PvA Burgerberaad De Sociaalrechtvaardige Energietransitie

Plan van aanpak Burgerberaad ‘De sociaalrechtvaardige energietransitie in Tilburg’ inleiding plan van aanpak meer voor elkaar In het akkoord ‘Meer voor elkaar’ is afgesproken om ‘te gaan voor een eerlijke energietransitie. We willen dat al onze inwoners kunnen profiteren van duurzame en comfortabele, goed geïsoleerde huizen en van schone energie.’ Bovendien zijn in het akkoord stevige ambities op het gebied van inwonersparticipatie en een ‘Levendige Democratie’ geformuleerd: inwoners moeten niet alleen kunnen meedenken en meedoen, maar ook kunnen meebepalen. initiatiefgroep Burgerberaad verzoekt om burgerberaad Sinds het najaar van 2022 oriënteert de Initiatiefgroep Burgerberaad, bestaande uit betrokkenen bij de Energiefabriek013, zich op het burgerberaad als instrument om de maatschappelijke betrokkenheid bij de energietransitie te vergroten en meer (diverse) groep inwoners bij dit thema te betrekken. De initiatiefgroep verzocht de gemeente om in mei 2023 een burgerberaad te organiseren over de energietransitie. Samen met de initiatiefgroep heeft de gemeente de vraag als volgt geformuleerd: ‘Wat verstaat het burgerberaad onder een sociaalrechtvaardige energietransitie in de gemeente Tilburg, en hoe geven we de dat vorm, gegeven de door de gemeenteraad vastgestelde doelen en planning?’.

besluit tot een eerste burgerberaad De gemeenteraad heeft, als bevoegd gezag, in december 2024, via het geamendeerde Raadsbesluit Verzoek Burgerberaad Energiefabriek013, besloten om op het verzoek van de Energiefabriek013 een eerste burgerberaad te organiseren. Daarbij heeft de gemeenteraad een aantal restricties meegegeven: zo mag tijdens het burgerberaad besluitvorming over de ‘sociaalrechtvaardige energietransitie’ door blijven gaan, mag het beraad maximaal negen maanden duren en maximaal €250.000,- kosten. Dat heeft de raad bepaald in het aangenomen amendement ‘Wie de schoen past, trekke hem aan en geeft het burgerberaad een kans’ (24020). zwaarwegende adviezen aan de raad Het burgerberaad gaat met elkaar in dialoog en komt tot zwaarwegende adviezen en aanbevelingen over de voorliggende vraag. Door die adviezen met elkaar in het besluitvormingsproces te bespreken, heeft de gemeenteraad voldoende fundament om zelf het gesprek te voeren over “een meer rechtvaardig energiesysteem”. Door het burgerberaad te organiseren en de uitkomsten daarvan aan de raad ter besluitvorming aan te bieden doen we dus tegelijkertijd de door de raad aangenomen motie ‘Een meer rechtvaardig energiesysteem’ (24-113) af.

1

Voorbehoud vooraf Door het krappe financiële kader is het niet mogelijk om een burgerberaad te organiseren, conform de randvoorwaarden en succesfactoren uit Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg. We moeten dus concessies doen. Dat heeft mogelijk een nadelig effect op de (ervaren) legitimiteit van het huidige burgerberaad (en van eventuele toekomstige edities) en daarmee op het vertrouwen in de lokale democratie. Ter overweging van uw raad schetsen we in dit Plan van aanpak eveneens op welke manier én wat het kost om de concessies indien gewenst te verlichten. Daarbij hebben we de aanmoediging “doe het goed of doe het niet” in het achterhoofd. Dit doen we in het hoofdstuk het beraad: conform Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg. inhoudsopgave plan van aanpak In dit plan van aanpak werken we het besluit van de gemeenteraad uit om het gesprek met onze inwoners over de ‘sociaalrechtvaardige energietransitie’ vorm te geven aan de hand van een burgerberaad. In dit Plan van aanpak gaan we dieper in op: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

het doel van- en succesfactoren voor het beraad de beleidsmatige context van- en de vraag aan het beraad het ontwerp van- en de rolverdeling tijdens het beraad representativiteit, de (gewogen) loting en het wegnemen van drempels voor het beraad de (politieke) opvolging van het beraad de evaluatie van het beraad de communicatie over het beraad de planning van het beraad de organisatie van het beraad de kosten van het beraad het beraad: conform Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg

p.3 p.5 p.7 p.10 p.13 p.15 p.16 p.17 p.19 p.21 p.23

2

het doel van- en succesfactoren voor het beraad waarom een burgerberaad ‘De sociaalrechtvaardige energietransitie’? In Tilburg gaan we voor een eerlijke energietransitie. We willen dat iedereen, ongeacht maatschappelijke status, sociale identiteit of grootte van de portemonnee, mee kan doen in die transitie, zodat al onze huidige en toekomstige inwoners profiteren van comfortabele, goed geïsoleerde huizen, van schone energie en van een duurzaam en leefbaar Tilburg. Ondanks dat er – op visie- en projectniveau, op stedelijk- en op wijkniveau – veel inspanningen worden verricht om inwoners, en juist de inwoners die we normaal gesproken niet zo snel spreken, te betrekken bij de energietransitie, constateren we dat we een grotere, en bovenal meer diverse, groep inwoners moeten betrekken bij deze maatschappelijk en politiek relevante en urgente opgave. Want door meer (diverse) inwoners bij het onderwerp te betrekken, komen nieuwe perspectieven, ideeën, zorgen en oplossingen ter tafel, die bovendien meer gedragen worden door de Tilburgers. Dat is onmisbaar om de energiedoelen te halen (zie actualisatie energiedoelen). Ook vanuit het perspectief van een ‘Levendige Democratie’ vinden we het belangrijk om meer (diverse) inwoners een stevige stem te geven in de plan- en besluitvorming in Tilburg: niet alleen meedenken en meedoen, maar ook meebepalen.

Zo verbinden we samenleving en politiek met elkaar, en vergroten we het vertrouwen van onze inwoners in de lokale democratie. Daarom: het burgerberaad ‘De sociaalrechtvaardige energietransitie’. randvoorwaarden en succesfactoren van een burgerberaad Een burgerberaad bestaat uit circa 100 tot 150 willekeurige, door loting aangewezen, inwoners, die samen, op basis van objectieve en gebalanceerde informatie, met elkaar in dialoog gaan over een relevant en urgent thema. Zij delen, op een gelijkwaardige manier en zonder druk van buitenaf, argumenten en perspectieven met elkaar. Discussies en tegenstellingen horen bij de dialoog, maar de deelnemers gaan op zoek naar overeenkomsten en oplossingen voor het voorliggende vraagstuk. Zo komen zij tot (zwaarwegende) adviezen die onderdeel uitmaken van de politieke besluitvorming. In april 2024 heeft de gemeenteraad het Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg aangenomen. Hoewel burgerberaden in de praktijk in verschillende verschijningsvormen voorkomen, heeft de gemeenteraad een aantal randvoorwaarden en succesfactoren benoemd voor een ‘Tilburgs’ burgerberaad: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ga aan de slag met een relevant onderwerp en een passende vraag Geef een heldere opdracht met stevig commitment Laat het beraad begeleiden door een onafhankelijke partner Zorg voor een representatieve afspiegeling en werk met een (gewogen) loting Zet in op toegankelijkheid en neem drempels voor deelname weg Bereik en betrek zoveel mogelijk Tilburgers bij het beraad Maak voldoende tijd en middelen vrij Evalueer het beraad

3

kosten versus kwaliteit van een burgerberaad In het Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg hebben we – op basis van ervaringen uit het land – geraamd wat een burgerberaad, georganiseerd volgens bovenstaande randvoorwaarden en succesfactoren, kost. Dat is destijds becijferd op €400.000,-, inclusief ambtelijke capaciteit. Voor dit burgerberaad heeft de raad een kaderstellend budget van €250.000,-, inclusief ambtelijke capaciteit, beschikbaar gesteld. Daarmee kunnen we géén invulling geven aan alle randvoorwaarden en succesfactoren. We moeten dus concessies doen, bijvoorbeeld ten aanzien van de (hoogte van de) vergoeding voor deelnemers, het wel of niet treffen van drempelverlagende interventies, de aanpak en uitvoerder van de evaluatie, de (grootschaligheid van de) communicatiecampagne, de kosten die we doorrekenen ten behoeve van de ambtelijke capaciteit, en de uitstraling van de bijeenkomsten van het burgerberaad. In dit Plan van aanpak beschrijven we de keuzes die we voorstellen.

