Boardletter 2023 Deloitte gemeente Tilburg WG

Boardletter 2023 Gemeente Tilburg, 28 november 2023

Deloitte Accountants B.V. Flight Forum 1 5657 DA Eindhoven Postbus 376 5600 AJ Eindhoven Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9839 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tilburg Postbus 90155 5000 LH TILBURG Onderwerp

Boardletter 2023 Datum

28 november 2023 Ons kenmerk

2311608465/RVB

Geacht college, Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Tilburg, zijn vastgelegd in het auditplan 2023. De interim-controle is primair bedoeld om de interne beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2023 opgenomen informatie. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Wij merken op dat deze boardletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tilburg en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Een afschrift van de boardletter kunt u verstrekken aan de gemeenteraad. De inhoud van deze rapportage hebben wij vooraf met de ambtelijke organisatie besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn, en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze boardletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. J.J. Zuidema RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Kernpunten interim-controle

4

Managementsamenvatting

6

Speerpunten auditplan

13

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

17

Reikwijdte van onze werkzaamheden

20

Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze boardletter:

Jaapjan Zuidema Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 1647 jzuidema@deloitte.nl

Bart Blomjous Director Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 7687 bblomjous@deloitte.nl

Dennis Leus Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 0214 dleus@deloitte.nl

Martijn van Wijk Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 5204 mvanwijk@deloitte.nl

Boardletter 2023

2311608465/RVB/3

Kernpunten interim-controle

Boardletter 2023

2311608465/RVB/4

Kernpunten interim-controle Onderwerp

Boodschap

Overall beeld interne beheersing

Vanuit ons perspectief als controlerend accountant is ons beeld van de interne beheersing dat de basis op orde en op onderdelen verder verbeterd is om te komen tot een voldoende betrouwbare financiële verslaggeving, waarop wij onze controlewerkzaamheden kunnen uitvoeren. Als wij vooruitkijken naar de jaarrekeningcontrole zien wij dat de afdeling planning en control samen met de vakafdelingen diverse acties en verbeteringen in gang heeft gezet om de kwaliteit en toegankelijkheid van zowel interne controles als het opstel- en controledossier voor de jaarrekening verder te verbeteren. De bedoeling is dat deze zaken ook resulteren in een effectiever en efficiënter opstel- en controleproces van de jaarrekening. Dit is temeer van belang omdat wij een toenemende tijds- en capaciteitsdruk in het jaarrekeningproces zien ontstaan. Een oorzaak daarvan is de sterke toename van SiSa-regelingen in de afgelopen jaren. De voorgenomen verbeteringen vanuit de gemeente hebben wij bij verderop in deze boardletter bij het onderdeel ‘Interne beheersing | Opstel- en controleproces jaarrekening’ meer in detail toegelicht. Wij zien de resultaten van de ingezette acties en verbeteringen met enthousiasme en vertrouwen tegemoet.

Belangrijkste aandachtspunten interne beheersing

Voor de verdere ontwikkeling en verbetering van de interne beheersing vragen wij specifiek uw aandacht voor de volgende onderwerpen (via de ‘hyperlinks’ kunt u doorklikken naar de details): •

Kostenbeheersing sociaal domein: Vanaf 2023 is de gemeente overgestapt naar een taakgerichte financiering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), waarbij het grootste deel is uitbesteed aan SIEM (samenwerking van acht zorgaanbieders). Het SIEM krijgt jaarlijks een vast bedrag voor de Wmo. Wij concluderen dat de gemaakte afspraken in opzet voldoende zijn. Tegelijk zien wij dat de gemeente onvoldoende inzicht heeft in de kwaliteit van de zorg. Partijen hebben uiteraard tijd nodig om processen en controles aan te passen naar de nieuwe afspraken, en werken hier ook aan, maar wij zijn van mening dat het wenselijk is te bezien of en hoe partijen het tempo kunnen versnellen waarmee deze aanpassingen plaatsvinden (inclusief het inrichten van toereikende (tussentijdse) controles). Voorts vragen wij aandacht voor de continuïteit van zorgaanbieders. Landelijk zien wij dat zorginstellingen in toenemende mate niet meer komen tot een sluitende begroting waardoor de financiële positie onder druk komt te staan. Oorzaken hiervan zijn stijgende loonkosten, tekort aan personeel en stijgende energie- en bouwkosten. De gemeente heeft contractuele afspraken met zorgaanbieders maar de situatie kan zich voordoen dat een zorginstelling niet langer de afgesproken zorg kan verlenen.

Om als gemeente niet verrast te worden, is een goed inzicht in de ontwikkelingen bij de voor u belangrijke zorginstellingen essentieel, en is het belangrijk op basis van een politiek-bestuurlijke afweging keuzes te maken over hoe de gemeente met dit soort situaties omgaat en deze keuzes juridisch laat toetsen.

•

Projectbewaking: Wij vragen uw aandacht voor de beheersing van grote(re) projecten. Uw gemeente heeft op dit moment diverse grote projecten onderhanden. Ook komende jaren staan forse investeringen geraamd. Om te borgen dat deze majeure projecten inhoudelijk en financieel volgens planning verlopen, en waar nodig tijdig bijsturing plaatsvindt (inclusief eventueel aanvullend benodigd krediet) is een toereikend systeem van kredietbewaking essentieel. Op basis van onze interim-controle constateren wij dat de organisatie periodiek de voortgang van projecten en de toereikendheid van restantkredieten beoordeelt. De vastleggingen hiervan bestaan vooral uit beknopte tekstuele toelichtingen. Daaruit is niet eenduidig op te maken of de betreffende projecten inhoudelijk en financieel volgens planning en afspraak verlopen, en bij de analyses ontbreekt een deugdelijke onderbouwing waaruit blijkt dat het restantkrediet toereikend is voor de geschatte uitgaven om het project af te ronden (‘cost to complete’).

•

IT-omgeving: Voor de IT-omgeving geldt dat deze inmiddels zodanig is verweven met de primaire processen (zoals inkopen, salarissen en subsidieverstrekking) dat een betrouwbaar ingerichte en functionerende IT-omgeving belangrijk is voor betrouwbaar, efficiënt en effectief functionerende processen en een adequate in- en externe controle daarop. Bij het niet (volledig) kunnen steunen op de betrouwbaarheid van de IT-omgeving kan in veel gevallen ook niet (zonder meer) gebruikgemaakt worden van de rapportages uit de IT-applicaties en de effectieve werking van de daarin opgenomen interne beheersmaatregelen. Ook voor het op een efficiënte en effectieve wijze opstellen van een betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording door het college is een betrouwbare interne beheersing inclusief IT-omgeving van groot belang aangezien dit het fundament vormt om de bevindingen en conclusies in dat kader te onderbouwen.

