Raadsvoorstel Tegemoetkoming Raadsfracties def

raad 2021_1183 definitief

1

Raadsvoorstel Tegemoetkoming Raadsfracties 2021 Aanleiding Op 2 oktober 2017 is de verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017 vastgesteld. Vanuit de huidige verordening krijgen alle in de raad vertegenwoordigde raadsfracties in de gemeente Tilburg een jaarlijkse financiële bijdrage. Deze bijdrage wordt besteed om de volks-vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. Een gemeenteraad is hierbij geholpen met een professionalisering van de fractieondersteuning, die past bij de schaalgrootte van de gemeente. Naar aanleiding van een verzoek van het presidium is de griffie gevraagd onderzoek te doen naar het verhogen van het huidige fractiebudget alsmede de wijze waarop fracties het budget in kunnen zetten ten behoeve van professionele fractieondersteuning. Het presidium heeft de griffie toegezegd hiervoor een voorstel aan de raad voor te leggen.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Het voorstel beoogt de fracties binnen de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden eigen professionele fractieondersteuning te faciliteren en te subsidiëren. Hierbij dient het raadsvoorstel als startpunt en zal nadere uitwerking met betrekking tot structuren en regels op een later moment via het presidium worden vastgelegd.

Voorstel De huidige Verordening Tegemoetkoming Raadsfracties 2017 in te trekken en de Verordening Tegemoetkoming Raadsfracties 2021 vast te stellen, met daarin verwerkt de volgende punten: a. De vaste component te verhogen en te bepalen op €30.000. b. De variabele component te verhogen en te bepalen op €1.250. c. Vast te leggen 75% van de tegemoetkoming te besteden aan personele kosten (ook wel betaalde fractieondersteuning) en 25% van de tegemoetkoming te besteden aan overige kosten. d. Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode de vaste component toe te kennen aan de gemeenteraadsfractie, die naar het oordeel van de burgemeester als rechtsopvolger van de oorspronkelijke fractie wordt beschouwd. Een afgesplitste fractie heeft wel recht op zijn of haar toebehorende variabele component. e. De vaste en variabele componenten te indexeren overeenkomstig het gemeentelijke indexcijfer. f. Een nieuwe financiële structuur op te zetten, waarin een door een fractie ter assistentie aangewezen stichting wordt opgezet, welke statutair uitsluitend is belast met de besteding en verantwoording van de tegemoetkoming. g. De reserve van een fractie te verhogen naar 100% van de bijdrage die de fractie toekomt. h. Controle alsmede vaststelling van de tegemoetkoming jaarlijks uit te laten voeren door een accountant aangesteld door de gemeente Tilburg.

Argumenten 1.1

Het ophogen van de componenten biedt fracties de mogelijkheid professionele betaalde fractieondersteuning aan te nemen. Voor de fracties is het met de huidige fractievergoeding lastig om een betaalde fractieondersteuner aan te nemen. Tot op heden worden fractieondersteuners vooral als vrijwilliger aangenomen. Het ophogen van de vaste component geeft de mogelijkheid voor meerdere uren per maand betaald een fractieondersteuner aan te nemen. Door een fractieondersteuner aan te nemen, worden raadsleden ontlast, zodat zij zich meer kunnen richten op hun taak als raadslid. Door de vaste component op te hogen naar €30.000 krijgt elke fractie de mogelijkheid ondersteuning te realiseren, losstaand van het zetelaantal. Door in de verordening vast te leggen dat 75% van de tegemoetkoming besteed moet worden aan personele kosten, wordt ander gebruik van de

raad 2021_1183 definitief

2

fractievergoeding ondervangen. 1.2

In verband met het ophogen van de component geen vaste component toe te kennen aan raadsleden die afscheiden van een fractie of bij het ontstaan van een nieuwe fractie. Omdat de vaste component per fractie stijgt, wordt er voor gekozen om de vaste component alleen toe te kennen aan de fractie, die naar het oordeel van de burgemeester als rechtsopvolger van de oorspronkelijke fractie wordt beschouwd. Een afgesplitste fractie mag daarbij wel aanspraak doen op zijn of haar gedeelte van de variabele component. Hiermee wordt voorkomen dat raadsleden, die er voor kiezen zelfstandig raadslid te worden of een nieuwe fractie oprichten, dit mede doen vanwege de financiële vergoeding.

1.3

Koppeling aan het gemeentelijk indexcijfer. Door de vaste en variabele componenten te koppelen aan het gemeentelijk indexcijfer kunnen de bedragen jaarlijks worden herzien, waarmee zij de loon- en prijsindex volgen. Het vaststellen van de hoogte van de componenten gebeurt aan de hand van een door de gemeente Tilburg aangestelde accountant.

