Raadsvoorstel Aanpassing Regeling Grote Projecten 2024 raad 10okt24

Voorblad Raadsvoorstel Aanpassing Regeling Grote Projecten 2024 Datum Auditcommissie: Portefeuillehouder: Afdeling: Behandelend ambtenaar:

13 september 2024

Auditcommissie (griffie) René de Bonte

Telefoonnummer: 0612435699

Samenvatting Sinds 2016 heeft de gemeente Tilburg een Regeling Grote Projecten. Deze regeling heeft als doel de raad periodiek te informeren over de grote projecten op het gebied van sturing en besluitvorming, voortgang, financiën en risico’s. Uit onderzoek van de Rekenkamer Tilburg naar overschrijdingen op projecten blijkt dat de raad het gevoel heeft geen grip te hebben op projecten. Naar aanleiding van het onderzoek van de RKT heeft de raad een motie aanvaard om een traject op te starten om de Regeling Grote Projecten aan te passen. Het traject heeft als doel te komen tot een kwantitatieve en kwalitatieve heldere en eenduidige informatiepositie voor de raad. De Auditcommissie heeft gefungeerd als opdrachtgever voor het uitvoeren van de motie. Het traject heeft een lange doorlooptijd gekend. De aangepaste Regeling is voorgelegd voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie van 21 mei 2024 is de Auditcommissie in juni 2024 in overleg gegaan met het college. Dat heeft geleid tot aanpassingen van het voorstel. Het nu voorliggende raadsvoorstel en de bijgevoegde aangepaste Regeling Grote Projecten sluiten aan bij de opdracht vanuit de Auditcommissie en de wens van de raad om meer grip te krijgen op projecten.

Ontwerpbesluit De Auditcommissie stelt aan de raad voor: • De Regeling Grote Projecten 2024 vast te stellen

2

Raadsvoorstel Aanpassing Regeling Grote Projecten 2024

Aanleiding Sinds 2016 heeft de gemeente Tilburg een Regeling Grote Projecten. Deze regeling heeft als doel de raad periodiek te informeren over de grote projecten op het gebied van sturing en besluitvorming, voortgang, financiën en risico’s. De aanwijzing van grote projecten gebeurt jaarlijks bij het vaststellen van de begroting. In 2020 heeft de Rekenkamer Tilburg (RKT) onderzoek gedaan, naar aanleiding van signalen uit de raad, naar overschrijdingen op projecten. De signalen gingen over het vragen van extra krediet bovenop het oorspronkelijk door de raad beschikbaar gestelde bedrag. De raad ervaarde dat als “met de rug tegen de muur”, omdat projecten (volgens het college) al te ver gevorderd waren om stop te zetten. Uit het onderzoek blijkt dat raadsleden inzicht willen in de oorzaken van de overschrijdingen. Ook stelt de raad vragen bij de kwaliteit en kwantiteit van de informatievoorziening over projecten. Is die voldoende en was er voor de raad een moment om een afgewogen oordeel over de start en/of voortgang van een project te kunnen geven. Verder heeft de RKT onderzocht wat de mogelijkheden tot (bij)sturing zijn en hoe deze financiële overschrijdingen voorkomen kunnen worden. Het onderzoek van de RKT heeft geleid tot de Rekenkamerbrief ‘Begrotelijke projecten?’. In de raadsvergadering van 26 oktober 2020 is het raadsvoorstel bij de rekenkamerbrief behandeld.

Het besluit luidde als volgt: 1. De conclusies uit de Rekenkamerbrief ‘Begrotelijke projecten? Rekenkamerbrief over financiële overschrijdingen bij projecten’ te onderschrijven. 2. De aanbevelingen van de RKT Tilburg ten aanzien van de Rekenkamerbrief ‘Begrotelijke projecten? Rekenkamerbrief over financiële overschrijdingen bij projecten’ over te nemen. Samengevat zijn de conclusies en aanbevelingen uit het rapport: De RKT Tilburg noemt in haar rapport een viertal oorzaken voor overschrijdingen, te weten (1) grof calculeren, (2) menselijke fouten, (3) wijzigingen van scope en (4) tijd/externe factoren. Tevens adviseert zij de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken ter voorkomen van overschrijdingen. Dit door middel van heldere informatievoorziening, (financieel) onderbouwde voorstellen, heldere scope en eenduidige werkwijze. Naar aanleiding van de Rekenkamerbrief en het raadsvoorstel is in de raadsvergadering van 26 oktober 2020 de volgende motie aanvaard (motie 12-2). Dictum motie 12-2: En verzoekt de raad / woordvoerders grote projecten: • Om in 1 of meerdere werksessies, met externe begeleiding, samen met het college en de organisatie, te komen tot een aangepaste regeling grote projecten. • De aanbevelingen van de RKT als basis voor deze werksessies te nemen.