•

Europese aanbestedingsregels - inhuur personeel: Voor de Europese aanbestedingsregels hebben wij bij inhuur van personeel de afgelopen jaren tekortkomingen geconstateerd in de interne beheersing en achteraf niet kunnen vaststellen dat de Europese aanbestedingsregels daadwerkelijk zijn nageleefd. De organisatie heeft een extern advies ingewonnen om het proces ter zake te verbeteren, en is momenteel naar aanleiding van dit advies bezig met het herinrichten van processen en procedures zodat de naleving van de Europese aanbestedingsregels in het vervolg ook bij inhuur van personeel is geborgd.

•

Memoriaalboekingen: Memoriaalboekingen doorkruisen de reguliere maatregelen van interne beheersing en leiden daardoor tot een verhoogde kans op het bewust of onbewust omzeilen van de interne beheersing. Vanuit deze achtergrond classificeren wij de memoriaalboekingen als een frauderisico in onze risicoanalyse en controleaanpak voor de jaarrekening. Daarbij hebben wij geconstateerd dat in de financiële administratie in JDE geen sprake is van een afgedwongen functiescheiding (‘4-ogen-principe’) tussen het voorbereiden/aanmaken en autoriseren van memoriaalboekingen. De integrale interne controle die mede om deze reden achteraf werd uitgevoerd, heeft in 2023 nog niet plaatsgevonden. Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/5

Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Boardletter 2023

2311608465/RVB/6

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Kostenbeheersing sociaal domein

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Vanaf 2023 is de gemeente overgestapt naar een taakgerichte financiering van de Wmo, wat mede is ingegeven door het doel om een kostenbesparing te realiseren. Het grootste deel van de Wmo is uitbesteed aan SIEM (samenwerking van acht zorgaanbieders), waarvan het contract op 1 januari 2023 is ingegaan. In dit contract is afgesproken dat het consortium een vast lumpsum bedrag per jaar betaald krijgt en daarvoor de benodigde Wmo-zorg dient te verlenen. De gemeente Tilburg treedt namens de deelnemende gemeenten in de Regio Hart van Brabant op als penvoerder c.q. coördinator voor de overeenkomst, wat onder andere betekent dat de gemeente zorgt voor de tijdige betalingen aan het consortium, en namens de gemeenten ook verantwoordelijk is voor het uitvoeren van (tussentijdse) controles en het monitoren van de contractafspraken. In tegenstelling tot voorgaande jaren vindt op basis van dit contract achteraf geen afrekening plaats op basis van de werkelijke zorgkosten (producten x tarieven). Wel is nog sprake van cliënten die onder de oude systematiek vallen (circa 10%) doordat deze zorg is aangegaan in voorgaande jaren. De zorgaanbieders krijgen door de nieuwe wijze van financiering meer ‘bewegingsvrijheid’ bij het bepalen van de per cliënt benodigde en meest passende invulling van de zorgvraag.

Het uiteindelijke doel hiervan is dat deze afspraak resulteert in een doelmatigere en uiteindelijke dus voordeligere zorgverlening. Om de financiële risico’s voor de zorgaanbieders te beperken, is afgesproken dat het consortium recht heeft op aanvullende bekostiging vanuit de deelnemende gemeenten als de verleende zorg buiten contractueel vastgelegde bandbreedtes komt. Ook wanneer het samenwerkingsverband minder cliënten heeft behandeld dan afgesproken, kan een bijstelling van de lumpsum vergoeding plaats vinden. De nieuwe financieringswijze vraagt een afwegingsmoment om het lumpsum bedrag definitief vast te stellen. Het is van belangrijk dat de gemeente Tilburg - mede vanuit haar rol als penvoerder namens de regio strak toeziet op onder de kwaliteit van de zorgprestaties, de contractuele afspraken monitort en waar nodig tijdig in overleg treedt met zowel het consortium als de andere deelnemende gemeenten over een (dreigende) over- of onderschrijding van de contractuele bandbreedtes. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening dient er schriftelijk overeenstemming te zijn over het finale lumpsum bedrag dat de regio overeenkomt met de zorgaanbieders. Daarnaast is het van belang met de regiogemeenten schriftelijk overeenstemming te bereiken over de onderlinge verdeling van de kosten.

Continuïteit zorgaanbieders Landelijk zien wij dat zorginstellingen in toenemende mate niet meer komen tot een sluitende begroting waardoor de financiële positie onder druk komt te staan. De belangrijkste redenen hiervoor zijn de als gevolg cao-onderhandelingen met circa 10% stijgende lonen en het gebrek aan beschikbaar personeel waardoor (dure) inhuur toeneemt. Daarnaast hebben zorginstellingen te maken met stijgende energiekosten en nemen bouwkosten toe waardoor huisvestingslasten stijgen. Hoewel de gemeente contractuele afspraken heeft met zorgaanbieders, zelf of via de Regio Hart van Brabant, kan de situatie zich voor gaan doen dat een zorginstelling niet langer in staat de zorg te verlenen zoals afgesproken binnen de overeenkomst. Hoewel sprake is van een privaatrechtelijke overeenkomst tussen gemeente en zorgaanbieder, waarbij de gemeente de zorgaanbieder in gebreke kan stellen, blijft de gemeente eindverantwoordelijk voor het aanbieden van passende zorg. Zeker als sprake is van aanbieders met specialistischere zorg is mogelijk niet altijd een alternatieve aanbieder beschikbaar op het moment dat een zorgaanbieder niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen. Om als gemeente niet verrast te worden, is een goed inzicht in de ontwikkelingen bij de voor u belangrijke zorginstellingen essentieel.