4

de beleidsmatige context en de vraag aan het beraad actualisatie energiedoelen De energietransitie is de afgelopen jaren op regionaal, nationaal, Europees en mondiaal niveau flink in beweging. Daarom is in het akkoord ‘Meer voor elkaar’ afgesproken om onze lange termijn doelstellingen tegen het licht te houden en duidelijke tussendoelen voor 2030 te stellen. Dat heeft ertoe geleid dat de gemeenteraad in oktober 2024, via het Raadsbesluit Actualisatie doelen energietransitie, de lokale doelstellingen voor de energietransitie heeft geactualiseerd. De raad heeft besloten dat in 2050 het grondgebied van de gemeente Tilburg CO2-neutraal moet zijn. Als tussendoel is bovendien vastgesteld dat in 2030 de CO2-uitstoot op het grondgebied van de gemeente Tilburg ten opzichte van 1990 met minimaal 55% is gereduceerd, en dat de netto uitstoot in 2030 maximaal 450kton CO2 bedraagt. Tegelijkertijd realiseren we ons – meer dan eerder – dat de energietransitie niet alleen een technische (verander)opgave voor de (on)bebouwde omgeving is. De energietransitie is óók – en misschien: met name – een sociale transitie, die zijn beslag krijgt in alle wijken in onze gemeente en (diep) ingrijpt in het leven van onze (toekomstige) inwoners: ook financieel. In het akkoord ‘Meer voor elkaar’ is al afgesproken om ‘te gaan voor een eerlijke energietransitie.

We willen dat al onze inwoners kunnen profiteren van duurzame en comfortabele, goed geïsoleerde huizen en van schone energie.’ Dat doel heeft de gemeenteraad in oktober 2024 ook verder geactualiseerd en geconcretiseerd. Zo is afgesproken om ‘in 2030 een meer rechtvaardig energiesysteem te hebben in de gemeente Tilburg’. Dit strategische doel is vervolgens uitgewerkt naar de volgende tactische doelen: • •

We zetten in op meer sturing op de gewenste verdeling van kosten en baten in de energietransitie; We werken we aan meer maatschappelijke betrokkenheid bij de energietransitie; de vraag

Het is belangrijk dat iedereen, nu en in de toekomst, mee kan in de energietransitie: daarvoor is het nodig dat we de energietransitie op een eerlijke manier vorm krijgt. Maar dat is een complexe opgave, want... wat is eerlijk? We vragen aan het burgerberaad om de raad daarover te adviseren. De volgende vraag, afkomstig uit het Raadsbesluit Verzoek Burgerberaad Energiefabriek013, is daarin leidend: ‘Wat verstaat het burgerberaad onder een sociaalrechtvaardige energietransitie in de gemeente Tilburg, en hoe geven we dat vorm, gegeven de door de gemeenteraad vastgestelde doelen en planning?’. De voorliggende vraag is best moeilijk te begrijpen. Voor de deelnemers aan het beraad, maar ook in communicatie over het beraad, werken we daarom met een eenvoudigere vraag (‘hertaling’). “In Tilburg gaan we minder energie gebruiken. En stappen we van fossiele brandstoffen over op duurzame energie. Dat noemen we de energietransitie. We willen die overstap op een eerlijke manier doen. Maar wat ís een eerlijke energietransitie? En hoe doen we dat dan? Breng adviezen uit waarmee we de energietransitie in Tilburg eerlijk vormgeven.” 5

Ter inspiratie geven we graag een aantal invalshoeken aan het burgerberaad mee. 1. Eerlijk in de portemonnee De energietransitie kost geld, en levert geld op. De verdeling van kosten-en-baten (c.q. de betaalbaarheid) is een belangrijk aspect van ‘de eerlijke energietransitie’. 2. Eerlijkheid in de oplossingen De energietransitie gaat ook over de toegankelijkheid, bereikbaarheid en beschikbaarheid van verschillende duurzame oplossingen. Het gebruiken van subsidies en duurzame oplossingen (bv. openbaar vervoer) is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Bovendien kan niet iedereen kiezen welke duurzame oplossingen hij wil. Wat betekent dat voor ‘een eerlijke energietransitie’? 3. Eerlijkheid náást de energietransitie We kijken vaak naar de businesscase van een duurzame oplossing. Daarbij worden bredere maatschappelijke kosten en baten buiten beschouwing gelaten. Hoe wegen we de energietransitie in de bredere balans van maatschappelijke kosten en baten? 4. Eerlijk naar de toekomst De energietransitie is een kwestie van de lange adem. We zetten die transitie nu in gang, want nu treuzelen zorgt voor een hoger prijskaartje voor toekomstige generaties. Wat betekent eerlijkheid ‘nu’ in de context van ‘later’? 5. Een eerlijk proces De energietransitie is een langlopend proces, waarin besluiten worden genomen en weten regelgeving kan veranderen.

Daarmee gaat de energietransitie ook over zeggenschap, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid. Wat betekent dit vanuit een ‘eerlijke energietransitie’? Het burgerberaad bepaalt zelf over welke onderwerpen zij in gesprek gaan om invulling te geven aan de vraag en opdracht. Het burgerberaad bepaalt daarmee zelf wat de reikwijdte van hun adviezen is.

6

het ontwerp van het beraad het burgerberaad is van de deelnemers Eén van de belangrijkste uitgangspunten voor een burgerberaad is dat de deelnemers eigenaar zijn van hun eigen beraad. Zij stellen zelfstandig met elkaar spelregels en het proces vast. Bijvoorbeeld over van welke expertise zij gebruik willen maken, over welke stappen ze voor zich zien om tot adviezen te komen en over óf en hoe ze andere Tilburgers in het proces willen betrekken, en over hoe ze besluiten over de voor te stellen adviezen. Daarin wordt het beraad begeleid door een onafhankelijke partij. globaal ontwerp Hoewel er geen vast stappenplan voor het ontwerp en de duur van een beraad is, doorloopt ieder burgerberaad dezelfde fasen: fase 1: opstarten (circa 1 bijeenkomst) In de eerste fase maken de deelnemers van het beraad kennis met elkaar en met de onafhankelijke begeleiding, bespreken zij de vraag uit het Plan van aanpak met de politieke vertegenwoordigers (de portefeuillehouders en woordvoerders Levendige Democratie en Klimaat & Energie), maken zij werkafspraken en een procesontwerp, en bespreken zij welke kennis en informatie nodig is om met de vraag aan de slag te gaan. Aan het einde van deze fase is de vraag scherp en hebben de deelnemers elkaar leren kennen, zodat zij zich makkelijker naar elkaar durven uit te spreken.

fase 2: leren en informeren (circa 1-2 bijeenkomst(en)) In de tweede fase krijgen de deelnemers van het beraad informatie van experts, ervaringsdeskundigen, betrokken partijen en ambtenaren. Mogelijk willen de deelnemers weten hoe andere Tilburgers tegen het vraagstuk kijken en een (digitale) raadpleging organiseren. Of willen zij een excursie of werkbezoek afleggen om meer inzicht in de vraag te krijgen. Aan het einde van deze fase hebben de deelnemers alle benodigde informatie om met elkaar in dialoog te gaan. fase 3: delibereren (circa 2-3 bijeenkomst(en)) In de derde fase gaan de deelnemers, op basis van de informatie uit de eerdere fasen, met elkaar in gesprek over het onderwerp. In verschillende werkvormen en delen de deelnemers inzichten, perspectieven en overwegingen met elkaar. En zoeken zij samen naar oplossingen en adviezen van het vraagstuk. De dialoog wordt begeleid door gespreksleiders. Aan het einde van deze fase hebben deelnemers de verschillende perspectieven op de vraag met elkaar gedeeld, en zijn de (concept)adviezen opgesteld. fase 4: advies uitbrengen (circa 1-2 bijeenkomst(en)) In de vierde fase formuleren de deelnemers, op basis van de dialoog uit de eerdere fase, de definitieve adviezen. Deze stellen zij vast. In een slotsessie lichten de deelnemers hun adviezen toe aan de politieke vertegenwoordigers.