• De aanpassingen in de regeling moeten leiden tot een kwantitatieve en kwalitatieve heldere en eenduidige informatiepositie voor de raad. • Discussie te voeren over de aanpassing van de regeling dat er bij voorstellen voor (extra) krediet, nadat het project al gestart is, altijd scenario’s aan de raad worden voorgelegd. • De aangepaste regeling voor besluitvorming voor te leggen aan de raad. Ook zijn er twee moties aangehouden, die bij uitvoering van motie 12-2 betrokken zullen worden. Te weten: 12.3 Begrotelijke marge en 12.4 Begrotelijke projecten Projectbedrag.

3

De Auditcommissie heeft gefungeerd als opdrachtgever van de uitvoering van de motie. De woordvoerders Grote Projecten, het college en de organisatie zijn bij het traject betrokken geweest. Het traject is conform het dictum van de motie begeleid door een externe adviseur. De Auditcommissie heeft de externe adviseur de volgende opdracht gegeven: “Begeleiden van bijeenkomsten met afvaardiging raad, college en ambtelijke organisatie met als doel inzicht te krijgen in hoe de raad meer grip kan krijgen op de projecten en welke aanpassingen hiervoor benodigd zijn in de bestaande Regeling Grote Projecten.“

Beoogd effect De externe adviseur heeft de aanbevelingen van de RKT gecombineerd met de ingediende moties en informatie uit verkennende gesprekken met de RKT en met de Auditcommissie inclusief genodigden als basis genomen voor de te houden werksessies en reflectiebijeenkomst. De aanbevelingen van de RKT en van de externe adviseur hebben geleid tot voorgestelde aanpassingen in de Regeling Grote Projecten (hierna: RGP) en de projectbeheersing binnen de ambtelijke organisatie. Het doel van deze aanpassingen is om aan te sluiten bij de opdracht vanuit de Auditcommissie en de wens van de raad om meer grip te krijgen op projecten en tijdig te kunnen bijsturen. Het concept van de aangepaste RGP is voorgelegd voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Het college heeft per brief van 21 mei 2024 gereageerd op de aangepaste RGP. Het college heeft in die brief gevraagd om de reactie te bespreken met de Auditcommissie. Dat is gebeurd op 10 en 27 juni 2024. Dat heeft geleid tot aanpassing van de concept RGP. De aangepaste versie (na bestuurlijk wederhoor) ligt nu voor. In de bijlage is opgenomen op welke wijze opvolging is gegeven aan de aanbevelingen van de RKT. Daarnaast zijn de aanbevelingen van de externe adviseur (naar aanleiding van het reflectietraject) opgenomen met daarbij de wijze van opvolging. Hierbij is rekening gehouden met de aanpassingen na het bestuurlijk wederhoor.

Ook wordt ingegaan op de aangehouden moties 12.3 en 12.4 en de wijze waarop deze moties zijn meegenomen in de aangepaste regeling.

Voorstel De Auditcommissie stelt aan de raad voor: • De Regeling Grote Projecten 2024 vast te stellen

Argumenten 1. Actualisering nodig Op basis van het rapport van de Rekenkamer Tilburg, de aanvaarde en aangehouden moties en de bevindingen uit het reflectietraject bleek actualisering van de Regeling Grote Projecten noodzakelijk. 2. Informatievoorziening Met de aangepaste Regeling wordt aangesloten bij de wens om een betere informatievoorziening. De invulling van de informatiebehoefte van de raad in zowel de voorbereidings-, uitvoerings- als de afrondingsfase van het project wordt verbeterd. Daarbij gaat het enerzijds over de inhoud van de informatie en anderzijds over de momenten waarop en frequentie waarmee informatie over de projecten wordt verstrekt. Naast formele bijeenkomsten zijn nu ook informele bijeenkomsten toegevoegd. 3. Communicatie Het gaat hierbij om de formele en informele communicatie tussen raad en college/organisatie. In de aangepaste regeling is de informele communicatie toegevoegd.

4

4. Kaderstelling Binnen de gemeente is de kaderstelling rondom projecten breder dan alleen de Regeling Grote Projecten. Daarnaast is men het erover eens dat kaders alleen de problematiek niet oplost. Kenmerkend is dat de RGP op het merendeel van de door de RKT onderzochte projecten op grond van de criteria niet in aanmerking zou komen. Projecten die wel in aanmerking zouden komen, zijn niet als zodanig bestempeld. Toch was in alle gevallen behoefte aan informatie en communicatie. Een goed toetsingskader is noodzakelijk, maar gaat niet om de RGP alleen. Een meer integrale benadering is gewenst. In de aangepaste regeling is dit opgenomen. De raad besluit over het aanwijzen van een groot project (artikel 2 van de Regeling). Dat zal in de regel plaatsvinden op voorstel van het college. In de regeling is toegevoegd dat de raad al in vroeg stadium meegenomen wordt. In artikel 3 is bepaald dat het college de raad betrekt in de voorfase. Dat kan op informele wijze, maar is wel gericht op uiteindelijke besluitvorming. 5. Advies Auditcommissie De Auditcommissie is op meerdere momenten betrokken geweest bij het traject om de Regeling Grote Projecten aan te passen. De Auditcommissie is van mening dat de aangepaste Regeling er voor zorgt dat de informatiepositie van de raad beter is geborgd door het toevoegen van meer informatiemomenten (formeel en informeel).

