Bijlage 1 - Regeling Grote Projecten 2024
Tekst van het document
Raad 10 oktober 2024
Regeling Grote Projecten 2024
1
Inhoud Inleiding ...................................................................................................................................... 3 Proces ..................................................................................................................................... 3 Hoofdstuk I: Aanwijzing groot project ....................................................................................... 4 Artikel 1: Definitie groot project ............................................................................................ 4 Artikel 2: Aanwijzing grote projecten..................................................................................... 4 Hoofdstuk II: Informatieverstrekking groot project ................................................................... 5 Artikel 3 Voorfase keuze groot project .................................................................................. 5 Artikel 4: Informatieverstrekking over aangewezen groot project ....................................... 5 Artikel 5: Beoordeling verstrekte informatie groot project ................................................... 5 Artikel 6: Controle op projecten............................................................................................. 5 Hoofdstuk III: Beëindiging status groot project .........................................................................
6 Artikel 7: Beëindiging status groot project ............................................................................ 6 Artikel 8: Eindevaluatie .......................................................................................................... 6 Artikel 9: Beoordeling eindevaluatie ...................................................................................... 6 Bijlage 1 Format.......................................................................................................................... 7 Bijlage 2 Financieel technische definities................................................................................. 11
Regeling Grote Projecten 2024
2
Inleiding De gemeente Tilburg heeft een Regeling Grote Projecten. Met deze door de raad vastgestelde regeling wordt periodiek aan de raad de voortgang van grote projecten toegelicht. Wat een groot project is en hoe deze worden aangewezen, is in de regeling opgenomen. De Regeling dateert van 2016 en na een onderzoek van de Rekenkamer Tilburg uit 2020 bleek dat de Regeling op onderdelen geactualiseerd en aangepast diende te worden. Hiervoor is een reflectietraject doorlopen met raad, college en organisatie. In de voorliggende Regeling zijn de opgehaalde reflecties verwerkt. In het raadsvoorstel is aangegeven wat en hoe de aanbevelingen van de Rekenkamer in de nieuwe Regeling zijn verwerkt.
Proces De Auditcommissie heeft gefungeerd als opdrachtgever van de aanpassing Regeling Grote Projecten. Het reflectietraject is begeleid door een externe (conform motie 12-2 raad 26 oktober 2020). De opdracht voor het reflectietraject luidde: “Begeleiden van bijeenkomsten met afvaardiging raad, college en ambtelijke organisatie met als doel inzicht te krijgen in hoe de raad meer grip kan krijgen op de projecten en welke aanpassingen hiervoor benodigd zijn in de bestaande Regeling Grote Projecten.“ De aanpassingen in de Regeling zijn afgestemd met de organisatie (ambtelijk wederhoor) en het college (bestuurlijk wederhoor). Reacties uit het bestuurlijk wederhoor zijn in de aangepaste Regeling verwerkt. Het raadsvoorstel met de aangepaste Regeling is door de Auditcommissie aan de raad ter besluitvorming aangeboden.
Regeling Grote Projecten 2024
3
Hoofdstuk I: Aanwijzing groot project Artikel 1: Definitie groot project Een project kan door de raad worden aangewezen als groot project indien de raad van mening is dat zijn controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van de volgende overwegingen: a. er is sprake van een niet-routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; b. de gemeente Tilburg draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; c. er is sprake van substantiële financiële gevolgen; d. er is sprake van substantiële maatschappelijke gevolgen; e. er is sprake van substantiële potentiële risico's bij de uitvoering en/of besturing.
Artikel 2: Aanwijzing grote projecten 1. 2. 3.
4.
5. 6.
De raad stelt, op voorstel van het college, jaarlijks bij de programmabegroting vast welke projecten in het betreffende begrotingsjaar worden aangewezen als groot project. Jaarlijks bij de begroting en jaarrekening geeft het college inzicht in grote projecten (i.c. grondexploitatieprojecten kunnen ook grote projecten zijn). In aanvulling op hetgeen in lid 1 van dit artikel is bepaald, doet het college tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad tot aanwijzing van een groot project indien hiervan naar de mening van het college sprake is. Eén of meer leden van de raad kunnen tussentijds met een initiatiefvoorstel of een motie een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project, bij voorkeur aansluitend bij een logisch moment in de cyclus van het project. De raad kan een voorliggend raadsvoorstel met een investeringskrediet amenderen en aanwijzen als groot project, bij voorkeur aansluitend bij een logisch moment in de cyclus van het project. De Auditcommissie kan tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot aanwijzing van een groot project.