Het vraagt daarnaast een politiek-bestuurlijke afweging hoe u omgaat met zorgaanbieders die in de financiële problemen raken. Wij adviseren u hiervoor op dit moment al keuzes te maken en de gevolgen van deze keuzes juridisch te laten toetsen. Immers, deze overeenkomsten zijn onder toepassing van de Europese aanbestedingsregels tot stand gekomen waardoor bij het afwijken van bestaande overeenkomsten sprake kan zijn van precedent werking en/of onrechtmatige bestedingen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/7

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Projectbewaking

Uw gemeente heeft een stevige (investerings)ambitie om de stad nog mooier en aantrekkelijker te maken. De resultaten hiervan in de Spoorzone, Piushaven en de binnenstad van de afgelopen jaren spreken voor zich en dit blijkt ook uit de op dit moment lopende (en toekomstige) projecten binnen Tilburg. Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden merken wij het volgende op over de bewaking van projecten: •

•

IT-omgeving

Om de inhoudelijke en financiële informatievoorziening op dit gebied te waarborgen, heeft de gemeenteraad in 2016 de Regeling Grote Projecten vastgesteld. Op basis van de Regeling Grote Projecten bepaalt de gemeenteraad bij de programmabegroting welke projecten zij als ‘groot project’ aanwijst. Vervolgens dient het college voor deze projecten een startbijeenkomst te organiseren bij aanvang van het project, de raad halfjaarlijks te informeren via een voortgangsbijeenkomst en een eindevaluatie op te stellen bij afronding van een groot project. Over de grote projecten merken wij het volgende op: -

De gemeenteraad heeft bij de begroting 2022 de volgende projecten aangewezen als groot project: Stappegoor, gemeentelijke huisvesting / het nieuwe werken, versterking Kernwinkelgebied, Stadsforum/ Koningswei en programma Spoorzone, waaronder deelprojecten BIE Kerngebied, Mindlabs en Fietsenstallingen. Bij de begroting 2023 en 2024 heeft de gemeenteraad hierin geen wijzigingen aangebracht. Het is aan te bevelen de lijst met grote projecten te actualiseren, aangezien sinds de begroting 2022 een aantal van de hiervoor genoemde projecten inmiddels is afgerond en diverse nieuwe projecten gestart of gepland zijn (zoals Kenniskwartier) die mogelijk kwalificeren als ‘groot project’.

-

De halfjaarlijkse voortgangsbijeenkomsten voor de aangewezen grote projecten hebben in de eerste helft van 2023 plaatsgevonden. Wij constateren dat voor de tweede helft van 2023 (nog) geen voortgangsbijeenkomsten hebben plaatsgevonden of zijn gepland. Daarnaast merken wij op dat gezien de voortgang van de projecten het de verwachting is dat een eindevaluatie plaats kan vinden voor het Kernwinkelgebied en de gemeentelijke huisvesting, maar deze eindevaluaties zijn nog niet gepland. Op basis van deze observaties stellen wij vast dat op dit moment niet geheel is voldaan aan de (tussentijdse) informatievoorziening zoals die in de Regeling Grote Projecten is voorgeschreven.

Voor investeringsprojecten uit het Meerjaren Programma Openbare Ruimte (MJP, ongeacht of het als groot project is aangewezen of niet) hanteert de organisatie dashboards in Cognos (rapportagesoftware) waarmee projectleiders per project de actuele voortgang ten opzichte van het investeringskrediet kunnen inzien. Voor grote(re) projecten buiten het MJP acht de gemeente vooral de rol van en functiescheiding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer van belang, en vormen de periodieke voortgangsgesprekken tussen beiden een belangrijk houvast voor het inzicht in en de beheersing van investeringsprojecten. Op basis van onze interim-controle constateren wij dat de organisatie mede op basis van de genoemde dashboards en voortgangsgesprekken periodiek de voortgang van projecten en de toereikendheid van de restantkredieten beoordeelt. De vastleggingen hiervan bestaan vooral uit beknopte tekstuele toelichtingen. Uit deze vastleggingen is niet eenduidig op te maken of de betreffende projecten inhoudelijk en financieel volgens planning en afspraak verlopen, en bij de analyses ontbreekt een deugdelijke onderbouwing waaruit blijkt dat het restantkrediet toereikend is voor de geschatte uitgaven om het project af te ronden (‘cost to complete’). Vanwege het onderhanden en voor de komende jaren geplande investeringsvolume is een toereikend systeem van projectbewaking onontbeerlijk.

Wij adviseren daarom de huidige systematiek en wijze van vastlegging te evalueren, en waar nodig aan te scherpen en aan te vullen zodat de gemeente zichtbaar inzicht heeft in en grip heeft op de inhoudelijke en financiële voortgang van projecten inclusief de ‘cost to complete’ (en daarmee eventueel dreigende kredietoverschrijdingen tijdig signaleert).

De IT-omgeving vormt - vanwege de vergaande automatisering van processen, registraties en rapportages - een onlosmakelijk onderdeel van de interne beheersing en daarmee ook van de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole. Om vast te stellen of de algemene IT-beheersmaatregelen (general IT-controls, zoals logische toegangscontrole) en de specifieke IT-beheersmaatregelen in de voor de jaarrekening relevante applicaties (application controls, zoals rollen en rechten) op orde zijn of tot bepaalde verhoogde risico’s leiden, voeren wij jaarlijks een aantal IT-auditwerkzaamheden uit. In dit kader hebben wij met de ambtelijke organisatie afgesproken dat wij in de periode december 2023 - januari 2024 een aantal werkzaamheden uitvoeren om de betrouwbaarheid te beoordelen van de general IT-controls en de application controls voor JD Edwards (financiële administratie) en Suites voor het Sociaal Domein (uitkeringenadministratie). Daarbij beoordelen wij tevens de voortgang van de opvolging van eventuele bevindingen vanuit voorgaande jaren. Over de uitkomsten van deze werkzaamheden rapporteren wij in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2023, waarbij wij eventuele observaties die direct actie vragen uiteraard eerder met de organisatie (en zonodig auditcommissie) delen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/8

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Opstel- en controleproces jaarrekening

Algemeen In het accountantsverslag 2022 hebben wij u geïnformeerd over onze observaties bij en aanbevelingen voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening. Als gevolg van verschillende uitdagingen, welke overigens niet allemaal binnen de macht van de gemeente liggen, is voor de organisatie sprake van een toenemende druk op dit proces. Een voorbeeld hiervan is het toegenomen aantal SiSa-regelingen waarover uw gemeente in de jaarrekening verantwoording dient af te leggen. In dit kader merken wij het volgende op: •

Het cluster interne controle van het team Planning en Control dat de interne controle op deze SiSa-regelingen uitvoert, is ook belast met een groot gedeelte van de voorbereidingen op (de controle van) overige onderdelen van de jaarrekening. Door de hoge werkdruk die dit vooral in de periode januari - mei met zich meebrengt, is er beperkt capaciteit beschikbaar om bijvoorbeeld het werk van (langdurig) zieken op te vangen.

