Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria reserves

Voorblad Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria onttrekkingen reserves concretiseren Datum college: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

18 november 2025, nr. 31 Wethouder Van Asten Planning & Control A. Orban

Samenvatting Bij de behandeling van de Programmabegroting 2025 is motie 24-137 Criteria onttrekkingen reserves concretiseren aangenomen waarin de raad de opdracht geeft om de huidige doelen en onttrekkingscriteria van reserves te concretiseren, alsook werkbare mandaten bij reserves op te nemen. Daarnaast is bij de behandeling van de motie aangegeven dat mandaten aan het college zonder afbakening geen recht doen aan het budgetrecht van de raad/levendige democratie, alsook is de wens geuit om één lijst te maken voor de mandaten. Tevens is verzocht om de uitwerking van de motie met de auditcommissie te bespreken alvorens deze als raadsvoorstel aan uw raad aan te bieden. Omdat de uitwerking van deze motie een langere doorlooptijd heeft gehad dan aanvankelijk beoogd, wordt het resultaat van deze concretiseringsslag separaat ter behandeling in de raad gebracht. In lijn met de motie heeft inmiddels een concretiseringsslag op de doelen en onttrekkingscriteria plaatsgevonden, alsook worden werkbare mandaten voorgesteld, die zowel recht doen aan het mandaat van de raad, alsook aan de gewenste handelingssnelheid voor het college. Ter voorbereiding van dit raadsvoorstel is, in lijn met het verzoek bij de behandeling van de motie, input opgehaald bij de auditcommissie d.d.

27 oktober 2025, alsook heeft ter voorbereiding op de auditcommissie vooroverleg plaatsgevonden met de indiener van de motie.

Collegebesluit Het college stelt de raad voor om: 1. de geconcretiseerde doelen van de reserves vast te stellen; 2. de geconcretiseerde onttrekkingscriteria van de reserves vast te stellen; 3. de voorgestelde afbakening van de mandaten vast te stellen; 4. de voorgestelde aanpassing van de naamgeving van enkele reserves, door verwijdering van het woord “Fonds” vast te stellen; 5. de voorgestelde aanpassing om benamingen van reserves standaard te beginnen met het woord “Reserve” vast te stellen; 6. de ingangsdatum van de actualiseringsslag van de reservecriteria vanaf de Programmabegroting 2027 vast te stellen.

Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria reserves

1

Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria onttrekkingen reserves concretiseren Aanleiding De raad heeft het college bij de Programmabegroting 2025 met de aangenomen motie 24-137 gevraagd om: Met een voorstel te komen tot een concretiseringsslag van de doelen en de onttrekkingscriteria horende bij de reserves; Met een voorstel te komen om per reserve expliciet een werkbaar mandaat op te nemen voor het college en een duidelijke rol voor de raad om besluiten te nemen buiten dit mandaat; De raad voor het voorjaarsreces 2025 een voorstel hiertoe te verzenden. Daarnaast is bij de behandeling van de motie aangegeven dat mandaten aan het college zonder afbakening geen recht doen aan het budgetrecht van de raad/levendige democratie, alsook is de wens geuit om één lijst te maken voor de mandaten.

Beoogd effect Duidelijke, concrete doelen en onttrekkingscriteria alsook afgebakende werkbare mandaten bij reserves, zodat de inzet van middelen uit reserves gerichter en doelmatiger plaatsvindt.

Voorstel 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De geconcretiseerde doelen van de reserves vaststellen; De geconcretiseerde onttrekkingscriteria van de reserves vaststellen; De voorgestelde afbakening van de mandaten vaststellen; De voorgestelde aanpassing van de naamgeving van enkele reserves, door verwijdering van het woord “Fonds” vaststellen; De voorgestelde aanpassing om benamingen van reserves standaard te beginnen met het woord “Reserve” vaststellen; De ingangsdatum van de actualiseringsslag van de reservecriteria vanaf de Programmabegroting 2027 vaststellen.

