Raadsvoorstel aanwijzing accountant (periode 2024 tm 2027)

Raad 2024_1520 definitiefraad 2024_1520 definitief

Voorblad Raadsvoorstel Aanwijzing accountant (periode 2024 t/m 2027) Datum Auditcommissie: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

22 januari 2024 Wethouder Van Asten Auditcommissie (griffie) René de Bonte

Telefoonnummer: 0612435699

Samenvatting De accountantscontrole van de jaarrekening moet met ingang van boekjaar 2024 opnieuw worden aanbesteed. De raad benoemt de accountant die de opdracht krijgt (Gemeentewet, Controleverordening 2023). Het aanbestedingstraject is inmiddels doorlopen. Van de twee inschrijvers heeft Deloitte Accountants BV het beste gescoord (de "economisch meest voordelige aanbieding"). Gezien deze uitkomst van het aanbestedingstraject stelt de Auditcommissie hierbij aan de raad voor om Deloitte Accountants BV aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Tilburg. De opdrachtperiode beslaat 2024 – 2027 en kan met 2 jaar worden verlengd (optiejaren). In het Programma van Eisen (vastgesteld door uw raad op 4 oktober 2023) is naast de controle van de jaarrekening opgenomen dat de accountant een natuurlijke adviesfunctie vervuld en de controle van de fractievergoedingen uitvoert.

Ontwerpbesluit De Auditcommissie stelt aan de raad voor Deloitte Accountants BV voor de boekjaren 2024 tot en met 2027 aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Tilburg, de natuurlijke adviesfunctie en de controle van de fractievergoedingen.

Raad 2024_1520 definitiefraad 2024_1520 definitief

Raadsvoorstel Aanwijzing accountant

Aanleiding Op 5 februari 2018 heeft uw raad besloten om Deloitte Accountants B.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Tilburg, voor de boekjaren 2018 tot en met 2021. Op 4 oktober 2021 heeft uw raad besloten gebruik te maken van de in artikel 4 van het contract opgenomen optie om het contract te verlengen met 2 jaar (boekjaren 2022 en 2023). Die twee optiejaren zijn inmiddels verstreken, wat betekent dat de accountantscontrole van de jaarrekening met ingang van boekjaar 2024 opnieuw moet worden aanbesteed. De raad benoemt de accountant die de opdracht krijgt (artikel 213 lid 2 Gemeentewet en Controleverordening 2023). De opdrachtperiode beslaat 2024 – 2027 en kan met 2 jaar worden verlengd (optiejaren). De voorbereiding van de aanbesteding is door de Auditcommissie gedaan, die het opdrachtgeverschap van de accountant vervult (verordening Auditcommissie 2022). Met ambtelijke ondersteuning heeft de Auditcommissie daarvoor het-aanbestedingstraject doorlopen. Dit traject is gebaseerd op het aanbestedingsdocument, inclusief bijlagen (zoals het Programma van Eisen). Het aanbestedingsdocument is door uw raad op 4 oktober 2023 vastgesteld. Het aanbestedingsdocument was het centrale document in de aanbesteding. De inhoudelijke kern bestond uit de eisen en de wensen.

Met de eisen stelt de gemeente kaders waaraan de accountantscontrole van de jaarrekening moet voldoen: wat moet de accountant doen en wat verwachten wij van hem. Uitsluitend accountantskantoren die aan alle eisen kunnen en willen voldoen, mochten offreren. De wensen in het aanbestedingsdocument vormden vervolgens de basis voor de selectie van de accountantskantoren. Bij de wensen ging het bijvoorbeeld om prijs, maar daarnaast ook om kwaliteit van de dienstverlening en het controleteam. In het document is aan elke wens een eigen wegingsfactor toegekend. Door de wensen en de wegingsfactoren zo compleet en duidelijk mogelijk te formuleren, werd een objectieve selectie van de beste aanbieder gegarandeerd. Belangrijk is dat de regelgeving niet toestaat dat er werd afgeweken van deze score. Met andere woorden: de aanbieder die – op grond van de gewogen wensen - als beste uit de bus kwam, moest de opdracht ook krijgen. Op basis van het doorlopen traject is gebleken dat van de twee inschrijvers Deloitte Accountants BV het beste heeft gescoord (de "economisch meest voordelige aanbieding").