•

Voorgaande leidt ertoe dat dit cluster in de eerste helft van het boekjaar voornamelijk bezig is met de jaarrekening over het voorgaande boekjaar en niet of nauwelijks toekomt aan het uitvoeren van interne controles voor het nieuwe boekjaar. Aangezien na het eerste halfjaar de zomervakantie aanbreekt, kan de organisatie een groot deel van de interne controles pas vanaf augustus/september opstarten, wat ertoe leidt dat de organisatie pas in het laatste kwartaal van het boekjaar een eerste totaalbeeld verkrijgt van de mate waarin in het boekjaar rechtmatig is gehandeld en transacties getrouw in de administratie zijn verantwoord. Mede in het licht van de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording signaleren wij hier een belangrijke uitdaging om de interne controles meer verspreid over het jaar uit te voeren, zodat het college bij belangrijke bevindingen/tekortkoming zonodig eerder informatie verkrijgt (naast de reguliere rapportagemomenten) over de mate waarin de rechtmatigheid en getrouwheid is geborgd en waar nodig tijdig(er) kan bijsturen.

Evaluatie opstel- en controleproces 2022 Mede op basis van een uitgebreide evaluatie van het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022 die de ambtelijke organisatie en wij medio 2023 hebben uitgevoerd, heeft de gemeente diverse acties ondernomen of in gang gezet om de efficiency van het opstel- en controleproces van de jaarrekening verder te verbeteren. Een en ander is opgenomen in een verbeterplan, waarvan wij een aantal zaken hierna benoemen: •

Ten aanzien van SiSa is door het team Planning & Control samen met de vakafdelingen een verbetertraject opgezet om het opsteldossier beter aan te laten sluiten op de accountantscontrole. Het beoogde doel hiervan is om de rol van het cluster interne controle meer te richten op het daadwerkelijk intern controleren van de SiSa-dossiers in plaats van het omzetten van de aanlevering in geschikte formats en structuur voor de accountantscontrole. De verwachting is dat dit resulteert in kwalitatief betere en meer toegankelijke dossier, en daardoor minder vragen en werkzaamheden bij de accountantscontrole.

•

Voor het balansdossier, waaronder ook de position papers voor de grondexploitatie, geldt min of meer hetzelfde. Binnen dit verbetertraject spitst de gemeente zich ook specifiek toe op de vragen die in het voorgaande controleproces naar voren zijn gekomen. De belangrijkste ontwikkeling is dat de organisatie in overleg met ons met een nauwkeurigere scope bepaalt welke werkzaamheden nodig zijn, zodat naar verwachting de hoeveelheid werk afneemt en de kwaliteit van de dossiervorming toeneemt.

•

Verder onderzoekt de gemeente mogelijkheden om een kwaliteitsslag te maken in de jaarstukken. Het doel hiervan is om de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken verder te verhogen.

Wij onderschrijven het belang van deze en de andere geplande verbeteringen en zien de resultaten hiervan met vertrouwen tegemoet. Europese aanbestedingen - inhuur personeel In het accountantsverslag 2022 hebben wij gerapporteerd over de bevinding bij inhuur van personeel waarbij niet in alle gevallen zichtbaar uitvraag bij alle betrokken tenderpartijen had plaatsgevonden. Dit heeft over 2022 geresulteerd in een onzekerheid over de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen ter grootte van € 4,3 miljoen. Om het proces en de dossier ter zake verder te verbeteren, heeft de gemeente een onderzoeksbureau ingeschakeld om het proces rondom inhuur van personeel te beoordelen en adviezen te geven tot verdere verbetering. Naar aanleiding van het uitgebrachte onderzoeksrapport heeft nog geen besluitvorming plaatsgevonden over de te ondernemen vervolgacties. Onze verwachting is daarom dat over het boekjaar 2023 sprake gaat zijn van een vergelijkbaar bedrag aan onzekerheden op het gebied van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wij adviseren op korte termijn de benodigde vervolgacties in gang te zetten om deze tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/10

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Opstel- en controleproces jaarrekening (vervolg)

Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen doorkruisen de reguliere boekingsgang en de daarin getroffen interne beheersmaatregelen. Hierdoor zijn memoriaalboekingen in opzet meer fout- en fraudegevoelig en besteden wij hieraan extra aandacht bij onze controle. Binnen de financiële administratie is geen sprake van afgedwongen functiescheiding tussen het aanmaken en autoriseren van memoriaalboekingen. Als mitigerende interne beheersmaatregel voerde de gemeente voorheen jaarlijks achteraf een integrale controle uit op de memoriaalboekingen. Ons is verteld dat de organisatie voornemens is deze interne controle over het boekjaar 2023 niet meer uit te voeren. Wij achten een integrale controle van de memoriaalboekingen niet nodig. Gezien het hiervoor beschreven inherente, meer risicovolle karakter van memoriaalboekingen achten wij wel een risicogerichte steekproef op de memoriaalboekingen noodzakelijk. Overigens is ons verteld dat de organisatie momenteel afgedwongen functiescheiding tussen het aanmaken en autoriseren van memoriaalboekingen inregelt in de financiële administratie. Een risicogerichte steekproef op memoriaalboekingen blijft hierna ook nodig vanwege het eerder genoemde meer risicovolle karakter van memoriaalboekingen,.

Grondexploitatie

Over de grondexploitatie merken wij naar aanleiding van de interim-controle 2023 het volgende op:

•

De meest recente inhoudelijke en financiële ontwikkelingen zijn opgenomen in de paragraaf Grondbeleid van de begroting 2024. Een actualisatie hiervan volgt bij het opstellen van de ‘position papers’ als onderdeel van het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2023. De position papers zijn zodoende een belangrijke onderbouwing voor de waardering van de grondexploitaties en vormen daarmee het startpunt voor onze controle.

•

Wij hebben medio 2023 met medewerkers van het team Planning & Control gesproken over de benodigde inhoud en onderbouwing van de position papers. Ook is met elkaar - op basis van de huidige verwachtingen voor de inhoudelijke en financiële voortgang - de voorlopige selectie van de projecten (‘scope’) voor de jaarrekening 2023 bepaald. Met elkaar is afgesproken is dat de organisatie in ieder geval een position paper (inclusief onderliggende stukken) voorbereidt voor de projecten Spoorzone Kerngebied en Wijkevoort. Afhankelijk van de actuele ontwikkelingen stelt de organisatie zonodig ook nog een position paper op voor Koningswei. Voor de overige projecten voorziet de organisatie ons van een update indien zich in de komende periode belangrijke bijzonderheden en/of relevante (schattings)wijzigingen voordoen.

