Bijlage 5 - Uitvoeringstoets oprichting stichting Energiehuis Hart van Brabant

1

Foto beeldbank gemeente Tilburg | Gerdien Wolthaus Paauw

Uitvoeringstoets Voorstel tot oprichting stichting Energiehuis Hart van Brabant

Augustus2025

2

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................. 2 Uitvoeringstoets ............................................................................................................... 3 Getoetst voorstel .................................................................................................................................................... 3 Financiën en Medewerkers ..................................................................................................................................... 3 Risico’s bij de uitvoering en de geformuleerde beheersmaatregelen .................................................................... 4 Advies ...................................................................................................................................................................... 5

Bijlage 1 - overige risico’s .................................................................................................. 6 Bijlage 2 - Format Uitvoeringstoets ................................................................................... 8

3

Uitvoeringstoets

Foto beeldbank gemeente Tilburg | Margo van de Pas

Getoetst voorstel Het oprichten van stichting Energiehuis Hart van Brabant als centrale punt om bewoners, en op termijn ook mkb’ers en eigenaren van maatschappelijk vastgoed, te voorzien van toegankelijke informatie, onafhankelijk advies en praktische ondersteuning op tenminste technisch en financieel vlak bij het verduurzamen van hun gebouw.

Financiën en Medewerkers Het voorstel gaat uit van een structurele financiering die ruimschoots de € 0,5 miljoen overschrijdt. Daarmee valt het voorstel, conform het collegebesluit van 1 juli 20251, binnen de kaders om een uitvoeringstoets uit te voeren.

1

In dit document is de uitvoeringstoets in een net opgemaakte versie weergegeven. In Bijlage 2 is het oorspronkelijke format bijgevoegd.

4

Risico’s bij de uitvoering en de geformuleerde beheersmaatregelen Bij het opstellen van deze uitvoeringstoets zijn medewerkers van de volgende afdelingen geraadpleegd: Ruimte, Planning & Control, Juridische Zaken & inkoop, Bestuurszaken, Ruimtelijke Uitvoering, Communicatie, Programma-, Project-, & Interim-management. In de uitwerking hieronder zijn de meest zwaarwegende risico’s opgenomen die relevant zijn om mee te wegen bij de besluitvorming tot oprichting van stichting Energiehuis Hart van Brabant. Tijdens de gesprekken over deze uitvoeringstoets zijn ook diverse andere risico’s geïdentificeerd. Dit zijn meer aandachtspunten die in de uitwerking tijdens de implementatiefase moeten worden meegenomen. Die risico’s zijn als een aparte bijlage bij dit voorstel gevoegd.

Risico’s

Beheersmaatregelen

Afbreukrisico door niet behalen doelstellingen en verkeerde verwachtingen Het Energiehuis heeft een faciliterende rol: het biedt informatie, advies en ondersteuning, maar heeft geen bevoegdheden om daadwerkelijke verduurzamingsmaatregelen af te dwingen. De daadwerkelijke uitvoering van maatregelen is in sterke mate afhankelijk van o.a. juiste prijsprikkels en wet- en regelgeving die via andere instrumenten en factoren worden beïnvloed, zowel lokaal als (inter)nationaal. Hierdoor bestaat het risico dat de maatschappelijke en politieke verwachtingen over de impact van het Energiehuis te hoog zijn. Als de daadwerkelijke verduurzaming achterblijft, kan dit leiden tot teleurstelling bij bewoners, negatieve media-aandacht en reputatieschade voor zowel de stichting als de gemeente. Dit risico wordt versterkt als de dienstverlening niet aansluit bij de behoeften van specifieke doelgroepen of als communicatie hierover onvoldoende is.

-

-

Ontwikkel in de implementatiefase een set heldere KPI’s die realistisch en meetbaar zijn; Stel een monitorings- en evaluatiekader op met periodieke rapportages; Ontwikkel een communicatiestrategie gericht op verwachtingenmanagement, met aandacht voor verschillende doelgroepen en transparantie over wat het Energiehuis wel en niet doet; Richt een goede organisatiestructuur in met een Raad van Advies waarin een breed perspectief is vertegenwoordigd en op termijn een Raad van Toezicht.

Ontwikkelingen nationaal en Europees beleid De Nederlandse uitwerking van de Europese richtlijn voor het opzetten van one-stop-shops is nog in ontwikkeling. Deze uitwerking kan afwijken van de huidige plannen voor het Energiehuis. Als de landelijke kaders of financieringsstromen veranderen, kan dit leiden tot benodigde aanpassingen in de structuur, werkwijze of doelgroepen van het Energiehuis. Dit kan bestuurlijke heroverweging vereisen of leiden tot vertraging in de uitvoering.

Blijf actief aangesloten bij relevante netwerken en koepelorganisaties om tijdig op de hoogte te zijn van beleidsontwikkelingen; Ontwerp de stichting met een modulaire en schaalbare structuur, zodat diensten en doelgroepen flexibel kunnen worden aangepast.