In artikel 3 is bepaald dat de raad wordt betrokken in de voorfase. Het artikel heeft geen vrijblijvend karakter. Door de aangepaste regeling moet er sprake zijn van meer “in control zijn” en de raad de mogelijkheid heeft om tijdig bij te sturen.

Kanttekeningen en gewogen alternatieven Op 7 februari 2023 heeft de raad de motie “Volggroep Stedelijke Ontwikkeling” aangenomen en daarmee besloten om voor de lopende bestuursperiode een Volggroep Stedelijke Ontwikkeling in te stellen. De wens van de raad om een volggroep in te stellen is ontstaan vanwege de grote opgave voor Tilburg op het gebied van stedelijke ontwikkeling. Op basis van de vastgestelde Stedelijke Ontwikkelingsstrategie Wonen worden er tot 2040 circa 25.000 woningen gerealiseerd. Deze opgave krijgt concrete uitwerking binnen grote en kleinere gebiedsontwikkelingen. Voorbeelden hiervan zijn o.a. Puijacker, Kenniskwartier, Museumkwartier en Stappegoor. Naast de Volggroep Stedelijke Ontwikkeling zijn er zes projectvolggroepen die majeure ontwikkeling/projecten volgen. Doel van de volggroepen is om de raad in positie te brengen door de raad tijdig te informeren over ontwikkelingen en uitvoering van projecten en gebiedsontwikkelingen. De bedoeling van deze volggroep is om als raad de vinger aan de pols te houden bij belangrijke projecten/ontwikkelingen. In de motie worden onder andere Kenniskwartier, Museumkwartier en Stappegoor als voorbeelden van belangrijke ontwikkelingen genoemd. De volggroepen richten zich op de gebiedsontwikkeling en stedelijke ontwikkelingen.

Het is mogelijk dat een gebiedsontwikkeling leidt tot een groot project op basis van de criteria uit de Regeling Grote Projecten. Mogelijk zal er sprake zijn van overlap, maar dat zal beperkt zijn. De informatievoorziening op basis van de Regeling Grote Projecten richt zich op sturing en besluitvorming, voortgang, financiën en risico’s. De volggroepen kijken naar de (brede) gebiedsontwikkelingen.

Niet beïnvloedbare risico’s Er zijn geen risico’s.

5

Kosten en dekking Aan het aanpassen van de Regeling Grote Projecten zijn geen kosten verbonden.

Uitvoering In principe wordt bij de het vaststellen van de Programmabegroting ook de lijst met Grote Projecten vastgesteld. De huidige lijst met grote projecten is echter niet meer actueel. In overleg met de raad (woordvoerders) en college kan een voorstel worden voorbereid met aan te wijzen grote projecten. Die aanwijzing kan eventueel plaatsvinden via een afzonderlijk raadsvoorstel en wordt er niet gewacht tot de begroting. Er zal in overleg met het college, de organisatie en de griffie een voorstel voor een planning worden gemaakt voor 2024 (en verder) met daarin de formele en informele informatiemomenten. De planning wordt besproken in de Agendacommissie.

Participatie Participatie met en door inwoners of instellingen is niet van toepassing.

Communicatie Over het aanpassen van de aangepaste Regeling Grote Projecten wordt niet specifiek gecommuniceerd.

Evaluatie De werking van de aangepaste Regeling Grote Projecten zal na 2 jaar worden geëvalueerd door de Auditcommissie.

Bijlagen • • • • •

Opvolging aanbevelingen RKT, reflectietraject, moties 12.3 en 12.4 (ingevoegd bij dit raadsvoorstel) De aangepaste Regeling Grote Projecten 2024, incl. een lijst met definities Een was wordt tabel met de aanpassingen per artikel De bestuurlijke reactie van het college van 21 mei 2024 Brief Auditcommissie 13 september 2024 over de bestuurlijke reactie

Ter inzage gelegde stukken Er zijn geen ter inzage gelegde stukken.