•

De ontwikkeling van de inflatie en de bouwkosten - die zich ‘vertaalt’ in het percentage voor de kostenindexatie - is nog steeds een specifiek aandachtspunt. Voorheen was dit al een relevant aandachtspunt bij het jaarlijks actualiseren en controleren van de geactualiseerde grondexploitatieberekeningen, maar door de Rusland/Oekraïne crisis, de schaarste van bouwmaterialen, en het tekort aan en de stijging van de kosten voor arbeidskrachten sinds 2022 is de schatting van de kostenindexatie complexer en daarmee nog belangrijker voor het actualiseren van de grondexploitatieberekeningen en daarmee de waardering van de grondexploitatie in de jaarrekening. Met uw organisatie hebben wij daarom afgesproken dat zij net als vorig jaar de eigen schattingen en onderbouwingen, en het daaruit voortvloeiende geactualiseerde percentage voor kostenindexatie door een externe deskundige laat toetsen.

•

Uw gemeente heeft een gebiedsvisie opgesteld voor het te ontwikkelen Kenniskwartier. De verwachting is dat uw college in 2024 en 2025 raadsvoorstellen gaat doen voor het openen van grondexploitaties en faciliterende plannen. In de programmabegroting 2024 is een bedrag van € 14,5 miljoen gereserveerd om de voor deze grondexploitaties/plannen te verwachten verliezen af te dekken. Daarnaast is in de begroting aanvullend nog eens € 3,0 miljoen geraamd ter dekking van de programmakosten voor het Kenniskwartier. Een en ander heeft nog geen impact op de jaarrekening 2023, omdat de gemeente de grondexploitaties naar verwachting in 2024 gaat openen. Wij volgen de ontwikkelingen ten aanzien van het Kenniskwartier op de voet en rapporteren hierover in onze volgende rapportages.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/11

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Algemene verordening gegevensbescherming

De AVG is in 2018 ingevoerd. Vanwege het belang van deze regelgeving voor de bescherming van persoonsgegevens en de (mogelijke) financiële impact van boetes bij het niet naleven ervan, rapporteren wij sindsdien over de stand van zaken hieromtrent binnen uw gemeente. Ten tijde van de boardletter 2022 was ons beeld op de belangrijkste AVG-aspecten als volgt: a.

In de boardletter 2021 hebben wij gerapporteerd dat uw gemeente voor circa 1/3e van de verwerkingsprocessen een risicoanalyse heeft uitgevoerd. Op dit moment is sprake van beperkte voortgang ten opzichte van vorig jaar en vanuit uw organisatie is ook onderkend dat sprake is van grote achterstanden.

b.

Het verwerkingsregister was in opbouw. De verwachting van de organisatie was dat dit eind 2021 afgerond zou zijn. Eind 2022 was het verwerkingsregister is nog niet volledig gerealiseerd/operationeel.

c.

Wij constateren dat de organisatie datalekken intern rapporteert en analyses uitvoert naar de typen datalekken. De vervolgstap, het implementeren van de bij de interne onderzoeken en analyses geïdentificeerde procesverbeteringen naar aanleiding van deze incidenten, is (nog) niet door de afdelingen opgestart.

d.

Om tot aantoonbare naleving van de AVG te komen, is het belangrijk dat binnen de afdelingen sprake is van voldoende bewustzijn omtrent regels en risico’s, waarbij privacy-maatregelen aantoonbaar geborgd zijn binnen de processen. Eind 2022 waren deze maatregelen nog onvoldoende geborgd in processen en evalueren de afdelingen de benodigde (aanvullende) maatregelen onvoldoende.

e.

Er is (nog) geen sprake van een geactualiseerd privacy beleid.

Ons is destijds verteld dat de tekortkomingen en aandachtspunten het gevolg zijn van onvoldoende beschikbaarheid van capaciteit en middelen, en het ontbreken van een organisatie brede aanpak van de volledige implementatie van de AVG. Inmiddels heeft de gemeente externe deskundigheid ingehuurd om de achterstanden weg te werken (korte termijn doel). Hiermee is de achterstand in de AVG-rapportages ingelopen en zijn de 'Jaarrapportage gegevensbescherming 2021 en 1e helft 2022' en de 'Rapportage volwassenheid privacy 2022' medio juni 2023 aan de gemeenteraad aangeboden. Uit de rapportages blijkt dat het volwassenheidsniveau van AVG / privacy binnen de gemeente naar de stand eind 2022 achteruit is gegaan ten opzichte van de situatie 2020. Na het wegwerken van de achterstanden volgt een ‘AVG-nulmeting’ die de basis vormt voor een door de organisatie op te stellen AVG-verbeterplan (middellange termijn doel). Het verbeterplan heeft als doel de interne processen en beheersing zodanig in te richten dat de naleving van de AVG structureel is geborgd (lange termijn doel). Samengevat constateren wij dat de gemeente hiermee momenteel de prioriteit aan de AVG geeft die nodig is, en de eerste stappen (heeft ge)zet om opvolging te geven aan de eerdere observaties.

Wij onderschrijven het belang hiervan aangezien de gemeente op dit moment onnodige (financiële) risico’s loopt doordat een juiste en volledige toepassing van de AVG onvoldoende is gewaarborgd. Detailbevindingen bedrijfsvoering

Naar aanleiding van de interim-controle rapporteren wij jaarlijks aan de ambtelijke organisatie onze eventuele detailbevindingen voor de bedrijfsvoering en onze adviezen daarbij. Ook naar aanleiding van de interim-controle 2023 hebben wij onze detailbevindingen met de organisatie gedeeld inclusief de opvolging van eerdere bevindingen en aanbevelingen. Deze bevindingen hebben naar onze mening geen bestuurlijke relevantie en zijn daarom niet (in samengevatte vorm) in de voorliggende boardletter opgenomen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/12

Speerpunten auditcommissie Verslag speerpunten auditplan

Boardletter 2023

2311608465/RVB/13

Speerpunten auditcommissie Onderwerp

Boodschap

Voorkomen onrechtmatig verstrekken uitkeringen

Het verstrekken van uitkeringen aan inwoners die niet in hun eigen inkomen c.q. bestaan kunnen voorzien, is een wettelijke taak van gemeenten. In landelijke wetgeving (zoals de Participatiewet (PW), IOAW, IOAZ en Bbz) zijn basis vereisten vastgelegd waaraan de verstrekking van uitkeringen moet voldoen. Op onderdelen kan of moet de gemeente lokaal bepaalde zaken nader uitwerken, wat vastligt in bijvoorbeeld verordeningen en beleid (zoals de Verzamelverordening PW, IOAW, IOAZ en Bbz 2022). Over de wijze waarop de gemeente het rechtmatig verstrekken van uitkeringen waarborgt, merken wij - bezien vanuit de opdracht voor de jaarrekeningcontrole - het volgende op: •