Onzekerheid over structurele financiering De financiering van het Energiehuis is grotendeels afhankelijk van tijdelijke SPUK-gelden van Rijksoverheid en het gemeentelijke Klimaatfonds. Deze middelen zijn eindig en onzeker op de lange termijn. Zonder structurele financiering komt de continuïteit van dienstverlening in gevaar. Dit kan leiden tot verlies van vertrouwen bij inwoners en

Bouw een flexibel dienstverleningsmodel in dat schaalbaar is bij fluctuaties in financiering; Borg structurele financiering en bed deze in, in de reguliere Planning & Control-cyclus; Verken mogelijkheden voor externe subsidiëring, bijvoorbeeld via het Rijk of Europese fondsen.

-

5

Risico’s

Beheersmaatregelen

partners, en tot inefficiëntie door telkens tijdelijke inzet en afbouw.

Advies Deze uitvoeringstoets is uitgevoerd ter voorbereiding op de bestuurlijke besluitvorming tot oprichting van stichting Energiehuis Hart van Brabant. Er zijn drie zwaarwegende risico’s geïdentificeerd die relevant zijn om mee te wegen in de besluitvorming. Per risico zijn beheersmaatregelen geformuleerd waarmee de risico’s kunnen worden gemitigeerd. Indien deze beheersmaatregelen worden toegepast wordt het voorstel als uitvoerbaar geacht.

6

Bijlage 1 - overige risico’s Overige risico’s (aandachtspunten) voor de implementatiefase Risico’s

Beheersmaatregelen

Minder benodigde capaciteit bij gemeente Door de oprichting van het Energiehuis verschuiven taken van de gemeente naar de stichting. Dit leidt tot een afname van benodigde capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie, met name bij afdeling PPI. Deze inzet is reeds op opdrachtbasis ingeregeld en is daarmee eenvoudig te beëindigen. Als deze capaciteitsvermindering niet goed wordt afgestemd bestaat het risico op personele frictie of verlies van kennis.

Maak in de implementatiefase een analyse van taken die overgaan en de impact op bestaande functies; Zorg voor tijdige communicatie met betrokken medewerkers over de veranderingen.

Verliezen mogelijkheid quasi-inbesteding De stichting wordt zodanig ingericht dat quasiinbesteding mogelijk is. Dat betekent dat opdrachten zonder aanbestedingsprocedure door de gemeente aan het Energiehuis kunnen worden gegund. Hierbij is het niet nodig om een Dienst van Algemeen Economisch Belang (DAEB) status toe te kennen. Bij toekomstige wijzigingen in structuur of governance (zoals het aanstellen van een Raad van Toezicht) kan deze mogelijkheid van quasi-inbesteding vervallen, wat leidt tot juridische complicaties en vertraging.

Laat bij elke structurele wijziging vooraf een juridische toets uitvoeren op de impact voor quasi-inbesteding;

Onvoldoende vernieuwing of aanpassingsvermogen De energietransitie is dynamisch. Als het Energiehuis onvoldoende in staat is om te innoveren of zich aan te passen aan nieuwe technologieën of beleidskaders, verliest het haar relevantie.

Reserveer ruimte in budgetten voor innovatie; Stimuleer samenwerking met kennisinstellingen en marktpartijen.

-

Krapte op de arbeidsmarkt Het Energiehuis moet gekwalificeerd personeel aantrekken, waaronder een directeur-bestuurder. Door krapte op de arbeidsmarkt en beperkte financiële zekerheid is het mogelijk lastig om geschikte kandidaten te vinden en te behouden. Dit kan leiden tot vertraging in de opstart en kwaliteitsverlies in dienstverlening.

Start vroegtijdig met de werving van een directeur-bestuurder; Overweeg detachering vanuit de gemeente voor kritieke functies; Biedt aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en ontwikkelmogelijkheden.

Aansluiting bij gemeentelijk beleid Als zelfstandige stichting bestaat het risico dat de uitvoering door het Energiehuis niet goed aansluit bij het gemeentelijk beleid. Dit kan leiden tot inconsistentie in communicatie, beleid en uitvoering richting bewoners.

Maak samenwerkingsafspraken over afstemming; Organiseer periodieke beleidsbijeenkomsten tussen gemeente en stichting; Richt een feedbackmechanisme in voor signalen vanuit de uitvoering.

Uitfasering van lopende overeenkomsten

Stel een uitfaseringsplan op met juridische toetsing;

-

7

Risico’s

Beheersmaatregelen

De gemeente heeft bestaande contracten voor diensten die overgaan naar het Energiehuis. Onzorgvuldige uitfasering kan leiden tot financiële claims, reputatieschade of onderbreking in dienstverlening.

Blijf tijdig met opdrachtnemers communiceren over de ontwikkelingen; Zorg voor goede aansluiting van dienstverlening om continuïteit te borgen.

Onduidelijke taakverdeling Een onduidelijke verdeling van taken tussen gemeente en stichting kan leiden tot dubbel werk, lacunes in uitvoering of conflicten over verantwoordelijkheden. Dit geldt vooral voor generieke taken zoals communicatie.