Argumenten 1.1 Concrete doelen geven meer inzicht over reserves De huidige doelen van onze reserves zijn zeer divers, waarbij het doel van een reserve heel concreet kan zijn, echter ook van meer algemene aard. Voor dat laatste is destijds dan ook vaak bewust gekozen. Zo is de Reserve Incidentele Opgaven in het leven geroepen om breed ingezet te kunnen worden, dus weinig concreet, terwijl de reserve Gebiedsparkeren Spoorzone niets aan de verbeelding over laat. Daarnaast zijn langlopende reserves vaak ook met meer generieke criteria opgezet, zodat criteria niet ieder jaar actualisering behoeven en breder inzetbaar zijn. Een concretiseringslag zou dus een beperking van inzet kunnen betekenen voor uw raad. Om uitvoering te geven aan de motie zijn doelen korter en bondiger en (waar mogelijk) concreter en eenduidiger weergegeven, echter wel met inachtneming waarom de reserve (destijds) is gevormd. Dit betekent dus ook dat reserves, die destijds zijn opgezet om breed/breder inzetbaar te zijn, qua doel/inzetbaarheid niet verder zijn geconcretiseerd, zodat uw raad niet met een beperking van inzetbaarheid wordt geconfronteerd ten opzichte van de huidige situatie. Om de eenduidigheid beter te borgen is bij alle reserves weer eenzelfde format gehanteerd, zijn aanvullende/toelichtende teksten bij doelen verplaatst naar “Toelichting” en geactualiseerd of indien overbodig verwijderd.

Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria reserves

2

Bijgaand treft u het overzicht Criteria reserves aan zoals deze bij de Programmabegroting 2025 zijn verwerkt met daarin voorgestelde aanpassingen die voortvloeien uit bovenstaande aanpak. Om u inzicht te geven in de wijzigingen is bovenaan bij iedere reserve aangegeven wat is gewijzigd, zijn aanpassingen geel gemarkeerd en te verwijderen teksten doorgehaald. 2.1 Concrete onttrekkingscriteria zorgen voor duidelijkheid over inzet van reserves Bij de onttrekkingscriteria van een reserve horen idealiter enkel de voorwaarden te worden opgenomen waaronder er middelen uit deze reserve kunnen worden ingezet. Bij sommige reserves zien we dat, naast de werkelijke onttrekkingscriteria, ook een toelichtende tekst is opgenomen over het hoe en waarom van de onttrekkingscriteria en in een enkel geval staat er ook een mandaat. Om uitvoering te geven aan de motie zijn onder de onttrekkingscriteria nog enkel de voorwaarden opgenomen waaronder onttrekkingen aan de betreffende reserve kunnen plaatsvinden. Ook is getracht om onttrekkingen eenduidiger te verwoorden. Eventuele aanvullende/toelichtende teksten bij onttrekkingscriteria zijn verplaatst naar “Toelichting” en geactualiseerd of indien overbodig verwijderd.

3.1 Afbakening van mandaten geeft een duidelijke grens tussen bevoegdheden Wettelijk is geregeld dat instelling, opheffing, stortingen en onttrekkingen van/aan reserves een bevoegdheid van de raad betreft. Enkel als de raad een reserve mandateert kan een onttrekking zonder raadsbesluit plaatsvinden die in lijn is met de betreffende onttrekkingscriteria. Dit laatste zou in principe alleen van toepassing zijn op het moment dat handelingssnelheid door het college gewenst is gedurende het lopende jaar. In de praktijk/idealiter lopen (nieuwe) beleidsvoorstellen namelijk via de begroting/integrale afwegingsmomenten en worden daarmee per definitie als raadsvoorstel aan de raad voorgelegd. Voorstellen gedurende het lopende jaar zouden zodoende tot een minimum moeten worden beperkt en dus uitzonderingen betreffen die vanwege de gewenste handelingssnelheid (acute situatie/unieke kans) niet kunnen wachten tot een integraal afwegingsmoment. Uitgangspunt binnen de gemeente Tilburg is dan ook geen mandaat tenzij….

