Bijlage 4 Handleiding Fractievergoedingen vanaf april 2026

BIJLAGE 4

HANDLEIDING FRACTIEVERGOEDING VANAF APRIL 2026

Bijlage bij het Raadsvoorstel Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg raad 9 maart 2026

Inhoud 1. Helderheid over verantwoorden ............................................................................................ 3 Aanleiding ............................................................................................................................... 3 Categorieën ............................................................................................................................ 3 2. Reserve ................................................................................................................................... 5 Reserve tot maart 2022 .......................................................................................................... 5 Reserve vanaf maart 2022 ..............................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Inkomsten uit fractievergoeding ............................................................................................ 5 Meerdere inkomstenbronnen ................................................................................................ 5 3. Waar moet de administratie aan voldoen? ........................................................................... 6 4. Wat, wanneer en hoe wordt er gecontroleerd? .................................................................... 7 5.

Wat wel, wat niet? ................................................................................................................. 7 Lijst met uitgavensoorten ...................................................................................................... 8 6. Geschillen ............................................................................................................................... 9 foto omslag: internet

2 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

1. Helderheid over verantwoorden Aanleiding Deze Handleiding Fractievergoedingen 2026 en het Controleprotocol 2026 maken onderdeel uit van het raadsbesluit over de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg. Grondslag voor de handleiding is de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg. De verordening heeft als doel de fracties binnen de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden eigen professionele fractieondersteuning te faciliteren.

Categorieën De verantwoording vindt plaats op onderstaande categorieën. Per categorie wordt het totaalbedrag vermeld.

UITGAVEN

Wat (bestedingsdoelen)

Bedrag

Bij / Af

ICT

€ x,xx

Af

Fractieondersteuning

€ x,xx

Af

Informatie en communicatie

€ x,xx

Af

Reiskosten

€ x,xx

Af

Representatie

€ x,xx

Af

Scholing

€ x,xx

Af

Secretariaat

€ x,xx

Af

Vergaderkosten

€ x,xx

Af

Overige kosten

€ x,xx

Af

INKOMSTEN

TOTAAL UITGAVEN

€ x,xx Af

Fractievergoeding

€ x,xx

Bij

Overige inkomsten

€ x,xx

Bij

TOTAAL INKOMSTEN

€ x,xx Bij

Saldo

€ x,xx

Alle uitgaven en inkomsten *) worden per uitgave of inkomst vastgelegd en voorzien van omschrijving en getotaliseerd volgens de indeling in vorenstaande tabel. Zodoende kan worden getoetst of er voldaan wordt aan de voorwaarden/regels van de verordening en het controleprotocol. Uit de omschrijving moet helder zijn waar de uitgave voor is. Van alle uitgaven en inkomsten wordt een onderliggend document aangeleverd (factuur, bon, brief, beschikking enz.).

3 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

Vervolgens wordt een berekening van de reserve gemaakt. Wat

Bedrag

Bij/af

Beginstand reserve (per 1/1)

Bij

Fractievergoeding

Bij

Bestedingen (totaalbedrag conform vorenstaande lijst)

Af

Eindstand reserve (per 31/12)

De volledige verantwoording, inclusief onderliggende stukken wordt digitaal aangeleverd bij de griffier voor het onderzoek door het Team Financiële Inrichting en Beheer van de gemeente Tilburg.

*) zie ook Hoofdstuk 2 over inkomsten

4 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

2. Reserve De stichting mag een reserve opbouwen. Hiervoor zijn in de verordening bepalingen opgenomen.

Reserve tot en met maart 2026 De opgebouwde reserve tot en met maart 2026 wordt meegenomen naar de nieuwe raadsperiode. Deze gelden zijn door de stichting (fractie) te besteden conform de regels uit de verordening 2026, het bijbehorende controleprotocol en Handleiding fractievergoeding. De ingebrachte reserves uit de vorige perioden tellen mee in de berekening van de reserve vanaf april 2026.

