Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024

Voorblad Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024 Datum college: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

N.v.t. N.v.t. Griffie Koen Habraken

Samenvatting Op 29 januari 2024 is tijdens een intervisiebijeenkomst aan de voorzitters van de informatie- en debatbijeenkomsten, tevens allen lid van de agendacommissie, de vraag voorgelegd of het wenselijk is dat de agendacommissie de huidige omvang qua bezetting behoudt. Aanleiding hiervoor is de inefficiëntie van vergaderingen met veel leden en het meermaals voorgekomen probleem van het niet halen van het vergaderquorum. De omvang van de agendacommissie is met de huidige raad op organische wijze gegroeid. Vervolgens zijn tijdens de vergadering van de agendacommissie op 5 februari een drietal scenario’s voor wat betreft de bezetting van de agendacommissie voorgelegd. De agendacommissie heeft in deze vergadering ingestemd met het scenario dat haar bezetting terugbrengt tot één lid per fractie die een voorzitter voor de informatie- en debatbijeenkomsten levert, wat neerkomt op een totaal van 8 leden. Ander scenario’s behelzen het niet aanpassen van de omvang, maar het verlagen van het vergaderquorum (scenario 1) en de omvang beperken tot 5 leden die jaarlijks rouleren (scenario 3). Omdat de samenstelling van de agendacommissie hierdoor wijzigt, dienen opnieuw de leden te worden benoemd door de gemeenteraad.

Met het verkleinen van de omvang van de agendacommissie wordt beoogd efficiënter te vergaderen en problemen met het niet behalen van het benodigde vergaderquorum te voorkomen.

Ontwerpbesluit 1. 2. 3. 4.

De huidige samenstelling van de agendacommissie op te heffen met uitzondering van haar voorzitter. In te stemmen met scenario 2: de omvang van de agendacommissie terug te brengen naar één lid per fractie die één of meerdere voorzitters levert voor de informatie- en debatbijeenkomsten. De leden A. Kramer, S. Spinnewijn, F. Kriellaars, B. Mieris, H. van Tilborg, F. van Aarle, I. Otten en L. Oerlemans te benoemen als lid van de agendacommissie De leden N. Agovic, R. Antens, D. Heuvelmans, K. Sol, B. Smit en O. Broeders te benoemen als plaatsvervangend lid van de agendacommissie

Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024 1/5

Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024 Aanleiding Op 29 januari 2024 is tijdens een intervisiebijeenkomst aan de voorzitters van de informatie- en debatbijeenkomsten, tevens allen lid van de agendacommissie, de vraag voorgelegd of het wenselijk is dat de agendacommissie de huidige omvang qua bezetting behoudt. Aanleiding hiervoor is de inefficiëntie van vergaderingen met veel leden en het meermaals voorgekomen probleem van het niet halen van het vergaderquorum. De omvang van de agendacommissie is met de huidige raad op organische wijze gegroeid. Vervolgens zijn tijdens de vergadering van de agendacommissie op 5 februari een drietal scenario’s voor wat betreft de bezetting van de agendacommissie voorgelegd. De agendacommissie heeft in deze vergadering ingestemd met het scenario dat haar bezetting terugbrengt tot één lid per fractie die een voorzitter voor de informatie- en debatbijeenkomsten levert, wat neerkomt op een totaal van 8 leden. Ander scenario’s behelzen het niet aanpassen van de omvang, maar het verlagen van het vergaderquorum (scenario 1) en de omvang beperken tot 5 leden die jaarlijks rouleren (scenario 3). Omdat de samenstelling van de agendacommissie hierdoor wijzigt, dienen opnieuw de leden te worden benoemd door de gemeenteraad.

Beoogd effect Met het verkleinen van de omvang van de agendacommissie wordt beoogd efficiënter te vergaderen en problemen met het niet behalen van het vergaderquorum te voorkomen.

Voorstel 1. 2. 3. 4.

De huidige samenstelling van de agendacommissie op te heffen met uitzondering van haar voorzitter. In te stemmen met scenario 2: de omvang van de agendacommissie terug te brengen naar één lid per fractie die één of meerdere voorzitters levert voor de informatie- en debatbijeenkomsten. De leden A. Kramer, S. Spinnewijn, F. Kriellaars, B. Mieris, H. van Tilborg, F. van Aarle, I. Otten en L. Oerlemans te benoemen als lid van de agendacommissie De leden N. Agovic, R. Antens, D. Heuvelmans, K. Sol, B. Smit en O. Broeders te benoemen als plaatsvervangend lid van de agendacommissie

Argumenten 1.1

Opheffing van de huidige samenstelling van de agendacommissie is noodzakelijk Omdat voorgesteld wordt een geheel nieuwe agendacommissie te benoemen is het het meest overzichtelijk om alle nieuwe leden van de agendacommissie te benoemen middels één beslispunt (beslispunt 3). Echter, omdat alle voorgestelde leden en voorgestelde plaatsvervangend leden al lid zijn, dient de huidige samenstelling van de agendacommissie eerst te worden opgeheven. Het reglement van orde stelt dat de plaatsvervangend voorzitter van de raad voorzitter is van de agendacommissie. Omdat het niet de bedoeling is om deze bepaling te doorkruisen, wordt voorgesteld om de voorzitter uit te sluiten van het opheffen van de samenstelling.

