Bijlage 2 - Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten 2016 vs 2024

Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten 2024 Voorstel tot aanpassing In dit document is een voorstel opgenomen voor wijzigingen in de Regeling Grote Projecten (2016). De wijzigingen zijn als volgt opgenomen: • In de eerste kolom is de tekst uit de huidige regeling opgenomen. • In de tweede kolom het voorstel voor de nieuwe Regeling Grote Projecten. • In de derde kolom is een motivatie opgenomen voor het al dan niet wijzigen van het betreffende artikel binnen de regeling. Hoofdstuk I: Aanwijzing groot project Was (2016) Artikel 1: Definitie groot project Een project kan door de raad worden aangewezen als groot project indien de raad van mening is dat zijn controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van de volgende overwegingen: a) er is sprake van een nietroutinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; b) de gemeente Tilburg draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; c) er is sprake van substantiële financiële gevolgen; d) er is sprake van substantiële maatschappelijke gevolgen; e) er is sprake van substantiële potentiële risico's bij de uitvoering en/of besturing. Artikel 2: Aanwijzing grote projecten 1.

De raad stelt, op voorstel van het college, jaarlijks bij de programmabegroting vast welke projecten in het betreffende begrotingsjaar worden aangewezen als groot project. 2. In aanvulling op hetgeen in lid 1 van dit artikel is bepaald, doet het college tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad tot aanwijzing van een groot project indien hiervan naar de mening van het college sprake is. 3. Een of meer leden van de raad kunnen tussentijds met een initiatiefvoorstel een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project. 4. Een raadscommissie kan tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project.

Wordt (2024) Artikel 1: Definitie groot project Een project kan door de raad worden aangewezen als groot project indien de raad van mening is dat zijn controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van de volgende overwegingen: a) er is sprake van een nietroutinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; b) de gemeente Tilburg draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; c) er is sprake van substantiële financiële gevolgen; d) er is sprake van substantiële maatschappelijke gevolgen; e) er is sprake van substantiële potentiële risico's bij de uitvoering en/of besturing. Artikel 2: Aanwijzing grote projecten 1. De raad stelt, op voorstel van het college, jaarlijks bij de programmabegroting vast welke projecten in het betreffende begrotingsjaar worden aangewezen als groot project. 2. Jaarlijks bij de begroting en jaarrekening geeft het college inzicht in grote projecten (i.c. grondexploitatieprojecten kunnen ook grote projecten zijn). 3. In aanvulling op hetgeen in lid 1 van dit artikel is bepaald, doet het college tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad tot aanwijzing van een groot project indien hiervan naar de mening van het college sprake is. 4.

Eén of meer leden van de raad kunnen tussentijds met een initiatiefvoorstel of een motie een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project, bij voorkeur

Motivatie Uit het onderzoek door de externe is geconcludeerd dat de criteria op zich helder zijn. De bekendheid en toepassing van de regeling vraagt om aandacht. De criteria om een project als groot project aan te wijzen zijn toereikend.

Lid 2 In de programmabegroting waren de projecten op een hoog abstractieniveau opgenomen. Uit het onderzoek van de externe blijkt dat de raad behoefte heeft aan meer inzicht in welke projecten gepland staan c.q. onderhanden zijn. Om dit te realiseren is het voorstel om lid 2 toe te voegen. In Tilburg kennen we de volgende typen projecten: • Grote projecten • Grondexploitatie projecten • Projecten Meerjarenprogramma Openbare Ruimte (MJP) • Overige projecten Grondexploitatieprojecten kunnen Grote Projecten zijn. De projecten MJP en overige projecten vallen niet binnen de scope van de Regeling Grote Projecten. Lid 4 en 5

1 Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten

5.

6.

aansluitend bij een logisch moment in de cyclus van het project. De raad kan een voorliggend raadsvoorstel met een investeringskrediet amenderen en aanwijzen als groot project, bij voorkeur aansluitend bij een logisch moment in de cyclus van het project. De Auditcommissie kan tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project.