Ook besluiten zij óf en in welke vorm zij de opvolging van de adviezen gaan monitoren.

7

doorlooptijd en toekomstig beleid We zien het burgerberaad als instrument om de maatschappelijke betrokkenheid bij de energietransitie te vergroten en om meer handvatten te krijgen om de ‘sociaalrechtvaardige energietransitie’ vorm te geven. Dat is onmisbaar om de energiedoelen te halen. Dat betekent ook dat het burgerberaad de energietransitie niet mag vertragen. Daarom heeft de raad afgesproken dat de doorlooptijd maximaal negen maanden mag zijn en voorziene besluitvorming ‘gewoon’ moet doorgaan en (zie planning). Dat uitgangspunt brengt een risico met zich mee: het burgerberaad interpreteert namelijk zelf de vraag zelf en bepaalt zelf wat de reikwijdte van haar adviezen gaat zijn. Het is dus mogelijk dat bepaalde, toekomstige besluitvorming gaat botsen met de uiteindelijke adviezen uit het beraad. Als het college en/of de raad in de toekomst besluiten nemen die het proces van- en de vraag aan het beraad doorkruisen, is het van belang dat zij het burgerberaad uitleggen wat de besluitvorming betekent voor de vraag aan het beraad. Het is daarom raadzaam om de uitkomsten van het burgerberaad af te wachten en deze te betrekken in de verdere besluitvorming over ‘de sociaalrechtvaardige energietransitie’. werkvormen en taal In een burgerberaad is het belangrijk dat alle deelnemers aan het beraad kunnen meedenken en meepraten op een manier die comfortabel voor hen voelt.

Dit betekent dat een mix van werkvormen nodig is om met elkaar in gesprek te gaan, bijvoorbeeld door plenaire gesprekken af te wisselen met kleinere groepsgesprekken. Ook voor de informatiefase verwachten we dat informatie op verschillende manieren ‘opgehaald’ kan worden. Bijvoorbeeld door een expert of ervaringsdeskundige uit te nodigen of door op excursie te gaan. Hoewel de voertaal van het burgerberaad Nederlands is – en het burgerberaad bij uitstek een ‘talig’ instrument is –, realiseren we ons dat de Nederlandse taal niet voor iedereen gemakkelijk is. We selecteren de onafhankelijke begeleider mede op basis van zijn kunde om mindertalige deelnemers mee te laten doen. Uiteraard ligt deze verantwoordelijkheid niet alleen bij de begeleider van het beraad, maar ook bij alle betrokkenen vanuit de gemeente. rol burgerberaad Het burgerberaad is van het burgerberaad. Dat betekent dat het burgerberaad, begeleid door een onafhankelijke, externe partner, zelf het procesontwerp bepaalt, een probleemanalyse op de voorliggende vraag maakt, eventueel de vraag herformuleert, experts en ervaringsdeskundigen uitnodigt, andere Tilburgers raadpleegt, en een vorm/proces vaststelt om de opvolging van de adviezen te monitoren. rol gemeenteraad De gemeenteraad is opdrachtgever van het burgerberaad.

Dat doet zij door dit plan van aanpak voor het burgerberaad De sociaalrechtvaardige Energietransitie vast te stellen. In de eerste fase van het beraad is (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad, de raadswerkgroep Levendige Democratie en de woordvoerders Energie & Klimaat, aanwezig om de vraag toe te lichten. Tijdens het beraad houdt de gemeenteraad zich afzijdig en heeft zij alleen contact met deelnemers van het beraad als het beraad daar zelf het initiatief toe neemt. Na afloop van het beraad besluit de gemeenteraad over de adviezen, op basis van het voorstel van het college. 8

rol college Het college is mede-opdrachtgever van het beraad door dit plan van aanpak voor het burgerberaad De sociaalrechtvaardige Energietransitie voor te bereiden en vast te stellen. In de eerste fase van het beraad is (een vertegenwoordiging van) het college, de portefeuillehouders Levendige Democratie en Energietransitie, aanwezig om de vraag toe te lichten. Tijdens het beraad houdt het college zich, net als de gemeenteraad, afzijdig en heeft zij alleen contact met deelnemers van het beraad als het beraad daar zelf initiatief toe neemt. Na afloop van het beraad duidt het college de adviezen uit het beraad en stuurt de adviezen, inclusief het voorstel over hoe om te gaan met de adviezen van het burgerberaad, naar de gemeenteraad ter besluitvorming. rol onafhankelijke begeleider van het beraad Het burgerberaad wordt uitgevoerd door een onafhankelijke procesbegeleider. Deze partij: • • • • • • • • •

is dagvoorzitter van het beraad verzorgt de programmatische voorbereiding van het beraad en de communicatie met de deelnemers doet voorstellen voor het proces, de onderlinge werkafspraken en de werkvormen van het beraad doet, op verzoek van het beraad, voorstellen voor het betrekken van de rest van de Tilburgse samenleving modereert de (inhoudelijke) gesprekken in de verschillende fasen van het beraad en/of leidt daartoe de gespreksbegeleiders op is verantwoordelijkheid voor (het laten verzorgen van) de verslaglegging van de bijeenkomsten is, op verzoek van het beraad, penvoerder voor het adviesrapport treedt, op verzoek van het beraad, op als woordvoerder van het beraad in de media schakelt met de gemeentelijke projectorganisatie rol gespreksbegeleiders

Goede gespreksbegeleiding is een onmisbaar onderdeel van elk burgerberaad. De rol van de gespreksbegeleiders is om – als het beraad bijvoorbeeld uiteengaat in kleinere groepen – de dialoog tussen deelnemers te begeleiden, zodat iedereen zich gehoord, gezien en gerespecteerd voelt. Daarnaast kunnen de gespreksbegeleiders een rol vervullen bij het concretiseren en aanscherpen van de adviezen. Dat doen zij natuurlijk zonder invloed uit te oefenen op de inhoud van de adviezen. Vanwege het beperkte kaderstellend budget ligt het voor de hand dat de gespreksbegeleiders (deels) door de ambtelijke organisatie verzorgd worden. Dat is immers ‘goedkoper’ dan dat een externe partij dit moet verzorgen. Om het gevoel van onafhankelijkheid niet (erg) te schaden, is het belangrijk dat de ambtelijke gespreksbegeleiders géén inhoudelijke betrokkenheid hebben bij de sociaalrechtvaardige energietransitie.

9

representativiteit, de (gewogen) loting en het wegnemen van drempels voor het beraad De kracht van een burgerberaad is dat een representatieve groep inwoners van onze gemeente met elkaar in dialoog gaat, perspectieven uitwisselt, en zo tot (zwaarwegende) adviezen voor de raad komt. Daarom is het belangrijk dat de samenstelling van het burgerberaad een afspiegeling vormt van de Tilburgse samenleving. Dit bereiken we door middel van een (gewogen) loting op basis van de in dit Plan van aanpak vastgestelde criteria. gewogen loting We organiseren een gewogen loting in twee rondes, zoals beschreven in het Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg. In de eerste ronde trekken we een representatieve steekproef uit de Gemeentelijke Basisregistratie Personen. We weten dat niet alle groepen evenredig reageren op een uitnodiging voor een burgerberaad. Ter illustratie: we weten dat mensen van boven de vijftig jaar uit de Reeshof vaker meedoen aan participatietrajecten dan jongeren uit Tilburg-West. Daarom ‘oversampelen’ we in de eerste loting jongeren en inwoners uit wijken met een lage respons tijdens de laatste Leefbaarheidsmonitor (LEMON). Dat betekent dat zij meer kans hebben om een uitnodiging te ontvangen. Uit de aanmeldingen vindt de tweede ronde van de loting plaats: daarin houden we rekening met de gewenste aantallen die we uiteindelijk in het burgerberaad willen hebben.

