Document · PDF

bijlage 1b Beheerplan en gebruiksplan Paleis - DEF

Raadsvergadering 15 september 2025, gemeente TilburgBij agendapunt: Raadsvoorstel Masterplan Paleis van de Tilburgers10.005 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Reinigen van ventilatieopeningen en luchtkanalen (afdeling VGB) Uitgebreide keuken- en toiletreiniging (afdeling FAC)

Deze schoonmaak is nog niet eerder uitgevoerd in het Paleis-Raadhuis. Vandaar dat er geen ervaringscijfers beschikbaar zijn. Er zal een kostenraming opgenomen worden in de exploitatiebegroting.

C. Specialistische monumentale schoonmaak Specialistische monumentale schoonmaak verwijst naar de gespecialiseerde reiniging en het onderhoud van historische en monumentale gebouwen en inrichtingen. Deze gebouwen en inrichtingselementen hebben vaak Pagina 20 van 23

een culturele, historische of architectonische waarde, en daarom vereist hun schoonmaak een zorgvuldige en deskundige aanpak om de integriteit en het erfgoed van de structuren te behouden. Deze schoonmaak is niet eerder uitgevoerd in het Paleis-Raadhuis. Vandaar dat ook voor deze schoonmaak kosten doorberekend worden in het beheerplan, op basis van een kostenraming. Onder monumentale schoonmaak vallen meestal de volgende taken: • Reinigen van gevels: Verwijderen van vuil, algen, mos en andere verontreinigingen van stenen, bakstenen of andere gevelmaterialen. • Restauratie van oppervlakken: Herstellen van beschadigde of verweerde oppervlakken, zoals het repareren van scheuren in stenen of het vervangen van beschadigde bakstenen. • Conserveren van materialen: Behandelen van oppervlakken met beschermende middelen om verdere schade door weersinvloeden of vervuiling te voorkomen. • Reinigen van interieurdetails: Zorgvuldig schoonmaken van historische interieurelementen zoals houten panelen, sierlijsten, glas-in-loodramen en antieke meubels. • Onderhoud van vloeren: Reinigen en polijsten van historische vloeren, zoals marmer, hout of tegels. • Behandelen van metalen: Reinigen en conserveren van metalen onderdelen zoals hekken, trappen en ornamenten.

• Documentatie en rapportage: Bijhouden van gedetailleerde rapporten over de uitgevoerde werkzaamheden en de staat van het gebouw voor toekomstige referentie. Monumentale schoonmaak vereist vaak samenwerking met restauratie-experts en het gebruik van gespecialiseerde technieken en producten om ervoor te zorgen dat de historische waarde van het gebouw behouden blijft. Gezien de benodigde expertise is besloten dat de afdeling VGB deze vorm van schoonmaak organiseert.

7.4 Benodigde inzet: overige facilitaire dienstverlening (afdeling FAC) Onder deze kostenpost vallen de kosten voor Energie, gas, water en groenverzorging. De exacte kosten hiervan kunnen op dit moment nog niet ingeschat worden, doordat het definitieve ontwerp incl. interieurplan nog niet gereed is.

7.5 Benodigde inzet contracten Werkplekbeheer/DIT Tijdens evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen maken we veel gebruik van ICT-apparatuur. Denk daarbij voornamelijk aan de hybride vergadersystemen, losse presentatieschermen, laptops en telefoons. Vanuit ICT werkplekbeheer worden deze systemen beheerd. Daarbij ondersteunen ze bij genoemde evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen en zijn ze beschikbaar bij verstoringen. Met name op dit laatste deel zit ook een groot afbreukrisico. Zeker bij openstelling buiten reguliere openingstijden is er in de huidige situatie niemand beschikbaar. In onze exploitatiebegroting hebben wij rekening gehouden met een verruiming van werktijden (consignatiedienst) én verruiming van de formatie.

7.6 Benodigde inzet contracten VGB Het gaat hierbij om de inzet van de contractpartners van de afdeling VGB om de continuïteit van het gebruik van het gebouw en de te leveren dienstverlening geborgd kan worden. Dit betekent dat zowel de contractpartners doordeweeks, in de avonden en in het weekend beschikbaar moeten zijn om deze continuïteit te borgen. Er is geen aanvullende input vanuit VGB bekend op dit moment.

Pagina 21 van 23

8. Financiën en budget 8.1 Kostenoverzicht Hieronder staan de kosten per jaar weergegeven die gemoeid zijn met het structurele beheer om het toekomstig gebruik van Paleis-Raadhuis vorm te geven. De kosten voor de benodigde bouwkundige en installatietechnische investeringen worden meegenomen in het de plannen van de projectgroepen Huisvesting. De kosten voor de benodigde investeringen t.b.v. losse inventaris en meubilair zijn in onderstaande kostenoverzicht opgenomen als zijnde kapitaallasten. Zoals eerder aangegeven zijn er op een aantal punten nog geen besluiten genomen waardoor een doorvertaling naar beheer niet kan plaatsvinden. Aanvullend zijn er nog geen definitieve detailontwerpen van de inrichting bekend. Ook zullen voor een aantal onderdelen nieuwe contracten aangegaan moeten worden, waardoor de kosten ervan nog niet volledig in beeld kunnen worden gebracht. In het proces was verder afgesproken dat de beheerkosten ook nog door een externe partij berekend en gecheckt zouden worden. Vergelijkbaar zoals dit ook bij het Stadhuis en Stadswinkel gedaan is. Echter doordat op een aantal kritische onderdelen nog geen besluit is genomen en in combinatie met het feit dat de informatie die nu voorhanden is later dan gepland beschikbaar is gekomen, heeft deze check door het externe bedrijf niet plaats kunnen vinden.