Als onderdeel van de interim-controle verkrijgen wij jaarlijks een geactualiseerde beschrijving (‘flowchart’) en onderbouwingen (‘lijncontroles’) van de inrichting van het proces voor het verstrekken van uitkeringen, waaruit blijkt in hoeverre de opzet en het bestaan van het proces overeenkomen met de genoemde wettelijke vereisten en nadere lokale invulling. Ook blijkt hieruit welke maatregelen van interne beheersing de gemeente heeft getroffen om te borgen dat het verstrekken van uitkeringen rechtmatig (in overeenstemming met landelijke en lokale wet- en regelgeving) plaatsvindt. Voorbeeld van dergelijke beheersmaatregelen zijn bijvoorbeeld: het vaststellen van verordeningen door de gemeenteraad, functiescheiding tussen het behandelen van en besluiten op aanvragen van uitkeringen, periodieke heronderzoeken en het achteraf uitvoeren van interne controles op de rechtmatigheid van verstrekte uitkeringen.

•

Bij de interim-controle 2023 hebben wij een geactualiseerde flowchart inclusief bijhorende lijncontroles ontvangen. Op basis hiervan hebben wij vastgesteld dat het proces voor het verstrekken van uitkeringen in opzet voldoende interne beheersmaatregelen bevat om de rechtmatigheid van het verstrekken van uitkeringen te waarborgen, en deze beheersmaatregelen ook daadwerkelijk bestaan.

•

De beheersmaatregelen voor het rechtmatig verstrekken van uitkeringen bestaan uit zowel preventieve als repressieve maatregelen:

•

-

Preventieve maatregelen zien toe de rechtmatigheid van de toekenning en het continueren van een eerdere toekenning. In dat kader onderzoekt en verifieert de gemeente alle informatie inclusief onderliggende documenten die zij (verplicht) uitvraagt bij cliënten. Daarbij maakt de organisatie ook gebruik van beschikbare externe bronnen, zoals inzage in Suwinet (bijvoorbeeld ter verificatie van inkomsten). De gemeente informeert cliënten in dit proces ook over de geldende spelregels, onder andere via de website en specifieke informatie die zij aan cliënten verstrekt (zoals folders en maandelijkse nieuwsbrieven, maar ook het beschikbaar stellen van wijzigingsformulieren en persoonlijk contact met medewerkers van afdeling Werk & Inkomen). Het doel hiervan is enerzijds het borgen van de rechtmatigheid van verstrekte uitkeringen en anderzijds het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van uitkeringen (in de volksmond ‘uitkeringsfraude’ of ‘bijstandsfraude’).

-

Repressieve maatregelen zijn bedoeld voor het opsporen en opvolgen van uitkeringsfraude. Hiervoor beschikt de gemeente onder andere over beleidsregels en een handhavingsplan. Signalen voor mogelijke bijstandsfraude kunnen vanuit verschillende kanalen/bronnen de gemeente bereiken, zoals signalen vanuit het inlichtingenbureau, informatie uit Suwinet, (anonieme) meldingen van burgers of bedrijven en periodieke heronderzoeken.

Uit de over het 1e halfjaar 2023 uitgevoerde interne controles op rechtmatigheid van verstrekte uitkeringen zijn geen noemenswaardige bijzonderheden of tekortkomingen gebleken. De door ons over dezelfde periode uitgevoerde detailcontroles bevestigen dit beeld.

Op basis van de hiervoor beschreven werkzaamheden en bevindingen concluderen wij dat het proces voor het (voorkomen van on)rechtmatig verstrekken van uitkeringen voldoende interne beheersmaatregelen bevat. De uitkomsten van de in- en externe controles over het 1e halfjaar van 2023 bevestigen deze conclusie omdat deze laten zien dat over die periode geen sprake is van belangrijke tekortkomingen inzake het rechtmatig verstrekken van uitkeringen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/14

Speerpunten auditcommissie Onderwerp

Boodschap

Ambtelijke capaciteit i.r.t. stedelijke (gebieds)ontwikkelingen

Gemeenten spelen een cruciale rol bij het formuleren van antwoorden op de grote vraagstukken van deze tijd. Of het nu gaat om de energietransitie, armoedebestrijding, of het betaalbaar en bereikbaar houden van zorg of de woningbouw: gemeenten staan aan de lat om de noodzakelijke veranderingen te realiseren. Deze uitdagingen vragen om financiële middelen maar meer nog om (personele) capaciteit. Zoals wij ook in het accountantsverslag hebben opgemerkt, zien wij op basis van de jaarrekeningen van afgelopen jaren dat er in toenemende mate een verschil ontstaat tussen de begrote ambities en de realisatie, en is het de vraag in hoeverre de doelstellingen en ambities voldoende realistisch zijn op basis van de realisatiekracht van de gemeente. Mede naar aanleiding van het accountantsverslag 2022 heeft de auditcommissie de ambtelijke capaciteit in relatie tot de stedelijke (gebieds)ontwikkelingen als speerpunt voor onze controle aangemerkt. In het kader van dit speerpunt hebben wij de ambtelijke organisatie gevraagd of zij inzicht heeft c.q. kan geven in de ambtelijke capaciteit voor stedelijke (gebieds)ontwikkelingen. Naar aanleiding hiervan hebben wij de volgende informatie verkregen: •

Bij de Programmabegroting 2023 heeft de gemeenteraad besloten om 30,5 fte aan de werkorganisatie toe te voegen voor de stedelijke ontwikkelingen in komende jaren, zoals gebiedsontwikkelingen en woningbouw. Op die manier verwacht het college de (bestuurlijke) ambities beter in balans te hebben gebracht met de beschikbare en benodigde capaciteit. Deze 30,5 fte is gebaseerd op een grove schatting op hoofdlijnen van de extra capaciteit die de organisatie verwacht in de komende jaren nodig te hebben voor het stedelijk domein.

•

De concrete toedeling van de genoemde extra capaciteit aan projecten en activiteiten vindt plaats door het opstellen van projectjaarcontracten. De organisatie constateert daarbij dat het in de krappe arbeidsmarkt soms lastig blijkt te zijn bepaalde vacatures (op korte termijn) in te vullen. Feitelijk vindt hiermee dus toedeling plaats van de beschikbare capaciteit aan de voor het komende jaar geplande activiteiten en projecten (korte termijn) zonder daarbij rekening te houden met de activiteiten en projecten die in de jaren erna gepland zijn (lange termijn) en dus zonder rekening te houden met ‘het totaalplaatje’.

