Bijlage 3 Controleprotocol Fractievergoedingen vanaf april 2026

BIJLAGE 3

CONTROLEPROTOCOL FRACTIEVERGOEDING VANAF APRIL 2026

Bijlage bij het Raadsvoorstel Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg raad 9 maart 2026

Inhoud Inhoud ........................................................................................................................................ 2 Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026 ............................................................... 3 1. Aanleiding ........................................................................................................................... 3 2. Doel .................................................................................................................................... 3 3. Kader .................................................................................................................................. 3 4. Rapportage door Team Financiële Inrichting en Beheer ................................................... 3 7. Criteria uitgaven fractievergoeding ................................................................................... 3 Bijlage ..................................................................................................................................... 6

2 Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026

Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026 1. Aanleiding Dit Controleprotocol en Handleiding Fractievergoedingen 2026 maken onderdeel uit van het raadsbesluit over de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg. Grondslag voor het controleprotocol is Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg. De verordening heeft als doel de fracties binnen de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden eigen professionele fractieondersteuning te faciliteren.

2. Doel Voor de ontvangst van de fractievergoeding hebben de fracties een stichting moeten oprichten. Deze stichting moet jaarlijks de gedane uitgaven verantwoorden. De verantwoording wordt gecontroleerd door het Team Financiële Inrichting en Beheer van de gemeente. Ten behoeve van de jaarlijkse controle wordt dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol staan aanwijzingen die het Team Financiële Inrichting en Beheer moet gebruiken bij de controle van de jaarverantwoording. Deze aanwijzingen gaan over de reikwijdte van de controle, de normen die daarbij gelden en de goedkeuringsen rapporteringstoleranties.

3. Kader De grondslag voor het onderzoek door de accountant is vastgelegd in de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg. Als normenkader gelden de verordening en dit Controleprotocol en de Handreiking Fractievergoeding 2026 (vanaf april 2026). In de Handreiking is een format opgenomen voor de verantwoording. De verantwoording vindt plaats op basis van kasstelsel. Dat betekent dat de uitgaven en inkomsten worden verantwoord in het kalenderjaar waarin de betaling dan wel ontvangst heeft plaatsgevonden.

4. Rapportage door Team Financiële Inrichting en Beheer Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert het Team Financiële Inrichting en Beheer aan de griffier. De griffier bespreekt de bevindingen met de fracties. Eventuele correcties en/of aanvullingen worden beoordeeld door de griffier. Decharge aan de fracties (de stichtingen) wordt verleend door de griffier en stelt het bestuur van de stichting van de fractie op de hoogte door middel van een brief. De brief wordt getekend door de griffier. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Fouten of onzekerheden worden weergegeven in de rapportage. Het Team Financiële Inrichting en Beheer rapporteert ook over eventuele bevindingen naar aanleiding van zijn werkzaamheden. Verslag bevindingen onderzoek De uitkomst van het onderzoek door het Team Financiële Inrichting en Beheer wordt vastgelegd in een verslag van bevindingen. Vastgesteld moet worden of de fracties de gelden hebben besteed aan de doelen waaraan ze op basis van de verordening besteed mogen worden. Het verslag van bevindingen is bestemd voor de fracties en griffier. Om te leren en vooruit te kijken worden de bevindingen worden opgenomen in de dechargebrief. Toetsvragen In de bijlage is een overzicht opgenomen welke specifieke werkzaamheden het Team Financiële Inrichting en Beheer verricht.

7. Criteria uitgaven fractievergoeding Op basis van de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg gelden met betrekking tot de besteding van de fractievergoeding, en daarmee het onderzoek ernaar door de accountant, de navolgende criteria.

3 Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026

Artikel 2 Bestedingsdoelen Op basis van artikel 3 van de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg zijn de regels omtrent de besteding van de fractievergoeding vormgegeven. Zie ook de Handleiding Fractievergoedingen 2026 (vanaf april). Artikel 3. Besteding financiële bijdrage 1. Fracties besteden de subsidie om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken en dient ter bestrijding van alle personele, materiële en andere kosten welke verband houden met de werkzaamheden van de fractie ten behoeve van raadswerkzaamheden. 2. De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. betalingen aan familieleden in de eerste lijn; d. giften, anders dan attenties van geringe financiële waarde (tot maximaal €50,--) in het kader van representatie; e. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raadsleden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; f.

betalingen aan burgerraadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; g. uitgaven aan raadsleden of bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben, voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; h. partijuitgaven, zoals verkiezingsactiviteiten; i. leningen, beleggingen en voorschotten.

In de Handleiding Fractievergoeding 2026 is een zo limitatief mogelijke lijst opgenomen waaraan de fractievergoeding mag worden besteed. In artikel 3 lid 2c wordt gesproken over betalingen aan familieleden in eerste lijn. Die betalingen zijn niet toegestaan. Voor het Team Financiële Inrichting en Beheer is bijna niet te beoordelen wat familieleden in eerste lijn zijn. De verantwoordingen van de besteding van de fractievergoeding worden aangeleverd bij de griffie. De griffie doet een globale check/beoordeling, ook op eventuele betalingen aan familieleden. Daarnaast wordt uitgegaan van vertrouwen en verantwoordelijkheid bij de fracties. In artikel 3 lid 2f is uitgesloten dat burgerraadsleden werkzaamheden voor de fractie verrichten. Burgerraadsleden kunnen derhalve geen fractieondersteuner zijn.