We kijken dan specifiek naar de criteria die we in dit Plan van aanpak afspreken. In deze ronde heeft iedereen die zich beschikbaar heeft gesteld evenveel kans om mee te doen met het burgerberaad. gewenste samenstelling op basis van criteria We streven ernaar dat het beraad bij het uitbrengen van het advies uit minstens 100 deelnemers bestaat. Uit eerdere ervaringen met burgerberaden in Nederland weten we dat tussen 20% en 30% van de deelnemers vroegtijdig afvalt, vanwege een druk privéleven, andere verplichtingen, ziekte, verhuizing, het gevoel niet voldoende mee te kunnen doen of afgenomen interesse. We verwachten, vanwege het beperkte budget om drempels voor deelname te verlagen of weg te nemen, dat het uitvalspercentage in Tilburg minstens 20% gaat zijn. Daarom stellen we voor om te beginnen met een beraad van circa 130 deelnemers. Vanwege de omvang van het beraad in relatie tot de uitvoerbaarheid van de loting kunnen we maximaal vier lotingscriteria toepassen. Daarbij kiezen we voor de criteria ‘leeftijd', ‘woongebied’, ‘hoogst behaald onderwijsniveau’ en ‘woonvorm’. Met deze criteria zorgen we – zowel demografisch als vraagstukspecifiek – voor een diverse samenstelling van het beraad. Criterium Leeftijd: • 16-18-jarigen • 19-24-jarigen • 25-44-jarigen • 45-64 jarigen • 65+’ers

% Tilburgers

streefaantal deelnemers burgerberaad

4% 13% 34% 29% 21%

5 17 44 37 27

10

Woongebied • Centrum • Oud-Noord • Oud-Zuid • Noord • Zuid • West • Reeshof • Berkel-Enschot • Udenhout • Biezenmortel Hoogst behaald onderwijsniveau • Laag • Midden • Hoog Woonvorm • Koopwoning • Sociale huurwoning • Private huurwoning

4% 16% 20% 10% 4% 17% 19% 6% 4% 1%

5 21 26 13 5 22 24 8 5 1

27% 40% 43%

35 52 43

50% 32% 19%

65 40 25

Toelichting op tabel: ten aanzien van kolom Criterium) Om de loting uitvoerbaar te laten zijn, kunnen maximaal vier criteria (met een beperkt aantal klassen) gekozen worden. We kiezen voor ‘leeftijd', ‘woongebied’, ‘hoogst behaald onderwijsniveau’ en ‘woonvorm’. Dat betekent dat niet loten op basis van andere, net zo goed legitieme criteria, zoals inkomen, type woning (appartement, rijtjeshuis, etc.), of culturele- of migratieachtergrond. Ten aanzien van ‘hoogst behaald onderwijsniveau’ hanteren we de CBS-definities. Onder ‘laag’ schaart het CBS basisonderwijs, vmbo, mbo1; 'midden’ omvat havo, vwo, mbo2-4; ‘hoog’ omvat hbo en wo; ten aanzien van kolom %Tilburgers) Deze gegevens zijn afkomstig uit de eigen administratie en de meest recente data van het CBS. ten aanzien van kolom Streefaantal deelnemers burgerberaad) In deze kolom zijn de percentages vertaald naar het gewenste streefaantal deelnemers in het burgerberaad, uitgaande van een beraad van 130 deelnemers. Daarbij zijn we uiteraard afhankelijk van de bereidheid van inwoners om zich aan te melden. Ter illustratie: we streven er weliswaar naar dat vijf 16-18-jarigen deelnemen aan het beraad, maar als na de eerste lotingsronde minder dan vijf 16-18-jarigen zich hebben aangemeld, wordt het streefaantal (mits er geen aanvullende inspanningen worden verricht) niet gehaald.

Door deze doelgroepen te ‘oversampelen’ en in onze communicatie proberen we dit risico te minimaliseren.

Hoewel we in de loting uitgaan van bovenstaande criteria, streven we ernaar dat in het burgerberaad de verschillende opvattingen ten aanzien van de energietransitie substantieel vertegenwoordigd zijn. Zo willen we dat het burgerberaad idealiter bestaat uit deelnemers die (enigszins) bezorgd zijn over de energietransitie, maar ook uit deelnemers die daar niet bezorgd over zijn. prikkels en drempels voor deelname In het Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg hebben we afgesproken drempels voor deelname te verlagen of zelfs weg te nemen, met als doel het burgerberaad zo toegankelijk mogelijk te maken en ‘uitval’ van deelnemers te beperken. Vanwege het beperkte kaderstellend budget kunnen we echter maar zeer beperkt drempels voor deelname verlagen of wegnemen. Zo zijn er geen middelen om deelnemers te vergoeden voor reiskosten en kinderopvang. Ook de prikkel voor inwoners om wél deel te nemen, de vrijwilligersvergoeding, is beperkt. vrijwilligersvergoeding Deelnemers krijgen een vrijwilligersvergoeding voor hun deelname aan het beraad. Het uitgangspunt is dat alle deelnemers een gelijke vergoeding krijgen voor haar deelname. We 11

rekenen met een bedrag van €40,- voor aanwezigheid bij iedere bijeenkomst. Deelnemers die alle bijeenkomsten hebben meegedaan, krijgen nog een bonus van €40,-. We vinden het belangrijk dat deelnemers geen belasting over de vergoeding hoeven te betalen en dat de vergoeding geen negatieve consequenties heeft voor eventuele uitkeringen. Het voorgestelde bedrag (€40,-) is immers lager dan de maximale bedragen die vrijwilligers belastingvrij van de Belastingdienst mogen ontvangen (€210 per maand, €2100 per jaar). Alleen als deelnemers ook vanuit andere organisaties een vrijwilligersvergoeding ontvangen, kan dat problemen opleveren. Voor die deelnemers zoeken we desgewenst naar maatwerkoplossingen. taal Taal is een belangrijke factor in de toegankelijkheid van het burgerberaad. Dat begint bij de communicatie over het beraad. Alle communicatie-uitingen zijn daarom op B1-niveau en in woorden die voor inwoners herkenbaar zijn. Tijdens de bijeenkomsten van het beraad staat de dialoog tussen deelnemers centraal. Ook dan dient alle informatie begrijpelijk te zijn voor alle deelnemers, óók voor de deelnemers die moeite hebben met de Nederlandse taal. Vanwege het beperkte budget kunnen we echter geen professionele tolken aanbieden.

Deelnemers, die geen Nederlands spreken of het Nederlands minder machtig zijn, kunnen zich laten bijstaan door iemand (bijvoorbeeld uit hun sociale kring) die voor hen kan vertalen.

