout gerekend. Deze situatie is toegelicht onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Hiermee is de foute aanbesteding in één keer verantwoord waardoor deze in volgende jaren niet meer zal meewegen in het rechtmatigheidsoordeel.
Begrotingscriterium
IT-audit Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Overig
Bijlagen
Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van effectieve maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregels om overheidssubsidies en bijdragen te ontvangen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Wij hebben in onze controle het volgende verricht ten aanzien van het M&O-criterium: •
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2023, heeft de VIC-functie begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd.
Wij hebben vastgesteld dat de gemeente heeft toegelicht dat zij niet beschikt over een formeel M&O beleid en welke maatregelen zij uitvoert om het M&O risico te beheersen.
22
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie
Dit gebeurt door middel van de begroting en via de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van raad. Volgens de kadernota rechtmatigheid kunnen onder- en overschrijdingen van de baten en onderschrijdingen van de lasten als ‘rechtmatig’ worden bestempeld als deze tijdig worden gemeld volgens de definitie van tijdigheid die in de financiële verordening is vastgelegd. Overschrijdingen van de lasten zijn altijd onrechtmatig, tenzij ze worden opgelost middels een begrotingswijziging.
Begrotingscriterium Lasten- en kredietoverschrijdingen
€ 2.691.000
Baten onderschrijdingen
€ 3.426.000
Baten overschrijdingen
€ 2.769.000
Lastenonderschrijdingen
€ 6.257.000
Totale bruto begrotingsafwijkingen
€ 15.143.000
Acceptabele begrotingsafwijkingen o.b.v. financiële verordening
€ 1.541.000
Begrotingsonrechtmatigheden
€ 13.602.000
Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
De gemeente Tubbergen heeft ervoor gekozen om de financiële verordening niet aan te passen. In de bestaande verordening is onvoldoende gedefinieerd wat de raad als een ‘tijdige’ melding (zie vorige paragraaf) beschouwd. Om die reden wegen in het bruto oordeel álle afwijkingen van de begroting mee, dus ook over- en onderschrijding van de baten en onderschrijding van de lasten. In voorgaande jaren wogen alleen overschrijdingen van de begroting mee. Het college geeft haar oordeel over de rechtmatigheid op de bruto begrotingsafwijkingen. Daarna kan worden aangeven welke afwijkingen acceptabel (maar dus niet rechtmatig) zijn. Acceptabele afwijkingen zijn door de raad in de financiële verordening gedefinieerd. Dat is in uw financiële verordening vastgelegd.
23
De vermogenspositie van uw gemeente is ten opzichte van 2022 toegenomen.
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie
In de Jaarstukken 2023 is in de ‘Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing’ het risicoprofiel van de gemeente Tubbergen geschetst, alsmede de verhouding tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit. Volgens de door Tubbergen gehanteerde systematiek bedraagt deze verhouding ultimo 2023 van 1,6 (2022: 1,4). Daarmee ligt de weerstandscapaciteit in lijn met 2020, 2021 en 2022. Uw gemeente heeft een streefratio vastgesteld van 1,5 wat betekent dat er per ultimo 2023 een surplus bestaat. Voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen zijn een zestal kengetallen vastgesteld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Wij hebben in bijlage 7 van dit verslag ter duiding de betekenis per kengetal opgenomen. Er is geen vaste norm of streefwaarde voor de hoogte van de kengetallen; een gebruiker dient alle kengetallen in ogenschouw te nemen bij het beoordelen van de financiële positie van een decentrale overheid. Wel hanteert de overheid drie signaleringswaarden, namelijk minst risico, neutraal en meest risicovol. Onderstaand overzicht toont (verkort) de financiële positie van uw gemeente op 31-122023: Kengetal
JRK 2022
Begroting 2023
JRK 2023
Minst risicovol
Netto schuldquote
Organisatie
Overig
-3,2
1,4
-0,6
-2,1
5,2
61,0
29,2
47,1
-1,0
0,3
-1,5
5,2
1,5
2,0
84%
78,1%
79,0%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor leningen Solvabiliteit
IT-audit
-3,5
Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
Neutraal
Meest risicovol
< 90
90 - 130
> 130
< 90
90 - 130
> 130
> 50
20 – 50
< 20
<20
20 – 35
>35
>0
0
<0
<95
95-105
>105
Bijlagen Op basis van voorgaande analyse blijkt dat de gemeente met uitzondering van de solvabiliteit in de categorie minst risicovol zit. De solvabiliteit zit in de categorie neutraal, en dit is met name het gevolg van de aangetrokken langlopende lening.