Inkomsten uit fractievergoeding Er wordt vanuit gegaan dat de stichtingen geen inkomsten hebben, behalve de fractievergoeding zelf. Eventuele rente-inkomsten zullen marginaal bedragen zijn. De rente zal wel moeten worden opgenomen in de verantwoording, in verband aansluitingen van het banksaldo, maar verder niet in het onderzoek door het Team Financiële Inrichting en Beheer worden betrokken. Eventuele opbrengsten uit verkoop van met fractievergoeding aangeschafte goederen worden buiten beschouwing gelaten. Mocht verkoop van goederen zich voordoen, kan de griffie worden benaderd voor advies. Het is niet toegestaan om met de uit de fractievergoeding verkregen gelden te beleggen of te speculeren.

Meerdere inkomstenbronnen Indien er meerdere inkomstenbronnen zijn, bijvoorbeeld donaties, waarvan de fractie niet wil dat de uitgaven ten laste hiervan onder het zelfde regiem vallen als de fractievergoedingen, wordt geadviseerd deze donaties ten gunste te laten komen van de fractie en niet te laten binnenkomen op de stichting fractieondersteuning. Alleen zo kunnen zowel de inkomsten als uitgaven hierop helder onderscheiden worden.

5 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

3. Waar moet de administratie aan voldoen? Voor een juiste verantwoording en een efficiënte controle (onderzoek door het Team Financiële Inrichting en Beheer) is het van belang dat een adequate administratie wordt gevoerd door de stichting. De stichting verantwoordt op basis van het zogenaamde kasstelsel. Dat betekent dat de uitgaven en inkomsten worden verantwoord in het kalenderjaar waarin de betaling dan wel ontvangst heeft plaatsgevonden. Er wordt niet afgeschreven op aangeschafte goederen en er wordt niet gewerkt met transitorische (overlopende) posten. Van belang zijn de volgende punten: • De verantwoording wordt bij voorkeur gedaan in het beschikbaar gestelde format (Modelverantwoording). • De aangeleverde verantwoording wordt verstrekt in EXCEL, zodat rekenkundige controle efficiënt kan plaatsvinden. • Het bestuur verklaart dat alle verantwoorde uitgaven en inkomsten gedaan zijn conform de bepalingen uit de Verordening, Handleiding en Controleprotocol. Dit kan op 2 manieren: 1. Bonnen, facturen en bewijsstukken worden stuk voor stuk door het bestuur van de Stichting (fractie) getekend. 2. Het bestuur mag er ook voor kiezen met een verklaring/brief in te stemmen met alle mutaties (uitgaven en inkomsten). In het format (Model verantwoording) is hiervoor een verzamelblad opgenomen met alle uitgaven en inkomsten. • De uitgaven en inkomsten moeten kunnen worden aangetoond.

Dit kan door een bon, kwitantie of factuur te bewaren. Van iedere uitgave of inkomst is een bewijsstuk aanwezig. Bij voorkeur worden de bewijsstukken genummerd en kot de nummering terug in de verantwoording. • Geef per transactie/mutatie aan: ➢ Welk document (factuur, bon of contract) ten grondslag ligt aan de transactie* ➢ Creëer een zichtbare aansluiting van de transactie naar de onderliggend documenten (nummeren) ➢ Rubriceer de transactie/mutatie naar een categorie zoals weergegeven in de Modelverantwoording (tab uitgaven per bestedingsdoel): o ICT o Fractieondersteuning o Informatie & communicatie o Reiskosten o Representatie o Scholing o Secretariaat o Vergaderkosten o Overige kosten o Fractievergoeding o Overige inkomsten De totalen per categorie kunnen vervolgens worden overgenomen in de Modelverantwoording. * Een transactie overzicht of een pinbon zonder aanduiding wie de crediteur betreft, per welke datum de transactie plaats vindt en zonder beschrijving van de genoten goederen/diensten is onvoldoende. In incidentele gevallen mag worden volstaan met een verklaring van het bestuur, waarbij wordt aangegeven wat de uitgave betreft en voor welk bestedingsdoel.

• • •

De bewijsstukken worden bij voorkeur digitaal aangeleverd. Bij aanlevering op papier zal de griffie de bewijsstukken digitaliseren. Voor reiskostenvergoeding moeten vervoersbewijzen of kilometerregistraties beschikbaar zijn. Bancaire betalingen en ontvangsten moeten kunnen worden aangetoond. Een dump van alle transacties (dagafschriften) in het verantwoordingsjaar wordt aangeleverd met de verantwoording.