2.1

Scenario 2 leidt tot meer vergaderefficiëntie, maar behoudt brede afspiegeling van de raad Via dit scenario – de omvang van de agendacommissie beperken tot één lid per fractie die één of meerdere voorzitters levert voor de informatie- en debatbijeenkomsten - blijft de agendacommissie een brede afspiegeling van de raad, maar leidt het met de verkleinde omgang wel tot efficiëntie. De huidige omvang heeft meermaals in het afgelopen jaar geleidt tot het niet halen van het vergaderquorum. Dit hield verband met het feit dat fracties met meerdere leden zelden voltallig aanwezig zijn in combinatie met simpelweg verhindering van andere leden. De verwachting is dat het niet halen van het vergaderquorum zelden meer zal spelen, helemaal indien er ook met vervangingssleden zal worden gewerkt, zoals wordt voorgesteld met het vierde beslispunt.

Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024 2/5

3.1

Voordracht heeft plaatsgevonden binnen eigen fracties In het geval van de drie fracties (GroenLinks, D66 en VVD) die meer dan één voorzitters voor de informatie- en debatbijeenkomsten leveren, maar echter maar één lid mogen hebben in de agendacommissie heeft voordracht van een lid van de agendacommissie plaatsgevonden via afstemming in de eigen fractie.

4.1

Het probleem met het niet halen van het vergaderquorum wordt beperkt Door alle voorzitters van de informatie- en debatbijeenkomsten die geen lid worden van de agendacommissie aan te wijzen als plaatsvervangend leden, kan het risico op het niet halen van het vergaderquorum verder worden beperkt.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven 2.1

Scenario 1: Omvang van de agendacommissie niet aanpassen, wel het vergaderquorum verlagen Via dit scenario wordt de agendacommissie niet in zijn omvang beperkt, maar wordt wel het vergaderquorum verlaagd. Hiermee kunnen leden die nu lid zijn van de agendacommissie lid blijven en wordt ook het probleem van het mogelijk niet halen van het vergaderquorum aangepakt. Dit scenario geniet echter niet de voorkeur, omdat scenario 1 niet tot meer vergaderefficiëntie leidt, aangezien de huidige omvang gehandhaafd blijft met dit scenario.

2.2

Scenario 3: Omvang van de agendacommissie vastleggen op 5 leden die per jaar rouleren Via dit scenario kan er efficiënt worden vergaderd aangezien er maar 5 leden zijn. Roulatie is wenselijk om alle fracties die dit wensen één of meerdere periodes tijdens de zittingsperiode van de raad een lid in de agendacommissie te kunnen hebben. Naar verwachting zullen er geen problemen met het halen van het vergaderquorum zijn, indien er ook gewerkt wordt met plaatsvervangend leden. Dit scenario geniet echter niet de voorkeur, omdat de agendacommissie een minder brede afspiegeling van de raad zal zijn, waardoor het risico rijst dat de agendacommissie eerder als een gepolitiseerd orgaan zal worden beschouwd door fracties die geen zitting hebben in de agendacommissie, ongeacht of dit al dan niet terecht is.

Niet beïnvloedbare risico’s Niet van toepassing

Kosten en dekking Niet van toepassing

Uitvoering Per eerstvolgende agendacommissie na vaststelling van voorgesteld besluit.

Participatie Niet van toepassing

Communicatie Niet van toepassing

Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024 3/5

Evaluatie Er is geen vast evaluatiemoment voorzien. Het ligt wel voor de hand om een evaluatie van het besluit te houden in een van de halfjaarlijks intervisiebijeenkomsten met de voorzitters van de informatie- en debatbijeenkomsten, indien de wenselijkheid hiervan zich voordoet.

Bijlagen 1. Memo omvang agendacommissie

Ter inzage gelegde stukken Niet van toepassing

Tilburg, 5 februari 2024 Namens de agendacommissie, N. Kanters Griffier

Raadsvoorstel wijziging bezetting agendacommissie 2024 4/5

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van de agendacommissie;

Besluit 1. 2. 3. 4.

De huidige samenstelling van de agendacommissie op te heffen met uitzondering van haar voorzitter. In te stemmen met scenario 2: de omvang van de agendacommissie terug te brengen naar één lid per fractie die één of meerdere voorzitters levert voor de informatie- en debatbijeenkomsten. De leden A. Kramer, S. Spinnewijn, F. Kriellaars, B. Mieris, H. van Tilborg, F. van Aarle, I. Otten en L. Oerlemans te benoemen als lid van de agendacommissie De leden N. Agovic, R. Antens, D. Heuvelmans, K. Sol, B. Smit en O. Broeders te benoemen als plaatsvervangend lid van de agendacommissie

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 maart 2024 de griffier,

voorzitter,