1.4

Het verhogen van de componenten vraagt een stevigere controle. Met het verhogen van de componenten wordt een strakkere structuur gevraagd voor de controle van de fractievergoeding. Voor de besteding en verantwoording van de fractievergoedingen wordt een nieuwe structuur opgezet, waarbij fracties wordt gevraagd een stichting op te zetten, welke statutair uitsluitend is belast met de besteding en verantwoording van de fractiegelden. De fractie draagt zorg voor correcte administratieve verwerking en verantwoording van de uitgaven van de fractievergoeding. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de bepaling berust bij de stichting. Controle van de fractievergoeding zal jaarlijks uitgevoerd worden door een accountant aangesteld door de gemeente Tilburg.

* Risico’s Met het ophogen van de vaste en variabele component, heeft de fractie de mogelijkheid een hogere reserve op te bouwen. Hierdoor heeft oneigenlijk gebruik van de tegemoetkoming en de reserve mogelijk een grotere financiële impact. Door het opstellen van een controleprotocol, de spelregels van artikel 2, lid 2, en met de controle door een onafhankelijke accountant wordt oneigenlijk gebruik ingeperkt. Deze documenten worden op een later moment aan het presidium voorgelegd. Bij de liquidatie van een politieke partij en/of opheffing fractie zal een hogere reserve terugbetaald moeten worden aan de gemeente.

* Kosten en dekking Met het ophogen van de vaste en variabele component worden de kosten verhoogd. Voor het controleren van de verantwoording fractievergoedingen wordt een externe accountant ingeschakeld. De controlekosten zijn geraamd op €15.000,-. Het voorliggende raadsvoorstel sluit aan bij de wens van het presidium voor professionelere ondersteuning. Integrale afweging voor de dekking van de meerkosten wordt gemaakt bij de behandeling van de Perspectiefnota. Het uitbetalen en controleren van de fractievergoedingen vraagt vanuit de organisatie inzet van capaciteit. Deze inzet kan binnen de huidige exploitatie worden ondervangen. Aan de hand van onderstaande tabel wordt zichtbaar gemaakt wat de huidige en toekomstige geraamde kosten zullen zijn.

Vaste Component Variabele Component Controlekosten Totaal (uitgaande van 10 fracties)

Was €5.265,€1.215,€0,€107.325,-

Wordt €30.000,€1.250,€15.000,€371.250,-

raad 2021_1183 definitief

3

*Vervolg Voorgesteld wordt om de verordening per 16 maart 2022 in te laten gaan. Uitbetaling van de nieuwe fractievergoeding zal in de eerste maand na de gemeenteraadsverkiezingen van het jaar 2022 plaatsvinden, waarna fracties op zoek kunnen gaan naar professionele betaalde fractieondersteuning.

Bijlagen - Verordening Tegemoetkoming Raadsfracties 2021

Ter inzage gelegde stukken -

raad 2021_1183 definitief

4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van het presidium;

Besluit De huidige Verordening Tegemoetkoming Raadsfracties 2017 in te trekken en de Verordening Tegemoetkoming Raadsfracties 2021 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 oktober 2021.

de griffier,

voorzitter,

raad 2021_1183 definitief

5

Verordening Tegemoetkoming Raadsfracties 2021 Artikel 1. Recht op financiële vergoeding 1. De in de raad vertegenwoordigde raadsfracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast component van €30.000,-- voor elke fractie. 3. Deze bijdrage bestaat uit een variabel component van €1.250,-- per raadszetel. 4. Deze bedragen worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van de procentuele indexering overeenkomstig aan het gemeentelijke indexcijfer. Vaststelling van de bedragen wordt uitgevoerd door een door de gemeente Tilburg aangestelde accountant. 5. De in lid 1 genoemde bijdrage kan slechts worden verleend aan een stichting, welke statutair uitsluitend is belast met het ondersteunen van de fractie, besteding en verantwoording van de financiële vergoeding. 6. Voor de toepassing van het bepaalde in deze verordening worden als een fractie beschouwd de leden van de raad, gekozen op eenzelfde lijst, zoals deze heeft gediend voor de verkiezing van de raad. Een lid, gekozen als enige op een lijst, zoals deze voor de verkiezing van de raad heeft gediend, wordt mede als een fractie aangemerkt. 7. Het bepaalde in lid 3 leidt uitzondering indien: a. één of meer leden van een zittende fractie als zelfstandige, nieuwe fractie gaat / gaan optreden; b.