6 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

• • • • • • • •

Voor bankkosten hoeft geen factuur te worden overlegd. Een printscreen vanuit de bank is voldoende. Goederen mogen niet worden geactiveerd en niet worden afgeschreven. De gehele administratie met alle onderliggende documenten en stukken moeten worden bewaard tot 7 jaar nadat décharge is verleend (gebruikelijke bewaartermijn). Uitgaven en ontvangsten van de fractievergoeding dienen via één aparte bankrekening te verlopen. Indien er sprake is van huur van een permanente kantoorruimte, moet een huurcontract worden overlegd. Voor fractieondersteuning moet een factuur of loonadministratie worden overlegd. Vrijwilligersvergoedingen moeten voldoen aan de wettelijke maximale bedragen (zie bijlage). Het belastingvrije bedrag voor kilometervergoeding bedraagt voor 2024 € 0,23 per kilometer.

4. Wat, wanneer en hoe wordt er gecontroleerd? Voor 15 april wordt de verantwoording over het jaar ervoor inclusief alle onderliggende stukken aangeleverd bij de griffier. De griffier doet een eerste check van de aangeleverde verantwoording. Het Team Financiële Inrichting en Beheer van de gemeente verricht, op basis van het controleprotocol, onderzoek naar de verantwoording. Vragen over aanvullende stukken of eventuele correcties vinden plaats tijdens het onderzoek door de griffier en het Team Financiële Inrichting en Beheer. In het rapport van het Team Financiële Inrichting en Beheer staat (indien daar sprake van is) de stand van de reserve. De bevindingen en décharge brief worden verstuurd door de griffier. In de décharge brief wordt ook vermeld of er sprake is van teveel ontvangen fractievergoeding en welk bedrag moet worden terugbetaald.

5. Wat wel, wat niet? De fractievergoeding is bedoeld om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Of uitgaven uit de fractievergoeding kunnen worden betaald is te bepalen aan de hand van onderstaande toetsings- en/of gedragsregels: • Soberheid. Is er sprake van gepaste, zij het niet onnodige soberheid? U dient verantwoord om te gaan met publieke middelen. • Transparantie. Kunt u het uitleggen? Kan de uitgave in hoogte of soort ook in de openbaarheid worden gemotiveerd? • Functioneel. Betreft het functionele kosten om het ambt te kunnen vervullen? Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taken. • Voorliggende voorziening. Er is geen voorliggende voorzieningen waar de kosten uit betaald moeten worden, denk aan bijvoorbeeld de onkostenvergoeding. • Het betreft kosten voor de fractie, niet voor de partij. • Geen campagnekosten. Kosten om een boodschap op te halen kan wel, om een boodschap te brengen niet. • Wettelijk. Uitgaven mogen niet in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen. In het algemeen geldt: bij twijfel niet inhalen. Neem bij twijfel vooraf contact op met de griffier om te bezien wat toegestaan is.

7 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

Lijst met uitgavensoorten Om het de fracties zo duidelijk mogelijk te maken, is een lijst opgesteld met de mogelijke uitgaven waar een fractie mee te maken krijgt. Deze lijst is zo uitputtend mogelijk bedoeld. Lijst met uitgavensoorten Categorie ICT

Fractieondersteu ning

Subcategorie Website Computer, tablet, bijbehorende apparatuur en software Vergoeding voor de aanlegen abonnementskosten voor de internetverbinding Loonkosten, vrijwilligersvergoeding***

Advies en onderzoekskosten Inhuur van expertise Informatie & communicatie

Werkbezoek, drukwerk ontwerpkosten, foto's advertentiekosten Wijkbezoek, huur ruimte voor bewonersbijeenkomst Abonnementen/ literatuur

Wel Van de fractie Alleen voor niet (burger)raadsleden.

Niet Van de partij tenzij dit één is. Voor (burger)raadsleden. Deze worden raadsbreed verstrekt.