•

Eind september 2023 heeft de directie een besluit genomen om te komen tot een strategische personeelsplanning, dat de organisatie met voorrang c.q. prioriteit oppakt. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat de organisatie beter kan anticiperen en sturen op de juiste persoon op de juiste plek, onder andere rekening houdende met de (bestuurlijke) ambities en prioriteiten. Uiteindelijk moeten de acties op dit vlak ook resulteren in inzicht in de verwachte ontwikkeling van de personele capaciteit.

Op basis van bovenstaande observaties concluderen wij dat de organisatie in 2023 een aantal stappen heeft gezet om vooral voor de korte(re) termijn inzicht te krijgen in de beschikbare personele capaciteit versus de ambities van de gemeente, wat onder andere heeft geleid tot het vormgeven van een strategische personeelsplanning, die de organisatie de komende tijd verder vorm en inhoud geeft. Tegelijk constateren wij dat de organisatie op dit moment geen gemeentebreed inzicht heeft in de beschikbare versus benodigde ambtelijke capaciteit op de lange(re) termijn, en in het bijzonder de ambtelijke capaciteit in relatie tot stedelijke (gebieds)ontwikkelingen. Dit inzicht is van groot belang, temeer vanwege de volgende observaties en ontwikkelingen: •

Het geraamde investeringsvolume voor de komende vier jaar neemt verder toe: in de begroting 2023 was een investeringsvolume voor 2023-2026 geraamd van in totaal circa € 583 miljoen, in de begroting 2024 is voor de 2024-2027 een investeringsvolume geraamd van in totaal circa € 632 miljoen ofwel gemiddeld circa € 158 miljoen per jaar. Uit de jaarrekeningen van afgelopen jaren blijkt echter dat Tilburg gemiddeld circa € 100 miljoen aan investeringsuitgaven per jaar kan realiseren.

•

Naast bovenstaande investeringsvolumes voor de geplande (strategische) investeringen staan voor de komende jaren ook uitgaven gepland voor een aantal majeure gebiedsontwikkelingen, zoals Kenniskwartier en Noord Oost.

Onze indruk is dat de organisatie zich primair focust op de ontwikkeling en verdeling van de beschikbare personele capaciteit. Het is echter juist ook van belang te weten welke personele capaciteit nodig is voor de geplande activiteiten en investeringen. Het lijkt er derhalve op dat de organisatie primair aandacht heeft voor de naar verwachting beschikbare personele capaciteit en op dit moment minder tot geen aandacht heeft voor de benodigde personele capaciteit, inclusief analyse van beschikbare versus benodigde capaciteit. Gezien de eerder genoemde uitdagingen en ontwikkelingen is het belangrijk dit inzicht op korte termijn te verkrijgen en de beschikbare versus benodigde capaciteit op basis hiervan nauwgezet te monitoren. Ten slotte adviseren wij het capaciteitsvraagstuk niet alleen op zichzelf te bekijken, maar juist ook integraal te bezien in het kader van de schaalsprong die de gemeente gaat maken, de ambities die hiermee samenhangen, et cetera.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/15

Speerpunten auditcommissie Onderwerp

Boodschap

Duurzaamheid

Een wereldwijd actueel thema is duurzaamheid, en duurzaamheidsverslaggeving over de doelen en resultaten van organisaties op dit terrein. Dit thema sluit aan op het speerpunt van de auditcommissie. In 2015 hebben de Verenigde Naties in dat kader de Sustainable Development Goals (SDG’s) vastgesteld. De SDG’s bestaan uit zeventien wereldwijde doelstellingen om de meest urgente, wereldwijde uitdagingen aan te pakken. Voorbeelden van doelen zijn: gezondheidszorg voor iedereen, het verminderen van ongelijkheid en de aanpak van klimaatverandering. Onze maatschappij verlangt daardoor steeds vaker van organisaties dat zij naast hun financiële resultaten oog hebben voor en zich verantwoorden over het effect dat zij hebben op sociale belangen, klimaat en milieu. Dit noemen we ook wel ‘brede welvaart’ wat wereldwijd bekend is als de drie pijlers: Environmental, Social & Governance (ESG). Door de toenemende maatschappelijke aandacht is ESG niet meer weg te denken als integraal onderdeel van de (lange termijn) strategie van organisaties en dus ook de gemeente Tilburg. Bedrijven worden in de komende jaren fasegewijs verplicht zich in hun jaarrekening te verantwoorden over ESG.

Deze verplichting is er voor publieke organisaties zoals gemeenten nog niet, maar wij verwachten in de komende jaren wel in toenemende mate een behoefte van publieke organisaties én vraag van hun belanghebbenden om zich te verantwoorden over de mate waarin de gestelde duurzaamheidsambities zijn gerealiseerd. Om die reden beschouwen wij ESG als een belangrijk onderdeel van onze natuurlijke adviesfunctie aan uw gemeente voor de komende jaren. Om publieke organisaties te ondersteunen bij het ontwikkelen van hun duurzaamheidsdoelen en duurzaamheidsverantwoording heeft Deloitte de ‘ESG Quickscan’ ontwikkeld. De quickscan geeft organisaties een beeld van de wijze waarop duurzaamheid onderdeel is van haar strategie en beleid, en hoe de organisatie zich verantwoord over het gevoerde (duurzaamheids)beleid. Wij hebben - als invulling van dit speerpunt van de auditcommissie - met de ambtelijke organisatie afgesproken in de komende periode deze quickscan in te vullen c.q. uit te voeren, waarmee wij een beeld verkrijgen van de wijze waarop en mate waarin duurzaamheid in Tilburg onderdeel uitmaakt van haar strategie en beleid, en hoe de gemeente zich verantwoord over het gevoerde (duurzaamheids)beleid. Hiertoe zullen wij interviews houden met betrokken medewerkers en onderbouwende documenten beoordelen.

Over de belangrijkste uitkomsten van de quickscan rapporteren wij in het accountantsverslag 2023. Volledigheidshalve merken wij op dat de quickscan niet als doel heeft een accountantsoordeel te geven over de betrouwbaarheid van de duurzaamheidsprestaties en -verantwoording van de gemeente Tilburg.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten auditcommissie

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/16

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Boardletter 2023

2311608465/RVB/17

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheidsverantwoording

De verplichting voor het opstellen en in de jaarrekening opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. Deze verplichting benadrukt de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor het rechtmatig handelen doordat het college zich hierover vanaf de jaarrekening 2023 moet verantwoorden in een rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf de jaarrekening 2023 een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant vaststelt of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave bevat over de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een rechtmatigheidsoordeel gaf. Tilburg heeft de afgelopen jaren voorbereidingen getroffen om tijdig en op een betrouwbare, onderbouwde wijze de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen, en heeft ook formele zaken in dit kader tijdig geregeld, zoals het aanpassen van verordeningen en het interne controleplan. Naar onze mening is het college hiermee voldoende voorbereid op de rechtmatigheidsverantwoording.