Tilburg, 13 september 2024 De Auditcommissie, de secretaris, René de Bonte

de voorzitter Niels van Stappershoef

6

Raadsbesluit De raad van de gemeente Tilburg; -

gezien het voorstel van de Auditcommissie;

Besluit De Regeling Grote Projecten 2024 vast te stellen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 oktober 2024 de griffier,

voorzitter,

7

BIJLAGE OPVOLGING AANBEVELINGEN Opvolging aanbevelingen vanuit de RKT Hieronder zijn de aanbevelingen van de RKT opgenomen met daarbij de wijze waarop deze is opgevolgd. Daarnaast is een verwijzing opgenomen naar het artikel in de RGP waar een aanpassing is doorgevoerd op basis van de aanbeveling. Aanbeveling RKT 1. Zorg ervoor dat de raad bij (grote) projecten aan de voorkant in positie komt en gefaciliteerd wordt om een zorgvuldige afweging te maken

2.

Borg dat vóóraf wordt bepaald of een activiteit een klus, een (groot) project of een programma is en leg hiervoor criteria vast. Maak vooraf duidelijke afspraken over de informatievoorziening tijdens de uitvoering van het project. Indien er sprake is van deelprojecten, vraag ook altijd om een onderbouwing van de beoogde deelprojecten (boven een bepaald minimumbedrag)

3.

Eis bij grote projecten een volledig bestek bij de aanvraag van een uitvoeringskrediet of stel een extra marge in boven het gevraagde uitvoeringskrediet. Ga pas over tot de kredietaanvraag na het afsluiten van de ontwerpfase a. Overweeg om bij substantiële uitvoeringskredieten (boven een nader vast te stellen bedrag) van het college van B&W te eisen dat bij projectvoorstellen de inrichtingsplannen volledig onderbouwd (met volledig bestek) worden aangeleverd aan de raad, of b. Om bij grove calculaties te eisen dat de marge boven het gevraagde budget

Opvolging In de Regeling bepalingen toevoegen over hoe en wanneer de raad betrokken wordt aan de voorkant van een project. Toevoegen van bepalingen aan de regeling zoals bij aanbeveling 1 is genoemd, voor criteria projecten en informatievoorziening tijdens de uitvoering.

De aanbeveling van de RKT kan een invulling zijn van de afspraken die gemaakt moeten worden over inhoud informatievoorziening en frequentie.

Aanpassing in regeling Toevoeging artikel 3 Voorfase keuze groot project en artikel 4 lid 2.

Artikel 2 lid 2 toegevoegd voor informatiemomenten over grote projecten, waarbij grondexploitatieprojecten kunnen ook grote projecten zijn. Toevoeging artikel 3 Voorfase keuze groot project. In artikel 4 bepalingen toegevoegd voor informatieverstrekking over aangewezen groot project. Toevoeging artikel 4 lid 2 voor wijze van informatievoorziening. In artikel 4 lid 3 opgenomen dat er een startbijeenkomst na keuze voor een groot project. In artikel 5 bepalingen voor over beoordeling informatievoorziening tijdens het project. Geen aanpassing in de regeling, wel voor inrichting projectbeheersing binnen de organisatie

8

4.

gelijk is aan de gemiddelde overschrijding voor soortgelijke projecten. Zorg voor een heldere scope (dat wil zeggen een afbakening van wat wel en wat niet onder het project valt), welke niet of zo min mogelijk wijzigt door toevoeging van nieuwe wensen en eisen. Verwacht van het college van B&W voor (grote) projecten een tijdige en volledige planning.

5.

Indien het om projecten gaat met meerjarige financiële consequenties, dienen deze consequenties in het voorstel duidelijk en volledig gepresenteerd te worden, tezamen met het raadsvoorstel voor het uitvoeringskrediet.

6.

Bij wijzigingen in scope of planning: onderhandel eerst over contractuele afspraken en laat het college van B&W hierover rekenschap afleggen.

7.

Leertafels projectbeheersing uitbreiden.

8.

Pas de ‘Regeling grote projecten’ uit 2016 aan. Verwerk daarbij in ieder geval de aanbevelingen 3 tot en met 6. Stel heldere definities van, onder meer, overschrijdingen op.

Door de externe adviseur van het reflectietraject zijn aanbevelingen gegeven over inhoud en over het speelveld binnen het project. Zie daarvoor hieronder. Op basis daarvan aanvullingen opgenomen in de Regeling.

In de regeling toevoegingen gedaan over de wijze van informatievoorziening. De aanbeveling van de RKT is een goede invulling van hoe om te gaan met meerjarige projecten. Dat wordt meegenomen bij de projectbeheersing. Dit is naar aanleiding van het reflectietraject breder getrokken door aanbevelingen te laten doen over informatievoorziening gedurende het project en over de timing van de informatievoorziening. Daarvoor niet alleen de formele maar ook de informele weg kiezen. Opvolging is naar aanleiding van het reflectietraject niet beperkt tot aanbeveling rondom leertafels, maar uitgebreid naar begeleiding gedurende het project en controles tijdens en na het project Bij aanbeveling 3 tot en met 6 is aangegeven welke aanpassingen zijn doorgevoerd in de regeling.