Alleen voor fractieruimte en of vrijwilligers, niet zijnde burgerraadsleden. Voor werkzaamheden ter ondersteuning aan de fractie. Administratiekosten indien uitbesteed. Ten behoeve van inhoudelijk werk fractie Ten behoeve van inhoudelijk werk fractie Om boodschap op te halen, voor werven ondersteuning (ook vrijwilligers). Om boodschap op te halen

Voor (burger)raadsleden.

Voor algemeen gebruik in fractieruimte. Opleidingsliteratuur kan ook individueel.

Lidmaatschappen

Reiskosten

Parkeren, openbaar vervoer, eigen vervoer

Representatie

Geschenken

Van burgerraadsleden en niet raadsleden voor uitoefening van hun taken als ondersteuning van de fractie. In het algemeen is het doen van giften niet toegestaan. Kleine, <€50,- representatieve attenties zijn toegestaan. Bloemen.

Eten en drinken

Functioneel, dus behorende bij bijeenkomsten of vergaderingen.

Feesten en evenementen

Functioneel gerelateerd. In redelijkheid en gepaste soberheid t.b.v. fractie en ondersteuning. Functioneel gerelateerd.

Congressen en recepties

Voor campagne werkzaamheden.

Voor campagne werkzaamheden. Voor campagne werkzaamheden. Voor campagne werkzaamheden, om boodschap te brengen. Voor campagne werkzaamheden, om boodschap te brengen. Voor raadsleden. Deze vallen onder onkosten vergoeding*. Politieke partij. Landelijke beroepsverenigingen met een professionaliserings- doelstelling (lidmaatschap Vereniging voor Raadsleden wordt collectief betaald). Van raadsleden, boetes, buitenlandse reizen of excursies.** Donaties. Giften. Campagneartikelen (alles met logo van partij of fractie) ook al worden ze niet voor dat doel gebruikt. Bij tegenprestatie is het geen gift en ook geen representatie. Voor raadsleden. Deze vallen onder de onkosten vergoeding. Uiteraard niet als uitzondering op het gezelschap bij bijeenkomsten. Verkiezings- of campagne bijeenkomsten. Individuele consumpties buiten de werksfeer. Fooien. Verkiezings- of campagne bijeenkomsten.

8 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026

Categorie

Subcategorie Overig

Scholing

Trainingen, seminars

Secretariaat

Bureaukosten

Vergaderkosten

Faciliteiten

Huurkosten locatie. Huur, servicekosten en functionele inrichting kantoorruimte. Kamer van Koophandel. Verzekeringen.

Software

Boekhoudpakket, Excel. Bankkosten Accountantscontrole wordt door de gemeente betaald, kosten komen niet ten lasten van fractievergoeding. Kosten voor een administratiekantoor.

Overige kosten

Kosten administratie

Controle jaarverantwoording

Kosten voeren administratie

Wel Lief en leed in redelijkheid, dus bloemen, fruitmanden, kaartjes en kleine attenties (< € 50) Gericht op benodigde competenties voor (burger)raadsleden en fractiemedewerkers. Inhoudelijk gerelateerd aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Functionele kantoorbenodigdheden.

Niet Kleding, persoonlijke verzorging, vaartuigen. Verjaardagsgebak, cadeaus voor naaste collega’s.

Kantoor benodigdheden voor raadsleden vallen onder onkostenvergoeding. Algemene Leden Vergadering. Verkiezing- of campagne bijeenkomsten. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie.

*De onkostenvergoeding is bedoeld voor kosten die niet gedeclareerd kunnen worden, zoals representatie, vakliteratuur, excursies, bureaukosten, porti, contributies, lidmaatschappen en zakelijke giften. **Reis- verblijf- en parkeerkosten voor raadsleden worden volledig vergoed via een aanvraag in Youforce. Parkeerkosten voor het bijwonen van raadsbijeenkomsten zijn uitgezonderd en worden niet vergoed. *** zie link voor de regels omtrent de vrijwilligersvergoeding Wetten & Regels | NOV - Platform Vrijwillige Inzet

6. Geschillen In gevallen waarin de verordening niet voorziet, of bij twijfel omtrent de interpretatie van de verordening, beslist het presidium, gehoord de griffier.

9 Handleiding fractievergoeding vanaf april 2026