Bijlage 3 - Bestuurlijke reactie aangepaste Regeling Grote Projecten

Onderwerp

Aan de leden van de gemeenteraad

Datum

Gewijzigde Regeling Grote Projecten

21 mei 2024

Portefeuillehouder Maarten van Asten

Uw kenmerk

Behandelend ambtenaar P. van Engelen

Afdeling Planning & Control

Postadres Postbus 90155 5000 LH Tilburg

Bezoekadres Stadhuisplein 130

Beste raadsleden, Vanuit uw raad ontvingen wij de vraag een bestuurlijke reactie op te stellen op uw voornemen een nieuwe Regeling Grote Projecten vast te stellen. De wijzigingen in de regeling zijn gebaseerd op aanbevelingen uit een onderzoek naar overschrijdingen op projecten van de Rekenkamer Tilburg uit 2020. Er is in het voortraject informeel afgestemd, overleg geweest en hoor en wederhoor toegepast met onze ambtelijke organisatie. Wij stellen dit op prijs, het is goed samen op te trekken in het belang van de stad. Wij begrijpen wel dat de afstemming nog aan kwaliteit kan winnen. Onze bestuurlijke reactie: De gewijzigde Regeling Grote Projecten is in de huidige vorm voor ons én de ambtelijke organisatie onuitvoerbaar. In het vervolg van deze brief lichten we dit nader toe en sluiten af met een samenvatting en een voorstel. 1. De gewijzigde regeling voorziet op diverse onderdelen in een formalisering van de wijze van werken rondom grote projecten en een uitbreiding van het aantal bespreekmomenten. Dit betreft bijvoorbeeld het opstellen van een startnotitie, het introduceren van een voorfase met bijeenkomsten, gevolgd door een startbijeenkomst, mogelijke debatbijeenkomsten gedurende de looptijd van een groot project, aanvullend op de halfjaarlijkse voortgangsbijeenkomsten en een voorgeschreven rapportageformat.

Wij onderkennen dat enige mate van formalisering en het houden van bijeenkomsten kunnen bijdragen aan een goede informatievoorziening en-positie van uw raad, echter zijn van mening dat de nieuwe regeling hierin doorschiet waarbij ook de kracht van het informele gesprek te weinig wordt benut. De extra werkzaamheden die hiermee gepaard gaan kunnen niet binnen de bestaande ambtelijke capaciteit worden uitgevoerd. 2. De gekozen definiëring en begripsafbakening van grote projecten kunnen, mogelijk onbedoeld, leiden tot een flinke toename in het aantal grote projecten, waar wij 3 tot maximaal 5 majeure projecten voor ogen hebben. Dit kan potentieel leiden tot een aanzienlijk meer werk voor de ambtelijke organisatie en een flinke toename van het aantal bijeenkomsten voor ons en uw raad. 3. Wij zien geen meerwaarde in het participatie element dat is opgenomen in de gewijzigde regeling. Hiervoor zijn reeds kaders en afspraken beschikbaar. Het voorziene participatietraject en de timing ervan in de gewijzigde regeling kan, mede afhankelijke van de aard van het project, afwijken van of dubbelop zijn met deze vigerende participatieafspraken en -kaders, bijvoorbeeld de Richtlijn Omgevingsdialoog. 4. De gewijzigde regeling kan leiden tot overlap van rapportages of een forse toename van het aantal rapportages.

Ter illustratie nemen we op: artikel 2.2 van de regeling geeft aan dat het college jaarlijks bij de begroting en jaarrekening inzicht geeft in grondexploitaties. Kaderstelling voor grondexploitaties gebeurt ook nu al via uw raad en de budgettering en verantwoording vindt al plaats via de begroting en de jaarrekening, zowel in het Veld ‘Ruimte voor wonen, werken en mobiliteit’ als de paragraaf Grondbeleid (inclusief de bijlage bij de paragraaf). Hieraan aanvullend inzicht verstrekken in

grondexploitaties, in een separaat format, leidt enerzijds tot dubbele informatieverstrekking en anderzijds tot veel extra werk waarvoor geen ambtelijke capaciteit beschikbaar is. 5. Wij zien aandachtspunten en strijdigheden met vigerende kaders op het gebied van bevoegdheden van respectievelijk raad en college. Een voorbeeld hiervan is de in de regeling voorgeschreven participatie, wat een wettelijke een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders is. Een ander voorbeeld is de in de regeling geïntroduceerde en voorgeschreven Voorfase in artikel 4 en de startnotitie in artikel 5. Wij merken hierbij op dat het initiëren van visies en verkenningen een bevoegdheid van het college is, waarbij het vervolgens aan de raad is om in latere fases voorbereidingsen uitvoeringskredieten beschikbaar te stellen. Samenvattend De gewijzigde Regeling Grote Projecten is in de huidige vorm voor ons én de ambtelijke organisatie onuitvoerbaar. Het leidt tot een aanzienlijke toename van rapportage(documenten), kaderstellende stukken en bijeenkomsten. Daarnaast kan het leiden tot een flinke toename van het aantal grote projecten en is sprake van afwijkingen van bestaande kaders op het gebied van bevoegdheden van raad en college. Voorstel Graag lichten wij dit op 3 juni nader toe aan uw Auditcommissie en zijn bereid om bij te dragen aan een uitvoerbare regeling.

Met vriendelijke groet, Het college,

mr. A. van Berckel, MBA gemeentesecretaris

drs. Th.L.N. Weterings burgemeester