Regeling Grote Projecten 2024
4
Hoofdstuk II: Informatieverstrekking groot project Artikel 3 Voorfase keuze groot project 1. 2. 3. 4. 5.
Op het moment dat het college behoefte heeft aan afstemming met de raad over het aanwijzen van een project als groot project, organiseert het college één of meerdere informatiebijeenkomsten. Deze bijeenkomsten hebben een informeel karakter en dienen ter voorbereiding op besluitvorming. In de informatiebijeenkomst geeft het college zoveel als mogelijk inzicht in de elementen uit bijlage 1 (o.a. planning en voortgang project, sturing en besluitvorming, financiën (reëel ramen) en risico’s). Tijdens de informatiebijeenkomst hebben de raadsleden de mogelijkheid om verhelderende en verdiepende vragen te stellen. Op basis van de input uit de informatiebijeenkomsten stelt het college een voorstel op voor aanwijzing als groot project of het college informeert de raad dat het project als regulier (gewoon) project zal worden uitgevoerd.
Artikel 4: Informatieverstrekking over aangewezen groot project 1. 2.
Na aanwijzing van een groot project wordt een raadsvoorstel opgesteld. In het raadsvoorstel is opgenomen op welke momenten en op welke manier de raad wordt geïnformeerd over de voortgang van het project. Het raadsvoorstel gaat in op de elementen uit bijlage 1 (o.a. planning en voortgang project, sturing en besluitvorming, financiën en (reëel ramen), risico’s). Verder bevat het raadsvoorstel een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van raad, college en organisatie binnen de projectbeheersing. 3. Na aanwijzing van een groot project, organiseert het college een startbijeenkomst. Minimaal eens per jaar is er een formele voortgangsbijeenkomst. Voor zowel de startbijeenkomst als de formele voortgangsbijeenkomst is bijlage 1 leidend voor de vorm en inhoud. 4. Bij behoefte (vanuit raad en/of college) worden informele voortgangsbijeenkomsten georganiseerd. De vorm en inhoud van de informele voortgangsbijeenkomst mag gebaseerd zijn op bijlage 1, maar is vormvrij. 5. Een voortgangsbijeenkomst mag meerdere projecten betreffen. 6. Het college kan de raad een verzamelvoorstel voorleggen met bijstellingen. Besluitvorming hierover vindt plaats na een eventuele informatie- en debatbijeenkomst. 7. In bijlage 2 is in de lijst met definities opgenomen wat het verschil is tussen een bijstelling van het krediet en een overschrijding van het krediet. 8.
In de rapportage op basis van het format (bijlage 1) wordt inzicht geboden in de ontwikkeling van het oorspronkelijke krediet en latere bijstellingen. 9. Bij formele bijeenkomsten is de verantwoordelijk wethouder aanwezig. 10. De formele bijeenkomsten zijn openbaar en worden via het daarvoor bestemde kanaal uitgezonden en zijn daar ook terug te kijken. 11. Alle relevante openbare documenten, waaronder de uitwerking van de risico’s, worden gepubliceerd via het daarvoor bestemde kanaal. 12. Het verstrekken van voortgangsinformatie ontheft het college niet van de actieve informatieplicht, als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet.
Artikel 5: Beoordeling verstrekte informatie groot project 1.
2.
Een raadslid kan tijdens of na afloop van de startbijeenkomst of voortgangsbijeenkomst aangeven dat hij behandeling van de verstrekte informatie in (vervolg) informatiebijeenkomst of een debatbijeenkomst wenselijk acht. Het raadslid doet daarvoor een verzoek voor agendering conform het Reglement Informatie- en debatbijeenkomsten Tilburg. De Auditcommissie kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de raad uitbrengen over de verstrekte informatie.
Artikel 6: Controle op projecten 1.