Hoofdstuk II: Informatieverstrekking groot project Was (2016) Wordt (2024) Nvt Artikel 3 Voorfase keuze groot project 1. Op het moment dat het college behoefte heeft aan afstemming met de raad over het aanwijzen van een project als groot project, organiseert het college één of meerdere informatiebijeenkomsten. 2. Deze bijeenkomsten hebben een informeel karakter en dienen ter voorbereiding op besluitvorming. 3. In de informatiebijeenkomst geeft het college zoveel als mogelijk inzicht in de elementen uit bijlage 1 (o.a. planning en voortgang project, sturing en besluitvorming, financiën (reëel ramen) en risico’s). 4. Tijdens de informatiebijeenkomst hebben de raadsleden de mogelijkheid om verhelderende en verdiepende vragen te stellen. 5. Op basis van de input uit de informatiebijeenkomsten stelt het college een voorstel op voor aanwijzing als groot project of het college informeert de raad dat het project als regulier (gewoon) project zal worden uitgevoerd. Artikel 3: Informatieverstrekking over Artikel 4: Informatieverstrekking over aangewezen groot project aangewezen groot project 1. Na aanwijzing van een groot 1. Na aanwijzing van een groot project, organiseert het college project wordt een raadsvoorstel een startbijeenkomst waarin de opgesteld. raad door middel van een 2. In het raadsvoorstel is presentatie inzicht in het project opgenomen op welke momenten krijgt.

Bijlage 1 is leidend voor de en op welke manier de raad vorm en inhoud van de wordt geïnformeerd over de presentatie. voortgang van het project. Het 2. Daarna volgt eens per half jaar raadsvoorstel gaat in op de een voortgangsbijeenkomst. Ook elementen uit bijlage 1 (o.a.

Voorstellen om een groot project aan te wijzen moeten ook tussentijds aangeboden kunnen worden aan de Raad. Voor het aanbieden van deze tussentijdse voorstellen wordt bij voorkeur aangesloten bij logische momenten in de cyclus van het project. Lid 6 De in Artikel 2 lid 4 (oud) genoemde raadscommissie wordt vervangen door de Auditcommissie (wordt lid 6). De Auditcommissie is door de raad ingesteld en is verantwoordelijk voor financiën.

Motivatie Uit het traject wat is opgestart na het raadsbesluit van 26 oktober 2020 over het rapport ‘Begrotelijke projecten’ van Rekenkamer Tilburg blijkt dat er bij raadsleden/woordvoerders behoefte is om al aan de voorkant betrokken te worden.

Lid 1: Nadat een project in de informatiebijeenkomst (zie artikel 3) als groot is aangemerkt, wordt een raadsvoorstel opgesteld en is deze regeling van toepassing. Besluitvorming over de raadsvoorstel vindt plaats in de raad.. Lid 2 t/m5: Uit onderzoek van een externe blijkt dat de wijze waarop de raad wordt 2

Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten

3.

4.

5.

6.

7.

hierbij is bijlage 1 leidend voor de vorm en inhoud. Bij zowel de startbijeenkomst als de voortgangsbijeenkomsten is de verantwoordelijk wethouder aanwezig. Van de startbijeenkomst en de voortgangsbijeenkomsten worden videoverslagen gemaakt. Na afloop van elke bijeenkomst worden de gebruikte sheets ter beschikking gesteld aan de raadsleden. Tot de sheets behoort in ieder geval een uitwerking van paragraaf 5 uit bijlage 1 (risico's), inclusief de mate van urgentie voor het treffen van een bepaalde beheersmaatregel. Het verstrekken van voortgangsinformatie ontheft het college niet van de actieve informatieplicht, als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet.

planning en voortgang project, sturing en besluitvorming, financiën en (reëel ramen), risico’s). Verder bevat het raadsvoorstel een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van raad, college en organisatie binnen de projectbeheersing. 3. Na aanwijzing van een groot project, organiseert het college een startbijeenkomst. Minimaal eens per jaar is er een formele voortgangsbijeenkomst. Voor zowel de startbijeenkomst als de formele voortgangsbijeenkomst is bijlage 1 leidend voor de vorm en inhoud. 4. Bij behoefte (vanuit raad en/of college) worden informele voortgangsbijeenkomsten georganiseerd. De vorm en inhoud van de informele voortgangsbijeenkomst mag gebaseerd zijn op bijlage 1, maar is vormvrij. 5. Een voortgangsbijeenkomst mag meerdere projecten betreffen. 6. Het college kan de raad een verzamelvoorstel voorleggen met bijstellingen. Besluitvorming hierover vindt plaats na een eventuele informatie- en debatbijeenkomst. 7. In bijlage 2 is in de lijst met definities opgenomen wat het verschil is tussen een bijstelling van het krediet en een overschrijding van het krediet. 8. In de rapportage op basis van het format (bijlage 1) wordt inzicht geboden in de ontwikkeling van het oorspronkelijke krediet en latere bijstellingen. 9. Bij formele bijeenkomsten is de verantwoordelijk wethouder aanwezig. 10.