Stel een scope-document op waarin taken en verantwoordelijkheden helder zijn afgebakend; Richt een coördinatieoverleg in tussen gemeente en stichting; Evalueer de taakverdeling periodiek en stel bij waar nodig.

Terugbetaling van SPUK-gelden aan Rijksoverheid Een deel van de opdrachten aan het Energiehuis financieren we vanuit SPUK gelden die we van Rijksoverheid ontvangen. Deze gelden zijn gebonden aan strikte voorwaarden. Als het Energiehuis hier niet aan voldoet, kan de gemeente verplicht worden tot terugbetaling, zelfs als het geld als is uitgegeven.

Leg bij subsidie- of opdrachtverlening strikte voorwaarden vast over besteding, monitoring en verantwoording; Voer periodieke audits uit op de SPUK-gelden.

Uitbreiding naar regiogemeenten De uitbreiding van het Energiehuis naar regiogemeenten kan leiden tot lagere overheadkosten voor Tilburg. Dit vereist afstemming en besluitvorming. Vertraging of afwijzing door regiogemeenten kan leiden tot het in stand blijven van de financiële druk op Tilburg.

Ontwikkel een ingroeipad voor regiogemeenten met een duidelijke fasering; Biedt een modulair dienstenpakket aan dat eenvoudig kan worden op- en afgeschaald; Voer actief stakeholdermanagement met de regiogemeenten.

-

Als regiogemeenten besluiten om eigen initiatieven te ontwikkelen of niet aan te sluiten bij het Energiehuis, ontstaat het risico op versnippering van het aanbod en verwarring bij inwoners. Complexiteit dataverwerking Privacy, databeheer en IT-security zijn complexe domeinen. Als het Energiehuis deze onvoldoende borgt kan dit leiden tot datalekken, juridische claims en verminderde controle door de gemeente op doelrealisatie.

Werk in de implementatiefase een informatiebeveiligingsplan uit; Verken samenwerking met partijen zoals Warmtebedrijf Tilburg voor kennisdeling; Richt een privacy officer of functionaris gegevensbescherming in binnen de stichting.

8

Bijlage 2 - Format Uitvoeringstoets In dit document is de uitvoeringstoets in een net opgemaakte versie weergeven. Het oorspronkelijke format is voor de volledigheid in deze Bijlage 2 bijgevoegd. Getoetst voorstel Een korte en concrete beschrijving van het voorstel en wat met dit voorstel verandert. Deze tekst is onderdeel van de finale afstemming. Aan de hand van deze tekst wordt ingeschat welke gevolgen de veranderingen hebben voor de organisatie. Ook is het de basis voor eventuele afspraken met partners in de stad. Financiën en Medewerkers Onderdeel Interactie (niet zijnde medewerkers) Automatisering (niet zijnde medewerkers) Medewerkers Totaal

incidenteel € € FTE: €

€:

Structureel € € FTE: €

€:

1. Is het voorstel (min. € 0,5 mln structureel en € 1,0 mln incidenteel) financieel gedekt en hoe dan? 2. Capaciteit: Vraagt het voorstel om meer (>10) of juist minder capaciteit van de gemeente? Is deze capaciteit beschikbaar? Moeten andere ambities worden uitgesteld of afgeschaald? 3. Competenties: Hebben we medewerkers met de juiste competenties? Moeten we specifieke kennis inhuren? Vraagt het om opleiding van bestaande medewerkers? Risico’s bij de uitvoering en de geformuleerde beheersmaatregelen Welke risico’s worden gezien bij de uitvoering en welke beheersmaatregelen zijn geformuleerd om deze risico’s te mitigeren? Geef aan hoe omgegaan wordt met: 1. Strategische risico’s: hierbij is te denken aan maatschappelijke of omgevingsrisico’s met mogelijk ook politiek-bestuurlijke complicaties (reputatie); 2. Operationele risico’s: hierbij is te denken aan bv. de helderheid over de scope van de uitvoering van het nieuwe beleid, alsmede over de beschikbaarheid van voldoende capaciteit, de juiste technische middelen (ook IT-voorzieningen en data) en kennis om nieuw beleid tijdig uit te voeren; 3. Financiële risico’s: hierbij is te denken aan een toets of de geraamde budgetten voor uitvoering van nieuw beleid voldoende zijn om het nieuwe beleid correct en volgens verwachting uit te voeren; 4.

Compliancy en IT-risico’s: Hierbij valt te denken aan juridische risico’s die samenhangen en/of voortvloeien uit wetgeving, afspraken en regelingen (privacy/datalekken/data-ethiek, IT-security e.d.) en aan risico’s die ontstaan doordat IT onvoldoende functioneert. Advies: Het voorstel is uitvoerbaar onder specifieke voorwaarden, of met acceptatie van gevolgen voor bijvoorbeeld automatisering, personeel, communicatie, wetgeving etc. Per: DD – Maand - JAAR