Twee of meer fracties als één fractie gaan optreden; c. Één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie. Alsdan wordt met de gewijzigde situatie rekening gehouden , met ingang van de dag waarop de wijziging is ingegaan en hiervan schriftelijk mededeling is gedaan aan de voorzitter van de raad. Vanaf het moment van wijziging worden de vergoedingen voor de betrokken fracties opnieuw vastgesteld, overeenkomstig de maatstaf zoals die geldt op grond van de leden 2 en lid 3, onverminderd het bepaalde in artikel 4. Artikel 2. Besteding financiële vergoeding 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Hierbij mag maximaal 75% van de financiële vergoeding gewijd worden aan personele kosten (ook wel betaalde fractieondersteuning) en maximaal 25% van de financiële bijdrage aan overige kosten. 2. De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. betalingen aan familieleden in de eerste lijn; d.

giften, anders dan attenties van geringe financiële waarde (tot maximaal €50,--) in het kader van representatie; e. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raadsleden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; f. partijuitgaven, zoals verkiezingsactiviteiten; g. leningen, beleggingen en voorschotten.

raad 2021_1183 definitief

6

Artikel 3. Uitbetaling voorschot 1. De in artikel 1 bedoelde bijdrage wordt ieder jaar in de maand januari in de vorm van een voorschot aan een door de raadsfractie aangewezen stichting uitgekeerd, op een afzonderlijke voor dit doel bestemde bankrekening. 2. In het jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot in gedeelten uitgekeerd in verhouding tot de delen van de zittingsperiode van de raad. 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten over voorafgaande jaren. 4. De stichting maakt voor de ontvangst van de financiële bijdrage op grond van deze verordening en voor uitgaven in het kader van de fractiekosten-vergoeding gebruik van één bankrekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Artikel 4. Gevolgen splitsen fractie 1. Bij afsplitsing van een fractie komt het vaste component toe aan de fractie, die naar het oordeel van de burgemeester als voortzetting van de oorspronkelijke fractie kan worden aangemerkt. Het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte variabele component wordt verdeeld over de betrokken fractie, naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2. Bij afsplitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode, heeft de nieuw gevormde fractie uitsluitend aanspraak op de in artikel 1, derde lid genoemde variabele component.

Deze aanspraak wordt in mindering gebracht op de tegemoetkoming van de fractie in oude samenstelling. Dit lid gaat in met ingang van het jaar, volgend op het jaar waar de splitsing heeft plaatsgevonden. De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de fractie in oude samenstelling opgebouwde reserve. Artikel 5. Reserve 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage, ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. De reserve is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie toekomt. 3. Fracties die bij inwerkingtreding van deze verordening over een reserve beschikken die groter is dan de in dit artikel bepaalde omvang, mogen deze reserves behouden en kunnen deze inzetten ter dekking van toekomstige kosten voor fractieondersteuning. 4. De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de burgemeester als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger is dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op het meerdere. 6. Bij splitsing van een fractie komt de reserve toe aan de fractie, die als voortzetting van de oorspronkelijke fractie kan worden aangemerkt. 7. Voor het bepalen van de hoogte van de reserve wordt het kosten-baten stelsel gehanteerd. Artikel 6.

Verantwoording en controle 1. De stichting van de fractie draagt zorg voor correcte administratieve verwerking en verantwoording van de uitgaven. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen in dit artikel berust bij de stichting. 2. Elke raadsfractie documenteert van alle betalingen wat het doel van de besteding is geweest. 3. Elke stichting van de fractie legt jaarlijks vóór 1 april verantwoording en volledige administratie met boekingsbescheiden af conform de in de bijlage opgenomen modellen en

raad 2021_1183 definitief

7

voorschriften. De bijlage wordt door de griffier en de externe accountant vastgesteld en op bevindingen jaarlijks aangepast. 4. De Raadsgriffie publiceert jaarslijk het in lid 3 bedoelde overzicht op de website van de raad. Artikel 7. Terugbetalingsverplichting 1. Indien een fractie ophoudt te bestaan, is de betreffende fractie gehouden om het restantbedrag dat deze fractie nog aan fractievergoeding onder zich heeft, aan de gemeente terug te betalen. 2. Indien op grond van artikel 1, lid 2 en 3, de vergoeding op een lager bedrag wordt vastgesteld, is de betreffende fractie gehouden het te veel betaalde aan de gemeente terug te betalen. 3. Indien op basis van de verantwoording en controle geen goedkeuring wordt gegeven aan bepaalde bestedingen, moet het teveel betaalde voorschot worden terugbetaald. Artikel 8. Toepassing Algemene wet bestuursrecht Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt. Artikel 9 Slotbepalingen 1. Het college is belast met de uitvoering van deze verordening. Indien naar het oordeel van het college daar aanleiding voor is, treedt het college vooraf in overleg met het presidium. 2. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel omtrent de interpretatie van deze verordening, beslist het college, gehoord het presidium. 3. Deze verordening treedt in werking op 16 maart 2022.

4. Op het tijdstip bedoeld in lid 3 vervalt de Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2017. 5. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening tegemoetkoming raadsfracties 2021’.