De formele bijeenkomsten zijn openbaar en worden via het daarvoor bestemde kanaal uitgezonden en zijn daar ook terug te kijken. 11. Alle relevante openbare documenten, waaronder de uitwerking van de risico’s, worden gepubliceerd via het daarvoor bestemde kanaal. 12. Het verstrekken van voortgangsinformatie ontheft het college niet van de actieve informatieplicht, als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet.

geïnformeerd over een project per project kan verschillen zowel qua diepgang als qua frequentie. Bij de raad bestaat de behoefte om meer informatie te krijgen over het project en de projectbeheersing in de voorbereidingsfase. Om te voldoen aan voornoemde behoeften zijn lid 2 t/m 5 toegevoegd. Lid 6/7/8: De raad heeft aangegeven dat zij proactief geïnformeerd willen worden over bijstellingen en/of significante wijzigingen binnen het project. Hiervoor zijn lid 6 en 7 toegevoegd. Lid 9 t/m 11: De praktijk is anders dan beschreven is in de huidige regeling, daarom is de regeling aangepast aan de praktijk. Overigens sluit de praktijk aan bij de behoeften vanuit de raad.

3 Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten

Artikel 4: Beoordeling verstrekte informatie groot project 1. Een raadslid kan tijdens of na afloop van de startbijeenkomst of voortgangsbijeenkomst aangeven dat hij behandeling van de verstrekte informatie in de commissie wenselijk acht. Hij doet daarvoor een verzoek voor agendering aan de voorzitter van de themacommissie, conform de werkwijze zoals beschreven in het Statuut voor de raadscommissies. 2. De Auditcommissie kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de themacommissie uitbrengen over de verstrekte informatie.

Artikel 5: Beoordeling verstrekte informatie groot project 1. Een raadslid kan tijdens of na afloop van de startbijeenkomst of voortgangsbijeenkomst aangeven dat hij behandeling van de verstrekte informatie in (vervolg) informatiebijeenkomst of een debatbijeenkomst wenselijk acht. Het raadslid doet daarvoor een verzoek voor agendering conform het Reglement Informatie- en debatbijeenkomsten Tilburg. 2. De Auditcommissie kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de raad uitbrengen over de verstrekte informatie.

De tekst is geactualiseerd, zodat deze aansluit bij de praktijk.

Nvt

Artikel 6: Controle op projecten 1. Voor de controle (tussentijds en bij de eindevaluatie) kan de raad besluiten een externe deskundige in te schakelen. Na advies van de Auditcommissie wordt hiervoor een raadsvoorstel opgesteld. In het raadsvoorstel is de motivering voor het inschakelen van een externe deskundige opgenomen. De raad geeft opdracht tot een controle, maar gaat hier gemotiveerd en selectief mee om.

De raad heeft aangegeven dat zij de ruimte willen hebben om externe deskundigheid in te schakelen bij de controle van projecten die vallen binnen de regeling. Daarbij is wel aangegeven hier terughoudend mee om te gaan, mede doordat de accountant jaarlijks ook projecten controleert. De regeling is aangevuld met een artikel over controle op projecten door een externe deskundige. De kosten hiervoor komen ten laste van de raad.

Lid 2 De leden van de Auditcommissie ontvangen de informatie uit hoofde van hun raadslidmaatschap (lid 2).

4 Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten

Hoofdstuk III: Beëindiging status groot project Was (2016) Wordt (2024) Artikel 5: Beëindiging status groot Artikel 7: Beëindiging status groot project project 1. De raad stelt, op voorstel van het 1. De raad stelt, op voorstel van het college, jaarlijks bij de college, jaarlijks bij de programmabegroting vast welke programmabegroting vast welke projecten in het betreffende projecten in het betreffende begrotingsjaar niet langer begrotingsjaar niet langer worden aangewezen als groot worden aangewezen als groot project. project. 2. In aanvulling op hetgeen in lid 1 2. In aanvulling op hetgeen in lid 1 van dit artikel is bepaald, kan het van dit artikel is bepaald, kan het college tussentijds een college tussentijds een onderbouwd voorstel aan de onderbouwd voorstel aan de raad doen tot voorgenomen raad doen tot voorgenomen beëindiging van de aanwijzing beëindiging van de aanwijzing van een groot project. van een groot project. 3. Een of meer leden van de raad 3. Een of meer leden van de raad kunnen middels een kunnen middels een initiatiefvoorstel een initiatiefvoorstel een onderbouwd voorstel aan de onderbouwd voorstel aan de raad doen tot voorgenomen raad doen tot voorgenomen beëindiging van aanwijzing van beëindiging van aanwijzing van een groot project. een groot project. 4. Een raadscommissie kan een 4.