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
25
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2023, de interimcontrole in het najaar van 2023 uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Onze conclusies inzake de interne beheersing zijn opgenomen in onze managementletter 2023 d.d. 7 maart 2024. Onze algemene indruk van de gehele administratieve organisatie en interne beheersing binnen de gemeente Tubbergen is positief. Voor boekjaar 2023 constateren wij in beperkte mate nieuwe bevindingen. Wij maken echter wel het voorbehoud aangaande de rechtmatigheidsverantwoording. Zoals eerder aangegeven in de managementletter heeft dit onze primaire aandacht dit jaar en is deze kernbevinding genoemd. Deze overgang vraagt om een nieuwe vorm van samenwerking tussen de ambtelijke organisatie (specifiek de VIC) en de accountant. De gemeente heeft een voorstel gedaan om bepaalde leemtes en/of tekortkomingen naar aanleiding van bevindingen uit eerdere boekjaren op te lossen middels aanvullende controlewerkzaamheden. Wij kunnen ons vinden in dit voorstel, maar zien echter meer heil in het systeemtechnisch mitigeren van risico’s en implementeren van waarborgen.
Wij adviseren daarom om onze evaluatie van de AO/IB in samenhang te lezen met onze evaluatie van de IT-omgeving van de gemeente Tubbergen. Ook in gemeenten van de omvang van Tubbergen is het mogelijk om zekerheid te verkrijgen uit de eerste lijn in combinatie met IT-systemen en daarmee de controle van de VIC-functie voor de rechtmatigheidsverantwoording als ook de bedrijfsvoering te ondersteunen. Daarmee kan de capaciteit die u tot uw beschikking heeft, worden ingezet op die aandachtsgebieden die menselijke oordeelsvorming vragen. Wij hebben geen processen geïdentificeerd met algehele verbetermogelijkheden. Wij constateren dat er voor de processen met een toereikende opzet sprake is van verbetermogelijkheden. Deze zitten enerzijds in de optimalisatie van de interne beheersing rondom de IT-omgeving inclusief applicaties en anderzijds in het beheersen van de tussentijdse informatievoorziening op een tactisch niveau en niet op transactieniveau. Hierin zien wij nog belangrijke aandachtspunten. De overige processen voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole te stellen eisen. Voor onze detailbevindingen verwijzen wij u naar de volledige tekst van de managementletter 2023.
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
27
Samenvatting uitkomsten IT-audit
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
In dit digitale tijdperk, waarbij organisaties geautomatiseerde informatietechnologie (IT)-systemen gebruiken om hun informatie te verwerken voor een betere ondersteuning van hun missies, spelen IT-risico’s en controles een cruciale rol bij het beschermen van de informatiemiddelen van een organisatie en daarmee van haar missie. Het belangrijkste doel van een organisatie in het kader van (IT) risico’s & controles, zou moeten zijn: het beschermen van de organisatie en haar vermogen om de geformuleerde missie uit te voeren, en niet enkel de IT-middelen. Wij zijn van mening dat een effectieve IT-risico- en beheeromgeving, een belangrijk onderdeel is van een succesvolle IT-strategie welke onderdeel uitmaakt van de bedrijfsstrategie. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen hebben betrekking op de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen.
In het kader van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2023 heeft Eshuis IT-audit werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot de opzet en het bestaan van de algemene ICT beheersmaatregelen binnen de automatiserings-omgeving van de gemeente Tubbergen. Wij hebben daarbij uitsluitend die maatregelen getest die het meest relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. Tijdens de werkzaamheden zijn de algemene IT beheersmaatregelen in opzet en bestaan beoordeeld van de meest kritische applicaties rond de zorgdeclaraties, belastingen en de inkoopfactuurverwerking en het grootboek. De belangrijkste bevindingen zien toe op het verbeteren van het autorisatiebeheer. Met name het indienstproces verdient verbetering doordat wij hebben moeten constateren dat er gebruik wordt gemaakt van referentiegebruikers en dat rollen divers zijn en niet functie gebaseerd.