Artikel 2 lid 2 toegevoegd voor beeld in jaarrekening en begroting. In artikel 4 bepalingen toegevoegd voor informatieverstrekking over aangewezen groot project. In artikel 4 lid 3 opgenomen dat er een startbijeenkomst na keuze voor een groot project. Wijze van informatievoorziening zie voorgaande aanbevelingen. Voor de invulling van hoe om te gaan met meerjarige projecten is geen aanpassing van de regeling nodig. In artikel 4 bepalingen toegevoegd voor informatieverstrekking over aangewezen groot project.

Toevoeging artikel 6 voor controle op projecten en bepalingen in artikelen 8 en 9 met betrekking tot eindevaluatie.

Voor de aanpassingen die resulteren uit aanbeveling 3 tot en met 6 verwijzen wij naar de betreffende aanbevelingen in deze tabel.

Aanbevelingen van de externe adviseur reflectietraject De aanbevelingen van de RKT zijn gericht op aanpassingen in de RGP en voornamelijk gericht op de financiële aspecten binnen een project. Tijdens hun voorbereiding en de werksessies heeft de externe adviseur geconstateerd dat de problematiek rondom projecten verder reikt dan alleen de RGP. In de werksessies en de reflectiebijeenkomst hebben zij de thema’s dan ook breder getrokken naar de gehele kaderstelling en hebben zij aandacht besteed aan een meer integrale projectbeheersing. De conclusies en aanbevelingen van de externe adviseur reiken daardoor verder dan de aanbevelingen zoals deze in de Rekenkamerbrief zijn opgenomen.

9

De externe adviseur heeft haar aanbevelingen opgedeeld in 5 thema’s, te weten: 1. Informatievoorziening 2. Expertise binnen ambtelijke organisatie 3. Expertise binnen fracties 4. Controle op en evaluatie van projecten 5. Aanpassingen in de kaderstelling Hieronder zijn de aanbevelingen per thema opgenomen, met daarbij de wijze van opvolging en een verwijzing naar de voorgestelde aanpassing in de RGP. Ad. 1. Informatievoorziening Timing De RGP regelt onder andere de wijze van informatievoorziening. In de RGP wordt uitgegaan van een uniforme aanpak voor alle projecten die zijn aangewezen als groot project. Probleem is dat de informatiebehoefte per project verschillend kan zijn. Enerzijds is in de voorbereidingsfase bij het ene project meer betrokkenheid/inspraak vanuit de raad gewenst dan bij ander project. Anderzijds is gedurende het project, afhankelijk van diverse factoren zoals financiën, risico’s , maatschappelijke gevoeligheid, voortgang meer of minder behoefte aan informatie over het project. Ten aanzien van de timing heeft de externe adviseur op basis van de input uit de bijeenkomsten de volgende aanbevelingen: • Organiseer informele informatiebijeenkomsten naast de formele momenten binnen de P&C-cyclus waarin de raad meer in detail wordt geïnformeerd over projecten die om factoren, zoals hiervoor genoemd, aandacht vragen.

De raadsleden hebben dan tegelijkertijd de mogelijkheid verhelderende en verdiepende vragen te stellen. Opvolging: de informele informatiebijeenkomsten worden gepland. RGP: in artikel 3 t/m 5 zijn bepalingen toegevoegd c.q. aangepast. •

Proactief informeren vanuit de ambtelijke organisatie, op het moment dat sprake is van: o Significante wijzigingen – zowel beleidsmatig als van buiten af – omtrent de inhoud van het project. o Dreigende kredietoverschrijdingen. Opvolging: In de bijlage bij dit raadsvoorstel zijn definities opgenomen om het onderscheid tussen wijzigingen, bijstellingen en kredietoverschrijdingen helder te maken. RGP: artikel 4 lid 7 toegevoegd.

•

Geef inzicht in aantal en omvang van de projecten zodat de raad een goed beeld heeft van de lopende projecten. Opvolging: Bij de begroting en jaarrekening wordt een totaalbeeld toegevoegd van alle projecten. RGP: In artikel 2 is nieuw lid 2 opgenomen.

Informatievoorziening in de voorbereidingsfase Uit de werksessies en de reflectiebijeenkomsten is gekomen dat de raad in de voorbereidingsfase goed wil worden geïnformeerd over het project, alvorens zij tot besluitvorming komt. Zij wil daarbij ook de mogelijkheid krijgen om mee te denken met de invulling van het project zodat zij zich comfortabel voelt op het moment van definitieve besluitvorming. Hieronder zijn de aanbevelingen van de externe adviseur opgenomen ten aanzien van de informatievoorziening in de voorbereidingsfase. • Transparante informatievoorziening op vragen vanuit raad o In informele sfeer de raad al in het voortraject meenemen bij een aankomend project. o Op voorhand al gevoel binnen de raad aftasten, waardoor de start van project gemakkelijker wordt.