Voor de controle (tussentijds en bij de eindevaluatie) kan de raad besluiten een externe deskundige in te schakelen. Na advies van de Auditcommissie wordt hiervoor een raadsvoorstel opgesteld. In het
Regeling Grote Projecten 2024
5
raadsvoorstel is de motivering voor het inschakelen van een externe deskundige opgenomen. De raad geeft opdracht tot een controle, maar gaat hier gemotiveerd en selectief mee om.
Hoofdstuk III: Beëindiging status groot project Artikel 7: Beëindiging status groot project 1. 2. 3. 4. 5.
De raad stelt, op voorstel van het college, jaarlijks bij de programmabegroting vast welke projecten in het betreffende begrotingsjaar niet langer worden aangewezen als groot project. In aanvulling op hetgeen in lid 1 van dit artikel is bepaald, kan het college tussentijds een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot voorgenomen beëindiging van de aanwijzing van een groot project. Een of meer leden van de raad kunnen middels een initiatiefvoorstel een onderbouwd voorstel aan de raad doen tot voorgenomen beëindiging van aanwijzing van een groot project. De raad kan een voorliggend raadsvoorstel tot voorgenomen beëindiging van aanwijzing van een groot project amenderen. Bij alle voorstellen tot beëindiging van de status groot project wordt een eindevaluatie opgesteld alvorens over te gaan tot beëindiging van de status van groot project. De eindevaluatie wordt ter vaststelling aan de raad voorgelegd.
Artikel 8: Eindevaluatie 1.
2. 3.
Het college stelt een eindevaluatie op en biedt dit aan aan de raad. De eindevaluatie is gericht op wat is goed gegaan en wat kan beter (oorzakenanalyse waarop projecten qua inhoud of financiën niet lopen volgens verwachting). Doelstelling van de evaluatie is te leren voor toekomstige projecten. De eindevaluatie bevat in ieder geval de elementen voor de eindevaluatie zoals genoemd in bijlage 1. De eindevaluatie kan worden besproken in een informatiebijeenkomst en/of een debatbijeenkomst.
Artikel 9: Beoordeling eindevaluatie 1. 2. 3.
4. 5.
De raad beoordeelt de door het college verstrekte eindevaluatie. De Auditcommissie kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de raad uitbrengen over de eindevaluatie Indien de raad van oordeel is dat de geleverde informatie ontoereikend is, dan wel de kwaliteit van de geleverde informatie onvoldoende is, wordt het college in staat gesteld om binnen tien werkdagen de ontbrekende of verbeterde informatie aan de raad te sturen. Als de raad de eindevaluatie voldoende acht, besluit hij tevens tot beëindiging van de aanwijzing van een groot project. De eindevaluatie kan conform artikel 6 worden getoetst door een externe deskundige.
Regeling Grote Projecten 2024
6
Bijlage 1 Format .
Regeling Grote Projecten 2024
7
Regeling Grote Projecten 2024
8
Regeling Grote Projecten 2024
9
Regeling Grote Projecten 2024
10
Bijlage 2 Financieel technische definities Uit de Rekenkamerbrief en de werksessies is gebleken dat onduidelijkheid over bepaalde begrippen bestaat wat leidt tot miscommunicatie. In deze bijlage hebben we definities opgenomen voor deze begrippen. 1. 2. 3.
Financiële bijstelling van het oorspronkelijk krediet Overschrijding van het oorspronkelijk krediet inclusief bijstellingen Significante afwijking
Ad. 1. Een financiële bijstelling van het oorspronkelijke krediet is een door de raad goedgekeurd aanvullend krediet. Dit aanvullend krediet kan worden goedgekeurd bij de tussentijdse rapportage, Najaarsbijstelling of het integraal afwegingsmoment. Ad. 2. Van een overschrijding van het oorspronkelijk krediet inclusief bijstellingen is sprake als de bestedingen boven het door de raad goedgekeurde krediet inclusief tussentijdse bijstellingen komen. Op het moment dat de overschrijding wordt goedgekeurd door de raad is geen sprake van een onrechtmatigheid. Op het moment dat de overschrijding niet wordt goedgekeurd door de raad is wel sprake van een onrechtmatigheid. Ad. 3. Als een afwijking significant is, betekent dit dat het onwaarschijnlijk is dat het alleen door een toeval of willekeurige factoren kan worden verklaard.
Regeling Grote Projecten 2024
11