Om uitvoering te geven aan de motie zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - Reserves waar op dit moment geen mandaat voor geldt blijven ongewijzigd; - Reserves met een mandaat waar een financiële afbakening van toepassing is blijven ongewijzigd; - Reserves met een mandaat in samenspraak met derden ten behoeve van regionale doeleinden blijven ongewijzigd; - Reserves met een mandaat zonder financiële afbakening worden aangepast en krijgen een maximering per besluit en/of op jaarbasis, alsook is op verzoek van de auditcommissie aangegeven waarvoor het mandaat met name is bedoeld. De hoogte van de voorgestelde maximering per besluit is globaal gebaseerd op wat er de afgelopen periode gemiddeld aan uitgaven is onttrokken per betreffende reserve en naar verwachting werkbaar is. In lijn met de wens van de raad zal in de programmabegroting bij het bijlageonderdeel “Overzicht reserves en voorzieningen” voortaan een overzicht van alle mandaten (zie bijlage: Overzicht mandaten) worden toegevoegd. 4.1/5.1 Aanpassing van de naamgeving van reserves door het woord “Fonds” te verwijderen en de titels standaard met het woord ”Reserve” te beginnen zorgt voor duidelijkheid en eenduidigheid Los van de ingediende motie bleek uit de afstemmingsmomenten ook de wens om de naamgeving van reserves logischer te maken voor raadsleden.

Door in de naam van een reserve het woord “Fonds” op te nemen, is het voor leden van de raad lang niet altijd duidelijk dat men hier met een reserve van doen heeft. Het verzoek is dan ook om bij alle reserves, waar van toepassing, het woord “Fonds” uit de benaming weg te halen. Gezien het feit dat veel fondsen specifiek zijn gevormd voor het huidige akkoord, met een overeenkomstige looptijd, is het niet logisch om de namen van de reserves in deze coalitieperiode aan te passen. Logischer is het dan ook om deze wijzigingen door te voeren bij de nieuwe coalitieperiode, wanneer ook duidelijk wordt of de huidige fondsen worden voortgezet of in lijn met de oorspronkelijke looptijd na 2026 zullen worden opgeheven. Daarnaast ook het verzoek om in de titels van reserves standaard met de naam “Reserve” te beginnen en dus niet bij de ene reserve wel reserve en bij de andere bestemmings- of egalisatiereserve.

Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria reserves

3

6.1 Verwerking in de Programmabegroting 2027 is het meest logische P&C-document om deze actualiseringsslag door te voeren. Omdat de criteria van de reserves onderdeel zijn van de programmabegroting is, in lijn met de wens van de auditcommissie, het voorstel om het resultaat van deze concretiseringsslag mee te nemen als input voor de komende coalitieonderhandelingen en eerst in de Programmabegroting 2027 te verwerken.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven Niet van toepassing.

Niet beïnvloedbare risico’s Niet van toepassing.

Kosten en dekking Deze raadsnota betreft enkel tekstuele aanpassingen/concretisering van de reservecriteria.

Uitvoering Het resultaat van deze concretiseringsslag zal afhankelijk van de besluitvorming van deze nota worden verwerkt.

Participatie Dit voorstel is afgestemd met de betrokken afdelingen, de indiener van de motie en op 27 oktober 2025 met de auditcommissie.

Communicatie De uitwerking van de criteria van reserves betreft een onderdeel van het gehanteerde financiële beleid en vervangt de huidige reservecriteria. Vanaf het moment dat deze geactualiseerde criteria dienen te worden gehanteerd zal hierover intern worden gecommuniceerd.

Evaluatie Niet van toepassing.

Bijlagen 1. 2.

Criteria reserves Overzicht mandaten

Ter inzage gelegde stukken Geen.

Tilburg, 18 november 2025 Het college van burgemeester en wethouders van Tilburg, de secretaris,

de burgemeester,

Raadsvoorstel Uitwerking motie 24-137 Criteria reserves

4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De geconcretiseerde doelen van de reserves vast te stellen; De geconcretiseerde onttrekkingscriteria van de reserves vast te stellen; De voorgestelde afbakening van de mandaten vast te stellen; De voorgestelde aanpassing van de naamgeving van enkele reserves, door verwijdering van het woord “Fonds” vast te stellen; De voorgestelde aanpassing om benamingen van reserves standaard te beginnen met het woord “Reserve” vast te stellen; De ingangsdatum van de actualiseringsslag van de reservecriteria vanaf de Programmabegroting 2027 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de griffier,

In overeenstemming met het ondertekeningsmandaat raadsstukken worden raadsbesluiten alleen door de griffier ondertekend.