brief13mei24 Auditcommissie bij jaarstukken 2023

Onderwerp Reactie Auditcommissie jaarstukken 2023

Datum 13 mei 2024

Ons kenmerk

Uw kenmerk

Aan de leden van de gemeenteraad Afdeling griffie E-mail rene.de.bonte@tilburg.nl Postadres Postbus 90155 5000 LH Tilburg

Beste raadsleden, In de raadsvergadering van 27 mei 2024 worden de jaarstukken 2023 behandeld. Net als bij de jaarstukken 2023 heeft de Auditcommissie op 13 mei besloten om een reactie te geven naar aanleiding van het accountantsrapport bij de jaarstukken. Deze brief gaat in op het controleproces en de daaruit vloeiende bevindingen van de accountant. In 2023 heeft de Auditcommissie uw raad gevraagd om het college te vragen om een uitgebreidere reactie op de bevindingen van de accountant bij de jaarstukken 2022. Die uitgebreidere reactie is op 4 juli 2023 door het college naar de raad verstuurd. Verder is er naar aanleiding van de uitgebreidere reactie een plan opgesteld om het opstel- en controleproces te verbeteren. Dat plan is op 11 september 2023 aan de Auditcommissie toegelicht. In de voorliggende brief gaan wij onder meer in op de stand van zaken met betrekking tot dit verbeterplan. Grondslag controle jaarrekening Conform het raadsvoorstel Invoering Rechtmatigheidsverantwoording 2022 (raadsbesluit 15 november 2021) stelt de Auditcommissie ieder jaar het controleprotocol vast. Op basis van dit protocol controleert de accountant de jaarrekening. Boardletter 2023 In het najaar verricht de accountant een tussentijdse controle. Deze controle richt zich op de financiële processen en de interne beheersing. De bevindingen legt de accountant vast in een Boardletter.

Deze Boardletter samen met de reactie van het college worden besproken in de Auditcommissie. De Auditcommissie had voor de tussentijdse controle 3 speerpunten aangegeven. Hierna zijn de bevindingen van de accountant over die speerpunten weergegeven. Naast de speerpunten richt de accountant zich op reguliere onderwerpen zoals het sociaal domein, grondexploitatie, IT en AVG. Voor die bevindingen verwijzen wij u naar de Boardletter die is opgenomen bij de jaarstukken 2023 (in Notubiz). Bevindingen (samengevat) speerpunten Boardletter 2023 (Auditcommissie 11 december 2023) Speerpunt Voorkomen onrechtmatig verstrekken uitkeringen

Bevinding accountant Het verstrekken van uitkeringen aan inwoners die niet in hun eigen inkomen c.q. bestaan kunnen voorzien, is een wettelijke taak van gemeenten. Die uitkeringen moeten rechtmatig worden verstrekt. De gemeente heeft daarvoor interne beheersmaatregelen, zowel preventief als repressief. De accountant heeft geconstateerd dat uit de interne controles (door de gemeente) op rechtmatigheid van verstrekte uitkeringen over het 1e halfjaar 2023 geen noemenswaardige bijzonderheden of tekortkomingen zijn gebleken. De accountant kan dat beeld bevestigen door uitgevoerde detailcontroles.

AUDITCOMMISSIE

Doorkiesnummer Fax Bezoekadres Stadhuisplein 130

Ambtelijke capaciteit i.r.t. stedelijke (gebieds)ontwikkelingen

Duurzaamheid

De accountant constateert (op basis van de jaarrekeningen) dat er in toenemende mate een verschil ontstaat tussen de begrote ambities en de realisatie en het is de vraag in hoeverre de doelstellingen en ambities voldoende realistisch zijn op basis van de realisatiekracht van de gemeente. Dat was de reden dat de Auditcommissie de ambtelijke capaciteit in relatie tot de stedelijke (gebieds)ontwikkelingen als speerpunt heeft aangemerkt. De accountant heeft de indruk dat de organisatie zich primair focust op de ontwikkeling en verdeling van de beschikbare personele capaciteit. De accountant geeft aan dat het juist ook van belang is, te weten welke personele capaciteit nodig is voor de geplande activiteiten en investeringen. De accountant licht zijn bevinding uitgebreid toe en doet aanbevelingen. Hiervoor verwijzen we u naar de Boardletter. Duurzaamheid is een belangrijk thema. De accountant heeft, als invulling van dit speerpunt, met de ambtelijke organisatie afgesproken een quickscan in te vullen c.q. uit te voeren, waarmee een beeld wordt verkregen van de wijze waarop en mate waarin duurzaamheid in Tilburg onderdeel uitmaakt van haar strategie en beleid, en hoe de gemeente zich verantwoord over het gevoerde (duurzaamheids)beleid.