Beoogd effect Op basis van artikel 213 lid Gemeentewet Deloitte Accountants BV formeel aan te wijzen als accountant voor de onderdelen, conform het Programma van Eisen, zoals dat op 2 oktober 2023 door uw raad is vastgesteld: a) Controle van de jaarrekening van de gemeente Tilburg; b) Natuurlijke adviesfunctie; c) Controleren fractievergoedingen.

Voorstel De Auditcommissie stelt aan de raad voor Deloitte Accountants BV voor de boekjaren 2024 tot en met 2027 aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Tilburg, de natuurlijke adviesfunctie en de controle van de fractievergoedingen.

Raad 2024_1520 definitiefraad 2024_1520 definitief

Argumenten 1. Raad wijst de accountant aan Artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad een of meer accountants aanwijst die belast zijn met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. 2. Deloitte behaalde de beste score Op grond van het aanbestedingsdocument en bijbehorend raadsvoorstel, zoals vastgesteld in de raad van 2 oktober 2023, is het aanbestedingstraject doorlopen. Daarbij heeft de gemeente twee inschrijvingen ontvangen. Deze zijn beoordeeld op basis van de geschiktheidscriteria en gunningscriteria uit het aanbestedingsdocument. Alle inschrijvingen voldeden aan de gestelde eisen. De beoordeling van de gunningswensen (combinatie van prijs en kwaliteit), die door de Auditcommissie en de ambtelijke organisatie werd gedaan, wees uit dat Deloitte Accountants BV de hoogste score behaalde. Deze inschrijving is daarbij aangemerkt als "economisch meest voordelig". 3. Regelgeving verplicht om de opdracht aan de beste inschrijver te gunnen Aanbestedingsrechtelijk moet de opdracht worden gegund aan de inschrijver die het beste heeft gescoord. Gunning aan een andere inschrijver zou de gemeente in grote (aanbestedingsrechtelijke) problemen kunnen brengen.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven Er zijn geen kanttekeningen. Inschrijvers konden tot 23 januari 2024 bezwaar maken. Daarvan is geen gebruik gemaakt. Er waren geen alternatieven. De aanbesteding is Europees aanbesteed, waarbij 2 partijen hebben ingeschreven.

Niet beïnvloedbare risico’s Er zijn geen risico’s te benoemen.

Kosten en dekking Het budget voor accountantskosten is structureel opgenomen in de begroting. Het inschrijfbedrag is vertrouwelijk (bekend bij de Auditcommissie). Bijstelling van het budget voor 2024 vindt plaats bij de Tussenrapportage 2024 en het structurele effect wordt verwerkt in de begroting 2025.

Uitvoering De overeenkomst wordt ondertekend door de burgemeester. Voortgang en monitoring van de dienstverlening vindt plaats door de Auditcommissie (met input van college en organisatie).

Participatie Participatie met en door inwoners of instellingen is niet van toepassing.

Raad 2024_1520 definitiefraad 2024_1520 definitief

Communicatie Het ondertekenen van de overeenkomst zal worden gedeeld in de (sociale) media. De overkomst wordt getekend door de burgemeester als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de gemeente Tilburg.

Evaluatie De overeenkomst met Deloitte Accountants wordt aangegaan voor de boekjaren 2024 tot en met 2027. In de overeenkomst is opgenomen dat gebruik gemaakt kan worden van 2 optiejaren. Dat initiatief en recht ligt bij de gemeente Tilburg. Bepaald is dat deze optie eenzijdig is, wat betekent dat als de gemeente hier gebruik van maakt, Deloitte hier aan is gehouden. Voor het einde van de periode van 4 jaar zal de Auditcommissie de dienstverlening door Deloitte evalueren.

Bijlagen Er zijn geen bijlagen bij dit raadsvoorstel. De aanbestedingsdocumenten zijn reeds eerder met uw raad gedeeld. De inschrijvingen worden niet openbaar gemaakt.

Ter inzage gelegde stukken Er zijn geen ter inzage gelegde stukken.

Tilburg, 22 januari 2024 De Auditcommissie, de secretaris, René de Bonte

de voorzitter Niels van Stappershoef

Raad 2024_1520 definitiefraad 2024_1520 definitief

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van de Auditcommissie;

Besluit Deloitte Accountants BV aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Tilburg, de natuurlijke adviesfunctie en de controle van de fractievergoedingen voor de boekjaren 2024 tot en met 2027.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 5 februari 2024, de griffier,

voorzitter,