10

Opvolging: De aanbeveling wordt opgevolgd door de organisatie van één of meerdere informele informatiebijeenkomsten door het college. RGP: toevoegen van nieuw artikel, i.c. artikel 3 Voorfase keuze groot project. •

Plan van aanpak opstellen met daarin de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij het project, hoe het project te monitoren inclusief inzicht in de financiën. Opvolging: geen aanpassing nodig. De oude RGP en de aangepaste RGP bieden hiervoor voldoende handvatten.

•

Calculeer realistisch, dus niet te ruim, maar ook niet te laag. Aan zowel te ruime als te krappe budgetten zitten risico’s. Leer van eerdere projecten, benoem en monitor de uitgangspunten zodat tijdig bijgestuurd kan worden. Opvolging: Toevoeging artikel 4 lid 2 in de RGP. Tilburg hanteert het principe “Reëel ramen”. Zowel college, organisatie en de accountant zien reëel ramen als speerpunt. Zie verder ook ad 4 Controle op en evaluatie van projecten.

•

Op maat ‘Informatie – debat – besluit’ bijeenkomsten organiseren in voorbereiding naar goedkeuring van het krediet (omdat niet elk project zo uitgebreid behandeld kan de selectie worden bepaald via de Risman-systematiek, waarbij per (fase van) een project via een cyclische risicoanalyse inzichtelijk wordt gemaakt welke risico’s worden gelopen en welke beheersmaatregelen daarbij horen). Opvolging: Per groot project wordt in het raardsvoorstel opgenomen hoe en wanneer de raad wordt geïnformeerd. Het format bij de RGP sluit voldoende aan bij de Risman-systematiek. RGP: aan ‘nieuw’ artikel 4 zijn lid 2 tot en met 8 toegevoegd.

•

Informatie over scenario’s, mogelijke risico’s, looptijd, financiën etc. zijn gewenst ter ondersteuning bij de besluitvorming. Opvolging: In de startnotitie wordt deze informatie opgenomen. RGP: aan ‘nieuw’ artikel 4 zijn lid 2 tot en met 8 toegevoegd.

•

Aandacht voor de inwonersparticipatie binnen een project. Opvolging: participatie is voldoende geborgd in de gemeentelijke processen. RGP: geen aanpassing nodig.

Informatievoorziening gedurende het project In de huidige P&C-cyclus wordt de raad formeel op twee momenten, te weten bij de behandeling van de begroting en de jaarrekening op hoofdlijnen geïnformeerd over de projecten. Uit de sessies blijkt dat de raad behoefte heeft aan meer informatie over projecten en dat de ambtelijke organisatie aanbiedt om deze informatie te geven. Zowel het ambtelijk apparaat als de raad beseffen dat de inhoud en diepgang van de informatiebehoefte per project kan verschillen. Artikel 2 van de Regeling gaat over de aanwijzing grote projecten. De aanwijzing vindt plaats door de raad, op voorstel van het college. Dat gebeurt jaarlijks bij de vaststelling van de programmabegroting (vermeld in het raadsvoorstel bij de begroting). De gemeente kent echter meerdere vormen van projecten: • Grote projecten • Grondexploitatie projecten • Projecten Meerjaren Programma Openbare Ruimte (MJP) • Overige projecten Grote projecten en Grondexploitatie projecten In de aangepaste Regeling wordt opgenomen dat het college bij de begroting en de jaarrekening inzicht geeft in de Grote Projecten. Toegevoegd is dat Grondexploitatie projecten ook Grote Projecten kunnen zijn.

11

MJP en overige projecten Het aantal projecten uit het Meerjaren Programma Openbare Ruimte (MJP) en de overige projecten *) is groot (honderden) en qua omvang (financieel, impact, looptijd) vaak beperkt. De raad over al deze projecten informeren is niet wenselijk, gelet op de gedetailleerdheid. De Projecten Meerjaren Programma Openbare Ruimte (MJP) en de Overige projecten vallen niet onder de Regeling Grote Projecten en zijn daarom ook niet in de Regeling opgenomen. *) overige projecten zijn bijvoorbeeld herinrichting van een straat, aanleg van een groenvoorziening, waterpartij, groot onderhoud enz.