Artikel 5 Reserve Niet bestede gelden mogen worden gereserveerd. Zie hiervoor artikel 8 uit de verordening. Artikel 8. Reserve 1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage, ter besteding door die fractie in volgende jaren. Het bestedingsdoel van de reserve is in overeenstemming met artikel 3 van deze verordening. 2. De reserve is niet groter dan 100% van de bijdrage over één jaar die de fractie toekomt. 3. Het is een stichting niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitsoverschot op een andere rekening te storten dan een uitsluitend voor dit doel geopende en beheerde spaarrekening. Indien een stichting dat wenst is het tevens mogelijk een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de gemeente. 4. De aard van de in het vorige lid bedoelde spaarrekening is zodanig dat de nominale omvang van de stortingen intact blijft en dat te allen tijde het gehele tegoed voor de stichting onmiddellijk en zonder betaling van boetes opeisbaar is. 5. Fracties die bij inwerkingtreding van deze verordening over een reserve beschikken die groter is dan de in dit artikel bepaalde omvang, mogen deze reserves behouden en kunnen deze inzetten ter dekking van toekomstige kosten voor fractieondersteuning. 6.

De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de burgemeester als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 7. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger is dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op het meerdere. 8. Bij splitsing van een fractie komt de reserve toe aan de fractie, die als voortzetting van de oorspronkelijke fractie kan worden aangemerkt. 9. Voor het bepalen van de hoogte van de reserve wordt het kosten-baten stelsel gehanteerd.

4 Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026

10. De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is verplicht de opgebouwde reserve te restitueren aan de gemeente, met uitzondering van het gedeelte van de reserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van nog lopende (personele) verplichtingen. Restitutie van de reserve dient plaats te vinden binnen een maand na vaststelling van de subsidie als bedoeld in artikel 9 lid 2 door de gemeenteraad, tenzij de voormalige fractie schriftelijk en gemotiveerd aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad aangeeft waarom deze termijn niet haalbaar is en daarbij tevens aangeeft voor welke datum restitutie zal plaatsvinden.

Bestaande reserves (opgebouwd tot en met maart 2026) De opgebouwde reserve tot en met maart 2026 mag worden meegenomen naar de nieuwe raadsperiode. Deze gelden zijn door de stichting (fractie) te besteden conform de regels uit de verordening 2026, het bijbehorende controleprotocol en Handleiding fractievergoeding. De ingebrachte reserves uit de vorige perioden tellen mee in de berekening van de reserve vanaf april 2026.

5 Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026

Bijlage Het Team Financiële Inrichting en Beheer verricht de volgende specifieke werkzaamheden: 1.

Vaststellen dat alle fracties de op grond van het normenkader vereiste verantwoording volgens het voorgeschreven format hebben overlegd.

2.

Vaststellen dat de verantwoordingen ondertekend zijn door het bestuur van de stichting.

3.

Vaststellen dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg, het Controleprotocol 2026 en de Handleiding fractievergoeding 2026 en verder vastgelegde berekeningssystematiek (normenkader).

4.

Vaststellen dat het saldo voorgaand jaar in de verantwoording over jaar t overeenkomt met het saldo per 31 december t-1 volgens de verantwoording t-1.

5.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen.

6.

Vaststellen van de aansluiting tussen de verantwoordingen en de onderliggende financiële specificaties.

7.

Vaststellen dat de beginsaldi van het vermogen (kas en bank) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. de bankafschriften zoals de fracties deze aan ons overleggen.

8.

Vaststellen dat de eindsaldi van het vermogen (kas en bank) aansluiten op de eindsaldi volgens de kasstaten resp. de bankafschriften zoals de fracties deze aan ons overleggen.

9.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de overdracht van de budgetten naar de volgende raadsperiode conform de ter zake gestelde eisen.

10. Onderzoeken of de verantwoorde fractiekosten voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader (zie lid 3), in die zin dat wij zullen verifiëren dat de omschrijvingen van de facturen geen aanwijzingen opleveren dat de aard van de kosten in strijd is met de bepalingen in het normenkader. Onderzoek naar het verboden bestedingsdoel in artikel 3 lid 2c van de Verordening op de financiële bijdrage aan raadsfracties 2026 Tilburg – namelijk ‘betalingen aan familieleden in de eerste lijn’ – is gezien de aard van dit verboden bestedingsdoel, uitgesloten van onze werkzaamheden. 11. Het bestuur verklaart dat alle verantwoorde uitgaven en inkomsten gedaan zijn conform de bepalingen uit de Verordening, Handleiding en Controleprotocol. Dit kan op 2 manieren: 1. Bonnen, facturen en bewijsstukken worden stuk voor stuk door het bestuur van de Stichting (fractie) getekend. 2. Het bestuur mag er ook voor kiezen met een verklaring/brief in te stemmen met alle mutaties (uitgaven en inkomsten). In het format (Model verantwoording) is hiervoor een verzamelblad opgenomen met alle uitgaven en inkomsten. Aanvullende opmerkingen: • • •

Aspecten als doelmatigheid, levering prestatie van de kosten en de authenticiteit van overlegde documentatie, etc. betrekt de accountant niet in zijn onderzoek. Alle kosten/posten betrekt het Team Financiële Inrichting en Beheer in zijn onderzoek. Aansluitingsverschillen lager dan € 1 betrekt het Team Financiële Inrichting en Beheer niet in zijn onderzoek. Een deel van door de fracties verantwoorde kosten bestaat uit salariskosten. Het vaststellen van een juiste en volledige afdracht van loonheffing en premies door of namens de fracties aan de Belastingdienst en bedrijfsverenigingen is geen onderdeel van het onderzoek door de het Team Financiële Inrichting en Beheer. Ook zal het Team Financiële Inrichting en Beheer geen onderzoek verrichten naar de aansluitingen tussen verantwoorde salariskosten en onderliggende arbeidscontracten.

6 Controleprotocol Fractievergoeding vanaf april 2026