Accountantsrapport bij de jaarstukken 2023 Op 8 mei 2024 is het rapport van de accountant bij de jaarstukken 2023 gepubliceerd. Onderdeel van het accountantsrapport is de accountantsverklaring. Deze verklaring heeft een goedkeurend oordeel voor het onderdeel getrouwheid. Voor het eerst is (door gewijzigde regelgeving) door het college een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarstukken. Op 13 mei 2024 is het rapport door de accountant toegelicht in de Auditcommissie. Kernboodschap van de accountant • De accountant is, in tegenstelling tot 2022, erg tevreden over het opstel- en controleproces. Dat is heel goed en soepel verlopen. De in gang gezette verbeteracties hebben zijn vruchten afgeworpen. In de vergadering van 18 september 2023 is de Auditcommissie meegenomen in het verbeterplan. Op 13 mei 2024 is aan de Auditcommissie de uitwerking en stand van zaken van het verbeterplan toegelicht. Zaak is nu de verbeteracties vast te houden. • Net als in 2022 is er weer een verdere toename van het aantal SiSa-regelingen. • De controle van de investeringen in de materiële vaste activa en van inkoopfacturen inclusief prestatielevering heeft langer geduurd dan gepland. Hierover zullen nadere afspraken worden gemaakt om dit proces nader vorm te geven.

• Bij aanvullende steekproefcontroles in het kader van de frauderisicoanalyse heeft de accountant geen onregelmatigheden geconstateerd. Extra aandacht: samenwerking ‘Siem’ In 2023 heeft gemeente Tilburg de WMO zorg op een nieuwe wijze ingekocht. Waar de gemeente in het verleden werkte met veel verschillende zorgaanbieders is er nu sprake van één samenwerkingspartner genaamd ‘Siem’. De samenwerking is verantwoordelijk voor de zorgverlening voor een vast bedrag per jaar. Deze nieuwe manier van contracteren vraagt een en ander op het gebied van het kunnen monitoren van de kwaliteit en zorgproductie. De accountant adviseert het college te kijken hoe de transparantie in de samenwerking met ‘Siem’ verder verbeterd kan worden en interne beheersing van de gemeente zodanig vorm te geven dat de gemeente meer inzicht krijgt in de doelmatigheid van de verantwoorde WMO uitgaven. De Auditcommissie onderschrijft dit advies nadrukkelijk en verneemt graag van het college hoe de raad hier in meegenomen kan worden. Tot slot Net als bij de jaarstukken 2022 is de Auditcommissie door middel van de Boardletter en het accountantsrapport op een constructieve manier door het (opstel)proces van de jaarstukken

meegenomen. De Auditcommissie herkent de positieve reactie van de accountant op de verbeteringen in het opstel- en controleproces en heeft daar in de vergadering van 13 mei 2024 haar waardering over uitgesproken richting betrokkenen. De Auditcommissie ziet in het accountantsrapport geen significante of voor haar onbekende bevindingen. De reactie van het college op de bevindingen van de accountant blijft in de ogen van de Auditcommissie summier. De Auditcommissie is blij met de goedkeurende accountantsverklaring en ziet ook de knappe prestatie dat de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording op juiste wijze in de jaarstukken is opgenomen. De Auditcommissie is tevreden over de aandacht voor de jaarstukken door de goede informatiebijeenkomst van 6 mei en de debatbijeenkomst van 13 mei. De Auditcommissie kijkt met belangstelling uit naar de beraadslaging en besluitvorming over de jaarstukken 2023 in de raadsvergadering van 27 mei 2024.

Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie

Niels van Stappershoef voorzitter Auditcommissie