Hieronder hebben wij aanbevelingen opgenomen om de informatievoorziening gedurende het project te optimaliseren: • Bespreken informatiebehoefte (soort en detailniveau) richting raad met erkenning van rollen van raad en college Opvolging: informatiebehoefte is besproken. De opvolging is hiervoor in dit raadsvoorstel al toegelicht bij timing en informatievoorziening in de voorbereidingsfase. • Maatwerk gewenste informatie per (soort) project. Afstemming tussen raad en college/ambtelijke organisatie over de gewenste informatie per soort project en per projectfase. Opvolging: Deze afstemming vindt plaats in de voorbereidingsfase. Bij het vorige onderdeel is hierover een nadere toelichting opgenomen. • Toepassing van Risman-methodiek om te bepalen over welke projecten wordt gerapporteerd. Opvolging: de methodiek geeft invulling aan hoe wordt gerapporteerd. Dat valt onder de verantwoordelijkheid van het college en is daarom hier niet verder uitgewerkt. • Indicatoren benoemen die in de projectrapportage naar voren moeten komen: soort project, projectfase, voortgang in tijd, voortgang in geld, risico’s, of al dan niet besluitvorming nodig is. Opvolging: Hierboven is hier al opvolging over aangegeven bij informatievoorziening in de voorbereidingsfase. Daarbij geeft de bijlage in de huidige regeling hier al invulling aan die aan de wensen voldoet.

• Op het gebied van financiën inzicht houden in ontwikkeling van het oorspronkelijk krediet met latere bijstellingen. Bij verzoeken tot bijstelling van het krediet helder motiveren wat de oorzaak van de benodigde bijstelling is. Dit is mede relevant voor de eindevaluatie en het leereffect. Opvolging: toevoeging artikel 4 lid 6 en 7 in de RGP. • Monitoren uitgangspunten budget versus realisatie. Daarbij het oorspronkelijk krediet in beeld houden zodat men er later van kan leren. Grof ramen in voorbereidingsfase naar fijnmazig ramen gedurende project en dit in relatie tot de realisatie. Opvolging: In het raadsvoorstel wordt deze informatie opgenomen. • Met elkaar afspraken maken over wanneer sprake is van een bijstelling van het krediet en wanneer sprake is van een overschrijding. Dit is enerzijds van belang om te zorgen dat hierover misverstanden bestaan en anderzijds van belang in het kader van de begrotingsrechtmatigheid. Opvolging: Zie de lijst met definities (bijlage 2 in de RGP). Ad. 2. Expertise binnen ambtelijke organisatie In werksessies is gesproken over de expertise binnen de ambtelijke organisatie. Daarbij ging het enerzijds over feit dat in verleden een groot team aanwezig was dat zich bezighield met opstellen van bestekken en berekeningen dat dit team is afgeslankt.

Daarnaast is gesproken over aspect of de ambtelijke organisatie voldoende gevoel heeft bij de verschillende politieke belangen en het niveau van raadsleden. In de reflectiebijeenkomst is naar voren gekomen dat deze aspecten niet belemmerend werken in het kader van de projectbeheersing. Hierdoor heeft de externe adviseur geen nadere aanbevelingen opgenomen. Ad. 3. Expertise binnen fracties Tijdens de sessies is besproken dat de expertise binnen de fracties op het gebied van projecten wisselend is . Hierdoor is het gevoel van comfort bij de behandeling van en besluitvorming over een project ook wisselend

12

binnen de fracties. Het is van belang dat de fracties voldoende kennis hebben over de inhoud en financiën van een project, alvorens zij tot besluitvorming over kunnen gaan. Hiervoor heeft de externe adviseur de volgende aanbevelingen: • Borgen dat fracties voldoende gevoel bij en kennis over project hebben: o Ambtelijke organisatie: door aandacht voor vorm en inhoud van de informatievoorziening de raad beter meenemen (zie ook punt 1 hiervoor). o Fracties zelf: door doorvragen bij de organisatie en zo nodig inschakelen van externen. o Griffie: inschakelen van griffie voor enerzijds inzet van haar eigen kennis en ervaring met projecten en anderzijds als intermediair van de raad met de organisatie of externe partijen wanneer externe deskundigheid wordt ingeschakeld. Opvolging: is geborgd in de werkprocessen. Ad. 4. Controle op en evaluatie van projecten In de werksessies is aangegeven dat grip op de projecten gedurende de looptijd gewenst is en dat men voor toekomstige projecten wil leren van afgeronde projecten. Hierbij is ook gesproken over de wens door een externe partij gedurende het project én bij de afronding ervan controles uit te laten voeren. De meningen zijn hierover binnen de gremia weliswaar niet eensluidend, maar wel te verenigen.

