Bijlage 1 - Businesscase Glashoes (1).pdf
Tekst van het document
Exploitatie Als algemene beheersmaatregel voor een gezonde exploitatie is de businesscase doorgerekend. Bij deze doorrekening werd geconcludeerd dat de exploitatie sluitend is. Gezamenlijke programmering en samenwerking komt niet van de grond (midden). Bezoekersaantallen worden niet behaald, waardoor inkomsten tegenvallen. Beheersmaatregel: De rol voor programmering en reuring is bij de bibliotheek belegd in samenwerking met andere partijen. Het invullen van de programmering past bij de rol die de bibliotheek heeft in de samenleving. In de exploitatie is uitgegaan van een conservatieve begroting op horeca en zaalhuur. Vanwege de drank- en horecawet moet er een fysieke afscheiding gemaakt worden tussen het bibliotheeken horecagedeelte, of mogen er geen alcoholische dranken geschonken worden op tijden dat bepaalde gebruikers open zijn (zoals de gemeente) (laag). In de DO (Definitief Ontwerp) fase wordt uitgezocht welke ruimte de Drank en Horecawet biedt. Er zijn diverse voorbeelden in andere gemeenten die kunnen worden onderzocht. Vervolgens worden afspraken gemaakt over de fysieke inrichting en schenktijden voor alcohol, in relatie tot andere gebruikers in het gebouw (en openingstijden). Financieel/ Gemeente Tubbergen Het leegstandsrisico van het Glashoes (o.a. na 10 jaar) is voor de gemeente, doordat vaste huurders wegvallen of het huurcontract afloopt (midden).
Beheersmaatregel: Er zijn langlopende contracten afgesloten met de vaste huurders. Tevens is het Glashoes een aantrekkelijk en flexibel gebouw. Als er signalen komen dat huurcontracten niet verlengd worden kunnen we op tijd op zoek naar andere huurders. Veel huurders en gebruikers zijn door de overheid gesubsidieerde partijen (laag). Als op de subsidie van deze partijen wordt bezuinigd heeft dat effect op de exploitatie. 27
-
Beheersmaatregel: Deze partijen zijn door de subsidie ook gebonden aan de gemeente. Tevens vallen de doelstelling van deze organisaties onder de wettelijke verantwoordelijkheid van de gemeente.
Het aanbestedingsresultaat valt financieel hoger uit dan de raming (midden). Beheersmaatregel: De kosten van de bouwkundige werkzaamheden en installatie deel zijn in eerste instantie gebaseerd op normbedragen van vergelijkbare accommodaties. Vervolgens zijn de bedragen aan de hand van het voorlopig ontwerp doorgerekend door de architect. In het investeringsbudget is rekening gehouden met een index voor stijging lonen en materialen. Daarnaast is een post onvoorzien opgenomen en kunnen bezuinigingsopties worden geïnventariseerd. Op basis van het definitieve ontwerp zullen de investeringskosten opnieuw doorgerekend worden, waarbij het budget kader stellend is. Bij aanbesteding wordt gegund onder voorbehoud dat de kosten binnen het budget blijven. Kosten voor groot onderhoud vallen hoger uit (laag). Beheersmaatregel: De kosten van groot onderhoud zijn in eerste instantie gebaseerd op normbedragen van vergelijkbare accommodaties. Vervolgens zijn de bedragen aan de hand van het voorlopig ontwerp gecheckt in overleg met de architect. Stijging van de gebruikerskosten (laag). Beheersmaatregel: De gebruikerskosten zijn veelal gebaseerd op normbedragen van vergelijkbare accommodaties. Indien de werkelijke kosten hiervan afwijken dan wordt het verschil verrekend met de gebruikers op basis van verhouding aantal vierkante meters.
Definitief oordeel van de Belastingdienst volgt in fase 3, het moment waarop het definitief ontwerp wordt vastgesteld met de bijbehorende huurders- en gebruikersovereenkomsten (midden). Beheersmaatregel: De fiscale constructie (o.a. terug te vorderen btw) is in overleg met onze externe adviseur Caraad opgesteld. De Belastingdienst is gevraagd om goedkeuring van de gekozen fiscale constructie. De belastingdienst heeft vervolgens aangegeven dat zij de toegepaste systematiek kunnen volgen. Maar dat een definitief oordeel pas later volgt als er meer duidelijkheid is. In de berekeningen zijn wij uitgegaan van de bedragen zoals wij die in onze brief aan de Belastingdienst hebben gehanteerd. Samenwerkende partijen/ huurders Als gevolg van het afhaken van de belangrijkste dragers van het concept bestaat de kans op onvoldoende draagvlak voor het Glashoes (midden). De kans is klein dat dit gebeurt, maar de hiervan is groot. Dit heeft als gevolg dat de exploitatie onder druk komt te staan. Beheersmaatregel: De afspraken over exploitatie en beheer zijn langjarig geborgd in de huurovereenkomst (die verwijst naar de afspraken in het beheer- en organisatieplan). Onvoldoende inbreng van de gebruikers in de vervolgfase (laag). In de DO (Definitief Ontwerp) fase tot en met de uitvoering is er voldoende inbreng nodig van de diverse gebruikers.