De raad kan een voorliggend onderbouwd voorstel aan de raadsvoorstel tot voorgenomen raad doen tot voorgenomen beëindiging van aanwijzing van beëindiging van aanwijzing van een groot project amenderen. een groot project. 5. Bij alle voorstellen tot 5. Bij alle voorstellen tot beëindiging van de status groot beëindiging van de status groot project wordt een eindevaluatie project kan de raad een opgesteld alvorens over te gaan eindevaluatie verplichten tot beëindiging van de status van alvorens over te gaan tot groot project. De eindevaluatie beëindiging van de status van wordt ter vaststelling aan de groot project. Alsdan gelden raad voorgelegd. artikelen 6 en 7. Artikel 6: Eindevaluatie Artikel 8: Eindevaluatie 1. Het college stelt een 1. Het college stelt een eindevaluatie op en biedt dit aan eindevaluatie op en biedt dit aan aan de raad. De eindevaluatie is aan de raad. gericht op wat is goed gegaan en 2. De eindevaluatie bevat in ieder wat kan beter (oorzakenanalyse geval de elementen voor de waarop projecten qua inhoud of eindevaluatie zoals genoemd in financiën niet lopen volgens bijlage 2. verwachting). Doelstelling van de evaluatie is te leren voor toekomstige projecten. 2. De eindevaluatie bevat in ieder geval de elementen voor de eindevaluatie zoals genoemd in bijlage 1. 3. De eindevaluatie kan worden besproken in een informatiebijeenkomst en/of een debatbijeenkomst.

Artikel 7: Beoordeling eindevaluatie Artikel 9: Beoordeling eindevaluatie 1. De raad beoordeelt de door het 1. De raad beoordeelt de door het college verstrekte eindevaluatie. college verstrekte eindevaluatie. 2. De Auditcommissie kan gevraagd 2. De Auditcommissie kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de of ongevraagd een advies aan de

Motivatie Lid 5: Een eindevaluatie wordt in de praktijk altijd opgesteld en altijd ter vaststelling voorgelegd aan de raad. Hierop is lid 5 aangepast.

Lid 1: Vanuit raad is behoefte aan meer duiding over de inhoud van een eindevaluatie. De eindevaluatie is gericht op leren voor toekomstige projecten. Dit is toegevoegd in lid 1. Lid 3: Naast het opstellen van een eindevaluatie is ook behoefte aan het bespreken van deze evaluatie. De eindevaluatie wordt aan de raad verzonden. De eindevaluatie wordt via een behandelvoorstel aan de Agendacommissie voorgelegd met een voorstel voor de wijze van behandeling (eventueel een informatiebijeenkomst en debatbijeenkomst). De beoordeling van de eindevaluatie wordt voorgelegd aan de Auditcommissie. De Auditcommissie beoordeelt of de evaluatie voldoet aan de vooraf gestelde eisen (toetsen van de kaders). De Auditcommissie 5

Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten

3.

4.

raad uitbrengen over de eindevaluatie. Indien de raad van oordeel is dat de geleverde informatie ontoereikend is, dan wel de kwaliteit van de geleverde informatie onvoldoende is, wordt het college in staat gesteld om binnen tien werkdagen de ontbrekende of verbeterde informatie aan de raad te sturen. Als de raad de eindevaluatie voldoende acht, besluit hij tevens tot beëindiging van de aanwijzing van een groot project.

3.

4.

5.

raad uitbrengen over de eindevaluatie Indien de raad van oordeel is dat de geleverde informatie ontoereikend is, dan wel de kwaliteit van de geleverde informatie onvoldoende is, wordt het college in staat gesteld om binnen tien werkdagen de ontbrekende of verbeterde informatie aan de raad te sturen. Als de raad de eindevaluatie voldoende acht, besluit hij tevens tot beëindiging van de aanwijzing van een groot project. De eindevaluatie kan conform artikel 6 worden getoetst door een externe deskundige.

geeft geen inhoudelijk oordeel over de evaluatie. Verder is toegevoegd dat de eindevaluatie getoetst kan worden door een externe deskundige.

6 Was wordt tabel aanpassing Regeling Grote Projecten