In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 is door de commissie BBV nadere invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop het college deze dient vorm te geven. Specifieke vereisten die de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording moeten onderbouwen, zijn hierin behandeld. Het is van belang dat de gemeente de richtlijnen uit deze Kadernota nauwgezet (op)volgt om daarmee een gedegen basis te hebben voor het opstellen en de accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij lichten enkele belangrijke aspecten hieromtrent onderstaand toe. Actualisatie verordeningen Doordat het college formeel verantwoordelijk is voor het controleren van de rechtmatigheid en het college daarover dient te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Om die reden is recent de geactualiseerde Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) door de gemeenteraad vastgesteld, die met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1 januari 2023. Naast de Controleverordening kent de gemeente ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De geactualiseerde Financiële verordening is medio 2023 door de gemeenteraad vastgesteld, en ook deze verordening is met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1 januari 2023.

Hierin is onder andere de verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Controleprotocol Vanuit de controle over de boekjaren tot en met 2022 bent u eraan gewend met een controleprotocol te werken. In dit controleprotocol werden de goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid vastgelegd. Vanaf 2023 gelden deze toleranties niet alleen voor de accountant voor wat betreft het getrouwheidsoordeel, maar ook voor het college voor wat betreft het rechtmatigheidsoordeel (de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’). In overeenstemming met het advies c.q. de modelverordening van de VNG heeft uw gemeente de verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording verwerkt in de geactualiseerde Financiële verordening. De door ons als accountant te hanteren goedkeuringstolerantie - die vanaf 2023 beperkt is tot een getrouwheidsoordeel over de jaarrekening inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording - zijn vastgelegd in het door de auditcommissie vastgestelde Controleprotocol 2023. Interne controleplan In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik.

De basis voor toetsing van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording, ligt vast in het voor het boekjaar 2023 geactualiseerde interne controleplan van de gemeente. Op deze wijze geeft het college nadere invulling en toetst het college deze criteria zichtbaar. Het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is hiervoor de basis wat moet leiden tot een toetsingskader in de vorm van specifieke werkplannen per financiële stroom of proces.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/18

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp

Boodschap

Fraude

Vorig jaar heeft de beroepsorganisatie voor accountants NBA bepaald dat accountants vanaf het controlejaar 2022 in hun controleverklaring verplicht rapporteren over (hun werkzaamheden op het gebied van) fraude. Niet in algemene bewoordingen, maar specifiek per klant, met aandacht voor de onderkende risico’s, uitgevoerde werkzaamheden, en indien mogelijk en relevant de uitkomsten van die werkzaamheden. Afgelopen jaar hebben wij hier ook aandacht voor gehad en dit in de controleverklaring opgenomen. In dit kader vragen wij uw blijvende aandacht voor (de beheersing van) fraude(risico’s). De basis is een gedegen, actuele frauderisicoanalyse van uw gemeente. Zoals inmiddels gebruikelijk, is de ambtelijke organisatie voornemens begin 2024 een geactualiseerde frauderisicoanalyse op te stellen, en deze te bespreken met zowel het college als de auditcommissie. Op deze wijze blijven deze gremia in gesprek over en houden zij continu aandacht voor het onderwerp fraude. Wij onderschrijven het belang hiervan. Naast deze frauderisicoanalyse heeft uw gemeente ook het één en ander in vigerend beleid verankerd, bijvoorbeeld in beleidsdocumenten zoals een integriteitsbeleid (2021), gedragscode (2021) en de regeling melding vermoeden misstand (2020), welke documenten de organisatie periodiek op actualiteit beoordeelt en waar nodig herziet.

Ten slotte vermelden wij dat door Deloitte het initiatief is genomen om in januari 2024 een workshop te verzorgen met betrekking tot het onderwerp fraude en corruptie. Daarbij is naast een ambtelijke afvaardiging van uw gemeente ook een ambtelijke afvaardiging uitgenodigd van de overige B5-gemeenten, zijnde: Breda, Eindhoven, Helmond en ‘s-Hertogenbosch. Hiermee hopen wij een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van het B5-netwerk, en de verbinding van betrokkenen op dit onderwerp en de gemeentebrede frauderisicoanalyse verder te versterken.

Aanpassingen BADO

De verwachting is dat vanaf 2025 het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) wordt aangepast. Hierbij wordt de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden tezamen aangepast naar 2% (was: 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden). Ook wordt de omvangsbasis aangepast. Op dit moment bepalen wij de goedkeuringstolerantie op basis van 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves, wat wordt aangepast in een berekening exclusief dotaties aan reserves. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente en de controlewerkzaamheden die de organisatie en wij als accountant uitvoeren voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan en de verschillen tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg wat deze wijziging voor boekjaar 2025 exact betekent.

SiSa-bijlage

Het aantal SiSa-regelingen (en de complexiteit ervan) waarover de gemeente in de jaarrekening 2023 verantwoording moet afleggen, neemt naar verwachting verder toe ten opzichte van 2022. In dit kader heeft het team Planning & Control met de vakafdelingen een verbetertraject opgezet om het opsteldossier beter aan te laten sluiten op de accountantscontrole. Het beoogde doel hiervan is om de rol van het cluster interne controle meer te richten op het daadwerkelijk intern controleren van de SiSa-dossiers in plaats van het omzetten van de aanlevering in geschikte formats en structuur voor de accountantscontrole. De verwachting is dat dit resulteert in kwalitatief betere en meer toegankelijke dossier, en daardoor minder vragen en werkzaamheden bij de accountantscontrole. Wij onderschrijven het belang hiervan.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/19

Bijlage Reikwijdte van onze werkzaamheden

Boardletter 2023

2311608465/RVB/20

Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2023, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Tilburg, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles, en voor zover mogelijk en efficiënt het testen van de interne beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant zijn voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De boardletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2023.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Tilburg toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Tilburg uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in de boardletter.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Bijlage

Boardletter 2023

2311608465/RVB/21

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte organisatie”). DTTL (hierna ook te noemen “Deloitte Global”) haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichten of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 415.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2023. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.