Zij moeten keuzes maken rondom het ontwerp en de inrichting. Beheersmaatregel: Zorgvuldige afstemming met gebruikers en gebruikersbegeleiding wordt geborgd in het proces. Huurders haken (tussentijds) af (midden). Beheersmaatregel: Dit is geborgd door het vastleggen van de afspraken in huurovereenkomsten. Met de huurder wordt een huurovereenkomst afgesloten voor een periode van tien jaar, met daarna optie verlenging voor vijf jaar. De huurders hebben een jaar opzegtermijn en betalen de huur vooraf. Het Glashoes is qua indeling redelijk flexibel. Bij vertrek van een huurder kan de vrijkomende ruimte relatief eenvoudig geschikt gemaakt worden voor een andere gebruiker. 28
De plannen van de hotelinitiatiefnemers hebben invloed op de plannen van het Glashoes (midden). De onderzoeken kosten extra tijd, waardoor mogelijk draagvlak verminderd of partijen afhaken. Ingrijpende wijzigingen van het ontwerp kosten extra geld. Daarnaast kan samenwerking met hotel ook een kans voor de exploitatie zijn. Beheersmaatregel: Een onderzoek naar de synergie, waarin afspraken gemaakt worden over risico’s en onzekerheden. Pas verder gaan met deze samenwerking als er een goede onderbouwing onder ligt. Vanuit zowel gemeente als het hotel moeten uit het onderzoek een aantal zekerheden en voorwaarden worden afgesproken. (Op deze manier komen snel de inverdieneffecten en dekkende exploitatie in beeld voor verdere besluitvorming.) Ontwerp en bouw Het coronavirus kan zorgen voor vertraging (midden). Doordat er niet fysiek bijeengekomen kan worden verlopen contact en afstemming moeilijker. Dit kan leiden tot vertraging en later tot leveringsproblemen in de bouw. Beheersmaatregel: alles wordt op afstand georganiseerd en de betrokkenen blijven bewust en regelmatig met elkaar in contact. In de grond zit mogelijk vervuiling, op basis van een eerdere aanbeveling om verkennend bodemonderzoek te doen (midden). Dit is lastig te onderzoeken omdat gebouwd wordt op de plek waar het huidige gemeentehuis staat. Mogelijk hoge kosten als bodemsanering gedaan moet worden.
Beheersmaatregel: Verkennend bodemonderzoek uitvoeren rondom het huidige gebouw, na sloop kan dit afgerond worden. Mogelijke bezwaren op het bestemmingsplan (midden). Hierdoor loopt de planning mogelijk uit. Beheersmaatregel: Goede communicatie en mensen betrekken in deze fase is essentieel. Beroep en bezwaar staat iedereen vrij.
29
8 VERVOLGPROCES NA BESLUITVORMING Momenteel zit het project Glashoes in de Voorlopig Ontwerp (VO) fase. Als door de gemeenteraad van Tubbergen ingestemd wordt met het voorstel over het Voorlopig Ontwerp in het voorjaar van 2021, dan begint de DO (Definitief Ontwerp) fase. Deze fase zal lopen vanaf het voorjaar van 2021 tot medio september 2021. In de DO-fase wordt het ontwerp op een hoog detailniveau uitgewerkt. Het gaat hier bijvoorbeeld over de plaatsing van deuren en stopcontacten. Bij een positief besluit over het Definitief Ontwerp, start de volgende fase, de Technisch Ontwerp (TO) fase. Deze fase loopt van medio september 2021 tot het begin van 2022. In de TO fase wordt het bouwkundige bestek gemaakt. Dit houdt in dat gedetailleerde technische tekeningen worden gemaakt, op basis waarvan aannemers een kostenraming kunnen maken. Vanaf begin 2022 (einde TO fase) en medio mei 2022 is er een aanbesteding voor een aannemer, die het Glashoes gaat bouwen. Na positief besluit over het Technisch Ontwerp en aanbesteding van een aannemer, wordt de uitvoering van de bouw in het voorjaar van 2022 in gang gezet. De uitvoering duurt tot eind 2023.
Vervolgproces Fase * Begin Einde Voorlopig Ontwerp September 2020 Voorjaar 2021 Definitief Ontwerp Voorjaar 2021 Medio september 2021 Technisch Ontwerp Medio september 2021 Begin 2022 Aanbesteding aannemer Begin 2022 Medio mei 2022 Uitvoering Medio mei 2022 Eind 2023 * NB: een volgende fase gaat alleen van start na positieve besluitvorming over de fase ervoor
30
BIJLAGEN BIJLAGE 1 – BEHEER- EN ORGANISATIEPLAN
31