Om hier invulling aan te geven heeft de externe adviseur de volgende aanbevelingen: • In alle gevallen vindt een interne evaluatie van project plaats. Daarbij komt naar voren wat goed is gegaan én wat beter kan (oorzakenanalyse waarom project niet volgens verwachting is gelopen). Vooraf benoemde en projecten die bijzonder zijn worden gedeeld met de raad. Doel: leren voor toekomstige projecten. Opvolging: In de RGP was al artikel over eindevaluatie opgenomen. Deze is uitgebreid met bepaling over de inhoud van de eindevaluatie en de wijze waarop deze wordt besproken. RGP: artikel 8 en 9 over eindevaluatie is uitgebreid. •

Indien wenselijk - zoals hiervoor gedefinieerd - externe controles uit laten voeren; de raad geeft daartoe opdracht maar gaat hier gemotiveerd en selectief mee om. Hiertoe worden objectieve criteria opgesteld. Opvolging: De ruimte die de raad wil hebben om externe deskundigheid in te schakelen is opgenomen in de regeling. RGP: toevoeging van nieuw artikel 6 controle op projecten.

•

De accountant besteedt ook tijd aan controles op projecten, dus goede afstemming over de projecten die door de accountant worden gecontroleerd en projecten waarbij externe controles gewenst zijn is van belang. Opvolging: de afstemming zal door de Auditcommissie met de accountant plaatsvinden. RGP: geen extra aanpassing behalve degene zoals genoemd bij de vorige bullet.

Ad. 5. Aanpassingen in de kaderstelling De RKT heeft voor het haar onderzoek projecten onderzocht die op grond van de criteria in de RGP niet in aanmerking zouden komen. Projecten die wel in aanmerking zouden komen, zijn niet als zodanig bestempeld. Toch was in alle gevallen behoefte aan informatie en communicatie. Een goed toetsingskader is noodzakelijk, maar gaat niet om de RGP alleen. Er blijken ook meerdere (beleids)regels te bestaan omtrent de beheersing van projecten in het algemeen. Een meer integrale benadering is gewenst. Een inventarisatie van alle bestaande regelgeving ligt voor de hand. Op basis van die regelgeving en de in deze notitie benoemde aspecten kunnen daarin verwerkt worden zodat een duidelijk en eenduidig (toetsings)kader komt. Duidelijk is geworden dat niet alle aspecten te vatten zijn in een vastomlijnd kader, maar dat een adequate communicatie (op het juiste moment de juiste informatie aan de juiste stakeholder) minimaal zo belangrijk is. Opvolging: zie de opvolging van de aanbevelingen van de RKT en hierboven van de externe. Waar nodig geacht zijn voorstellen gedaan om de RGP aan te passen.

13

Opvolging aangehouden moties 12.3 en 12.4 In de raadsvergadering van 26 oktober 2020 zijn twee moties aangehouden, te weten: 12.3 Begrotelijke marge en 12.4 Begrotelijke projecten Projectbedrag. Het dictum van motie 12.3 Begrotelijke marge luidde: Om in het raadsvoorstel bij aanbeveling 3 altijd uit te gaan van een volledig bestek en een extra marge niet toe te staan. Aanbeveling 3b hierdoor te laten vervallen. Het dictum van motie 12.4 Begrotelijke projecten Projectbedrag luidde: Om in het raadsvoorstel bij aanbeveling 3a substantiële investeringskredieten te definiëren als projecten welke een begroting hebben van 3 miljoen euro en hoger. Opvolging motie 12.3 Aanbeveling RKT 3. Eis bij grote projecten een volledig bestek bij de aanvraag van een uitvoeringskrediet of stel een extra marge in boven het gevraagde uitvoeringskrediet. Ga pas over tot de kredietaanvraag na het afsluiten van de ontwerpfase a. Overweeg om bij substantiële uitvoeringskredieten (boven een nader vast te stellen bedrag) van het college van B&W te eisen dat bij projectvoorstellen de inrichtingsplannen volledig onderbouwd (met volledig bestek) worden aangeleverd aan de raad, of b. Om bij grove calculaties te eisen dat de marge boven het gevraagde budget gelijk is aan de gemiddelde overschrijding voor soortgelijke projecten.

Opvolging De aanbeveling van de RKT kan een invulling zijn van de afspraken die gemaakt moeten worden over inhoud informatievoorziening en frequentie.

Aanpassing in regeling Geen aanpassing in de regeling, wel voor inrichting projectbeheersing binnen de organisatie

Opvolging motie 12.4 De RKT geeft in de aanbeveling aan om bij substantiële uitvoeringskredieten uit te gaan van “boven een nader vast te stellen bedrag”. In motie 12.4 wordt een bedrag van € 3 mln genoemd. In de regeling is geen bedrag opgenomen. In artikel 1 zijn de criteria bepaald en daar wordt het woord “substantieel” gebruikt, zowel voor financiële gevolgen, maatschappelijke gevolgen als risico’s. Dat zijn geen “of” criteria maar “en” voorwaarden. Daarmee kan het zijn dat een bedrag lager dan € 3 mln wel substantiële maatschappelijke gevolgen kan hebben of substantiële risico’s kent bij de uitvoering. Door geen bedrag in de Regeling Grote Projecten op te nemen heeft de raad meer mogelijkheden om een project aan te wijzen als groot.