12

de (politieke) opvolging van het beraad Het burgerberaad verrijkt de representatieve democratie. Uiteindelijk besluiten het college en de gemeenteraad dus over de adviezen van het burgerberaad. Het is belangrijk om vooraf af te spreken op welk politiek commitment de toekomstige adviezen mogen rekenen. het resultaat Het burgerberaad eindigt met het opleveren van een rapport (in welke vorm dan ook) met de adviezen. In het rapport staat aangegeven welke adviezen zijn aangenomen door het beraad, en welke adviezen niet. Daarbij kiest het burgerberaad zelf op welke manier zij besluit over welke adviezen zij wel of niet aanneemt. Daarbij verwachten we echter dat het burgerberaad ernaar streeft om adviezen uit te brengen die kunnen rekenen op instemming van de meerderheid van de deelnemers. Om te komen tot bruikbare adviezen kan het burgerberaad desgewenst – niet verplicht – haar conceptadviezen laten toetsen op bijvoorbeeld financiële kosten, wet- en regelgeving of uitvoerbaarheid. Die ‘technische toets’ wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Overigens kan het beraad ervoor kiezen om conceptadviezen, die niet binnen de financiële of juridische kaders passen, toch in haar definitieve adviesrapport op te nemen.

politieke opvolging door college en raad Door in te stemmen met dit Plan van aanpak verplicht de raad zich ertoe om de adviezen van het burgerberaad in de openbaarheid te bespreken en daarover te besluiten. Uitgangspunt daarbij is dat college en raad de adviezen van het burgerberaad overnemen, tenzij college en raad zwaarwegende argumenten hebben, bijvoorbeeld van financiële of juridische aard of vanwege de uitvoerbaarheid, om dat niet te doen. In dat geval motiveren college en raad waarom zij dat niet doen. Op die manier leggen zij publiekelijk én in klare taal verantwoording af – aan zowel het burgerberaad als aan de Tilburgse samenleving – over het besluit. Bij de besluitvorming over de adviezen, volgen we de reguliere besluitvormingsprocedures. Dat betekent dat de gemeenteraad uiteindelijk besluit over het adviesrapport van het burgerberaad. Dat doet zij op voorstel van het college. In dat voorstel geeft het college gemotiveerd aan welke adviezen zij wel of niet overneemt. opvolging door het burgerberaad We stellen het beraad voor om een monitorgroep (met circa tien deelnemers) te vormen, die ten minste één jaar na afloop van het beraad samenkomt om de besluitvorming en de opvolging van de adviezen te bespreken. Uiteindelijk beslist het beraad zelf óf en zo ja, hoe zij – na besluitvorming - de opvolging van de adviezen wilt monitoren.

financiële kaders voor adviezen De adviezen van een burgerberaad zijn ongelijksoortig van aard. Voor de opvolging van sommige adviezen zullen aanvullende middelen nodig zijn, terwijl andere adviezen geen middelen kosten of landen binnen bestaande programma’s en projecten. We reserveren vooraf geen middelen om (overgenomen) adviezen uit te voeren.

13

de evaluatie van het beraad doel evaluatie In het Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg hebben we afgesproken het burgerberaad te evalueren. Op die manier achterhalen we of het burgerberaad ons brengt wat we hopen dat het ons brengt, namelijk dat politiek en samenleving beter met elkaar verbonden raken, en dat het vertrouwen in de lokale democratie groeit. Daarom willen we weten hoe de deelnemers en politieke vertegenwoordigers het burgerberaad waarderen en wat we – voor een eventueel volgend beraad – beter kunnen doen. De evaluatie wordt ter informatie aan de raad gezonden en is daarmee openbaar. onderdelen evaluatie In de evaluatie kijken we naar: •

• • • • •

hoe deelnemers het beraad hebben ervaren o Bijvoorbeeld ten aanzien van ‘taligheid’ en het ‘deliberatieve karakter’ van het beraad of en zo ja, in welke mate de houding van de deelnemers ten opzichte van het onderwerp is veranderd of en zo ja, in welke mate het vertrouwen van de deelnemers in- en hun betrokkenheid bij de lokale democratie is gegroeid welke lessen we kunnen trekken voor eventuele volgende burgerberaden hoe politieke vertegenwoordigers het beraad waarderen hoe politieke vertegenwoordigers hun vertegenwoordigende rol – in de context van het beraad – zien uitvoerder en vorm evaluatie

We voeren de evaluatie intern uit. Dat kan het gevoel opwekken dat het onderzoek niet (of minder) onafhankelijk is. Bovendien is de evaluatie daardoor beperkter van opzet. De evaluatie bestaat namelijk uitsluitend uit twee vragenlijsten: één voorafgaand aan het burgerberaad, met name om inzicht te krijgen in hoe deelnemers naar het onderwerp kijken en hoe zij de lokale democratie waarderen. De uitkomsten gelden als een 0-meting. De tweede vragenlijst is achteraf: om inzicht te krijgen in hoe het beraad is verlopen, hoe deelnemers het beraad hebben ervaren en hoe hun opvattingen ten opzichte van het onderwerp van het beraad en (het vertrouwen in c.q. de betrokkenheid bij) de lokale democratie zijn veranderd. Ook onderzoeken we hoe politieke vertegenwoordigers het beraad waarderen en hoe zij hun rol daarin hebben ervaren. We onderzoeken niet welk effect het burgerberaad op niet-deelnemers heeft gehad. interne evaluatie Tenslotte evalueren we ook hoe de interne projectorganisatie (zie de organisatie van het beraad) het burgerberaad heeft ervaren, welke tijdsinvestering het burgerberaad van hen heeft gevraagd, en welke aandachtspunten en succesfactoren de ambtelijk betrokkenen voor een – eventueel – volgende editie willen meegeven.

Door het burgerberaad ook met intern betrokkenen te evalueren, krijgen we een goed beeld van wat het burgerberaad werkelijk heeft gekost, zowel in middelen als in menskracht.

14

de communicatie over het beraad De communicatie naar onze inwoners voorafgaand, tijdens en na het beraad bepaalt hoe het beraad wordt ervaren. Niet alleen door de deelnemers zelf, maar vooral ook voor alle andere Tilburgers. Uiteraard zijn alle communicatie-uitingen op B1-niveau en gebruiken we woorden die herkenbaar zijn voor onze inwoners. vóór het burgerberaad Vooraf is het belangrijk dat inwoners goed geïnformeerd zijn over het aankomende beraad. Op die manier weten inwoners wat het burgerberaad is en waarom we het doen. Daardoor kunnen zij, als zij een uitnodiging ontvangen, afwegen of zij wel of niet mee willen doen. In de periode vóór het burgerberaad is het belangrijk dat we zoveel mogelijk mensen bereiken. Daarom zetten we een functionele mix aan middelen in (social media, huis aan huisbladen/wijkkranten, MUPI’s). In onze uitnodiging geven we aan wat het onderwerp van- c.q. de vraag aan het beraad is, redenen waarom inwoners mee zouden kunnen doen, en wat het van hen vraagt. Bovendien doen we een persoonlijk beroep op inwoners (“we hebben u nodig!”), benadrukken we dat geen voorkennis nodig is, en dat we een vergoeding beschikbaar stellen voor de tijd en inzet van deelnemers. Op basis van ervaringen elders blijkt dat inwoners een uitnodigend kaartje aantrekkelijker vinden dan een officiële brief van de gemeente in een gemeente-envelop.

tijdens het beraad Tijdens het beraad vindt ook communicatie met de samenleving (het zogenaamde maxi-publiek) plaats. Dat gebeurt in nauwe afstemming met de begeleidende partij: de begeleider bepaalt, op basis van de werkafspraken met de deelnemers van het beraad, waarover en met welk doel er gecommuniceerd wordt. Daarbij zijn grofweg twee mogelijkheden: •

•

Tilburgers informeren over het proces. Het beraad kan ervoor kiezen om inwoners tussentijds (bijvoorbeeld: na iedere bijeenkomst) te informeren over de voortgang van het beraad. Dat kan via sociale media of een digitale nieuwsbrief. Belangrijk is dat de deelnemers van het beraad worden afgeschermd van de media, om ongewenste beïnvloeding te voorkomen en hun privacy te borgen. Tilburgers betrekken in het proces. Het beraad kan ervoor kiezen om inwoners te raadplegen over hun ideeën/mening over de sociaalrechtvaardige energietransitie. Vanwege het beperkte budget, kan dit uitsluitend via relatief goedkope, digitale instrumenten, zoals een digitale flitspeiling. Op die manier wordt de dialoog in het beraad gevoed door de opvattingen van een bredere groep inwoners. Dat leidt er toe dat de uiteindelijke adviezen van het beraad meer herkenbaar zijn voor- en meer worden gedragen door een bredere groep inwoners. na het beraad

Na afloop van het beraad is het belangrijk dat inwoners weten welke stappen zijn doorlopen, tot welke adviezen het beraad is gekomen, en hoe de gemeente besluit over- en opvolging geeft aan de adviezen van het beraad. Bovendien informeren we inwoners over de uitkomsten van de

15

evaluatie (zie ‘de evaluatie van het beraad’). Ook hierbij zetten we wederom social media en huis aan huisbladen/wijkkranten in.

16

de planning van het beraad indicatieve planning van het beraad Na vaststelling van dit Plan van aanpak door de gemeenteraad kan het burgerberaad van start. De gemeenteraad heeft aangegeven dat het burgerberaad maximaal 9 maanden mag duren. Daarbij rekenen we vanaf de eerste ronde van de loting (juni 2025) tot de uiteindelijke oplevering van het definitieve adviesrapport uit het burgerberaad (februari 2026). De besluitvorming over het adviesrapport in college en gemeenteraad vallen buiten de 9 maanden. In onderstaande tabel geven we een indicatie van de planning. Uiteindelijk bepaalt het burgerberaad zelf hoeveel bijeenkomsten zij nodig heeft om te komen tot het adviesrapport en met welke frequentie het beraad samen wilt komen. Datum April 2025 April

Fase Besluitvorming Voorbereiding

Mei Juni Juni

Besluitvorming Loting en uitnodiging Communicatie

Juli

Loting en selectie

Augustus

Voorbereiding

September (week 37)

Uitvoering

Oktober (week 40)

Uitvoering

Oktober (week 43) November (week 46)

Uitvoering Uitvoering

November - December (week 47 – 52)

Toetsing

Januari 2026 (week 3)

Uitvoering

Februari (week 6)

Afsluiting

April

Opvolging

Actie Informatie/debat raad Voorbereiding communicatie en contracteren begeleidend bureau (onder voorbehoud van besluitvorming) Besluitvorming raad Eerste loting Start communicatie met de stad & versturen eerste uitnodigingen Tweede loting uitvoeren, definitieve groep deelnemers samenstellen en communicatie met definitieve groep deelnemers Voorbereiden beraad: procesontwerp, communicatie, facilitair, 0meting t.b.v. evaluatie. Bijeenkomst 1: opstarten en kennis maken Bijeenkomst 2: leren en informeren Bijeenkomst 3: delibereren Bijeenkomst 4: delibereren + conceptadviezen helder Optioneel: het (technisch) toetsen van de conceptadviezen door ambtelijke organisatie Bijeenkomst 5: adviezen formuleren Aanbieden van het adviesrapport aan de raad Evaluatie van het beraad 17

Vanaf april

Opvolging

Besluitvorming over adviezen beraad en communicatie met deelnemers en inwoners over opvolging adviezen

18

de organisatie van het beraad het beraad kost veel (ambtelijke) capaciteit Het organiseren van een burgerberaad vraagt veel organisatie en menskracht: van het voorbereiden en begeleiden van het proces van het burgerberaad, tot het voorbereiden en uitvoeren van alle communicatie voor-, tijdens en na het beraad. Van het klaarzetten van alle werkvormen, apparatuur en catering, tot het toetsen van de uitgebrachte (concept)adviezen. Van het evalueren van het beraad, tot het voorbereiden en begeleiden van de besluitvorming. Alle inspanningen die het burgerberaad van deze collega’s vraagt komt ‘bovenop’ het reguliere werk. Dat betekent dat betrokken collega’s hun huidige werkzaamheden voor een deel moeten parkeren of moeten uitstellen om het burgerberaad adequaat te faciliteren. Alle werkzaamheden voor het burgerberaad worden deels uitgevoerd door de externe procesbegeleider (zie rol onafhankelijke procesbegeleider) en deels door de eigen ambtelijke organisatie. Met name de collega’s van de afdelingen Communicatie, Data, Informatie & Technologie, en Faciliteiten. Daarnaast is er (inhoudelijke) betrokkenheid vanuit de programma’s Energietransitie en Levendige Democratie. Tenslotte is de inzet van een projectleider en ondersteuner nodig om al deze werkzaamheden te coördineren en de afstemming daartussen te verzorgen.

interne projectorganisatie De interne projectorganisatie ziet er als volgt uit:

De rollen van het beraad, het college en de raad, en de procesbegeleider zijn in het ontwerp van het beraad uitvoerig beschreven. We beperken ons in dit hoofdstuk daarom tot de ambtelijke projectorganisatie. De stuurgroep bestaat uit de directeur Bedrijfsvoering, het afdelingshoofd Communicatie en de Programmamanager Energietransitie. De stuurgroep stuurt de projectgroep aan en hakt bij dilemma’s in middelen en mensen de knopen door. Ook informeert de stuurgroep (waar nodig) directie, college en raad over de voortgang van het beraad. Het ambtelijk projectteam bestaat uit een projectleider, een projectondersteuner, de strateeg energietransitie, een adviseur inwonersparticipatie en – op afroep – een afvaardiging van iedere 19

werkgroep. Het ambtelijk projectteam faciliteert, in afstemming met de onafhankelijk procesbegeleider, het burgerberaad. Daartoe coördineert het projectteam de werkzaamheden van de werkgroepen. Werkgroep Loting, selectie en uitnodiging: deze werkgroep verzorgt de loting op basis van de vastgestelde criteria en verstuurt daartoe de uitnodigingsbrieven naar de potentiële deelnemers, zie ‘representativiteit, de criteria en de (gewogen) loting’ (bemensing door team Data, analyse en onderzoek (DAO), communicatiemedewerker en projectmanagementondersteuner (PMO’er)). Werkgroep Evaluatie & onderzoek: deze werkgroep evalueert de aanpak en de toegevoegde waarde van het burgerberaad, zie ‘de evaluatie van het beraad’ (bemensing door team DAO en programma Levendige Democratie). Werkgroep Communicatie en betrekken maxi-publiek: deze werkgroep verzorgt de communicatie vóór, tijdens en na het beraad, en betrekt, op voorstel van het beraad, de Tilburgse samenleving, zie ‘de communicatie over het beraad’ (bemensing door afdeling Communicatie). Werkgroep Praktische organisatie en facilitair: deze werkgroep verzorgt (/laat verzorgen) de praktische voorbereiding van de bijeenkomsten van het beraad, op voorstel van de onafhankelijke procesbegeleider (bemensing door afdeling Faciliteiten en PMO’er).

Werkgroep (inhoudelijke) Informatie en besluitvorming: deze werkgroep verzorgt de inhoudelijke voorbereiding van de bijeenkomsten van het beraad, en zorgt er bovendien voor dat de informatie behapbaar en begrijpelijk is. Ook verzorgt deze werkgroep de toetsing van de (concept)adviezen van het beraad en bereidt de besluitvorming over de adviezen voor (bemensing door programma Energietransitie, communicatieadviseur en adviseur inwonersparticipatie).

20

de kosten van het beraad begroting voor burgerberaad met kaderstellend budget De raad heeft een kaderstellend budget van €250.000,- (incl. ambtelijke capaciteit) beschikbaar gesteld voor de organisatie van dit eerste burgerberaad. Die kosten worden (conform eerdere besluitvorming) gedekt vanuit het Fonds Wijkgericht werken, label Inwonersparticipatie. Op basis daarvan komen we tot onderstaande begroting. Activiteit 5 Bijeenkomsten (sober, en in het stadskantoor): facilitaire kosten 5 Bijeenkomsten: inhoudelijk en programmatisch Loting, selectie en uitnodiging Vrijwilligersvergoeding Externe procesbegeleiding Projectleiding en -ondersteuning (ambtelijke kosten) Totaal

Geraamde kosten (excl. btw) €25.000,€10.000,€7.500,€21.840,€75.000,€110.000,€249.340,-

ad 5 bijeenkomsten: facilitair) We rekenen met een relatief sobere invulling van de bijeenkomsten (voor 150 mensen: deelnemers en ondersteuning), die we ‘in eigen huis’ organiseren. De kosten daarvoor zijn circa €5.000,- per bijeenkomst (Voor catering rekenen we circa €3.500,-, voor gastvrouwen en -heren, ICT-ondersteuning en beveiliging €1.500,-). We reserveren bovendien middelen voor maximaal vijf bijeenkomsten. Dat is (zie ontwerp van het beraad) het minimale aantal dat een burgerberaad normaliter nodig heeft om tot haar adviezen te komen. Als het burgerberaad toch meer bijeenkomsten nodig heeft, moet dat opgelost worden met meevallers op de andere begrotingsposten. ad 5 bijeenkomsten: inhoudelijk) We reserveren middelen om de bijeenkomsten inhoudelijk voor te bereiden. Zo is er enige financiële ruimte om op excursie te gaan, experts en ervaringsdeskundigen uit te nodigen, of om andere Tilburgers (het maxi-publiek) bij de vraag te betrekken, bijvoorbeeld via een digitale flitspeiling. ad loting, selectie en uitnodiging) We schatten dat we circa 15.000 uitnodigingen moeten uitsturen (daarbij oversampelen we jongeren en wijken met een lage respons tijdens het laatste LEMON-onderzoek) à €0,50,- per uitnodiging. Uit ervaringen elders blijkt dat minder dan 1 op de 10 inwoners ingaat op de uitnodiging.

Vervolgens kunnen we de tweede stap van de loting uitvoeren om te komen tot een representatieve samenstelling van het beraad. Tenslotte informeren we aangemelde inwoners over de uitkomst van de loting en of ze wel of niet deelnemen aan het beraad. Dat doen we per mail. ad vrijwilligersvergoeding) We rekenen €40,- per deelnemer per bijeenkomst. Om deelname te stimuleren, krijgen deelnemers die alle bijeenkomsten hebben meegedaan €40,- extra. Als alle deelnemers (130) alle bijeenkomsten meedoen, zijn de kosten dus: 130 (= aantal deelnemers) x 6 (= aantal uitkeringen: 5 bijeenkomsten + 1 ‘extra’) x €40,(= hoogte vergoeding): €31.200,-. We verwachten niet dat alle deelnemers het hele beraad afmaken of bij alle bijeenkomsten aanwezig zijn. Het aantal uit te keren vergoedingen is daarom naar verwachting lager. We rekenen daarom met 70% = €21.840,-. Mocht het burgerberaad ervoor kiezen om méér bijeenkomsten te organiseren, nemen de kosten toe. ad externe procesbegeleiding) Deze post is gebaseerd op begrotingen van gemeenten met een vergelijkbaar budget die reeds een burgerberaad hebben georganiseerd. De precieze kosten zijn afhankelijk van de inkoopopdracht en de aanbiedingen/offertes van de begeleidende bureaus.

Daarbij geldt in de regel: hoe lager het budget voor het begeleidend bureau, hoe minder taken zij kunnen uitvoeren (zoals gespreksbegeleiding), hoe meer taken de ambtelijke organisatie moet uitvoeren, hoe hoger de kosten daarvoor zijn. ad projectleiding en -ondersteuning) Deze post voor ambtelijke capaciteit ziet uitsluitend op de projectleiding en projectondersteuning van het beraad. Alle overige inspanningen van de ambtelijke organisatie voor het burgerberaad, zie ‘de organisatie van het beraad’, kunnen onmogelijk binnen het kaderstellend budget van de raad gerealiseerd worden. Deze werkzaamheden komen bovenop – en gaan dus ten koste van – ander regulier werk door onze collega’s. Berekening van deze kosten:

21

• •

Projectleider (schaal 11): 12 uur per week x 45 weken x €126,42 = €68.266,80 Projectmanagementondersteuner (schaal 9): 8 uur per week x 45 weken x €111,64 = €40.190,40

22

het beraad: conform Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg Door het krappe financiële kader is het niet mogelijk om een burgerberaad te organiseren, conform de randvoorwaarden en succesfactoren uit Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg. In dit Plan van aanpak doen we dus concessies ten aanzien van ‘het ideale burgerberaad’. We hebben daarom sommige randvoorwaarden en succesfactoren niet of niet optimaal ingevuld. In dit hoofdstuk beschrijven we – met de aanmoediging “doe het goed of doe het niet!” in het achterhoofd – hoe we het burgerberaad met een ruimer financieel kader zouden vormgeven.

Bijeenkomsten: facilitair

Bijeenkomsten: inhoudelijk

Binnen de kaders 5 bijeenkomsten, beperkte catering

conform Afwegingskader 6 bijeenkomsten, uitgebreidere catering

Beperkt budget voor sprekers en betrekken Tilburgers (maxi-publiek)

Ruimer budget voor sprekers en excursies, betrekken Tilburgers (maxipubliek), verslaglegging bijeenkomsten, ‘hertalen’ (begrijpelijk maken van inhoudelijke informatie

Effect Meer ruimte (dan het minimale aantal van 5 bijeenkomsten) in het proces om te komen tot adviezen. Dat bevordert de kwaliteit van de adviezen en het vertrouwen in het proces. Uit andere burgerberaden blijkt dat deelnemers het belangrijk vinden dat basiszaken als catering en techniek goed geregeld zijn. Dat zorgt voor een ‘aangenamere beleving’ van het beraad. Bovendien zorgt het inbouwen van meer informele momenten in het programma (= meer kosten voor catering) ervoor dat deelnemers elkaar beter leren kennen en zich dus makkelijker naar elkaar durven uitspreken. Dat draagt bij aan een prettige, open en constructieve sfeer. Meer ruimte voor het beraad om zich op een door hen gewenste manier te laten informeren. Meer mogelijkheden in het betrekken van Tilburgers (maxi-publiek) bij het beraad dan uitsluitend met een digitale flitspeiling. Ook ruimte om inhoudelijke informatie te ‘hertalen’ (naar beeld of eenvoudiger taalgebruik), wat de toegankelijkheid van het beraad vergroot en ervoor zorgt dat deelnemers beter mee kunnen doen. (Aantrekkelijke) verslaglegging is belangrijk voor de navolgbaarheid van het traject en om niet-deelnemers en politieke vertegenwoordigers goed te kunnen informeren over de voortgang. 23

Loting, selectie, uitnodiging

Eén uitnodiging

Eén uitnodiging én budget om fysiek in de wijken aanwezig te zijn

Vrijwilligersvergoeding

€40,- per deelnemer per bijeenkomst + €40,- bonus voor altijd aanwezig zijn

€75,- per deelnemer per bijeenkomst + €75,- bonus voor altijd aanwezig zijn

Tolken

Deelnemers mogen iemand meenemen die hen kan ondersteunen

Professionele tolken voor deelnemers die anders niet mee kunnen doen

Vergoeding reiskosten en kinderopvang

Niet in het arrangement

Communicatiecampagne

Functioneel met standaard communicatie middelen (wijkkrant, social media) in gemeentelijke huijsstijl

OV 2e klas, kilometervergoe ding en taxiservice voor deelnemers die anders niet mee kunnen doen Functioneel en enthousiasmere nd met o.a. film en betaalde social media campagnes. Ook vertaald (in Engels) drukwerk voor onze wijkpartners en eigen huisstijl burgerberaad

Verhoogt de respons voor deelname. Bovendien doen we een extra inspanning om in wijken (met een lage respons bij het vorige LEMONonderzoek) om inwoners te informeren over het beraad en inwoners met een uitnodiging ‘over de streep’ te trekken om zich aan te melden. Dat zorgt voor een representatiever beraad. Meer budget om deelnemers passend te vergoeden voor hun tijdsinvestering (voor de bijeenkomsten zelf en de voorbereiding daarop) en voor de perspectieven/ervaringen die zij inbrengen. Bovendien een stevigere financiële prikkel om deel te nemen aan het beraad. Verlaagt de drempel voor deelname voor niet- of minder Nederlandstalige deelnemers en stelt hen in staat om zo goed als mogelijk mee te doen. Zo maken we het burgerberaad inclusiever. Verlaagt de drempel voor deelname voor (jonge) ouders met kinderen en voor mensen voor wie vervoer een drempel is (omdat reizen voor hen te duur is of omdat zij niet-mobiel zijn). Zo maken we het burgerberaad inclusiever. Meer middelen om Tilburgers op een positieve manier te informeren over het burgerberaad (voor, tijdens en na afloop). Dat vergroot ook het bereik van onze communicatie en draagt ook bij aan het doel van het beraad: het overbruggen van de gevoelde kloof tussen politiek en inwoners.

Het kunnen maken van (Nederlandsen Engelstalig) drukwerk voor onze wijkpartners (met name in wijken met een lage respons bij het vorige LEMON-onderzoek) vóór het beraad zorgt ervoor dat inwoners beter geïnformeerd kunnen worden over het beraad en eerder ingaan op een eventuele uitnodiging. Het ontwikkelen van een eigen huisstijl draagt bij aan het gevoel van 24

Evaluatie

Door interne collega's en beperkt qua opzet (twee vragenlijsten onder deelnemers en politieke vertegenwoordi gers)

Door externe (kennis)partner en diepgravend van opzet (twee vragenlijsten + kwalitatieve interviews onder (niet-) deelnemers en politieke vertegenwoordigers)

Onafhankelijke procesbegeleiding

Procesbegeleiding en penvoerderschap (zie: rol onafhankelijke begeleider van het beraad)

Ambtelijke capaciteit

Projectleider en –ondersteuner

Procesbegeleiding, penvoerderschap en stevigere rol gespreksbegelei ding (i.p.v. ambtelijke organisatie Projectleider en –ondersteuner + financiële ruimte om urgente knelpunten (botsing tussen inspanningen voor het burgerberaad én regulier werk) elders in de organisatie op te lossen

onafhankelijkheid van het beraad. Er is meer ambtelijke capaciteit nodig om de communicatiecampagne vorm te geven en uit te voeren. Door de evaluatie door een onafhankelijke, externe (kennis)partner te laten doen, zoals Tilburg University, neemt de kwaliteit van de evaluatie toe (kwalitatief onderzoek, ook betrekken nietdeelnemers bij het beraad, én uitgevoerd door experts), zodat we beter zicht hebben op of we het doel van het beraad hebben bereikt, en welke lessen we voor de toekomst kunnen trekken. Ook neemt het gevoel van onafhankelijkheid toe: het is immers geen “slager die zijn eigen vlees keurt”. Dat betekent ook dat er minder ambtelijke capaciteit nodig is om de evaluatie uit te voeren. Door de onafhankelijke procesbegeleider een grotere rol te geven in de gespreksbegeleiding wordt de benodigde ambtelijke capaciteit beperkt, neemt de kwaliteit toe (immers: het begeleiden van gesprekken is hun vak) en wordt het gevoel van onafhankelijkheid bij de deelnemers vergroot. Het burgerberaad vraagt – naast de inzet van projectleider en – ondersteuner - veel ambtelijke inspanningen, zie ‘de organisatie van het beraad’. Al deze inspanningen kunnen in geen geval binnen het kaderstellend budget gerealiseerd worden en komen dus bovenop – en gaan dus ten koste van – ander regulier werk.

We reserveren daarom €100.000 extra voor ambtelijke capaciteit om urgente knelpunten (in het reguliere werk versus de inspanningen voor het burgerberaad) op te lossen (bijvoorbeeld door inhuur). Op die manier kan ander belangrijk werk zoveel als mogelijk doorgaan.

In bovenstaande tabel is inzichtelijk gemaakt hoe we het burgerberaad met een ruimer financieel kader en conform het Afwegingskader Burgerberaden in Tilburg zouden vormgeven. 25

Dat vergroot de kwaliteit van het beraad, zorgt naar verwachting voor betere uitkomsten en versterkt de (ervaren) legitimiteit van het instrument. In onderstaande tabel zijn de financiële consequenties daarvan doorgerekend. Ook deze variant kan (conform eerdere besluitvorming) gedekt worden vanuit het Fonds Wijkgericht werken, label Inwonersparticipatie.

Activiteit 6 Bijeenkomsten (degelijk, intern): facilitair 6 Bijeenkomsten: inhoudelijk en programmatisch Loting, selectie en uitnodiging Vrijwilligersvergoeding Tolken Vergoeding reiskosten en kinderopvang Communicatiecampagne met de stad Evaluatie door onafhankelijke (kennis)partner Externe procesbegeleiding Projectleiding en -ondersteuning (ambtelijke capaciteit) Totaal

Geraamde kosten (excl. btw): bandbreedte €36.000,€15.000 tot €25.000,€12.500,€54.600,€10.000 tot €15.000,€10.000 tot €15.000,€15.000,€20.000,€100.000,€210.000,€483.100,- tot €503.100,-

ad 6 bijeenkomsten: facilitair) We rekenen met zes bijeenkomsten. Bovendien rekenen we met een uitgebreidere invulling van de bijeenkomsten (voor 150 mensen: deelnemers en ondersteuning), die we ‘in eigen huis’ organiseren. De kosten daarvoor zijn circa €6.000,- per bijeenkomst (voor catering rekenen we circa €4.000,-, voor gastvrouwen en -heren, ICT-ondersteuning en beveiliging circa €2.000,-) ad vrijwilligersvergoeding ) We rekenen met €75,- per deelnemer per bijeenkomst. Om deelname te stimuleren, krijgen deelnemers die alle bijeenkomsten hebben meegedaan €75,- extra. Omdat we vooraf niet weten hoeveel - en na hoeveel bijeenkomsten - deelnemers uitvallen, is het benodigde bedrag voor de vergoedingen een schatting. Als alle deelnemers (130) alle bijeenkomsten meedoen, zijn de kosten: 130 (= aantal deelnemers) x 7 (= aantal uitkeringen: 6 bijeenkomsten + 1 ‘extra’) x €75,- (= hoogte vergoeding): €68.250,-. We verwachten niet dat alle deelnemers het hele beraad afmaken of bij alle bijeenkomsten aanwezig zijn. Het aantal uit te keren vergoedingen is daarom naar verwachting lager. We rekenen daarom met circa 80% (in plaats van 70%: we nemen in dit scenario meer drempels weg, en dus verwachten we een hoger percentage deelname) = €54.600,-. Mocht het burgerberaad ervoor kiezen om méér bijeenkomsten te organiseren, nemen de kosten toe.

ad tolken) Bij de definitieve selectie vragen we aan de deelnemers of zij een professionele tolk nodig hebben c.q. wensen om deel te kunnen nemen aan het beraad. In deze raming gaan we uit van drie tolken (circa €800,- per tolk per bijeenkomst). Het precieze aantal benodigde tolken is afhankelijk van de behoeften van de deelnemers van het beraad. ad vergoeding reiskosten en kinderopvang) Bij de definitieve selectie vragen we aan de deelnemers of zij een vergoeding voor reiskosten en kinderopvang nodig hebben c.q. wensen om deel te kunnen nemen aan het beraad. Dat doen we op declaratiebasis. Voor reiskosten vergoeden we OV 2e klas volledig en geldt een kilometervergoeding voor automobilisten. Voor mensen die niet mobiel zijn, regelen we een taxi of ander vervoer. Uiteraard moedigen we deelnemers van het beraad aan om op de fiets te komen of om met elkaar te carpoolen. Voor kinderopvang rekenen we €10,- per uur. ad externe procesbegeleiding) Deze post is gebaseerd op begrotingen van gemeenten met een vergelijkbaar budget die reeds een burgerberaad hebben georganiseerd. De precieze kosten zijn afhankelijk van de inkoopopdracht en de aanbiedingen/offertes van de begeleidende bureaus.

Daarbij geldt in de regel: hoe lager het budget voor het begeleidend bureau, hoe minder taken zij kunnen uitvoeren (zoals gespreksbegeleiding), hoe meer taken de ambtelijke organisatie moet uitvoeren, hoe hoger de kosten daarvoor zijn.

26