Verder bevelen wij aan om de account met hoge rechten tot GouwIT te beoordelen, aangezien hierin personen zijn opgenomen die formeel deel uit maken van de lijnorganisatie. Tegelijkertijd zien wij een sterke verbetering in het algemene IT beheer. Met name in de vorm van versterkte wachtwoordinstellingen en het professionaliseren van het wijzigingsbeheerproces tot Key2Financiën, Suite4SD en GouwIT. Daarnaast vragen wij uw aandacht voor de vereisten ten aanzien van de nieuwe cybersecurity richtlijnen genaamd de Network and Information Security (NIS2) directive. Naast een registratie- en meldplicht voor cybersecurity incidenten kunnen bestuurders bij onvoldoende inspannen op deze vereisten aansprakelijke gesteld worden.
Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking Overeenkomstig artikel 2:393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op dit gebied aan u gerapporteerd moeten worden, anders dan de waarnemingen zoals hiervoor besproken.
29
Inleiding
In dit onderdeel geven wij een samenvatting van overige aangelegenheden en bepaalde vereiste communicaties.
Inhoudsopgave
Bevestigingen van het management
Samenvatting
Wij hebben het management ter confirmatie een aantal schriftelijke bevestigingen aangaande zijn verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving. Wij hebben van de burgemeester van gemeente Tubbergen een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.
Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit
Geen meningsverschil met het management of beperking in reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het management geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het management en de medewerkers van de gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
31
Inleiding
In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van niet-gecorrigeerde controleverschillen boven de rapportagedrempel van € 100.000. De goedkeuringstolerantie bedraagt € 702.000. Niet-gecorrigeerde controleverschillen (€ ‘000)
Resultatenrekening
Balans
Inhoudsopgave Debet
Samenvatting
Credit
Debet
Credit
-
Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit
Totaal
Per saldo blijven de ongecorrigeerde fouten onder de goedkeuringstolerantie. Wij hebben van de burgemeester een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college het bovenstaande bevestigt. Dit houdt in dat eventuele nietgeconstateerde en daardoor niet-gecorrigeerde afwijkingen, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn.
Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
33
In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van onzekerheden in de controle boven de rapportagedrempel van € 100.000.
Geconstateerde onzekerheden (€ ‘000)
Omvang
Inleiding Bestedingen zorg in natura (WMO en Jeugdwet)
Inhoudsopgave Samenvatting
(Achterstallig) onderhoud Totaal
1.398 133 1.531
Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
34
De onderstaande tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagedrempel van € 100.000.
Inleiding Gecorrigeerde controleverschillen (€ ‘000)
Resultatenrekening
Balans
Inhoudsopgave Debet
Samenvatting
Afwaardering bijdrage in vaste activa in eigendom van derden MFA Manderveen inclusief dekking via de reserve.
Credit
Debet
Credit
1.200
1.200
Bevindingen
Berekening transitorische post rente nieuwe lening
265
265
Financiële positie
Nog te betalen post zorgaanbieders (WMO en Jeugdwet)
75
75
Totaal
340
1.200
1.540
Organisatie IT-audit
Daarnaast hebben er diverse balanscorrecties plaatsgevonden tussen de debet en de creditzijde. Het bruto-effect hiervan is € 521.000. Daarnaast is het verloopoverzicht met de strategische en warme gronden aangepast op basis van de aankopen en de overzetting naar de grondexploitaties.
Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
35
Inleiding
Onze controlestandaarden vereisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren om de gemeenteraad in staat te stellen een inschatting te maken van de gevolgen daarvan voor de jaarrekening. De tabel hierna bevat een weergave van díe onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat de gemeenteraad deze nader dient te beoordelen.
Inhoudsopgave
Aard van de niet gecorrigeerde controleverschillen
Samenvatting
-
Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
36
De beoordeling door het college en management van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving
Inleiding Inhoudsopgave Samenvatting Bevindingen Financiële positie Organisatie IT-audit Overig
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Tubbergen
Als onderdeel van onze controle vragen wij uw organisatie jaarlijks om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken.