Notitie met vragen en antwoorden bij raadsvoorstel Kredietaanvraag aanpassing Stadswinkel

Vertrouwelijkheidsniveau: Openbaar

Notitie

Voor Van Kopie aan Datum Onderwerp

Raadsleden Oscar Dusschooten 14 juli 2021 Antwoorden op technische vragen Raadsvoorstel Kredietaanvraag aanpassing Stadswinkel.

Beste raadsleden, Door een aantal raadsleden zijn technische vragen gesteld over het Raadsvoorstel Kredietaanvraag aanpassing Stadswinkel. Hieronder vindt u de verzameling van alle vragen en de antwoorden daarop. Is er al zicht op de afgeprijsde offerte, maar nog belangrijker voor mijn beeld, kun je verduidelijken wat de eerste 3 posten, investeringen Bouwkundig en Installatie, Algemene kosten inhouden ? De doorrekening van aannemer is verwerkt in het eindvoorstel dat op woensdag 14 juli 2021 naar de raad is gestuurd. De posten bouwkundig, installaties en algemene kosten omvatten per post: Bouwkundig: In de plannen zit een grote wijziging in het gebruik van de begane grond. Daar waar kantoren en/of grotere ruimtes zaten, worden spreekkamers met vluchtdeuren en gangen gecreëerd. Daarnaast komt er een nieuwe entree met elektrische schuifdeur met extra balie en wachtruimte aan de noordoostzijde met een extra beveiligingsschil. Hierdoor verschuiven er functies van de begane grond naar de verdiepingen, waarvoor verschillende aanpassingen worden gedaan, bijvoorbeeld extra vergaderruimten. -

Installaties: De grootste installatietechnische investering zit in de koeling en ventilatie van de spreekkamers en vergaderruimten. Er komt o.a. een luchtbehandelingskast bij om aan de extra vraag aan ventilatie- en koelcapaciteit te voldoen, met aanpassingen in kanalen en schachten in het gehele pand. Andere belangrijke investeringen moeten worden gedaan ten behoeve van aanpassen van verlichting en beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan extra sprinklers, paslezers en camera’s.

-

Algemene kosten: betreft met name staartkosten, zoals de berekende prijsstijgingen, algemene bouwplaatskosten, winst en risico, CAR verzekering en garanties.

Wordt de verbouwing SK2 (Stadswinkel) meegenomen in de regeling “Grote Projecten”? Antwoord: het project maakt op dit moment onderdeel uit van de regeling “Grote Projecten”. De raad bepaalt wanneer hier over gerapporteerd wordt. Wat is in de dagelijkse praktijk de meerwaarde als “Zorg & Veiligheid”, Sociale Zaken en Economie & Arbeidsmarkt in hetzelfde pand gehuisvest zijn. Dit niet alleen voor de gemeentelijke organisatie maar vooral voor onze inwoners. Antwoord: Het voordeel voor de stad om deze partijen in de Stadswinkel te huisvesten is, dat alle dienstverlening aan zowel de inwoners als de ondernemers zoveel mogelijk vanuit één centrale locatie gaat plaatsvinden en niet verspreid is over verschillende locaties in de stad. In de praktijk betekent dit dus dat de Stadswinkel gezien kan worden als het centrale punt voor alle inwoners en ondernemers van de stad, ongeacht of iemand een paspoort of een uitkering komt aan te vragen of een vraag heeft op het gebied van ondernemen. In de bijlage 5.6 “Structurele afwijkingen” lezen wij bij “aantrekkelijke leefomgeving” dat SK5 nog voor drie jaar wordt door gehuurd voor een jaarlijks bedrag van 313.000 per jaar. Betreft dit de kale huurkosten of zijn hier nog andere huisvestingskosten bij inbegrepen en zo ja, welke? Deze vraag heeft betrekking op een ander agendapunt, te weten agendapunt 19. Tussenrapportage onderdeel JR2020.

Dit betreft de huur van de locatie (SK5). De overige huisvestingskosten zoals onderhoud en energie,

Pagina 1 van 3

Vertrouwelijkheidsniveau: Openbaar

Notitie

worden gedekt uit de bestemmingsreserve Gemeentelijke huisvesting voor de duur van de tijdelijke huisvesting totdat de Stadswinkel gereed is.

Wat is het verschil tussen de posten 'investeringen bouwkundig' en 'algemene bouwkosten'? Waaruit bestaan deze posten? Verschil tussen deze posten zit in de daadwerkelijke (directe) kosten en de indirecte kosten van de aanpassingen. Investeringen bouwkundig betreft alle materialen en producten die de aannemer inkoopt en verwerkt. De algemene bouwkosten zijn de indirecte kosten als gevolg van de aanpassingen ‘investering bouwkundig’ en ‘investeringen installaties’. Deze posten bestaan uit: Investering Bouwkundig In de plannen zit een grote wijziging in het gebruik van de begane grond. Daar waar kantoren en/of grotere ruimtes zaten, worden spreekkamers met vluchtdeuren en gangen gecreëerd. Daarnaast komt er een nieuwe entree met elektrische schuifdeur met extra balie en wachtruimte aan de noordoostzijde met een extra beveiligingsschil. Hierdoor verschuiven er functies van de begane grond naar de verdiepingen, waarvoor verschillende aanpassingen worden gedaan, bijvoorbeeld extra vergaderruimten. Investering Installaties De grootste installatietechnische investering zit in de koeling en ventilatie van de spreekkamers en vergaderruimten. Er komt o.a. een luchtbehandelingskast bij om aan de extra vraag aan ventilatie- en koelcapaciteit te voldoen, met aanpassingen in kanalen en schachten in het gehele pand.

Andere belangrijke investeringen moeten worden gedaan ten behoeve van aanpassen van verlichting en beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan extra sprinklers t.b.v. de brandveiligheid, paslezers en camera’s. Algemene kosten Algemene kosten betreft berekende prijsstijgingen, en staartkosten, zoals algemene bouwplaatskosten, winst en risico, CAR verzekering en garanties. Wat is het verschil tussen de posten 'hybride vergaderen' en 'smartbuilding'. Hybride vergaderen en smartbuilding zijn andere posten die elk een verschillend doel dienen. Hieronder staat kort beschreven wat er onder iedere post verstaan wordt en welke middelen hierbij horen: • Onder hybride vergaderen verstaan wij dat een deel van de groep fysiek aanwezig is, terwijl een ander deel van de groep digitaal deelneemt aan een vergadering. Om deze vorm van vergaderen te kunnen ondersteunen zijn er middelen nodig, zoals bijv. beeldschermen, camera’s, microfoons, software etc. Deze post wordt ingezet om deze middelen aan te schaffen en te onderhouden. • Onder smartbuilding verstaan wij de infrastructuur en het besturingssysteem die nodig is een gebouw zo optimaal mogelijk te kunnen gebruiken en te onderhouden. De aanpassingen die in de stadswinkel worden voorgesteld, zorgen ervoor dat er extra middelen nodig zijn om dit te realiseren. Denk hierbij aan extra sensoren, extra roombooking-panelen etc.

Welke gevolgen heeft het vertrek van WIN voor de (complementaire) samenwerking met het UWV? Bijvoorbeeld tav WSP, maar ook andere onderdelen? De samenwerking tussen UWV en WIN is onderdeel geweest van het onderzoek. Beide partijen hebben aangegeven dat ze ook andere mogelijkheden zien voor een goede samenwerking en dat daarvoor werken vanuit één locatie niet vereist is. Tijdens de besloten bijeenkomst BAM is een bedrag genoemd dan kon worden gebruikt bij de realisatie van Stadskantoor 2, dit is niet opgenomen in het financiele overzicht bij het raadsvoorstel. Waarom is dat? Dit bedrag is conform de bestendige gedragslijn aan de post “Onvoorzien stuurgroep” toegevoegd en wordt daarmee breed binnen het programma Gemeentelijke Huisvesting ingezet.

Pagina 2 van 3

Vertrouwelijkheidsniveau: Openbaar

Notitie

Deze post wordt gebruikt om onvoorziene omstandigheden in de realisatie van het Stadhuis en de Stadswinkel op te vangen. Dit verzoek tot aanpassingen valt niet onder onvoorziene omstandigheden, waarvoor deze post bedoeld is.

Wat was het proces om te komen tot dit raadsvoorstel en waarom wordt de raad gevraagd om zo snel een besluit te nemen?

Datum 6 juli 2020 17 december 2020 januari t/m maart 2021

: : :

Maart 2021

:

April t/m mei 2021

:

Juni 2021

:

Juli 2021

:

Pagina 3 van 3

Activiteit Motie afslanken m2 bij tussenbalans Raadsinformatiebrief met stand van zaken naar de raad gestuurd. Gestart met onderzoek: • Gesprekken met diverse partijen met WIN, VEW en 7 externe partners van ZVH. • Dit heeft geleid tot goedgekeurde Programma’s van Eisen (PvE’s) per partner • Dit is geclusterd naar 2 goedgekeurde overkoepelende PvE’s: een voor de afdeling Werk en Inkomen en 1 voor het Zorg- en Veiligheidshuis. Start van de renovatie Stadswinkel. De aannemer geeft aan dat hij voor de zomervakantie 2021 een definitief besluit en ontwerp nodig heeft om de aanpassingen in de bouw te kunnen verwerken. Om tot een definitief besluit en ontwerp te komen, starten we het traject richting de architect op om een haalbaarheidsstudie uit te voeren en een nieuw ontwerp te maken dat voldoet aan alle eisen van de betrokken partijen en draagvlak op uitvoering ervan heeft. Architect heeft o.b.v. PvE’s een haalbaarheidsstudie gedaan en nieuwe schetsen gemaakt van de begane grond en 1e verdieping van de Stadswinkel. Deze zijn besproken met alle interne en externe partijen, waarna de schetsen verder aangescherpt zijn. Het nieuwe ontwerp is verder uitgewerkt in een technisch ontwerp waarin de effecten voor de bouw en de installaties in kaart zijn gebracht. Zodra het technisch en functioneel ontwerp gereed is, zijn de kosten van de aanpassingen eind juni in beeld gebracht.

Deze zijn vervolgens verwerkt in de voorliggende raadsnotitie die op 1 juli naar de raad is verstuurd. Tegelijkertijd zijn ook alle betrokken partijen hierover geïnformeerd. De aannemer heeft de kostenraming geactualiseerd. Deze is op 14 juli verwerkt in de aangepaste raadsnotitie.