In een later stadium, als het gebruik en de inrichting van het Paleis-Raadhuis verder ontwikkeld is, moet deze check alsnog gaan plaatsvinden, zodat er een goede onderbouwing is van de beheerkosten. De kosten die wel bekend zijn, bestaan veelal uit de personele kosten die gemoeid zijn de openstelling van het gebouw. Deze kosten (met prijspeil 2024) staan hieronder weergegeven en zijn jaarlijks terugkerend. Voor de kosten die nog niet bekend zijn, staat een PM post opgenomen. Kostenpost 'light variant’ (sober en doelmatig)

Variant A

Variant B

Variant C

Huurkosten

€ 524.073

€ 595.716*****

Kapitaallasten inrichting*

€ 181.212

€ 954.602 € 8.758 € 8.758

€ 1.029.094 € 30.363 € 30.363

€ 1.114.529 € 60.727 € 60.727

€ 29.918

€ 7.726

€ 25.784

€ 51.162

Schoonmaakkosten:

€ 173.194

€ 179.780

€ 189.035

Catering

€ 25.875

Groenvoorziening

€ 1.200

Energie, Water, Gas

€ 125.000

€ 150.000

€ 175.000

115.000

€ 2.040.316

€ 2.207.662

€ 2.600.101

Personele kosten: • Faciliteiten • DIT • Vastgoedbedrijf • Programmamaker **** • Dienstverlening • Communicatie*** Beveiligingskosten:

Huur externe vergaderlocaties**

Totaal 'light variant’ (sober en doelmatig)

* De rente over de investeringen is hierin nog niet opgenomen. Voor de rentekosten wordt concernbreed budget aangevraagd bij het activeren van de investering. **als gevolg van het nieuwe gebruik in het Paleis-Raadhuis moeten er voor de vergaderingen en trainingen die er normaliter plaatsvonden alternatieve externe locaties gehuurd worden. Deze kosten maken geen onderdeel uit van de exploitatiekosten maar zijn wel kosten die de gemeente extra moet maken.

Pagina 22 van 23

*** Communicatiekosten worden op verzoek niet opgenomen in het B&O plan, de communicatiekosten worden opgenomen in het Masterplan Paleis van de Tilburgers. **** Kosten programmaker worden op verzoek niet opgenomen in het B&O plan, de kosten voor Programmamaker worden opgenomen in het Masterplan Paleis van de Tilburgers. *****Vanwege de extra investering in de publiekslaag is de huurprijs van deze variant hoger

8.2 Dekking Zoals in hoofdstuk 2 staat beschreven heeft de gemeente voor het huidige gebruik van het Paleis-Raadhuis een budget van € 313.833 (prijspeil 2025) beschikbaar gesteld. Met dit budget worden de volgende kosten betaald: Huurlasten aan de afdeling VGB (€ 179K), energie/water/gas (€ 75K), overige kosten voor huur van evenementenvoorzieningen zoals statafels e.d. (€ 40K), afschrijvingslasten (€ 16K) en belasting/heffingen (€ 3,7K). Deze budgetten staan geboekt bij de afdeling Faciliteiten. Voor de dekking betekent dit dat er voor de huurkosten, kapitaallasten en energie/water/gas deels dekking aanwezig is. Voor de andere kosten zoals de personeelslasten, beveiliging, schoonmaak etc. is er nog geen dekking aanwezig. Deze dekking zal via de reguliere P&C cyclus bij de perspectiefnota en programmabegroting aangevraagd moeten worden bij de Raad. Op basis van de begroting 2025 is er een bedrag gereserveerd van €625.000. Dit bedrag kan in mindering worden gebracht op het kostenoverzicht van voorgaande pagina. Huurkosten en kapitaallasten dienen hieruit gedekt te worden. Wat betreft de externe vergaderkosten geldt dat voor de vergaderingen en trainingen, die in de oude situatie in het Paleis-Raadhuis plaatsvonden (ca 2.700 per jaar), externe locaties gehuurd moeten worden.

Deze vergaderingen en trainingen kunnen namelijk niet plaatsvinden in de huidige vergadercentra van het STH en STW, aangezien de druk op deze ruimtes al hoog is en de capaciteit niet berekend is om te voorzien in deze behoeften. In de toekomst zullen de kosten die hiermee gemoeid zijn (ca. € 115.000 per jaar) gedekt worden door de aanvrager/boeker van een externe vergaderruimte. In de regel zullen dit met name de afdelingen en de programma’s zijn, aangezien zij een vergaderruimte nodig hebben. Ook zullen de kosten voor de afdeling P&O stijgen, omdat voor veel van hun trainingen uit het Tilburg Leerhuis een nieuwe externe locaties gezocht moet worden. De kosten (à € 115.000) zullen dus met name gedekt worden uit overige afdelings- en programmakosten en het Centraal OVT.

Pagina 23 van 23

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15688198/1